Yhteispalvelupilottien seminaari 7.11.2007 Paasitorni, Helsinki Ähtärin yhteispalvelupilotti Poliisin lupapalvelut Elina Seppälä Alavuden kihlakunnan poliisilaitos
Ähtärin yhteispalvelupilotti Ähtärin palvelutoimisto lakkautettiin 30.9.2007 Ähtärin yhteispalvelupilotti alkoi 1.10.2007 Avoinna arkipäivisin klo 9.00-16.00 Toimeksisaaja: KELA/ Ähtärin yksikkö Toimeksiantajat: Alavuden kihlakunnan poliisilaitos ja Seinäjoen maistraatti
Yhteispalvelupilotin käynnistämisvaiheista Ähtärin palvelutoimisto huonon tuottavuuden yksikkö Ähtäri yhdeksi yhteispalvelupilottipaikkakunnaksi Länsi-Suomen LH:n määräyksestä Sopimusneuvottelujen aloitus KELAN kanssa loppuvuodesta 2006 Seinäjoen maistraatti yhtenä sopijaosapuolena Kuusiokuntien työvoimatoimisto alustavissa neuvotteluissa mukana
Sopimusneuvottelujen sujuminen Aloittaminen tuotti hankaluuksia Sopijaosapuolilla ei ollut alussa tarpeeksi tai lainkaan asiantuntemusta yhteispalvelusta Ministeriön tiedottaminen yhteispalvelusta vasta alussa Sopimusneuvotteluissa ei päästy eteenpäin, koska sopimukseen tarvittavaa aineistoa valmistui vaiheittain mm. Yhteispalvelun mallisopimus 9.2.2007 Yhteispalvelulaki voimaan 1.4.2007 Yhteispalvelun vakiopalveluvalikoima 4.4.2007 Yleiset laatuvaatimukset 25.4.2007 Poliisin suoritehinnat toukokuu 2007
Perustamiskustannukset Perustamiskustannukset yhteensä noin 3500 - sisältää mm. atk-kaapelointi, työasemat, kalusteet: työpiste, asiakaspäätteet, yhteispalvelukyltit, lehti-ilmoitukset, avajaiskahvitus Luvatut asiakaspäätteet vielä saamatta Perustamiskustannukset kokonaan poliisin, maistraatin ja KELAN kehyksestä Tarvitsisi oman perustamisrahoituksen
Tiedottaminen, koulutus ja tuki piloteille Perustietoa yhteispalvelusta ministeriön ja lääninhallituksen järjestämillä seminaareilla sekä koulutuspäivillä Tarvittava tuki aloittavalle pilotille kuitenkin puuttui! Tehostamishankkeen työryhmiltä olisi toivottu - yhteisiä tapaamisia tai - yhteistyön järjestämistä muulla tavalla - ongelmien ratkaisut ja toteutus yhteistyössä
Poliisin lupapalveluvalikoima Poliisin lupapalvelujen palveluvalikoima liian suppea Aloitus onnistuu, ei kuitenkaan kata riittävästi asiakkaiden tarpeita Joustamaton, ei anna liikkumavaraa, tietty palvelu jolle suoritehinta Jos asiakkaat oppivat hakemaan palvelut pääpoliisiasemalta, yhteispalvelupiste vaarassa unohtua ja käyttöaste pienenee Ehdotuksia poliisin palveluvalikoimaan Asiakirjan jättäminen, jossa toimenpiteenä vain postittaminen toimeksiantajalle mm. ajokortin II-vaiheen todistus, pienet löytötavarat, avaimet Valmiin asiakirjan luovuttaminen yhteispalvelupisteestä Valmiin kortin luovuttaminen, joka ei vaadi poliisilta rekisteriin syöttämistä mm. aseenkantolupa, järjestyksenvalvojakortti, vartijakortti, ammattiajolupakortti. Edellyttäisi rekisterin katseluoikeutta, esteiden tarkistamista varten.
Asiakirjadiaari Tietotekniikkaryhmä sai valmiiksi 1.10.2007 Asiakirjadiaariin kirjataan yhteispalvelupisteeseen saapuvat asiat Toiminut hyvin alusta saakka Helppokäyttöinen
Asiakaspäätteet ja sähköinen asiointi Yhteispalvelupisteessä 2 asiakaspäätettä, oheislaitteet + langaton nettiyhteys Opastetaan, tuetaan kansalaisia sähköiseen asiointiin siirtymisessä Julkishallinnon lomakkeiden, ohjeiden löytyminen opastuksella netin kautta Mahdollistaa lupamaksujen maksamisen omilla pankkitunnuksilla Tietotekniikkaryhmän toteutusta asialle ei ollut Ähtärin systeemi toteutettiin yhteistyössä poliisilaitoksen ATK -tuen kanssa Internet.f-secure -viruspalomuuriohjelma Pääsy vain ylläpitäjän sallimille sivuille (ei yleiseen nettisurffailuun) Aloitusnäytössä linkit julkishallinnon nettisivuille Jatkon kannalta parempi, jos hoidetaan keskitetysti - yhtenevä ulkoasu kaikissa yhteispalvelupisteiden asiakaspäätteissä Käyttö tähän saakka vähäistä Netin kautta haettu aselupalomakkeita, katseltu poliisin ja kelan ohjeita Lupamaksujen hoitamiseen päätteitä ei vielä käytetty, pankkitunnukset eivät olleet mukana Nuoret innokkaampia, itsenäisempiä Vanhemmat ihmiset ennakkoluuloisia, varovaisia ja tarvitsevat opastusta
Yhteispalvelusihteeri, koulutus, tuki 1 yhteispalvelusihteeri + 2 varahlöä (kela) Perehdyttämiskoulutus/ 2pv Mukana seuraamassa, kun asiakas jätti Ähtärin palvelutoimistoon palveluvalikoimaan kuuluvan hakemuksen Suora puhelintuki, asiantuntijan kännykkään
Yhteispalvelusihteerin kokemuksia Asiakkaat tyytymättömiä palveluvalikoimaan - ei palvele tarpeeksi asiakkaiden tarpeita Yritetään jättää hakemuksia palveluvalikoiman ulkopuolelta - harmistutaan, kun ei onnistu - mm. aselupa-anomus, ajokortin II-vaiheen todistus, ammattiajolupahakemus, järjestyksenvalvojakorttihakemus, opetuslupa-anomus, löytötavat, avaimet Aselupahakemuksissa ei ymmärretä miksi hakemusta ei voisi jättää yhteispalvelupisteeseen Mopokortin noutaminen Alavudelta tuottanut hankaluuksia - vanhemmat töissä, oppilaat koulussa
Tiedottaminen Lehdistötilaisuus 17.9.2007 - alueella ilmestyvät päivälehdet : Ilkka, Pohjalainen, Keskisuomalainen - Paikallislehdet: Alavus, Kuortane, Lehtimäki, Soini, Töysä, Ähtäri Avajaistilaisuus 1.10.2007 - lehdistöllä mahdollisuus yhteistyötahojen ja päättäjien haastatteluun
Toimipisteen järjestäminen Yhteispalvelusihteerin työpisteen järjestäminen Yhteispalvelupisteestä kertovat kyltit ulos ja sisätiloihin Tarvittavat lomakkeet ja esitteet Asiakaspäätteet 2 kpl Asiantuntijavirkailijan huone - mahdollista sähköisen ajanvarausjärjestelmän tultua käyttöön
Avajaiset 1.10.2007 Yhteispalvelupilotin avajais- ja kahvitilaisuus 1.10.2007 Yhteistyötahoille tutustuminen yhteispalvelupisteeseen - Ministeriö, Lääninhallitus, Kela, Maistraatti, Ähtärin kaupunginjohto Yleisölle täytekakkukahvit Avajaistilaisuus järjestettiin yhteistyössä sopijaosapuolten kesken.
Toiminnassa Toiminta lähtenyt käyntiin hyvin puolin ja toisin! Vain yhteistyöllä ja toimintaa kehittämällä saadaan kansalaisia mahdollisimman hyvin palvelevia yhteispalvelupisteitä! Yhteispalvelu on iloinen asia!