1. YLEISKATSAUS Karjala-tietokannan tallennustyö siirtyi 1.1.2017 Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun hallinnoitavaksi. Siirron taustalla on säätiön ja sen yhteistyökumppaneiden loppukesällä 2016 käydyt neuvottelut ja päätökset tietokantahankkeen loppuunsaattamisen rahoituksesta, mitkä oleellisesti edistivät myös opetus- ja kulttuuriministeriön strategiarahoituksen saamista hankkeelle OKM:ssä 1.11.2016 käytyjen neuvottelujen tuloksena. Opetus- ja kulttuuriministeriön lisäksi hankkeen rahoittajia ovat Suomen Kulttuurirahasto, Karjalaisen Kulttuurin Edistämissäätiö, Karjalan Kulttuurirahasto, Suomen evankelisluterilainen kirkko sekä Mikkelin kaupunki. Karjala-tietokannan tallennustyön loppuunsaattamiseksi on siten perustettu kolmivuotinen erillishanke, jonka hallinnoija on Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu (Xamk). Hanke on kytketty osaksi Digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitaliaa, jolloin se integroituu luontevasti aiheen ympärillä tehtävään tutkimus- ja kehittämistyöhön sekä hyötyy Digitalian alueellisista, kansallisista ja kansainvälisistä verkostoista. Karjala-tietokannan kehitystyö puolestaan integroituu Xamkin AMK ja YAMK koulutuksiin. Vuoden 2017 alussa Xamkin toimesta tietokantahankkeeseen palkattiin projektipäällikkö, kaksi TKI-asiantuntijaa (toinen osa-aikainen, jonka työsopimus oli voimassa 30.6.2017 saakka) ja kahdeksan projektityöntekijää tallentajiksi. Lokakuussa hankkeessa aloitti yhdeksäs tallennustyöntekijä. 2. SÄÄTIÖN TARKOITUKSEN TOTEUTUMINEN JA VALVONTA Karjala-tietokantasäätiön päätehtävä on tuottaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa tutkimuskäyttöön. Säätiö ylläpitää Karjala-tietokantaa, johon kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Toiminnan tarkoituksena on siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön sekä auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on noin 70. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Säätiön tarkoituksen toteutuminen ja ylläpitämä toiminta vuoden 2017 osalta kuvataan tässä toimintakertomuksessa. Säätiön toimintaa valvovat säätiön hallitus, tilintarkastajat sekä patentti- ja rekisterihallitus. 1
3. HALLINTO JA LÄHIPIIRITIEDOT Karjala-tietokantasäätiön hallitus Säätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2017 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Itä-Suomen yliopisto Jyväskylän yliopisto Karjalan Liitto Kirkkohallitus Mikkelin kaupunki Kansallisarkisto Suomen Sukututkimusseura Väestörekisterikeskus Jukka Korpela ja Jarmo Saarti Kustaa H.J. Vilkuna Kalevi Hyytiä ja Johannes Sidoroff Jyri Klemola Aki Kauranen ja Marjo Koponen Tytti Voutilainen Mervi Lampi Markku Häkkänen Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseensa 23.2.2017. Kokouksessa hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Aki Kauranen ja varapuheenjohtajaksi Tytti Voutilainen. Säätiön hallituksen jäsenille ei ole maksettu palkkaa tai kokouspalkkioita. Hallituksen jäsenet voivat laskuttaa säätiön kokouksiin liittyvät matkakulunsa säätiöltä, mikäli jäsenen taustayhteisö ei maksa ko. kuluja. Tilintarkastajat Edellisen toimintavuoden tilintarkastuksen suorittivat JHTT yhteisö Kuntatarkastajien Oy Clavis (Mika Mikkonen, HT, JHT) ja tilintarkastusyhteisö Finnpartners BDO Oy (Aki Rusanen HT, JHT). Toimintavuoden 2017 tilintarkastajina ovat samat yritykset, jotka toimittavat tarvittaessa varamiehen. Karjala-tietokantasäätiön henkilökunta Säätiöllä ei ollut vuonna 2017 palkattua henkilökuntaa. Säätiön kirjanpito siirrettiin vuoden 2017 alussa tilitoimisto Tilitarkiainen Ky:n hoidettavaksi. Puheenjohtaja Aki Kauranen vastasi säätiön toiminnasta vuonna 2017 ja osallistui Karjala-tietokantahankkeen ohjausryhmän kokouksiin säätiön edustajana. Lähipiiritiedot Karjala-tietokantasäätiön lähipiiriin vuonna 2017 kuuluivat: 1. Säätiön perustajayhteisöt (ja niiden hallintoelinten jäsenet): Hiisi-Säätiö (nyk. Hiitola-säätiö), Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto (nyk. Itä-Suomen yliopisto), Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike-säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, 2
Koivisto-Säätiö, Mikkelin Karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö (nyk. Vpl. Pyhäjärvi-Säätiö), Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry (liitettiin 1998 Suomen Sukututkimusseuraan), Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry, Vuoksen Säätiö. 2. Säätiön hallituksen taustayhteisöt (ja niiden hallintoelinten jäsenet): Itä-Suomen yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Karjalan Liitto ry, Kirkkohallitus, Mikkelin kaupunki, Mikkelin maakunta-arkisto, Suomen Sukututkimusseura, Väestörekisterikeskus. 3. Karjala-tietokantasäätiön hallituksen jäsenet: puheenjohtaja Aki Kauranen, varapuheenjohtaja Tytti Voutilainen, Jukka Korpela, Jarmo Saarti, Kustaa Vilkuna, Kalevi Hyytiä, Johannes Sidoroff, Jyri Klemola, Marjo Koponen, Mervi Lampi ja Markku Häkkänen. 4. Säätiön tilintarkastajat: Kuntatarkastajien Oy Clavis (Mika Mikkonen, HT, JHT) ja Finnpartners BDO Oy (Aki Rusanen HT, JHT). 5. Säätiön perustajayhteisöjen mahdolliset tytäryhteisöt ja säätiöt. 6. Kohdissa 1-5 tarkoitetun henkilön perheenjäsen (aviopuoliso, avopuoliso, oma tai puolison lapsi ja tämän puoliso ja jälkeläiset sekä oma tai puolison vanhempi, isovanhempi ja tämän vanhempi). 7. Kohdissa 1-5 tarkoitetun henkilön lähisukulainen (sisarus ja sisar- tai velipuoli, tämän aviotai avopuoliso sekä näiden lapsi, lapsen jälkeläinen, vanhempi tai isovanhempi). 8. Kohdissa 1-5 tarkoitetun henkilön tai yhdessä toimivien henkilöitten määräysvallassa oleva yhteisö tai säätiö. Karjala-tietokantasäätiö ei ole antanut avustuksia eikä kokonaan tai osittainkaan vastikkeettomia taloudellisia etuja lähipiiriin kuuluville. 4. TALOUS Karjala-tietokannan tallennustyötä rahoitettiin opetus- ja kulttuuriministeriöltä suoraan Xamkille osoitetulla strategiarahoituksella ja myös seuraavien säätiön tileille tulleiden apurahojen avulla: - Karjalan Kulttuurirahasto 33 333 - Kirkon Keskusrahasto 40 000 - Karjalaisen Kulttuurin Edistämissäätiö 20 000 - Suomen Kulttuurirahasto 100 000 - Mikkelin kaupunki 40 000 Lisäksi Karjala-tietokantasäätiö sai Suoja-säätiöltä 2 000 euroa Viipurin siviilirekisteriasiakirjojen tallennustyöhön, joten säätiön tileille tuli vuoden aikana avustuksia yhteensä 235 333 euroa. Kokonaisuudessaan säätiön toiminnan tuotot (sis. korkotuotot ja avustukset) vuonna 2017 olivat 235 428,91. Toiminnasta syntyi puolestaan kuluja (sis. mm. kirjanpitokulut ja siirrot Xamkille) yhteensä 225 829,41. Täten tilikauden tulos oli 9 599,50 euron verran ylijäämäinen. Ylijäämä nostaa säätiön oman pääoman tasearvon 15 438,34 euroon, joka Karjala-tietokantasäätiötä perustettaessa vuonna 1990 oli 28 676,04 euroa. Oman pääoman tasearvon osoittamat varat olivat vuoden 2017 lopussa säätiön pankkitileillä Suur-Savon Osuuspankissa. 3
5. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun alaisuudessa toimiva Karjala-tietokantahanke vastasi tietokannan tallennustyöstä. Toimintavuoden aikana tietojen tallennustyö keskittyi pääasiassa 1800- luvun rippikirjoihin ja lastenkirjoihin. Vuonna 2017 tallennettiin lähes 250 000 tietuetta. Lukumäärä on noin 50 000 tietuetta suurempi kuin vuoden 2016 tulos, joka oli 201 480 tietuetta keskimäärin 13 tallentajan työpanoksella. Toimintavuoden 2017 aikana tallennustyössä oli keskimäärin 7,5 projektityöntekijää. Tallennusvauhdin nopeutumiseen ovat vaikuttaneet ainakin seuraavat seikat: - tallentajien työpäivän pituus nousi 5 tunnista 7,5 tuntiin - työn mielekäs tauottaminen, täysimittaisessa työpäivässä kolme taukoa - lähes kaikki työskentelivät Xamkin tiloissa eli etätyöpäivien lukumäärä väheni - osaavat ja motivoituneet tallentajat - hankkeen hallinnointi asiantuntevaa Tietojen hyväksikäyttö Kansallisarkisto Mikkelin toimipisteessä olevan (tietokannan tiedot 1950-vuoteen asti sisältävän) Katihan käyttölupaa haki 96 asiakasta vuonna 2017. Koska arkiston tutkijasalissa oleva tietokanta sisältää sata vuotta nuorempia tietoja, sen käytössä noudatetaan arkistolaitoksen sääntöjä ja ohjeita. Luvan Katihan tutkijasalikäyttöön antaa tietokantasäätiön edustaja, joka vuonna 2017 oli Tytti Voutilainen. Karjala-tietokanta on ollut myös Kansallisarkiston selvitysryhmän käytössä. Tietokanta nopeuttaa työskentelyä tilanteissa, joissa lähtötiedot sukuselvityksen tms. tekoon ovat niukat. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun palvelimella olevan Karjala-tietokannan julkiseen aineistoon kohdistui Katihan kautta vuoden 2017 aikana 59.901 hakukertaa (ed. vuonna 28.825). Ammattikorkeakoulun koko Katihan käyttöluku on huomattavasti suurempi, sillä lukua kasvattaa Karjala-tietokantahankkeen työntekijöiden toiminta. Säätiön ylläpitämillä Katihan nettiversioilla (Katiha+Katiha2) oli vuoden aikana 334.065 käyntikertaa, keskimäärin 915 hakua päivittäin (ed. vuonna yhteensä 259.414 käyntikertaa ja päivittäin 710 hakua). Karjala-tietokantasäätiön kotisivut ja säätiön ylläpitämät Katiha-sovellukset olivat edelleen yksityisen Web-hotelliyrityksen palvelimella. Entisistä Katiha-sovelluksista ei voitu luopua vuoden 2017 aikana, sillä ammattikorkeakoulun ylläpitämän Katiha-käyttöliittymän kehittäminen jäi vielä kesken. Muu toiminta Karjala-tietokantahankkeen toimesta tietokantaa esiteltiin vuoden aikana eri tilaisuuksissa. TKIasiantuntijat Päivi Skyttä ja Satu Soivanen esittelivät tietokantaa 18.-19.3. Suku 2017 tapahtumassa Espoon Otaniemessä. Projektipäällikkö Jari Ropponen ja TKI-asiantuntija Satu 4
Soivanen osallistuivat Jyväskylässä 17.-18.6. järjestettyjen Karjalaisten Kesäjuhlien Karjalaiselle torille näytteilleasettajina. Jari Ropponen kävi Impilahti-Seuran järjestämillä Impilahti-päivillä Punkaharjulla 30.7. esittelemässä Karjala-tietokannan hyödyntämistä sukututkimuksessa. Satu Soivanen ja Karjala-tietokantasäätiön hallituksen jäsen Jarmo Saarti luennoivat tietokannasta kansainväliselle kirjastoväelle 17.8. Berliinin tiedeakatemiassa järjestetyssä Digital Humanities seminaarissa. Lisäksi Jari Ropponen esitteli Karjala-tietokantaa ja sen toimintaa 7.-8.10. Kuulutko sukuuni tapahtumassa Vantaalla. 5