Matkustusohje Henkilöstöasiainjaosto 23.5.2017 12 Kaupunginhallitus 5.6.2017 172 1
Sisällys 1. Yleistä... 3 2. Työmatka, virantoimitusmatka, virkamatka, koulutusmatka... 3 3. Leirit ja retket... 5 4. Matkan tekotapa ja matkustustapa... 5 5. Majoittuminen... 5 6. Ulkomaanmatkat... 6 7. Vakuutukset matkoilla... 6 8. Matkalasku... 6 9. Ulkopuolisten tahojen kustantamat matkat... 6 10. Luottamushenkilöiden tekemät matkat... 7 2
1. Yleistä Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) liitteessä 16 on ohjeet matkakustannusten korvaamisesta. Tätä liitettä sovelletaan myös opetusalan ja lääkärien virkaehtosopimusten piirissä olevaan sekä kunnallisen teknisen henkilöstön virka- ja työehtosopimuksen piirissä olevaan henkilöstöön. Liitettä ei sovelleta kunnallisen tuntipalkkaisen henkilöstön työehtosopimuksen piirissä olevaan henkilöstöön. Tällä ohjeella on tarkoitus täydentää ja täsmentää Kvtes:n säädöksiä sekä yhtenäistää ja selkeyttää Järvenpään kaupungin henkilöstön matkustuskäytäntöä ja varmistaa työ- ja virkatehtäviin liittyvän matkustamisen kustannustehokkuus. 2. Työmatka, virantoimitusmatka, virkamatka, koulutusmatka Työmatkalla tarkoitetaan matkaa kotoa työpaikalle. Työmatkaan käytettyä aikaa ei lueta työajaksi muutoin kuin poikkeustapauksissa, silloin kun esimiehen kanssa on erikseen sovittu etätyön tekemisestä pitkillä matkoilla julkisissa kulkuneuvoissa. Virantoimitusmatka vai virkamatka? Se, kumpi on kyseessä, vaikuttaa: - työajaksi luettavaan aikaan - matkakustannusten korvauksiin Virantoimitusmatkoissa matkustaminen on työntekijän/viranhaltijan tavanomaisiin virka/ työtehtäviin kuuluvaa, päivittäistä, viikoittaista tai muuten toistuvaa. Matka tapahtuu esimerkiksi työpisteestä toiseen ja takaisin virantoimituspaikkakunnalla tai muuten virkapiiriin/toimialueeseen kuuluvalla alueella. Matkustamiseen käytetty aika luetaan kuuluvaksi työaikaan. Virantoimitusmatkoista korvataan matkakulut. Päivärahaa ei makseta. Poikkeuksena tähän on vain vähintään 10 tuntia kestänyt toisen kunnan alueelle yli 150 km päähän suuntautunut virantoimitusmatka, josta maksetaan osapäivärahan suuruinen korvaus. Esimerkkejä virantoimitusmatkoista: - asiakaskäynnit - matkat erilaisiin kokouksiin - tarkastusmatkat (rakennustarkastaja, terveystarkastaja) - kotimaan leirimatkat ja leirikoulut Virkamatka on työnantajan antamaan määräykseen perustuva matka, joka ei kuulu henkilön tavanomaisiin virka/työtehtäviin ja edellyttää matkustamista virkapaikan/toimialueen ulkopuolelle. Virkamatka edellyttää aina esimiehen etukäteen tekemää virkamatkamääräystä eli päätöstä virkamatkasta. Päätös tehdään Populuksessa valitsemalla poissaoloilmoituksessa syyksi virkamatka, palkallinen (koodi 12). Päätöksen tekemistä varten henkilön on Populuksessa hakemusta tehdessään annettava esimiehelleen tiedot matkan tarkoituksesta, toteutustavasta sekä virkamatkasta aiheutuvista kustannuksista. Nämä tiedot kirjataan Populuksen hakemuksessa lisätiedot- kenttään. Jos esimies tekee virkamatkapäätöksen ilman henkilön itsensä tekemää hakemusta, on hänen kirjattava em. tiedot päätökseen. Ulkomaanmatkoista tekee palvelualuejohtaja myös aina ennen matkaa viranhaltijapäätöksen. 3
Kaupunginjohtaja päättää suorien alaistensa osalta ulkomaanmatkoista ja kaupunginjohtajan osalta päätöksen tekee kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Virkamatkasta työajaksi luetaan vain virka/työtehtäviin kulunut aika, ei matkustusaikaa. Kuitenkin jos viranhaltija/työntekijä on käyttänyt työaikaansa matkustamiseen, ei hänen työaikaansa tämän vuoksi pidennetä. Matkallaolopäivä kerryttää siis normaalin työpäivän tunnit. Virkamatkoista maksetaan Kvtes liitteen 16 mukainen päiväraha silloin kun virkamatka ulottuu yli 15 kilometrin etäisyydelle viranhaltijan/työntekijän asunnosta ja virka/työpaikasta mitattuna yleisesti käytettyä kulkutietä sen mukaan, tapahtuuko lähtö ja paluu asunnosta vai virka/työpaikasta. Esimerkkejä virkamatkoista: - kokousmatka normaalin virkapiirin/toimialueen ulkopuolelle - työnantajan määräämät seminaari- tai koulutusmatkat, joista viranhaltija/työntekijä ei voi kieltäytyä - kaikki ulkomaanmatkat Koulutusmatka Koulutustilaisuuteen osallistumista varten viranhaltijalle/ työntekijälle voidaan joko antaa virkamatkamääräys tai myöntää hakemuksesta virka/ työvapaata. Järvenpäässä ensisijainen käytäntö on, että henkilölle myönnetään koulutukseen osallistumista varten virkavapaat/työlomaa. Hakemus ja päätös koulutusta varten myönnettävästä vapaasta tehdään Populuksessa ennen koulutustilaisuuden ajankohtaa. Päätöksessä esimiehen tulee ottaa kantaa virkavapaan/työloman palkallisuuteen sekä siihen, mitä kustannuksia viranhaltijalle/työntekijälle korvataan. Nämä kustannukset voi työnantaja päättää harkintansa mukaan. Järvenpäässä kustannuksina tulevat kysymykseen vain varsinaiset koulutuskustannukset ja harkinnan mukaan matkakustannukset. Ateriakustannuksia ei korvata, paitsi silloin kun ne sisältyvät koulutuksen hintaan. Kun henkilölle on myönnetty koulutukseen osallistumista varten virkavapaata/ työlomaa, koulutukseen ja matkustamiseen käytettyä aikaa koskaan lueta työajaksi, vaan se on henkilön vapaa-aikaa kuten muutkin virkavapaudet/työlomat. Näitä matkoja ei lueta virkamatkoiksi eikä virantoimitusmatkoiksi. Koulutus on työaikaa vain Kvtes 3. luvun 4 2 momentin 3 kohdan kaikkien edellytysten täyttyessä yhtäaikaisesti. Tämän säädöksen perusteella koulutus luetaan työajaksi vain jos kyseessä on työantajan itsensä järjestämä, välittömästi viranhaltijan virka/ työtehtäviin liittyvä ja niiden hoitamisen kannalta välttämätön ja työnopastukseen rinnastettava koulutus, josta viranhaltija/ työntekijä ei voi virkavelvollisuuttaan/työvelvollisuuksiaan laiminlyömättä kieltäytyä. Mikäli nämä kaikki edellytykset eivät yhtä aikaa täyty, aikaa ei lueta työajaksi. Esimerkiksi teorialuento ei täytä kriteeriä työnopastukseen rinnastettavasta koulutuksesta. Jos esimies pitää henkilön osallistumista tiettyyn seminaariin tai koulutukseen tämän virka- ja työtehtävien kannalta ehdottoman välttämättömänä, hän määrää tämän osallistumaan koulutukseen tekemällä siitä Populuksessa virkamatkapäätöksen. Tällöin henkilö velvoitetaan osallistumaan tilaisuuteen, eikä hän voi tästä virka/ työvelvollisuuttaan laiminlyömättä kieltäytyä. Tällöin kyseessä on virkamatka. Myös koulutukseen osallistumista varten tehtävä virkamatkapäätös on aina annettava kirjallisesti mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, kuitenkin aina ennen virkamatkan ajankohtaa. Päätöksen tekemistä varten henkilön on annettava esimiehelleen tiedot matkan tarkoituksesta, toteutustavasta sekä virkamatkasta aiheutuvista kustannuksista. 4
3. Leirit ja retket Palvelualueilla (lähinnä lasten ja nuorten palvelualueella) järjestettävät retket ja leirit ovat pääosin niille osallistuvalle henkilöstölle tavanomaisiin virka- ja työtehtäviin liittyviä matkoja, joten niitä pidetään virantoimitusmatkoina eikä niistä makseta henkilöstölle päivärahaa. Poikkeuksena on vain vähintään 10 tuntia kestänyt toisen kunnan alueelle yli 150 km päähän suuntautunut virantoimitusmatka, josta maksetaan osapäivärahan suuruinen korvaus. Perusopetuksen leirikoulumatkat tulee sisällyttää koulukohtaisiin vuosisuunnitelmiin. Silloin jos leirit tai retket suuntautuvat ulkomaille, katsotaan leiri virkamatkaksi, koska silloin toimintaa ei voida pitää tavanomaisena tai toistuvana. Myöskään silloin kun viranhaltija/työntekijä määrätään ulkopuolisen yhteisön järjestämälle leirille tai retkelle, ei kyse ole tavanomaisesta virkatoiminnasta, vaan virkamatkasta. Tällöin toimitaan kuten muidenkin virkamatkojen kohdalla ja tehdään virkamatkasta päätös Populuksessa etukäteen. Matkakustannusten korvauksen erona virantoimitusmatkan ja virkamatkan välillä on se, että yöpymisraha (liite 16 14 ) korvaa päivärahan virantoimitusmatkoilla. 4. Matkan tekotapa ja matkustustapa Virkamatkat ja virantoimitusmatkat on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavaksi määrättyjen tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen. Matkustustapaa ja reittiä valittaessa on kiinnitettävä huomiota matkan välittömien kustannusten lisäksi myös muihin kokonaiskustannuksiin vaikuttaviin seikkoihin, mm työajan tehokkaaseen käyttöön. On huomioitava, että kaupungin henkilöstön käytössä olevaan Outlook-sovellukseen sisältyvän Lync-osion (Skype) avulla on mahdollista osallistua erilaisiin kokouksiin myös etäyhteydellä. Päätettäessä kokouksen järjestämisestä tai matkustamisesta kokoukseen toiselle paikkakunnalle, tulee tätä vaihtoehtoa aina harkita. Matkasta ei suoriteta korvausta enempää kuin mitä olisi ollut maksettava jos matka olisi tehty työnantajalle edullisimmalla tavalla. Esimies harkitsee kussakin tapauksessa matkustustavan ja sen, hyväksyykö oman auton käytön vai edellyttääkö julkisten kulkuneuvojen käyttöä matkalla. Jatkuvasta oikeudesta käyttää omaa autoa toistuvilla virantoimitusmatkoilla tulee esimiehen tehdä viranhaltijapäätös. Matkustamiskustannuksina virkamatkoista ja virantoimitusmatkoista maksetaan korvaus matkalipuista sekä paikka- ja makuuvaunulipuista, rahtimaksuista sekä niihin verrattavista välttämättömistä varsinaiseen matkustamiseen kuuluvista maksuista. Omalla autolla tehdyistä matkoista maksetaan kilometrikorvaukset liitteen 16 5 :n mukaisesti. Autosta perittäviä pysäköintimaksuja korvataan lentokentällä, rautatieasemalla tai hotellimajoituksen yhteydessä enintään kolmelta päivältä kutakin matkaa kohden. Muita auton pysäköintimaksuja voidaan korvata vain työtehtävän tai koulutuksen keston ajalta. 5. Majoittuminen Hotellihuonetta varattaessa on otettava huomioon Kvtes:n määrittämät enimmäiskorvaukset hotellimajoituksesta (liite 16 13 ). Varsinaiset majoituskulut korvataan, mutta ei muita kuluja kuten esim. alkoholilaskuja, minibaarin käyttöä, hotellien videokanavia tai puhelinkuluja. Henkilökohtaisia bonuskortteja ei saa virkamatkoilla eikä virantoimitusmatkoilla käyttää, koska niillä saatua etua pidetään työntekijän veronalaisena tulona. Samoin muiden virkamatkoista tai virantoimitusmatkoista kertyneiden bonuspisteiden yksityiskäyttö on kielletty. 5
6. Ulkomaanmatkat Viranhaltijapäätöksen henkilöiden osallistumisesta ulkomaanmatkalle tekee aina palvelualuejohtaja, Konsernipalvelujen johtaja tai Kaupunkikehityksen johtaja. Päätöksestä tulee käydä ilmi ainakin matkan tarkoitus, toteutustapa ja osallistujat sekä se, että kysymyksessä on osallistujille ulkomaan virkamatka. Päätös on tehtävä ennen matkaa. Perusopetuksen ja lukion ulkomaanmatkat tulee myös sisällyttää koulukohtaisiin vuosisuunnitelmiin. Laivaseminaarit sekä kokous- ja koulutusristeilyt eivät ole ulkomaan virkamatkoja, vaan yleensä kotimaanmatkoja, joista tehdään päätökset ja suoritetaan päivärahat kotimaan matkojen säännösten ja määräysten mukaisesti. 7. Vakuutukset matkoilla Järvenpään kaupungin henkilöstö ja luottamushenkilöt ovat työssään kaupungin ottaman lakisääteisen tapaturmavakuutusturvan piirissä. Vakuutusturva kattaa myös kaikki työmatkat, virantoimitusmatkat ja virkamatkat. Vakuutusturva on voimassa myös koulutusmatkoilla silloin kun niihin osallistumiseen on myönnetty palkallista virkavapaata ja koulutus on henkilön työtehtäviin liittyvää ja siitä on sovittu työnantajan kanssa. 8. Matkalasku Työnantaja korvaa Kvtes:n liitteen 16 3 :n mukaisesti viranhaltijalle/työntekijälle varsinaiset matkustamiskustannukset virka- ja virantoimitusmatkoista. Myös koulutusmatkoista aiheutuneet kulut korvataan silloin kun koulutus on työnantajan koulutussuunnitelmaan kuuluvaa työhön liittyvää koulutusta, jota varten on myönnetty palkallista virkavapaata/työlomaa. Viranhaltija/työntekijä maksaa matkaliput ja muut matkustamiskustannuksensa ensin itse ja laskuttaa kulut jälkikäteen työnantajalta Populuksen matkalaskulla. Junalipun ostolupaa voidaan käyttää ainoastaan ostettaessa VR:n sarjalippuja tai junalippuja ryhmälle tai matkakulujen ollessa merkittäviä. Työyhteisöt voivat hankkia näitä sarjalippuja käyttöönsä tarvittavan määrän. Matkalasku on laadittava kahden kuukauden kuluessa kustannusten syntymisestä. Esimies hyväksyy matkalaskun ja kulut korvataan viranhaltijalle/työntekijälle hyväksymistä seuraavan palkanmaksun yhteydessä Populuksen palkanmaksuaikataulun mukaisesti. Myös oman auton käyttöön liittyvät ajopäiväkirjaan perustuvat kilometrikorvaukset tulee laskuttaa työnantajalta kahden kuukauden kuluessa kustannusten syntymisestä. Merkittävät matkakustannukset voidaan maksaa kaupungin luottokortilla. 9. Ulkopuolisten tahojen kustantamat matkat Kaupungin toiminnan tulee olla luotettavaa, tasapuolista sekä avointa. Tästä syystä lainsäädännössä on säädöksiä, jotka määrittelevät kunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden mahdollisuuksia ottaa vastaan ulkopuolisen tahon tarjoamia etuja. Yritysten ja muiden ulkopuolisten tarjoamiin matkoihin on syytä suhtautua erityisen pidättyväisesti. Järvenpään kaupungilla lähtökohtana on, että kaupunki kustantaa kaikki henkilöstönsä virka- ja työtehtäviin liittyvät matkat. Toiminta tulee suunnitella siten, että tehtävien ja toiminnan kannalta tarpeelliset ja välttämättömät virkamatkat voidaan suorittaa yksikön omin varoin. Asiasta on annettu tarkemmat ohjeet Ulkopuolisen tahon tarjoaman edun tai lahjan vastaanottaminen-asiakirjassa (KH 3.11.2014) 6
10. Luottamushenkilöiden tekemät matkat Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen jäsenten ulkomaanmatkoista tekee viranhaltijapäätöksen talous- ja hallintojohtaja. Lautakuntien jäsenten ulkomaanmatkoista tekee viranhaltijapäätöksen palvelualuejohtaja. Kaupunginhallitus tekee päätöksen kaupungin edustajien nimeämisestä matkoille, joihin kaupunki on saanut virallisen kutsun. Kaikki päätökset tulee tehdä etukäteen ennen matkaa. 7