Hyvä hakemus Infrastruktuurin organisaatio ja henkilöstön resursointi Ulla Ellmén, tiedeasiantuntija SUOMEN AKATEMIA 2018 FIRI-seminaari 16.3.2018
FIRI 2018 Application Infrastructure organisation and resources Ulla Ellmén, Science Adviser SUOMEN AKATEMIA 2018 FIRI-seminaari 16.3.2018
Hyvä hakemus antaa oikean kuvan infrastruktuurista ja sisältää kaikki tarvittavat tiedot Kuka? Hakija Akatemia, TIK, FIRI-toiminta Miksi? Miten? Tavoitteena vakuuttaa sekä arviointipaneeli että tutkimusinfrastruktuurikomitea (TIK) - paneelilausunto hakemuksen perusteella, muuta taustatietoa ei käytetä Tavoitteena saada rakentavaa palautetta Laatimalla hakemus huolellisesti, riittävin resurssein Tavoitteena mm. - vahvistaa kansallista kokonaiskuvaa tutkimusinfrastruktuureista - tukea valikoiden infrastruktuurien perustamista ja uudistumista - edistää infrastruktuurien avoimuutta, käyttöä ja yhteistyötä Ohjeistamalla hakijoita Ottamalla vastaan palautetta toiminnan kehittämiseksi.
FIRI application should reflect the infrastructure correctly and include all information Who? Applicant Academy, FIRI Committee, FIRI actors Why? How? Aim is to convince both the review panel and the FIRI Committee - review report will be based on the application, not any other information source Aim is to receive useful feedback By investing resources in writing the application Aim is to e.g. - strengthen national picture on research infrastructures - support selectively building and updating of infrastructures - Promote openness, use and cooperation of infrastructures By giving advice to applicants By receiving feedback to develop FIRI actions
Mitä paneeli etsii hakemuksista? Kaikkia arviointikysymyksiä pohdittaessa taustalla vaikuttavat infran kriteerit Onko kyseessä kansallinen tutkimusinfrastruktuuri? Asemoituminen infrojen ekosysteemiin pitää selvittää vähintään kansallisella tasolla - täytyy osoittaa, että tietää, mitä muut tekevät, muttei saa tehdä sitä samaa eri infran nimellä - hakemuksista toivotaan löytyvän yhteistyötä muiden infrojen kanssa tai ainakin suunnitelmia tai ajatuksia siitä Kyse on kansallisesta toiminnasta, ei saa olla viitteitä infran paikallisesta rajoittuneisuudesta - käytön avoimuus, ei tarkoita ilmaista käyttöä tai avoimia ovia - palvelujen tarjoaminen
What will the review panel look for? The National Criteria for Research Infrastructures are the baseline Is this a national research infrastructure? Location in the ecosystem of infrastructures, at least at national level - Let the panel know that you are aware of the other infrastructures: interaction, collaboration and differences - Application should contain interaction and collaboration with other infrastructures, at least there should be plans or some thoughts about them FIRI is about (inter)national activity, it is not restricted locally - Open access does not mean free usage or open doors - Infrastructure should offer services
Toimintasuunnitelman kohta 1 Tutkimusinfrastruktuurin merkittävyys Action plan, item 1 Relevance of the research infrastructure Arviointikohde FIRIrahoitushauissa A. Hyvin edistyneet Tiekartalla olevat tutkimusinfrastruktuurit B. Edistyneet C. Lupaavat D. Tarkkailtavat E. Muut kansainväliset jäsenyydet F. Tiekartan ulkopuoliset Infrastruktuurin kehittyneisyys Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Tieteen edistäminen Ei Ei Kyllä Kyllä Ei Kyllä Väliarvioinnissa tunnistetut kehittämistarpeet Ei Kyllä Ei Kyllä Ei Ei Rahoitus FIRI-rahoitushaussa Tiekarttahaku Voi hakea Voi hakea Voi hakea Voi hakea Voi hakea Ei voi hakea Uudet avaukset-haku Ei voi hakea Ei voi hakea Ei voi hakea Ei voi hakea Ei voi hakea Voi hakea
Toimintasuunnitelman kohta 1 Tutkimusinfrastruktuurin merkittävyys Action plan, item 1 Relevance of the research infrastructure Tieteellisesti korkeatasoisen tutkimuksen mahdollistaminen Esimerkkejä: - Infran käyttöehtona, että tutkimushanke läpäisee peer review prosessin - Tuotettujen julkaisujen laatu - Kuvaus ja perustelu, jos väitetään, että infran tarjoamat aineistot ovat korkeatasoisia, jopa ainutlaatuisia - Jos väitetään, että infran tutkimuslaitteistoja käyttävät kaikki keskeiset toimijat Suomessa, väitteen tueksi esim. luettelo käyttäjäorganisaatioista, infraa käyttävien tutkimusryhmien lukumääristä per organisaatio ja toteutettujen hankkeiden lukumääristä muutamilta viime vuosilta Facilitating scientific excellence For example: - Peer review to ensure high quality of projects - Quality of publications - Description and groundings of high quality, perhaps even unique, data or research material - If all relevant actors use the infra, application should contain some data to support that fact (list of user organisations, number of user groups per organisation, annual number of realised projects for latest years)
Toimintasuunnitelman kohta 1 Tutkimusinfrastruktuurin merkittävyys Action plan, item 1 Relevance of the research infrastructure Infrastruktuurien ekosysteemi eli oman infrastruktuurin suhde muihin infroihin ja toimijoihin Infra2 Infra5 Oma infra Oma infra Infra4 Infra4 Infra3 Infra2 Infra3
Toimintasuunnitelman kohta 2 Tutkimusinfrastruktuurin toiminta Action plan, item 2 Feasibility of the research infrastructure Infrastruktuurin elinkaari suunnittelu vaihe toiminta vaihe alasajo Kuvaa tutkimusinfrastruktuurin koko elinkaari. Missä elinkaaren vaiheessa toiminta on nyt? Asia 2019 2020 2021 2022 Asia Asia Asia Asia Asia Asia Asia
Toimintasuunnitelman kohta 2 Tutkimusinfrastruktuurin toiminta Action plan, item 2 Feasibility of the research infrastructure Arviointikohde FIRIrahoitushauissa A. Hyvin edistyneet Tiekartalla olevat tutkimusinfrastruktuurit B. Edistyneet C. Lupaavat D. Tarkkailtavat E. Muut kansainväliset jäsenyydet F. Tiekartan ulkopuoliset Infrastruktuurin kehittyneisyys Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Tieteen edistäminen Ei Ei Kyllä Kyllä Ei Kyllä Väliarvioinnissa tunnistetut kehittämistarpeet Ei Kyllä Ei Kyllä Ei Ei Rahoitus FIRI-rahoitushaussa Tiekarttahaku Voi hakea Voi hakea Voi hakea Voi hakea Voi hakea Ei voi hakea Uudet avaukset-haku Ei voi hakea Ei voi hakea Ei voi hakea Ei voi hakea Ei voi hakea Voi hakea
Toimintasuunnitelman kohta 2 Tutkimusinfrastruktuurin toiminta Väliarvioinnissa tunnistetut kehittämistarpeet (kategoriat B ja D) Hakuilmoitus Lisäksi FIRI 2018 1 -hakuun osallistuvan B- tai D-kategorian tutkimusinfrastruktuurin on kuvattava, miten se toteuttaa tutkimusinfrastruktuurin tiekartan päätöksen (5.2.2018) perusteluissa mainitut kehittämistarpeet. Päätösilmoitus väliarvioinnista Perusteluteksteissä on kullakin B- ja D-kategorian infrastruktuurilla maininta sitä koskevista kehittämiskohteista, esim. TIK katsoo, että - kansallista toimintaa ja käyttäjäkuntaa on laajennettava - lausunnossa esille tuodut data-arkkitehtuuriin liittyvät kysymykset on selvitettävä - infrastruktuurin strategiset ja toiminnalliset tavoitteet on tuotava jatkossa selkeästi esille - infrastruktuurin pitää jatkossa näyttää paremmin, kuinka se toteuttaa avoimen käytön ja datan politiikkoja Toimintasuunnitelma (hakemuksen liite) kohta 2. Tutkimusinfrastruktuurin toiminta Kysymys ainoastaan tiekartalla 2014 2020 edistyneiksi (B) ja tarkkailtaviksi (D) luokitelluille tutkimusinfrastruktuureille: Kuvaus FIRI2017-väliarviointipaneelin havaitsemista ja päätösilmoituksessa mainituista kehittämiskohteista ja selvitys, miten infrastruktuuri aikoo kehittää / on jo kehittänyt toimintaansa niiden suhteen
Action plan, item 2 Feasibility of the research infrastructure Development needs identified within the mid-term evaluation (categories B and D) Call text In addition, research infrastructures of category B or D that are applying for funding from Call 1 must describe how they plan to address the development needs mentioned in the roadmap decision from 5 February 2018. Decision notification Each infrastructure in categories B and D have received information on development needs that FIRI Committee has identified, see Justification for decision. Action plan (attachment to the application) item 2. Feasibility of the research infrastructure There is a specific question to infrastructures categorised as advanced (B) and as under observation (D): How to respond to the identified development needs
Toimintasuunnitelman kohta 3 Tutkimusinfrastruktuurin rahoitus Action plan, item 3 Funding Aika, jonka infran koordinaattori käyttää infran johtamiseen Time spent by the coordinator on leading the infrastructure
Toimintasuunnitelman kohta 3 Tutkimusinfrastruktuurin rahoitus Action plan, item 3 Funding Ammattina infrastruktuurin johtaminen? FIRI-toiminnassa havaittu, että monia infroja johdetaan päätoimen (tutkimisen) ohella Onko rajaa, kuinka pitkälle infraa voi kehittää päätoimisen tutkimisen ohella? Heijastuuko sivutoimisuus esim. hakemusten laatuun? FIRI-toiminnan periaatteellinen tuki infran ammattimaiseen johtamiseen Professional leading of an infrastructure? Currently, most infrastructures are not led as a primary activity Is there a limit to how far an infrastructure may be developed as a secondary activity? Does secondary leadership affect the quality of applications? FIRI supports professional leading of an infrastructure
Toimintasuunnitelman kohta 4 Henkilöstön pätevyys Infran organisatorinen rakenne 1/2 - Tavoitteena järjestäytynyt, tehokas toiminta ja infran maksimaalinen käyttö - Selkeästi hahmottuva organisaatiorakenne vahvistaa toiminnan uskottavuutta - Toimintaa tukevat ohjausryhmät ym. näkyviin Henkilö2 Henkilö1 Henkilö3 Henkilö4 Henkilö5 Toimiala A Toimiala B Toimiala C Toiminto A1 Toiminto B1 Toiminto B2 Toiminto B3 Toiminto C1 Toiminto C2 Toiminto C3 Advisory Group Infra Group1 Steering Group Infra Group2 Infra Group3
Action plan, item 4 Management and competence of personnel Infrastructure s organisation 1/2 - Structured organisation, efficient function and maximal use - Clear structure creates credibility - Possible advisory and steering groups etc. Person2 Person1 Person3 Person4 Person5 Sector A Sector B Sector C Activity A1 Activity B1 Activity B2 Activity B3 Activity C1 Activity C2 Activity C3 Advisory Group Infra Group1 Steering Group Infra Group2 Infra Group3
Toimintasuunnitelman kohta 4 Henkilöstön pätevyys Infran organisatorinen rakenne 2/2 Toimintasuunnitelmaohje ym. materiaali 1.4. mennessä verkossa http://www.aka.fi/fi/rahoitus/haettavana/akatemianhaut/tutkimusinfrastruktuurihaku-firi-2018/ Paneelia johdattelevat kysymykset Toimintasuunnitelmaohje Vinkki tai kommentti Are the project management, resources and division of labour for maintenance, services and user support appropriate and well-planned? Are the merits and scientific expertise of the principal investigator (coordinator) and other key persons appropriate and sufficient for the proposed project? What are the merits of the PI and other keypersons in terms of managing the research infrastructure? Does the personnel have adequate expertise for maintenance, service provision and user support? Tutkimusinfrastruktuurin toiminta organisaationa ja työnjako eri toiminnallisten yksiköiden välillä Tutkimusinfrastruktuurin vastuullisen johtajan (koordinaattorin) ja avainhenkilöiden pätevyys hankkeen toteuttamisessa (sama kuin yllä) Tutkimusinfrastruktuurin muun henkilöstön pätevyys hankkeen toteuttamisessa. Henkilöstön kehittämissuunnitelma Tekstin tukena esim. organisaatiokaavio (ml. ohjausryhmä tmv.), toimintakaavio tms. Tekstin tukena esim. tunnuslukujen (sitaatioindeksi-, H-indeksi, patenttien lkm ym.) esittäminen taulukkomuodossa Käyttäjätuki ym. ovat osaltaan infran kypsyyden indikaattoreita, joita ei kannata jättää pois toimintasuunnitelmasta
Action plan, item 4 Management and competence of personnel Infrastructure s organisation 2/2 You will find the guide for action plan etc. material by April 1, at http://www.aka.fi/en/funding/apply-now/academy-calls/firi-2018- call-for-research-infrastructures/ Review questions Guide for action plan Tips and comments Are the project management, resources and division of labour for maintenance, services and user support appropriate and well-planned? Are the merits and scientific expertise of the principal investigator (coordinator) and other key persons appropriate and sufficient for the proposed project? What are the merits of the PI and other keypersons in terms of managing the research infrastructure? Does the personnel have adequate expertise for maintenance, service provision and user support? Activities of the research infrastructure as an organisation, distribution of work between different operational units Competence of the PI (coordinator) and key personnel in terms of project implementation (see above) Competence of the personnel, training or development plan for the personnel Diagrams and tables to support the text (e.g. organisation chart incl. advisory group etc.) Indicators to support the text (e.g. citation idex, H-index, number of patents etc.) User support etc. may also be seen as indicators of maturity do not forget them from the action plan
Arviointilausunnoista poimittuja kommentteja Miksi halutaan rakentaa uusi infra sen sijaan, että jo olemassa olevaan infrastruktuuriin hankittaisiin lisälaite? Lista yhteistyökumppaneista ei riitä, vaan pitää olla mainittuna myös käytännön esimerkkejä tai virallisia linkkejä (esim. sopimuksia). Tiedeyhteisön kiinnostuksen infraa kohtaan väitetään olevan suurta, mutta hakemuksessa ei anneta riittävästi yksityiskohtaisia esimerkkejä väitteen tueksi. Kun identifioidaan potentiaalisia uusia käyttäjiä, pitää mainita, miten heidät on identifioitu. Kyseessä on täysin uusi infra, joten laitteistolla ei ole vielä vakiintunutta käyttäjäkuntaa. Hakemuksessa ei kuitenkaan ole perusteltu tarvetta tällaiselle uudelle infralle, eli ei ole arvioitu tulevien käyttäjien määrää tai heidän tieteellistä potentiaaliaan. Hakemuksessa olisi pitänyt myös mainita esimerkkejä tulevista tutkimusprojekteista ja avata niiden tieteellistä vaikuttavuutta. Infrastruktuurin tulisi vahvistaa kansainvälistä yhteistyötään muiden samantyyppisten verkostojen kanssa. Hakemuksesta löytyy vain vähän tukea sille, että infra palvelisi koko Suomen tutkijayhteisöä, kuten kansallisen infran kriteerien mukaisesti pitäisi tehdä. mm. tällaisista asioista paneeli päättelee infran kypsyyttä ja FIRI-kelpoisuutta vs. paikallisuutta
Examples of comments in review reports Why build a new infrastructure instead of buying new equipment for an existing infrastructure? A list of collaborators is not enough. The applicant should mention examples or official links (contracts), too. The applicant states that the scientific community is very interested in the infrastructure. However, there are not enough detailed examples in the application to support that statement. If identifying potential new users, also the method (how the identification has been done) must be mentioned. This is a totally new infrastructure, which has no users yet. Thus, there should be some reasoning for the infrastructure in the application: estimation of the number and the scientific potential of future users. Application should have included some examples of future research projects and their scientific impact. Infrastructure should strengthen its collaboration with similar networks internationally. According to the national criteria, a national infrastructure should serve the whole scientific community in Finland. However, there is only little support for that in the application. Based on the issues mentioned above and other similar issues, the review panel will estimate e.g. the maturity and locality of the infrastructure.
Tiivistelmä 1. Onko kyseessä kansallinen tutkimusinfrastruktuuri? 2. Kaaviot tekstin tueksi 3. Riittävä resursointi (aikaa ja vaivaa!) 22
Summary 1. Is this a national research infrastructure? 2. Diagrams and tables to support the text 3. Enough resources (time and effort!) 23