Työaikapankista sopiminen KVTES Etälähetys 12.10.2016 1
Mikä on työaikapankki Työaikapankilla tarkoitetaan kunnissa ja kuntayhtymissä käyttöönotettavia vapaaehtoisuuteen perustuvia työ- ja vapaa-ajan yhteensovitusjärjestelyjä, joilla vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia voidaan paikallisesti sopimalla säästää sekä yhdistää toisiinsa pitemmällä aikavälillä kunnan/kuntayhtymän toiminnat ja henkilöstötilanne huomioon ottaen. Työaikapankkiin voidaan liittää myös mahdollisuus lainata työaikaa, jos tämä katsotaan paikallisesti tarkoituksenmukaiseksi. 2
Mitä työaikapankki ei ole Työaikapankki ei ole tasoittumisjärjestelmä, esimerkiksi vuosityöaikaan. Se voi kuitenkin toimia eri tasoittumisjärjestelmien rinnalla. Työaikapankki ei ole ratkaisu, jolla voitaisiin poistaa ongelmia, jotka liittyvät liian vähäiseen henkilöstön määrään työpaikalla. Henkilö ei voi olla samanaikaisesti lomautettuna ja työaikapankkivapaalla. Työaikapankkijärjestelmä on kustannusneutraali, sen avulla ei voi kiertää oikeutta ylityökorvauksiin. Kun työntekijä omasta aloitteestaan pyytää saada tehdä työtunteja sisään käyttääkseen tehdyt tunnit myöhemmin tiettyä tarkoitusta varten, siirtyvät nämä tunnit pankkiin tunti tunnista. 3
Peukku työaikapankille, kun Pankki toimii parhaiten olosuhteissa, joissa työvoiman tarve vaihtelee. Liitto suosittelee työaikapankkijärjestelmien käyttöönottoa työpaikoilla, mikäli niiden avulla voidaan edistää työntekijöiden hyvinvointia. Sijaisjärjestelyt on hoidettu pankkivapaan aikana 4
KVTES 32 1 mom. Kunnassa ja kuntayhtymässä voidaan ottaa työaikapankki sopimalla sen käyttöönotosta ja ehdoista kunnallisen pääsopimuksen 13 :n mukaisella paikallisella työ- / ja virkaehtosopimuksella 2 mom. Työaikapankilla tarkoitetaan vapaaehtoisuuteen perustuvaa järjestelmää, jolla vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia voidaan säästää pidettäväksi vapaana pidemmällä aikavälillä. 3 mom. Paikallisessa sopimuksessa tulee määritellä ainakin sopimuksen piiriin kuuluva henkilöstö, pankkiin siirrettävät erät ja korvaukset, työaikapankin vapaaaikasaldon enimmäismäärät, työaikapankkivapaan pitämisen ehdot, pankkiin kertyneen vapaan korvaaminen rahassa sekä menettelytavat työaikapankkiin liityttäessä ja irtauduttaessa siitä. Soveltamisohje Sopijaosapuolet ovat antaneet tarkemmat työaikapankkia koskevat ohjeet. Nämä ohjeet eivät ole osa kunnallista yleistä työ- ja virkaehtosopimusta 5
Työaikapankin käyttöönotto Työaikapankin käyttöönotosta ja työaikapankin sisällöstä on määräys virka- ja työehtosopimuksissa. Työaikapankin käyttöönotto edellyttää KVTES:n mukaan paikallisen virka- ja työehtosopimuksen solmimista. Kussakin kunnassa ja kuntayhtymässä sovitaan, millä ehdoilla työaikapankki mahdollisesti otetaan käyttöön. Työaikapankin ehdot on kirjattava. Työaikapankkijärjestelyt edellyttävät useimmiten valtakunnallisten virka- ja työehtosopimusten määräyksistä poikkeamista ainakin joiltain osin, joten työaikapankkisopimuksessa tulee olla näitä asioita koskevat määräykset 6
Ennen käyttöönottoa huomioitavaa Työaikapankin käyttöönottoa harkittaessa tulee ottaa huomioon: toiminnan luonne, käytössä olevat tuotanto- ja palvelutekniikka sekä henkilöstöresurssit ja henkilöstön tarpeet työpaikkakohtaisesti. Arvioitava työaikapankin vaikutus sijaisjärjestelytarpeisiin. Ennen järjestelyn käyttöönottoa tulee selvittää työ- ja virkaehtosopimuksiin sisältyvät määräykset. Työaikapankkijärjestelmän toimivuuden varmistamiseksi paikallisessa sopimuksessa tulee määritellä mahdollisimman täsmällisesti järjestelmän tavoitteet, soveltamisala ja sisältö. 7
Järjestelmän piiriin kuuluva henkilöstö Työaikapankkijärjestelmä voi koskea koko henkilöstöä tai vain osaa henkilöstöä. Rajauksilla ei tule kuitenkaan asettaa ketään perusteettomasti eriarvoiseen asemaan. Liittyminen ja eroaminen perustuvat yksittäisen henkilön osalta aina vapaaehtoisuuteen. Paikallisessa sopimuksessa voidaan tarvittaessa ja perustellusta syystä sopia eri henkilöstöryhmien tai tehtävien osalta erilaisista säästettävistä osatekijöistä tai niiden enimmäismääristä. 8
Järjestelmään liittyminen ja siitä irtautuminen Työaikajärjestelyjen, palkkahallinnon sekä palkka- ja työaikakirjanpidon kannalta on välttämätöntä tietää, ketkä kulloinkin ovat järjestelmän piirissä. Sovittava menettelytavat, joilla yksittäisen henkilön mukanaolo järjestelmässä todetaan. Sovittava ilmoitusajasta ja muista menettelytavoista, jos henkilö haluaa/joutuu erkaantumaan pankista. Korvataanko säästetyt tai lainatut tunnit mahdollisesti rahana. Työsuhteen päättyessä työaikapankkisäästöjen käyttöön vapaana vaikuttaa säästömäärän ohella ennakkotieto työsuhteen päättymisajankohdasta. Tämän vuoksi on tarkoituksenmukaista sisällyttää sopimuksiin mahdollisuus korvata työaikapankin säästö myös rahana työsuhteen päättymisen yhteydessä. 9
Työaikakorvaukset Työaikapankkia koskevassa sopimuksessa on määriteltävä ne osatekijät, joita pankkiin voidaan säästää. Työaikapankkiin voidaan kerätä tyypillisesti eri työaikakorvauksia. KVTES:n työaikaluvun mukaan varallaolokorvaus, lisätyökorvaus, ylityökorvaus, sunnuntaityökorvaus, lauantaityökorvaus, aattokorvaus, ilta- ja yötyökorvaus voidaan KVTES:n perusteella antaa vapaa-aikana. Työaikakorvausten suorittamisajan pidentäminen KVTES:n mukaisista määräajoista (KVTES III luvun 25 5 mom) vaatii asiasta toisin sopimista työaikapankkisopimuksessa. Sopimuksessa on myös sovittava ne ehdot, joiden mukaan eriä siirretään työaikapankkiin (määräaikainen/toistaiseksi voimassa oleva ilmoitus, mahdollisuus siirtää vain tiettyjä eriä jne.) 10
Työaikapankkikirjanpito Työaikapankkiin siirrettävät eri osatekijät muutetaan tunneiksi ja minuuteiksi. Työaikapankkiin siirtämisessä on myös huomioitava asianmukaisten kirjausten tekeminen työaikakirjanpitoon. Työaikapankkiin siirretyistä eristä on pidettävä työntekijä- /viranhaltijakohtaista kirjanpitoa. Työaikapankkisopimuksessa on myös syytä sopia siitä, miten ja kuinka usein kukin yksittäinen henkilö saa ilmoituksen työaikapankkiin kertyneestä ajasta. Ilmoitus voi olla esim. henkilön palkkalaskelmassa. 11
Työaikapankkivapaalla sairastuminen Työaikapankissa tulee sopia siitä, siirtyvätkö työaikapankkivapaat myöhemmin pidettäväksi, jos henkilö sairastuu ennen työaikapankkivapaata tai työ-aikapankkivapaan aikana. Tulisi pyrkiä sopimaan, että sairaustapauksissa työaikapankkivapaa keskeytyy viimeistään sairauden alkamista seuraavan vuorokauden alusta. Ellei muusta ole sovittu tai sovita, noudatetaan ns. aikaprioriteettiperiaatetta. Mikäli tästä ei päästä sopimukseen, ei kannata sopia pankista!!! KVTES III luvun 25 4 momentin mukaan ylityön vapaa-aikakorvaus siirtyy tietyin ehdoin sairausloman ajalta. Jollei työaikapankkivapaata sovita siirrettäväksi muissa tilanteissa, ylityöstä johtuva vapaaaikakorvaus on eriteltävä muista korvauslajeista. Pankkiin siirretyt osatekijät ovat sinänsä samanarvoisessa asemassa eikä niiden alkuperäistä perustetta tarvitse erikseen seurata. 12
Vapaan pitäminen 1/2 Työaikapankkiin kertyneiden erien vapaana pitämistä koskevista periaatteista on sovittava paikallisessa sopimuksessa. Lähtökohtana on se, että vapaan ajankohdasta sovitaan työnantajan ja työntekijän/viranhaltijan välillä ottaen huomioon työpaikan toiminnalliset tarpeet sekä henkilön toiveet. Sopimuksessa tulee määritellä, minkälaisissa jaksoissa vapaata voidaan pitää: yksittäisinä tunteina, kokonaisina päivinä ja vapaan mahdollinen enimmäispituus. 13
Vapaan pitäminen 2/2 Vapaan antaminen tulee huomioida työvuoroluettelon suunnittelussa siten, että pankista vähennettävät tunnit vähentävät vastaavasti tehtävää työaikaa. Lisä- ja ylityörajat eivät kuitenkaan muutu. Mikäli työtä joudutaan kuitenkin teettämään enemmän kuin on suunniteltu, työaikapankista vähennetään vain tosiasiassa vapaina pidetyt tunnit. Työvuoroluettelossa tulee KVTES III luvun 15 4 momentin mukaan ilmetä millä viikolla ja kuinka paljon vapaata annetaan. Sen jälkeen kun vapaa-aikakorvaus on siirretty työaikapankkiin, työnantaja ei voi yksipuolisesti määrätä vapaan pitämisen ajankohtaa. 14
Vaikutus vuosilomaan Työaikapankkiin säästetyt erät eivät KVTES:n IV luvun mukaan ole työssäolon veroista aikaa vuosilomaan oikeuttavia määräytymiskuukausia laskettaessa. Tästä syystä sopijaosapuolet suosittelevat, että työaikapankkiin säästettyjä vapaita annettaessa vapaata annetaan siten, ettei niiden pitäminen vähennä työntekijän/viranhaltijan vuosilomaoikeutta. Vapaat annetaan sellaisissa jaksoissa, että kaikissa kalenterikuukausissa on vähintään 35 tuntia työtä tai työssäolonveroista aikaa. 15
Korvaus työaikapankkivapaan ajalta Vapaita pidettäessä palkka määräytyy vapaan pitämisajankohtana voimassa olevan palkan mukaisesti. Osa-aikatyöhön siirtyvien viranhaltijoiden/työntekijöiden osalta tulee sopia työaikapankkivapaiden pitämisestä pois ennen osa-aikaiseksi siirtymistä. Mikäli käytössä on useita eri palkkaperusteita tai palkkaustapoja, on ennalta syytä täsmentää, miten vapaan pitämisajankohdan palkka määritellään. Sovittava, että työtehtävien tai palkkaperusteiden olennaisesti muuttuessa vapaat korvataan rahana 16
Hyvä huomioida Työaikapankin enimmäismäärät Työpaikkatasolla on arvioitava asetetaanko säästö- ja lainausmahdollisuuksille enimmäismäärät ja ovatko ne samat eri tehtävissä. Työaikapankkijärjestelmä on usein syytä aloittaa pienemmillä enimmäismäärillä ja kasvattaa niitä järjestelmän toimivuudesta saatujen kokemusten myötä. Työaikapankkijärjestelmään ei tule sekoittaa vuosilomia tai lomarahoja!!! KVTES luku IV 13 3 mom. ja ja luku V 2 :n 5 mom. (vuosilomapalkan ja sairausloma-ajan palkkan lisäkompensaatio ) 17