MUISTIO 1 Valmistelutoimielin (VATE)-projektiryhmä Kokous 11/2018 Aika torstai 31.5.2018 klo 9.01 11.58 Paikka Etelä-Karjalan liitto, kokoustila Koivikko Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Karhula Heinonen Markku Lappeenrannan kaupunki x Markus Lankinen (poistui klo 11.45) Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Ulf Westerstråhle x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto Tiia Piikki x Willberg Juha (poistui klo 11.23)Lappeenrannan kaupunki Alina Kujansivu Mäkelä Johanna Kunnat Pekka Reiman* Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen x Siiskonen Keijo (saapui klo 9.15) Eksote Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Pekka Reiman* x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *toimivat kahden varsinaisen jäsenen varajäseninä Muut osallistujat Eerola Niina työntekijöiden edustaja x Anne Saikko Kopra Jukka maakuntahallituksen puheenjohtaja, x Heikki Järvenpää poliittisen seurantaryhmän edustaja (poistui klo 11.23) x Vesterinen Marja-Liisa (poistui klo 10.49) Eksoten hallituksen puheenjohtaja, Pentti Salenius poliittisen seurantaryhmän edustaja x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija x Airaksinen Salla sihteeri x Suihko Toni (paikalla pykälän 5 käsittelyn ajan) ICT-valmistelija x Hakaoja Teija (saapui klo 9.43, poistui klo 11.10) nettisivujen palvelumuotoiluprojekti, Silver Planet Oy x Ilves Päivi (saapui klo 10.50) hallinnon valmistelija x Mänttäri Liisa (poistui 10.50) talousvalmistelija x Seppänen Olli (poistui klo 10.51) talousvalmistelija 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. Kokous avattiin klo 9.01. Todettiin läsnäolijat. 2. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista.
MUISTIO 2 Hyväksyttiin kokouksen esityslista. Pykälien käsittelyjärjestystä muutettiin seuraavasti: 1 3, 5, 4, 9, 7, 6, 8 ja 10 11. 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen 17.5.2018 kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1. Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja hyväksytään se kokouksen kulun mukaisena. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja kokouksen kulun mukaisena. 4. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen viikkokatsaus Lausunnot ja kannanotot C21 -kaupunkien verkoston kannanotto 18.5.2017 Puolueiden esitys valtuustotyöskentelyn korvauksista. Eri vaihtoehtojen taloudelliset vaikutukset on laskettu ja laskelmat löytyvät ajankohtaisia tiedoksi - kansiosta nimellä: Aloitteen kustannusvaikutukset. Julkaisuja Päättäjien tietopaketti maakunta- ja sote-uudistuksesta Muita materiaaleja VM: Integraation muutosohjelmasta STM:n kysely: Maatalouslomituksen tuleva tietojärjestelmä -kysely sidosryhmille Kuntaliitto: Maakuntaidentiteetti - onko sitä? - havaintoja Kuntaliiton kuntalaiskyselyjen pohjalta Etelä-Pohjanmaa: Siirtyvien sopimusten DD-tarkastus Tilaisuuksia Valvira järjestää maakunta-areenan syys-lokakuun vaihteessa, jonka tavoitteena on tukea maakuntien välistä yhteistyötä ja edistää maakuntien omavalvontaa. Ehdotetut päivät koko päivän (10 16) kestävälle tapahtumalle olisi: to 27.9., ma 1.10. tai ke 3.10. Maakuntafoorumit. Ensimmäinen 13.6. teemalla Maakunnan johtamisen välineet Sitran Terveyskeskusten kilpailukyky ja ketjutus - hankkeen tilaisuudet: 14.6. klo 10 13 ja 23.8. klo 12 15. Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat ja huomioidaan niiden vaikutukset valmisteluun. Todettiin, että: Lausunnot ja kannanotot
MUISTIO 3 Puolueiden esityksen valtuustotyöskentelyn korvauksista pohjalta on tehty karkea laskelma, jonka mukaisesti korvaukset olisivat 120 000 180 000 euroa per vuosi. Asia menee poliittisen ohjausryhmän käsittelyyn ja se on otettava huomioon tulevan maakunnan budjettia hahmoteltaessa. Muita materiaaleja VM:n Integraation muutosohjelma keskittyy järjestäjän ja tuottajan yhteiseen toimintaan sote-puolella. Kaksi kokouspäivämäärää on jo tiedossa ja niihin on menossa sote-koordinaattori Sanna Natunen. Lisäksi Eksotesta nimetään henkilö. Tilaisuuksia Valviran järjestämän maakunta-areenan ehdotettujen päivämäärien osalta todettiin, että keskiviikko 3.10. olisi sopivin ajankohta tilaisuudelle. Maakuntafoorumissa 13.6. Matti Viialainen on puhumassa strategiasta. Maakuntafoorumeista vastaa Kuntaliitto, joka on kutsunut tilaisuuksiin laajasti kuntien ihmisiä. Syksyllä on tulossa useampia tilaisuuksia, joista ei ole vielä päivämääriä tiedossa. Sitran Terveyskeskusten kilpailukyky ja ketjutus -hankkessa on tällä hetkellä mukana seitsemän maakuntaa. Toiveena olisi saada kaikki maakunnat mukaan. Meiltä tilaisuuksiin jatkossa osallistuu Niina Ovaska (Eksote), ilmoitetaan kiinnostus hankkeeseen. Lisäksi keskusteltiin: Imatran kiinteistöjen myynti Attendolle oli iso ratkaisu, jolla on merkitystä kiinteistöihin sekä tulevan maakunnan palveluverkkoon. Yhteistyösopimus Imatran kaupungin sote-kiinteistöjen modernisoinnista on luettavissa täältä: https://kuntamfiles.saita.fi/kokoukset/imatra/9/43/517/view/9519. Eksoten vuokranantajaksi kiinteistöiden osalta vaihtuu Attendo. Eksoten budjetti on alijäämämäinen. Eksotessa on tehty noin 4,2 miljoonan säästöpäätökset ja tavoitteena on saada edelleen säästöjä ja tulonlisäyksiä alijäämän paikkaamiseksi. Kuntien kanssa on käyty neuvotteluja maksuosuuksista. Isoja säästöjä ei ole vuosibudjetoinnissa mahdollista saada. Budjettien osalta ratkaisut olisi saatava tehtyä tämän vuoden puolella, koska sillä on merkittäviä vaikutuksia maakunnan budjettiin. 5. Etelä-Karjalan ICT:n Katto-ohjelman tilannekatsaus Etelä-Karjalan maakuntauudistuksen ICT-projekteja valmistellaan erillisinä projekteina, joita on yhteensä noin 20. Vastuuvalmistelija Toni Suihko esittelee valmistelun tilanteen. Ohjausryhmien käynnistäminen alaprojekteihin on keskeisiä seuraavia toimenpiteitä. Maakunnalle on myönnetty rahoitus 620 keuron budjetille, jota voidaan käyttää väliaikaishallinnon alkuun saakka tai enintään sen aloituksen jälkeen enintään kuukauden ajan. Liitteessä 2 on esitelty tarkemmin tilannekatsaus sekä talouden toteuma.
MUISTIO 4 Väliaikaishallinnon vaiheessa (eduskunnan päätöksen jälkeen ennen valtuuston aloittamista) VM tulee myöntämään ICT-valmistelulle rahoituksen tarveharkinnan pohjalta. Maakunnat ovat eri tilanteissa ja rahoitustarve kohdentuu maakunnissa eri tavoin. Merkitään katsaus tiedoksi ja evästetään jatkovalmistelua sekä tulevia neuvotteluja. Merkittiin katsaus tiedoksi. Toni Suihko esitteli ICT:n Katto-ohjelman tilannekatsauksen. Noin 20 projektin projektisuunnitelmat valmistuvat toukokuun loppuun alkuperäisen rahoituspäätöksen mukaisesti. Ensi syksynä tehdään tarkempi suunnittelutyö, jota varten kesän jälkeen projektien ohjausryhmiin tullaan nimeämään asiantuntijajäseniä eri toimialoilta. Tarkoitus on, että mukana olisi noin 20 % IT-ihmisiä ja 80 % ihmisiä, jotka tuntevat ko. asiakokonaisuuden hyvin. Nimet tarvitaan kesäkuun alkuun mennessä ja pyydetään VATEn kautta. Vimana Oy on tällä hetkellä perustettu ja sen on tarkoitus hoitaa maakuntien hallintojärjestelmiä. Vimana on perustettu Valtorin (ministeriöiden yhteiset palvelut) mallin pohjalta. Käyttövelvoite Vimanan palveluille on valmisteilla. Vimana ei itse tuota, vaan järjestää palveluita. Käyttövelvoitteen sisältö ja sitovuus tulee tarkastella maakunnassa tarkemmin kun luonnos tulee lausunnolle. Käyttövelvoitteella voi olla vaikutusta Saitan palveluiden käyttöön jatkossa. Valtakunnantason SoteDigi Oy keskittyy sote-puolen järjestelmien kehittämiseen. 6. Kansainvälisten asioiden valmistelu Vaikka maakuntalain lakisääteisissä tehtävissä ei erikseen mainita kansainvälisiä asioita, ne liittyvät miltei kaikkiin tehtäviin jossain muodossa. Pelkästään maakunnan maantieteellinen sijainti oikeuttaa tiettyihin EU-ohjelmiin kuulumisen. Siirtyville organisaatioille lähetettiin kysely, jolla kartoitettiin tämän hetkistä kv.yhteistyön tilannetta ja tarpeita tulevaisuudessa. Lisäksi maakuntien kv.verkosto kokoontui 23.5. Lappeenrannassa ja tietoja muiden maakuntien tulevista suunnitelmista saatiin siellä. Kaikilla siirtyvillä organisaatioilla on kansainvälisyyteen liittyviä tehtäviä ja niistä muodostuneet verkostot sijoittuvat maantieteellisesti pääasiassa kahteen suuntaan: itään (Venäjä ja Aasia) ja Keski-Eurooppaan. Pohjoismaista yhteistyötä on jonkun verran, mutta sen lisäämiseen näyttäisi olevan mahdollisuuksia. Tällä hetkellä Etelä-Karjala ei ole jäsenenä missään Brysselissä toimivassa EU-toimistossa. Kuitenkin maakunnan organisaatioilla ja toimijoilla on laajoja kansainvälisiä verkostoja lähinnä hanketoiminnan tai EU-ohjelmien kautta. Käytettävissä olevat resurssit ja maakunnan tarpeet määrittävät, millaiseksi kv.yhteistyö muotoutuu jatkossa. Hankeyhteistyön jatkamiseen on sekä tarpeita että halukkuutta, mutta toimintaa voidaan myös ohjata ennalta vaikuttamiseen. Kv.yhteistyö on myös merkittävä mahdollisuus maakunnan ulkopuolelta tulevan rahoituksen hankkimisessa.
MUISTIO 5 Kansainvälinen yhteistyö voidaan organisoida tarpeiden mukaan ja kirjata osaksi maakunnan strategiaa, jolloin toimintaa voidaan ohjata ja sille asettaa tavoitteita samalla tavoin kuin muullekin maakunnan toiminnalle. Merkitään katsaus tiedoksi. Merkittiin katsaus tiedoksi. Päivi Ilves esitteli kansainvälisten asioiden valmistelua. Lakiesitykseen ei ole erikseen kirjattu maakuntien kansainvälisiä tehtäviä, mutta useisiin maakuntien pakollisiin ja lakisääteisiin tehtäviin sisältyy kansainvälinen aspekti. Kaikille uuteen maakuntaan siirtyville organisaatioille Etelä-Karjalassa sekä nykyisille maakuntien liitoille on tehty kysely kansainvälisistä tehtävistä. Kyselyn perusteella kaikilla on vähintään jossain määrin kansainvälisiä tehtäviä. Suurimmalla osalla kvtoiminta liittyy hanketoimintaan. Myös kv-verkostot ovat merkittäviä. Rahoituksen haun osalta verkostot ja verkostoyhteistyö ovat erityisen tärkeäitä, jotta rahoitusta saadaan. Tulevassa maakunnassa substanssitason osaaminen voi olla eri paikoissa, mutta esimerkiksi rahoitusasioissa olisi tärkeää, että apua olisi saatavilla konsernitasolla. Yhteistyö substanssiosaamisen ja konsernitason välillä täytyy olla riittävä. KV-asioihin liittyy myös paljon ylimaakunnallista toimintaa. Ylimaakunnallisen kv-toiminnan osalta on määriteltävä selkeästi, mikä on hallintoviranomaisen rooli ja kuinka vastuut maakuntien kesken jakautuvat. Tulevaan maakuntastrategiaan tulee kirjata kv-asiat (tavoitteet ja mittarit). Strategia antaa yhteisen suunnan maakunnan kv-asioiden suhteen. 7. Asiakastarve palvelumuotoilun internet-sivustojen käytössä Maakuntavalmistelun tueksi on kilpailutuksen tuloksena saatu Silver Planet palveluntuottajaksi selvittämään asiakastarpeita maakunnan tulevien nettisivujen käyttöä ajatellen. Maakunnan internet- sivustojen suunnittelun tueksi laadittavassa kartoituksessa haastatellaan asiakkaita, on toteutettu sähköinen kysely ja lisäksi kootaan maakuntaan siirtyvien organisaatioiden henkilöiden näkemyksiä. Kuullaan Silver Planetin Teija Hakaojan katsaus tilanteesta. Merkitään katsaus tiedoksi. Merkittiin katsaus tiedoksi. Teija Hakaoja Silver Planetilta esitteli maakunnan uusia verkkosivuja varten tehtävää esiselvitystä. Esiselvityksen on tarkoitus olla valmis kesäkuun lopussa. Materiaali on muistion liitteenä.
MUISTIO 6 Esiselvitystä on tehty palvelumuotoilun keinoin ja lähtökohta on ihmisissä, jotka verkkosivuja käyttävät. Tarkoitus on saada ymmärrys maakuntalaisista sekä heidän tilanteestaan ja tarpeistaan. Esiselvitysvaiheessa tunnistetaan käyttäjäryhmät ja käyttötarve. Tällä hetkellä kerätään aineistoja kyselyillä sekä haastattelemalla ihmisiä kesätorikiertueella. Verkkokyselyyn vastaajia oli 211, jonka pohjalta tehtiin muutamia nostoja, joita tarkennetaan haastatteluiden kautta. Verkkosivujen tekninen puoli on valmistelussa, mutta palvelumuotoilu tehdään sen pohjaksi. 8. Hallintosääntö Hallintosääntöluonnosta on käsitelty ja päivitetty sekä hallinto- ja henkilöstö- että konserni- ja strategiatyöryhmissä. Myös seminaareista on saatu täydennystä hallintosääntöluonnokseen. Materiaali on esityslistan liitteenä 3. Merkitään katsaus tilanteesta tiedoksi ja evästetään jatkovalmistelua. Merkitään katsaus tiedoksi. Päivi Ilves esitteli hallintosääntöluonnosta. Hallintosääntöpohjaa on valmisteltu valtakunnallisen mallin pohjalta. Luonnoksessa on huomioitu eri valmisteluryhmien esille nostamia näkemyksiä asioista. Luonnoksessa on vielä paljon epäselviä kohtia, joiden osalta linjaukset eivät ole vielä selvillä. Isoina asioina ovat auki mm. yhteistyömallit maakuntien ja kuntien kanssa. Hallintosääntö täytyy käydä tarkkaan läpi syksyllä, jolloin täytyy tarkastella yksityiskohdat mm. virkamiesten toimivalta jne. Hallintosääntöä on käytävä läpi myös poliittisessa ohjausryhmässä. Juha Willberg kutsuttiin mukaan hallinto- ja henkilöstötyöryhmän kokoukseen, jossa hallintosääntöä käsitellään. 9. Maakunnan talouden ja rahoituksen tilannekatsaus Olli Seppänen ja Liisa Mänttäri esittelevät talousvalmistelun tilannekatsauksen. materiaali on liitteenä 4. Muutosjohtaja Aija Tuimala kertoo lisäksi vuoden 2018 rahoituksesta ja sen käytöstä. Merkitään katsaus tilanteesta tiedoksi ja evästetään jatkovalmistelua. Merkittään tiedoksi. Olli Seppänen esitteli talouden ja rahoituksen tilannekatsauksen.
MUISTIO 7 Maakuntien yleiskatteelliseen rahoitukseen tuli Etelä-Karjalan osalta pieniä muutoksia verrattuna helmikuun laskelmiin, kun tarvekertoimet ja väestötiedot päivittyivät. Mahdollinen rahoituksen kasvu nykyiseen verrattuna vuonna 2025 tippui noin 1 miljoonalla, ollen noin 10 miljoonaa euroa. Nykyisissä laskelmissa ei ole huomioitu työmarkkinatukea eikä perustoimeentulotukea, mutta ne on tarkoitus huomioida myöhemmin laskelmissa. Rahoitusta tullaan tarkastelemaan jatkossa vuosittain ja alustavat laskelmat päivittyvät useampaan kertaan, joten luvut tulevat vielä muuttumaan. Vuoden 2019 talousarvio on todella tärkeä maakunnan aloittamisen kannalta ja se tulee vaikuttamaan vuoden 2020 kehitykseen. Talousarvion tulisi olla mahdollisimman lähellä toteumaa, jotta maakunnan rahoitus on oikealla tasolla vuodesta 2020 alkaen. Tämän hetken laskelmat perustuvat kuntien ilmoittamiin talousarviolukuihin. Eksoten mahdollisen alijäämän osalta käytiin keskustelua. Eksoten perustamissopimuksen mukaisesti alijäämää ei saa olla, jos kuntayhtymä purkaantuu. Myös uudistuksen lainsäädäntö lähtee samasta tavoitteesta. Jatkotyönä valmistaudutaan valtion raportointiin; millaista tietoa maakunta tarvitsee johtamisessa, suunnittelussa ja seurannassa. Ensi syksynä laaditaan koetalousarvio, jonka laadinnasta ohjeistus tuodaan myös VATEn käsittelyyn. Muutoskustannusten arviointi on elokuussa, jotta valtion kehysmenettelyssä voidaan ne huomioida. Muutosjohtaja Aija Tuimala kertoi lisäksi vuoden 2018 rahoituksesta ja sen käytöstä. Sole-kirjaukset eivät tällä hetkellä ole kunnossa kaikkien osalta. Sole-kirjaukset tulee tarkistaa ja kirjata täydentyneet tunnit 1.1. 31.5.2018 väliltä 8.6. mennessä. Solekirjaukset ja niiden vaikutukset budjettiin käydään läpi VATEssa 14.6.2018. Kululistaa on olemassa ja hankintoja tehdään budjetin puitteissa syksyä ajatellen. Mahdolliset käyttämättä jääneet avustusrahat palautetaan valtiolle. Syksyn rahoitus näyttää hyvältä ja mahdollistaa lisärekrytoinnit sekä nimettävien valmistelijoiden asiantuntijakorvaukset, mikäli lainsäädäntö hyväksytään. Väliaikaishallinnolle avataan pankkitili. Eri pankeilta pyydetään tarjoukset pankkitilin ehdoista ja Päivi Ilves hoitaa asiaa. 10. Muut asiat Imatran ympäristötoimen yhteyshenkilö on muuttunut eläköitymisen myötä. Tehtävät on nyt jaettu siten, että Anna-Maija Wikström on vs. ympäristöjohtaja ja Jorma Korttinen on vs. terveysvalvonnan johtaja. Aiempi johtaja Sirpa Suur-Hamari oli osallistujana myös seurantaryhmässä, vaihdos huomioidaan maakuntauudistuksen yhteydenpidossa jatkossa. Seuraavassa kokouksessa 7.6. pela ja varautuminen, ESR-hanke Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä-Karjalassa, NHGn tiekartta sekä raporttiluonnos. 28.6. kokous alkaa klo 9.30. 2.8. Kokous- ja oopperamatka Savonlinnaan. Aikataulutus päivälle on pitkälti valmiina ja se jaetaan osallistujille lähiaikoina.
MUISTIO 8 Viitaten lehtikirjoituksiin: Lastensuojeluilmoitusten määrä on suhteellisten korkea Lappeenrannassa. Osin syy ilmoitusten prosentuaaliseen suureen määrään on matala ilmoituskynnys, jota on korostettu mm. koulutuksissa. Vastaavasti huostaanottoluku ei ole niin huolestuttava. Kaikki ilmoitukset eivät johda lastensuojelutoimenpiteisiin, mutta toimivat huolen ilmaisuna. 11. Kokouksen päättäminen Kokous päättyi klo 11.58.