FinELibin toimintasuunnitelma 2013

FinELibin toimintasuunnitelma 2013 1. Johdanto... 1 2. FinELibin perustehtävä ja strategiset päämäärät... 2 2.1. Infrastruktuurihaku... 2 3. Aineistohankinta... 2 3.1. Aineistoneuvottelut... 2 3.2. Irtaantumislauseke... 3 3.3. Kotimaisten aineistojen saatavuus... 3 3.4. Organisaatioiden yhdistymiset... 3 3.5. Bibliometriikkatehtävät... 3 3.6. Lisensioinnin rakenteellisen kehittämisen pilotit... 4 3.7. Uusien aineistojen valintaprosessin uudistus... 4 4. Tuki konsortion jäsenille... 4 4.1. Mallisopimus ja muistilistat, sopimusworkshop... 4 4.2. Tilastoinnin kehittäminen... 5 4.3. Teknisten ongelmien selvittäminen kustantajien kanssa: prosessin tarkistus... 5 5. Konsortion toiminnan koordinointi... 5 5.1. ohjausjärjestelmän toiminta... 5 5.2. Yhteistyön suunnittelu yleisten kirjastojen konsortion kanssa... 5 5.3. Uudet asiakkaat... 6 6. Koulutukset ja viestintä... 6 6.1. koulutukset jäsenorganisaatioille... 6 6.2. asiakastapaamiset... 6 6.3. Viestintä... 6 6.4. Konsortion yhteinen verkkofoorumi... 6 1. JOHDANTO Vuonna 2013 jatketaan FinELib-konsortion strategian toteuttamista. Konsortion palvelujen ja työnjaon uudistuksesta päätetään alkuvuodesta 2013 ja uudistustyö aloitetaan vuonna 2013. (LIITE 1). Vuonna 2013 jatketaan myös konsortion e-kirjaprojekteja (ereading, e-kirjapaketit yleisille kirjastoille ja ammattikorkeakouluille), joiden tavoitteena on saada kotimaisia e-kirjoja kirjastojen 1

asiakkaiden käyttöön. Vuoden 2013 alusta lukien Nelli-palvelut ovat Kansalliskirjastossa tiedonhallinnan ohjausryhmän ohjauksessa. 2. FINELIBIN PERUSTEHTÄVÄ JA STRATEGISET PÄÄMÄÄRÄT FinELib on aktiivinen osa suomalaisen tietoyhteiskunnan infrastruktuuria. FinELib hankkii e-aineistoja kilpailukykyisesti, varmistaa laadukkaiden ja monipuolisten e-aineistojen saannin sekä edistää niiden käyttöä tutkimuksessa, opetuksessa, oppimisessa ja yleisessä tiedon saannissa. Päämäärät: Toimintamallit tukevat konsortion jäsensektoreiden tarpeita - Uudistetaan e-kirjojen hankintamalleja - Edistetään kotimaisten aineistojen tarjontaa - Arvioidaan ja uudistetaan konsortion palveluja ja työnjakoa Konsortion tarpeita vastaavat tietoyhteiskunnan palvelut - Edistetään e-aineistojen käyttöä - Vaikutetaan julkaisualan hinnoittelu- ja palvelumalleihin - Edistetään tiedon avointa saatavuutta - Vaikutetaan rahoittajiin sekä tiede- ja kulttuuripolitiikkaan Toiminta perustuu huippuosaamiseen - Hyödynnetään koko konsortion asiantuntemusta - Luodaan strategisia kumppanuuksia - Osallistutaan toimialan kannalta merkittäviin kansallisiin ja kansainvälisiin foorumeihin, hankkeisiin ja aloitteisiin - Vahvistetaan konsortion roolia tutkimuksen arvioinnin tukena 2.1. INFRASTRUKTUURIHAKU FinELib on tehnyt aiehakemuksen Suomen Akatemian kansalliseen tutkimusinfrastruktuurihakuun ja on hyväksytty haun toiseen vaiheeseen. Kevään aikana FinELib tekee hakemuksen tiekartan toiseen vaiheeseen, tavoitteena on päästä tiekartalle myös tulevalla kaudella. FinELib jättää hakemuksen myös Suomen Akatemian Tutkimusinfrastruktuurihakuun (FIRI 2013). Tavoitteena on saada rahoitusta takautuvien aineistojen hankintaan. Tavoite vuoden lopussa: molemmat hakemukset on hyväksytty. 3. AINEISTOHANKINTA 3.1. AINEISTONEUVOTTELUT 2

Vuonna 2013 päättyy 64 aineiston sopimus ja näistä palveluyksikkö käynnistää uusintaneuvottelut. Neuvoteltavissa aineistoissa on mukana muutama iso lehtipaketti. Neuvotteluissa tavoitteena on löytää vaihtoehtoja lehtipakettien jatkuvasti kohoaville kustannuksille. Valmistelussa otetaan huomioon myös tulevina vuosina uusintaan tulevien isojen lehtipakettien neuvottelut. Tavoite vuoden lopussa: aineistosopimukset on neuvoteltu ja aineistot ovat asiakasorganisaatioiden käyttäjien käytössä. 3.2. IRTAANTUMISLAUSEKE Pyritään neuvottelemaan vuonna 2013 solmittaviin monivuotisiin sopimuksiin yleinen irtaantumislauseke. Irtaantumislauseke ei saa nostaa aineiston hintaa eikä irtaantuminen saa vaikuttaa muiden tilaajien hintaan. Lausekkeeseen voidaan hyväksyä erityisehtoja, esim. lausekkeen soveltaminen silloin kun organisaatio on vakavissa taloudellisissa ongelmissa. Tavoite vuoden lopussa: Irtaantumislauseke on saatu neuvoteltua mahdollisimman moneen sopimukseen. 3.3. KOTIMAISTEN AINEISTOJEN SAATAVUUS Selvitetään, millaista kotimaista aineistoa konsortion organisaatiot tarvitsevat (ks. aineistovalintaprosessi) ja suunnitellaan, millä keinoin konsortio voisi vaikuttaa näiden aineistojen saatavuuteen. Käytetään hyväksi vuonna 2012 ereading- ja e-kirjakilpailutusprojekteista saatuja kokemuksia. Vuonna 2013 ereading-hankkeessa tavoitteena on löytää malleja joilla kotimaiset kustantajat voivat tarjoat e-kirjoja yleisille kirjastoille. Osallistutaan ereading-hankkeeseen vuonna 2013. E-kirjakilpailutuksessa yleisten kirjastojen ja amkkirjastojen käyttöön hankitut kirjat ovat kirjastojen käytössä vuonna 2013, ammattikorkeakouluissa kesäkuun loppuun saakka ja yleisissä kirjastoissa vuoden 2013 loppuun saakka. Kerätään kokemusta e-kirjojen käytöstä kirjastoissa. Tavoite vuoden lopussa: Aineistotarpeet on selvitetty ja on käynnistetty kokeilu, jossa haluttuja aineistoja pyritään saamaan kirjastojen asiakkaiden käyttöön. ereading-hankkeessa on pilotoitu hankintamalleja ja uusien e-kirjanimekkeiden kirjastokäyttöä ja luotu edellytykset e-kirjojen kaupalliseen tarjontaan kirjastoille. Mahdollisimman moni yleisistä kirjastoista ja ammattikorkeakouluista on asettanut e-kirjapaketin nimekkeet asiakkaiden käyttöön. 3.4. ORGANISAATIOIDEN YHDISTYMISET Selvitetään yhdistyvien organisaatioiden aineistotarpeet, solmitaan palvelusopimukset uusien organisaatioiden kanssa ja hankitaan uusien organisaatioiden tilaamat aineistot. Tavoite vuoden lopussa: Uusilla organisaatioilla ja kunnilla on käytössään haluamansa FinELibaineistot. 3.5. BIBLIOMETRIIKKATEHTÄVÄT FinELibin palveluyksikkö on neuvotellut opetus- ja kulttuuriministeriön käyttöön Thomson Reutersin Web of Sciencen ja Elsevierin Scopuksen raakadata-aineistot korkeakoulujen julkaisutoiminnan arviointia varten. CSC tuottaa raakadatasta bibliometriikkapalveluita OKM:lle ja ostaa raakadataan liittyvät kustantajien kanssa käytävät sopimusneuvottelut FinELib- 3

palveluyksiköltä. Palveluyksikkö neuvottelee OKM:lle raakadatapäivitykset ja Suomen Akatemialle käyttöoikeuden. Tavoite vuoden lopussa: OKM:llä on käytössään Web of Sciencen ja Scopuksen raakadatan päivitykset. Suomen Akatemialla on mahdollisuus käyttää raakadata-aineistojen analyyseja. 3.6. LISENSIOINNIN RAKENTEELLISEN KEHITTÄMISEN PILOTIT Jatketaan vielä käynnissä olevat lisensioinnin rakenteellisen kehittämisen pilotit loppuun saakka ja tehdään johtopäätökset. Tavoite vuoden lopussa: Kaikki pilotit on saatettu päätökseen, raportit laadittu ja käsitelty konsortiossa sekä otettu huomioon konsortion toiminnan suunnittelussa. 3.7. UUSIEN AINEISTOJEN VALINTAPROSESSIN UUDISTUS Toteutetaan uusien aineistojen valintaprosessi verkkoympäristössä ensimmäisen kerran ja kerätään siitä palautetta. Arvioidaan ja kehitetään kokemusten, keskustelujen ja palautteen perusteella työkaluja, äänestystapaa ja valintakriteerejä. Tavoite vuoden lopussa: Uusien aineistojen valintaprosessi on testattu, arvioitu ja kehitetty. Valintaprosessin avulla neuvoteltaviksi valikoituvat mahdollisimman hyvin konsortion tarpeita vastaavat aineistot. 3.8. SCOAP3 FinELib osallistuu kansainväliseen CERNin koordinoimaan SCOAP3-hankkeeseen, jonka tarkoituksena on muuttaa suurenergiafysiikan (High Energy Physics, HEP) keskeiset lehdet Open Access-julkaisuiksi. SCOAP3-hankkessa luodaan malli, jolla suurenergiafysiikan keskeiset lehdet ovat avoimesti kaikkien saatavilla kansainvälisen konsortion tuella eikä tilaus- tai yksittäisiä kirjoittajamaksuja ko. lehdistä makseta. Kunkin maan maksuosuus vuosiksi 2014-2016 perustuu ko. maan julkaisumääriin suurenergiafysiikan lehdissä tiettynä vuonna. SCOAP3-konsortio perustetaan vuonna 2013. FinELib on SCOAP3-konsortion kansallinen yhteyspiste, jossa tehdään FinELibin osalta laskelmat vähennettävistä tilausmaksuista sekä sovitaan alan tutkimusta tekevien yliopistojen kanssa hankkeen kustannustenjaon periaatteista FinELibin sisällä sekä tuloutetaan FinELibin maksuosuus CERNiin ja laskutetaan osuudet alan tutkimusta tekeviltä yliopistoilta. Tavoite vuoden lopussa: FinELib on SCOAP3-konsortion jäsen, hankkeen tilausmaksuvähennykset ja FinELib-konsortion sisäinen kulujen jakoperiaate on vahvistettu ja hallinnointi toteutettu. 4. TUKI KONSORTION JÄSENILLE 4.1. MALLISOPIMUS JA MUISTILISTAT, SOPIMUSWORKSHOP 4

Laaditaan mallisopimus ja muistilista organisaatioiden omaa e-aineistohankintaa varten. Järjestetään sopimusworkshop, jossa konsortion jäsenet voivat keskustella ja pohtia yhdessä sekä palveluyksikön kanssa suoriin sopimuksiin liittyviä kysymyksiä. Tavoite vuoden lopussa: Konsortion jäsenillä on käytössään ensimmäinen mallisopimus sekä muistilista omaa e-aineistohankintaa varten. Sopimusworkshop on pidetty. 4.2. TILASTOINNIN KEHITTÄMINEN Keskustellaan konsortiossa e-aineistojen käyttötilastoinnin ongelmakohdista ja kartoitetaan mahdollisuuksia niiden korjaamiseksi. Selvitetään mahdollisuudet Haltin tilastoraporttien kehittämiseen ja otetaan tilastojen automaattisen siirron SUSHI-protokolla käyttöön muutaman SUSHI-yhteensopivan kustantajan kanssa. Tavoite vuoden lopussa: On selvitetty Haltin tilastoraportin kehittämisen mahdollisuudet sekä tilastointiin liittyvät ongelmakohdat ja otettu ongelmat esiin neuvotteluissa kustantajien kanssa. Muutaman kustantajan aineistot saadaan Halti-tietokantaan automaattisesti SUSHI-protokollaa hyödyntäen. 4.3. TEKNISTEN ONGELMIEN SELVITTÄMINEN KUSTANTAJIEN KANSSA: PROSESSIN TARKISTUS Prosessi teknisten ongelmien selvittämiseksi tarkistetaan sekä palveluyksikön ja konsortion jäsenten vastuut selkeytetään. Tavoite vuoden lopussa: Teknisten ongelmien selvittämiselle on tehty selkeä ja erilaisiin tilanteisiin mukautuva prosessi ja ohjeistus, josta on tiedotettu konsortion jäsenille. 5. KONSORTION TOIMINNAN KOORDINOINTI 5.1. OHJAUSJÄRJESTELMÄN TOIMINTA Ohjausryhmän ja uusien konsortion asiantuntemusta hyödyntävien työryhmien toiminta käynnistetään. Kootaan konsortion palaute ohjausryhmän ja työryhmien toiminnasta vuoden lopussa. Tavoite: Uuden ohjausryhmän toimintatavat on sovittu ja palaute toiminnasta koottu. Ad hoc työryhmien toiminta on arvioitu. 5.2. YHTEISTYÖN SUUNNITTELU YLEISTEN KIRJASTOJEN KONSORTION KANSSA Yleisten kirjastojen konsortio on perustettu. Seurataan yleisten kirjastojen konsortion käynnistymistä. Käydään keskusteluja konsortion toiminnasta ja tehtävistä yleisten kirjastojen konsortion kanssa. Tavoite vuoden lopussa: Yleisten kirjastojen konsortion kanssa on keskusteltu työnjaosta ja yhteistyöstä. Yhteistyöstä sovitaan siltä osin kuin yleisten kirjastojen konsortio on siihen valmis vuonna 2013. 5

5.3. UUDET ASIAKKAAT Käydään konsortioon liittymisneuvottelut mahdollisten uusien asiakkaiden kanssa. Tavoite vuoden lopussa: Palvelusopimukset on solmittu niiden asiakkaiden kanssa joiden osalta konsortiojäsenyyden edellytykset täyttyvät. 6. KOULUTUKSET JA VIESTINTÄ 6.1. KOULUTUKSET JÄSENORGANISAATIOILLE Palveluyksikkö järjestää aineistopäivän, sopimusworkshopin ja SFX Collection Tool -koulutuksen sekä kirjastoverkkopäivän ja asiantuntijatapaamisia yhdessä muiden kirjastoverkkopalveluiden kanssa. Kustantajien verkossa toteutettavia aineistokoulutuksia hyödynnetään. 6.2. ASIAKASTAPAAMISET Palveluyksikkö jatkaa asiakasvierailujaan ajankohtaisista aiheista. Tapaamisia voidaan järjestään myös verkon välityksellä. 6.3. VIESTINTÄ Palveluyksikkö viestii konsortion jäsenille FinELibin nettisivujen, ekstranetin ja Halti-tietokannan kautta. Ekstranettiä hyödyntämällä pyritään parantamaan erityisesti neuvottelujen aikaista viestintää. Viestinnässä hyödynnetään lisäksi kirjastoverkkopalvelujen uutiskirjettä ja Kansalliskirjaston tapahtumia, kuten Aineistopäivää, kirjastoverkkopalvelujen asiantuntijaseminaareja sekä Kirjastoverkkopäiviä. Konsortion jäseniltä myös kerätään palautetta erilaisin kyselyin. 6.4. KONSORTION YHTEINEN VERKKOFOORUMI Luodaan konsortion jäsenorganisaation yhteyshenkilöille rajattu verkkofoorumi, joka helpottaa konsortion yhteistyötä ja asiantuntijuuden jakamista. Verkkofoorumin kautta voidaan viestiä ajankohtaisista asioista, käydä keskusteluja e-aineistojen hankintaan liittyvistä aiheista sekä jakaa ohje- ja koulutusmateriaalia. Tavoite vuoden lopussa: Konsortiolla on käytössään yhteistyöfoorumi verkossa ja FinELibin ekstranetin sisältö on siirretty yhteistyöforumille. 6

LIITE 1 (FinELibin toimintasuunnitelmaan 2013): FINELIB-KONSORTION UUDISTUS FinELib-konsortion uudistus 7.2.2013 Esitys FinELib-konsortion ohjausryhmälle 26.3.2013 SISÄLTÖ 1. Johdanto... 8 2. Ydintoiminnot... 8 3. Uudistusehdotukset... 9 3.1 Aineistohankinta... 9 1.1.1. 3.1.1 Keskitetty aineistohankinta... 9 1.1.2. 3.1.2 Konsortiohankintojen käyttöön liittyvät kysymykset... 11 1.1.3. 3.1.3 Jäsenien suoran e-aineistohankinnan tukeminen... 12 1.1.4. 3.1.4 Keskitetyn hankinnan piiriin haluttavien uusien aineistojen valinta... 14 3.2 Halti... 14 3.3 Yhteistyöfoorumi verkkoon... 15 3.4 Tilastot... 16 3.5 Yhteistyö yleisten kirjastojen e-hankintakonsortion kanssa... 16 4. Poisjäävät keskitetyt tehtävät... 17 Liite 1: Toimenpiteiden aikataulutus 2013-2015... 18 Liite 2: FinELin konsortion nykyiset toiminnot... 20 7

1. JOHDANTO FinELib-konsortion palvelujen ja toiminnan arviointi- ja uudistamisprojektin tavoitteena on tehdä FinELib-konsortiosta yhä paremmin jäseniään palveleva kokonaisuus. Projektissa: - määritellään mitä palveluita konsortion toimintaan kuuluu - arvioidaan konsortion tulevaisuuden työnjakoa ja palveluiden kohdistamista eri ryhmille - etsitään toimivia yhteistyön muotoja asiantuntemuksen jakamiseksi. Projektin neljä sektorikohtaista työryhmää kokosivat esityksensä FinELib-konsortion toiminnasta ja esitykset olivat kirjastoverkon kommentoitavissa syyskuussa 2012. Työryhmien esitysten pohjalta on koottu tämä yhteinen esitys, jossa esitetään toiminnan painopisteet, uudistustarpeet ja uudistusten aikataulu sekä hahmotellaan toimia niiden toteuttamiseksi. Uudistusten toteutus jakaantuu useammalle vuodelle ja määritellään tarkemmin vuosittaisen toimintasuunnittelun yhteydessä. Konsortion tulevaisuuden kannalta on tärkeää, että toiminta kehittyy jatkuvasti ja pystyy vastaamaan konsortion jäsenien tarpeisiin ja muuttuvan lisensiointiympäristön vaatimuksiin. Siksi uudistustyön yhtenä tavoitteena on mahdollistaa entistä parempi konsortion sisäinen yhteistyö aineistohankinnan kehitysprojekteissa. Konsortion toiminnan kautta ja yhteisen neuvotteluvoiman avulla jäsenet voivat vaikuttaa e-aineistokentän tärkeisiin kysymyksiin, kuten e-aineistojen hinnoitteluun, saatavuuteen ja käyttöehtojen kehittymiseen. Konsortion hallintoa uudistetaan siten, että konsortion toimintaa ohjaavana ryhmänä toimii vuoden 2013 alusta ohjausryhmä. Konsortioryhmän toiminta loppuu. Konsortion asiantuntemusta hyödynnetään ad hoc ryhmien muodossa. Ad hoc ryhmiä perustetaan asioiden valmisteluun tarpeen mukaan ja ryhmiin kootaan konsortion jäsenistä kunkin ryhmän tehtävän kannalta tarvittava asiantuntemus. Ryhmien perustamisesta tiedotetaan konsortion jäsenille, jotta jäsenet voivat ehdottaa asiantuntijoita ryhmiin. Ryhmien työskentely voi tapahtua verkossa. Ryhmien työskentelyn tuloksista tiedotetaan konsortion jäsenille mahdollisuuksien mukaan jo työskentelyn aikana. Tarkemmin konsortion hallinnollista uudistusta on esitelty konsortioryhmän ja ohjausryhmän kokouksissa vuonna 2012. Vuoden 2013 alusta lukien Nelli-palvelut ovat Kansalliskirjastossa tiedonhallinnan ohjausryhmän ohjauksessa. Tässä dokumentissa konsortiolla tarkoitetaan koko FinELib-konsortiota mukaan lukien jäsenet ja palveluyksikkö. Kun tarkoitetaan vain palveluyksikköä, se mainitaan erikseen. 2. YDINTOIMINNOT 8

Työryhmiä pyydettiin arvioimaan konsortion nykyisiä toimintoja (ks liite 2) ja määrittelemään, mitkä ovat jatkossa konsortion kannalta olennaisimpia asioita eli ydintoimintoja. Työryhmien esityksissään määrittelemät konsortion ydintoiminnot: Aineistojen hankinta (ml. neuvottelut, sopimukset, kilpailutus, aineistojen käyttöön saattaminen, kv. yhteistyö) ja laskutus Lisensiointiperiaatteet, niiden kehittäminen ja lisensiointiosaamisen jakaminen Käyttötilastot Halti ja muut yhteistyön välineet Työryhmät eivät tuoneet ydintoimintojen piiriin mitään täysin uutta toimintaa, mutta esittivät ydintoimintojen alueille useita uudistuksia, joita käsitellään kohdassa 3. Erityisesti aineistonhankinnan alueella toivottiin toiminnan laajentamista. Työryhmät esittivät, että eräitä nykyisiä toimintoja ei enää toteuteta konsortion keskitettyinä palveluina (kohta 4). Tavoitteena on vapauttaa näistä toiminnoista resursseja, joilla voidaan toteuttaa uudistuksessa tärkeäksi nähtyjä toimintoja. 3. UUDISTUSEHDOTUKSET Uudistusehdotuksiin on koottu työryhmien esiin nostamat kehittämis- ja uudistustarpeet sekä ehdotuksia toimenpiteiksi. 3.1 AINEISTOHANKINTA 3.1.1 KESKITETTY AINEISTOHANKINTA Kirjastosektoreita pyydettiin määrittelemään, mitä palveluita konsortion tulisi tarjota keskitetysti ja tuleeko konsortion tuottaa erilaisia palveluita eri sektoreille ja/tai ryhmille. Ryhmien esityksissä nähtiin tärkeänä, että konsortion eri ryhmille on tarjolla erilaisia aineistoja keskitetyn hankinnan kautta. Isot lehtipaketit ovat tärkeitä, mutta myös tieteenalakohtaiset aineistot, kotimaiset aineistot ja ammatillinen aineisto nousivat esiin. E-aineistojen hintojen nousu nähtiin erityisen vaikeana ongelmana. Aineistohankinnan malleilta ja prosessilta toivottiin joustavuutta ja vaihtoehtoisia hankintamalleja, jotka myös mahdollistaisivat kustannussäästöjä. A. Keskitetysti hankittavat aineistot 9

Isot monitieteiset paketit Toimenpiteet; Etsitään keinoja alentaa isojen pakettien kustannuksia Etsitään vaihtoehtoja isoille pakettiratkaisuille (esim. pay-perview, puitemallit) Tieteenalakohtaiset / erikoistuneet aineistot Toimenpiteet: o Selvitetään yhdessä kirjastojen kanssa, onko saatavissa yhdenmukaisia vuosittain päivittyviä tieteenala/oppialakohtaisia käyttäjälukuja, joita voitaisiin käyttää apuna neuvotteluissa (esim. Vipusen tieteenalaluokittelu) o Etsitään vaihtoehtoisia hankintatapoja (esim. puitemallit) Kotimaiset, ammatillinen aineisto Toimenpiteet: o Aineistojen valintaprosessin uudistus (kohta 3.1.4) o Kartoitetaan kotimaisten e-aineistojen tarvetta keskustelutilaisuuden kautta -> päätetään toimenpiteistä o ereading- ja e-kirjakilpailutushankkeiden arviointi ja kokemusten hyödyntäminen o selvitetään työnjako yleisten kirjastojen oman konsortion ja FinELibin aineistohankinnan välillä, ks. kohta 3.5 Arvioidaan aineistojen konsortiohyöty Toimenpiteet: identifioidaan aineistot, joissa konsortiona saatu hintahyöty on vähäinen selvitetään tilaajakonsortion minimikoko ja tehdään tarvittaessa esitys minimikoon muuttamisesta B. Aineistojen hankintaprosessi: Aineistot nopeammin käyttöön Toimenpide: o Tiedotus mahdollisuudesta tilata suoraan kustantajalta o Tutkitaan mahdollisuutta automatisoida kesken vuoden tilaamista Irtautuminen sopimuksesta kesken kauden Toimenpide: Pyritään neuvottelemaan sopimuksiin irtaantumislauseke o ei saa nostaa aineiston hintaa o ei saa vaikuttaa muiden hintaan 10

o Lisensiointiperiaatteet: FTE-luku ja hinnoittelumallit: Hinnoittelumallit: kriteerinä esim. että organisaatio vakavissa taloudellisissa ongelmissa Toimenpide: Selvitetään seuraavien lisensiointiperiaatteiden osalta mitä konsortiosopimuksissa pitää olla: o Tulostus esim. hakemistotyyppisessä aineistossa o Pitkäaikaiskäyttö o Tilastot o Tiedon louhinta (Data mining) Toimenpiteet: o Selvitetään mahdollisuus saada ja käyttää tieteenalakohtaisia käyttäjämääriä ja voidaanko niitä käyttää neuvotteluissa o Yleisten kirjastot: selvitetään mahdollisuus saada kirjastokorttien määrä selville keskitetysti ja voidaan lukuja käyttää neuvotteluissa (yleisten kirjastojen tilastot?) Toimenpide: Tiedotus kustantajien hinnoittelumalleista ja konsortion kustannustenjakomallista C. Uusien aineistohankinnan tapojen kehittäminen Uudet mallit, esim.: Pay-per-view Puitesopimukset PDA (patron driven acquisition) Toimenpiteet: Ohjausryhmä tekee toimintasuunnitelman yhteydessä päätöksen palveluyksikön esittämistä kehitysprojekteista o Tarvittaessa aineistokohtaisista malleista keskustelu tilaajien kanssa Yhteiskirjastojen e-aineistohankinta Toimenpiteet: Tritonian pilotin tulosten esittely ja keskustelutilaisuus ja mahdolliset jatkotoimenpiteet 3.1.2 KONSORTIOHANKINTOJEN KÄYTTÖÖN LIITTYVÄT KYSYMYKSET A. Aineistokoulutukset: Konsortion yhteisten, palveluyksikön koordinoimien, aineistokoulutuksien järjestämistä tulee arvioida ja kehittää, sillä nykyiset yhteiset koulutukset eivät aina vastaa ajallisesti tai sisällöllisesti jäsenten tarpeeseen. 11

Toimenpiteet: Tutkitaan erilaisia vaihtoehtoja aineistokoulutusten kehittämiselle: Erityyppiset aineistot/eritasoiset koulutukset verkon kautta palveluyksikön koordinoimana Kustantajien verkkokoulutusten hyödyntäminen Jäsenten järjestämät koulutukset: mahdollisuus myös muille osallistua (esim. koulutuskalenteri yhteiselle verkkoalustalle jne.) B. Teknisten ongelmien selvittäminen kustantajien kanssa: Tavoitteena nopeuttaa ja yksinkertaistaa prosessia i. Toimenpide: Prosessin tarkistus ja ohjeistus 3.1.3 JÄSENIEN SUORAN E-AINEISTOHANKINNAN TUKEMINEN Konsortion uudistustyössä on esitetty kehitettäväksi toimintatapoja, joilla tuettaisiin konsortion jäsenien suoraa aineistohankintaa, esim. koulutusta ja tukea sopimusten laadintaan. Lisäksi toivottiin, että kustantajilla olisi keskitetty väylä yhteydenottoihin konsortion kautta. Ehdotettuja toimia on koottu tähän kappaleeseen. Työryhmien työssä esitettiin myös, että organisaatiokohtaista juridista konsultointia voisi saada tai ostaa maksullisena palvelutoimintana. Tällaista toimintaa on kuitenkin erittäin vaikea järjestää palveluyksikön resursseilla siten, että siitä koituisi asiakkaalle todellista hyötyä. Yksittäisen sopimuksen käsittelyyn menee tyypillisesti vähimmilläänkin useita tunteja ja toisaalta yksi käsittely ei yleensä riitä, koska harvoin lisenssin myyjä hyväksyy ostajan ehdotukset sellaisenaan. Organisaatioiden tarpeet sopimuksille ovat myös erilaisia ja tapauskohtaisia. Siksi tämä ehdotus on jätetty pois ehdotusten listalta. Asiakaskohtaisen juridisen konsultoinnin sijaan pyritään kehittämään muunlaisia tuen muotoja, joissa pystytään auttamaan useaa asiakasta yhtäaikaisesti. Toimenpide-ehdotukset jäsenien suoran e-aineistohankinnan tukemiseksi: A. Sopimusten ja neuvottelujen tukimateriaalit jäsenien käyttöön. Materiaalit päivitetään tarpeen mukaan kerran vuodessa: o neuvottelujen muistilista (mistä fte-luvut ym.) sopimusten muistilista o mallisopimukset käyttöohjeineen suomi ja englanti tarvittaessa sektorikohtaisuus eri aineistotyypit pyritään kehittämään liite, jota voisi käyttää kun neuvottelee lisenssin laajentamisesta tietylle joukolle 12

o osaorganisaatiolisensioinnin muistilista o talousmateriaali (kootut talousluvut, esim. inflaatio, julkisen sektorin tilanne) o kilpailuttamisdokumentit B. Lisensiointikoulutus o perusasioiden/ajankohtaisten asioiden läpikäyntia ja workshop-työskentelyä C. Palveluyksikön tuki suoriin sopimuksiin o Sopimukset, joita moni konsortion jäsen neuvottelee, tai joista muuten on kiinnostunut usea konsortion jäsen ehdotukset verkkofoorumin kautta yhteinen tilaisuus, jossa katsotaan ongelmakohtia o o avoin kaikille aineistosta kiinnostuneille konsortion jäsenille Tilaisuuksia esim. 4 per vuosi, kussakin käsitellään workshop-työskentelynä sopimuksia jäsenet voivat päättää tilaisuudessa, miten yhteistyötä jatketaan kukin neuvottelee yksin neuvottelevat yhdessä, joku ottaa mahdollisesti vetovastuun Verkkofoorumi, jossa mahdollisuus jakaa kysymyksiä ja kokemuksia neuvotteluista ja sopimuksista (ks. myös kohta 3.4) Kustantajien tarjoukset konsortion yhteisen foorumin kautta o Tavoitteet: Tarjotaan kustantajille mahdollisuus tehdä tarjouksia yhden kanavan kautta kaikille konsortion jäsenille kustantajille väylä konsortion jäsenien luo ilman yhteydenottoja yksittäisiin jäseniin Tuetaan konsortion jäsenten omaa aineistohankintaa yhdenmukaistamalla kustantajien tekemiä tarjouksia o määrämuotoiset tiedot tarjouksesta (esim. käyttöehdot yhdenmukaisella tavalla esitettyinä), jolloin konsortion jäsenten ja palveluyksikön on helpompi arvioida ja vertailla tarjouksia tarjoamalla konsortion jäsenorganisaatioille foorumi, jossa konsortion jäsenet voivat o vertailla kustantajien konsortion jäsenorganisaatioille tekemiä suoria tarjouksia o kommentoida ja keskustella tarjouksista o arvioida mitkä aineistot kiinnostavat konsortion muita jäseniä ja mikäli aineistosta on muitakin kiinnostuneita, hankkia aineistoja yhteistyössä toisten kiinnostuneiden organisaatioiden kanssa tai mikäli kiinnostusta on tarpeeksi, esittää aineistoa palveluyksikölle, joka voi aloittaa konsortiotason neuvottelut. o tarkastella arkistoituja tarjouksia 13

3.1.4 KESKITETYN HANKINNAN PIIRIIN HALUTTAVIEN UUSIEN AINEISTOJEN VALINTA FinELib-konsortion kautta hankittavien uusien aineistojen valintaprosessi halutaan uudistaa siten, että uusien aineistojen valinta nykyistä on nopeampaa ja joustavampaa ja siihen on helpompi osallistua. Toimenpiteet: Uusien aineistojen valintaprosessin luonnos 1) Konsortion jäsenet tuottavat kiinnostavien aineistojen kuvauksia verkkoon. a. Aineiston kuvaus lomakkeen/sivupohjan kautta, ml. peruskuvaus, nimi, www-osoite, konsortiohyödyt (esim. hinta, sopimusehdot, vain konsortiolle tarjolla olevat piirteet (esim. yksittäiset e-kirjat, joita ei muuten tarjota)) + koekäyttö b. Muille mahdollisuus kommentoida, antaa lisätietoja jne. i. Peukutus tms. tapa, jolla voi epävirallisesti ilmaista, että aineisto kiinnostava 2) Virallinen äänestys: Halutaanko aineisto keskitettyyn hankintaan a. Aikataulu: Maaliskuu ja syyskuu b. Organisaatio voi äänestää useampaa aineistoa mutta vain kerran (ei useampaa ääntä per organisaatio) i. Yhteiskirjastoissa, maakuntakirjastoissa ja kimpoissa voidaan sopia, että joku äänestää kaikkien organisaatioiden puolesta. Jokainen organisaatio lasketaan omaksi äänekseen. 3) Päätös a. Kriteerit i. Minimiääniraja (esim. 6 ääntä). Listasta valitaan tietty määrä eniten ääniä saaneita aineistoja. ii. Jonkinlainen sektoripainotus ehkä tarpeen, jotta kaikkien sektoreiden tarpeita voidaan huomioida? Tätä näkökulmaa syytä tarkastella prosessin testausvaiheessa. 4) Äänestyksen jälkeen: a. Äänet häviävät ennen seuraavaa äänestystä -> uuteen äänestykseen puhtaalta pöydältä. b. Aineistokuvaukset, kommentit ja peukutukset voivat jäädä 5) Neuvoteltaviksi valitut: a. Palveluyksikkö neuvottelee valituista aineistoista. b. Mikäli neuvotteluissa päästään sopimukseen, alkaa sopimuskausi tarvittaessa jo kesken kalenterivuoden. Tällöin ensimmäinen sopimuskausi kestää 1 vuoden + x kuukautta (sen jälkeen normaali vuoden alusta alkava sopimuskausirytmi). 3.2 HALTI 14

- Tärkeä työväline koko konsortiolle - Toiveena kehittää myös kirjastojen suorien tilausten hallinnan välineeksi o Tästä kehitystyöstä tehty 2012 suunnitelma ja käyttäjätarinat, joihin pyydetty ja saatu kommentteja o Haluttu kehitys vaatisi Haltin laajaa rakenteellista uudistamista ja ohjelmistopohjan uusintaa o Tarvittavaa rahoitusta laajalle uudistukselle ei ole o Yhteistyö sunnitteilla olevan UKJ-projektin kanssa (e-aineistojen hankinta-osio, ks. https://wiki.helsinki.fi/display/ukjvalmistelu/) o Pienimuotoisempaa kehitystä nykyiseen Haltiin voidaan tehdä: esim. keväällä 2013 uudistetaan Haltin tilasto-osiota (tilastoraportit, SUSHI-raporttien tuonti Haltiin) 3.3 YHTEISTYÖFOORUMI VERKKOON Konsortion yhteistyötä ja viestintää halutaan kehittää entistä vuorovaikutteisempaan ja joustavampaan suuntaan. Konsortion yhteinen verkkofoorumi mahdollistaisi monipuolisen työskentelyn yhdessä. Verkkofoorumin tavoitteet: - Interaktiivinen verkkotyökalu, jolla jäsenet ja palveluyksikkö voisivat viestiä ja jakaa dokumentteja. Tämä säästäisi kaikkien jäsenien työmäärää ja lisäisi tehokkuutta. - Uusien työtapojen ja prosessien kehitys, esim. o Aineistovalintaprosessi halutaan muuttaa verkkopohjaiseksi, näkyvämmäksi ja joustavammaksi. Tähän tarvitaan työkalu, jossa aineistoja voidaan kuvailla, niistä voidaan keskustella ja esim. äänestää niiden hyödyllisyydestä. o Tiettyihin aineistoihin liittyvät ongelmakohdat ja niihin liittyvän tiedon jakaminen ja kerääminen - Tiedotuksen selkiinnyttäminen: Konsortion sisäinen tiedotus voitaisiin keskittää yhdelle foorumille ja jäsenet voisivat tilata halutessaan sähköpostisyötteet omiin sähköposteihinsa. Näin käytettävien kanavien määrä vähenisi - Tila työryhmille: Erilaisissa työryhmissä tehtävä työ sisältyisi jouhevasti samalle foorumille Toimenpiteet: Perustetaan verkkofoorumi konsortion käyttöön Vaatimukset: o Vain FinELib-konsortion jäsenille rajattu tila, koska konsortio käsittelee tietoja, joita ei voi jakaa muille kuin konsortion jäsenille. o Oikeuksien hallinta: Yhteyshenkilöitä konsortiossa tällä hetkellä noin 620, joten oikeuksia ei voida hallita käsin. o Tekniset toteutukset eri toiminnoille: Uutiset Keskustelufoorumi Dokumenttien jakaminen Sähköpostisyötteet Havainnekuva (punaisella kiireisin toteutettava): 15

3.4 Tilastot - Tavoitteena mahdollisimman yhdenmukaiset, läpinäkyvät ja vertailtavat käyttötilastot o Toimenpiteet: Järjestetään tilastotilaisuus jäsenien kanssa, kerätään tietoa ongelmista ja missä aineistoissa ongelmia -> päätetään toimenpiteet kustantajia kohtaan Haltin tilasto-osion kehitys (ks. myös kohta 3.2): tilastoraporttien kehitys SUSHI-raporttien tuominen Haltiin niiden aineistojen osalta, joissa se on mahdollista (nopeuttaa ja tarkentaa raportointia) - Graafiset esitykset tilastoista arvioinnin avuksi o Toimenpiteet: Palveluyksikössä selvitetään voidaanko yhdistää Halti-työhön/SUSHI-kehitykseen Voidaanko ohjeistuksella auttaa graafien luomista Haltin tilastoista Excelin avulla 3.5 YHTEISTYÖ YLEISTEN KIRJASTOJEN E-HANKINTAKONSORTION KANSSA Yleisten kirjastojen konsortion nimittämä Sähköiset sisällöt yleisiin kirjastoihin -hanke (julkaisi keväällä 2012 e-aineistostrategian (http://sahkoisetsisallot.kirjastot.fi/strategia_ja_toimenpiteet), jossa linjataan yleisten kirjastojen roolia digitaalisessa jakeluympäristössä. Strategian mukaisesti perustetaan yleisten kirjastojen konsortio, joka myös hankkii e-aineistoa. Yleisten kirjastojen konsortio ja FinELib keskustelevat työnjaosta vuoden 2013 aikana ja määrittelevät yhdessä, millaisia tehtäviä ja palveluja konsortiot yleisten kirjastojen osalta hoitavat ja missä asioissa tehdään yhteistyötä. 16

4. POISJÄÄVÄT KESKITETYT TEHTÄVÄT - Käyttäjäkyselyt - Koekäyttöjen organisointi o kustantajan yhteyshenkilön tiedot konsortion jäsenten käytössä ja koekäyttöä haluava voi itse ottaa yhteyttä. o Tarjottujen aineistojen koekäyttöilmoitukset yhteistyöfoorumin kautta myöhemmin määriteltävällä tavalla - Konsortioryhmän toiminta päättyy 31.12.2012 (ks. johdanto) - Selvitettäviä: o Aineistokoulutusten toteuttamisen muoto tulevaisuudessa (ks. 3.1.2 A) o Aineistojen konsortionhyödyn arviointi (ks. 3.1.1 A) 17

LIITE 1: TOIMENPITEIDEN AIKATAULUTUS 2013-2015 1. Osa-alueet Projekti viite 1H/2013 2H/2013 1H/2014 2H/2014 1H/2015 2H/2015 Isot lehtipaketit: Hinta ja vaihtoehdot 3.1.1 A Wiley-Blackwell Springer Elsevier-> Kotimaiset aineistot Tieteenalakohtaiset käyttäjäluvut Aineistojen valintaprosessin uudistus Aineistojen konsortionhyödyn arviointi Selvitys kesken vuoden tilaamisen automatisoinnista Valittujen lisensiointiperiaatteiden tarkistus Uudet hankintamallit Aineistokoulutusten kehitys Kustantajien tarjoukset yhteisen foorumin kautta 3.1.1 A 3.1.1 A 3.1.4, 3.1.1 A 3.1.1 A 3.1.1 B 3.1.1 B 3.1.1 C 3.1.2 A 3.1.3 C Yhteistyöfoorumi verkkoon 3.3 FinELibin ekstranetin ja FinELibwikin siirto yhteistyöforumille 3.3 Haltin uudistus: Tilasto-osio 3.2 E-aineistohankinta osana UKJta? 3.2 Tilastoinnin kehittäminen yhdessä kustantajien ja jäsenten kanssa: suunnittelu 3.4 Yhteistyö yleisten kirjastojen e- hankintakonsortion kanssa: suunnittelu 3.5 18

2. Muut tehtävät Tiedotustehtävät Ajoitus 3.1.1 Mahdollisuus tilata suoraan kustantajalta kesken sopimuskauden 1H/2013 3.1.1 Tiedotus kustantajien hinnoittelumalleista 1H/2013 3.1.1 Tiedotus kustannustenjakomallista 1H/2013 Tiedotus konsortion toiminnan ulkopuolelle jäävistä asioista 1H/2013 Muut 3.1.1 Neuvotellaan irtaantumislausekkeesta 2013 -> 3.1.1 Tritonian pilotin tulosten esittely + keskustelutilaisuus 2013 3.1.3 Jäsenten suoran e-aineistohankinnan tukeminen: ohjeistusmateriaalit ja muistilistat 2013-2015 3.1.3 Jäsenten suoran e-aineistohankinnan tukeminen: lisensiointikoulutukset 2013 3.1.3 3.2.1 B Jäsenten suoran e-aineistohankinnan tukeminen: Omien sopimusten käsittely workshop-työskentelynä 2013 Teknisten ongelmien selvittäminen kustantajien kanssa: prosessin tarkistus ja ohjeistus 2013 3.4 Selvitys tilastograafeista 2013 4. Koekäyttöjen järjestäminen yhteistyöforumin kautta 2014 19

LIITE 2: FINELIB-KONSORTION NYKYISET TOIMINNOT (TILANNE VUONNA 2012) E-aineistojen hankinta o Hintaneuvottelut (sis. konsortioalennuksen) o Lisenssisopimusten neuvottelut Uudet sopimukset, sopimusten uudistaminen ja päivittäminen o o Konsortion ehdottomat lisensiointiperiaatteet Muut lisensiointiperiaatteet Lisensiointiperiaatteiden ulkopuolelle jäävät sopimuksen kohdat Kilpailutukset Tarjouspyyntö Tarjousten arviointi Hankintapäätös Tarjousten kokoaminen Kuvaukset aineistojen sisällöistä Hinnoittelumallin kuvaaminen Aineistoilmoittautumiset Koko sopimuskaudeksi Kesken sopimuskauden kalenterivuosittain Tiedotus Ilmoittautumisten kerääminen Tilausten toimittaminen myyjälle Tietokantayhteyksien avaaminen ja toimivuus o IP-osoitteiden keruu ja toimittaminen aineiston tarjoajalle o Yhteysongelmien välittäminen aineiston tarjoajalle Organisaatioiden käyttäjälukujen laskeminen Aineistomäärärahan (yo:t ja amkit) käsittely ja määrärahan kulujen seuranta Käyttötilastojen keskitetty kokoaminen o Käyttötilastojen kerääminen kustantajilta o Käyttötilastojen syöttäminen Haltiin o Ongelmatapausten selvittäminen Aineistojen koekäyttöjen sopiminen ja avaaminen Koulutukset o Aineistokoulutukset o Lisensiointiin liittyvät koulutukset o Muut tapahtumat Aineistopäivä FinELib-osio Kirjastoverkkopäivillä Keskitetty laskutus o Kustantajien laskujen tarkistus o Kustantajien laskujen käsittely o Aineistojen laskutus kirjastoilta o Aineistolaskutuksen seuranta (kulujen seuranta vuoden aikana) 20