Korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalvelu

Korkeakoulujen yhteishaun asiakaspalvelu syksystä 2014 alkaen Korkeakoulujen asiakaspalvelutiimin loppuraportti korkeakoulujen asiakaspalveluratkaisusta (KSHJ) 4.2.2014 Tuija Pasanen, UEF Janne Santala, SAMK Loppuraportti luovutettu ja käsitelty KSHJ-ohjausryhmässä 4.2.2014

Sivu 2 / 27 Sisällys 1. Johdanto... 3 1.1 Asiakaspalvelutyöryhmän työskentely... 3 1.2 Tapaamisten kustannukset, raportointi ja työn tulosten esittely... 4 2. Yleistä asiakaspalvelun toteuttamisessa... 6 3. Valmistautuminen hakuun... 8 3.1 Yhteiset käytännöt ja menettelyt korkeakoulun päätökset... 8 3.1.1 Yleistä... 8 3.1.2 Aikataulut... 8 3.2 Haku- ja valintajärjestelmää koskevia toiminnallisuusvaatimuksia... 9 3.3 Erivapausvalinta yliopistosektorilla/harkinnanvarainen valinta amk-sektorilla... 10 4. Hakeutuminen koulutukseen... 11 4.1 Hakijoiden yksilöinti... 11 4.2 Hakemusten käsittely... 11 4.2.1 Paperihakemukset... 11 4.2.2 Hakukelpoisuuden arviointi... 11 4.3 Alle kolmevuotisen ammatillisen tutkinnon tuottama yleinen korkeakoulukelpoisuus. 13 4.4 Hakemuksen muuttaminen... 13 4.5 Hakemuksen täydentäminen... 13 4.6 Alkuperäisten todistusten tarkistaminen... 14 4.7 Esteettömyys opiskelijavalinnoissa - valintakokeen erityisjärjestelyjen hakeminen... 14 4.8 SORA-menettely... 15 4.9 Miten menetellään valintakoetilanteessa, jos hakijan hakemusta ei löydy?... 16 5. Valinnan suorittaminen... 17 5.1 Valintakoekutsut ja muut esivalintaan liittyvät ilmoitukset... 17 5.2 Valinnan tuloksen ehdollisuus ja oikeellisuuden tarkistaminen... 17 6. Sijoittelu... 19 7. Opiskelupaikan vastaanottaminen ja korkeakouluun ilmoittautuminen... 21 8. Prosessin päätösvaihe... 22 8.1 Oikaisumenettely... 22 8.2 Opiskelijavalinnan peruuttaminen... 24 9. Asiakaspalveluun ja korkeakoulujen tarpeisiin liittyviä erityishuomioita... 25 10. Lopuksi... 27

Sivu 3 / 27 1. Johdanto 1.1 Asiakaspalvelutyöryhmän työskentely KSHJ-ohjausryhmä käsitteli 12.12.2011 kokouksessaan asiakkaiden palvelua ( 4). Ohjausryhmä päätti nimittää korkeakoulujen henkilöistä koostuvan työryhmän pohtimaan asiakaspalvelun tehtäviä ja työnjakoa sekä hahmottamaan korkeakoulujen yhteistä toimintamallia. Ohjausryhmän korkeakoulusektoreiden opintohallintoa edustavat jäsenet Tuija Pasanen (UEF) ja Janne Santala (SAMK) nimettiin kokoamaan korkeakoulujen edustajista työryhmä. Ensimmäisen korkeakoulujen asiakaspalvelutiimin (ASPA I) jäsenet (12.12.2011-13.6.2012): Lantta Eija, Lahden ammattikorkeakoulu Luoma Leena, Hämeen ammattikorkeakoulu Myry Tanja, Jyväskylän ammattikorkeakoulu Santala Janne, Satakunnan ammattikorkeakoulu (työryhmän puheenjohtaja) Viiru Mirva, Saimaan ammattikorkeakoulu Enges Tiia, Turun yliopisto Kettunen Kati, Helsingin yliopisto Oesch Eve, Aalto-yliopisto Pasanen Tuija, Itä-Suomen yliopisto (työryhmän sihteeri) Penttinen Mika, Maanpuolustuskorkeakoulu Tenhunen Maarit, Lapin yliopisto Työryhmän työskentelyyn osallistuivat lisäksi Helsingin yliopistosta Rebekka Nylund ja Tiina Kainulainen. Työryhmä kuuli asiantuntijoina Laura Alalääkkölää (opetushallitus/aspara-hanke) ja Esa Kerästä (opetushallitus/tor-hanke). Työryhmän selvitystä käsiteltiin KSHJ-ohjausryhmässä 23.5.2012 ja loppuraportti jätettiin ohjausryhmälle 13.6.2012. Uuden järjestelmän toteutuksen keskeneräisyydestä ja uudistuksen ja sen taustalla olleen lainsäädäntötyön hitaudesta johtuen ohjausryhmä päätti, että asiakaspalvelun pohtimista tulee jatkaa ja valtuutti ohjausryhmän jäsenet Tuija Pasasen ja Janne Santalan kokoamaan korkeakoulujen opintohallinnon verkostoista uuden työryhmän jatkotyöstämään asiaa. Toisen korkeakoulujen asiakaspalvelutiimin (ASPA II) jäsenet (1.10.2012-26.4.2013): Ikonen Mari, Jyväskylän yliopisto Kaski Tuulikki, Aalto-yliopisto/DIA-yhteisvalinta Korhonen Hilkka, Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu (1.1.2013 alkaen Kareliaammattikorkeakoulu) Kumpula Joanna, University Admissions Finland/Helsingin yliopisto Kunnas Eva-Maija, Tampereen ammattikorkeakoulu Kuurne Aija, lakimies, Aalto-yliopisto Lantta Eija, Lahden ammattikorkeakoulu/arenen opiskelijavalintaprojekti Lehto Katariina, Seinäjoen ammattikorkeakoulu Mäntyniemi Sirkku, Metropolia Ammattikorkeakoulu Pasanen Tuija, Itä-Suomen yliopisto (työryhmän sihteeri) Penttinen Mika, Maanpuolustuskorkeakoulu Santala Janne, Satakunnan ammattikorkeakoulu (työryhmän puheenjohtaja) Särkikoski Nea, Turun yliopisto

Sivu 4 / 27 Talvio Anne, Oulun yliopisto Tenhunen Maarit, Lapin yliopisto Vanhanen Riikka, FINNIPS-valintakoeverkosto/Jyväskylän ammattikorkeakoulu Työryhmän työskentelyyn osallistuivat asiantuntijoina Laura Alalääkkölä (opetushallitus/asparahanke) ja Joni Penkari (opetushallitus/kshj-hanke). Työryhmän loppuraportin luonnos jätettiin KSHJohjausryhmälle 19.4.2013 ja asiaa käsiteltiin ohjausryhmän kokouksessa 26.4.2013. Edellisellä viikolla Opetus- ja kulttuuriministeriö oli tehnyt päätöksen korkeakoulujen sähköisen haku- ja valintajärjestelmän käyttöönoton siirtämisestä keväästä 2014 syksylle 2014. Tästä aiheutuneita muutoksia ei voitu aikataulusyistä enää huomioida loppuraportissa ja samanaikaisesti todettiin, että asiakaspalvelutyöryhmän työtä on edelleen vielä syytä jatkaa lukuisten asioiden keskeneräisyydestä ja joidenkin uusien asioiden ja tarpeiden esiin tulosta johtuen. Työryhmän työtä päätettiin siis jatkaa ns. kolmannessa asiakaspalvelutiimissä, jonka kokoaminen annettiin jälleen ohjausryhmän jäsenten Tuija Pasasen ja Janne Santalan tehtäväksi. Kolmannen korkeakoulujen asiakaspalvelutiimin (ASPA III) jäsenet (1.10.2013-4.2.2014): Ikonen Mari, Jyväskylän yliopisto Korhonen Hilkka, Karelia-ammattikorkeakoulu Kumpula Joanna, University Admissions Finland/Helsingin yliopisto Kunnas Eva-Maija, Tampereen ammattikorkeakoulu Kuurne Aija, Aalto-yliopisto (lakimies) Lantta Eija, Lahden ammattikorkeakoulu Lehto Katariina, Seinäjoen ammattikorkeakoulu Mäntyniemi Sirkku, Metropolia Ammattikorkeakoulu Oesch Eve, Aalto-yliopisto Pasanen Tuija, Itä-Suomen yliopisto (työryhmän sihteeri) Penkari Joni, Opetushallitus Rosti Riku, Maanpuolustuskorkeakoulu Santala Janne, Satakunnan ammattikorkeakoulu (työryhmän puheenjohtaja) Särkikoski Nea, Turun yliopisto Talvio Anne, Oulun yliopisto Tenhunen Maarit, Lapin yliopisto Vanhanen Riikka, FINNIPS-valintakoeverkosto/Jyväskylän ammattikorkeakoulu Työryhmän työskentelyyn osallistuivat lisäksi Riikka Valkonen (Jyväskylän yliopisto) sekä Ossi Raatikainen (CSC). Loppuraportti jätettiin KSHJ-ohjausryhmälle 31.1.2014 ja sitä käsiteltiin ohjausryhmän kokouksessa 4.2.2014. 1.2 Tapaamisten kustannukset, raportointi ja työn tulosten esittely KSHJ-hanke on osallistunut kustannuksiin maksamalla tiimin jäsenten matkakustannukset pääkaupunkiseudulla. Muista tapaamisiin liittyvistä kuluista (mm. päivärahat, ruokailut, kahvit) vastasivat jäsenten korkeakoulut/jäsenet itse sekä tapaamisia järjestäneet korkeakoulut. Kokoustiloja saatiin käyttöön Helsingin yliopistosta, Aalto-yliopistosta sekä Metropolia-ammattikorkeakoulusta. Työryhmien muistiot, kokouskutsut, ym. materiaali on julkaistu kshj-wikissä (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageid=11342044). Työryhmän työn etenemisestä ja työn tuloksista ovat työryhmän puheenjohtaja ja sihteeri raportoineet säännöllisesti KSHJohjausryhmän kokouksissa sekä opetushallituksen järjestämissä korkeakoulujen hakurekistereiden

Sivu 5 / 27 vastuukäyttäjien tapaamisissa joulukuussa 2012 ja 2013. Lisäksi viimeisintä loppuraporttia ja työn tuloksia esitellään korkeakoulujen opintopäällikköverkostoille Helsingissä 12.3.2014.

Sivu 6 / 27 2. Yleistä asiakaspalvelun toteuttamisessa Oppijan verkkopalvelun viitearkkitehtuurissa on kuvattu hakeutujan palveluihin liittyvä asiakaspalvelumalli sekä myös oppijan verkkopalveluiden asiakaspalveluiden keskeiset periaatteet. Oppijan verkkopalveluiden tavoitteena on ohjata asiakas sähköisten palveluiden piiriin. Tavoitteeseen pääsemiseksi asiakkaita tuetaan määritetyn ja tuotteistetun asiakaspalvelun kautta. Korkeakoulujen sähköisessä haku- ja valintajärjestelmässä (KSHJ) osana Opintopolkuverkkopalvelua koulutukseen hakeminen ja sitä seuraavat opiskelijavalintaprosessin vaiheet toteutetaan sähköisesti. Hakemiseen ja myöhemmin opiskelijoiden valintaan liittyy myös joukko hallinnollisia rutiineja sekä korkeakoulujen ja niiden asiakkaiden (esim. hakijat ja opinto-ohjaajat) kohtaamisia, joita ei voida hoitaa hakujärjestelmän avulla. Tällöin tarvitaan korkeakoulujen itsensä järjestämää perinteistä asiakaspalvelua, johon tässä selvityksessä pureudutaan. Sen vuoksi on tärkeää määritellä ja sopia eri toimijoiden välinen työnjako sekä yhdessä hahmottaa asiakaspalvelutilanteita, joihin tarvitaan yhteisiä toimintamalleja, pelisääntöjä ja yhteisesti sovittuja määräaikoja. Tavoitteena on, että hakijoiden kohtelu olisi mahdollisimman yhdenvertaista yhteisessä järjestelmässä ja että opiskelijavalinta saadaan suoritettua laadukkaasti sovitussa aikataulussa. Parhaimmillaan hankkeen sähköiset asiointipalvelut ja korkeakoulujen asiakaspalvelu täydentävät toinen toisiaan, jolloin asiakkaiden palvelusta muodostuu laadukas, toimiva ja ehyt kokonaisuus. KUVA. Korkeakoulujen asiakaspalvelun suhde yhteishakuprosessin vaiheisiin. Korkeakoulujen yhteishaun käyttäjät voidaan jakaa asiakkaisiin ja palveluntarjoajiin. Tässä raportissa lähestytään yhteishaun asiakaspalvelutehtäviä siten, että asiakkaiksi katsotaan ulkoiset asiakkaat eli aktuaaliset ja potentiaaliset hakijat, opinto-ohjaajat ja muut koulutusneuvojat ja mahdollisesti muut koulutuksesta kiinnostuneet kansalaiset. Yhteishaun palveluntarjoajiksi katsotaan Opetushallitus kansallisen koulutustarjonta- ja hakupalvelun ylläpitäjänä ja korkeakoulut koulutuksenjärjestäjinä.

Sivu 7 / 27 Yhteishaun asiakaspalvelu toteutetaan pääsääntöisesti korkeakoulujen toimesta siten, että kukin korkeakoulu huolehtii oman korkeakoulunsa valintaperusteisiin, koulutustarjontaan ja koulutusten sisältöihin liittyvästä asiakaspalvelusta. Yhteishaun yleisiin periaatteisiin kuten hakutoivejärjestykseen, yhden paikan säännökseen ja yhteisiin aikatauluihin liittyvää neuvontaa voidaan antaa mistä tahansa korkeakoulusta. Hakemusten käsittelyyn liittyviä tehtäviä voi hoitaa minkä tahansa hakijan hakutoiveen korkeakoulu, ja ammattikorkeakoulusektorilla hakukelpoisuuden arviointi toteutetaan korkeimman hakutoiveen ammattikorkeakoulussa. Opetushallituksen tehtävänä on yhteishaun sähköisen palvelun tekninen toteuttaminen ja ylläpito, korkeakoulujen neuvonta sen käyttämiseen sekä hakujärjestelmään liittyvien teknisten ongelmien ratkaiseminen. Asiakaspalvelutiimien työskentelyn yhteydessä on todettu, ettei vuoteen 2014 mennessä ole toiminnallisesti ja taloudellisesti mahdollista ottaa onnistuneesti käyttöön nykyisistä sektorikohtaisista toimintamalleista poikkeavia täysin yhteisiä toimintamalleja. Täydellisesti yhteisiin toimintamalleihin voitaneen päästä toiminnan kehittyessä tai tarpeen vaatiessa vasta myöhemmin. Työssä olikin olennaista havaita selkeimmät toimintamallien erot, joita ei voida purkaa ilman kokemuksia uudesta yhteishausta, ja toteutukseltaan toisiaan lähimpänä olevat haku- ja valintamenettelyjen osat, joiden osalta yhteisen toimintamallin sopiminen on mahdollista. Lähtökohtaisesti toimintamalleissa ei ole eroja siitä riippuen, onko kyse yhteishaun 1. (+2.) syklin hakukohteisiin, vain 2. syklin hakukohteisiin vai vieraskielisiin hakukohteisiin liittyvistä menettelyistä. Korkeakoulut toteuttavat hakijoiden neuvonnan pääsääntöisesti hajautetusti, kuten erillisten yhteishakujen aikana on toimittu. Odotuksena on, että sähköisten palvelujen ohjaavuus lisääntyy ja perinteisen hakijaneuvonnan helppojen kysymysten määrä vähenee. Palvelujen keskittämisessä yhteen valtakunnalliseen palvelupisteeseen ei nähdä itseisarvoista hyötyä. Ammattikorkeakouluissa hakijoita on palveltu Hakutoimistoissa ja yliopistoissa Hakijapalveluissa. Uudessa yhteishaussa asiakkaiden palveluista huolehtivasta toimintayksiköissä käytetään korkeakouluissa nimeä Hakijapalvelut (ruots. Ansökningsservice, engl. Admission Services) syksyn 2014 yhteishausta alkaen.

Sivu 8 / 27 3. Valmistautuminen hakuun 3.1 Yhteiset käytännöt ja menettelyt korkeakoulun päätökset 3.1.1 Yleistä Työryhmä pitää välttämättömänä, että korkeakoulut sopivat yhdessä tietyistä menettelyistä ja toimintatavoista. Jokainen korkeakoulu sitoutuu myös omalta osaltaan noudattamaan yhteisesti sovittuja käytäntöjä. Paitsi että se on erittäin tärkeää toimivan ja laadukkaan haku- ja valintaprosessin kannalta, siten turvataan myös hakijoiden yhdenvertainen ja tasapuolinen kohtelu. Kehittämisehdotus: Jotta korkeakoulut voivat valmistautua niihin tehtäviin, joita kunkin vuoden yhteishakujen toteuttaminen niiltä edellyttää, täytyy niiden saada tarvittava ohjeistus ja aikataulut opetushallitukselta ja opetus- ja kulttuuriministeriötä vuosittain viimeistään marraskuun loppuun mennessä (eli jatkossa 2016 yhteishaun osalta 30.11.2014 mennessä jne.). Uudistuksen toisen vaiheen osalta voidaan kuitenkin jo nyt ennakoida, että osa ohjeistuksesta saataneen todennäköisesti vasta sen jälkeen kun Eduskunta on päättänyt toista vaihetta koskevista lakimuutoksista. 3.1.2 Aikataulut Vaadituilla liitteillä tarkoitetaan aikatauluissa pääsääntöisesti hakijoilta ennen valintojen toteuttamista vaadittuja liitteitä. Määräajat eivät koske hakemuksen liitteitä, jotka toimitetaan opiskelupaikan vastaanoton yhteydessä. Vaaditut liitteet poikkeavat yliopisto- ja ammattikorkeakoulusektoreilla toisistaan: yliopistoissa painopiste on todistusten tarkistamisessa ennen valintoja ammattikorkeakouluissa painopiste on todistusten tarkistamisessa valintojen jälkeen Kehittämisehdotus: Kevään 2014 aikana korkeakoulusektoreilla tulee määritellä tarkasti, mitä hakemuksen liitteitä alla mainitut määräajat koskevat ja miten määritellään muiden liitteiden toimittamisen ajankohdat. Syksy 2014 o Hakuaika 8.-22.9.2014 klo 15:00 - vaaditut liitteet toimitettava 6.10.2014 klo 15:00 mennessä - syksyllä 2014 valmistuvat 19.12.2014 klo 15:00 mennessä Kevät 2015 o Hakuaika I 7.-27.1.2015 klo 15:00 vaaditut liitteet toimitettava 10.2.2015 klo 15:00 mennessä o Hakuaika II 17.3.-9.4.2015 klo 15:00 vaaditut liitteet toimitettava 23.4.2015 klo 15:00 mennessä Keväällä 2015 valmistuvat

Sivu 9 / 27 vaaditut liitteet toimitettava korkeakouluihin 4.6.2015 klo 15:00 mennessä IB- ja EB-tutkinnon keväällä 2015 suorittavat jäljennös tutkintotodistuksesta toimitettava 17.7.2015 klo 15:00 mennessä Aikataulut: syksy 2015 o Hakuaika 8.-22.9.2015 klo 15:00 - liitteet toimitettava 6.10.2015 klo 15:00 mennessä - syksyllä 2015 valmistuvat 18.12.2015 klo 15:00 mennessä Kehittämisehdotus: Opetushallitus laatii vuosittain ja yhteishauittain OKM:n yhteishakuaikataulua tarkentavan operatiivisen aikataulun, josta selviävät esim. yhteishakuprosessin etenemisen kannalta tärkeiden toimenpiteiden yhteiset ajankohdat ja määräajat Opintopolkuun toteutettaville tallennuksille ja tiedonsiirroille. 3.2 Haku- ja valintajärjestelmää koskevia toiminnallisuusvaatimuksia a) Sopivien hakukohteiden tunnistaminen hakijan pohjakoulutuksen perusteella: Hakulomake tunnistaa hakijalta todennetun tai hakijan ilmoittaman pohjakoulutuksen perusteella hakukohteet, joihin hakija voi pohjakoulutuksen perusteella olla hakukelpoinen. Näiden hakukohteiden tunnistamisen jälkeen hakulomake ilmoittaa hakijalle, jos hän ei ole hakukelpoinen hakutoivekoriin tai -järjestykseen valitsemaansa hakukohteeseen, mutta minkään hakukohteen valintaa hakutoivekoriin tai -järjestykseen ei hakulomakkeella estetä. b) Valintakokeiden ajallisen päällekkäisyyden ja valintakoeryhmien tunnistaminen: Hakulomake tunnistaa ne hakijan valitsemat hakutoiveet, joiden valintakokeet järjestetään osittainkin samoina päivämäärinä ja jotka eivät hyväksy toistensa valintakokeita ja -pisteitä (eri valintakoeryhmä tms.), ja ilmoittaa päällekkäisyyksistä ennen hakulomakkeen lähettämistä ja hakutoivejärjestyksen ensimmäistä tallentamista. Lisäksi hakulomake tunnistaa hakutoiveista ne, jotka hyväksyvät toistensa valintakokeen ja -pisteet (sama valintakoeryhmä tms.), ja ilmoittaa tästä ennen hakulomakkeen lähettämistä ja hakutoivejärjestyksen ensimmäistä tallentamista. c) Vaaditun lisädokumentaation ilmoittaminen, tarkentaminen, tallennettavuus ja tarkistettavuus: Hakulomake ilmoittaa hakijalle ennen hakulomakkeen lähettämistä ja hakutoivejärjestyksen ensimmäistä tallentamista, tuleeko hänen toimittaa hakukohteeseen tai sen korkeakouluun muuta dokumentaatiota (esim. todistukset, ennakkotehtävä) hakemuksen lisäksi. Kun hakulomake ja hakutoivejärjestys on tallennettu, hakujärjestelmä ilmoittaa hakijalle tarkemmat ohjeet em. dokumentaatiosta sekä sen, mihin osoitteeseen ja mihin ajankohtaan mennessä dokumentaatio on toimitettava. Hakulomakkeen ja hakutoivekorin toiminnallisuuksien lisäksi hakijan tulee voida tarkistaa Opintopolun asiointitililtä, onko hänen toimittamansa hakemukseen liittyvä dokumentaatio vastaanotettu korkeakoulussa ja mitä mahdollisia puutteita dokumentaatiossa on. Asiointitiliin kohdistuva tarkistettavuuden vaatimus koskee luonnollisesti myös muita hakijan ei-sähköisenä toimittamia hakuasiakirjoja kuten hakemusta ja opiskelupaikan vastaanottamisilmoitusta.

Sivu 10 / 27 3.3 Erivapausvalinta yliopistosektorilla/harkinnanvarainen valinta amk-sektorilla Yliopistolain 36 :ään ja ammattikorkeakoululain 20 :ään on kirjattu hakijoista, joilla ei ole määriteltyä yleistä korkeakoulukelpoisuutta: Tässä pykälässä tarkoitettuihin opintoihin voidaan ottaa opiskelijaksi myös henkilö, jolla yliopisto toteaa muutoin olevan opintoja varten riittävät tiedot ja valmiudet. Ammattikorkeakoulututkintoon johtaviin opintoihin voidaan ottaa opiskelijaksi myös henkilö, jolla ammattikorkeakoulu katsoo olevan riittävät tiedot ja taidot opintoja varten. Yliopistoissa menettelystä käytetään nimitystä erivapausvalinta ja ammattikorkeakouluissa nimitystä harkinnanvarainen valinta. Korkeakoulun tulee päättää osana hakukohteen valintaperusteita, käytetäänkö hakukohteessa erivapausvalintaa/harkinnanvaraista valintaa vai ei. Mikäli kielteistä päätöstä ei ole tehty, korkeakoulu voi käyttää hakukohteessa erivapausvalintaa/harkinnanvaraista valintaa. Hakukohteen valintaperusteissa tulee olla kenttä Erivapaus/Harkinnanvaraisuus ja vaihtoehdot Kyllä/Ei. Hakijat, joilla ei ole hakukohteen hakukelpoisuuteen vaadittavaa pohjakoulutusta, toimittavat dokumentaation erikseen jokaisen sellaisen hakukohteen korkeakouluun, joka käyttää erivapausvalintaa/harkinnanvaraista valintaa. Mahdollisuus jättää sähköisiä liitteitä (tiedot ja taidot = koulutus, työkokemus ja harrastuneisuus, joihin hakija vetoaa) hakemuksen tallentamisen yhteydessä tai hakijapalvelussa helpottaisi hakijan toimintaa.

Sivu 11 / 27 4. Hakeutuminen koulutukseen 4.1 Hakijoiden yksilöinti Uudessakin yhteishaussa on mahdollista, että sama hakija jättää useita hakemuksia, joista pitäisi yhteishaussa ottaa huomioon vain yksi. Jotta voidaan tehdä päätös siitä, että hakemukset ovat saman tai eri hakijan jättämiä eikä hakijaa ole vielä yksilöity, on korkeakoulun virkailijan tehtävä vertailua jätettyjen hakemusten välillä. Henkilötunnuksettomien hakijoiden vertailun tarkoitus on varmistaa, onko henkilötunnukseton hakija jättänyt aiemmin hakemuksia ja tarvittaessa yhdistää hetuttoman hakijan tiedot järjestelmässä aiemmin oleviin tietoihin. Vertailussa tarkistetaan kaikkien henkilötunnuksettomien hakijoiden sähköisten hakulomakkeiden henkilötiedot. Henkilötunnuksettomien hakijoiden vertailun tekee jonkin hakijan hakutoiveen korkeakoulu. Huom! poikkeuksena itseoikaisut esim. sukupuolenvaihtajilla. Vastaava käytäntö on ollut voimassa yliopistosektorilla (YSHJ:n virkailijasovelluksen käyttäjäohjeet. Opetushallitus. Tammikuu 2012). 4.2 Hakemusten käsittely 4.2.1 Paperihakemukset Hakija voi palauttaa paperisen hakemuksen johonkin niistä korkeakouluista, jotka ovat hänen hakutoivelistallaan. Tämän ei pitäisi jatkossakaan olla hakijalle ns. helppo tapa hakea, jotta se ei turhaan kannusta toimittamaan paperista hakemusta. Käytäntö toimii yli sektorirajojen. Opetushallitus ohjeistaa paperihakemuksen tallennuksen. 4.2.2 Hakukelpoisuuden arviointi Korkeakoulujen yhteishaun hakukelpoisuuden arvioinnin toimintamallit ovat sektorikohtaiset. 1) Ammattikorkeakoulut toimivat ammattikorkeakoulujen yhteishauissa käytössä olevaa toimintamallia soveltaen: o Korkeimman amk-sektorin hakutoiveen ammattikorkeakoulu arvioi hakijan hakukelpoisuuden kaikkien amk-hakutoiveiden osalta hakijan ilmoittamien tietojen perusteella. o Suurin osa valinnoista toteutetaan hakijan ilmoittamien tai YTL:n rekisteristä tai muusta valmistumis- ja arvosanatietoja sisältävästä tietokannasta saatujen tietojen perusteella ehdollisina : todistusliitteet tarkistetaan opiskelijaksi hyväksytyiltä ja opiskelupaikan vastaanottavilta. Poikkeuksen muodostaa ulkomailla suoritettu pohjakoulutus, jolla hakevat toimittavat kopion todistuksesta korkeimman amk-hakutoiveen ammattikorkeakouluun erikseen määriteltäviin todistusliitteiden toimitusmääräaikoihin mennessä. Määräaikaa noudatetaan kielitaitotodistusliitteiden osalta sellaisten hakijoiden osalta, joilta vaaditaan näyttöä opetuskielen riittävästä taidosta. Jos hakija on saanut opiskelupaikan virheellisten tietojen perusteella, opiskelijavalinta peruutetaan hänen osaltaan jo ennen vuotta 2014 käytössä olevan menettelyn mukaisesti. o Hakijat, joilla ei ole yleistä korkeakoulukelpoisuutta, toimittavat hakemuksensa liitteet jokaisen amk-hakutoiveensa ammattikorkeakouluun. 2) Yliopistot toimivat yliopistojen yhteishaussa käytössä olevan toimintamallin pohjalta:

Sivu 12 / 27 o Lähtökohtaisesti hakijan jokaisen yliopistohakutoiveen yliopisto huolehtii hakijan hakukelpoisuuden arvioimisesta vain omien hakukohteidensa osalta tarkistettujen tai todennettujen koulutustietojen perusteella. Koulutusalakohtaisen yhteisvalintojen osalta yhteisvalintaan osallistuvat yliopistot sopivat poikkeavasta menettelystä. o Suurin osa valinnoista toteutetaan YTL:n rekisteristä tai hakijan toimittamista todistusjäljennöksistä tarkistettujen tietojen perusteella mahdollisimman lopullisina : todistusliitteet tarkistetaan jokaiselta hakijalta, jonka tiedot eivät ole kansallisista tietojärjestelmistä automaattisesti tarkistettavissa. Poikkeuksia muodostavat esimerkiksi kevään 2015 yhteishaussa IB-tutkintoon kesällä 2014 valmistuvat ja Maanpuolustuskorkeakouluun hakevista kesällä 2014 asevelvollisuuttaan suorittavat, joiden valinta opiskelijaksi tapahtuu vähintään hakukelpoisuuden osalta ehdollisena. o Hakijat, joilla ei ole yleistä korkeakoulukelpoisuutta, toimittavat hakemuksensa liitteet jokaisen yo-hakutoiveensa yliopistoon. o Ennen vuotta 1990 ylioppilastutkinnon suorittaneiden hakukelpoisuuden arviointi: OKM on päättänyt, että kshj-uudistuksen aikataulussa tullaan ennen v. 1990 ylioppilastutkinnon suorittaneiden arvosanat konvertoimaan YTL:n tiedostoista. Selvitystyö tehtiin tämän työryhmän työn puitteissa Itä-Suomen yliopiston ja Helsingin yliopiston edustajien toimesta yhteistyössä YTL:n kanssa. Mikäli näinkään ei kaikkien vanhojen ylioppilaiden tietoja saada sähköisesti, toimittaa hakija oikeaksi todistetun jäljennöksen hakemaansa yliopistoon annettuun määräaikaan mennessä. Perustelut toimintamallin valintaan: TOR (Todennetun osaamisen rekisteri) ei vielä syksyllä 2014 tue ainakaan ennen vuotta 2014 valmistuneiden koulumenestystietojen sähköistä tarkistamista. Ratkaisun taustalla on myös yliopistoille tehdyn kyselyn tulokset, jotka osoittivat, kuinka erilaisia toimintamallit ja -tavat yliopistoissa ovat. Korkeakoulut eivät vielä tässä vaiheessa halua eivätkä tiukasta aikataulusta johtuen kykene lähtemään suoraan korkeakoulujen yhteiseen malliin, jossa liitteet toimitettaisiin ja hakukelpoisuudet tarkistettaisiin ensimmäisen hakutoiveen korkeakoulussa tai keskitettynä palveluna. Ehdotuksen taustalla on tieto yliopisto- ja ammattikorkeakoulusektorien nykyisten yhteishakukäytäntöjen ja -menettelyjen eroista sekä jaettu ymmärrys siitä, ettei vuoteen 2014 mennessä pystytä luomaan toteutuskelpoista toimintatapaa, joka sopisi kattavasti koko korkeakoululaitokselle. Hakukelpoisuuden arviointiprosessin yhdenmukaistamisen ja siihen liittyvän työnjaon määrittelyn eri sektoreilla tekee ongelmalliseksi se, että hakukelpoisuus on laissa säädetty eri tavoin. Ammattikorkeakoulututkintoon johtaviin opintoihin voidaan ottaa opiskelijaksi henkilö, joka on suorittanut vain lukion oppimäärän. Yliopistoihin vastaavasti pelkkä lukion oppimäärän suorittanut hakija ei ole kelpoinen hakemaan. Siten hakukelpoisuuden arvioinnissa pitäydytään korkeakoulukohtaisessa toimintamallissa. Jokainen korkeakoulu ratkaisee itse sitä koskevat erivapaushakemukset/harkinnanvaraiset hakemukset. Hakukelpoisuuden erilaisuus korkeakoulusektoreilla aiheuttaa todennäköisesti myös epätietoisuutta hakijoissa ja ohjaajissa. Hakemiseen liittyvien rutiinien ja neuvonnan kannalta lainsäädännön erilaisuus ja sen aiheuttama erilainen toimintatapa on myös ongelmallista. Toiminnallisuusvaatimus: Kun hakijan suorittama ja valtakunnallisesta tietokannasta todennettu pohjakoulutus tuottaa yleisen korkeakoulukelpoisuuden ja hakutoivejärjestyksessä olevan hakukohteen hakukelpoisuusvaatimus on yleinen korkeakoulukelpoisuus, hakijan kelpoisuuden arviointi tapahtuu automaattisesti ilman virkailijarastia. Kun hakijan pohjakoulutusta ei ole todennettu tietokannasta, kun hakukohteen hakukelpoisuuteen vaaditaan erityistä dokumentaatiota (liitteet, ennakkotehtävä)

Sivu 13 / 27 tai kun hakukohteella on yleisestä korkeakoulukelpoisuudesta poikkeava kelpoisuusvaatimus, hakukohteen korkeakoulu tarkistaa kelpoisuuden. Yliopistojen yhteisvalintojen osalta järjestelmän tulee mahdollistaa nykyiset keskitetyt toiminnot. Vastaavasti ammattikorkeakoulujen valintakoeyhteistyön osalta järjestelmän tulee mahdollistaa se, että samaan valintakoeryhmään kuuluvien hakukohteiden kelpoisuudet tarkistaa niistä korkeimmalla hakutoivesijalla olevan hakukohteen korkeakoulu. 4.3 Alle kolmevuotisen ammatillisen tutkinnon tuottama yleinen korkeakoulukelpoisuus Selvitysten perusteella kaikki ammattikorkeakoulut ja valtaosa yliopistoista kannattavat näkemystä, jonka mukaan nykyisin voimassa olevaa ammatillista koulutusta ja ammatillista aikuiskoulutusta koskevaa lainsäädäntöä (630/1998, 631/1998) edeltäneen lainsäädännön aikana suoritetut alle 3-vuotiset ammatilliset tutkinnot tulkittaisiin syksystä 2014 alkaen ammattikorkeakouluissa yleisen korkeakoulukelpoisuuden tuottavaksi pohjakoulutukseksi. Koska yleistä korkeakoulukelpoisuutta koskevan lainsäädännön (558/2009 37, 351/2003 20 ) tulkinta on korkeakoulujen tehtävä ja koska hakijan kannalta myönteinen tulkinta on helpommin perusteltavissa, laajasti hyväksytty näkemys ohjaa hakukelpoisuuden arviointia korkeakouluissa syksyn 2014 yhteishausta alkaen. 4.4 Hakemuksen muuttaminen a. Hakemusta voi muuttaa sellainen tai jokin sellaisista korkeakouluista, johon hakija on hakenut. Näin toimitaan tapauksissa, kun hakija käytä Opintopolun asiointitiliä, mutta haluaisi muuttaa hakemuksensa tietoja. Hakutoivejärjestystä hakija voi muuttaa kuitenkin vain hakuaikana (tai poistaa tai laittaa tilalle uuden hakutoiveen). Muutos voi koskea myös esim. henkilö- tai yhteystietoja, arvostelua jne. b. Hakija voi muuttaa pohjakoulutustaan koskevaa ja muuta valintapisteytykseen vaikuttavaa tietoa (esim. tutkinto, keskiarvo, arvosanat; työkokemuksen määrä) hakukohteissa, joissa hakijan kutsumiseen valintakokeeseen vaikuttaa hänen aiempi opintomenestyksensä tai muu hakijalle ennen valintakokeita valintapisteitä tuottava tieto, kevään yhteishaussa toukokuun puoleenväliin asti ja syksyn yhteishaussa lokakuun puoleenväliin asti ja hakukohteissa, joissa aiempi opintomenestys tai muu hakijalle ennen valintakokeita valintapisteitä tuottava tieto ei vaikuta valintakokeeseen kutsumiseen, viimeistään valintakokeen järjestämiseen asti. Muutos tulee tehdä aikaisimman muutosilmoitusajankohdan mukaan kaikkia hakukohteita koskien. Yleisten muutoksentekomääräpäivien määrittely vaatii tarkempaa selvitystä ja yhteishakukohtaista aikataulutusta päivämäärän tarkkuudella. Tehdyistä muutoksista ja selvityksistä jää tieto järjestelmään. c. Opetushallitus laatii ohjeistuksen dokumentaation säilyttämisestä ja arkistoinnista. d. Hakijan muutoksia ei oteta vastaan puhelimitse vaan hakijan tulee ilmoittaa muutoksista aina kirjallisesti. 4.5 Hakemuksen täydentäminen Korkeakoulut sitoutuvat noudattamaan yhtenäistä toimintatapaa. Hakemuksen täydentäminen tapahtuu hallintolain 22 :n mukaisesti. Hallintolaki 22 /Asiakirjan täydentäminen

Sivu 14 / 27 Jos viranomaiselle toimitettu asiakirja on puutteellinen, viranomaisen on kehotettava lähettäjää määräajassa täydentämään asiakirjaa, jollei se ole tarpeetonta asian ratkaisemiseksi. Asiakirjan lähettäjälle on ilmoitettava, miten asiakirjaa on täydennettävä. Viranomaiseen saapunutta asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä, eikä asiakirjan alkuperäisyyttä ja eheyttä ole syytä epäillä. Asianosainen voi myös omasta aloitteestaan täydentää hakemustaan tai muuta asian käsittelyä varten toimittamaansa asiakirjaa sekä toimittaa käsittelyn kuluessa viranomaiselle asian ratkaisemisen kannalta tarpeellisia asiakirjoja. Jos hakija ei toimi annetun määräajan puitteissa, hänen hakemustaan ei huomioida valinnassa. Korkeakoulun tulee ilmoittaa hakijalle hakemuksen huomioimatta jättämisestä. Toukokuuhun 2014 mennessä korkeakoulut sopivat syksyn 2015 yhteishakuun asti ajankohdista, joihin mennessä kaikkien täydennysmenettelyyn kuuluvien liitteiden tulee olla perillä ja tarkistettuna. 4.6 Alkuperäisten todistusten tarkistaminen Alkuperäiset todistukset tarkistetaan opiskelijaksi hyväksytyiltä viimeistään opintojen alkaessa korkeakoulun määräämällä tavalla. Jos alkuperäiset todistukset osoittautuvat väärennöksiksi tai jos niiden tiedot poikkeavat hakijan antamista tiedoista opiskelijavalinnan kannalta ratkaisevasti, korkeakoulu voi peruuttaa valinnan. Todistusten tarkistamiseen liittyvästä työnjaosta korkeakoulun sisällä päättää jokainen korkeakoulu itse, mutta hakijan oikeusturvan kannalta tarkistamisen on tapahduttava kohtuullisessa ajassa, koska tarkistaminen voi johtaa opiskelupaikan menetykseen. Sektorikohtaisissa toimintamalleissa voi olla uudistuksen käynnistämisvaiheessa eroja. Yhteiseen toimintamalliin siirryttäessä tulee sopia yhteisestä käytännöstä. Hakijoiden yhdenvertaisen kohtelun, yhtenäisten menettelyjen ja valintaprosessin laadukkuuden näkökulmasta virallisesti oikeaksi todistettujen todistusjäljennösten vaatimista kaikilta tai osalta hakijoita tulee selvittää. 4.7 Esteettömyys opiskelijavalinnoissa - valintakokeen erityisjärjestelyjen hakeminen a) Valmisteluvaihe Suunniteltaessa valintakoetta, kokeeseen valmistautumista ja koejärjestelyjä otetaan huomioon hakijoiden toimintakykyyn, kieleen ja kulttuuritaustaan liittyvä monenlaisuus. b) Tiedotusmateriaali Kukin korkeakoulu päättää ja ilmoittaa valintakokeessa käytettävissä olevista erityisjärjestelyistä valintaperusteissaan ja hakijoille suunnatussa tiedotusmateriaalissaan (hakuoppaat, hakemisen www-sivut yms.). c) Erityisjärjestelyjen hakeminen ja hakemusten jättämisen määräaika Korkeakoulu ilmoittaa ja yksilöi, kenelle valintakokeiden erityisjärjestelyjä koskevat hakemukset korkeakoulussa osoitetaan. Valintakokeen erityisjärjestelyjä koskeva hakemus tulee jättää niiden hakutoiveiden korkeakouluihin, joissa järjestettäviin valintakokeisiin hakija osallistuu. Hakuaikana saapunut erityisjärjestelyhakemus: korkeakoulu tarkistaa, että varsinainen hakemus on saapunut järjestelmään.

Sivu 15 / 27 Hakemukseen tulee liittää kopio todistuksesta tai lausunnosta (esim. lääkärintodistus), joka osoittaa erityisjärjestelyjen oikeuttavan esteen. Aikataulu: erityisjärjestelyjä koskevat hakemukset tulee jättää korkeakouluun [hakuajan päättyminen + 14 vuorokautta] mennessä. Jos valintakokeen erityisjärjestelyihin oikeuttava este syntyy tai todetaan hakuajan päättymisen ja valintakoeajankohdan välillä, tulee hakijan jättää erityisjärjestelyhakemus viipymättä hakutoiveidensa korkeakouluihin. Korkeakoulun tulee tehdä päätös erityisjärjestelyjä koskevasta hakemuksesta, jos hakija on hakukelpoinen ja jos hän voi osallistua korkeakoulun järjestämään valintakokeeseen. Valintakokeessa otetaan huomioon hakijan todennetut yksilölliset tarpeet niin, että jokaisella on yhdenvertaiset mahdollisuudet osoittaa osaamisensa ja edellytyksensä. Koetilaisuudessa esteettömiä, tarpeen mukaan yksilöllisesti toteutettavia seikkoja ovat koetilat ja kalusteet apuvälineet ja teknologia viestintä tehtävien ja kysymysten esittäminen vastaaminen asiantuntevien tulkkien, avustajien ja kirjurien saatavuus ajankäyttö valvonta ja koetilanteen järjestelyistä tiedottaminen henkilöstölle, esimerkiksi valvojille. Kehittämisehdotus: Opiskelijavalintojen esteettömyyttä tulee kehittää koko korkeakoulusektorilla yleisesti ja laajemmin kuin valintakokeiden erityisjärjestelyjen osalta. Korkeakoulujen tulisi noudattaa ESOKverkoston suosituksia. 4.8 SORA-menettely Korkeakoulujen opintotietojen tietosuojan käytännesäännöt (Johansson & Karppinen, luonnos 11/2013): Opiskeluoikeuden peruuttamista koskeva aiempi päätös on opiskelijaksi ottamisen esteenä, jos toisten henkilöiden terveyden ja turvallisuuden suojelemiseen liittyvät seikat sitä edellyttävät. Korkeakoulu voi opiskelijavalinnan yhteydessä pyytää hakijalta tietoa opiskeluoikeuden peruuttamista koskevasta päätöksestä. -- Jo myönnetyn opiskeluoikeuden voi peruuttaa opiskeluoikeuden peruuttamispäätöksen salaamisen perusteella, jos korkeakoulu on pyytänyt hakijalta tietoa ja hakija on tiedon salannut. Hakijan tulee korkeakoulun pyynnöstä antaa SORA-aloilla opiskelijavalinnassa tarpeelliset terveydentilaansa koskevat tiedot. Tarkoitus ei ole, että kaikilta näiden alojen hakijoilta pyydetään lääkärintodistuksia, vaan hakijoita voidaan pyytää ilmoittamaan, täyttävätkö he oman arvionsa mukaan terveydentilaltaan ja toimintakyvyltään opiskelun asettamat vaatimukset. Jos hakijan ilmoituksen perusteella ilmenee aihetta, korkeakoulu voi edellyttää tarkempien terveydentilatietojen toimittamista. Opiskeluoikeuden voi peruuttaa terveydentilan ja toimintakyvyn ilmeisen puutteellisuuden perusteella vain, jos jo hakuvaiheessa on edellytetty tiettyä terveydentilaa. Hakijaa, joka on valinnut hakutoiveikseen hakukohteita, joita SORA-lainsäädäntö koskee, pyydetään hakulomakkeella vastaamaan em. asioihin liittyviin kysymyksiin Kyllä/Ei ( Onko opiskeluoi-

Sivu 16 / 27 keutesi peruutettu, koska & Onko sinulla sellaista terveydellistä estettä, joka ). Väärä vastaus johtaa korkeakoulun jatkoselvityksiin. Kysymysten yhteyteen laaditaan muutama esimerkki tilanteista, jolloin hakijan ei tarvitse ilmoittaa esteestä esim. jalka tai käsi poikki tms. Korkeakoulut laativat SORA-määrittelyt ja -kysymykset viimeistään toukokuussa 2014. S0RAkysymys/tekstit toimitetaan korkeakouluille ja lisätään syksyn hakulomakkeelle kesällä 2014. 4.9 Miten menetellään valintakoetilanteessa, jos hakijan hakemusta ei löydy? Jos hakemuksen puuttuminen saadaan ennen koetta tarkistettua Opintopolusta eikä hakija kykene osoittamaan luotettavaa näyttöä hakemuksen tallentamisesta, hakijan ei anneta osallistua valintakokeeseen. Muussa tapauksessa hakija voi mennä kokeeseen, minkä jälkeen asia tutkitaan. Jos hakemusta ei löydy eikä sitä ole tallennettu järjestelmään, valinnan tulosten julkistamisen yhteydessä korkeakoulu ilmoittaa hakijalle, että hänen koesuorituksensa on hylätty hakemuksen puuttumisen takia.

Sivu 17 / 27 5. Valinnan suorittaminen 5.1 Valintakoekutsut ja muut esivalintaan liittyvät ilmoitukset Hakijan tulee voida antaa hakulomakkeella korkeakoululle lupa käyttää ensisijaisena ja korkeakoulun harkinnan mukaan ainoana viestintävälineenä Opintopolun asiointitiliä, mikä tarkoittaa mahdollisuutta sähköisten valintakoekutsujen ja ei-kelpoisten kirjeiden lähettämiseen korkeakoulusta. Ilmoitus hakijan ei-kelpoisuudesta tulee toimittaa automaattisesti asiointitilille määrättynä ajankohtana ennen valintakokeiden alkamista. Hakutoiveiden valintakokeiden ajankohdista ja -paikoista tulee tiedottaa sähköisesti ja automaattisesti korkeakoulun antamien tietojen mukaan: Opintopolku-palvelussa (osana valintaperustetietoa) Opintopolun asiointitilillä (tiedot näkyvät hakulomakkeen tallennuksen jälkeen, muutokset niiden tekemisen jälkeen) ja automaattisella muistutuksella (koonti hakutoiveista ja niiden valintakokeista OPH:n päättämänä ajankohtana ennen valintakokeiden alkamista). Hakukohteissa, joissa käytetään monivaiheista valintaa, korkeakoulun tulee tiedottaa hakijoille henkilökohtaisesti kokeiden eri vaiheista ja ohjeistuksesta. Tämän täytyy uudessa järjestelmässä olla mahdollista hakukohdekohtaisesti myös sähköisesti. Hakujärjestelmän tulee mahdollistaa yleiset ja osin muokattavissa olevat tulostettavat kirjepohjat seuraaviin tapauksiin: Valintakoekutsu, jossa ilmoitetaan, mitä hakutoiveita kutsu koskee (muut tiedot voivat olla kirjeeseen lisättävissä tai korkeakoulun liitteillä ilmoitettavissa) Ei-kelpoisen kirje, joka lähetetään hakijalle, jota ei kutsuta valintakokeeseen ja joka sisältää kutsumatta jäämisen perusteen (koodi + selite) Esivalinnan kirjeiden postitustavasta päättää ja sen kustannuksista vastaa kukin korkeakoulu itse. Poikkeus: Valintakokeisiin, joita korkeakoulut toteuttavat ulkomailla (ammattikorkeakoulujen vieraskielinen koulutus), ei toimiteta hakijalle automaattisesti sähköistä kutsua. Yksityiskohtaista tietoa valintakokeen järjestelyistä, kuten valintakokeen tarkkaa päivämäärää, ajankohtaa tai paikkaa, ei myöskään julkaista Opintopolku-palvelussa. Korkeakoulut vastaavat valintakoekutsun toimittamisesta hakijoille ja sopivat menettelystä keskenään. Menettelyn perusteena on vähentää asiaankuulumattomien henkilöiden saapumista valintakoepaikalle ja siten nopeuttaa ja helpottaa valintakokeen toteuttamista. 5.2 Valinnan tuloksen ehdollisuus ja oikeellisuuden tarkistaminen Korkeakoulujen yhteishaun hakukohteista huomattava osa on sellaisia, joissa valinnan tulos on julkistamisensa ajankohtana ehdollinen. Ehdollinen valinta toteutuu pääsääntöisesti niissä ammattikorkeakoulujen hakukohteissa, joissa valintapisteitä annetaan muiden opintojen tai todistusten kuin ylioppilastutkintotodistuksen ja -arvosanojen, korkeakoulussa suoritettujen opintojen tai tutkinnon tai jonkin muun syksyllä 2014 käytettävissä olevan valtakunnallisen opinto- ja tutkintorekisterin sisältämien tietojen perusteella. Näissä hakukohteissa pisteitä saa mm. lukion päättötodistuksen ja ammatillisen peruskoulutuksen päättötodistuksen keskiarvon ja arvosanojen perusteella tai todennettavissa olevan työkokemuksen perusteella. Lisäksi yliopistosektorillakin toteutetaan ehdollisia valintoja valittaessa hakuvuoden kesällä valmistuvia International Baccalaureate ylioppilastutkinnon (IB) tai European Baccalaureate ylioppilastutkinnon (EB) suorittavia hakijoita.

Sivu 18 / 27 Ehdollisen valinnan valintapisteytys perustuu osin hakijan hakulomakkeella antamaan ja mahdollisesti myöhemmin korjaamaan tietoon, joten valintojen oikeellisuus perustuu hakijalta saatujen tietojen oikeellisuuteen. Suurin osa hakijoista suhtautuu yhteishakuprosessiin riittävällä vakavuudella ja antaa tietoa luotettavasti, mutta ammattikorkeakouluissa on vuosittain peruutettu kymmeniä pari sataa opiskelijavalintaa todistusten tarkistamisen yhteydessä hakijoiden ilmoittamien keskiarvojen ja arvosanojen virheellisyyden vuoksi. Jotta opiskelupaikan peruuttamisia tehtäisiin vähemmän, tulisi hakijoille jo hakuohjeisiin tutustumisen ja hakulomakkeen täyttämisen yhteydessä korostaa sitä, että hakijan tulee itse huolehtia antamiensa tietojen oikeellisuudesta, että tietojen oikeellisuus tarkistetaan viimeistään opiskelupaikan vastaanoton ja korkeakouluun ilmoittautumisen yhteydessä ja että virheellisten/muuttuneiden tietojen antamisen seurauksena valintapisteytystä voidaan muuttaa vastaamaan oikeita ja opiskelupaikka peruuttaa.

Sivu 19 / 27 6. Sijoittelu Hakijan tulee voida antaa hakulomakkeella korkeakoululle lupa käyttää ensisijaisena ja korkeakoulun harkinnan mukaan ainoana viestintävälineenä Opintopolun asiointitiliä, mikä tarkoittaa valinnan tulosten ilmoittamisen kohdalla mahdollisuutta sähköisten hyväksymisilmoitusten ja jälkiohjauskirjeiden sekä hakukohdekohtaisten valintamenestyserittelyjen lähettämiseen Opintopolun asiointitilin kautta. Tieto hyväksytyksi tulemisesta annetaan Opintopolun asiointitilille KSHJ-prosessin määritysten mukaan automaattisesti samoin kuin kunkin hakutoiveen valintapisteytys, ja hakija voi rekisteröityneenä käyttäjänä seurata oman tilanteensa etenemistä suoraan hakijapalvelusta. Hyväksymis- ja jälkiohjauskirjeiden postituksen osalta olennaisia ajankohtia valintatietojen saamisen näkökulmasta ovat: osa hakijoista saa tiedon hyväksytyksi tulemisesta 1. hakuajan valintaehdotusten tallentamisen aikana tai sen jälkeen osa hakijoista saa tiedon hyväksytyksi tulemisesta todistuksiin perustuvien suoravalintojen yhteydessä osa hakijoista saa tiedon hyväksytyksi tulemisesta 2. hakuajan valintaehdotusten tallentamisen aikana loput hakijoista saavat tiedon hyväksytyksi tulemisesta, varasijalla olosta tai hylätyksi tulemisesta valintaehdotusten tallentamisajan päätyttyä valinnan tulosten julkistamisen yhteydessä (kevät 2015: 30.6.2015/1.7.2015), jolloin varasijoille jääneille hakijoille tulee ilmoittaa väliaikatieto hakutilanteesta kaikkien valintojen ollessa mukana sijoittelussa viimeiset varsinaisessa valinnassa hyväksyttävät hakijat saa tiedon hyväksytyksi tulemisesta varasijoilta sijoittelun päättymiseen mennessä (kevät 2015: 12.8.2015) lisähauissa hyväksytyksi tulevat hakijat saavat tiedon hyväksytyksi tulemisesta oman aikataulunsa mukaan varsinaisen hakuprosessin päätyttyä. Kirjeiden postitus voidaan muilta osin hoitaa korkeakoulukohtaisesti, mutta valintaehdotusten jättämisen määräajan ja valinnan tuloksen julkistamisen välissä hyväksytyksi tulevien hakijoiden kirjeiden ja varasijalle jäävien hakijoiden jälkiohjauskirjeiden tulostamiseen ja postittamiseen noin yhden vuorokauden työaika on liian lyhyt. Kevään 2015 yhteishaun osalta kesä-heinäkuun vaihteen suurin postituserä tulee toteuttaa Itellalta tms. toimittajalta tilattavana sähköisenä ipost palveluna (joukkokirjeenä) kaikkien korkeakoulujen osalta. Kustannukset voidaan jakaa lähetettävien ilmoitusten määrän suhteessa korkeakoulujen kesken, mikäli palvelulle ei saada kansallista rahoitusta (vrt. esim. 2. asteen yhteishaku). Prosessin nopeus ja valintapäätöksen tiedoksisaanti vaikuttaa oikaisumenettelyyn oikaisunhakuajan osalta. Tiimi esittää, että Opetushallitus selvittää kevään 2014 aikana, kuinka paljon aikaa Itellalta tai muulta palveluntarjoajalta vaatisi tulostaa ja postittaa hyväksymiskirjeet ja ilmoitukset, jotka tulisi postittaa OKM:n päättämän kevään yhteishaun valinnan tulosten julkistamisajankohdan yhteydessä (tuolloin postitettavien kirjeiden määrän suuruusluokka lienee 50.000 100.000) mitä keskitetty tulostus- ja postituspalvelu maksaisi ja mitä toiminnallisuusvaatimuksia tulostus- ja postituspalvelun toteuttaminen asettaisi Opintopolku-palvelulle? Hakujärjestelmän tulee mahdollistaa yleiset ja osin muokattavissa olevat tulostettavat kirjepohjat seuraaviin tapauksiin: Hyväksymiskirje, joka sisältää tiedon hakutoiveesta, johon hakija on hyväksytty, ja antaa korkeakoululle mahdollisuuden ohjata hyväksytyn hakijaan opintojen aloittamista koskevaan

Sivu 20 / 27 tietolähteeseen (esim. www-osoite, ilmoitus informaation toimittamisesta erikseen) + sen liitteeksi opiskelupaikan vastaanottoilmoitus Jälkiohjauskirje, joka lähetetään varasijalle jääville ja hylätyille hakijoille Liite: valintapisteytysten erittely hakutoiveittain sekä valintasijoituksen tilannetieto varasijalle jääville, joka sisältää tiedot hakukohteen hakijamäärästä, valintakokeeseen osallistuneiden määrästä, valittujen määrästä jonoittain ja varsijoilla olevien määristä sekä valintakoepisteet (myös osapisteet) ja valinnan tulos (jonojen sijanro jne.). Perusteluna on, että korkeakoulujen hakijoilleen tarjoamat palvelut ja niiden laatu eivät saa uudistuksessa heikentyä. Korkeakouluun ilmoittautumiseen ja opintojen aloittamiseen liittyvän ja muun aloittavalle opiskelijalle olennaisen informaation välittämisestä hyväksytyille hakijoille tai uusille opiskelijoille vastaa kukin korkeakoulu itse.