1 SEURAN ORGANISAATIO JA PÄÄTÖKSENTEKO Seurassa päätösvaltaa käyttää seuran sääntömääräinen yleinen kokous. Noormarkun Koitossa yleinen kokous on syksyllä ja keväällä. Toimeenpanevana elimenä on johtokunta. Seuran sääntömääräiset kokoukset Johtokunta (11 jäsentä vuonna 2010) JALKAPALLO- KORIPALLO- KUNTO- NUORISO-
1.1 Seuran sääntömääräinen kokous Seuran vuosikokous pidetään maaliskuussa ja syyskokous loka- tai marraskuussa johtokunnan tarkemmin määräämänä ajankohtana. 1.1.1 Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat 1) valitaan kokoukselle tarpeelliset toimihenkilöt; 2) valitaan pöytäkirjan tarkistajat; 3) esitetään johtokunnan kertomus seuran toiminnasta edelliseltä kalenterivuodelta; 4) esitetään tilinpäätös edelliseltä kalenterivuodelta ja tilintarkastajien lausunto; 5) päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä; 6) valitaan seuran edustajat ja varaedustajat eri järjestöjen ja yhteisöjen kokouksiin; 7) käsitellään seuran aloitteet ja esitykset eri järjestöille ja yhteisöille; 8) päätetään seuran koollekutsumistavasta seuran sääntöjen 9 :n edellyttämällä tavalla; sekä 9) käsitellään kokoukselle tehdyt esitykset ja muut esille tulleet asiat. 1.1.2 Syyskokouksessa käsiteltävät asiat 1) valitaan kokoukselle tarpeelliset toimihenkilöt; 2) valitaan pöytäkirjan tarkistajat; 3) vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle vuodelle; 4) vahvistetaan liittymismaksun ja jäsenmaksun suuruus ja maksuajankohta seuraavalle kalenterivuodelle; 5) vahvistetaan johtokunnan ja jaostojen jäsenten palkkiot; 6) valitaan johtokunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja sekä muut johtokunnan jäsenet; 7) valitaan tilintarkastajat ja varatilintarkastajat; 8) päätetään johtokunnan avuksi asetettavista ja johtokunnan alaisuudessa toimivista jaostoista sekä valitaan niiden jäsenet tai annetaan johtokunnalle valtuudet jäsenten valitsemiseen; 9) valitaan seuran edustajat ja varaedustajat eri järjestöjen ja yhteisöjen kokouksiin; sekä 10) käsitellään kokoukselle tehdyt esitykset ja muut esille tulleet asiat.
1.2 Johtokunta Johtokunta on toimeenpaneva toimielin. Käytännössä Noormarkun Koitossa se tekee kaikki merkittävät päätökset liittyen seuran toimintaan, koska se hoitaa seuran taloutta ja tekee siihen liittyvät päätökset. Johtokuntaan kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja 3-7 muuta jäsentä, jotka kaikki valitaan seuran syyskokouksessa kalenterivuodeksi kerrallaan. 1.2.1 Johtokunnan tehtävät Johtokunnan tehtävänä on hoitaa seuran asioita lain ja näiden sääntöjen sekä seuran kokouksen päätösten mukaan. Erityisesti johtokunnan tehtävänä on: 1) edustaa seuraa; 2) johtaa seuran toimintaa, hoitaa sen taloutta ja omaisuutta sekä valvoa seuran sääntöjen noudattamista; 3) kutsua koolle seuran kokoukset ja valmistella niissä käsiteltävät asiat; 4) panna toimeen seuran kokouksen päätökset; 5) pitää luetteloa seuran jäsenistä; 6) laatia ehdotus toimintakertomukseksi, tilinpäätökseksi, toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi; 7) valita tarvittaessa jäsenet vuosikokouksen asettamiin jaostoihin; sekä 8) ottaa ja vapauttaa seuran toimihenkilöt ja palkatut työntekijät. 1.2.2 Johtokunnan tehtävien salkutus 1.2.2.1 Puheenjohtaja Puheenjohtaja johtaa yhdistystä ja sen johtokuntaa. Johtokunta on parhaimmillaan puheenjohtajan vetämä tiimi. Puheenjohtaja edustaa yhdistystä ja hoitaa suhteita yhdistyksestä ulospäin. Puheenjohtaja valvoo taloutta, valmistelee ja kutsuu koolle hallituksen kokoukset, vastaa asiakirjojen ajantasaisuudesta ja säilytyksestä, hoitaa edunvalvontaa ja tekee yhteistyötä alueen muiden toimijoiden kanssa. Puheenjohtaja vastaa seuran hankinnoista. Hänellä on päätäntävalta 100 euron suuruisiin hankintoihin. Suuremmista hankinnoista päättää johtokunta. Lisäksi puheenjohtaja suunnittelee ja esittelee johtokunnan jäsenten koulutuksen.
1.2.2.2 Varapuheenjohtaja Varapuheenjohtaja on puheenjohtajan oikea käsi. Hän toimii puheenjohtajana kun varsinainen puheenjohtaja on estynyt. Varapuheenjohtaja on ajan tasalla yhdistyksen asioissa ja hän edustaa yhdistystä yhdessä puheenjohtajan kanssa. Hän on valmentajakoulutuksesta ja -rekrytoinnista vastaava. Koulutuksen ja rekrytoinnin suunnittelu ja toteutus hoidetaan pääasiallisesti jaostoissa valmennuspäälliköiden ja jaostojen puheenjohtajien kautta. Varapuheenjohtaja toimii johtokunnan ja jaostojen välisenä linkkinä ja esittelijänä. Tehtävä on siis lähinnä toimia esittelijänä koulutus ja rekrytointiasioissa, jotka vaativat johtokunnan huomiota tai päätöksiä. 1.2.2.3 Sihteeri Sihteeri valmistelee kokoukset yhdessä puheenjohtajan kanssa ja hoitaa yhdistyksen papereita ja arkistointia. Hän laatii kokouskutsut, esityslistat, pöytäkirjat, toimintakertomus- ja toimintasuunnitelmaluonnokset ja hoitaa muut puheenjohtajan tai hallituksen antamat tehtävät. Sihteeri antaa viranomaisille tarvittavat tiedot ja ilmoitukset. Kokoustilanteissa sihteeri toimii puheenjohtajan apuna eli kirjaa ylös puheenvuoropyynnöt, auttaa äänestysjärjestyksen laatimisessa ja kirjaa ylös kokouksen kulkua. Hän ylläpitää rekisteriä toimihenkilöiden luottamustehtävistä ja toimii merkkipäivä-vastaavana, joka seuraa jäsenrekisteristä vuosipäiviä ja toimii linkkinä jaostoihin merkkipäiväasioissa (vuosipäivät, valmistuminen koulutukseen jne.) 1.2.2.4 Taloudenhoitaja Taloudenhoitaja valvoo ja hoitaa yhdistyksen rahaliikennettä ja huolehtii kirjapidosta tilitoimiston avulla. Taloudenhoitaja laatii talousarvioehdotukset ja valvoo hyväksytyn talousarvion toteutumista. Hän huolehtii tilinpäätöksen valmistumisesta, sen esittelystä hallitukselle allekirjoitettavaksi sekä tilintarkastajien lausunnon saamisesta. Seuran yleisissä kokouksissa taloudenhoitaja esittelee sekä talousarvioehdotuksen että tilinpäätöksen. Tilitoimisto hoitaa palkka- ja palkkioasioissa ennakonpidätykset ja henkilösivukustannusten tilitykset. Vuoden lopussa tilitoimisto täyttää seuran veroilmoituksen ja siihen kuuluvat liitteet.
1.2.2.5 Jäsenkirjuri Jäsenkirjuri hoitaa seuran jäsenrekisteriä, jaostoilta saatujen jäsenrekisteritietojen avulla. Hän hoitaa jäsenmaksulaskutuksen ja sen seurannan. 1.2.2.6 Tiedottaja Vastaa seuran sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen johtamisesta. Tekee tai teettää seuran erilaiset julkaisut, mainokset ja painotuotteet sekä asiakirjapohjat. Päivittää tiedotusopasta. Hän ohjaa ja kouluttaa kotisivujen ylläpidosta vastaavia henkilöitä ja samalla toimii webmasterina. Tiedottaja johtaa ja toimii yhteyshenkilönä jaostojen ja johtokunnan välillä seuran markkinointikysymyksissä. 1.2.2.7 Varainhankinnasta vastaava Varainhankinnasta vastaava johtaa varainhankintaryhmää. Varainhankinnasta vastaava yhdessä varainhankintaryhmän, johon kuuluu edustaja joka jaostosta, suunnittelee ja vastaa koko seuran varainhankintaprojekteista niiden toteutumisesta ja seurannasta. Seuran fanituotteiden osalta hän kilpailuttaa tuotteet ja tekee hankintaehdotuksen ja markkinointisuunnitelman johtokunnalle. Hän tekee ja kokoaa talousarvioehdotuksen varainhankinnan osalta sekä raportoi johtokuntaa hankkeiden toteutumisesta. Hän ylläpitää rekisteriä tavarantoimittajista ja esittelee johtokunnalle sopimusehdotukset. Jaostojen varainhankinnasta vastaavat projektien toteutumisesta aikataulussa jaostojen sisällä. Esimerkkinä ovat kalenteriprojektin mainokset, valokuvat ja muu materiaali.
1.3 Jaostot Koitossa on neljä jaostoa: jalkapallo-, koripallo- kunto- ja nuorisojaosto. Kunto- sekä nuorisojaosto toimivat ilman omaa taloudenhoitoa. Sitä vastoin koripallojaostolla on oma talous. Jalkapallo siirtyy omaan talouteen vuonna 2011. 1.3.1 Jaostojen tehtävät ja toimivalta Seuran jaostojen tehtävänä on huolehtia oman lajinsa tai toimintasektorinsa toiminnasta seuran toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä johtokunnan antamien ohjeiden mukaisesti. Jaosto voi päättää oman lajinsa tai toimintasektorinsa taloudellisista asioista vahvistetun talousarvion ja johtokunnan hyväksymän taloudenhoidon ohjesäännön puitteissa. Jaosto ei kuitenkaan voi tehdä seuraa sitovia oikeustoimia, sopimuksia tai muita sitoumuksia. 1.4 Organisaation muut toimielimet ja henkilöt Varsinaisen päätöksenteko-organisaation ulkopuolella toimii 1.4.1 Valmentajakerho Kerhon tehtävänä on toimia valmentajien äänitorvena, suunnitella koulutusta ja järjestää omaa koulutustoimintaa. Lisäksi se tekee ehdotukset valmentajien palkitsemisesta ja mahdollisista kulukorvauksista johtokunnan määrittelemissä puitteissa. Periaatteessa on vain yksi kerho, mutta jalka- ja koripallo toimivat käytännöllisistä syistä erikseen. Tarkoituksena on kuitenkin järjestää vuodessa 1-2 yhteistapaamista ja jakaa siellä kokemuksia. Valmentajakerhon toiminnasta vastaavat lajein valmennuspäälliköt.