Suomen Jazz & Populaarimusiikin Arkiston Kannatusyhdistys ry Toimintasuunnitelma 2014 15.10.2013/JM Tiivistelmä Suomen Jazz & Pop Arkisto JAPA on vuonna 1990 perustettu tutkimusarkisto, joka kerää, säilyttää ja tarjoaa suomalaiseen rytmimusiikkiin liittyvää tietoa ja aineistoa. Se on ainoa itsenäinen, palkkatyövoimalla toimiva musiikkiarkisto Suomessa. Arkiston kokoelma (523 hyllymetriä) kattaa merkittävän osan suomalaista kulttuuriperintöä. JAPA on myös digitoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen asiantuntija. Se tarjoaa neuvonta- ja tietopalveluja ja on Suomen johtava populaarimusiikin historiaan liittyvien tutkimusten julkaisija. JAPAn arkisto- ja toimitilat sijaitsevat Helsingissä Sörnäisten rantatie 25:n arkistokeskuksessa. JAPA on kaupallista voittoa tavoittelematon yhdistysmuotoinen arkisto. Kannatusyhdistykseen kuuluu 245 jäsentä. Arkiston hallituksen puheenjohtajana on viime vuodet toiminut Jaakko Harjula. Arkistolla on kaksi vakinaista työntekijää, arkistonjohtaja Janne Mäkelä ja amanuenssi Maaret Storgårds. Toiminta rahoitetaan opetus- ja kulttuuriministeriön valtionavustuksella, muilla avustuksilla, jäsenmaksuilla, omien julkaisujen myynnillä ja muulla omalla varainhankinnalla. Vuonna 2014 JAPA keskittyy perustehtäviensä ohella seuraavin toimintoihin: * Skaala-tietokannan viimeistely * sähköisen asiakasliittymän kehittäminen osana Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanketta * musiikkihaastattelujen ja muiden aineistojen tarjoaminen internetissä * populaarimusiikin tutkimushankkeet ja -seminaarit Rahoituksen epävarmuus, henkilöresurssien vähäisyys ja asema ei-lakisääteisenä arkistona ovat JAPAn suurimpia haasteita. 1. Varsinainen toiminta 1.1. Aineistonhankinta ja säilytys Arkistolla on 411 henkilökokoelmaa, jotka muodostuvat musiikkialan toimijoiden, kuolinpesien, tutkijoiden, järjestöjen ja koulutuslaitosten lahjoituksista. Yleiskokoelman runkona ovat lehtileikkeet, lehdet, kirjat, haastattelut ja muut tallenteet. Arkistolla on julkaisemattomia äänitteitä 6750 tuntia, joukossa muun muassa yli 500 haastattelunauhoitusta. Videokokoelmassa on 5670 nimikettä, ja se sisältää pääosin kotimaisia populaarimusiikin televisio-ohjelmia. Arkisto saa kustantajilta ilmaiskappaleina kotimaisia musiikkilehtiä. JAPA saa pääosan aineistostaan lahjoituksina. Viime vuosina JAPA on itse aktiivisesti muun muassa kerännyt kadonneita internetsivuja, dokumentoinut levykauppoja ja hankkinut tietoa musiikkiyhtyeiden harjoitustiloista. Vuonna 2014 arkisto jatkaa aineiston vastaanottoa ja keruutoimintaa. JAPA vuokraa samasta rakennuksesta arkistotilat Työväen Arkistolta. Fyysisen aineiston säilytysolosuhteet kuten myös sähköisen aineiston tallennusjärjestelmät ovat hyvät. Suurin ongelma on kunnollisen välivaraston puute. Vakuutusyhtiö Varmalta on vuokrattu pieni kellarivarasto Arabiankadulta. Huonokuntoisten ääninauhojen käsittelyssä tarvitaan työterveyden takaavia konservointitiloja.
1.2. Tietojärjestelmät ja -palvelut 2 Hankinnan ja säilyttämisen lisäksi arkiston kolmantena päätehtävänä on tiedon ja aineiston tarjoaminen. Kokoelmien luettelointi mahdollistaa musiikkiaineiston sujuvan jatkokäytön. Äänitteet, videot, painetut nuotit ja nuottikäsikirjoitukset luetteloidaan kansallisdiskografia Violaan. Valokuvia ja lehtikokoelmaa luetteloidaan omaan Skaala-tietokantaan. Tietoa muun muassa henkilökokoelmista löytyy myös JAPAn internetsivuilta. Tietojärjestelmien ja palveluiden ylläpitoon tarvitaan kaksi työntekijää, tekninen vastaava ja amanuenssi. Asiakkaat voivat tutustua aineistoon arkiston tiloissa ja osin verkkopalveluna. JAPA on vuonna 2013 kehittänyt opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustuksella sähköistä palvelutoimintaa. Vuonna 2014 entistä suurempi painopiste asetetaan sille, että JAPAn aineistoja, esimerkiksi haastatteluäänitteitä, pystytään tarjoamaan internetin kautta. Neuvonta- ja tietopalvelut ovat maksuttomia. Aineistojen saatavuuden parantaminen asettaa arkistolle suuria haasteita, sillä JAPA ei kuulu arkistolainsäädännön piiriin. Se ei voi valmistaa tekijänoikeuslain arkistoille suomin valtuuksin kokoelmissaan olevista teoksista kopioita säilytystarkoituksessa saati saattaa niitä yleisön ulottuville ilman oikeudenhaltijoiden lupia. 1.3. Aineistojen digitointi Digitointi pysyy JAPAn vahvana alueena jo pelkästään siksi, että uusia aineistoja saadaan jatkuvasti. Tuhoutumisvaarassa olevat avokelanauhat, c-kasetit ja muut analogiset äänitteet kuten myös videot ja valokuvat siirretään digitaaliseen muotoon ajanmukaisin laittein ja menetelmin. Tiedon- ja laitteistonvaihtoa koskeva yhteistyö muiden organisaatioiden kanssa on tiivistä. Toimintavuodelle haetaan rahoitusta digitointi- ja sähköistä aineistoa koskevan pitkäaikaissäilytystyön jatkamiseksi. 1.4. Kansallinen digitaalinen kirjasto JAPA on ollut vuodesta 2008 lähtien kehittämässä opetus- ja kulttuuriministeriön Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanketta teknisen jaoston jäsenenä ja koulutustapahtumien järjestäjänä. Vuonna 2014 JAPA on mukana muistiorganisaatioiden yhteisessä FINNA-asiakasliittymässä. Lisäksi JAPA jatkaa aktiivisesti hankkeen arkistoverkoston ohjausryhmässä. 1.5. Digipalvelut Arkisto opastaa yhteisöjä ja yksityishenkilöitä erityisesti äänitedigitointiin liittyvissä kysymyksissä. JAPA muun muassa tarjoaa ilmaista äänitedigitointia ohjattuna itsepalveluna Digitoimistossaan. JAPA on syksystä 2007 hallinnoinut suomalaisten muistiorganisaatioiden kehittämää Digiwikiverkkopalvelua, joka tarjoaa kulttuuriaineistojen digitointiin ja pitkäaikaissäilyttämiseen liittyvää puntaroitua tietoa ja koulutusta. Tärkeimmät yhteistyökumppanit ovat Kotimaisten kielten keskus, Suomen valokuvataiteen museo ja Valtion taidemuseo. JAPA haluaa jatkossakin ylläpitää Digiwikipalvelua. Hankkeelle etsitään jatkorahoitusta. 1.6. Kansainvälinen toiminta Arkistolla on vahvat kansainväliset yhteydet. Keväällä 2014 arkistonjohtaja osallistuu pohjoismaisten jazzarkistojen suunnittelukokoukseen Tanskassa. Pohjoismaisten populaarimusiikin arkistojen ja museoiden yhteistyötä tiivistetään vuonna 2014.
1.7. Tutkimus, opetus ja seminaarit 3 Arkiston tieteelliset siteet ovat merkittävät. JAPA on vuonna 2013 tunnustettu tutkimuslaitokseksi, sillä Suomen Akatemia on tutkimushakujen yhteydessä rinnastanut JAPAn korkeakouluihin. Vuonna 2014 dosentti Antti-Ville Kärjä hakee rahoitusta monikulttuurisuutta ja musiikkia käsittelevälle tutkimushankkeelleen. JAPA on hankkeen suorituspaikka. JAPA jatkaa vuonna 2012 alkaneen populaarimusiikin tutkimuksen seminaaria väitöskirjan tekijöille. Kuukausittain kokoontuvassa seminaarissa on vieraillut myös ulkomaisia tutkijoita. Musiikin suunta -lehti julkaisee alkuvuonna 2014 teemanumeron seminaarin toiminnasta. JAPA on mukana tutkimusasiantuntijana ja sidosryhmien edustajana Turun yliopiston vetämässä Populaarikulttuurin tutkimuksen tohtoriohjelmassa. Muita tärkeitä tutkimuskumppaneita ovat Helsingin yliopiston musiikkitieteen laitos, Tampereen yliopiston musiikintutkimuksen laitos, Sibelius-Akatemia, Turun yliopiston kulttuurihistorian ja musiikkitieteen oppiaineet, International Institute for Popular Culture IIPC (Turku) ja Suomen Etnomusikologinen Seura ry. JAPA on ollut mukana tuottamassa Suomen virtuaaliyliopiston kurssia "Suomalaisuus populaarimusiikissa", ja se on koonnut opetus- ja kulttuuriministeriön oppimateriaalisivuille lukio-opetusta varten osion suomalaisen jazzin vuosisadasta. Arkistonjohtaja julkaisee suomalaiseen populaarimusiikkiin ja arkistotoimintaan liittyviä kirjoituksia tieteellisissä ja kulttuurialan lehdissä ja toimii akateemisten artikkeleiden vertaisarvioijana. 1.8. Tiedotus- ja julkaisutoiminta Tiedotustoiminnasta vastaa arkistonjohtaja sekä hallituksen valitsema työvaliokunta. Tärkeimpiä areenoita ovat JAPAn kotisivut, Facebook sekä kahdesti vuodessa ilmestyvä jäsentiedote Mappi. JAPAn henkilökunta kiertää esittäytymässä konserteissa, festivaaleilla, julkaisutilaisuuksissa, Helsingin musiikkimessuilla, tutkijaseminaareissa ja muissa vastaavissa tapahtumissa. Lisäksi JAPA on mahdollisuuksien mukaan järjestämässä Sörnäisten rantatien arkistokeskuksen ohjelmaa osana laajempia kaupunkitapahtumia (Kallio Kukkii, Helsinki-päivä ja Kallio Kipinöi). JAPA on julkaissut yksitoista cd-levyä ja seitsemän kirjaa. Vuonna 2014 julkaisuohjelmassa on ainakin Juha Henrikssonin kirja säveltäjä ja tuottaja Jaakko Salosta. 1.9. Näyttelytoiminta JAPAlla on kolme perusnäyttelyä. Kokoontaitettavista paneeleista muodostuva "Suomijazzin svengaava historia" esittelee ilmiöitä ja musiikintekijöitä 1920-luvulta nykyaikaan. Näyttelyllä on vuodesta 1999 asti ollut tärkeä rooli JAPAn toiminnassa pääkaupunkiseudun ulkopuolella. Tutkija Janne Poikolaisen kanssa vuonna 2012 koottu "Suomi ihailee" on musiikkifaniuden historiasta kertova kevyt vitriini- ja kuvanäyttely. Vuonna 2014 molemmat näyttelyt kiertävät eri puolilla Suomea. Lisäksi JAPAn internetsivuilla on runsaasti äänimateriaalia sisältävä näyttely "Haka-kerho 1957 1969", joka esittelee Helsingissä sijainneen Suomen ensimmäisen kunnallisen nuorisokahvilan musiikkitoimintaa. Vuonna 2014 JAPA suunnittelee yhteistyökumppaneiden kanssa äänittämisen historiaa koskevan näyttelyn järjestämistä. Lisäksi JAPA jatkaa konsultointia ja aineiston- ja tiedonhankintaa yhteistyökumppaninsa Helsingin kaupunginmuseon vuonna 2015 avattavaa Helsinkiläiset ja musiikki -näyttelyä varten.
1.10. Konsertit 4 Erik Lindströmin rahaston apurahatilaisuuteen liittyvä konsertti pidetään Helsingissä toukokuussa yhteistyössä Helsinki Jazz ry:n kanssa. 1.11. Edustukset JAPAn hallituksen jäsenet toimivat muun muassa seuraavissa yhteisöissä: Sibelius-Akatemia, Pop & Jazz Konservatorio, Säveltäjät ja Sanoittajat ELVIS ry, Maailman musiikin keskus, Helsingin yliopisto, Suomen Äänitearkisto, Suomen Jazzliitto, Valtion taidemuseo, Jazzmuusikot ry ja Populaarimusiikin verkkomuseo Pomus. Arkistonjohtaja Janne Mäkelä toimii Digiwikin johtoryhmässä, Populaarikulttuurin tutkimuksen tohtoriohjelman sidosryhmien edustajana ja Kansainvälisen äänite- ja audiovisuaalisen arkistojen järjestön IASAn Suomen yhteyshenkilönä. Mäkelä on lisäksi erilaisissa tieteellisissä tehtävissä, muun muassa Turun yliopiston dosenttina ja Populaarikulttuurin tutkimuslaitoksen IIPC:n toimeenpanoryhmässä. Amanuenssi Maaret Storgårds toimii Arkistoyhdistyksen hallituksessa ja Suomen musiikkikirjastoyhdistys ry:n taloudenhoitajana. JAPA on mukana vuosittain jakamassa Suomen jazzlegendat -tunnustuspalkintoa. 1.12. Erik Lindströmin rahasto JAPA on hallinnoinut vuodesta 2002 Erik Lindströmin rahastoa. Vuonna 2014 rahastosta jaetaan vähintään yksi apuraha nuoren suomalaisen muusikon opiskeluun ulkomailla. 2. Talous 2.1. Valtionavustus Opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämä valtionapu (170 000 euroa vuosina 2012 ja 2013) on JAPAn toiminnan perusta. Vuodelle 2014 haetaan 195 000 euron valtionapua, jolla katetaan pääosin palkka- ja vuokrakuluja ja varmistetaan tietojärjestelmien jatkuvuus. 2.2. Helsingin kaupungin tuki JAPA on perinteisesti saanut Helsingin kaupungin kulttuuriyhdistysten avustusta. Vuonna 2013 avustusta ei kuitenkaan myönnetty. Vuonna 2014 avustusta haetaan 2000 euroa. Summaa ei ole huomioitu talousarviossa. 2.3. Muu ulkopuolinen rahoitus Säätiöiltä ja rahastoilta haetaan jatkuvasti hankeapurahoja muun muassa julkaisutoimintaan ja aineistojen saatavuuden parantamiseen. Minimitavoite on 5000 euroa. Summa on huomioitu talousarviossa. 2.4. Oma varainhankinta JAPA saa vuonna 2013 julkaisutoiminnasta, kannatusyhdistyksen jäsenmaksuista, kopiointi- ja digitointipalveluista ja tilojen vuokraamisesta tutkijakäyttöön arviolta 12 600 euroa.
3. Toimitilat ja henkilöstö 5 JAPA on vuokrannut Veritas Eläkevakuutukselta 253 m2:n toimitilat Sörnäisten rantatie 25:stä. Yhdentoista huoneen toimistotiloissa sijaitsevat työpisteet, taukotilat, kokoushuone ja digitointiyksiköt. Kaksi huonetta on varattu asiakastiloiksi. Alivuokralaisina JAPAlla on kolme tutkijaa, joille on varattu kolme puolikasta huonetta. Arkistotilat vuokrataan jatkossakin samasta rakennuksesta Työväen Arkistolta. Lisäksi Arabianrannasta on vuokrattu eläkevakuutusyhtiö Varmalta varastotilaa. Tilakulut pyritään kattamaan pääosin valtionavustuksella mutta myös muilla avustuksilla ja omilla vuokratuloilla. JAPAlla on kaksi vakinaista työntekijää, arkistonjohtaja, FT, dosentti Janne Mäkelä sekä amanuenssi, FM Maaret Storgårds. Määräaikaisena tietojärjestelmävastaavana ja suunnittelijana jatkaa FM Jouni Eerola, mikäli hänelle järjestyy rahoitus. 4. Hankinnat JAPA on uusinut laajemmin kalustoaan ja laitteistoaan vuonna 2010. Vuonna 2014 tietokone- ja tallennuslaitteistoihin varataan 3000 euroa. Lisäksi JAPA täydentää lehtikokoelmaansa hankkimalla kokoelmistaan puuttuvia julkaisuja. Muuhun aineistohankintaan ei ole budjetoitu varoja.