1 PIEKSÄMÄEN KAUPUNKI Kulutimi REKISTERISELOSTE Henkilötietlaki (523/99) 10, 24 Tarkitettu asiakkaille Laatimispvm: 26.6.2014 1. REKISTERIN NIMI AURA - Kulukuraattrien ja psyklgien asiakastietjärjestelmä, jka kstuu kulukuraattreiden ja kulupsyklgien sarekistereistä. 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Kulutuslautakunta Yhteystiedt Pertinkuja 1, 76100 Pieksämäki, Kaupungin puhelinvaihde (015) 788 2111, kirjaam@pieksamaki.fi, 3 REKISTERIN VAS- TUUHENKILÖ Päivi Hännikäinen, kulukuraattri 044 588 3720 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Päivi Hännikäinen, kulukuraattri, 044 588 3720] Osite: Pertinkuja 1, 76100 Pieksämäki Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät (kulukuraattrit, kulupsykgit) vastaavat mien asiakkaidensa tietjen käsittelystä, yleisestä infrminnista, rekisteröidyn infrminnista ja tarkastusikeuden tteuttamisesta.
2 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterin käyttötarkitus liittyy kulukuraattri- ja kulupsyklgitiminnan tteutukseen peruskuluissa ja lukiissa. Rekisterin tarkitus n asiakasasiakirjjen laatiminen ja pitäminen asiakassuhteen hita varten sekä asiakastiettilastjen tek (HetiL 7 ) Pieksämäen kaupungin maa seurantaa varten ja timitettavaksi Itä-Sumen aluehallintvirastlle. 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Kulukuraattrien ja kulupsyklgien timinta perustuu Oppilas- ja piskeluhultlakiin (1287/2013) ja asiakassuhteeseen. Kulukuraattreiden ja kulupsyklgien timinta tapahtuu petustimessa, jta säätelevät kululait. Psyklgit vat lisäksi terveydenhulln ammattihenkilöistä annetun lain (599/1994) 2 ja 5 mukaan terveydenhulln ammattihenkilöitä. Lain 16 :n mukaan terveydenhulln ammattihenkilön velvllisuudesta laatia ja säilyttää ptilasasiakirjat n vimassa se, mitä ptilaan asemasta ja ikeuksista annetussa laissa säädetään (PtL 785/1992). Kulupsyklgien asiakastiedt vat ptilasasiakirjja, jista n lemassa erityissäädöksiä. (STM:n asetus ptilasasiakirjjen laatimisesta sekä niiden ja muun hitn liittyvän materiaalin säilyttämisestä 99/2001) Opiskeluhulln kuraattrit kirjaavat yksilötapaamisissa kertyvät asiakastiedt piskeluhulln kuraattrin asiakaskertmukseen, jiden käsittelystä säädetään ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista annetussa laissa (812/2000). (Oppilas- ja piskeluhultlaki 20 2 mm. (1287/2013) 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Kulukuraattreiden ja psyklgien sarekistereissä asiakasta kskevat perustiedt vat samat. Psyklgien laatimissa asiakaskertmuksissa nudatetaan ptilasasiakirjista annettuja säädöksiä. työntekijän nimi asiakkaan henkilö- ja perhetiedt - nimet ja henkilötunnus, sukupuli - yhteystiedt - äidinkieli, muu kieli, kansalaisuus - hultajuus, asuminen äidin/isän kanssa - hultajien yhteystiedt kulunkäyntitiedt - kulun nimi, lukka-aste, ppivelvllisuus, lukkamut - erityispetuspäätös
3 yhteistyötaht - aiemmat - nykyiset asiakaskertmus - yhteydenttaja - asiakkaaksi tuln syy - tapaamiset, neuvttelut, knsultaatit, läsnä lleet - suunnitelmat, timenpidesusitukset - yhteenvedt, lausunnt lähetteet, tutkimustulkset - arviinti asiakirjaliikenne - asiakirjan luvutus: merkinnän tehneen työntekijän nimi, pvm, asiakkaan sustumus, asiakirjan nimi, khde, luvutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva) - saadut asiakirjat: saapumisajankhta, lähde. 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 1. Asiakkaalta ja hultajalta saadaan asiakkuuteen liittyvää tieta. 2. Pieksämäen kaupungin ppilasrekisteristä (multiprimus-hjelma) saadaan asiakkaan perustiedt sekä Etelä-Savn ammattipistn Pieksämäen yksikön ppilasrekisteristä (Primus-hjelma, nuret) 3. Kulun petus- ja ppilashulthenkilöstöltä saadaan sellaista tieta, jka n petuksen tarkituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämätöntä (PL 40, LukiL 32 ) 4. Tiselta timintayksiköltä esim. perheneuvlasta, lastensujelusta ja sairaalasta saadaan tieta asiakkaan/hultajan sustumuksella. 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Oikeus luvuttaa tietja perustuu pääasiassa asiakkaan/hultajan sustumukseen. Lisäksi tietja vidaan luvuttaa kunnan petustimen sisällä edellyttäen, että tiedt vat välttämättömiä petuksen tarkituksenmukaisen järjestämisen kannalta. (PL 40, LukiL 32 ) Psyklgien salta Ptilaslain 9 2 mm. antaa alaikäiselle mahdllisuuden kieltää tietjen antamisen tietyin edellytyksin. Tietjen luvuttaminen kunnan petustimen sisällä: 1. Kun kulun kuraattri/psyklgi vaihtuu, uusi työntekijä saa käyttöikeuden rekisteriin. 2. Opiskelijan yksilökhtaisen piskeluhulln järjestämiseen ja tteuttamiseen sallistuvilla n salassapitvelvllisuuden estämättä ikeus saada tisiltaan ja luvuttaa tisilleen sekä piskeluhullsta vastaavalle viranmaiselle sellaiset tiedt, jtka vat välttämättömiä yksilökhtaisen piskeluhulln järjestämiseksi ja tteuttamiseksi. (Oppilas- ja piskeluhultlaki 23 (1287/2013) Js piskelija siirtyy tisen kulutuksen järjestäjän kulutukseen, aikaisemman kulutuksen järjestäjän n pyydettävä piskelijan taikka, jllei hänellä le edellytyksiä
arviida annettavan sustumuksen merkitystä, hänen hultajansa tai muun laillisen edustajansa sustumus siihen, että uudelle kulutuksen järjestäjälle vidaan siirtää piskeluhulln asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedt, jtka vat tarpeellisia piskeluhulln jatkuvuuden kannalta. (Oppilas- ja piskeluhultlaki 23 (1287/2013) 4 3. Asiakkuuden alkaessa mahdllinen aiempi asiakkuus näkyy. 4. Kuraattrit ja psyklgit eivät pääse tistensa rekistereihin. Tietjen luvutuksesta tehdään aina merkintä, nimi, pvm. Tietja vi luvuttaa, js muussa laissa n tätä kskeva sääntö. (Lastensujelulaki 40 ). 10. REKISTERIN KÄYTTÖ Asiakasasiakirjja käyttää vain asianmainen kuraattri tai asianmainen psyklgi ttaen humin henkilötietlain säädökset (käyttötarkitussidnnaisuus, salassapitsäädökset, hulellisuusvelvite, sujaamisvelvite). Psyklgit ttavat humin myös ptilaslain säädökset, kulukuraattrit, mitä säädetään ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista annetussa laissa (812/2000). Salassapitvelvllisuudesta n säädetty peruspetuslaissa (40 a) ja lukilaissa (32 ). Kulupsyklgin salta myös ptilaslaissa (13 ), kulukuraattrien ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista annetussa laissa (812/2000). Asiakaskertmuksen asiakas vi itse tarkistaa. Rekisteristä tutetaan tilastja Pieksämäen kaupungin ja Itä-Sumen aluehallintvirastn käyttöön (HetiL 7 ). Tilastintitietja käsitellään ilman henkilöiden tunnisteita (HetiL 15 khta 3). 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Asiakasasiakirjatietja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedt vat salassa pidettäviä (HetiL, PtL). Tietja käsitteleviä työntekijöitä kskee vaitilvelvllisuus. Vaitilvelvllisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Tietjärjestelmäphjainen AURA-asiakastietjärjestelmä sijaitsee keskitetysti Pieksämäen kaupungin palvelintilissa. Työntekijä n siihen yhteydessä intranetin välityksellä. Työaseman ja palvelimen välillä leva tietliikenne n sujattu. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökhtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöikeus päättyy henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n myönnetty käyttöikeus. Järjes-
telmä rekisteröi virheelliset sisään kirjittautumiset ja kaiken järjestelmässä suritetun tietjen käsittelyn ja katselun. Manuaalisia asiakirjja säilytetään lukituissa työpisteissä ja lukituissa kaapeissa. 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakastietjen säilyttämisessä ja tietjen hävittämisessä nudatetaan arkistlaitksen kullinkin vimassa levia säännöksiä ja määräyksiä. Henkilökhtaiset muistiinpant hävitetään, kun tiedt siirretään varsinaiseen asiakaskertmukseen. Asiakirjja hävitettäessä hulehditaan siitä, että ne eivät judu sivullisen käsiin. 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Rekisteristä (sekä manuaalinen että tietjärjestelmäphjainen aineist) tiedtetaan ppilaalle ja hultajille suullisesti asiakassuhteen alkaessa. Rekisteriselste n nähtävillä ppilashulln viranmaisten vastaantttilissa sekä Pieksämäen kaupungin sivistystimen ppilashulln www-sivuilla sitteessa http://www.pieksamaki.fi/ 5 15. TARKASTUSOIKEUS Tarkastuspyyntö tehdään henkilökhtaisen käynnin yhteydessä tai makätisesti allekirjitetulla tai muulla lutettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö sitetaan asianmaiselle kulupsyklgille tai kuraattrille. Tarkastusikeudesta päättää asianmainen kulupsyklgi tai - kuraattri. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietjen antamista. Tiedt pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Tiedt antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. Hultajalla n ikeus tarkastaa lastaan kskevat tiedt (Laki lapsen hullsta ja tapaamisikeudesta 4 ) Js tarkastusikeus pikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen tdistus. Tdistuksesta ilmenee syyt, jiden vuksi tarkastusikeus n evätty. Rekisteröity vi saattaa asian tietsujavaltuutetun käsiteltäväksi. Lapsi vi tietyissä tapauksissa kieltää hultajalta ikeuden tarkastaa lasta kskevat tiedt. (PtL 9 2) 16. TIEDON KORJAAMINEN Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut henkilötiet, ikaisee asiakastyöntekijä sen masta alitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Krjauksessa vanha tiet jää näkyviin. Lisäksi järjestelmään jää merkinnät krjausajankhdasta, kuka krjannut ja miten krjattu (Hetil 29 ). Lukittu-tilassa levan tiedn krjaaminen n mahdllista vain avaamalla tiedt uudestaan. Vain järjestelmän pääkäyttäjä vi avata lukitut tiedt.
6 17. KIELTO-OIKEUS Mikäli työntekijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedn krjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan rekisterin vastuuhenkilön allekirjittama tdistus, jsta ilmenevät syyt, jiden vuksi vaatimusta ei le hyväksytty. Henkilölle kerrtaan hänen ikeudestaan saattaa asia tietsujavaltuutetun käsiteltäväksi. Asiakasasiakirjissa levat tiedt vat salassa pidettäviä. Niitä ei luvuteta, ellei tieta pyytävällä le lakiin perustuvaa ikeutta tiedn saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenmaista tietjen luvutuskielta. 18. REKISTERIHALLINTO Rekisterinpitäjä n Pieksämäen kaupunki Rekisterin vastuuhenkilö hulehtii - rekisteriselsteen laatimisesta - rekisterin tietsisällön ja käyttötarkituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, jilla käyttöikeudet myönnetään, rekisteröidyn infrminnista ja tarkastusikeuden tteuttamisesta, tietjen krjaamisesta ja tietjen luvuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidsta - rekisterin sujaamisesta, tietturvan järjestämisestä, arkistinnista ja tietjen hävittämisestä - rekisterinhitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään - järjestelmän palvelevuudesta, tehkkaasta käytöstä ja jhdn ja käyttäjien tiettarvetta vastaavasta raprtinnista - kehittämistarpeiden pririsinnista sekä - järjestelmän krdinidusta ja kustannustehkkaasta kehittämisestä. Rekisteritimintja tteuttavat kulukuraattrit ja kulupsyklgit käyttöikeuksien puitteissa. 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Sisäiset rekisteritiminnan hjeet annetaan erikseen. Käyttäjien kulutus suunnitellaan erikseen.