SELVITYS SUOMI-TALO / SUOMI-TIIMI -MALLISTA

Transkriptio

1 1 Opetus- ja kulttuuriministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Ulkoasiainministeriö SELVITYS SUOMI-TALO / SUOMI-TIIMI -MALLISTA

2 2 Sisällysluettelo Yhteenveto 3 1. Johdanto 4 2. Suomi-talon/tiimin tavoitteet ja periaatteet 5 3. Suomi-talo/tiimi -toiminnan nykytilanne 6 4. Esimerkkejä Suomi-talo/tiimi -yhteistyömalleista Selvityksen johtopäätökset ja suositukset Ulkomaanverkoston tehostaminen Yhteiset tilat Yhteistyön kehittäminen 17

3 3 Yhteenveto Tämä selvitys on laadittu osana pääministeri Jyrki Kataisen hallituksen ohjelman toimeenpanoa ministeriöiden kansliapäälliköiden ulkomaantoimintojen koordinointiryhmän johdolla Suomi-talon / Suomi-tiimin toimintamallin määrittelemiseksi. Työryhmä on koostunut ulkoasiainministeriön, työ- ja elinkeinoministeriön, opetus- ja kulttuuriministeriön, sisäasiainministeriön ja puolustusministeriön edustajista. Selvitys keskittyy ulkomailla valtion rahoituksella toimiviin eri hallinnonalojen edustajiin ja valtion avustuksia saaviin toimijoihin, niiden yhteistoimintaan ja niiden välisen yhteistyön tehostamismahdollisuuksiin. Kullakin toimijalla on oma organisaationsa, tavoitteensa, rahoituksensa sekä ohjaus- ja toimintamallinsa. Osa toimijoista on sijoittunut samoihin tiloihin, useimmiten edustuston kanssa, osa toimii erillisissä tiloissa. Toimijoiden yhteisenä tavoitteena on tehostaa toimintansa vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta. Selvitys sisältää kartoituksen ja ehdotuksia yhteistyön ja -toiminnan edelleen kehittämiseksi Suomi-talon / Suomi-tiimin toimintamallin mukaisesti. Ministeriöiden kansliapäälliköt päättävät selvityksen jatkotoimista ja asian esittelemisestä hallituksen strategiaistunnossa Tiedottamisesta sovitaan yhteisesti huomioiden erityisesti selvityksen kohteena olevat osapuolet. Tiedotuksessa korostetaan yhteistyön ja yhteistoiminnan kehittämisen myönteisiä vaikutuksia kaikille Suomi-talon/tiimin toimijoille.

4 4 1. Johdanto Tämän selvityksen lähtökohtana on pääministeri Jyrki Kataisen hallituksen ohjelma, ja siihen sisältyvä kirjaus Suomi-talo mallista: Hallitus keskittää Suomen kansainvälisiä toimintoja Suomi-talon mallin pohjalta. Tavoitteena on parantaa suomalaisten toimijoiden yhteistyötä luomalla edellytykset näiden verkostoitumiselle ja koordinaatiolle sekä selkeyttämällä työnjakoa. Hallitus ohjaa muiden ministeriöiden henkilöresursseja niiden toimialoihin kuuluvissa tehtävissä Suomen ulkomaanedustustoihin. Suomi-talo kuuluu hallitusohjelman strategisen toimeenpanosuunnitelman kärkihankkeisiin kolmannen painopistealueen alla, joka on kestävä talouskasvu, työllisyys ja kilpailukyky. Kärkihankkeiden etenemistä seurataan hallituksen strategiaistunnoissa. Hallitusohjelman pohjalta kansliapäälliköiden ulkomaantoimintojen koordinointiryhmän johdolla laadittiin tämä selvitys Suomi-talon/tiimin-toimintamallin määrittelemiseksi. Hallitusohjelmassa puhutaan Suomi-talosta ja Matti Alahuhdan julkaistavassa taloudellisten ulkosuhteiden työryhmän loppuraportissa käytetään termiä Team Finland. Näillä viitataan sekä Suomessa luotaviin yhteistyön muotoihin että ulkomaillaa toimivien suomalaistoimijoiden yhteistyön tiivistämiseen ja koordinaation tehostamiseen. Ilmaus Suomi-tiimi kuvaa hyvin toimintaa yhtenä joukkueena, jossa asiantuntemus ja osaaminen yhdistyvät parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä selvitys keskittyy ulkomailla valtion rahoituksella toimiviin eri hallinnonalojen edustajiin ja valtion avustuksia nauttiviin toimijoihin, ja niiden välisen yhteistyön tehostamiseen. Tavoitteena on yhteistyön tiivistäminen, työnjaon selkiyttäminen, verkottuminen ja koordinaatio paremman vaikuttavuuden ja kustannustehokkuuden saavuttamiseksi, sekä siellä missä se on toiminnallisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaista, myös yhteisiin tiloihin hakeutumista. Tästä rajauksesta huolimatta on suotavaa, että myös muut suomalaistoimijat voivat osallistua yhteistyöhön Suomi-talon/tiimin puitteissa. Muita toimijoita ovat muun muassa alueelliset organisaatiot, kauppayhdistykset ja kauppakakamarit, Suomi-koulut, korkeakoulut sekä muut kansalaisyhteiskunnan organisaatiot.

5 5 2. Suomi-talon/tiimin tavoitteet ja periaatteet Suomen hyvinvointi ja turvallisuus ovat globalisoituvassa maailmassa yhä enemmän riippuvaisia ulkoisista tekijöistä. Suomen ja suomalaisten etujen puolesta tulee vaikuttaa laajasti ja kokonaisvaltaisesti ja siinä tulee hyödyntää eri suomalaisten toimijoiden synergioita. Suomi-talon/tiimin -toimintamallin tavoitteena on tehostaa valtiollisten organisaatioiden ja julkista tukea saavien toimijoiden yhteistyötä, resurssien tehokasta käyttöä, koordinaatiota ja verkostoitumista. Toimintojen tehokas koordinointi ja työnjaon selkiyttäminen ovat välttämättömiä Suomen kansainvälisen vaikuttavuuden ja tehokkuuden lisäämiseksi alati niukkenevilla resursseilla. Päällekkäisyyksiä tulee välttää. Suomi-talon/tiimin -toimintamallia hyödynnetään jo monissa paikoissa ympäri maailmaa. Suomi-talo/tiimi on enemmän kuin yhteinen rakennus. Se on lähestymistapa, jolla kuvataan suomalaistoimijoiden tiivistä yhteistyötä ja toimintojen keskinäistä koordinaatiota. Näin voidaan saavuttaa kokonaisvaikutuksen kannalta tärkeitä toiminnallisia hyötyjä ja resurssisäästöjä. Suomi-talossa/tiimissä kyse on itsenäisten ja tasa-arvoisten toimijoiden yhteistyöstä ja toiminnan koordinoimisesta yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Kullakin toimijalla on oma ammattitaitonsa ja oman organisaationsa tavoitteet edistettävänään. Kukin toimija toimii oman organisaationsa ohjauksessa ja vastaa oman toimintansa rahoituksesta. Yhteisesti määriteltyjen tavoitteiden saavuttamisessa organisaatiot täydentävät toisiaan, sekä välttävät päällekkäistä toimintaa ja keskinäistä kilpailua. Suomi-talon/tiimin keskeisiä arvoja on yhteisen edun arvostaminen, johon kuuluu toisten osapuolten kunnioittaminen, reilu peli, avoimuus ja luottamus. Eri hallinnonalojen henkilöresursseja ja toimintoja voidaan tarpeen mukaan keskittää Suomen ulkomaanedustustoverkkoon. Ulkomaanedustustoverkostoon tukeutuminen on luontevaa, sillä se tarjoaa maailmanlaajuisesti kattavat puitteen Suomen etujen ajamiseen kokonaisvaltaisesti. Edustustolla on roolinsa ja mandaattinsa puolesta mahdollisuus edesauttaa ja yhteensovittaa toimintaa. Edustuston päällikön on luontevaa koota paikallisen Suomi-tiimin verkosto ja toimia sen puheenjohtajana. Myös muut mallit ovat mahdollisia, jos se on paikallisista olosuhteista johtuen järkevää. Mahdollisuudet fyysisten Suomi-talojen rakentamiseen ovat rajalliset ja riippuvat olosuhteista kussakin paikassa. Tavoitteena on toimia samoissa tiloissa silloin kuin se on toiminnallisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaista. Luonnollisin tukikohta toiminnoille on Suomen suurlähetystö tai pääkonsulaatti, mutta tukikohta voi olla, riippuen tilanteesta ja tiloista, myös toinen suomalainen taho.

6 6 3. Suomi-talon/tiimin toimijat ja nykytilanne Suomalaisia julkisin varoin rahoitettuja tai julkista tukea saavia toimipisteitä on noin kaksi sataa Suomen rajojen ulkopuolella. Laajin verkosto muodostuu ulkoasiainhallinnon edustustoista, mutta myös muilla toimijoilla on ulkomaanverkostoja, joista laajin on Finpron vientikeskusverkosto. Ulkoasiainhallinto Suomen ulkomaanedustustot ovat vaikuttamisen ammattilaisorganisaatio, joka palvelee laajasti suomalaisia ja suomalaista yhteiskuntaa. Ulkomaanedustustojen toimintakenttä on kokonaisvaltainen. Edustustot voivat tarjota laajaa osaamista ja näkemystä sekä kontaktiverkoston muille toimijoille. Suomella on tällä hetkellä noin 80 kahdenvälistä ulkomaanedustustoa (suurlähetystöä, pääkonsulaattia, muuta edustustoa), joissa on ulkoministeriön lähetettyjä virkamiehiä. Edustustot ovat keskimäärin pieniä. Vain kymmenessä edustustossa on enemmän kuin kolme lähetettyä diplomaattivirkamiestä. Ulkomaanedustustoissa työskentelee kaiken kaikkiaan vajaat 1800 henkilöä, joista yksi kolmannes Suomesta lähetettyjä ja kaksi kolmasosaa on asemamaista palkattuja. Pienissä edustustoissa tehtäväkuvat ovat hyvin laaja-alaisia. Kaupallis-taloudelliset asiat, mukaan lukien viennin ja kansainvälistymisen edistäminen, ovat yksi edustustoverkon työn painopisteistä. Alkuvuodesta 2012 valmistuvan taloudellisten ulkosuhteiden ohjelman toteuttaminen kuuluu ulkomaanedustustojen keskeisiin tehtäviin. Ulkomaanedustustojen tehtävänä on myös Suomen kulttuurisuhteiden edistäminen ja kulttuurivienti ulkomailla. Kulttuurityö on osa muuta Suomi-promootiota, jota edustustot tekevät usealla alalla, esimerkiksi Suomen koulutusosaamisen näkyvyyden lisäämiseksi maailmalla. Edustustojen lisäksi Suomella on noin 400 kunniakonsulaattia, jotka palvelevat suomalaisia ja edistävät osaltaan Suomen ja asemamaan talous- ja kulttuurisuhteita. Kunniakonsulaateilla on paikkansa myös suomalaisyritysten viennin ja kansainvälistymisen edistämisessä. Taloudelliset ulkosuhteet / työ- ja elinkeinoministeriö sekä ulkoasiainministeriö Taloudellisia ulkosuhteita hoidetaan sekä työ- ja elinkeinoministeriön että ulkoasiainministeriön ulkomaanverkostoissa. Myös tiede-, kulttuuri- ja maahanmuuttoasioilla on liittymäkohtia taloudellisiin ulkosuhteisiin, mutta niitä käsitellään selvityksessä erikseen. Suomen ulkomaanedustustojen yhtenä keskeisenä tehtävänä on edistää Suomen ja asianomaisen asemamaan yhteistyömahdollisuuksien hyödyntämistä informaatio-, promootio- ja verkottumispalveluin sekä ajamalla suomalaisia intressejä kaupallistaloudellisen yhteistyön saralla myös kauppapolitiikan keinoin. Julkisin varoin tuetaan, osana elinkeino- ja innovaatiopolitiikkaa, yritysten kansainvälistymistä ja vientiä TEM-konsernin organisaatioiden toimin. Toiminta kattaa erityisesti pk-yritysten kansainvälistymisen edistämiseen tähtäävät asiantuntija- ja neuvontapalvelut, joita ovat konsultointi, markkinaselvitykset, yhteyksien luominen (vienti, tuonti, alihankinta, etabloituminen), innovaatioyhteistyö sekä edustustojen kanssa tarjottavat arvovaltapalvelut. Ulkomaisia investointeja hankitaan Suomeen tarjoamalla informaatiota ja tukipalveluita potentiaalisille sijoittajille.

7 TEM-konsernin ulkomaanverkosto muodostuu Finpron ulkomaisista toimipisteistä 45 maassa ja 55 toimipisteessä, Suomalais-Venäläisen kauppakamarin toimistoista kolmella paikkakunnalla Venäjällä, Suomalais-Ruotsalaisen kauppakamarin toimistosta Tukholmassa, Finnveran toimistosta Pietarissa, Tekesin edustajista neljässä maassa, IIF:n edustajista kahdessa maassa, MEKin edustajista kymmenessä maassa ja VTT:n edustajista viidessä maassa sekä FinNode johtajista viidessä maassa. 7 - Finpro toimii 45 maassa. Finpron ulkomaanverkostossa toimii 240 henkilöä yhteensä 55 toimipisteessä. Ulkomaanverkosto muodostuu omista vientikeskuksista (42), projektitoimistoista (4) ja edustajista (9). - Tekesillä on yhteensä 15 henkilöä kuudessa yksikössä USA:ssa (Piilaakso ja Washington), Kiinassa (Peking ja Shanghai), Japanissa (Tokio) sekä Brysselissä. - VTT:llä on tytäryrityksiä, omia sivutoimistoja sekä edustustoja USA:ssa (Berkley), Brasiliassa, Brysselissä, Koreassa, Shanghaissa ja Tokiossa; henkilömäärä on noin 16. Tekes ja VTT hyödyntävät FinNode verkostoa kv-toiminnassaan. - Suomalais-Venäläisellä kauppakamarilla on 24 henkilöä Venäjällä ja toimistot Moskovassa, Pietarissa ja Jekaterinburgissa. Pietarissa SVKK toimii Suomi-talossa. - Suomalais-Ruotsalainen kauppakamarin 9 henkilöä työskentelee Tukholman toimistossa Suomen suurlähetystön tiloissa. - Finnveralla on toimisto Pietarissa Suomi-talon yhteydessä, missä on aiemmin ollut yksi edustaja ja viime vuosina sitä on hoidettu etänä Suomesta käsin. Vuoden 2012 alusta on tarkoitus sijoittaa oma edustaja Pietariin. - Invest in Finlandilla on yksi henkilö sijoitettuna Tukholman suurlähetystöön ja kaksi Finpron palkkalistoilla olevaa henkilöä Shanghain FinChi-innovaatiokeskukseen. Muualla IIF toimii yhteistyössä Finpron verkoston kanssa. Invest in Finland -säätiön toimintoja ollaan siirtämässä osaksi Finpron toimintaa. Tällä muutoksella haetaan lisää tehoa investointien hankintaan hyödyntämällä Finpron maailmanlaajuista verkostoa. - Matkailun edistämiskeskuksella (MEK) on edustajat kymmenessä maassa ja 12 kaupungissa. Noin puolet näistä on täysipäiväisiä ja muilla erilaisia osa-aikaisia ratkaisuja. MEKin ulkomaanedustajista kaksi toimii Finpron yhteydessä. FinNode Suomen julkisten innovaatio-organisaatioden verkosto toimii innovaatiotoiminnan globaaleissa solmukohdissa USA:ssa, Kiinassa, Venäjällä, Japanissa ja Intiassa. Maakohtaiset FinNode-johtajat on sijoitettu Finpron toimistoihin (pl. Tokio, missä hän toimii Tekesin yhteydessä), mutta toimivat ainoastaan FinNode tehtävissä työ- ja elinkeinoministeriön erillisrahoituksella. Johtajat raportoivat työ- ja elinkeinoministeriölle ja sen vetämälle strategiselle ohjausryhmälle ja informoivat säännöllisesti myös ao. edustustonpäälliköitä. Toiminnan strategisesta ohjauksesta vastaavat työ- ja elinkeinoministeriö sekä sen johtama ohjausryhmä, jossa ovat lisäksi mukana ulkoasiainministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö, Tekes, Sitra, Suomen Akatemia, VTT, EK ja Finpro (myös sihteerinä). Ohjausryhmän tehtävänä on FinNodetoiminnan strategisten linjausten suunnittelu, maakohtaisten tavoitteiden asettaminen sekä toiminnan ohjaus ja seuranta. Ohjausryhmän päätösten toimeenpanoa valvoo työvaliokunta kokoonpanolla työ- ja elinkeinoministeriö (pj.), ulkoasiainministeriö, Tekes ja Finpro (siht.). Ulkoasiainhallinnon edustustoverkosto ja Finpron vientikeskukset ovat kattavimmat ulkomaanverkostot taloudellisten ulkosuhteiden osalta ja osin ne toimivat samoissa

8 8 kohteissa. Tällä hetkellä kahdessakymmenessä (20) tapauksessa molempien toimistot sijatsevat samassa kaupungissa ja neljässätoista (14) tapauksessa Finpro toimii lähetystön tiloissa. Puolet Finpron ulkomailla sijaitsevista toimipisteistä on toisella paikkakunnalla tai toisessa maassa kuin Suomen virallinen edustusto. Finpron ja ulkomaanedustustojen yhteistyöpotentiaali tulee kyetä hyödyntämään täysimääräisesti. Osin kummallakin on omat erilliset toimintakentät. Finpron toiminta keskittyy pääosin erityisesti pk-yritysten konsultointiin ja muihin kansainvälistymispalveluihin. Tämän lisäksi Finprolla on velvoite myös ns. yleisten taloudellisiin tarkoituksiin liittyvien palvelujen (SGEI) tuottamiseen. Ulkoasiainministeriön vastuualuetta on kauppapolitiikka (ml. kaupan esteet), mutta sillä on myös oma selkeä VKE-roolinsa asemamaiden liiketoimintaympäristön seurannan ja yrityksille tarjottavien promootio- ja verkottumispalvelujen muodossa. Finpron ja edustustoverkoston yhteistyön toimivuus on erityisen tärkeää korkean tason vienninedistämismatkojen järjestelyissä. Ulkoasiainministeriön ja Finpron yhteistoimintaa säätelee vuonna 2006 tehty ja vuonna 2009 Finpron ns. julkisten palvelujen listalla täydennetty yhteistyösopimus, joka kattaa sekä substanssin että hallinnollisen yhteistyön. Sopimuksen pohjalta edustustot laativat paikallisen yhteistyösopimuksen sen Finpron vientikeskuksen kanssa, joka on osoitettu edustustolle vastapariksi. Käytännön yhteistyötä säätelee erillinen ohjeistus. Ulkoasiainministeriön kauppapoliittinen alivaltiosihteeri on Finpron hallituksen jäsen, ja ulkoasiainministeriö osallistuu työ- ja elinkeinoministeriön ja Finpron tulosohjauskeskusteluihin. Kulttuuri, tiede ja suomen kielen ja kulttuurin opetus / opetus- ja kulttuuriministeriö sekä ulkoasiainministeriö Kulttuuri-, tiede- ja koulutuspolitiikan kansainvälisestä yhteistyöstä vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Ministeriö osoittaa valtionavustuksia muun muassa ulkomailla toimivien kulttuuri- ja tiedeinstituuttien toimintaan sekä ulkomaisissa yliopistoissa tapahtuvaan suomen kielen ja kulttuurin opetukseen. Hallitusohjelman kulttuuripolitiikan painopisteiden mukaisesti kulttuuri-instituuttien asemaa kansalaisyhteiskunnan ja kulttuuriviennin toimijoina vahvistetaan. Ulkoasiainministeriö tekee kulttuurityötä koko edustustokentässä. Kulttuurilla on edustoissa monimuotoinen rooli ja työhön osallistuvat tavalla toisella tyypillisesti useat henkilöt, suurlähettiläästä paikalta palkattuihin avustajiin. Koko- tai puolipäivätoimisia kulttuurivirkamiehiä on noin 30 edustustossa, muut tekevät kulttuurityötä osana muuta virkatyötä. Yhteistyötä tehdään muun muassa kulttuuri- ja tiede-instituuttien kanssa. Kulttuuri on edustustoissa osa laajempaa vaikuttamista ja viestintää, julkisuusdiplomatiaa. Tämä tarkoittaa sitä että kulttuurivienti- ja vaihto on kytketty edustustoissa myös poliittiseen ja taloudelliseen Suomen etujen edistämiseen ja Suomen maakuvan kehittämiseen asemamaissa. Kulttuuri- ja tiedeinstituuttien tavoitteena on tehdä suomalaista kulttuuria, taidetta ja tiedettä tunnetuksi kohdemaissaan erityisesti asiantuntijayleisölle ja edistää kulttuurivientiä, maiden kulttuurivaihtoa ja -yhteistyötä sekä alaansa liittyvää tutkimusta ja opetusta. Instituutit ovat asiantuntijaorganisaatioita, jotka vahvistavat toimintansa vaikuttavuutta verkottumalla muiden toimijoiden kanssa yksityisellä ja julkisella sektorilla sekä kotimaassa että asemamaassaan. Kaikki instituutit ovat yksityisten säätiöiden perustamia ja ylläpitämiä kansalaisyhteiskunnan toimijoita. Instituuttien säätiöihin kuuluu keskeisiä suomalaisia taiteen ja kulttuurin, opetuksen, tieteen ja tutkimuksen sekä yhteiskuntaelämän parissa vaikuttavia tahoja. Instituuttien määräaikaiset johtajat ovat edustamansa alan

9 asiantuntijoita, joilla on myös asemamaansa ja sen kulttuurin hyvä tuntemus. Instituuteissa työskentelee yhteensä noin 80 koko- tai osa-aikaista henkilöä, joista osa on palkattu asemamaasta. Ulkomailla toimii 16 kulttuuri- ja tiedeinstituuttia. Kulttuuri-instituuttien sijaintipaikat ovat Berliini, Bryssel, Budapest, Kööpenhamina, Lontoo, Madrid, New York, Oslo, Pariisi, Pietari, Tallinna (ja Tartto) sekä Tukholma. Tiedeinstituutit sijaitsevat Ateenassa, Damaskoksessa, Roomassa ja Tokiossa. Instituuttien muodostamaan verkostoon kuuluu lisäksi Espoon Hanasaaren ruotsalais-suomalainen kulttuurikeskus. Kolme instituuttia on sijoittunut Euroopan ulkopuolelle. Instituuttien toimialue kattaa lähes 70 maata. Instituuttien keskinäistä yhteistoimintaa ja yhteistyötä kotimaan toimijoiden kanssa edistää niiden perustama yhdistys Suomen Kulttuuri- ja tiedeinstituutit ry. Instituuttien perusrahoitus muodostuu opetus- ja kulttuuriministeriön niille osoittamista toiminta-avustuksista. Ministeriö on usean vuoden ajan myöntänyt myös erityisiä kulttuuriviennin hankeavustuksia sekä kulttuuri- että tiedeinstituuteille. Yksityisoikeudellisina toimijoina instituutit voivat hankkia merkittävän osan toimintarahoituksestaan muista lähteistä sekä kotimaasta että asemamaasta. Bilateraaliset Suomalais-norjalainen ja Suomen Tukholman instituutti saavat julkista toiminta-avustusta myös asemamaastaan. Ruotsin valtio tukee myös Hanasaaren ruotsalais-suomalaista kulttuurikeskusta. Kulttuuri- ja tiedeinstituutit toimivat läheisessä yhteistyössä kaikkien asemamaansa muiden Suomi-toimijoiden kanssa. FinnAgora (Budapest), Suomen Tanskan instituutti (Kööpenhamina) ja Suomen Japanin instituutti (Tokio) toimivat Suomen suurlähetystön yhteydessä. Opetus- ja kulttuuriministeriön alaisen Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:n yhteydessä toimii Suomen kielen ja kulttuurin opetusta ulkomailla edistävä UKAN (Ulkomaisten yliopistojen Suomen kielen ja kulttuurin opinnot). Vuonna 2011 ulkomaanlehtoritoimintaan on käytetty 22 henkilötyövuotta. Suomen kieltä ja kulttuuria opetetaan lukuvuonna ulkomaisissa yliopistoissa noin 100 eri laitoksella 30 maassa. Monet Suomen kulttuuri- ja tiedeinstituutit tarjoavat myös suomen kielen ja kulttuurin opetusta osana omaa toimintaansa. Edustustojen ja kulttuuri-instituuttien yhteistyötä ohjaavat vuosittain laadittavat yhteistyöasiakirjat sekä ulkoasiainministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön edustustustoille ja kulttuuri-instituuteille yhteistyöasiakirjan toimeenpanosta antama yhteinen palaute. Joillakin asemapaikoilla on luotu oma-aloitteisesti edustuston, Finpron sekä kulttuuri- ja tiedeinstituutin, ja joskus vielä Tekesin kattavat yhteistyöpuitteet maakohtaisten julkisuusdiplomatiaohjelmien pohjalle. Tämänkaltaiset epämuodollisemmat järjestelyt toimivat ainakin Tokiossa ja Madridissa. Lisäksi useiden julkisuusdiplomatiaohjelmien yhteishankkeissa on kumppanina joko kulttuuri-instituutti tai Finpro. Ulkoasiainministeriön toiminta- ja taloussuunnittelu-ohjeissa edustustoja on kehoitettu laatimaan vuoden 2012 julkisuusdiplomatiaohjelmat Suomi-talo/tiimi -mallin pohjalle. Suomen Akatemian Brysselin toimisto toimii Suomen edustuston yhteydessä. Julkisin varoin rahoitettua korkeakoulujen toimintaa on Shangain alueella, jonne suomalaiskorkeakoulujen yhteistyö on keskittynyt voimakkaasti. 9 Sisäasiainhallinto Eri puolilla maailmaa olevissa edustustoissa on poliisihallinnosta, Rajavartiolaitoksesta ja Maahanmuuttovirastosta rekrytoituja yhdyshenkilöitä, jotka edustustoissa

10 työskennellessään ovat ulkoasiainhallinnon palveluksessa. Turvallisuus- ja maahanmuuttoviranomaiset ovat valinneet yhdyshenkilöiden sijoituspaikat toiminnallisin perustein. Poliisilla on edustustoissa kuusi pysyvästi sijoitettua yhdyshenkilöä ja kaksi osa-aikaista yhdyshenkilöä. He työskentelevät Venäjällä Moskovassa, Pietarissa, Petroskoissa ja Murmanskissa, Virossa, Kiinassa ja Espanjassa. Pohjoismaiden poliisit tekevät yhdyshenkilöyhteistyötä. Suomella on Tanskan kanssa yhteinen toimisto Pekingissä Tanskan suurlähetystössä ja Norjan kanssa yhteinen toimisto Malagassa Norjan lähetystössä. Malagan pysyvästi sijoitettu yhdyshenkilö korvataan osa-aikaisella henkilöllä kesällä Rajavartiolaitoksella on kuusi pysyvästi sijoitettua yhdyshenkilöä ja kaksi osa-aikaista yhdyshenkilöä. He työskentelevät Venäjällä Moskovassa, Pietarissa, Petroskoissa ja Muurmanskissa, Virossa, Kiinassa, Intiassa ja Latviassa. Maahanmuuttoviraston, ulkoasiainministeriön, Rajavartiolaitoksen ja poliisin yhteinen maahanmuuttoyhdyshenkilö työskentelee Etiopiassa Addis Abebassa. Hänen tehtäviinsä kuuluu tukea myös muita Saharan etelänpuoleisen Afrikan edustustoja. Sisäasiainministeriön lähettämä työntekijä työskentelee Pietarin pääkonsulaatissa konsulina hoitaen mm. inkerinsuomalaisten paluumuuttojärjestelyihin liittyviä asioita. 10 Puolustushallinto Yhteensä 17 puolustusasiamiestä tai apulaispuolustusasiamiestä ja yksi lähetetty avustaja toimii tällä hetkellä yhdessätoista Suomen edustustossa maailmalla: Ankara, Berliini, Varsova, Lontoo, Moskova, Oslo, Pariisi, Tallinna, Tukholma, Peking ja Washington). Tasavallan Presidentti määrää puolustusasiamiehet tehtäviinsä Pääesikunnan esityksestä ja Puolustusministeriön pyynnöstä. Puolustusministeriö on antanut asetuksen Puolustusvoimista annetun lain (551/2007) 39 :ssa tarkoitetuissa kansainvälisissä tehtävissä toimivien puolustusvoimien virkanimikkeiden ja tehtävien rinnastamisesta ulkoasiainhallinnon virkamiehiin. Puolustusvoimat maksaa edustustojen toimitiloista vuokraa, käyttökustannuksia, sihteeripalvelua yms. menoja. Lisäksi Brysselissä (EU- ja Nato-edustustoissa), WET /Wien ja NYK New Yorkissa toimii sotilasedustajia sekä apulaissotilasedustajia Suomen edustustoissa. Nämä ovat myös ns. lähetettyjä virkamiehinä samoin kuin puolustusasiamiehet, apulaispuolustusasiamiehet ja avustaja. Suomen maakuvan vahvistaminen Suomi-talon/tiimin tehokkaammalla toiminnalla voidaan vaikuttaa Suomen maakuvan vahvistamiseen, josta hyötyvät kaikki. Jorma Ollilan johtaman maabrändivaltuuskunnan raportissa todettiin, että Suomi on alikommunikoiva maa. Tämä johtuu osin siitä että Suomen kansainvälinen viestintä on varsin hajanaisesti organisoitunut eikä Suomen vahvuuksista kyetä kertomaan yhdellä äänellä mahdollisimman monen voimin. Ammattimaisesti kansainvälisen viestinnän parissa toimii kymmenkunta tahoa. Yhteistyötä koordinoidaan Helsingissä ulkoasiainministeriön johtaman Finland Promotion Boardin (FPB) puitteissa. Jäseninä siinä ovat TEM, MEK, Finpro, Tekes, Invest in Finland, Finnfacts /TAT, Metsäsäätiö, Sitra, Finnair. Paraikaa selvitetään resurssien

11 tehostamismahdollisuuksia niin että syntyisi kaikille yhteinen, kokopäiväinen toimija public-private pohjalta. Tämä toimija antaisi konkreettista viestintätukea ja työvälineitä ulkomailla toimiville Suomi-taloille/tiimeille. Suomen kansainvälistä viestintää tehdään kaikilla hallinnonaloilla, yhteistyössä talouselämän, kulttuurielämän ja kansalaisyhteiskunnan kanssa. Sitä koordinoidaan FPB:n lisäksi lukemattomissa projekteissa ja työryhmissä, joissa kansainvälisen viestinnän näkökulma on vaihtelevasti mukana. Pitkäjänteisestä strategista viestintää toteutetaan ulkoasiainministeriössä julkisuusdiplomatian maaohjelmilla, joita on jo tehty noin 30 maahan. Niissä on hahmotettu asemamaan vaikuttamis- ja viestintätarpeet poliittisesta, taloudellista ja maakuvan näkökulmasta (ml. kulttuuri) ja arvioitu Suomen vahvuuksia ja mahdollisuuksia. Tältä pohjalta on määritetty maakohtaiset tavoitteet ja yleiseen maabrändiin perustuvat viestit, kohderyhmät, resurssit ja konkreettiset hankkeet. Julkisuusdiplomatiaohjelmissa hankkeita on yli 200 ja hyvin monessa niistä on mukana kulttuuri-instituutti ja/tai Finpro sekä muita kotimaisia ja asemamaalaisia kumppaneita. Nykyaikaisessa julkisuusdiplomatiassa on rooli koko ulkoasiainhallinnon henkilöstöllä. 11

12 12 4. Esimerkkejä Suomi-talo/tiimi -yhteistyömalleista Ulkomailla jo toimivia tai hahmottuvia Suomi-taloja/tiimejä voidaan käyttää esimerkkeinä ja rakentaa vastaavanlaisia lisää. Jo olemassa oleviin yhteistyömalleihin ovat vaikuttaneet monet tekijät, kuten kahdenväliset yhteistyöasiakirjat, julkisuusdiplomatiaohjelmat, ministeriöiden viime hallituskaudella toimeenpanema kulttuurivientiohjelma, erilaiset yhteistyötarpeet ja mahdollisuudet resurssien/ tilojen puolesta sekä henkilösuhteet. Tässä selvityksessä esitellään yhdeksän erilaista Suomi-talo/tiimi -esimerkkiä, jotka ovat Brasilia, Espanja, Iso-Britannia, Japani, Kiina/ Shanghai, Saksa, Unkari, Venäjä/ Pietari ja Yhdysvallat. Nämä esimerkit antavat kuvan Suomi-talon/tiimin toiminnasta ja yhteistyömuodoista sekä -mahdollisuuksista. A. Suurlähetystö ja Finpro eri paikkakunnilla, ei kulttuuri-instituuttia Brasilia: Keskeiset Suomi-talo/tiimi-toimijat ovat suurlähetystö Brasiliassa, Finpro Sao Paolossa ja Rio de Janeirossa, joka rekisteröity suurlähetystön kaupallisena toimipistenä. Kymmenen kunniakonsulaattia. Suurlähetystöllä ja Finprolla yhteistoimintasopimus, jota päivitetään vuosittain. Yhteistyö osapuolten mukaan tiivistä ja operationaalista, ongelmana suuren maan pitkät etäisyydet. Uudeksi yhteistyöelimeksi on suunnitteilla kevytrakenteinen liiketoimintaneuvosto, keskittyen aluksi Sao Paoloon ja laajentuen mahdollisesti osin Rioon. B. Suurlähetystö, Finpro ja tiede-instituutti samalla paikkakunnalla, mutta eri tiloissa Iso-Britannia: Keskeiset Suomi-talo/tiimi-toimijat ovat suurlähetystö, Finpro, Suomen Lontoon instituutti. Suurlähetystöllä kahdenväliset yhteistyösopimukset Finpron ja Suomen Lontoon instituutin kanssa. Suomi-toimija yhteistö Finnbodies, joka kokoontuu suurlähettilään johdolla. Suurlähetystön ja Finpron yhteydenpito jatkuvaa, Finpron johtaja osallistuu suurlähetystön virkamieskokouksiin. Suurlähetystön julkisuusdiplomatiatiimi ja instituutti ovat yhteydessä toisiinsa joka viikko. Erityispiirteenä yhteistyön ulottaminen virtuaalisesti myös Dubliniin. Uutena konkreettisena yhteistyömuotona suurlähetystö, Finpro ja kauppakamari alkavat julkaista yhteistä uutiskirjettä. Espanja: Keskeiset Suomi-talo/tiimi-toimijat ovat suurlähetystö, Finpro ja Suomen Madridininstituutti. Säännöllisiä yhteiskokouksia järjestetään kolmen toimijan kesken, ja yhteistyö on toimivaa ja tulosorientoitunutta. Suurlähetystön ja instituutin yhteistyöasiakirja laadittiin yhteistyössä Finpron kanssa. Yhteistyö hankkeistettu niin, että kaikki kolme toimijaa mukana tilanteen mukaan. Toimijoilla valmius allekirjoittaa vuoden 2013 yhteistyöasiakirja suurlähetystön, Finpron ja instituutin kesken ja edelleen kehittää Suomi-talo/tiimi-tyyppistä toimintaa. Kunniakonsulit otetaan entistä aktiivisemmin mukaan toimintaan. Suurlähetystön ja Finpron toimipisteen

13 vuokrasopimusten umpeutuessa Madridissa vuonna 2012 selvitetään näiden ja instituutin mahdollisuutta sijoittua samaan rakennukseen. Japani: Keskeiset Suomi-talo/tiimi-toimijat ovat suurlähetystö, Finpro, Tekes ja Suomen Japanin instituutti, jotka sijaitsevat lähekkäin. Yhteistyö pohjautuu kahdenvälisiin yhteistyöasiakirjoihin. Käytännön yhteistyötä viikkokouksissa, joihin keskeiset toimijat osallistuvat. Yhteistyöasiakirjoja syvemmälle menevä suomalaistoimijoiden yhteinen julkisuusdiplomatiaohjelma, jossa määritelty Suomi-promootion painopisteet seuraavaksi kolmeksi vuodeksi. Ohjelmalla koordinoidaan tavoitteet, suunnitellaan toiminta, joka hankkeistettu vetovastuineen toimijoiden osaamisen mukaisesti. Japani yksi viidestä FinNode-maasta. Yhteistyö FinNode-sateenvarjon alla toimii hyvin. Yhteinen panostaminen julkisuusdiplomatiaan ja aktiiviseen verkostoitumiseen. Verkottuminen kaikkien toimijoiden perustehtävä, koskee diplomatiaa, teknologia- ja tiedeyhteistyötä, kauppakamaria ja kulttuuriyhteistyötä. Verkostoa rakennetaan kaikkien suomalaistoimijoiden hyödynnettäväksi. Julkisen palvelun ja tulosvastuun ristiriita Finprossa ongelma. Toivottavaa sijoittuminen samoihin tiloihin, jolloin syntyisi toiminnallisia etuja ja säästöjä. Toimijoiden koordinaatio tarpeen myös Helsingissä. 13 C. Suurlähetystö, Finpro ja instituutti samassa kiinteistökompleksissa Unkari: Keskeiset Suomi-talo/tiimi-toimijat ovat suurlähetystö, Finpro ja FinnAgora (instituutti) samassa kiinteistössä. Kahdenväliset yhteistyöasiakirjat. Kirjalliset toimintaperiaatteet, joissa sovittu yhteistyöstä ja yhteisten tilojen käytöstä. Säännölliset työkokoukset suurlähettilään, instituuttijohtajan ja Finpron johtajan kesken kuukausittain, puheenjohto- ja valmisteluvastuut kiertävät. D. Edustusto erillään muista toimijoista, jotka samassa kiinteistössä Kiina/Shanghai: Keskeiset Suomi-talo/tiimi -toimijat ovat pääkonsulaatti, Finpro ja Tekes. Team Finland mallin alla Shanghaissa toimii pääkonsulaatin, Finpron ja Tekesin ohella suuri joukko muita suomalaisia virallisia tai puolivirallisia toimijoita, kuten FECC (Suomen ympäristöklusteri Kiinassa), Invest in Finland, FinNode-Kiinan johto Shanghaissa. Yhteistyö FinNode-sateenvarjon alla toimii hyvin. Suomalaisilla korkeakouluilla on alueella kolme koulutus- ja tutkimusyhteistyötä tukevaa yksikköä Hudanin yliopiston Nordic Center, Tonji yliopiston Sino-Finnish Center sekä Cimon toimisto FinChi innovaatiokeskuksessa. Jatkossa Kiinan ja Suomen koordinoitujen verkostojen välille tulisi luoda toiminnan suunnittelua helpottava yhteys, tavoitteena lisätä toiminnan johdonmukaisuutta ja välttää päällekkäisyyksiä. Panostettava jatkuvuuteen, yksittäiset toiminnot kytkettävä Kiinassa pysyvästi olevaan kansalliseen alustaan. Pietari:

14 14 Keskeiset Suomi-talo/tiimi-toimijat ovat pääkonsulaatti, Finpro, Suomalais-venäläinen kauppakamari, Finnvera ja Suomen Pietarin instituutti. Pääkonsulaatilla kahdenväliset yhteistyösopimukset Finpron ja Suomi-instituutin kanssa. Instituutin ja Finpron johtajat diplomattilistattu. Säännölliset tapaamiset, yhteistyötä myös suurlähetystön sekä Petroskoin ja Muurmanskin toimipisteiden kanssa. Pietarin Suomitalon suojissa Finpron, Finnveran ja instituutin lisäksi lukuisa joukko muita suomalaisia virallisia tai puolivirallisia toimijoita. FinNode-Venäjän johto Pietarissa. Yhteistyö FinNodesateenvarjon alla toimii hyvin. Konkreettinen Suomi-talo vakiinnuttanut asemansa, toivottavaa kehittää edelleen Suomitietokeskukseksi. Päävuokralainen suomalainen Pietari-säätiö vastaa Suomi-talon kiinteistön hallinnoinnista ja kehittämisestä. E. Suurlähetystö ja kultuuri-instituutti pääkaupungissa eri tiloissa, pääkonsulaatti toisessa ja Finpro kolmannessa kaupungissa Saksa: Keskeiset Suomi-talo/tiimi-toimijat ovat suurlähetystö ja Suomen Saksan-instituutti Berliinissä, pääkonsulaatti Hampurissa ja Finpro Munchenissä. Yhteistyö pohjautuu kahdenvälisiin yhteistyöasiakirjoihin. Suurlähetystön ja Finpron yhteistyö toimivaa, mutta enemmän ad hoc -pohjaista kuin suunnitelmallista. Suurlähetystön ja instituutin yhteistyö toimii hyvin, yhteistoiminnot hankkeistettu, kontaktit päivittäisiä. Yhteistyö muiden VKE-toimijoiden kanssa on tilannekohtaista reagointia aloitteisiin. Tarkoituksena on tiivistää tietojenvaihtoa toimijoiden vuosisuunnitelmista ja hahmotella yhteisiä hankkeita ja teemoja. Hyödynnetään julkisuusdiplomatia-ohjelmaa VKEyhteistyön, Suomi-kuvan ja Suomen vaikutusmahdollisuuksien parantamiseksi. Säännöllisiä koordinaatiokokouksia yhteistyön tiivistämiseksi ja laajentamiseksi järjestetään suurlähetystön johdolla. Tärkeää hankkeiden lisäksi resurssien, osaamisen ja kontaktien saaminen kaikkien yhteiskäyttöön, toimijoiden hajasijoitus ei välttämättä huono asia suuressa liittovaltiossa. F. Suurlähetystö, Finpro, Tekes ja VTT pääkaupungissa, pääkonsulaatit ja instituutti muualla Yhdysvallat: Keskeiset Suomi-talo/tiimi-toimijat ovat suurlähetystö Washingtonissa, New Yorkin ja Los Angelesin pääkonsulaatit (huom. jälkimmäinen 2013 saakka), puolustusministeriön henkilökunta, Finpro (WAS, Stamford, Piilaakso ja Houston projektipohjalta), Tekes Washingtonissa ja Piilaaksossa, VTT Washingtonissa ja Berkeleyssä, Suomen New Yorkin kulttuuri-instituutti ja Visit Finland sekä Invest in Finland (kaksi viimeksimainittua Finpron edustamina). Kaikilla kolmella edustustolla on kahdenväliset yhteistyöasiakirjat Finpron kanssa ja New Yorkin pääkonsulaatilla kulttuuri-instituutin kanssa. Piilaaksosta aikanaan alkanut ja nyt Washingtonista johdettava Yhdysvaltain FinNode-toiminta sujuu kautta Yhdysvaltain hyvin. Muilta osin toiminta ei ole ollut tähän mennessä kovin järjestelmällistä eikä perustunut yhteiseen strategiaan tai tavoitteisiin.

15 Kaikkien Suomi-toimijoiden yhteisen tahtotilan lisäksi tarvitaan yhteiset tavoitteet mm. tuoreen Suomi-Yhdysvallat toimintaohjelman toteuttamiseksi. Suomi-talon/tiimin mallin toteuttamisessa Yhdysvaltain julkisuusdiplomatiaohjelman kuusi prioriteettialuetta tarjoavat hyvän pohjan yhteistyön kehittämiselle. Sektorit ja yhteistoiminnan kehittäminen niiden puitteissa on vastuutettu eri toimijoille Team Finland -hengessä. Suomen USAtoimijoiden kesken on ollut keskustelua maakohtaisen ohjausryhmän perustamisesta. 15

16 16 5. Selvityksen johtopäätökset ja suositukset Suomi-talo/tiimi-malli perustuu itsenäisten ja tasa-arvoisten toimijoiden yhteistyöhön toiminnan kehittämiseksi yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi entistä tehokkaammin ja laadukkaammin. Mallin keskeisiä arvoja ovat osapuolten ja niiden erityisluonteen kunnioittaminen, reilu peli, avoimuus, luottamus ja läpinäkyvä päätöksenteko. Suomi-talo/tiimin mallin yhtenä perustana tulee olla Suomen valtionhallinnon yhtenäinen näkemys strategisista suuntaviivoista ulkomaantoimintojen ja maakuvan viestinnän painotuksista. Tätä ulottuvuutta jatkotyöstetään. Tässä muistiossa on keskitytty lähinnä eri hallinnonalojen yhteistyön elementteihin. Jatkotyössä tulee ottaa huomioon selkeästi myös asiakasnäkökulma. Suomi-talo/tiimi ei ole projekti vaan prosessi, jossa yhteistyötä kehitetään jatkuvasti. Tämän selvitys toimii nykyistä oleellisesti tiiviimmän Suomi-talo/tiimi yhteistyön lähtölaukauksena. Lähtökohtana on hallitusohjelman edellyttämä verkostoituminen ja kansainvälisten toimintojen keskittäminen Ulkomaanverkoston tehostaminen Suomen kansainvälistä vaikutusvaltaa voidaan vahvistaa niin, että keskeiset Suomitoimijat tekevät tiivistä yhteistyötä ja rakentavat yhteistyöverkostoja suomalaisille toimijoille. Vastaavasti Helsingissä tarvitaan keskeisten toimijoiden parempaa koordinaatiota ulkomaantoimijoiden työn tukemiseksi. Kun yhteistyö ja koordinaatio toimii sekä kotimaassa että ulkomailla, Suomi-talo/tiimin toiminnassa päästään uudelle tasolle, jolla voidaan paremmin vastata vähenevien resurssien ja kiristyvän kansainvälisen kilpailun haasteeseen. Yhä kiristyvässä kansainvälisessä kilpailussa meillä ei ole varaa olla tehostamatta ulkomaanverkoston toimintaa. Suomi-talo/tiimi-malli on ratkaisu tähän, sitä kautta voidaan saada suhteellisen helpoilla ratkaisuilla synergiaetuja, jotka vahvistavat Suomen näkyvyyttä ja vaikutusvaltaa ulkomailla. Tavoitteena tulee olla saumattomasti yhteenpelaava Suomi-tiimi, jonka puitteissa tehdään toimijoiden kesken tiivistä yhteistyötä synergiaetujen aikaansaamiseksi ja resurssien säästämiseksi. Toiminnan uudistamisessa yhteisenä tavoitteena tulee olla Suomen kokonaisetu ja valtion voimavarojen tarkoituksenmukainen ja tehokas käyttö. Tämä tarkoittaa keveitä ja joustavia työmalleja, joilla pyritään myös työajan säästöihin. Edellisessä luvussa esiteltyjen esimerkkien valossa Suomi-talon/tiimin menestystekijöitä ovat toimivat yhteistyösopimukset, yhteinen tavoitteenasettelu ja suunnittelu sekä yhteistyön koordinoiminen ja seuranta sekä pääkaupungissa ministeriöiden välillä että asemapaikalla toimijoiden kesken. Yhtä ainoaa oikeaa mallia Suomi-talon/tiimin toteutukselle ei kuitenkaan ole. Toimiva yhteistyömalli perustuu paikallisiin olosuhteisiin ja toimijoiden profiiliin. Toimijoiden eri luonne ja erilaiset verkostot sekä kosketuspinta yhteiskuntaan voivat parhaimmillaan olla myös rikkaus, lisätä myös kaikkien toimijoiden yhteistä vaikuttavuutta ja aikaansaada lisäarvoa. Laajemman verkostoitumisen kautta on mahdollisuus luoda hankekohtaisia ja pitkäkestoisia kumppanuuksia, joilla voidaan vahvistaa Suomi-tiimin yhteisten hankkeiden rahoituspohjaa hankkimalla ulkopuolista rahoitusta. Esimerkiksi kulttuuri-instituuttien avulla pyritään verkottamaan Suomi-talon/tiimin yhteisiä hankkeita osaksi kansainvälisiä kulttuurihankkeita, jotka voivat saada rahoitusta myös EU:n ohjelmista, rahastoilta sekä yhteistyöstä elinkeinoelämän kanssa.

17 Yhteistoiminnan ei tulisi rajoittua ainoastaan päällekkäisten toimintojen identifiointiin ja karsimiseen. Yhtä tärkeää on, että aktiivisen yhteistyön ja jatkuvan keskinäisen viestinnän avulla saadaan organisaatioiden osaamisesta, resursseista ja kontakteista mahdollisimman suuri hyöty irti paitsi eri hankkeiden, myös yleisesti kaikkien toimijoiden käyttöön. Tässä onnistumiseksi on yhteistyön oltava avointa ja joustavaa sekä toimittava kunkin yhteisen hankkeen lähtökohdista käsin. On entistä tarkemmin huolehdittava myös eri toimijoiden vahvuuksien hyödyntämisestä ja varmistettava se, että hyödynnetään kaikkien toimijoiden asiantuntemus ja osaaminen. Työnjaon tulee olla selkeää ja lisätä tehokkuutta Yhteiset tilat Yhteiset tilat tai läheinen sijainti asemamaassa auttavat käytännön yhteistyötä, mutta Suomi-talo/tiimi-mallin ensisijainen tarkoitus ei ole yhteisen fyysisen tilan luominen, vaan yhteistyön vahvistaminen eri toimijoiden välillä mahdollisimman laajasti. Mikäli toimijoilla on tahto yhteisiin tilaratkaisuihin, toistensa tilojen käyttöön tai niissä toimimiseen, tätä tulee kaikin mahdollisen tavoin tukea. Ulkoasiainhallinnon edustustot tarjoavat luontevimman fyysisen alustan Suomi-talon/tiimin julkishallinnollisille toimijoille. Ulkomaanedustustot ovat lähtökohtaisesti avoinna ulkopuoliselle, muiden ministeriöiden, virastojen ja laitosten, organisaatioiden sekä elinkeinokeskusten ja alueellisten kehitysyhtiöiden lähettämälle henkilökunnalle. Suomen EU-edustuston toteutustapa ja hallintomalli, jossa eri hallinnoalojen edustajat on listattu hallintojensa edustajina edustuston päällikön alaisuuteen, tarjoaa hyvin toimivan esimerkin. Myös muut suomalaiset tahot voivat periaatteessa toimia yhteistyön fyysisenä alustana Yhteistyön kehittäminen Yhteistyön vahvistaminen eri hallinnonalojen välillä sekä maailmalla että pääkaupungissa on välttämätöntä ja myös rakenteellisia uudistuksia tulee arvioida ennakkoluulottomasti. Vaikeassa taloustilanteessa ja niukin resurssein on syytä välttää erillisiä päällekkäisiä hallinnollisia rakenteita ja raskaita koordinaatiokoneistoja. Luomalla yhteinen strategia ja toimintamalli voidaan Suomen vahvuuksia hyödyntää ja tarttua muutosten tarjoamiin mahdollisuuksiin. Toimintaa tulee kehittää entistä kevyempien ja selkeälinjaisempien rakenteiden suuntaan niin toiminnan koordinoinnissa, suunnittelussa kuin toteutuksessa. Tarvitaan säästöjä, tehokkuutta ja vahvaa toimintavalmiutta. Jatketaan yhteistyöasiakirjamenettelyn kehittämistä yhteistyössä asianomaisten ministeriöiden ja toimijoiden kesken. Kehitetään edelleen yhteistyöasiakirjamenettelyn fokusointia ja joustavuutta. Selvitetään mahdollisuudet kuulla keskeisiä paikallisia verkostoja osana yhteistyöasiakirjamenettelyn kehittämistä. Selvitetään tarve ja edellytykset laatia yhteistyösopimuksia myös kolmikantaisesti edustustojen, instituuttien ja Finpron kesken. Suomi-talo/tiimin toimijoiden yhteistyö tulee organisoida siten, että se on tehokasta ja vaikuttavaa. Näin voidaan myös vähentää henkilöstövaihdoksista ja -suhteista mahdollisesti koituvia ongelmia. Suomi-talo/tiimin toiminnan kehittäminen edellyttää aiempaa parempaa organisoitumista sekä pääkaupungissa että asemamaissa. Tämä voidaan rakentaa seuraavista elementeistä, hyödyntäen jo olemassa olevia hyviä käytäntöjä: 1. Kansliapäälliköiden ulkomaantoimintojen koordinointiryhmä vastaa strategisista linjauksista ja seuraa hallitusohjelman toteutumista.

18 2. Kansliapäälliköiden alainen ministeriöiden virkamiestyöryhmä tarkastelee yhteistyön yleistä toimivuutta ja yhteensovittamista. Työryhmä tarkastelee myös yleisellä tasolla paikallisesti laadittavien yhteistyöohjelmien (joiden nimi voisi olla esimerkiksi Suomipromootio -ohjelma) toteuttamista ja kehittämistarpeita, mukaan lukien parhaat käytännöt, tiedonkulku ja maakuvaviestintä. Työryhmä antaa erikseen sovittavalla tavalla palautetta kentälle yhteisistä ohjelmista. 3. Laajapohjainen yhteistyöverkosto, jossa mukana olisivat Suomi-talon/tiimin keskeisten toimijoiden edustajat (ministeriöt, valtionlaitokset, kansalaisyhteiskunnan edustajat, muut toimijat), ja joka voisi kokoontua kaksi kertaa vuodessa tarkastelemaan Suomi-talon/tiimin yhteensovittamiskysymyksiä, yhteisiä viestejä, mahdollisia yhteisiä kampanjoita (esimerkiksi World Design Capital Helsinki 2012) sekä hankkeita. Tavoitteena on parantaa tiedonkulkua ja pyrkiä löytämään synergiaa eri toimijoiden välillä. Maakuvanviestinnän toimijoiden verkostoja koordinoimaan kaavailtu Helsingissä toimiva ammattimainen viestintäorganisaatio kytkeytyisi ulkomaisiin Suomitalo/tiimeihin siten, että sen toiminta heijastuisi ulkomaille erilaisin viestintävälinein, joita se tuottaa kaikkien toimijoiden käyttöön ja hyödynnettäväksi. Hyviä kokemuksia toimivasta yhteistyöstä on muun muassa FinNode-verkostosta, jossa lähtökohtana on, että valtiorahoitteisten suomalaistoimijoiden vaikuttamista, viestintää ja yhteistyötä tiivistetään. FinNode-mallissa pääkaupungin ohjausryhmä ja sen alainen työvaliokunta osallistuvat keskeisellä tavalla päätöksentekoon siitä, millaisia projekteja osapuolet ryhtyvät yhteisesti FinNode-keskuksissa toteuttamaan ja myös seuraavat yhteisesti valittujen projektien etenemistä. Asemamaissa yhteistyöstä huolehtii paikallinen, edustuston kokoama Suomi-talo-tiimi. Paikallisista olosuhteista ja toimijoista riippuen suositellaan laadittavaksi kahden tai kolmen osapuolen (edustusto, Finpro, kulttuuri- ja tiedeinstituutit) yhteiset käytännönläheiset ohjelmat, jotta yhteistyö voisi konkreettisesti tiivistyä. Niissä sovitaan toimijoiden yhteisistä vuositason tavoitteista, yhteistyössä ministeriöiden kesken edellä kuvatulla tavalla. Olisi kuitenkin hyvä, että jokainen Suomi-talo/tiimi -paikkakunta tekee myös oman esityksensä, miten mallia parhaiten edistettäisiin ao. kohteessa. Ohjelmaajatusta voitaisiin edelleen työstää edelleen tämän palautteen perusteella. Yhteiseen ohjelmaan siirtyminen ei ole uutta. Toimivia malleja ja käytännön kokemuksia osapuolten yhteistoiminnasta on jo olemassa, esimerkiksi julkisuusdiplomatiaohjelmat, kuten edellä on kuvattu. Uudeksi tavoitteeksi asetettaisiin, että saatujen kokemusten pohjalta ohjelmia ryhdyttäisiin laatimaan järjestelmällisemmin yhteisen toiminnan kehittämiseksi. Yhteistyöohjelmat perustuvat osapuolten yhteiseen arvioon toimintaympäristön tärkeistä piirteistä, jotka ovat oleellisia yhteistoiminnan rakentamiselle. Sen pohjalle määritellään yhteiset tavoitteet ja perusviestit, hahmotetaan yhteisen toiminnan ja vaikuttamisten kohderyhmät ja määritellään konkreettiset hankkeet. Yhteiset toimenpiteet suunnitellaan niin että ne palvelevat kaikkien osapuolten etua, lisäävät suunnitelmallisuutta ja mahdollistavat pitkäjänteisen toiminnan. Yhteistyö Suomi-talon/-tiimin puitteissa ei muuta kunkin toimijan varsinaista omaa perustehtävää. Yhteisen ohjelman toteuttamisessa ne toimivat tiiviissä yhteistyössä resurssejaan ja vahvuuksiaan hyödyntäen. Yhteisohjelmaa laadittaessa otetaan huomioon paikalliset erityispiirteet ja yhteistyömahdollisuudet sekä se, että toimijat ovat erilaisia: valtio, valtion laitokset, kansalaisyhteiskuntaa edustavat toimijat ja yhdistykset. Ohjelman tulisi tarjota mahdollisuus ottaa mukaan yhteistoimintaan myös muita kumppaneita sekä koti- että asemamaasta. 18

19 19 Pidemmällä tähtäimellä tulee tutkia mahdollisuudet siirtyä yhteen asiakirjaan, joka sisältäisi sekä yhteistyöasiakirjat että yhteisen ohjelman, jotta voitaisiin välttää päällekkäistä työtä. Tätä voidaan pilotoida jo vuoden 2012 aikana sopivissa Suomitalo/tiimi-kohteissa, esimerkiksi Tokiossa ja Berliinissä. Ulkoasiainministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö ja opetus- ja kulttuuriministeriö selvittävät miten yhteistyöohjelmat voitaisiin kytkeä osaksi kunkin organisaation vuosisuunnitelmamenettelyä. Kaikki Suomi-taloa/tiimiä koskevat esitetyt selvitykset tulisi tehdä tämän vuoden kuluessa, jotta ne voitaisiin huomioida vuoden 2013 suunnittelussa. Suomi-talo/tiimin toiminnan ja kehittämisen seurantaa ei ole tarkoitus kohdistaa vain tässä selvityksessä esiteltyihin esimerkkimaihin, vaan koko Suomi-talo/tiimi-kenttään. Suomi-talon/tiimin etenemistä seurataan hallituksen kärkihankkeena. Seuranta tulee sisällyttää myös eri hallinnonalojen tulosohjaukseen julkaistava Alahuhdan taloudellisten ulkosuhteiden työryhmän loppuraportti käsittelee laajasti suomalaisten toimijoiden yhteistyötä ja sen tehostamista maailmalla. Alahuhdan raportit suositukset otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon tämän selvityksen pohjalta tehtävässä jatkotyössä.