Tarjouspyyntö: Lentopalloliitto kutsuu seuroja hakemaan Suomen Cupin 2019, 2020 ja 2021 järjestelytehtäviä

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö: Lentopalloliitto kutsuu seuroja hakemaan Suomen Cupin 2019, 2020 ja 2021 järjestelytehtäviä Lentopalloliitto (jatkossa Liitto) muuttaa Suomen Cupin finaalien toteutusta. Seurojen rooli vahvistuu. Liitto kilpailuttaa finaalitapahtuman järjestelytehtävät seuraavaksi kolmeksi vuodeksi. Vuoden 2019 Suomen Cupin finaalit pelataan viikonloppuna. Tapahtumassa pelataan peräkkäisinä päivinä, naisten ja miesten finaalit. Tapahtuma ei sisällä välieriä. Pelien alkamisajankohta määräytyy myöhemmin YLE:n ohjelmakartan pohjalta. Suomen Cupin 2020 ja 2021 ajankohtaa ei ole vielä määritelty. Voittaja palkitaan 2000 :lla, hopeamitalistit 500 :lla, yhteensä seuran tulee varata palkintorahaa Liitto toivoo innovatiivisia ehdotuksia oheistapahtumista tai esim. junioriturnausten liittämisestä tapahtuman yhteyteen. Järjestävä seura ottaa vastuulleen ottelutapahtuman markkinoinnin ja ottelujärjestelyt. Konseptin kehitys ja kansallinen markkinointi tehdään yhteistyössä Liiton kanssa. Liitto vastaa mediasopimuksesta. Liitto päättää tarjouskilpailun voittajan kokonaisarvioinnin perusteella, jossa keskeisimmät elementit ovat: i) markkinointi- ja viestintäsuunnitelma, ii) olosuhteet ja iii) toteutuksen uskottavuus kokonaisuudessaan. Suomen Cupien finaalien järjestelytehtävää hakevan tulee toimittaa yksi ppt-muodossa oleva esitys omasta tarjouksestaan. Esityksen ohjeelliseksi rakenteeksi ehdotetaan seuraavaan: 1. Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma tapahtumalle (sis. kaupungin panoksen), 2. Suorituspaikka, jossa kriittiset mitat ja muutama kuva kentästä ja oheistiloista, jotka havainnollistavat tilan soveltuvuutta yli 1500 hengen yleisötilaisuudeksi ja 3. Toteutuksen kokonaisuskottavuutta kuvaavat asiat mm. organisaatio ja aiemmat referenssit. Tarjoukset pyydetään osoitteeseen: tarjoukset@lentopalloliitto.fi viimeistään mennessä. Tarjouksen jättäneiden kanssa Liitto käy keskustelun tarjouksen sisällöstä. Tavoitteena on solmia sopimus tarjouskilpailun voittaneen tahon kanssa kolmivuotinenn sopimus mennessä.

2 Markkinointi ja viestintäsuunnitelma Markkinointi ja viestintä toteutetaan aina tapahtuma- ja paikkakuntakohtaisesti, riippuen yleisöodotuksesta, oheisohjelmista, tapahtumatilan mahdollisuuksista jne. Järjestäjältä edellytetään yhteistyötä kunnan kanssa niin, että ottelutapahtuma näkyy kunnan viestintäkanavissa, katukuvassa ja ottelupaikalla. Paikallisessa organisaatiossa pitää olla nimettynä markkinointivastaava, jonka tehtävänä on hoitaa yleisömarkkinointia. Liiton näkökulmasta on keskeistä rakentaa yhdessä järjestelytehtävistä vastaavan tahon kanssa tapahtumalle selkeä profiili ja yleisilme seuraavaksi kolmeksi vuodeksi. Liitto toivoo innovatiivisia ratkaisuja, joilla houkutellaan tapahtumaan ensinnäkin uusia, lentopalloon vasta tutustumassa olevia katsojia, sekä toisaalta junioreita ja heidän vanhempiaan. Liitto on valmis tukemaan innovatiivisia ratkaisuja, jos tapahtuman yhteyteen halutaan junioriturnaus tms. Seuran markkinointi- ja viestintätoimenpiteiden laskennallinen arvo tulee vuositasolla olla n euroa. Liitto osallistuu tapahtumaan vastaavalla panoksella. Olosuhteet Pelihalli Kentän koko: Vapaa-alue päädyssä tasan 6,5m, vapaa-alue sivuilla 4-5m. Korkeutta vähintään 9 metriä. Istumapaikkoja vähintään Liitto edellyttää pelialueelle vahvasti ledpallonpysäytyslevyjä kaikille sivuille (ns. pitkäsivu ja päädyt). Jokaiselle joukkueelle pukuhuone. Naisten ottelussa tulee olla erilliset pukuhuoneet miestaustalle ja vastaavasti miesten ottelussa naistaustalle. Erotuomareille oma pukuhuone (vastakkaisille sukupuolille omat pukuhuoneet). Tarjoilut molemmille joukkueille sekä erotuomaristolle (mm. vettä, hedelmiä, kahvia/teetä) Lisäksi tarvitaan toimisto tms. otteluhenkilökunnalle sekä pukuhuone tms. johon otteluhenkilökunta voi jättää varusteensa yms. Nettiyhteydet ja äänentoisto Kumpikin finaali streamataan. Tätä varten Liitto tarvitsee käyttöönsä vähintään 2 Mbit/s kiinteän nettiyhteyden ja hyvän kuvauspaikan yhdelle kameralle. YLE televisioi pelit (sopimus kattaa 2020). Tätä varten Liitto tarvitsee käyttöönsä hyvän kuvauspaikan riittävän korkealta katsomosta (tai erillinen kameratorni) kolmelle kameralle. Lisäksi tulee olla erillinen langaton nettiyhteys median ja tapahtumahenkilökunnan käytössä. Pelihallissa tarvitaan kunnolliset äänentoistolaitteet soittamista ja kuulutuksia varten.

3 Mahdollisuuksien mukaan on selvitettävä valojen, led-pallonpysäytyslevyjen ja äänentoiston yhdistämistä ottelutapahtuman elävöittämiseksi. Majoitus ja harjoitusolosuhteet Ottelupaikkakunnalta tai sen välittömästä läheisyydestä (max 20 km) tulee löytyä hyvätasoinen hotelli, joihin joukkueet voivat majoittua. Ennen hakua on hyvä tarkistaa, että hotelleissa on tilaa joukkueille ottelupäivien ympärillä. Yksi joukkue tarvitsee 8 kahden hengen huonetta (14 pelaajaa + 2 staffin jäsentä), 2 yhden hengen huonetta (päävalmentaja ja fysioterapeutti). Joukkueille majoitus tarjotaan yhdeksi, peliä edeltäväksi yöksi. Lisäksi joukkueet tarvitsevat kokous- ja ruokailutilat 20 hengelle. Joukkueiden tulee halutessaan päästä ottelukentälle harjoittelemaan ottelua edeltävänä iltana (1h) ja ottelu aamuna (1h). HUOM! Järjestäjä vastaa joukkueiden majoitus-, tila- ja harjoituskuluista. Kokonaisuskottavuus Organisaatio Avainhenkilöt, joita tarvitaan ottelujärjestelyissä, ovat seuraavat: Paikallinen otteluvastaava Lipunmyynnistä ja markkinoinnista vastaava Turvallisuusvastaava Media/tiedotusvastaava Kuuluttaja ja avustaja Pallopojat/tytöt ja yhdyshenkilö Pelipaikan edustaja ja/tai kenttämestari HUOM! Yksi henkilö voi tarvittaessa hoitaa myös useampaa tehtävää. Näiden henkilöiden lisäksi ottelupäivinä tarvitaan otteluhenkilökuntaa (mm. lipunmyyjät, kioskimyyjät, järjestyksenvalvojat). Esityksessä olisi hyvä mainita lyhyesti avainhenkilöiden kokemus vastaavan kokoluokan tapahtumista. Referenssit Seura voi nimetä aiempia järjestämiään tapahtumia referensseiksi viimeisen 5 vuoden ajalta. Normaalit sarjapelit käyvät referensseinä, mutta erityisesti arvostetaan tapahtumia, joita on rakennettu ottelun ympärille. Referensseissä valokuvat tuovat lisää uskottavuutta.

4 Järjestämisehdot (sovitaan yksityiskohtaisemmin järjestelysopimuksessa) Järjestävä seura Toimitsijat (lipun- ja kioskimyyjät, ottelujärjestäjät, pallotytöt/pojat jne.) Järjestyksen valvojien rekrytointi ja kustannukset Liikenteen- ja pysäköinninohjaajien rekrytointi ja kustannukset Kirjureiden, kuuluttajan ja heidän apulaisten rekrytointi ja kustannukset Taraflex maton levittämis- ja kokoamisporukan rekrytointi ja kustannusket Tuomareiden majoituskulut (2*1hh*1 yö) Led-pallonpysäytyslevyt päätyihin ja pitkälle sivulle Näyttö, jolla näytetään tulokset, tilastot ja muita digitaalisia sisältöjä Ensiapuryhmä tai muutoin osoitettu riittävä valmius Turvallisuussuunnitelma ja yleisötapahtumailmoitus Vedet, kahvit, teet ja hedelmiä otteluissa joukkueille ja erotuomareille Kioskimyynnin organisointi ja hoitaminen Kutsuvieras- ja lehdistökahvit ja muut tarjoilut Omat puhelin- ja toimistokulut Nettipohjaisen lipunmyynnin organisointi ja hoitaminen Kiinteä nettiyhteys halliin; omat verkot (3) tekniikalle, medialle ja henkilöstölle Otteluhallin varaus ja vuokra, siivouskustannukset ennen ja jälkeen tapahtuman Kuvauspaikat (mikäli ei kuvata katsomosta niin kuvaustorni(-t)) Tiedotustilaisuuden järjestäminen ottelun jälkeen Ottelumarkkinointi seuran omissa kanavissa (SoMe, nettisivut yms.) sekä mahdollinen lehtimainostaminen ja muu paikallinen mainostaminen Ottelumarkkinointi kunnan kanavissa (SoMe, nettisivut yms.), näkyvyys kaupungin yleisilmeessä, ottelupaikan näkyvyys Palkintorahat: Voittajat 2*3500, hopea 2*1500 yht Liiton vastuulla Taraflex -maton toimittaminen ja levityksen ohjeistukset paikan päällä Oman henkilöstön matka- ja majoituskulut Seuran, kaupungin ja Liiton markkinointimateriaalin välittäminen Liiton kanavissa myöhemmin solmittavan sopimuksen mukaisesti Tuomareiden nimeäminen, matkakulut, sekä ottelupalkkiot Liiton kutsuvieraiden isännöinti ja kustannukset Kilpailupäällikön tehtävät Tapahtuman kaikki mediaoikeudet, ja televisiosopimuksen solmiminen Valokuvaajan rekrytointi ja kustannukset (kuvien oikeudet Liitolle) Dataproject; otteluiden luominen järjestelmään ja järjestelmän ylläpidon tuki

5 Järjestävä seura saa pitää seuraavat tulot: - Lipunmyyntitulot (100% seura) Ottelun vapaalippuina kelpaavat Liiton yleispääsykortit, henkilökuntakortit, yhteistyökumppanikortit sekä kansainvälinen erotuomarikortti. Tämän lisäksi joukkueiden pelaajat ja johto saavat yhteensä 2 lippua/hlö tapahtumaan. Liitto sitoutuu antamaan Seuralle 3 viikkoa ennen tapahtuman alkua listan sen kumppaneille ja sidosryhmille varattavista maksuttomista pääsylipuista, enintään 30 kpl / ottelu. Mikäli tarve on suurempi, Liitto maksaa Seuralle lipuista alimman kategorian hinnan. Paikat tulee olla numeroituja. Lippujen hinnat ovat seuraavat: Aikuiset 25 eur (ennakkoon 20 eur) Lapset ja nuoret 8-15 vuotta 15 eur (ennakkoon 12 eur) Lapset 7 vuotta ja alle 0 eur Eläkeläiset, opiskelija ja varusmiehet 15 eur (ennakkoon 12 eur) - Seura ja Liitto voivat myydä otteluun VIP- tai aitiopaketteja. Seura vastaa näistä järjestelyistä ja kuluista kokonaisuudessaan. Seura ja Liitto sopivat solmittavassa sopimuksessa tulojen jakautumisesta, jos Liitto myy VIP- tai aitiopaketteja. Seuran itse myymät paketit ovat 100% seuran tuloa. - Kioski- ja ravintolamyyntitulot (100%) - Yhteistyösopimuksista saatavat myyntitulot (yhteistyösopimukset eivät saa kilpailla Liiton yhteistyökumppaneiden kanssa). Liitto varaa seuraavat mainospaikat: Lattiatarrat, vaihtopenkkien brändäys, LEDit, jotka sovitaan tarkimman sopimusneuvottelussa. - Liiton fanituotemyynnin tuotosta provisio (provisio 15% seuralle) - Aulapaikkojen vuokrat tai provisiot (100%), Liitto varaa oikeuden yhteen yhteistyökumppanin aulapaikkaan - Muu fanituotemyynti (100%) Muuta Tapahtuman järjestelytehtävät sisältävät taloudellisen voiton ja tappion mahdollisuuden. Liiton kanssa voi keskustella tuotto- ja riskinjakomalleista tarjous- ja sopimusprosessin aikana. Lisätietoja tarjouspyynnöstä ja sopimusneuvotteluvaiheesta: Suomen Lentopalloliitto ry Sami Heikkiniemi, urheilutoiminnan johtaja sami.heikkiniemi(a)lentopalloliitto.fi