Kirjaamisen haasteet käyttäjän näkökulmasta Jaana Kinnari Espoon kaupunki / Kehittämisyksikkö

Transkriptio

1 Kirjaamisen haasteet käyttäjän näkökulmasta Jaana Kinnari Espoon kaupunki / Kehittämisyksikkö

2 Räätälöityjä ratkaisuja kunnissa erilaisissa tilanteissa? Kuntaan muuttava / terveyspalveluihin hakeutuva asiakas, jonka rokotushistoria viedään asiakastietojärjestelmään ( osin vajaa tieto) Yksityisissä hoivakodeissa olevien asiakkaiden saamat rokotukset Massarokotustapahtumien kirjaamiskäytännöt - Kun rokottaja ja kirjaaja on eri henkilö - Kun kirjaaja ei ole terveydenhuollon ammattihenkilö ollenkaan - Kun rokottaja ei ole kaupungin oma työntekijä eikä hänellä ole omaa käyttäjätunnusta - Kun tieto rokotustapahtumasta viedään jälkikäteen asiakastietojärjestelmään - Kun jälkikäteen kirjatessa asiakkaan henkilötunnuksesta ei ole varmuutta / asiakasta ei löydy mistään järjestelmästä ( ei VTJ:ssä edes) - 5 vrk määräajassa? Parityöskentely Kenen tunnuksilla koneella Käyttöoikeuksien laajentaminen tilanteessa? 2

3 Erilaiset muutokset Kirjaamisohjeet muuttuvat Lähes joka vuosi ohjeisiin tulee muutoksia, lisätään/poistetaan tilastointiin nousevia merkintöjä (riskiryhmät, rokotuksiin oikeutetut ryhmät, rokotusohjelma, muu) Koodit/lyhenteet muuttuvat Ohjelma/lomakkeet muuttuvat Uusi versio lomakkeesta Uudet ominaisuudet lomakkeella Muutokset tapahtuvat keskellä vuotta Lomakkeiden tietojen tallentuminen Muutokset tapahtuvat keskellä vuotta Lisäksi : käytettävät rokotteet eri vuosina eri nimisiä à Riittävän perehdytyksen/osaamisen varmistaminen? 3

4 Esimerkki muutoksesta: Vaadittavia koodeja influenssarokotteen kirjaamiseen Tunnus/Nimi 2004 käytettävät koodit ja lyhenteet Pakostakin vaikutuksia Vuosien vertailu taaksepäin? 2009 käytettävät koodit Kohderyhmätieto? 2010 käytettävät koodit Rokotuksen itse maksavien asiakkaiden määrä? 2011 käytettävät koodit Ohjeistukset keskellä vuotta, jolloin alkuvuonna merkinnät eri tavalla kuin loppuvuonna 4

5 Esimerkki muutoksesta: Rokotteiden taustatiedot hallinnassa Tässä muodossa ei mahdollista valtakunnallista seurantaa kuntien välillä. Sisältöerittely ROSEUR Rokotusten seuranta Lyhenteet ja pitkät nimet kukin kunta luonut itse 5

6 Esimerkki muutoksesta: Muuttuvat lomakkeet ja ominaisuudet, käytössä ei aina viimeisin versio Lomakkeen valikkoja ROS1 vanha Lomakkeen valikkoja ROS1 uudempi 6

7 Esimerkki räätälöidystä tavasta: Yksityisissä hoitokodeissa rokotetut asiakkaat, rokotteet terveyskeskuksesta Rokotustietojen kirjaaminen Rokotteiden luovutukset yksityisiin hoitokoteihin listojen perusteella Hoivakodeissa ei käytössä sähköistä asiakastietojärjestelmää, josta lähtisi tiedot THL:lle poimintatiedostona Listan mukaan luovutetaan rokotteet ja toteumatiedot rokotuksista lähetään terveysasemalle Toteuma viedään kunnan omaan asiakastietojärjestelmään käsin jälkikäteen, tilastointi sovittu erikseen ( ei synny käyntiä organisaatioon) 7

8 Ennen - Nyt Tarkennuksia kirjaamiseen Ennen riittävää: Tieto annetusta rokotteesta, pvm, pistoskohta, rokotustapa, eränumero ja rokottaja, oikeassa kohdassa ja sallien erilaiset tavat kirjata samat asiat, myös armollinen kirjoitusvirheille. Nyt tarkemmin: Käytettävä tiettyjä lyhenteitä poiminnan onnistumiseksi, lisäksi kirjattava kauppanimi tiettyyn kohtaan lomakkeella 8

9 Erilaiset toiminnot, toimintatavat ja erilainen tilastointialusta Tilastointi Neljä erilaista Terveys Efficassa - Osasto - kotihoito-ohjelma - Suun terveydenhuolto - Käyntiyhteenveto (tk-ympäristö) Tilastointioikeus - Osalla aina - Osalla vain Kotihoito-ohjelmassa tilastointi - Osalla tilastointioikeus vain tarvittaessa, käsin joka kerta päälle/pois Ohjeistukset, usein uusi ohje vuosittain (influt) - Erikseen ohje osastoille - Erikseen ohje kotihoitoon - Erikseen ohje terveysasematoimintaan - Erikseen ohje terveydenhoitoon - Erikseen ohje hoivakotien ym asiakkaiden saamien rokotustietojen kirjaamiseen - Erikseen ohje massarokotuksissa syntyneiden tietojen kirjaamiseen 9

10 Helppo tehdä virhe Käyttäjän taustat ja käyttäjän tekemät virheet, oikealla olevien lisäksi Taustoissa virheellinen tai puuttuva ammattitieto Taustoista puuttuu tieto vastaanottajasta Puuttuva tilastointioikeus Väärä tieto työasemalla suorituspaikasta ja Toiminnosta Väärälle asiakkaalle viety rokotustieto Oleellista: Prosessi seurantaan, korjauksiin? Mitä virheille tehdään, parannustoimenpiteiden arviointi? Muutokset toimintatapoihin? Ohjelmassakin kehitystarpeita, mm Käytöstä poistettuja rokotteita ei saa pois näkyvistä, vain tietojen järjestystä voi muuttaa à Vanhasta tottumuksesta valitaan väärä tieto Lomakkeelle voi kirjata - vapaamuotoisena tekstinä tietoa, myös kohtiin jossa vaaditaan rakennetta/sisältöä - jättää vaadittavia tietoja vajaaksi - tehdä merkinnän tulevaisuuteen - kirjata asiakkaalle annetuksi vaikka 100 kpl rokotetta à Ohjelma ei ohjaa kirjaamista eikä estä virheellistä kirjaamista Sisältöryhmästä väärin valittu rokote lomakkeelle - Lomakkeelta poistaminen ei poista tietoa kuitenkaan tilastointialustasta à Edellyttää, että käyttäjä huomaa poistaa tilastoinnista virheellisen tiedon 10