Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 1/34 Opiskelijarekisteri Versio 2.7. Palautejärjestelmä:

Transkriptio

1 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 1/34 Palautejärjestelmä: WebOodiin kuuluvalla palautejärjestelmällä voidaan kerätä sekä kurssi- että lukukausipalautetta. Lukukausipalautetoiminto on kuitenkin hyvin puutteellinen ja sen ylläpidosta ja kehittämisestä on luovuttu. Tämä ohje onkin suunnattu puhtaasti kurssipalautteeseen. Palautejärjestelmä on kaikkien tiedekuntien ja laitosten käytettävissä. Kurssipalautteen keräämisen edellytyksenä on, että kyseiset opetustapahtumat löytyvät Oodista. Tämä lisäksi kurssille tulee ilmoittautua, opiskelijat joko ilmoittautuvat itse tai opiskelijat voidaan lisätä opetustapahtumalle. Palautejärjestelmän käytön edellytyksenä on siis, että sekä opetustapahtumien aikataulut, että opiskelijoiden ilmoittautumiset löytyvät Oodista. Palautejärjestelmän käyttäjä voi suunnitella palautelomakkeet itse. Lomakkeet koostuvat kysymyksistä, jotka voivat olla asteikkokysymyksiä (esimerkiksi: täysin samaa mieltä,,täysin eri mieltä), numeroarviointikysymyksiä (minkä arvosanan antaisit...), valintalistakysymyksiä (näytetään pudotusvalikoina) tai vapaatekstikysymyksiä. Palautetta voivat antaa vain kurssille ilmoittautuneet opiskelijat. Yhteenveto annetusta kvantitatiivisesta (määrällisestä) palautteesta tulee näkyviin kaikille WebOodin kirjautuneille käyttäjille, kun taas vapaat kommentit voi katsoa vain opettaja. Ne voidaan tarvittaessa myös toimittaa hänelle laitoksen/tiedekunnan palautejärjestelmän virkailijan toimesta. Järjestelmä tukee sitä, että tietyt kysymykset ovat samat koko organisaation (laitos, tiedekunta, yliopisto) kaikilla kursseilla. Lataa -toiminto mahdollistaa hierarkkisen kysymysten lataamisen. Yhdellä painikkeen painalluksella voidaan ladata lomakkeelle sekä tiedekunnalle (tai jopa yliopistolle), että yksikölle asetetut kysymykset. Lisäksi voi olla kysymyksiä, jotka latautuvat aina kun ko. opintojaksolle luodaan lomaketta tai kun on kyseessä tietyn opetusmuodon opetustapahtuma. Tämän lisäksi lomakkeelle voidaan lisätä myös uusia kysymyksiä, jotka eivät lataudu seuraavalla kerralla. Lomakkeet voidaan luoda joko massana, eli voidaan valita useita opetustapahtumia kerralla, tai voidaan luoda vain yksi yksittäinen lomake yksittäiselle opetustapahtumalle. Massaluonnissa asetetut oletuskysymykset lataantuvat kerralla kaikille lomakkeille, tässä säästetään runsaasti työaikaa.

2 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 2/34 Sisällysluettelo Käyttöoikeudet... 3 Palautejärjestelmä opiskelijalle... 4 Palautelomakkeen rakenne palautejärjestelmän virkailijan kannalta... 6 Ylläpitäjän näkymä... 8 Järjestelmän käyttöönoton toimenpiteet... 9 Organisaation yleisteksti... 9 Kysymysten luominen Opetustapahtumalomakkeiden luominen ja ylläpito Lomakkeen luonti poimimalla kysymykset Lomakkeen luonti kopioimalla vanha lomake Lomakkeen luonti lataamalla kysymykset lomakkeelle Lomakkeen massaluonti Palautteen katseleminen ja tiedonsiirto Yhteenvetotiedot virkailijoille Yhteenvetotiedot opettajalle Excel -makro virkailijoille ja opettajille... 32

3 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 3/34 Käyttöoikeudet Palautejärjestelmän käyttö vaatii kirjautumisen WebOodiin ja käyttöoikeudet ovat organisaatiokohtaisia. Palautejärjestelmän virkailijalle (palautelomakkeiden luoja ja ylläpitäjä) annetaan oikeudet tietyn organisaation ja mahdollisesti myös sen alaorganisaatioiden lomakkeiden hallintaan. Tällöin ylläpitäjä voi muokata niiden opetustapahtumien lomakkeita, joiden järjestäjäorganisaationa on hänen käyttöoikeutensa organisaatio (eli käyttöoikeuden organisaatio on WinOodissa opetustapahtuman käsittely -ikkunassa Vastuut -välilehdellä roolilla järjestävä.) Myös opettajat pääsevät katselemaan palautetta WebOodin kautta edellyttäen, että heillä on oikeudet WebOodi järjestelmään. Opettajan täytyy olla opetustapahtuman opettaja, jotta hän saa siirrettyä palautteen koneelleen Excel -muodossa. Yhteenvetoja pääsevät katselemaan ne opettajat ja virkailijat, jotka voivat kirjautua Oodiin. Opettajan toiminnot löytyvät WebOodin valikon kohdasta Omien kurssien hallinta. Tarkempaa tietoa järjestelmän käyttölupien hankkimisesta saa Oodin tukisivuilta osoitteesta

4 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 4/34 Palautejärjestelmä opiskelijalle Opiskelijalle lähetetään WebOodin kautta automaattisesti sähköpostiin muistutus niistä kursseista, joihin hän on ilmoittautunut ja joihin on luotu palautelomake, johon opiskelija ei ole vielä vastannut. Linkit näihin lomakkeisiin löytyvät opiskelijalle helpoiten WebOodin etusivulta heti kirjautumisen jälkeen. Kuva1. Opiskelijan WebOodin etusivu Linkki opintokohteen tietoihin Linkki opetustapahtuman tietoihin Linkki palautelomakkeeseen Opiskelijan annettua palautteen kurssiin, poistuu palautelinkki etusivulta. Myöskään muistutusviestejä ei enää lähetetä ko. kurssin osalta opiskelijalle. Jos palauteaikaa on jäljellä yli viikko, näkyy Anna palaute -linkki vihreänä, muutoin se on punainen. Monipuolisempi palautenäyttö löytyy vasemmanpuoleisen valikon Kurssipalautteet -> Omat palautteet kautta. Täältä opiskelija näkee ne kurssit, joista hän ei vielä ole antanut palautetta, antamansa palautteet sekä ne kurssit, joihin hän on ilmoittautunut, mutta joista palauteaika ei vielä ole alkanut. Kuva 3: Opiskelijan omat palautteet -näyttö Opiskelija voi Omat palautteet osiossa myös katsoa omat antamansa palautteet. Alla on esimerkki WebOodin palautelomakkeesta, jolla opiskelijaa pyydetään antamaa palautetta opetuksesta.

5 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 5/34 Kuva 4: Esimerkki palautelomakkeesta Kurssin tiedot Yleisteksti Asteikko Lukuvastaus Tekstivastaus Linkki opintojakson tietoihin Toimintapainikkeet Palaa tallettamatta lomaketta

6 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 6/34 Palautelomakkeen rakenne palautejärjestelmän virkailijan kannalta Palautelomake muodostuu useista osista, joista osa on sama kaikilla organisaation lomakkeilla, tiettyjä osia voidaan hyödyntää useilla lomakkeilla ja tietyt osat ovat uusia joka kerta. Organisaation yleisteksti on tekstikenttä, joka on sama tietyn organisaation kaikilla opetustapahtumilla. Yleistekstin lisäksi lomake koostuu kysymyksistä. Yhtä ja samaa kysymystä voi käyttää useissa lomakkeissa. Kysymykset sidotaan automaattisesti käyttäjän organisaatioon, jolloin vain tämän (tai ylemmän) organisaation käyttäjä pääsee muokkaamaan kysymystä, mutta vain silloin, jos siihen ei vielä ole annettu yhtään vastausta. Kysymystä voi kuitenkin käyttää minkä tahansa organisaation lomakkeilla. Kysymyksille voi lisäksi lisätä käyttökohdeorganisaatioita, jolloin kysymyksen voi ladata Lataa -painikkeen painalluksella ko. organisaation lomakkeisiin, tai sille voidaan antaa opintojaksotunniste, jolloin se ladattaessa latautuu silloin, kun ollaan luomassa saman tunnisteiselle opetustapahtumalle lomaketta. Uutena lataustekijänä on versiossa 2.7 tullut opetustapahtuman hierarkkinen sijainti, eli kysymyksen voi ladata sen perusteella onko kyseessä pää- vai aliopetustapahtuma, tai että kyseessä saa olla kumpi tahansa. Kysymykset koostuvat varsinaisesta vapaasti syötettävästä kysymystekstistä, sekä muista määriteltävistä ominaisuuksista, jotka ovat: Omistajaorganisaatio: Kysymyksen omistajaorganisaatioksi laitetaan kysymystä luotaessa käyttäjän organisaatio. Vain ko. organisaation (ja ylempien organisaatioiden) käyttäjät pääsevät muokkaamaan kysymystä Kyselytyyppi: Tyyppi on joko kurssipalaute (tai lukukausipalaute) Vastaustyyppi: Vastaustyyppejä on 4 erilaista (Teksti, Valintalista, Asteikko sekä Luku). Lisäksi tyypeistä löytyy myös Väliteksti, mutta sen käyttötarkoitus on eri, kuin mitä muiden vastaustyyppien. Välitekstillä voidaan esim. kertoa mitä seuraavilla kysymyksillä halutaan saavuttaa, voidaan ohjeistaa vastaajaa jne. Valintalistat ja asteikot luodaan etukäteen, teksti- ja lukuvastaukset tavallaan luodaan kysymystä luotaessa (Kuva 4, s.5). Kysymysryhmä: Kysymysryhmä on kysymyksen sisällöllinen kategoria. Näitä ovat sisällöt, järjestelyt, opiskelumenetelmät, jne. (Kuva 4, s.5). Pakollisuus: Jos lomakkeessa on pakolliseksi merkitty kysymys, ei ko. kysymykseen voi jättää vastaamatta. (Järjestelmä ei anna lähettää lomaketta jos kysymykseen on jätetty vastaamatta.) Pakollisuus näkyy opiskelijalle tähtenä (*) kysymystekstin edessä. (ks. Kuva 4) Organisaatio: (Käyttökohdeorganisaatio) Kun kysymys on merkitty tietyn organisaation kysymykseksi, voidaan se ladata lataa -toiminnolla automaattisesti ko. organisaation lomakkeisiin. Tämä ei näy vastaajalle mitenkään erityisellä tavalla. Jos siis laitat oman organisaatiosi tunnisteen kenttään ja painat päivitä, niin käytettäessä Lataa -toimintoa kysymys latautuu palautelomakkeelle aina, kun lomake luodaan ko.

7 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 7/34 organisaatiolle. Jos lataa -toimintoa ei käytetä, ei tämän kentän sisältö vaikuta palautejärjestelmän toimintaan. Opintojakso: Kysymyksen voi myös liittää tiettyyn opintojaksoon, jolloin sen voi ladata automaattisesti tämän jakson opetuksen palautelomakkeisiin. Tämäkään ei näy vastaajalle mitenkään. Eli, jos opintojakso kenttään laitetaan jonkin opintokohteen tunniste niin, painettaessa lomaketta luotaessa Lataa -painikkeesta, latautuu ko. kysymys lomakkeelle, jos sen lomakkeen opintokohteen tunniste on sama, kuin kysymykselle asetettu tunniste. Kysymys ladataan: Kysymyksen lataustekijänä voidaan käyttää myös opetustapahtuman hierarkkista sijaintia. Vaihtoehdot ovat, että kysymys ladataan, jos a) opetustapahtuma on pääopetustapahtuma tai b) se on Osaopetustapahtuma. Voidaan myös valita, että kysymys saa latautua, on opetustapahtuman kumpi tahansa (vaihtoehto: molemmille). Kysymyksen automaattinen lataaminen toimii siten, että jos kysymyksen käyttökohteeksi on määritelty joku yksikin ominaisuus, joka opetustapahtumalla on, latautuu se lomakkeelle ( Lataa -painiketta painettaessa). Eli jos kysymykselle on annettu vaikka opintojakson tunniste ja organisaatio tunniste, niin jos yksikin ehto täyttyy (kysymyksen käyttöorganisaatio on esim. farmasian tiedekunta ja ollaan luomassa jollekin farmasian tiedekunnan opintokohteelle lomaketta, mutta opintojakson tunniste ei ole sama), latautuu kysymys lomakkeelle. Lomakkeella kysymykset esitetään ylläpitäjän määrittelemässä järjestyksessä. Ylläpitäjä määrittelee lomakkeelle myös vastausajan. On huomattava, että kysymyksiä ei saa muokata tai poistaa enää sen jälkeen kun niihin on vastauksia lomakkeilla.

8 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 8/34 Ylläpitäjän näkymä Palautteen ylläpitäjälle näkyy WebOodin valikossa osio Kurssipalautteet (kuva 5). Edellytyksenä Kurssipalaute-, Lukukausipalaute-, Kysymykset-, Yleistekstit- ja Vastaustyypit -osioiden näkymiselle on, että henkilölle on myönnetty palautejärjestelmän virkailijaoikeudet. Jos virkailija ei ole (tai ei ole ollut) opiskelijana, ei hänellä ole Omat palautteet -osiota (Kuva 6) Kurssipalautteet -osiossa. Kuva 5: Kuva 6: Osio sisältää seuraavat valinnat: Omat palautteet näkyy vain henkilöille, jotka ovat Oodissa myös opiskelijoina. Tästä kohdasta opiskelijat pääsevät antamaan kurssipalautetta, katsomaan antamaansa palautetta, sekä näkevät ne opintojaksot, joista palauteaika ei ole vielä alkanut. Yhteenvedot vie hakuruudulle, josta WebOodiin sisäänkirjautunut virkailija tai opettaja voi katsoa kurssipalautteiden numeeristen vastausten yhteenvedot. (Täällä voi hakea vain vahvistettu -tilassa olevia opetustapahtumia)) Kurssipalaute vie kurssipalautelomakkeiden hakunäytölle ja muokkaukseen Lukukausipalaute vie vastaavasti lukukausipalautelomakkeiden muokkaukseen Kysymykset vie kysymysten hakunäytölle ja luontiin Yleistekstit vie yleistekstien ylläpitoon Vastaustyypit vie asteikko- ja valintalistatyyppisten vastausten ylläpitoon Kaikista valinnoista (Omat palautteet ja Yhteenvedot valintoja lukuun ottamatta) päädytään ensin hakuikkunaan, josta voi hakea jo luotuja kurssipalautelomakkeita, kysymyksiä, jne. sekä siirtyä eteenpäin luomaan uusia.

9 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 9/34 Järjestelmän käyttöönoton toimenpiteet Jos palautejärjestelmä ei ole aikaisemmin ollut käytössä, kannattaa käyttöönotto aloittaa organisaation yleistekstin luomisesta. Tämän jälkeen tulisi luoda ne asteikot ja valintalistat, joita käytetään organisaation kysymyksissä. On kuitenkin huomattava, että järjestelmässä jo olevia asteikkoja kannattaa mahdollisuuksien mukaan käyttää on turha luoda näitä uudestaan eri nimillä! Näitä ovat esim. skaala 0-5, skaala 0-2, kyllä/ei. Seuraavaksi luodaan organisaation kysymykset ja välitekstit sekä mahdollisesti lisäksi kurssikohtaisia kysymyksiä, jne. Tämän jälkeen varsinaisen palautelomakkeen luominen koostuu enää kysymyksien poimimisesta (tai lataamisesta) ja järjestämisestä, ja vastausajan sekä palautemuistutusten lähetysaikojen määrittelemisestä. Lomakkeita voi myös kopioida opetustapahtumalta toiselle. Alla käydään järjestelmän toiminnot läpi tässä järjestyksessä; Organisaation yleisteksti Organisaation yleistekstin voi lisätä ja sitä pääsee muokkaamaan valikon Yleistekstit - kohdasta. Jokaisella organisaatiolla on oma yleistekstinsä. Yleisteksti tulee näkyviin jokaisen kyselylomakkeen alkuun (ks. Kuva 4 s.5). Yleistekstissä voi esimerkiksi motivoida opiskelijoita kyselyn täyttämiseen ja selvittää mihin kyselyn tuloksia käytetään. Yleistekstiä ei tarvitse muuttaa sen jälkeen kun se on kerran tehty. Organisaatiolla on kaksi yleistekstiä: yksi kurssipalautetta varten ja yksi lukukausipalautetta varten. Yleisteksti voi olla enintään 4000 merkkiä pitkä. Kurssipalautteen yleistekstin näyttäminen Kurssipalautteen yleistekstinä näytetään opetustapahtuman järjestävän organisaation yleisteksti seuraavasti (organisaatio on WinOodissa Opetustapahtuman käsittely - ikkunassa Vastuut -välilehdellä roolilla järjestävä): Jos opetustapahtumalla ei ole organisaatiota, käytetään opintojakson organisaation yleistekstiä. Jos organisaatiolla ei ole yleistekstiä, näytetään lähimmän ylemmän organisaation yleisteksti. Jos ylemmälläkään organisaatiolla ei ole yleistekstiä, edetään seuraavaksi ylempään organisaatioon, kunnes löydetään jokin yleisteksti. Jos opetustapahtumalla on useampi organisaatio roolilla järjestävä, näytetään vain yhden organisaation yleisteksti. Se valitaan organisaatiosta sen mukaan, millä organisaatiolla on pienin yksilöivä tunniste (löytyy WinOodista, ei näy käyttäjille suoraan).

10 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 10/34 Asteikkojen ja valintalistojen luominen ja muut vastaustyypit Valikon kohta Vastaustyypit vie asteikkojen ja valintalistojen ylläpitoon. Aluksi esiin aukeaa hakuikkuna, jolla voi hakea jo olemassa olevia valintalistoja ja asteikoita. Jo olemassa olevia voi muokata riippuen siitä, ovatko vastaustyypit jo käytössä joissain lomakkeissa joihin on jo vastauksia. Tästä riippuen listauksessa näytetään muokkaa - painike Ennen uuden kysymyksen syöttämistä, kannattaa käydä katsomassa löytyykö jo luoduista vastaustyypeistä omaan tarpeeseen soveltuva vastausvaihtoehto. Valintalistat ja asteikot ovat kaikille yhteisiä, joten esim. sukupuoli valintalistaa ei tule tehdä, vaan tulee käyttää jo järjestelmässä olevaa valintalistaa. Tulee siis aluksi tutustua, millaisia valintalistoja ja asteikkoja järjestelmässä jo on, ennen kuin lähtee luomaa uutta. Valintalistat ja Asteikot on luotava ennen kysymyksen luomista ja ne liitetään kysymykseen kysymystä luotaessa. Teksti- ja Lukutyypit ovat kysymyskohtaisia vaihtoehtoja ja ne asetetaan kysymystä luotaessa (niitä ei luoda etukäteen). Seuraavassa esitellään aluksi tarkemmin valintalistojen ja asteikkojen ominaisuuksia ja luomista. Opiskelijan vastauslomakkeessa kysymykseen liitettyinä asteikot näyttävät esim. seuraavilta (kuva 7, s.10): Kuva 7: Vastaustyyppinä asteikko Valintalistat näyttävät vastaavasti seuraavilta (kuva 8): Kuva 8: Vastaustyyppinä valintalista Valintalistoja ja asteikoita syötetään ja muokataan kuvan 9 mukaisesta ikkunasta. Muokkausikkuna on kummallakin tyypillä samanlainen, mutta valintalaatikko myös arvo joku muu, mikä? puuttuu asteikoiden muokkausikkunasta.

11 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 11/34 Kuva 9: Valintalistojen ja asteikoiden ylläpito näyttö Seuraavat numerot viittaavat kuvaan 9 (sivulla 11): 1. Jos valintalistassa on laatikko myös arvo joku muu, mikä? valittuna, tulee lomakkeeseen kysymyksen kohdalle myös vapaatekstikenttä listaan kuulumatonta vaihtoehtoa varten, (ks. kuva 4, s.5 ). Vapaatekstikenttää voidaan käyttää vain käytettäessä valintalista -vastaustyyppiä. 2. Ylläpidon helpottamiseksi asteikkojen ja valintalistojen nimeämisessä tulisi käyttää 3-5 -kirjaimisia laitoslyhenteitä. Nämä löytyvät osoitteesta painike lisää ja - -painikkeet poistavat vaihtoehdon. 4. Laski. muk. valinnasta riippuen rivin tiedot lasketaan mukaan palautteiden keskiarvoon. Tästä on hyötyä kun asteikossa on mukana en osaa sanoa - vaihtoehto.

12 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 12/34 Asteikkojen ja valintalistojen lisäksi palautejärjestelmässä on kolme valmista vastaustyyppiä (ks. esimerkit kuvassa 10): 1. numerovastaukset (joille voidaan määritellä arvoväli), 2 vapaatekstikentät ja 3. välitekstit, jotka ovat esim. ohjeita tai kiitostekstejä. Valitsemalla kysymykselle vastaustyypiksi välitekstin, kysymys muuttuu tekstiksi, jolle ei anneta vastausta. Kuva 10: Luku- ja tekstikysymykset sekä väliteksti Tallennettuja asteikoita ja valintalistoja ja valmiita vastaustyyppejä voi käyttää useissa eri kysymyksissä. Kysymysten luomista käsitellään seuraavassa.

13 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 13/34 Kysymysten luominen Kysymysten luontiin ja ylläpitoon pääsee sekä vasemmanpuoleisen valikon Kysymykset -kohdasta, että palautelomakkeen ylläpitoikkunan -painikkeesta. Jos siirryt vasemmanpuoleisen valikon kautta, aukeaa ensin esiin hakuikkuna, jolla voi hakea jo järjestelmässä olevia kysymyksiä. Esiin haettuja kysymyksiä pääsee muokkaamaan niiden nimilinkistä. Kysymyksiä voi muokata vain, jos 1) niitä ei ole valittu jo jollekin lomakkeelle, 2) niille ei ole annettu jo vastauksia. Ikkunasta pääsee myös luomaan uusia kysymyksiä. Kuva 11: Vanhojen kysymysten haku ja uusien luominen Kysymykset ovat kaikille yhteisiä siten, että kuka tahansa voi käyttää mitä tahansa kysymystä lomakkeellaan. Suositeltava tapa onkin käyttää jo olemassa olevia kysymyksiä, kuin luoda uudelleen täsmälleen samanlainen kysymys. Uusien kysymysten syöttöön ja vanhojen muokkaukseen käytetään ikkunaa, jonka toimintoja ovat seuraavat (numerot viittaavat kuvaan 12, sivulla 15): 1. Kysymyksen omistajaorganisaatioksi tulee käyttäjän organisaatio. Käyttäjä voi myös muuttaa organisaatiota. Jos käyttäjä pyrkii muokkaamaan jo olemassa olevaa kysymystä, mutta hänellä ei ole oikeuksia kysymyksen organisaatioon, ei valikkoa näytetä (organisaatio ainoastaan tekstinä). Kysymyksen tunniste syötetään tekstinä ja kyselytyyppi valitaan valikosta.

14 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 14/34 2. Järjestelmään edellisessä luvussa kuvatulla tavalla syötetyt asteikot ja valintalistat valitaan pudotusvalikoista. Päivitä -painike tuo esiin asteikon/listan sisällön. Kysymyksen sisältökategoria valitaan pudotusvalikosta. vaihtoehtoja ovat mm. Sisällöt, Järjestelyt jne. Kysymykset voidaan ryhmitellä lomakkeelle näiden otsikoiden alle. Kysymysryhmiä ei voi itse syöttää lisää, eikä sen käyttö ole pakollista. Kysymyksen voi määritellä tässä kohdin pakolliseksi, jolloin opiskelijan on vastattava kysymykseen, jotta hän voi lähettää lomakkeen. Pakollisuutta voi kuitenkin vielä muuttaa lomakekohtaisesti. Käytettäessä lataa toimintoa, ryhmittyvät kysymykset aina kuinkin kysymysryhmän alle. 3. Varsinainen kysymys tulee syöttää kolmella kielellä. Mikäli joistakin kieliversioista puuttuu teksti, WebOodi kopioi automaattisesti järjestelmänkielisen tekstin puuttuviin kenttiin. Järjestelmänkielinen kysymys on pakko antaa. Helsingin yliopistossa järjestelmäkieli on suomi. 4. Kysymyksen käyttökohdeorganisaatio syötetään vastuualuekoodilla Päivitä - painike hakee organisaation nimen esiin. Esim. Romaanisten kielten laitoksen koodi on Kysymykselle voi syöttää useita käyttökohdeorganisaatioita. Organisaatio kannattaa antaa, jos organisaatiossa käytetään Lataa -toimintoa. Muuten siitä ei ole hyötyä. 6. Kysymyksen voi liittää myös tiettyyn opintojaksoon, jolloin sen latautuu automaattisesti tämän tietyn opintojakson opetustapahtumien lomakkeille. 7. Kysymykselle voidaan myös määrittää, saako se latautua pää-, vai osaopetustapahtumalle, vai molemmille. Uusia kysymyksiä voi luoda vanhojen pohjalta muokkaamalla vanhaa kysymystä (nimi ja tunniste tulee vaihtaa!), ja tallentamalla sen uutena. Tämä on varsin näppärä tapa luoda uusia kysymyksiä. Kun kaikki halutut tiedot ja määritteet on annettu, tulee lomake tallentaa. Jos olet muokkaamalla vanhaa kysymystä luomassa uutta, tulee sinun painaa Tallenna uutena -painiketta. Tällöin syntyy uusi kysymys, eivätkä muokatut tiedot tallennu vanhan kysymyksen tietojen päälle. Tällöin on kuitenkin huomattava muuttaa myös kysymyksen tunniste uudeksi. Painike Poimi kysymys ja palaa lomakkeelle tulee näkyviin, mikäli kysymyksen muokkaukseen tultiin lomakkeen ylläpitonäytöltä. Jos kysymykseen on annettu jo vastauksia, ei kysymystä voi muokata eikä poistaa lomakkeelta.

15 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 15/34 Kuva 12: Kysymyksen muuttamis-/luontinäyttö Kerran luotuja kysymyksiä voi käyttää useissa lomakkeissa. Lomakkeiden luomista käsitellään ohjeen seuraavilla sivuilla.

16 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 16/34 Opetustapahtumalomakkeiden luominen ja ylläpito Valikon Kurssipalaute -kohdasta pääsee luomaan ja muokkaamaan kurssipalautelomakkeita. Esiin aukeaa opetustapahtumien hakuikkuna, jossa voi hakea tapahtumia eri kriteerein. Itse tapahtumat voi syöttää järjestelmään Win- tai WebOodilla. Esiin haettujen tapahtumien lomakkeita pääsee muokkaamaan, jos opetustapahtuman ja ylläpitäjän organisaatiot täsmäävät. Jos opetustapahtumalle on jo luotu lomake, on listassa tähti (*) vasemmassa sarakkeessa sen kohdalla. Opetustapahtumien palautelomakkeita muokataan ja syötetään samasta ikkunasta; Kuva 13: Kurssipalautteen luontinäyttö Seuraavat numerot viittaavat kuvaan 13: 1. Opetustapahtuman tiedot. Osallistuneita tarkoittaa kurssille hyväksyttyjen/ilmoittautuneiden määrää. Vastausprosentti lasketaan näistä. 2. Palauteaika on aika, jona kurssille osallistuneet voivat vastata palautteeseen. Järjestelmä ehdottaa ajankohtaa opetustapahtuman loppuajankohdan molemmin puolin (Hy:lla 1 viikko ennen, 2 jälkeen). Järjestelmä voi myös lähettää osallistuneille automaattisia sähköpostimuistutuksia ylläpitäjän valinnan mukaan. Myös opettajalle voi lähettää saman viestin palauteajan päätyttyä. 3. Lomakkeen painikkeiden toiminnot ovat seuraavat: a. Lataa -painike ladataan lomakkeelle kaikki kysymykset,

17 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 17/34 i. joiden käyttökohdeorganisaatio on opetustapahtuman organisaatio tai ii. joiden tyyppi vastaa opetustapahtuman tyyppiä (jos määritelty), tai iii. jotka on merkitty opetustapahtumaa vastaavan opintokohteen kysymyksiksi (ks. 5,6 kuvassa 12). Yksikin ominaisuus siis riittää! b. Luo uusi kysymys -painike vie kysymyksen luonti ikkunaan (ks. kuva 12). c. Poimi kysymys vie hakuikkunaan josta voi hakea kysymyksiä erilaisin kriteerein, ja valita sekä poimia niitä lomakkeelle. d. Lähetä muistutus avaa sähköpostiohjelmassa uuden viestin ja hakee osoitekenttään kakkien kurssille osallistuneiden sähköpostiosoitteen. Näin ylläpitäjä voi lähettää postia kaikille osallistuneille. e. Kopioi lomake vie ikkunaan, josta ylläpitäjä voi valita vanhan opetustapahtuman palautelomakkeen, ja kopioida tämän nyt käsiteltävän tapahtuman lomakkeeksi. Lomaketta voi tälle tapahtumalle edelleen muokata tämän jälkeen vanhan opetustapahtuman lomakkeen siitä muuttumatta. f. Muistutusviesti -painikkeesta pääsee muokkaamaan lomakekohtaista opiskelijoille mahdollisesti automaattisesti lähetettävää muistutusviestiä (ks. kohta 2 yllä). Viesti on kolmekielinen. Huom.! versiosta 2.7 lähtien voidaan käyttää myös lomakekohtaisia muistutusviestejä. Järjestelmässä on edelleen yleinen muistutusviesti, jota käytetään kaikilla lomakkeilla, joille ei ole luotu lomakekohtaista muistutusviestiä. Yleistä muistutusviestiä ylläpidetään ja muokataan opiskelijarekisterissä. Jos lomakkeelle on luotu lomakekohtainen muistutusviesti, on hakulistauksessa opetustapahtuman edessä ^ -merkki. Kuva 14: Opetustapahtumalistaus hakunäytöllä g. Poista kysymykset -painike poistaa valitut kysymykset lomakkeelta. Kysymykset eivät kuitenkaan poistu järjestelmästä, vaan niitä voi edelleen käyttää muissa lomakkeissa. Kysymyksen voi poistaa lomakkeelta vain, jos siihen ei ole annettu vastauksia. h. Tyhjennä lomake poistaa kaikki kysymykset lomakkeelta (muttei järjestelmästä). Lomake jää olemassa olevaksi tyhjänäkin. Tämä estää massaluontityökalulla lomakkeen luonnin ko. opetustapahtumalle. Lomakkeen poistamien tapahtuu Poista lomake -painikkeella ja tallentamalla tämän jälkeen lomakkeen. i. Poista lomake poistaa lomakkeen opetustapahtumalta. Tämän jälkeen näkymä palautuu opetustapahtuman hakunäyttöön. Lomaketta ei voi poistaa jos siinä on yksikin kysymys.

18 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 18/34 j. Osallistujat näyttää listan ilmoittautuneista/osallistujista. k. Yhteenveto näyttää yhteenvedon lomakkeen kvantitatiivisesta palautteesta. (ei vapaatekstikenttiä). Käytännössä tämä toiminto toimii vasta sen jälkeen kun palauteaika on päättynyt ja yöllinen laskenta-ajo on laskenut palautelomakkeen yhteenvedon. l. Tiedonsiirto vie näkymään josta päästään tutkimaan kaikkea palautetta (myös sanallisia) ja hakemaan Excel-taulukko tästä datasta. Samalle sivulle pääsee myös opetustapahtumien palautelomakkeiden hakunäytöltä. m. Tallenna -painike tallentaa lomakkeen. Lomakkeen voi tallentaa vaikka se ei olisi valmis. Sitä pääsee muokkaamaan myöhemmin, ja lomake kannattaakin tallentaa usein. n. Palaa takaisin -painikkeella palataan takaisin opetustapahtumien hakuun. o. Katso lomake näyttää lomakkeen sellaisena kuin se näkyy opiskelijalle. 4. Valintalaatikot ovat listassa Poista kysymykset -painiketta varten (ks. kuva 13). Jos kysymykseen on jo annettu yksikin vastaus, ei sarakkeessa ole neliötä, jolla kysymyksen voi valita. Numerot (Järj. -sarake kuva 13, s.16) ilmaisevat kysymysten järjestyksen lomakkeella. Kun kysymyksille antaa uudet järjestysnumerot, tulee lomake tallentaa. Tämän jälkeen kysymykset listautuvat uudessa järjestyksessä ylhäältä alas. Myös desimaaleja voi käyttää. Kysymyksiä voi järjestää myös nuolenkuvapainikkeilla. Kysymystekstin linkistä pääsee muokkaamaan kysymystä edellisessä luvussa esitellyssä muokkausikkunassa (ks. kuva 12). Se onkin todennäköisesti suoraviivaisin tapa luoda kysymyslomake ja kysymykset tyhjästä, kunhan tarvittavat vastaustyypit ovat valmiina. Kun lomake on luotu, se näkyy opiskelijalle palauteaikana sekä opiskelijan WebOodi - etusivulla (Kuva 1, s.4), että myös Kurssipalautteet -> Omat palautteet sivulla (kuvat 2, 3, s.4). Järjestelmä voidaan myös asettaa lähettämään opiskelijoille muistutukset käyttäjän määritteleminä aikoina.

19 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 19/34 Lomakkeen luonti poimimalla kysymykset Kun haluttu opetustapahtuma on valittu Opetustapahtumien palautelomakkeiden haku ylläpitoa varten -sivulta, päästään luomaan uutta lomaketta Opetustapahtumien palautelomakkeen ylläpito -sivulle Kun siirryt Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpito -sivulle, ovat aluksi aktiivisena ainoastaan painikkeet Tallenna ja Palaa takaisin. Sinun tuleekin ensin tarkistaa palauteaika ja muistutusrastit ja tämän jälkeen tallettaa lomake. Oletuspalauteaika on opetustapahtuman päättymispäivä ja tästä 21 päivää eteenpäin. Kuva 15: Aluksi aktiivisena ovat vain Tallenna ja Palaa takaisin -painikkeet Opiskelijoille lähtevistä rasteista on huomioitava, että vain 2-3 muistutusrastin valitseminen on järkevää. Vastausajan ollessa oletuksena on 21 päivää, voisivat suositusrastit olla seuraavat: 1) Vastausajan alkaessa, 2) viikko ja 3) kolme päivää ennen vastausajan päättymistä. Muistutusviesti lähtee vain niille opiskelijoille, jotka eivät ole vastanneet vielä palautelomakkeeseen. Opettajalle palauteajan päätyttyä sähköpostitse lähtevässä muistutusviestissä on linkit palautteen yhteenvetoihin ja tekstivastauksiin. Talletettuasi lomakkeen, aktivoituvat kaikki loput painikkeet ja voit siirtyä kysymysten poimintaan painamalla Poimi kysymys -painiketta. Tällöin siirryt Kysymysten haku ylläpitoa varten -näytölle, josta voit poimia haluamasi kysymykset. Kun olet painanut Hae kysymykset -painiketta, odota rauhassa, kunnes kaikki kysymykset ovat latautuneet näytölle listaksi. Latautumisessa voi kestää useampia sekunteja. Kun kysymykset ovat latautuneet listaksi näytön alaosaan, valitse haluamasi kysymykset merkitsemällä valinta kysymyksen kohdalle vasemmanpuolimaisen sarakkeen neliöön. Kun kaikki kysymykset on valittu, paina tämän jälkeen Poimi valitut -painiketta ja lopuksi vielä Takaisin lomakkeelle -painiketta.

20 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 20/34 Kuva 16: Kysymysten järjestysten muokkaus ja lomakkeen tallentaminen Siirryt takaisin Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpito -sivulle ja voit nyt muokata kysymysten järjestystä joko nuolinäppäimien avulla, tai asettamalla numerot kysymysten kohdalle ja Tallentamalla lomakkeen. Lopuksi paina Tallenna -painiketta ja lomakkeen luonti on valmis. Eli toimintajärjestys on seuraava: 1. Hae opetustapahtuma jolle haluat luoda lomakkeen 2. Siirry Palautelomake -painikkeella lomakkeen ylläpitoon 3. Muuta tarvittaessa palauteaikaa 4. Aseta muistutusrastit opiskelijoille lähteviin muistutusviesteihin 5. Aseta tarvittaessa muistutusrasti opettajalle lähtevään muistutusviestiin 6. Paina Tallenna -painiketta (-> loput painikkeet aktivoituvat) 7. Siirry Poimi kysymys -painikkeella kysymysten poimintaan 8. Hae kysymykset ruudulle (odota rauhassa, kunnes ne ovat latautuneet) 9. Laita rasti kaikkien haluamasi kysymysten vasemmanpuoleiseen neliöön 10. Paina Poimi valitut -painiketta ja sitten Takaisin lomakkeelle painiketta 11. Muuta tarvittaessa kysymysten järjestystä 12. Paina Tallenna -painiketta

21 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 21/34 Lomakkeen luonti kopioimalla vanha lomake Voit käyttää vanhaa palautelomaketta hyväksesi uuden luomisessa. Tällöin vanha palautelomake kopioidaan uudelle opetustapahtumalle. Kopioituvia tietoja voidaan muuttaa vapaasti sen vaikuttamatta vanhaan palautelomakkeeseen. Hae aluksi se opetustapahtuma, jolle haluat luoda lomakkeen. Paina tämän jälkeen Palautelomake -painiketta, jolloin siirryt Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpitoon. Kun siirryt Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpito -sivulle, ovat aluksi aktiivisena ainoastaan painikkeet Tallenna ja Palaa takaisin. Sinun tuleekin ensin tarkistaa palauteaika ja muistutusrastit ja tämän jälkeen tallettaa lomake. Oletuspalauteaika on opetustapahtuman päättymispäivä ja tästä 21 päivää eteenpäin. Opiskelijoille lähtevistä rasteista on huomioitava, että vain 2-3 muistutusrastin valitseminen on järkevää. Vastausajan ollessa oletuksena on 21 päivää, voisivat suositusrastit olla seuraavat: 1) Vastausajan alkaessa, 2) viikko ja 3) kolme päivää ennen vastausajan päättymistä. Muistutusviesti lähtee vain niille opiskelijoille, jotka eivät ole vastanneet vielä palautelomakkeeseen. Opettajalle palauteajan päätyttyä sähköpostitse lähtevässä muistutusviestissä on linkit palautteen yhteenvetoihin ja tekstivastauksiin Talletettuasi lomakkeen voit siirtyä vanhan lomakkeen kopiointiin painamalla Kopioi lomake -painiketta. Painettuasi Kopioi lomake -painiketta siirryt Lomakkeen kopiointi -sivulle. Sivun yläosaan on listattu automaattisesti saman opintokohteen muut kurssipalautelomakkeet. Haluttu palautelomake valitaan vasemmanpuoleisimman sarakkeen radio buttonilla. Kuva 17: Vanhan lomakkeen kopioiminen Voit myös hakea muiden opetustapahtumien palautelomakkeita laittamalla sivun alaosassa olevaan Tai kopioi muista opintokohteista: -kenttään haluamasi opetustapahtuman tunniste ja painamalla tämän jälkeen Hae -painiketta. Tällöin saat listauksena antamasi tunnisteen opetustapahtumat. Ne, joille on luotu lomake erottuvat * -merkillä. Voit valita täältä haluamasi opetustapahtumalomakkeen valitsemalla sen oikeanpuoleisimman (Toiminnot) sarakkeen Valitse -painikkeesta. Tämän jälkeen palaat takaisin Lomakkeen kopiointi näytölle ja voit painaa Kopioi lomake -painiketta, jolloin ko. lomakkeen kysymykset kopioituvat valitsemallesi opetustapahtumalle. Lomakkeen latautuminen kestää jonkin aikaa, odota kunnes sivun yläosaan tulee teksti Lomake kopioi-

22 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 22/34 tu. Paina lopuksi Palaa takaisin -painiketta siirtyäksesi takaisin sille opetustapahtumalle, jolle olet luomassa lomaketta. Tämän jälkeen voit tarvittaessa muuttaa kysymysten järjestystä, poistaa osan kysymyksistä tai lisätä kysymyksiä poimimalla yksittäisiä (ks. ed. luku) Poimi kysymys - painikkeella. Paina lopuksi Tallenna -painiketta. Eli toimintajärjestys on seuraava: 1. Hae opetustapahtuma jolle haluat luoda lomakkeen 2. Siirry Palautelomake -painikkeesta lomakkeen ylläpitoon 3. Muuta tarvittaessa palauteaikaa 4. Aseta muistutusrastit opiskelijoille lähteviin muistutusviesteihin 5. Aseta tarvittaessa muistutusrasti opettajalle lähtevään muistutusviestiin 6. Siirry Kopioi -painikkeesta vanhan palautelomakkeen poimintaan 7. Valitse haluamasi opetustapahtumalomake sivulle latautuvista tai hae opetustapahtuman tunnisteella muu opetustapahtuma, jonka lomakkeen haluat kopioida (paina sen kohdalla Valitse -painiketta). 8. Paina Kopioi lomake -painiketta (Odota kunnes sivun yläosaan tulee teksti Lomake kopioitu ) 9. Paina Palaa takaisin painiketta 10. Muuta tarvittaessa kysymysten järjestystä 11. Paina Tallenna -painiketta

23 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 23/34 Lomakkeen luonti lataamalla kysymykset lomakkeelle Jos organisaatiolla on käytössä yhteiset kysymykset (esim. yliopistolla / tiedekunnalla / laitoksella), helpoin tapa luoda yksittäinen lomake on ladata kysymykset lomakkeelle. Tällöin niille kysymyksille, joiden halutaan latautuvan lomakkeelle, tulee kertoa organisaatio, jonka lomakkeilla kysymystä käytetään (ks. luku Kysymykset ja niiden luominen). Kun kysymyksille on annettu organisaatio, jonka opetustapahtumalomakkeisiin halutaan kysymysten latautuvan, on lomakkeen luonti erittäin nopeaa. Haetaan aluksi se opetustapahtuma, jolle halutaan luoda palautelomake ja siirrytään Palautelomake - painikkeesta lomakkeen ylläpitoon. Siirtyessäsi Opetustapahtumien palautelomakkeen ylläpito sivulle ovat aluksi aktiivisena ainoastaan painikkeet Tallenna ja Palaa takaisin. Sinun tuleekin ensin tarkistaa palauteaika ja muistutusrastit ja tämän jälkeen tallettaa lomake. Oletuspalauteaika on opetustapahtuman päättymispäivä ja tästä 21 päivää eteenpäin. Opiskelijoille lähtevistä rasteista on huomioitava, että vain 2-3 muistutusrastin valitseminen on järkevää. Vastausajan ollessa oletuksena on 21 päivää, voisivat suositusrastit olla seuraavat: 1) Vastausajan alkaessa, 2) viikko ja 3) kolme päivää ennen vastausajan päättymistä. Muistutusviesti lähtee vain niille opiskelijoille, jotka eivät ole vastanneet vielä palautelomakkeeseen. Opettajalle palauteajan päätyttyä sähköpostitse lähtevässä muistutusviestissä on linkit palautteen yhteenvetoihin ja tekstivastauksiin. Seuraavaksi painetaan Lataa -painiketta. Tällä saadaan ladattua kaikki ne kysymykset, jotka on osoitettu joko ko. opetustapahtuman vastuuorganisaatiolle roolilla järjestävä, tai jos sellaista ei ole opintokohteen vastuuorganisaatiolle roolilla järjestävä. Kuva 18: Lataa painike Myös ne kysymykset latautuvat, joille on annettu ko. opetustapahtuman tunniste. Latausta rajoittavana tekijänä voidaan käyttää sitä, onko opetustapahtuma pää- vai osaopetustapahtuma, tai että kysymys saa latautua molemmille.

24 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 24/34 Kuva 19: Kysymyksen latautumisperusteet Kun kysymykset ovat latautuneet sivulle, voit tarvittaessa muuttaa kysymysten järjestystä, poistaa osan kysymyksistä tai lisätä kysymyksiä poimimalla yksittäisiä (ks. luku kysymysten poimimisesta) Poimi kysymys -painikkeella. Paina lopuksi Tallenna -painiketta. Eli toimintajärjestys on seuraava: 1. Hae opetustapahtuma jolle haluat luoda lomakkeen 2. Siirry Palautelomake -painikkeesta lomakkeen ylläpitoon 3. Muuta tarvittaessa palauteaikaa 4. Aseta muistutusrastit opiskelijoille lähteviin muistutusviesteihin 5. Aseta tarvittaessa muistutusrasti opettajalle lähtevään muistutusviestiin 6. Paina Tallenna -painiketta 7. Paina Lataa -painiketta (odota, kunnes kysymykset ovat latautuneet) 8. Muuta tarvittaessa kysymysten järjestystä 9. Paina Tallenna -painiketta

25 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 25/34 Lomakkeen massaluonti Versiosta 2.6 lähtien palautejärjestelmässä on voinut luoda palautelomakkeen usealle opetustapahtumalle samanaikaisesti. Massaluontityökalu on erittäin käyttökelpoinen niissä tapauksissa, joissa organisaatio (laitos/tdk/jne..) käyttää ladattavia kysymyksiä. Jos verrataan yksittäisen lomakkeen Lataa -toimintoon, massaluontityökalulla voidaan lataus tehdä kaikille valituille opetustapahtumille kerralla. Ilman ladattavia kysymyksiä, ei massaluontiyökalua voida käyttää. Lataus voi tapahtua joko opetustapahtuman organisaation, sen tunnisteen tai opetusmuodon perusteella (ks. esim. ed. luku). Massaluonti tapahtuu seuraavasti: 1. Mene Kurssipalautteet -> Kurssipalaute -osioon ja hae ne opetustapahtumat, joille haluat luoda lomakkeet. Valitse haluamasi opetustapahtumat merkitsemällä valinta opetustapahtuman kohdalle. Paina tämän jälkeen Luo valituille lomakkeet -painiketta. Kuva 20: Opetustapahtumapalautelomakkeiden luominen massana 2. Tämän jälkeen pääset sivulle, jossa voit määritellä yhden yhteisen palauteajan kaikille luotaville lomakkeille, sekä asettaa muistutusrastit sekä opiskelijoille, että opettajalle lähteville muistutusviesteille. Yhtä yhteistä palauteaikaa ei ole yleensä järkevää käyttää, vaan on suositeltavampaa antaa Oodin luoda jokaiselle lomakkeelle oma palauteaika. Tällä hetkellä on sovittu, että oletusarvoisesti palauteaika alkaa opetustapahtuman päättymispäivänä ja jatkuu tästä 21 päivää eteenpäin. Oletusarvoja voidaan muuttaa

26 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 26/34 yliopistokohtaisesti, tarvittaessa yksittäisten lomakkeiden palauteaikoja voidaan käydä muuttamassa käsin jokaiselle lomakkeelle erikseen. Muistutusmahdollisuuksista on järkevä valita vain 2-3 tärkeintä. Sähköpostimuistutus lähtee vain niille opiskelijoille, jotka eivät vielä ole vastanneet palautteeseen. Muistutusviesti voidaan asettaa lähtemään myös kurssin opettajalle/opettajille palauteajan päättymisen jälkeen. Kuva 21: Massaluontinäyttö 3. Kun tarpeelliset muutokset on tehty, painetaan Luo lomakkeet -painiketta. Tässä vaiheessa tarkistetaan, ettei palauteaika sijoitu menneisyyteen. Jos virkailija yrittää luoda lomaketta opetustapahtumalle, jonka päättymispäivämäärä on , asetetaan palauteaika alkamaan Hy:ssa tuona opetustapahtuman päättymispäivänä eli Ryhmätyökalua käytettäessä palauteajan tulee alkaa tulevaisuudessa ja tästä syystä palautelomaketta ei luoda.

27 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 27/34 Riippuen siitä, annoitko palauteajan itse, vai annoitko Oodin luoda jokaiselle lomakkeelle erikseen, annetaan virheilmoitus eri paikassa. Jos syötit palauteajan itse, annetaan virheilmoitus samalle sivulle: Kuva 22: Massaluontinäytön yläosa Jos puolestaan annoit Oodin luoda palauteajat itse, siirrytään seuraavalle sivulle, jossa kerrotaan luontiprosessin tilanne tarkemmin opetustapahtumakohtaisesti: Kuva 23: Massaluonnin lopputulosnäyttö Tällä sivulla luetellaan kaikki ne opetustapahtumat, joille olit luomassa lomaketta ja luontiprosessin lopputulos. Tässä tapauksessa palauteaika pyrittiin laittamaan alkamaan menneisyydessä kaikille muille, paitsi yhdelle opetustapahtumalle, joten lomake jätettiin luomatta kokonaan kaikille muille paitsi tälle viimeiselle opetustapahtumalle. Näille luomatta jääville opetustapahtumille voidaan lomakkeet luoda yksitellen (katso kappale: Lomakkeen luonti lataamalla kysymykset lomakkeelle) Aivan kuten yksittäisenkin palautelomakkeen luomisessa, kun luodaan massatyökalulla, voidaan lomaketta käydä myöhemmin vielä muuttamassa. Hakiessasi kurssipalaute osiosta opetustapahtumia, näet ensimmäisestä sarakkeesta, onko opetustapahtumalle luotu palautelomake. Niiltä opetustapahtumilta, joilla jo on palautelomake, löytyy * -merkki ensimmäisestä sarakkeesta.

28 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 28/34 Eli toimintajärjestys on seuraava: 1. Hae opetustapahtumat jolle haluat luoda lomakkeen ja valitse ne 2. Paina Luo valituille lomakkeet -painiketta 3. Aseta opiskelijoille lähtevien muistutusviestien rastit kohdalleen 4. tarvittaessa opettajalle lähtevän infoviestin rasti päälle 5. Muuta tarvittaessa palauteaikaa (ei suositella) 6. Paina Luo lomakkeet -painiketta (siirryt sivulle, jossa näytetään prosessin lopputulos) 7. Paina Takaisin -painiketta

29 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 29/34 Palautteen katseleminen ja tiedonsiirto Jokainen WebOodiin kirjautunut henkilö opettaja tai virkailija pääsee katselemaan kurssipalautteen kvantitatiivista (määrällistä) yhteenvetoa. Yhteenvedot löytyvät Palautejärjestelmä -osion valinnasta Yhteenvedot. Opettajille ne löytyvät myös Oma opetus - osiosta P -painikkeen takaa. Kvantitatiivista palautetta ovat kysymykset joiden vastaustyyppi on asteikko, valintalista tai luku. Yhteenvedossa on mahdollista esittää näiden keskiarvot, mediaanit ja keskihajonnat sekä vastanneiden määrät (riippuu siitä, onko kysymykselle asetettu Lask.muk. valinta päälle). Yhteenvetotiedot virkailijoille Nopein ja helpoin tapa virkailijalle saada Excel -ajo tehtyä, on hakea Opetustapahtumien palautelomakkeiden haku ylläpitoa varten -näytöllä (eli kohdasta Kurssipalautteet -> Kurssipalaute) opetustapahtuma, valita haluamansa opetustapahtuma vasemmanpuolimaisen sarakkeen neliökentällä ja painaa tämän jälkeen Tiedonsiirto -painiketta. Virkailijan ei siis tarvitse siirtyä lomakkeelle Palautelomake -painikkeesta, vaan hän voi noutaa datan suoraan tältä näytöltä. Tiedonsiirto -painikkeesta virkailija pääsee suoraan numeerisen tiedon ja tekstidatan generointiin (ks kuva 24). Kuva 24: Palautteen katsominen virkailijan näkökulmasta Toinen vaihtoehto on siirtyä ko. opetustapahtuman kohdalta Palautelomake -painikkeesta opetustapahtuman sisään (Opetustapahtuman palautelomakkeen ylläpito) ja katsoa yhteenvedot tai tehdä Excel- tai HTML tiedonsiirrot (ks. kuva 25, s. 30) sieltä.

30 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 30/34 Kuva 25: Toinen tapa virkailijalle katsoa palautetta Yhteenvetoihin Excel tiedonsiirto ja tekstivastaukset Kaiken palautteen (myös tekstikentät) saavat järjestelmästä ulos Excel tiedostoina ja/tai HTML:nä Oodin palautevirkailija ja opetustapahtuman vastuuopettaja. Kuva 26: Excel- ja Html -tiedostojen generointinäyttö Sivulta löytyvät linkit kvantitatiivisen ja tekstimuotoisen palautteen Excel- ja HTMLtiedostoihin. Nämä voi tallentaa omalle koneelleen jatkokäsittelyä varten. Molemmat tiedostomuodot sisältävät olennaisesti saman informaation, mutta Excel -tiedoston jatkokäsittely on todennäköisesti helpompaa. Excel -datan muodostusohje alkaa sivulta 32.

31 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 31/34 Yhteenvetotiedot opettajalle Opetustapahtuman opettaja/-t pääsee katselemaan omien kurssiensa yhteenvetoja WebOodin valikon kohdasta Omien kurssien hallinta. Palauteajan päätyttyä opetustapahtuman toimintoihin ilmestyy P -painike. Tämän painikkeen avulla opettaja pääsee näkemään numeeristen kysymysten yhteenvedot. Kuva 27: Yhteenvetotiedot opettajan näkökulmasta Yhteenvetosivun oikeassa ylälaidassa on Tiedonsiirto painike, josta opettaja pääsee käsiksi Excel- ja HTML-muotoisiin tiedonsiirtotiedostoihin (ks.kuva 29). Kuva 28: Tiedonsiirtopainikkeen sijainti Palautteen tekstivastauksiin pääsee vain kurssin opettaja/-t, eivät muut opettajat. PalauteOodin virkailijoilla on mahdollisuus katsoa ja tulostaa myös tekstivastaukset, joten heitä voi tarvittaessa pyytää tulostamaan tekstivastaukset järjestelmästä. Myös Excel - ajon suorittaminen on rajattu ainoastaan opetustapahtuman opettajalle ja virkailijoille. Ohjeet Excel -ajon suorittamisesta löytyvät seuraavasta luvusta.

32 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 32/34 Excel -makro virkailijoille ja opettajille Kvantitatiivisen palautteen jatkokäsittelyä varten on tarjolla valmiita Excel -makro. Makron käyttö on mahdollista sekä opettajille, että virkailijoille. Makron tuottama data riippuu siitä, kumpaan ryhmään makron ajaja kuuluu. Makrot voi ladata koneelleen samasta ikkunasta kuin varsinaiset datatiedostot. Kuva 29: Excel- ja Html -tiedostojen generointinäyttö Ottaaksesi makron käyttöön tallenna PALAUTEJARJ.XLA -tiedosto omalle koneellesi sivulla olevasta linkistä hakemistoon, josta Excel osaa ottaa makrot käyttöön automaattisesti, kun Excel käynnistetään. Yleensä oikea hakemistopolku on: c:\documents and Settings\käyttäjätunnus\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART. Oikean hakemiston löytää myös hakemalla XLSTART -hakemistoa koneeltasi. Varmin tapa makron suoritukselle on painaa samaiselta sivulta löytyvää Lataa Excel -muotoinen tiedosto tästä -linkkiä, ja tallettaa Excel -datan omalle koneelle. Kuva 30: Tiedoston talletus

33 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 33/34 Kuva 31: Nimeä tiedosto järjevästi Anna tiedostolle nimi, jolla tunnistat sen myöhemminkin. Eräs tapa voisi olla antaa tiedostolle opetustapahtuman tunnisteen ja lukukauden nimeksi, esim _0708.xls. Kun Excel on tallentunut käynnistä Excel ja etsi tallettamasi tiedosto Avaa -toiminnon avulla. Avattuasi tiedoston Exceliin saat tulee sinun määritellä, minkä muotoista tiedoston data on. Kyseessä on Ohjattu tekstin tuominen -toiminto, jolla pystytään määrittelemään Oodin tuottama data oikeaan muotoon. Vaiheessa 1 tarjoaa Excel oletuksena Kiinteä leveys -vaihtoehtoa. Sinun tulee valita ylempi vaihtoehto, jotta saat datan oikeaan muotoon, joka on puolestaan edellytys sille, että makro tuottaa tulokset oikein. Kuva 32: Excel tiedoston tuominen vaihe 1/3 Paina tämän jälkeen Seuraava -painiketta. Seuraavalla näytöllä (vaihe 2/3) Excel antaa oletuksena vaihtoehdon Erottimena Sarkain. Ota tämä vaihtoehto pois kokonaan, eli ei käytetä mitään erotinvaihtoehtoja ja paina tämän jälkeen valmis.

34 Helsingin yliopisto WebOodi Sivu 34/34 Kuva 33: Excel tiedoston tuominen vaihe 2/3 Nyt tieto on tuotu Exceliin oikein, eli niin, ettei tieto jakaannu eri sarakkeisiin, vaan että jokaisen opiskelijan tiedot ovat yhdessä solussa aina omalla rivillään. Saatuasi tiedoston Exceliin auki, käynnistä tämän makron suoritus pikanäppäinkomennolla: Ctrl+g. Makron suoritus kestää jonkin aikaa. Suorituksen loputtua Exceltiedostossa pitäisi olla neljä laskentataulukkoa: Graafit, DataJaGraafit (Kuva 33), alkuperäinen tiedosto ja Tekstivastaukset. Graafit voi nyt toimittaa opettajan, laitosjohdon jne. käyttöön. Kuva 34: Esimerkki Excelin makroajon jälkeisestä tilanteesta HUOM! Makroa ei yleensä tarvitse tallentaa koneelle kuin vain kerran, useimmiten siihen ei tule muutoksia edes WebOodin uusien versioiden myötä. Jos makro muuttuu, pyritään tästä informoimaan ajoissa. Tällöin uusi makro tulee tallentaa koneelle samalla tavalla, kuin aikaisemminkin.