Sisäisen valvonnan raportti 201 5

Transkriptio

1 Sisäisen valvonnan raportti Sastamalan kaupunki Elävä maaseutu Katariina Pylsy

2 Sisällys: 1. SISÄINEN VALVONTA Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäisen valvonnan toimenpiteet Sisäinen tarkastus Sisäisen valvonnan tehokkuus Sisäisen valvonnan keskeiset ohjeet Sisäisen valvonnan raportti Lautakuntien tehtävät sisäisessä valvonnassa SÄÄNNÖSTEN, MÄÄRÄYSTEN JA PÄÄTÖSTEN NOUDATTAMINEN PÄÄTÖKSENTEKO, TOIMIVALTA JA VASTUUT TALOUDEN JA TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA Maksuliikenne Strateginen suunnittelu Talousarvio- ja suunnitelma TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN HENKILÖSTÖ Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Tehtävänkuvaukset Johtaminen ja henkilöstön kehittäminen OMAISUUDEN HOIDON VALVONTA SOPIMUSTOIMINTA AVUSTUKSET JA VALTIONOSUUDET PROJEKTITOIMINTA ULKOISTETTUJEN PALVELUIDEN LAADUN SEURANTA JA VALVONTA RISKIENHALLINNAN JÄRJESTÄMINEN TOIMENPITEET, JOILLA HALLITAAN RISKEJÄ JA LISÄTÄÄN PÄÄMÄÄRIEN JA TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMISEN TODENNÄKÖISYYTTÄ Informaatio ja tiedonkulku Tietoriskit RAPORTOINTI

3 1. SISÄINEN VALVONTA 1.1 Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sitä osaa johtamisesta, jolla riskejä tunnistetaan, ennaltaehkäistään hallitaan. 1.2 Sisäisen valvonnan toimenpiteet Pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen kirjanpidon, palkanlaskennan, maksuliikenteen ja tietojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen erehdysten, virheiden sekä väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen varojen huolelliseen ja taloudelliseen hoitoon. Valvonnan tehokkuus perustuu reaaliaikaisuuteen ja resurssien käytön joustavuuteen. Sisäinen valvonta on osa operatiivista johtamista eikä sitä voi siirtää ulkopuolisten tarkastajien tehtäväksi. Vastuutahoina ovat kaupungin toimiva johto ja tilivelvolliset. 1.3 Sisäinen tarkastus on näkyvää, aktiivista, systemaattista ja julkista tarkastustoimintaa. Sisäisen tarkastuksen ensisijaisena kohteena ovat toimintalinjaukset, toimintaperiaatteet, toimintaresurssien käyttö ja tavoitteiden toteutuminen. Sisäistä tarkastusta suoritetaan toimivan johdon toimeksiannosta ja alaisuudessa. Sisäisen tarkastuksen raportointiin voidaan sisällyttää suosituksia ja kehitysaloitteita. 1.4 Sisäisen valvonnan tehokkuus Sisäisen valvonnan tehokkuutta voidaan parantaa, kun siirrytään kaiken kattavasta valvonnasta valvomaan taloudellisesti ja toiminnallisesti merkittäviä ja riskialttiita alueita varmistetaan yksittäisten tapahtumien sijasta kokonaisuuksia sekä valvomalla prosessien toimivuutta siirretään valvonnan painopistettä toiminnan tuloksellisuuden ja asiakasvaikuttavuuden varmistamiseen siirrytään määrärahaseurannasta kustannusten seurantaan 3

4 hyödynnetään tarkastuslautakunnan suorittama arviointi tavoitteiden saavuttamisesta. Sisäisen valvonnan ohjeistaminen tapahtuu sääntöjen ja toimintaohjeiden avulla. 1.5 Sisäisen valvonnan keskeiset ohjeet Sastamalan kaupungin hallintosääntö, yleiset hankintaohjeet sisäisen valvonnan yleisohje konserniohje omistajapolitiikan yleislinjaukset tietoturvaohje virka- ja työehtosopimusten ja määräysten soveltamisohjeet talousarvion täytäntöönpanomääräykset 1.6 Sisäisen valvonnan raportti Sastamalan kaupungin lautakunnat raportoivat suunnitelmansa toteutumisesta toimintavuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Samalla tulee tarkistaa suunnitelman ajantasaisuus järjestävät sisäisen valvonnan riskienhallinnan ja konserniohjauksen omalla vastuualueellaan valvovat toimenpiteiden toimivuutta ja tehokkuutta vastaavat selonteon valmistelusta 1.7 Lautakuntien tehtävät sisäisessä valvonnassa Lautakunnat huolehtivat Jatkuvasta sisäisen valvonnan tulosten kokoamisesta selontekoa varten Itsearviointien ja kyselyjen suorittamisesta Tarpeelliseksi katsomiensa tutkimusten ja selvitysten tekemisestä Selonteon perusteiden, suoritettujen arviointien ja -tulosten käsittelystä ja selkeästä dokumentoinnista Arvion tekemisestä kiinteistöjen kunnosta ja peruskorjausten riittävyydestä Arvioinnista, onko omaisuus tehokkaassa käytössä Selvityksestä, mitä omaisuusrekistereitä on ja ovatko ne ajan tasalla Täsmentämistä, kuinka omaisuudenhoitoa valvotaan Tarkistamisesta, ovatko omaisuuden käyttö-, huolto- ja hoitojärjestelyt asianmukaiset Sopimusten seurannan ja valvonnan järjestämisestä, saavutetaanko sovitut vaikutukset Ohjeistamisesta 4

5 2. SÄÄNNÖSTEN, MÄÄRÄYSTEN JA PÄÄTÖSTEN NOUDATTAMINEN Kaupungin hallintosääntö, yleiset hankintaohjeet sisäisen valvonnan yleisohje konserniohje omistajapolitiikan yleislinjaukset tietoturvaohje talousarvion täytäntöönpanomääräykset talletetaan extranettiin. Viranhaltijat ohjeistavat osaprosessejaan ja tekninen johtaja tekee delegointipäätökset. Toimittiin suunnitelman mukaisesti. Tekninen johtaja on delegoinut hallintosäännön mukaisesti päätösvaltaa maaseutujohtajalle. 3. PÄÄTÖKSENTEKO, TOIMIVALTA JA VASTUUT Päätöksenteko perustuu hyvän hallinnon mukaisesti julkisuusperiaatteeseen ja avoimuuteen. Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö sekä kaupungin hallintosääntö ja muu ohjeistus. Päätöksentekoprosessiin kuuluu asian vireilletulo, päätöksen valmistelu, päätöksenteko, toimeenpano ja toimeenpanon valvonta. Valmisteluvastuusta, esittelystä, pöytäkirjan laatimisesta, nähtävillä pidosta ja asian otto-oikeudesta on määrätty kuntalaissa ja hallintosäännössä. Asiakirjojen julkisuudesta on säädetty julkisuuslaissa. Asian valmistelussa tulee kiinnittää huomioita siihen, että esityksestä käy ilmi päätöksenteon perusteena olevat tosiseikat, päätöksentekoa ohjaavat lait ja ohjeet, ratkaisuvallan perusteet sekä eri päätösvaihtoehtojen analysointi, jossa selvitettiin mm. taloudelliset ja henkilöstövaikutukset. Päätös- ja perusteluosa erotetaan toisistaan selkeästi. Päätöstekstin tulee olla mahdollisimman yksiselitteinen ja täsmällinen. Viranhaltijapäätöksiä laadittaessa tulee kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: - mitä asioita on delegoitu, - onko päätökset tehty toimivallan puitteissa ja riittävästi perusteltu, - ovatko siihen määrätyt päätökset olleet nähtävillä, - onko päätökset annettu tiedoksi asianosaisille, - miten asian valmistelu tulee tiedoksi asianomaiselle toimielimelle - onko päätökset annettu valitusajan kuluessa tiedoksi toimielimille, joille asian käsittely voidaan siirtää. 5

6 Viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä on säädetty hallintolain :ssä ja kuntalain 52 :ssä. Esimies on tarkastanut vähintään kaksi kertaa vuodessa alaistensa tekemät viranhaltijapäätökset. Päätöksiä tehdessään ja muutoin päätöksentekoon osallistuessaan esimiehet ovat jo ennakolta varmistaneet, etteivät he ole kyseisiin asioihin nähden esteellisiä. On huomioitu, että esteellisenä oleva henkilö ei voi osallistua kyseisen asian valmisteluunkaan. Päävastuu esteellisyyden ilmoittamisesta on ollut asianomaisella henkilöllä itsellään. Siitä huolimatta esimies on valvonut yksikkönsä päätöksenteon esteettömyyttä. Kaupungin viranhaltijan, työntekijäin ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä on kuntalain ohella noudatettava hallintomenettelylain säännöksiä. Pöytäkirja tai viranhaltijapäätös päivättiin ja allekirjoitettiin. Päätökset asetettiin asianmukaisesti nähtäville ja annettiin mahdollisimman nopeasti tiedoksi asianosaisille muutoksenhakuohjeineen. Päätös ei saanut lainvoimaa ennen kuin se oli saatettu asianosaisille tiedoksi. Päätökset saatettiin myös ylemmälle toimielimelle tiedoksi ottooikeuden turvaamiseksi. Päätöksessä oleva tieto säilytettiin muuttumattomana asian eri käsittelyvaiheissa. Alkuperäinen päätösasiakirja, asianhallintajärjestelmässä ja sähköisessä muodossa oleva versio sekä päätöksestä annetut otteet ja jäljennökset olivat yhtäpitäviä. Asianomainen viranhaltija, työntekijä tai luottamushenkilö on itse päävastuussa esteellisyytensä arvioimisessa. Maaseutulautakunnan ja yksityistiejaoston kokouksissa myös esimies ja toimielinten esittelijät valvoivat, että esteelliset eivät osallistuneet päätöksentekoon. Toimielimen jäsenen esteellisyyden ratkaisi toimielin itse. 4. TALOUDEN JA TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA 4.1 Maksuliikenne Kuntalain 75 :n 1 momentin tarkoittama tilivelvollinen valvoo, että tulosalueen ja yksikön toiminnat toteutetaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita noudattaen. Kaupungin eri johtosäännöissä määrättyjen tai kaupunginhallituksen tai lautakuntien määräämien henkilöiden tulee tositteita hyväksyessään ottaa huomioon mm. kuntalain, kirjanpitolain ja -asetuksen sekä kaupungin hallintosäännön määräykset. Hyväksyjän on varmistettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, että tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu ja että tositteessa on oikea tilimerkintä. 6

7 Tulosalueiden ja tulosyksiköiden tulee huolehtia siitä, että kaupungille kuuluvat tulot laskutetaan ja peritään viivytyksettä ja oikeamääräisenä. Tulojen kirjanpidollinen käsittely on hoidettava saatavareskontran kautta. Erääntyneiden saatavien jälkiperintä on hoidettava tehokkaasti. Ostolaskujen käsittelyohjelman käyttäjäoikeudet on tarkistettu ja laskutuksen vastuuhenkilöt nimetty. Vuodesta 2014 lukien uusista kaupungin vuokramaista on pellon vuokrat maksettava etukäteen aina kunkin vuoden tammikuun loppuun mennessä. 4.2 Strateginen suunnittelu Strategia on valtuuston väline ohjata kaupungin tulevaisuutta kilpailukykyä vahvistavaan suuntaan. Strategian avulla voidaan hahmottaa yhteiset pelisäännöt ja suuntalinjat, jotka ohjaavat kunnallisen päätöksenteon valmistelutyötä. Se auttaa myös suuntaamaan resurssit menestystä varmistaviin kohteisiin. Sastamalan kaupungin strategia tarkistetaan vähintään valtuustokausittain. Prosessit ja liikelaitokset laativat valtuustotason strategiaan pohjautuen omat, yksityiskohtaisemmat tavoitteensa. Strategian toteutumista tukevat prosessikohtaiset tavoitteet ja toimenpiteet kirjataan prosessien tuloskorteille. Tavoitteiden asettamista kehitetään prosessiorganisaation toimintaperiaatteiden edellyttämällä tavalla. Elävän maaseudun tavoitteena on saavuttaa asumisesta, yrittäjyydestä ja asukkaiden omaehtoisesta työstä maaseudulla uutta kasvu- ja elinvoimaa Sastamalaan. Elävän maaseudun tavoite on myös Maaseutuohjelman tavoitteiden toimeenpano. Maaseutuohjelma valmistui vuonna Toimenpiteistä on toteutettu jo yli puolet. 4.3 Talousarvio- ja suunnitelma Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän perustana on kaupunginvaltuuston vuosittain hyväksymä talousarvio- ja suunnitelma. Talousarvioon kirjatut visio, arvot ja strategia ja 7

8 niistä johdetut vastuualuetason toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ja tuloskortit luovat perustan seurantaan liittyvälle sisäiselle valvonnalle. Talousarviokirjaan sisällytetyt Elävää maaseutuprosessia sitovat tavoitteet asetettiin niin, että ne olivat sopusoinnussa keskenään ja konkreettisia. Ne olivat mitattavissa ja laadun arvioitavissa ja niiden toteutukselle oli asetettu aikataulu. Elävä maaseutu noudatti talouden ja toiminnan suunnittelussaan valtuuston tekemiä linjauksia sekä hallituksen ja keskushallinnon antamia talousarvion laadintaohjeita. Talousarvion ja suunnitelman täytäntöönpanossa noudatettiin hallituksen vuosittain antamia talousarvion täytäntöönpanomääräyksiä. Prosessikohtaiset käyttösuunnitelmat on hyväksytty välittömästi talousarvion hyväksymisen jälkeen. Ne rekisteröitiin tämän jälkeen kirjanpitoon. Maaseutulautakunnan kokous Ydin- ja osaprosessien käyttösuunnitelmien toteutumisen valvontavastuu on lautakunnilla ja prosessien johtajilla. Elävä maaseutu on raportoinut talousarviovuoden aikana sekä tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä talousarvion toteutumisesta. Osavuosiraportit on annettu kirjallisena kaupunginhallitukselle sekä toimitettu tiedoksi kaupunginvaltuustolle ja tarkastuslautakunnalle. Talousarvioon sisältyvää sitovaa nettomäärärahaa ei ole ylitetty. 5. TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN Kunta vastaa alueellaan maaseutuhallinnon järjestämisestä siten, että maaseutuhallinnon tehtävät tulevat hoidetuiksi Euroopan unionin ja kansallisen lainsäädännön kannalta asianmukaisella tavalla. Laki maaseutuhallinnon järjestämisestä kunnissa (2010/210) edellyttää, että kunnan tai kuntayhtymän on tehtävä Maaseutuviraston kanssa Euroopan unionin kokonaan tai osaksi rahoittamaan maataloustukeen liittyvien maksajavirastotehtävien hoitoa koskeva sopimus. Sopimuksen on oltava sisällöltään sellainen, että edellä mainittujen tehtävien hoitoa koskevat, Euroopan unionin lainsäädännössä asetetut vaatimukset voidaan täyttää. Kunnan on muodostettava maaseutuhallinnon tehtävien hoitamiseksi toiminnallinen kokonaisuus, jonka alueella toimii vähintään 800 maatalouden tukihakemuksen tehnyttä luonnollista henkilöä tai yhteisöä (maatalousyrittäjä). Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela) edellyttää, että kaupunki allekirjoittaa maatalousyrittäjien lomituspalvelulain mukaisen toimeksiantosopimuksen sekä turkistuottajien lomituspalveluista annetun lain mukaisen toimeksiantosopimuksen. 8

9 Sastamalan kaupungin alueella maaseutuhallinto on järjestetty lain edellyttämällä tavalla siten, että tehtäviä hoitaa yhteisen johdon alaisuudessa vähintään viisi viranhaltijaa tai toimihenkilöä, joista yksi päätoimisesti hoitaa maaseutuhallinnon tehtäviä ja johtaa tehtäviä hoitavaa yksikköä. Kuntien maaseutuhallinnon uudistuksella turvattiin asiakkaille palveluiden saatavuus, kehitettiin tehtäviä ja taattiin asianmukainen Euroopan unionin varainhallinta. Sastamalan yhteistoiminta-alueella on 1235 maatilaa. Sastamalan kaupungilla ja Maatalousyrittäjien eläkelaitoksella (Mela) on maatalousyrittäjien lomituspalvelulain mukainen toimeksiantosopimus sekä turkistuottajien lomituspalveluista annetun lain mukainen toimeksiantosopimus. Sopimuksen mukaan Sastamalan kaupunki on sitoutunut järjestämään maatalousyrittäjien ja turkistuottajien lomituspalvelut omalla alueellaan sekä kuuden muun kunnan alueella. Yhteistoiminta-alueen kehittämiskohteista merkittävimpiä olivat sähköisten palveluiden, erityisesti sähköisen tukihaun käytön lisääminen sekä henkilöstön tehtävien eriyttäminen ja sopimuskuntien erilaisten toimintatapojen yhteensovittaminen. 6. HENKILÖSTÖ 6.1 Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Henkilöstön rakenne ja määrä on mitoitettava vastaamaan asetettuja palvelutavoitteita. Henkilöstön työtehtävät voivat muuttua palvelutarpeen muuttuessa sekä työnantajalähtöisesti organisaatiomuutosten ja työjärjestelyjen vuoksi että työntekijälähtöisesti työuralla uusiin tai vapautuviin työtehtäviin etenemisenä. Ennen uuden henkilöstön palkkaamista tulee selvittää muut tarkoituksenmukaiset vaihtoehdot hoitaa työvoimavaje. Henkilöstöjärjestelyissä on selvitettävä myös mahdollisuudet palvelukeskusten väliseen yhteistyöhön. Palvelukseen ottamisen yhteydessä on varmistettu, vaatiiko viran/toimen täyttäminen täyttöluvan. Lisäksi on varmistettu, että talousarviossa ja -suunnitelmassa on varauduttu kaikkiin vakanssista aiheutuviin kustannuksiin. 6.2 Tehtävänkuvaukset Henkilökohtaiset tehtävänkuvaukset valmistelee lähin esimies yhteistyössä työntekijän kanssa. Tehtävänkuvauksessa määritellään henkilön asema ja tehtävä vastuualueella 9

10 sekä tulosalueet ja tavoitteet. Tehtävänkuvaukset hyväksytään hallintosäännön 21 :n mukaisesti. Työnjako hoidetaan niin, ettei väärinkäytösten mahdollisuuksia eikä vastuuepäselvyyksiä aiheuttavia työyhdistelmiä synny. Henkilökohtaiset tehtävänkuvaukset on tarkistettu joulukuussa 2015 kehityskeskustelujen ohessa. 6.3 Johtaminen ja henkilöstön kehittäminen Esimiehen tulee varmistaa, että yhteistoiminta toimii kaikilla tasoilla. Yhteistoiminnan keinoja ovat yhteistoimintasopimuksen mukaisesti mm. johtoryhmätyö, tiimityö, työpaikkakokoukset, projektityö, kehityskeskustelut jne. tiedonkulku toimii kaikilla tasoilla. Erityisesti henkilöstölle on tiedotettu heidän omiin työtehtäviinsä ja niiden suorittamiseen vaikuttavista muutoksista sekä työpaikkaan ja työoloihin liittyvistä asioista. henkilöstön perehdyttäminen on riittävää. Henkilöstöllä on tieto oman toimintayksikkönsä tavoitteista sekä toimintaohjeista. kehityskeskustelut on käyty vähintään kerran vuodessa. Maataloushallinnon viranomaisten tiimipalavereita pidettiin vuoden aikana 8 kertaa. Lisäksi tapaamisia oli Mavin videokoulutuksien aikana, joissa käsiteltiin myös yksikön asioita. Lomatoimistossa hallinnon väen palaveri pidettiin joka toinen tiistai. Maatalouslomittajille järjestettiin vuosittain neljä kertaa alueelliset työkokoukset, joka osastolla omat kokoontumiset. Lisäksi keväällä järjestettiin kaikkien lomittajien yhteinen kokoontumispäivä. Syksyllä järjestettiin koko Elävän maaseudun henkilöstölle koulutus- tykypäivät. Kesätyöntekijöiden perehdyttäminen tapahtui palvelusihteerin toimesta. Lomituspalveluissa palvelussuhteen alussa työntekijä perehdytetään organisaatioon ja tehtäviinsä. Lomituspalvelupäällikkö käy lomittajan kanssa läpi perehdyttämisoppaan sekä muut tarvittavat oppaat, samalla kun laaditaan työsopimus. Lomatoimenohjaajat käyvät katsomassa uutta lomittajaa mahdollisimman pian ja opastaa käytännön töissä ja työturvallisuusasioissa jos siihen tarvetta. Maatalousyrittäjä opastaa ennen lomituksen alkamista lomittajaa maatilalla lomitukseen kuuluvien tehtävien suorittamisessa sekä antaa hänelle ohjeet kotieläinten käsittelyyn liittyvistä erityiskysymyksistä. 10

11 Kehityskeskustelut käytiin sekä helmi- että joulukuussa OMAISUUDEN HOIDON VALVONTA Sastamalan kaupunki omistaa hehtaaria metsää ja 270 hehtaaria peltoa. Omaisuuden vakuutukset tarkistetaan ja kilpailutetaan määräajoin. Kaikista peltolohkoista laaditaan vuokrasopimukset ja tukioikeuden hallintasiirtolomakkeet. Sastamalan kaupungin omistamasta metsäomaisuudesta kilpailutettiin joko harvennus- tai päätehakkuuleimikot voimassa olevan metsäsuunnitelman mukaisesti. Elävän maaseudun osaprosessi pyysi kaikista pääte- ja harvennushakkuuleimikosta sekä peltojen vuokrasopimuksista kirjalliset tarjoukset osoitteella: Sastamalan kaupunki, Elävä maaseutu Katariina Pylsy PL 23, Sastamala. Kirjalliset tarjoukset säilytettiin kassakaapissa, kunnes ne avattiin vähintään kolmen henkilön toimesta viimeistään kilpailutuksen päättymistä seuraavana päivänä. Kaikista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirjat ja tarjousvertailut. Peltojen vuokrausta koskevat viranhaltijapäätökset tehtiin ja lähetettiin, kaikille tarjouksen jättäneille, avauspöytäkirjan ja tarjousvertailun laatimisen jälkeen samana päivänä. Kaupungin omistamasta viljelysmaasta 20 hehtaaria kilpailutettiin ja vuokrattiin viiden vuoden vuokrasopimuksella vuonna Elävä maaseutu on huolehtinut, siten että Sastamalan kaupunki omistaa tukioikeuden jokaisella peruslohkolla. Tukioikeuden omistus tuli hoitaa vuoden 2014 aikana. 8. SOPIMUSTOIMINTA Ydinprosessin/osaprosessin johtaja vastaa sopimusten tekemisestä ja niiden oikeellisuudesta. Maaseutuelinkeinoviranomaisen palveluista on voimassa ostopalvelusopimus: Palvelujen tuottaja on Sastamalan kaupunki ja palvelujen ostajat ovat Hämeenkyrön kunta ja Ikaalisten kaupunki. Maatalousyrittäjien lomituspalvelulain ( /1231) tarkoituksena on turvata maatalousyrittäjälle oikeus pitää vuosilomaa sekä saada sijaisapua siksi ajaksi, jona hän 11

12 on lain 5 :ssä säädetyin tavoin sijaisavun tarpeessa. Lisäksi lain tarkoituksena on edistää maatalousyrittäjän mahdollisuutta käyttää maksullista lomittaja-apua ( /1135). Maatalousyrittäjän, jolla on pakollinen MYEL-vakuutus ja joka toimii päätoimisena kotieläintalouden harjoittajana, on oikeus hakemuksesta saada vuosilomaa kalenterivuoden aikana 26 päivän ajaksi. Tätä maksutonta vuosilomaa voidaan myöntää vain maatalousverotuksen piiriin kuuluvalle kotieläintalouden harjoittajalle. Maksullista sijaisapua voidaan myöntää maatalousyrittäjälle, kun maatalousyrityksen töistä säännöllisesti huolehtinut yrittäjä ei tilapäisesti pysty huolehtimaan tilan töistä Vuosilomaan oikeutetut yrittäjät voivat saada myös 120 h tuettua maksullista lomitusta vuodessa. Maatalousyrittäjien lomituspalvelulaki määrittää miten lomituspalvelua maatalousyrittäjille järjestetään. Maatalousyrittäjien eläkelaitoksen ja kunnan välisellä toimeksiantosopimuksella vastuu lomituksen järjestämisestä on siirretty kunnalle. Kunnalla on vastuuvakuutus ja Mela maksaa vastuuvakuutukset sekä vakuutuksien omavastuuosuudet. Maatalouslomituksen ostopalvelut kilpailutettiin ja puitesopimukseen perustuen uudet kahden vuoden sopimukset laadittiin vuonna Joulukuussa 2015 otettiin optiovuosi käyttöön 21 yrittäjän kanssa. Kun sovittua lomituspalvelua ei voida toteuttaa esim. työntekijän sairauden vuoksi, niin silloin pyritään saamaan ostopalvelulomittaja tekemään lomitukset tai selvitetään, voiko toisen alueen työntekijä tehdä sovitun työn. Sopimukset ovat voimassa. Sastamalan toimesta järjestetään yhteistyöryhmien kokoukset, joissa sopimuksien tehokkuutta ja toimivuutta tarkastellaan vuosittain. Maatalouslomituksen ostopalvelusopimukset tehdään kirjallisina ja selkeästi määriteltyinä. Vastuuvakuutukset pidetään ajan tasalla 12

13 Sopimus Vastuuhenkilö Varahenki lö Ostopalvelusopimus Maaseutuelinkeinoviranomaisen palvelut Katariina Pylsy Kalevi Korhonen Melan ja Sastamalan kaupungin välinen Toimeksiantosopimus Katariina Pylsy Raili Puro Pellonvuokrasopimukset Katariina Pylsy Kalevi Korhonen Metsästysoikeuksien vuokrasopimukset Katariina Pylsy Kalevi Korhonen Tukioikeuksien siirto (kaupungin alueet) Katariina Pylsy Kalevi Korhonen Hankkeet ja kehittämisprojektit Katariina Pylsy Kalevi Korhonen Investoinnit Katariina Pylsy Kalevi Korhonen Maksusuunnitelmat Katariina Pylsy Kalevi Korhonen 13

14 9. AVUSTUKSET JA VALTIONOSUUDET Lomatoimintaa koskeva valtionosuustilitys tulee jättää Maatalousyrittäjäeläkelaitokselle (MELA) kunkin vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Elävän maaseudun tulee laatia Maaseutuvirastolle vuosittain kuukauden kuluessa varainhoitovuoden päättymisen jälkeen vakuutus maksajavirastotehtävien hoidosta maksajavirastosääntöjen edellyttämällä tavalla. Maaseutulautakunta päätti siirtyä yksityisteiden Internet-pohjaiseen hallintajärjestelmään. Sastamalan kaupungin palvelu räätälöitiin sisällöltään kaupungin yksityistietoimen tarpeiden mukaiseksi. Palvelu mahdollisti yksityisteiden kunnossapitoavustushakemusten vastaanottamisen ja käsittelyn sähköisesti. Avustusten maksaminen säästää myös Satu Oy:n henkilökunnan työtä. Järjestelmä luo jokaisesta maksusta Finnvoice-verkkolaskun. Maksujen hyväksyminen ja maksaminen tapahtuu kaupungin nykyisessä järjestelmässä ostolaskujen tapaan. Edut kaupungille Käsin tallentaminen vähenee Hakemuksien automaattitarkastukset auttavat hakemusten käsittelyssä Rutiinityö vähenee. Edut tiekunnalle Avustus on helppo hakea, koska apuna on esitäytetty lomake Hakemuksesta jää tiekunnalle kopio Maaseutuvirastolle jätettävä vakuutus maksajavirastotehtävien hoidosta ja Melalle toimitettava Lomatoimintaa koskeva valtionosuustilitys tehdään ajallaan. Kylä- ja yksityistieavustukset käsitellään maaseutulautakunnassa mahdollisimman pian hakuaikojen jälkeen. Lomatoimintaa koskeva valtionosuustilitys laadittiin ajallaan mennessä. Elävä maaseutu jätti Maaseutuvirastolle vakuutuksen maksajavirastotehtävien hoidosta varanhoitovuodelta maksajavirastosääntöjen edellyttämällä tavalla. 14

15 Tilinpäätöstä ja vakuutusta laadittaessa ei havaittu sellaisia seikkoja, jotka voisivat vahingoittaa yhteisön taloudellisia etuja. Yksityisteiden lukumäärä oli 370 kpl ja avustettavien yksityisteiden pituus on yhteensä 809 kilometriä, joille kaupunki myönsi vuonna 2015 kunnossapitoavusta yksityisteiden kunnossapitoavustusperiaatteiden mukaisesti. Kaikki kunnossapitoavustushakemukset jätettiin sähköisesti. Sastamala oli Suomen ensimmäinen kunta, jossa kunnossapitoavustushakemukset jätettiin 100 %:sti sähköisesti. Maaseutujohtaja auttoi sähköisen lomakkeen täytössä 126 kunnossapitoavustuksen hakijaa. Kyläavustuksia myönnettiin 30 kyläyhdistykselle. Maaseutuelinkeinoviranomaistoiminta, valvonta: Maaseutuvirasto edellyttää ELY-keskuksien suorittavan jokaisella yhteistoiminta-alueella ns. kuntatarkastuksen. Tarkastus on tehtävä viiden vuoden välein. Edellinen tarkastus Sastamalan yhteistoiminta-alueella oli vuonna Vastine tarkastuksessa havaittuihin puutteisiin on annettu Vuoden 2014 tarkastuksessa todettiin tuet oikein käsitellyiksi ja maksetuiksi. Virheet olivat paperihakemuksien tarkastusmerkintöjen puutteellisuuksia lomakkeilta. Virheellisyydet eivät aiheuttaneet tukimaksatuksiin muutoksia. Lisäksi Maaseutuvirasto tekee vuosittain hallinnollisiin asioihin liittyen tarkastuksen satunnaisotannalla YTA-alueilla (Sastamalan yhteistoiminta-alue YTA käsittää Hämeenkyrön kunnan ja Ikaalisten ja Sastamalan kaupungit). Tarkastuksessa todetaan: - maksajavirastotehtävien suorittamisesta annettujen ohjeiden noudattamista - henkilöstön aseman määrittelyt, virkasuhteet, tehtävänkuvien, sijaisuuksien ja esteellisyyssäännösten noudattamiset - kaupungin virkasäännön, hallintosäännön, tietosuoja- ja tietoturvaohjeistuksen noudattamista, sekä muita työtehtäviin vaikuttavia määräyksiä ja ohjeistuksia Tarkastuksia tukiasioiden käsittelyistä YTA-alueella tekevät lisäksi EUkomission edellyttämät riippumattomat tarkastusyksiköt. Suomessa tarkastuksen tekee PDO:n tilintarkastusyksikkö, joka on suoraan yhteydessä YTA-alueelle tarkastuksia suorittaessaan. Näitä tarkastuksia on noin kaksi kolme kertaa vuodessa ja perustuvat lähinnä rahaliikenteen seuraamiseen. Lomitustoiminta, valvonta: MELA tarkastaa noin viiden vuoden välein lomituspalveluyksiköitä. Edellinen 15

16 tarkastus oli vuonna MELA suoritti tarkastuksen Sastamalassa. Raportti tarkastuksesta saadaan kevään 2016 aikana. Tarkastuksessa käytiin läpi - paikallisyksikön toiminta - palveluiden toteutuminen - palveluiden taloudellinen järjestäminen - palveluiden asiakaslähtöinen järjestäminen - toiminnan lainmukaisuus 10. PROJEKTITOIMINTA Merkittävistä hankkeista ja kehittämisprojekteista laaditaan yksilöidyt projektisuunnitelmat, nimetään vastuuhenkilöt, määritellään vastuunjaot, aikataulut, kustannusarviot, rahoitus ja seurannan järjestäminen (kenelle raportoidaan ja milloin). Hankkeesta vastaavana Elävä maaseutu on tehnyt hallinnoimistaan projekteista seuraavat päätökset projektisuunnitelman hyväksyminen rahoituksen hakeminen projektin aloittamispäätös sisältäen: projektin organisoinnin; ohjausryhmän ja projektipäällikön valinnan projektista vastaavan viranhaltijan nimeämisen ja tehtävien ja valvontavelvollisuuksien määrittelyn projektin raportointivelvollisuuden projektin loppuraportin hyväksymisen ja projektin päättämisen. Projektin kirjanpito on järjestetty siten, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Projektin kirjanpidon järjestämisvastuu on projektista vastaavalla viranhaltijalla. Projektista vastaavan viranhaltijan tehtävänä on valvoa projektin etenemistä sekä huolehtia projektia koskevien tilitysten ja raporttien toimittamisesta projektin rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla. 16

17 Valvonta: EU:n komissio edellyttää, että vähintään 5 prosenttiin maaseuturahaston rahoituksesta kohdistetaan erillinen otantatarkastus. Maaseutuvirasto tekee tarkastettavien kohteiden otannan ja suorittaa tarkastukset. Tarkastusten avulla varmistetaan, että toimenpiteitä on toteutettu tukipäätöksen ja säädösten mukaisesti. Tarkastuksilla saadaan myös tietoa mahdollisista säädöksiin, ohjeistuksiin tai muista tukijärjestelmiin tai päätöksiin liittyvistä ongelmista ja korjaustarpeista. Nämä tarkastukset tehdään ennen tuen loppumaksua. Otannasta säädetään EU:n valvonta-asetuksessa. Osa tarkastettavista kohteista poimitaan satunnaisesti, osa tilastollisen riskianalyysin perusteella. Toimenpiteen toteuttamispaikalla tarkastaja varmistaa, että tuettu toimenpide on toteutettu ja hankinnat tehty tukipäätöksen ja säädösten mukaisesti. Lisäksi tarkastetaan hanketta koskeva kirjanpito- ja muu asiakirjamateriaali. Tarkastus voidaan tehdä myös tilitoimistossa. Tarkastuksesta kieltäytyminen johtaa tuen maksun epäämiseen ja toimenpiteelle mahdollisesti jo maksetun tuen takaisinperintään. Tarkastus ei maksa mitään tuensaajalle. Tarkastus tuensaajan luona kestää yleensä muutamasta tunnista yhteen päivään. 11. ULKOISTETTUJEN PALVELUIDEN LAADUN SEURANTA JA VALVONTA Kaupungin hoidossa oli 33 yksityistietä, joiden yhteispituus oli 110 kilometriä. Tiekuntien kanssa tehtiin sopimukset yksityisen tien kunnossapidosta. Tiekuntien tuli pitää hoitokunnan kokous vähintään kahden vuoden välein ja toimittaa kokouksen pöytäkirja kaupungille. Tiekunnan tuli valita keskuudestaan yhdyshenkilö, joka vastasi tietä koskeviin kysymyksiin ja toimii yhdyshenkilönä Sastamalan kaupungin suuntaan. Kaupunginhoidossa olevien yksityisteiden hoitosopimukset irtisanottiin lukien. Talvikunnossapitoa jatkettiin korvauksetta saakka. Kaupunginhallitus päätti pitämässään kokouksessa 67 :n kohdalla ottaa lukien hoitoon 6,99 kilometrin pituisen määrän yksityistietä tai yksityisteiden osia teknisen lautakunnan ja tiekuntien välisillä hoitosopimuksilla. Nämä yksityistieosuudet liittyvät asemakaavan mukaisiin toteutuneisiin alueisiin ja/tai katuverkkoon ja niiden on kadunpidon kannalta tarkoituksenmukaista olla kaupungin hoidossa. 17

18 Kaupunginhoidossa olevien yksityisteiden talvihoito saakka oli ulkoistettu. Palveluiden laatua valvoo yhdyskuntatekniikan työnjohto. Jatkossa maaseutulautakunnan sijasta tekninen lautakunta ja tiekunta allekirjoittivat yksityisteiden hoitosopimukset. Auraus- ja hiekoitusurakoitsijat on kilpailutettu ja jokaisen urakoitsijan kanssa oli laadittu kirjalliset urakointisopimukset. Tekninen lautakunta ja tiekunta allekirjoittivat yksityisteiden hoitosopimukset kesällä RISKIENHALLINNAN JÄRJESTÄMINEN Riskienhallinta on keskeinen osa sisäistä valvontaa. Riskienhallintaan kuuluu riskien tunnistaminen, arviointi sekä niihin vastaaminen toiminnan suunnittelussa ja tavoitteiden asettamisessa. Kaupungin johto vastaa siitä, että riskienhallinta on järjestetty tarkoituksenmukaisesti ja riittävässä laajuudessa toimintaan nähden. Sisäisen valvonnan menetelmät ja toimet, joilla pyritään toiminnallisten riskien ennalta ehkäisyyn tai havaitsemiseen, ovat osa riskienhallintaa. Riskienhallinta toteutuu suurelta osin toimintaprosesseihin sisällytettävinä päivittäisinä valvontatoimenpiteinä ja varmistuksina. Toimintaprosesseista tehdyt menetelmäkuvaukset edistävät riskien tunnistamista ja niiden hallintaa. Riskienhallintatoimenpiteille tulee luoda seuranta ja raportointi, joka kytketään osaksi toiminnan ja talouden säännöllistä seurantaa ja raportointia. Lomahallinnolla on iso henkilöstöriski. Lomittajat joutuvat työskentelemään monenlaisissa olosuhteissa, joihin työnantaja ei aina pysty vaikuttamaan. Lomapuolella on 120 vakituista lomittajaa ja noin 200 tilapäistä maatalouslomittajaa. Lomatoimenohjaajat ovat suorittaneet tiloilla palvelusuunnitelmia ja niiden ohella työolosuhdekartoituksia, jotka ovat vähentäneet riskejä ja työnantaja on pystynyt paremmin vaikuttamaan lomittajien työolosuhteisiin. Lomahallinnossa Melan ja kunnan välisissä sopimuksissa vastuu on siirretty kunnalle. Kunnalla on vastuuvakuutus. Mela maksaa vastuuvakuutukset sekä vakuutuksien omavastuuosuudet. Sastamalan kaupungissa on käynnissä kattava työpaikkojen vaara- ja haittatekijöiden kartoitus. Riskien arviointi toteutetaan ydinprosesseittain. Ydinprosessien tehtävänä on riskien arvioinnin organisointi ja ohjaaminen omalla hallinnonalallaan. Varsinainen riskien arviointityö tehdään osaprosesseissa niiden työpaikoilla ja yksikkötasolla. Elävän maaseudun hallintotoimiston (Puistokatu 10) työpaikan vaara- ja haittatekijöiden kartoitustyö on tehty ja viety joulukuussa 2015 Atk-järjestelmään. 18

19 Lomitustoimintaa koskeva vaara- ja haittatekijöiden kartoitustyö on valmistunut ja viety Atk-järjestelmään syksyllä Lomitushallintoa koskeva vaara- ja haittatekijöiden kartoitustyö on joiltakin osin kesken. Kaupungin omistamien metsien palovakuutus ja sekä lomatoiminnan vastuuvakuutus ovat ajantasaisia ja kilpailutettu. - Työturvallisuuteen tehtiin parannuksia ja tarkennuksia - Työterveyshuolto järjestettiin lain mukaisesti, joka sisälsi työterveyshuollollisesti painotetun sairaanhoidon (työterveyspalvelujen ostosopimukset Akaasiasta) - Työtapaturmavaaratekijäluettelo laadittiin ja se päivitettiin keväällä Perusteellisten työolosuhdekartoitusten ajan tasalle saaminen maatiloilla ja jatkuvan tilanteen ylläpitämisen hoitavat lomatoimenohjaajat. - Uudelta työntekijältä vaadittiin terveystarkastus ja kaikilla työntekijöillä oli koeaika - Ulkomaalaisten työntekijöiden perehdyttäminen suoritettiin perusteellisesti huomioiden kielivaikeudet ja erilaiset asenteen työntekoon - Työnopastus ja perehdyttäminen hoidettiin riittävästi - Maatalouslomittajille annettiin ensiapukoulutusta ja pidettiin ajan tasalla ja työntekijä sai ensiapulaukun työsuhteen alussa. - Panostettiin työkykyä ylläpitävään toimintaan (koko henkilöstön yhteisiä tyky-päiviä, haettiin työterveyshuollon kanssa yhteistyössä erilaisia kuntoutusmuotoja henkilöstölle esim. Aslak ja TYK-kuntoutus) - Henkilöstölle järjestettiin osaamista ylläpitämää koulutusta (Uudet EU-säädökset) Lomituspalvelujen toteuttamisesta on vastannut lomituspalvelupäällikkö yhdessä koko lomitustiimin kanssa asiakkaille siten, että tilojen tuotanto on säilynyt tuotantosuunnitelmien mukaisina. Lomituspalveluissa tapahtui vuonna 2015 yhteensä 37 työtapaturmaa joista kolme työmatkatapaturma. Lypsytyössä sattui 9 työtapaturmaa Eläinten käsittelyssä 6 työtapaturmaa nostot, työasennot, liukastumiset aiheuttivat 5 työtapaturmaa ja loput sekalaisen syyn aiheuttamia, esim naulaan astuminen, lääkeneula osui lomittajaa sormeen ja maitosäiliön kansi putosi lomittajan sormille Vuonna 2013 maatalouslomittajille sattui 35 työtapaturmaa ja vuonna 2014 sattui 19 tyotapaturmaa. Työtapaturmien määrä vaihtelee lomituksessa vuosittain. 19

20 13. TOIMENPITEET, JOILLA HALLITAAN RISKEJÄ JA LISÄTÄÄN PÄÄMÄÄRIEN JA TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMISEN TODENNÄKÖISYYTTÄ 13.1 Informaatio ja tiedonkulku - Prosessin sisäinen tiedonkulku ja raportointi järjestetään siten, että johdolla ja henkilöstöllä on käytettävissä oikea tieto, oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa. - Sisäisen tiedonkulun kanavina ovat prosessitiimien kokoukset, erilaiset tiedotustilaisuudet sekä sähköpostiviestit. - Osaprosessijohtaja tiedottaa ja lähettää sähköpostia prosessitiimin jäsenille ja jokainen prosessitiimin jäsen on velvollinen tiedottamaan alaisilleen ydinprosessinjohtajan lähettämät tiedotteet. - Muutoksista tiedotetaan harkitusti ja avoimesti - Ulkoisen tiedotuksen menettelytavat on sovittu ja jokainen osaprosessinvetäjä vastaa ulkoisesta tiedotuksesta. - Ulkoisen tiedotuksen menettelyt ovat harkittuja ja tehokkaita eri tilanteissa, kuten päätösten julkisuus, tiedotteet, lehdistötiedotteet ym. - Tiimien vetäjät tiedottavat välittömästi prosessinjohtajalle havaitsemistaan poikkeamista ja väärinkäytöksistä. Prosessin sisäinen tiedonkulku on hoidettu prosessitiimin ja tiimien työkokouksissa sekä esimiespalavereissa. Sisäisen tiedonkulun kanavina ovat olleet erilaiset tiedotustilaisuudet sekä sähköpostiviestit 13.2 Tietoriskit Riippuvuus tietojärjestelmistä on tehnyt hallinnosta erittäin haavoittuvan turvallisuutta uhkaaville tekijöille. Riskejä voivat aiheuttaa ihmiset, tekniset viat tai sääilmiöt ja näihin liittyvä teko voi olla tahallinen tai tahaton. Tietoriskien hallinnan perusta on tunnistaa tietoihin liittyvät keskeiset riskit. Riskejä hallittaessa on otettava lähtökohdaksi toiminnan kehittäminen, toimintatavat, osaaminen ja johtaminen ja sen jälkeen vasta tekniset suojauskeinot. Asianomaiset esimiehet ovat varmistaneet tietojärjestelmien turvallisuuden sekä fyysisen että tietoturvallisuuden osalta. On huolehdittu siitä, että käytössä olevat atk-ohjelmat ovat 20

21 ajan tasalla sekä selvitys suojaus- ja varmistustoimet. Vastuuhenkilöt ovat valvoneet, että tietojärjestelmien eri sovellusten käyttöoikeudet ovat asianmukaiset ja että käyttöoikeuksista on tehty selkeät päätökset. Vastuuhenkilöt ovat huolehtineet riittävästä tietojärjestelmien käytön valvonnasta. Vastuuhenkilöt ovat antaneet ohjeita taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon ohjelmien sekä muiden tietojärjestelmien käytön kontrolleista ja ovat nimenneet henkilöt, jotka vastaavat niiden säännönmukaisesta ja riittävästä suorittamisesta ja raportoinnista. Elävän maaseudun hallintotoimiston avaimia ei luovuteta ulkopuolisille. Pieni seikka, joka on opittu, että kun työhuoneesta poistutaan, lukitaan tietokone ja toimiston ovi. Tällä toimella vältämme monia riskejä. Arvio merkittävimmistä riskeistä: 1. Toiminnalliset riskit - tietojärjestelmien toimimattomuusongelmien aiheuttamat viivästymisriskit 2. Rahoitusriskit - valtionrahoitukseen liittyvät riskit. 14. RAPORTOINTI Prosessit laativat vuosittain raportin sisäisen valvonnan toteuttamisesta tilivuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Raportit saatetaan tiedoksi kaupunginhallitukselle sekä edelleen tarkastuslautakunnalle ja tilintarkastajalle. Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on valmistellut yleisohjeen kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinnasta. Kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Ohje edellyttää kaupunginhallituksen esittävän hyvää hallintotapaa edistävän, perustellun selonteon kunnan sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Selontekojen laatimista varten kunnanhallituksella, tilivelvollisilla toimielimillä ja viranhaltijoilla on mukaan oltava kokonaisvaltainen ja perusteltu näkemys vastuullaan olevan riskienhallinnan riittävyydestä. Tilivelvollisten toimielinten ja viranhaltijoiden tulee valmistella omalta vastuualueeltaan selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuudesta. Arvioinnin tulee kattaa keskeiset sisäisen valvonnan osa-alueet ja konsernivalvonnan menettelyt sekä toimintaan ja talouteen liittyvät merkittävimmät riskit. Lausumissa tulee esittää olennaiset kehittämistarpeet ja suunnitellut kehittämistoimet. 21

22 Maaseutulautakunta on raportoinut asetetuista toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista sekä muista oleellisista sisäisessä valvonnassa esille tulleista havainnoista kaupunginhallitukselle ja kaupunginvaltuustolle sekä tarkastuslautakunnalle.. Elävän maaseudun vuoden 2015 tilinpäätös on tasapainossa talousarvioon nähden. 22