Kisajärjestäjän opas

Transkriptio

1 Kisajärjestäjän opas

2 Kisajärjestelyitä aloittaessanne kannattaa pitää kokous ja sopia tässä mainittujen tehtävien jakamisesta. Kisapäivänä on hyvä varata riittävästi aikaa järjestelyihin ennen nostajien ja tukijoukkojen saapumista. Pohjapiirros kannattaa kiinnittää ulko-oveen, jotta roudarit tietävät viedä tavarat valmiiksi oikeille paikoille. Kisajärjestäjällä on myös oltava esittää kirjallinen turvallisuussuunnitelma mahdollisia hätätilanteita (tulipalo, sairaskohtaus tms.) varten, toisin sanoen on sovittava kuka tai ketkä tarkistavat uloskäynnit ja huolehtivat siitä, että yleinen hätänumero löytyy tarvittaessa nopeasti. Yleinen hätänumero 112 Tämän oppaan on laatinut Kahvakuulavaliokunta yhdessä Girevoy Sport Liedon kanssa ja se perustuu Anne-Marie ja Juuso Sipilän Long Cycle 2011 SM-kisojen järjestelyjen yhteydessä tekemiin muistiinpanoihin. Taitto Eveliina Koivula.

3 Kilpailun johtaja Projektipäällikkö Tiloista vastaava(t) Tiedottaja(t) Markkinoinnista vastaava(t) Päätuomari Myyntipisteistä vastaava Muut tehtävät Juontaja Palkintojen jakaja(t) Videokuvaaja(t) Valokuvaaja(t) Verkkojuontaja/ tiedottaja Saattaja Rakentaja(t) Siivouksesta vastaava Järjestyksenvalvonta

4 Kilpailun johtaja Päävastuu kisojen järjestelyistä ja niiden onnistumisesta. Toimii liiton yhteyshenkilönä. Avuksi voidaan valita projektipäällikkö. Tehtävät: järjestelyjen aikatauluttaminen ja seuranta tehtävien jakaminen budjetin seuranta lupien hankinta palkintojen hankinta (SM-kisoihin mitalit liitosta) kuulien hankinta Projektipäällikkö ks. kilpailun johtaja Tiedottaja Kisojen tiedottaja huolehtii siitä, että kilpailijoilla on ajantasainen tieto järjestelyistä ja aikataulusta. laatii kilpailukutsut ja toimittaa ne oikeisiin medioihin vastaanottaa ilmoittautumiset vastaa nostajien kisoja koskeviin kysymyksiin laatii ja täyttää osanottajakaavakkeet punnitusta ja tuomareita varten huolehtii punnituksesta huolehtii nostojärjestystiedot kisa- ja lämmittelytiloihin toimittaa nostajille hyvissä ajoin ennen kisoja ohjeet kisapaikalle saapumisesta, reittiohjeista, aikatauluista, (ruokailumahdollisuuksista, majoitusvaihtoehdoista) ym. huolehtii löytötavaroista ja niiden palauttamisesta huolehtii (sponsoroiduista) juomapisteistä ja nostajia varten tarvittavista opaskylteistä (kadunvarsikyltit, opasteet, WC- ja pukuhuonekyltit N/M) Päätuomari Kisojen päätuomari laatii nostojärjestyksen ja tuomarointilistat. Listoja laadittaessa pyritään tietysti eliminoimaan kaikki jääviysseikat, jotta vältytään jälkiselvittelyiltä, jotka ovat päätuomarin vastuulla. Pitää tuomarikokouksen hyvissä ajoin ennen nostojen alkua sekä halutessaan tiedotustilaisuuden kaikille nostajille. Näissä kerrataan lyhyesti säännöt. Huolehtii osanottajakaavakkeiden jakamisen tuomaripöytiin ja kerää suoritusten jälkeen tulokset sovittuun paikkaan (esim. kirjurille). Lisäksi päätuomarin vastuulla on huolehtia kuulien punnituksesta ja ajanottolaitteiden sekä laskureiden toimivuudesta.

5 Tehtävä deadline

6 Markkinoinnista vastaava Kisojen markkinoinnista vastaava henkilö huolehtii sponsori-, PR- ja lehdistösuhteista. Hän laatii listan alueen medioista, tiedottaa niitä kisojen ajankohdasta ja sisällöstä, huolehtii sponsorisopimuksista ja tukijoiden näkyvyydestä kisapaikalla ja on kisapaikalla toimittajien käytössä. Hän voi huolehtia myös kuulien toimittamisesta paikalle. On hyvä varautua siihen, että (paikallis)medioista pyydetään haastatteluita hyvinkin lyhyellä varoitusajalla. PR-henkilön lisäksi voidaan sopia myös muista henkilöistä, jotka ovat valmiita vastaamaan toimittajien kysymyksiin. Tehtävät: laatii kisojen markkinointi- ja viestintäsuunnitelman (sekä sille budjetin) laatii käsiohjelman, johon etsii mahdollisesti myös taustatietoja kilpailijoista. Nämä palvelevat myös tilaisuuden juontajaa. huolehtii tilastotuloslistat kisapaikalle näkyviin yhteydenpito sponsoreihin ja kisoihin myyntipisteitä haluaviin yrityksiin, mitkä? yhteydenpito ja tiedottaminen medioihin (lehdet, radio, TV, verkkomediat), mitkä? hoitaa mahdolliset etukäteishaastattelut (tai toisen henkilön paikalle) Kisapaikalla huolehtii sponsoreiden näkyvyydestä on toimittajien käytössä huolehtii mahdollisista tuomarointipalkkioista ja/tai sponsorin toimittamista palkinnoista Kisojen jälkeen huolehtii kisatulokset medioille, seuran verkkosivuille, kahvakuulakisat.info:on, liiton edustajalle jne. sekä kiitokset ja tulokset sponsoreille Mediat Yritykset

7 Sopimukset yhteyshenkilö

8 Tiloista vastaava Tiloista vastaava henkilö huolehtii tilojen vuokraamisesta, katselmuksesta ja siitä, että käytännön järjestelyt toimivat. Tehtäviä voidaan jakaa useamman henkilön kesken esim. niin, että nostolavoista huolehtii yksi henkilö, muista järjestelyistä toinen. Tässä muistilistaa siitä, mitkä asiat pitäisi huomioida: tilan vuokraus, avaimien nouto ja palautus pohjapiirros rakentajien käyttöön nostolavojen paikat tuomaripöytien paikat tulosnäyttöjen paikat tulostaulun paikka videointipiste (huomioi, ettei kameran edestä ole kulkua) juontajan paikka (mikrofoni) myyntipaikat katsomo lämmittelypiste WC:t Lisäksi kirjaa ylös: tuomaripöytiä varten tarvittavat kaapelit (metriä) pistorasiat ja tarvittavat jatkojohdot (kpl/metriä) tulosnäyttöihin tarvittavat kaapelit (metriä) ja pöydät nettilähetystä varten tarvittavat yhteydet ja kaapelit onko verkkoyhteys testattu? mikrofoni ja tarvittavat kaapelit kaiuttimet ja tarvittavat kaapelit videointipisteen vaatimat järjestelyt taustamusiikkilaitteisto ja tarvittavat kaapelit myyntipaikkoihin tarvittavat pöydät, tuolit ja sähköt nostolavojen vaatimat liukuesteet, pehmusteet, sermit tarvittavat työkalut yleisöistuimet kpl Muuta muistettavaa: lämmittelytila, mankkauspiste WC-kyltit ja riittävä määrä roskiksia kadunvarsikyltit, opasteet, WC- ja pukuhuonekyltit (N/M) siivousvälineet

9 Muistiinpanoja

10 Myyntipisteistä vastaava Myyntipisteistä vastaava henkilö valvoo, että (sponsoreiden) myyntipisteet tulevat pystytettyä ajoissa ja niissä on tarvittava kalustus ja varustus. Hän vastaa myös buffetin miehityksestä ja tuotevalikoiman hankinnasta. Muutamia muistettavia asioita: kahvi, tee keittovälineet maidot, kermat suolaiset myytävät, mitkä? makeat myytävät, mitkä? makeiset virvokkeet servetit vaihtorahat kertakäyttöastiat Juontaja Yhdessä PR-henkilön kanssa juontaja voi etsiä tuekseen taustatietoja kilpailijoista, esim. ikä, kisakokemus, aiemmat tulokset ja muut meriitit. Juontaja myös huolehtii kisapaikalla soitettavasta musiikista (huom. Painonnostoliiton jäsenseurat voivat soittaa musiikkia SUL:n sopimuksella ilman Teostomaksuja), sekä mikrofonin testaamisesta ja toimivuudesta. Verkkojuontaja puolestaan huolehtii verkkolähetyksen toimivuudesta ja selostuksesta. Viime hetken muistettavia asioita: Kuka? WC-paperit, roskikset kamerat, akut, muistikortit kellot laskurit siivousvälineet toimiva vaaka ja paristoja muistiinpanovälineet tuomareille

11 Muistiinpanoja

12 Nostajakortti, malli Kilpailu, päiväys: Kilpailijan nimi: Syntymävuosi: Seura: Kehonpaino: Kuulapaino: Laji: Biathlon / Long Cycle Tulos: Työntö Tempaus Pisteet: Sijoitus: Tuomari(t): Huom! Vastuuvakuutus (ei koske SM-kisoja) Allekirjoituksellani vahvistan, että olen huolehtinut tarvittavista vakuutuksista itse ja ymmärrän, että mikäli loukkaannun kilpailun aikana, en voi vaatia korvausta kisajärjestäjältä. Allekirjoitus