Opas avainten hallintaan. Avainosaajan käsikirja

Transkriptio

1 Opas avainten hallintaan Avainosaajan käsikirja

2 Kenelle tämä opas on tarkoitettu? Tämä opas on tarkoitettu jokaiselle, joka haluaa parantaa asuin- tai liikekiinteistönsä avainten turvallisuutta. Olitpa sitten isännöitsijä, yrittäjä tai kiinteistön omistaja, löydät oppaasta rahanarvoisia vinkkejä. Asukkaat kadottavat avaimiaan joka päivä. Vuokralaisia tulee ja menee. Mutta tiedätkö ihan varmasti, keiden taskuissa avaimia on? Vakuutusyhtiö ei korvaa vahinkoja, jos syy avainten katoamiseen on huolimattomuus. Tämä opas kertoo, miksi avaimet eivät ole leikin asia ja miksi niistä kannattaa pitää lukua. Oppaan luettuasi tiedät myös, miten helppoa avainten hallinta parhaimmillaan on.

3 Vaihe 1: Perusasiat selviksi Oletko avainosaaja?...7 Mikä ihmeen avainhallintapalvelu?...9 Isännöitsijä: Miten hyödyt avainten hallintapalvelusta?...10 Yrittäjä: Miten hyödyt avainten hallintapalvelusta?...11 Kiinteistön omistaja: Miten hyödyt avainten hallintapalvelusta?...12 Miten lukkoliike voisi auttaa avainrumbassa?...13 Vaihe 2: Tiesitkö jo tämän? Miten avaintietoja pitäisi säilyttää?...16 Miksi avaimia sarjoitetaan?...16 Mitä tehdä kun avain on hukassa?...17 Miten tilaat avaimen turvallisesti?...18 Miten varmistat etteivät avaimet joudu vääriin taskuihin?...18 Vaihe 3: Tutustu palveluun Mitä hyvään avainpalveluun kuuluu?...22 Mitä on sinun vastuullasi?...23 Mitä on palveluntarjoajan vastuulla?...24 Mitä jos haluat vaihtaa lukkoliikettä?...25 Miten saat avainpalvelun käyttöösi?...26

4 4 Vaihe 1: Perusasiat selviksi

5 Vaihe 1: Perusasiat selviksi Vaihe 1: Perusasiat selviksi 5

6 [KUVA: Vanhoja Abloy-avaimia hiirenkorvaisen, kahvitahraisen ruutuvihon päällä. Vihossa käsittämättömillä koodeilla tehtyjä päivämääriä, nimiä, ovinumeroita, yliviivauksia ja huutomerkkejä. Ei pal.! Kuka? KADONNUT] 6 Vaihe 1: Perusasiat selviksi

7 Oletko avainosaaja? Rastita väitteet, jotka pitävät kohdallasi paikkansa. Et ole ihan varma kenen taskussa on hallitsemasi kiinteistön avaimia Avainpalautusten seurantajärjestelmäsi koostuu kynästä ja ruutuvihosta Päivität vihkoasi kerran vuodessa Avainpalautusten seurantajärjestelmäsi on tietokoneella Excelissä Säilytät tietokonettasi toimistossa, jonne kuka tahansa voi kävellä Et vaihda salasanaasi joka päivä Säilytät kiinteistön avaimia toimistopöydän laatikossa Saat yöllisiä soittoja kadonneista avaimista Et ole ajatellut kaikkia riskejä, jotka vääriin taskuihin ajautuneet avaimet aiheuttavat yrityksellesi Et nyt juuri muista, millaiset suojausehdot vakuutusyhtiölläsi on avainten säilytyksestä Jos laitoit rastin yhteen tai useampaan ruutuun, todennäköisesti hyötyisit avainten hallintapalvelusta. Tervetuloa avainosaajaksi! Unohda ruutuvihot ja nimettömien avainten sekamelska laatikon pohjalla. Vaihe 1: Perusasiat selviksi 7

8 8 Vaihe 1: Perusasiat selviksi

9 Mikä ihmeen avainhallintapalvelu? Avainhallintapalvelun tarjoaa lukkoseppäsi. Palvelu pitää puolestasi avaintiedot järjestyksessä ja turvassa. Tiedät aina, minkälaisia avaimia kiinteistössäsi on, kenellä avaimia on ja montako niitä on. Mä muutan pois ja täs olis tää avain. En nyt kuule millään muista sainks mä jotain muitakin avaimia sillon vuonna ysikuus, kun tein vuokrasopimuksen Avainhallintajärjestelmän mukaan kuittasit silloin kolme huoneiston avainta ja lämpötolpan avaimen. Kenellä ne loput mahtavat olla? Vaihe 1: Perusasiat selviksi 9

10 Isännöitsijä: Miten hyödyt avainten hallintapalvelusta? Asiantuntevalla lukkoliikkeellä on valmis toimintamalli ja turvalliset tietojärjestelmät, joiden avulla avainten hallinta on helppoa. Uudet avaimet päivitetään rekisteriin ilman erillistä pyyntöä. Tiedot kiinteistösi avainkannasta säilyvät ajan tasalla. Voit tilata avaimen omalta tietokoneeltasi muutamassa minuutissa. Lukkoliike hoitaa loput. Sinulla on hiiren näpäytyksen ulottuvilla sähköinen rekisteri avaimista ja niiden haltijoista. Varma tieto avainten liikkeistä säästää taloyhtiön rahaa, kun lukkojen turhat uudelleensarjoitukset vähenevät. Lukkoliike voi hoitaa puolestasi myös avainten palautukset ja vaihdot. Huoltomies unohti avainnipun auton penkille lounaan ajaksi ja nippu varastettiin. Pitääkö kaikki lukot nyt sarjoittaa uudelleen? Ei tarvitse. Avainhallintajärjestelmä kertoo heti, mitä katosi. Sen jälkeen toimit riskikartoituksen mukaan. 10 Vaihe 1: Perusasiat selviksi

11 Yrittäjä: Miten hyödyt avainten hallintapalvelusta? Avainhallinta parantaa yrityksesi turvallisuutta ja säästää kallista aikaa. Voit ulkoistaa palvelun lukkoliikkeelle, joka pitää tietoja yllä puolestasi. Varmista myös lukkosepältäsi, että palvelu mitoitetaan kartoitetun tarpeesi mukaisesti, jotta et maksa palvelusta liikaa. Turvallisuus paranee, kun avaintiedot ovat yhdessä, varmassa paikassa Ei enää unettomia öitä: voit tarkistaa milloin vain kenellä on liikekiinteistöjesi avaimia ja kenellä ei Jos yritykselläsi on monta toimipistettä, avainten jakelu helpottuu Vakuutusyhtiö arvostaa säntillistä kirjanpitoa toimipisteiden avaimista Kysy vakuutusyhtiöltäsi, miten se huomioi hyvän avainturvallisuuden vakuutus- tai korvausmaksuissa. Vaihe 1: Perusasiat selviksi 11

12 Kiinteistön omistaja: Miten hyödyt avainten hallintapalvelusta? Avainten hallintapalvelu lisää asuin- tai liikekiinteistösi turvallisuutta. Kaikki tieto avaimista ja lukoista on yhdessä, varmassa paikassa Avaimia voivat tilata vain ennalta nimetyt henkilöt Lukoston rapautuminen hidastuu Pitkäaikainen lukkoliikekumppani tuntee kiinteistön: huollot ja muutostyöt hoituvat ajallaan ja helposti Taloussuunnittelu helpottuu: saat säännöllisesti raportin lukkojen kunnosta ja kehitystarpeista Huoltovaraston ovi retkottaa viikonlopun jäljiltä auki Kotipolku kolmosessa. Voit tarkistaa helposti avainhallintajärjestelmästä kenellä on varaston avaimet. 12 Vaihe 1: Perusasiat selviksi

13 Miten lukkoliike voi helpottaa avainrumbaa? Päivittäinen työsi helpottuu huomattavasti, kun annat lukkoliikkeen huolehtia avainten jakelusta ja palautuksista. Hyvä lukkoliike: Pitää tarkkaa rekisteriä koko kiinteistön avaimista Takaa, ettei kukaan ei voi kopioida avaimia ilman asunnon omistajan lupaa Hoitaa avainten jakamisen ja ottaa vastaan palautukset Vastaanottaa löytöavaimet ja pyrkii etsimään omistajan tai hävittää avaimet luotettavasti Vastaanottaa lisäavaintilauksesi sähköisesti ja toimittaa avaimen nopeasti ja turvallisesti Tarkistaa aina avaimen saajan henkilöllisyyden Vaihe 1: Perusasiat selviksi 13

14 14 Vaihe 2: Tiesitkö jo tämän?

15 Vaihe 2: Tiesitkö jo tämän? Vaihe 2: Tiesitkö jo tämän? 15

16 Miten avaintietoja ja avaimia pitäisi säilyttää? Kuvittele hälyttimillä suojattu tila, jonne pääsy on valvottua. Matalalla olevissa ikkunoissa on kalterit. Sisällä on seinän rakenteisiin kiinnitetty, lukittu turvakaappi, joka täyttää SS vaatimukset. Siellä ovat avaintietosi, varmassa tallessa. Näin avaintiedoista pitäisi huolehtia. Pyydä lukkoliikkeestäsi selvitys, miten he ovat asian järjestäneet. Miksi avainpesiä sarjoitetaan? Sarjoituksella määritellään se, millä avaimella pääsee mihinkin tilaan. Avainten sarjoitus parantaa turvallisuutta. Samalla se helpottaa avainten hallintaa, kun avaimia on vähemmän. Sarjaan voidaan räätälöidä monenlaisia avaimia tarpeen mukaan. Avainten eri aukaisuvaihtoehdot on merkitty lukituskaavioon. Helpointa on, jos taloyhtiön asukas pääsee samalla avaimella kaikkiin tiloihin aina kotiovesta pesutupaan ja lastenvaunuvarastoon. Yhteisissä tiloissa voi myös käyttää erillistä emännänavainta. Asenna kaikkiin oviin myös varmuuslukko. Se lisää turvallisuutta. Myös turvalukko voidaan sarjoittaa niin, että se avautuu hätätilanteessa yleisavaimella. Pyydä lukkoliikkeeltä maksuton selvitys ja parannusehdotus kiinteistösi lukkojen uusimisesta. 16 Vaihe 2: Tiesitkö jo tämän?

17 Mitä tehdä kun avain on hukassa? Avaimia putoilee koulurepuista lumihankeen ja unohtuu laatikoiden pohjalle. Avaimen katoaminen on aina kiinteistölle turvallisuusriski. Joku löytää avaimen, kokeilee ja joskus onnistuu. Ilmoita siksi katoamisesta heti omaan lukkoliikkeeseesi. Jos yleisavain katoaa, lukot täytyy sarjoittaa uudelleen. Samalla lukkoliike sopii vartioinnin järjestämisestä. Uudelleensarjoituksen jälkeen uuden suojatun avaimen saa nopeimmillaan vuorokaudessa. Älä pidä avaimenperässä omia osoite- tai puhelintietojasi. Laita siihen lukkoliikkeesi puhelinnumero. Vaihe 2: Tiesitkö jo tämän? 17

18 Miten tilaat avaimen turvallisesti? Voit tehdä avaintilauksen sähköisesti omalta tietokoneeltasi. Tavallinen sähköposti ei kuitenkaan käy, koska palvelun tietoturvan pitää olla aukoton. Asiakastiedot ovat kullan arvoisia myös rikollisille. Tietojärjestelmän pitää tarjota vahva palomuuri, käyttäjätunnukset ja riittävän usein vaihtuva salasana. Muuttuneiden avaintietojen pitää päivittyä heti sähköiseen rekisteriin. Kysy lukkoliikkeestäsi, miten he ovat suojanneet sähköisen asioinnin verkossa. Miten varmistat etteivät avaimet päädy vääriin taskuihin? Avainten tilaamisen ja jakelun pitää olla turvallista alusta loppuun asti. Siksi tilauksen tekijän henkilöllisyys on aina tarkistettava. Luotettava lukkoliike varmistaa henkilöllisyyden myös aina ennen avainten luovutusta. Vanhaa avainta ei saa heittää pois, vaan se pitää palauttaa lukkoliikkeeseen. Silloin ei tarvitse pohtia, onko jossakin lukko, johon se vielä sopii. Hyvä lukkoliike tuhoaa avaimen asianmukaisesti ja poistaa sen rekisteristä. Vaadi lukkoliikettäsi tarkistamaan henkilöllisyys sekä avaimen tilauksen että luovutuksen yhteydessä. 18 Vaihe 2: Tiesitkö jo tämän?

19 Vaihe 2: Tiesitkö jo tämän? 19

20 20 Vaihe 3: Tutustu palveluun

21 Vaihe 3: Tutustu palveluun Vaihe 3: Tutustu palveluun 21

22 Mitä hyvään avainpalveluun kuuluu? Nykyaikaiseen avainten hallintapalveluun kuuluu mm. seuraavia asioita: Ajantasainen tietokanta kiinteistöjen avaimista Selkeät ohjeet asukkaille avainturvallisuudesta Avainten jakelu, vaihdot ja lisätilaukset Avainten säilytys Palautusten seuranta ja vanhojen avaimien hävittäminen Löytöavainten vastaanotto, tunnistus ja palautus omistajalle Löytöavainten hävitys, jos omistajaa ei löydy Lukkojen asennukset ja päivitykset Lukojen avaukset 24 h Avainten hallintapalveluun voi liittää myös lämmitystolpan avaimet, kulunvalvontakortit, pesulan varaustaulun lukot yms. 22 Vaihe 3: Tutustu palveluun

23 Mitä on sinun vastuullasi? Avainten hallinnan vastuu pitää jakaa selkeästi. Sinä voit vastata näistä asioista: Toimitat lukituskaaviot, lukkojen numerot, avainkortit, pohjakuvat ja tunnusluvut palveluntarjoajalle Nimeät henkilöt, jotka saavat käyttää avainhallinnan tietojärjestelmää Nimeät henkilöt, jotka saavat vastaanottaa tilaamasi avaimet tai noutaa olemassa olevia avaimia Tilaat lisäavaimet ja sarjamuutokset Tiedotat asukkaita avainten jakelutavasta Ilmoitat muutoksista palveluntarjoajalle Vaihe 3: Tutustu palveluun 23

24 Mitä on palveluntarjoajan vastuulla? Hyvä lukkoliike: Selvittää lukkojen ja avainten nykytilan Avaa käyttöösi sähköisen avainhallintajärjestelmän Vie avainten tiedot järjestelmään Antaa käyttäjätunnukset ja salasanat Opettaa järjestelmän käyttöön Ilmoittaa avainten saapumisesta tekstiviestillä tai sähköpostilla Luovuttaa avaimet ja ottaa vastaan avainten palautukset Tarkistaa aina henkilöllisyyden ja ottaa luovutuskuittauksen Ottaa vastaan löytöavaimet ja toimittaa omistajalle Pitää avaintiedot ajan tasalla 24 Vaihe 3: Tutustu palveluun

25 Mitä jos haluat vaihtaa lukkoliikettä? Nakkikioskilla ja gourmet-ravintolalla on eroja. Niin on lukkoliikkeilläkin. Kaikki eivät tarjoa samaa. Kaikki lukkoliikkeet eivät ole edes turvallisia. Vaadi lukkoliikkeeltä, että sen jokaisella asentajalla on turvasuojakortti ja liikkeen tunnukset näkyvillä. Voi myös olla riski sitoutua yhteen lukkoliikkeeseen, jos se osoittautuukin virhevalinnaksi. Onneksi lukkoliikkeen vaihtaminen on helppoa. Voit jo avainhallinnan sopimusvaiheessa vaatia kirjattavaksi, että lukkoliike luovuttaa avainten ylläpitorekisterin siinä tapauksessa, että päätät joskus vaihtaa palveluntarjoajaa. Kaikki avain- ja lukkotietosi siirtyvät kerralla, luottamuksellisesti ja helposti. Nakkikioskilta saa nakkeja, gourmet-ravintolasta pitemmälle kehiteltyä gourmet-ruokaa. Samalla tavoin lukkoliikkeestä saa lukkoja, ja vähän paremmasta lukkoliikkeestä pitemmälle kehiteltyjä ratkaisuja. Millaisen palvelun arvoisina sinä pidät kiinteistösi avaimia? Pyydä lukkoliikettä tekemään maksuton avainkartoitus ja tarjous avainten hallinnasta. Vaihe 3: Tutustu palveluun 25

26 Miten saat avainpalvelun käyttöösi? Soita lukkosepälle Lukkoseppä kartoittaa avaimet Tee tarjouspyyntö* Päätä miten laajan palvelupaketin haluat Tee sopimus avainten hallinnasta ja pelisäännöistä Lukkoliike toimittaa salasanat ja tunnukset Lukkoliike tiedottaa käyttäjiä uudesta palvelusta Valmis! *Saat valmiin tarjouspyyntömallin asiantuntevalta lukkosepältä. Voit hakea tarjouspyyntöpohjan osoitteessa 26 Vaihe 3: Tutustu palveluun

27 Vaihe 3: Tutustu palveluun 27

28 Turvaykköset Turvaykköset pitää lukot ajan tasalla. Turvaykköset toimii 15 paikkakunnalla. Jokainen toimipaikkamme täyttää tarkat laatuvaatimukset. Turvaykkösten asiakaspalvelun tavoitat numerosta