Henkilötietolain (523 /99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Selosteeseen sisältyvät myös henkilötietolain 24 :n perusteella informoitavat tiedot

Transkriptio

1 Henkilötietolain (523 /99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Selosteeseen sisältyvät myös henkilötietolain 24 :n perusteella informoitavat tiedot Julkisuuslain (612/99) mukainen TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTE Laatimispäivä HYVÄKSYTTY Rekisterinpitäjä Oy Porvoo International College Ab, Point College Opistokuja Porvoo 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Yhteystiedot Sari Gustafsson, rehtori, toimitusjohtaja Opistokuja 1, Porvoo sari.gustafsson@pointcollege.fi Rekisterin nimi Point Collegen opiskelija- ja henkilöstörekisteri Point Collegen opiskelija- ja henkilöstörekisteri muodostuu seuraavista loogisista osarekistereistä: 1. opiskelijat 2. työpaikkakouluttajat ja ohjaajat, näyttöjen ja tutkintosuoritusten arvioijat 3. henkilöstö 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Opiskelijarekisteri on opiskelijoita, koulutuksiin osallistuvia ja opintoja koskevaa tietohallintoa, johon liittyy erilaisten opiskelua ja koulutusta koskevien otteiden ja todistusten antaminen opiskelijoille. Muita käyttötarkoituksia ovat osoitepalvelu, tilastointi ja tieteellinen tutkimustoiminta. Laki ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) ja Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) sekä näihin liittyvät asetukset velvoittavat ylläpitämään opiskelijahallintoa ja asianmukaista opiskelijarekisteriä sekä rekisteriä opiskelijoiden työssäoppimispaikoista, oppisopimustyönantajista, työpaikkakouluttajista ja ohjaajista ja oppimisen ja osaamisen arvioijista. Opiskelijarekisterissä ylläpidetään ajantasaista tietoa opiskelijan opinnoista ja arvioinnista.

2 Henkilöstörekisteriä tarvitaan opetustoiminnan suunnitteluun ja toteutukseen sekä henkilöstöhallinnon tarpeisiin. Työlainsäädäntö edellyttää asianmukaisen työntekijärekisterin ylläpitämistä. 5. Rekisterin tietosisältö Rekisteriä ylläpidetään seuraavilla ohjelmistoilla: - Starsoft Primus, Starsoft Wilma - Rediteq Sopimus Pro - Finvalli Fivaldi 1. Opiskelijan perustiedot nimitiedot ja henkilötunnus yhteystiedot ja kotipaikkatiedot opiskelijanumero, joka toimii henkilötunnuksen sijasta opiskelijan tunnistetietona sukupuoli, kansalaisuus ja ulkomaalaisen kotimaa äidinkieli ja asiointikieli opiskelijaluetteloon ottamispäivämäärä lukuvuosittaiset läsnä-/poissaolotiedot tietojen luovuttamista koskevat luvat opiskelijalta lähiverkon, ohjelmistojen ja viestijärjestelmän käyttöoikeustiedot opiskelijan antamat suostumukset tietojen luovutukseen lähiomaisen yhteystiedot 2. Opiskelijan opinto-oikeudet opiskelijan koulutusohjelmaa, suuntautumisvaihtoehtoa ja opintojen kestoa koskevat tiedot rahoitus- ja koulutusmuotoa koskevat tiedot oppisopimusta koskevat tiedot 3. Opiskelijan opintosuoritukset opintosuorituksen aste (esim. opintojakso tai opintokokonaisuus, hyväksiluettu opintojakso, oppisopimusjakso jne..) suorituspäivämäärä laajuus opintoviikkoina arviointi opintokokonaisuuksien rakenne (kokonaisuuksiin liitetyt opintojaksot) koulutusohjelmien ja kurssien ilmoittautumistiedot oppisopimuksen toteutukseen liittyvät suoritetiedot 4. Opiskelijan muualla suorittamat tutkinnot ja opintojaksot tutkinto oppilaitos jossa tutkinto on suoritettu tutkinnon suorituspäivä ja tutkintotodistuksen antopäivä oppisopimusjaksot hyväksiluettavien opintojaksojen tiedot

3 5. Henkilöstön perustiedot nimitiedot ja henkilötunnus järjestelmän antama henkilönumero yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti) toimintayksikkö, jossa työskentelee tehtävänimike lähiverkon, ohjelmistojen ja viestijärjestelmän käyttöoikeustiedot henkilöstön antamat suostumukset tietojen luovutukseen lähiomaisen yhteystiedot 6. Työsuhdetiedot: työsuhteen alkupäivä/loppupäivä toimen laatu ja ammattinimike palkkaluokka / vaativuusryhmä ay-liitto (jäsenmaksutilityksiä varten, jos valtuutettu) verokorttitiedot työsuhteen keskeytysperusteet ja ajanjaksot asevelvollisuus 7. Pätevyydet, koulutus, palvelushistoria tutkinnot lisäpätevyydet kielitaito työnantajan järjestämät koulutukset palvelusvuosilaskelma, tiedot työhistoriasta 8. Työajanseuranta ja lomanmääräytyminen 9. Työpaikkakouluttajan/-ohjaajan perustiedot nimitiedot yhteystiedot osaamisprofiili (koulutus, työkokemus, TPO-koulutus) rooli muut tiedot 6. Säännönmukaiset tietolähteet opiskelijan täyttämä henkilötietolomake yhteishakutoimiston opiskelijavalintatiedot opettajien antamat arvosana- ja poissaolotiedot opetussuunnitelmat oppisopimustoimisto oppisopimustyönantajat työntekijän tai viranhaltijan täyttämä henkilötietolomake työtodistukset, ansioluettelo, nimikirja tutkintotodistukset, opiskelutodistukset, kurssitodistukset kehityskeskustelulomakkeet verottajalta verokortit ja muutosverokortit

4 muut viranomaisilta saatavat ilmoitukset 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietojen luovutukset voimassaolevien lakien ja asetusten salliessa: 1. Tilastokeskukselle 2. Opetus- ja kulttuuriministeriölle, Opetushallitukselle sekä näiden alaisille organisaatioille 3. Kansaneläkelaitokselle ja muille eläkelaitoksille 4. verottajalle 5. opiskelijaterveydenhuoltoon ja työterveyshuoltoon 6. henkilölle itselle 7. rekisteröidyn luvalla Rekisterijärjestelmän tiedot ovat Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/99) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä: julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 ja 16 :n edellytysten mukaisesti salassapidettäviä tietoja luovutetaan vain asianomaisen henkilön suostumuksella, asianosaiselle henkilölle itselleen tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla henkilötunnuksen saa luovuttaa luovuttaa ainoastaan Henkilötietolain 13 tapauksissa. Henkilörekisterin pitäjä huolehtii siitä, että henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettaviin asiakirjoihin. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: Tietoja ei siirretä Opiskelija voi antaa suostumuksen nimi- ja osoitetietojensa luovuttamiseen: opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation postittamista varten, joka liittyy opiskelijan tehtäviin tai oikeuksiin opistoyhteisön jäsenenä tai on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista tai parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita taikka muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi kyselyjen tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen, sekä suoramarkkinointiin, niissä tapauksissa, joissa opiskelijarekisterin vastuuhenkilö harkitsee luovutuksen mahdolliseksi. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei opiskelijoiden tai henkilöstön yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta tai loukata.

5 A. Manuaalinen aineisto: säilytys työhuoneissa, arkistoissa ja varastoissa, jotka on lukittu työaikojen ulkopuolella tietojen säilytysaika ja vanhentuneiden tietojen hävitysaika toteutetaan Point Collegen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. B. Atk:lle talletetut tiedot: 9. Tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen. rekisterien käyttö ja muutokset tapahtuvat henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla tiedot ovat salasanoin suojatulla palvelimella, jossa tietoihin on pääsy vain määrätyillä, henkilöstörekisterin tietoja Point Collegessa työtehtävien puolesta käsittelevillä henkilöillä tietoliikenneyhteyksien muodostusta palvelimelle rajoitetaan palomuurin pääsylistojen ja virustorjuntaohjelmistojen avulla. palvelimet on sijoitettu lukittuun tilaan, johon vain Point Collegen Atkpalvelun henkilökunnalla on pääsy. atk:lle talletetuista henkilörekisterin tiedoista otetaan varmuuskopioita säännöllisesti vähintään kerran viikossa. tietojen säilytysaika ja vanhentuneiden tietojen hävitysaika toteutetaan Point Collegen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Henkilöillä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Henkilö voi pyytää kirjallisesti virheellisen tiedon oikaisua. Osan rekisteritiedoista, kuten osoitemuutokset, henkilö voi oikaista itse kirjautumalla järjestelmään. Rekisteriseloste- ja oikaisupyyntö osoitetaan rekisteriasiasta vastuussa olevalle henkilölle (kts. kohta 2.). Henkilöllisyystodistus tulee esittää pyynnön/oikaisun yhteydessä. Mahdollisesta epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus.