Nuohousalan Keskusliitto ry:n Oppilastietohallintajärjestelmän tietosuojaseloste

Transkriptio

1 Nuohousalan Keskusliitto ry:n Oppilastietohallintajärjestelmän tietosuojaseloste Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. 1. Rekisterinpitäjä Nuohousalan Keskusliitto ry Yhteystiedot: Katajanokankatu 3 B Helsinki Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa Nuohousalan Keskusliitto ry Katajanokankatu 3 B Helsinki (09) info@nuohoojat.fi 2. Rekisteröidyt Opiskelijat, yritykset, yritysten yhteyshenkilöt, sopimussuhteessa olevat koulutuksen järjestäjät ja heidän yhteyshenkilönsä sekä opetuksen vastuuhenkilö(t) 3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus Henkilötietoja käsitellään Nuohousalan Keskusliitto ry:n tutkintoihin valmistavaan ja muuhun täydennyskoulutukseen liittyvässä asioinnissa ja järjestämisessä. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat: Sähköinen ja muu koulutusviestintä Lähikoulutusjaksolle kutsuminen Opiskeluihin liittyvä tiedonvälitys Lähijaksojen numeerinen arviointi Teoriaopintojen henkilökohtaistaminen: Valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017, 9, 10 ) Erityisjärjestelyiden tarve Yhteydenpitoon opiskelijan, opiskelijan työnantajan, työpaikkakouluttajan, oppisopimustoimiston ja tutkinnon järjestäjien välillä Opiskelijaluettelot(nimi- ja osoitetiedot) kurssipaikan yhteyshenkilölle

2 Opiskelijoilta pyydetään erikseen suostumus opiskelijatietojen käyttöön koulutukseen liittyvien tahojen välisessä asioinnissa. Kurssitapahtumien yhteydessä otettujen valokuvien osalta pyydetään asianosaisilta erikseen lupa kuvan ja nimen julkaisuun. Erityisjärjestelyjen osalta pyydetään asianosaiselta erillinen, kirjallinen suostumus tietojen käyttöön koulutukseen liittyvien tahojen välisessä asioinnissa 4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot Rekisteri sisältää seuraavat tiedot: Opiskelijoiden henkilö- ja yhteystiedot Koulunkäynnin historia Opiskelijan kurssijaksovalinnat ja lähijaksojen suoritusmerkinnät sekä tutkinnon osien suorituspäivämäärät ja arviointi(hyväksytty/hylätty) Opiskelijan läsnä- ja poissaolotiedot Opintojen henkilökohtaistamiseen ja opintojen suunnitteluun liittyvät tiedot Valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017, 9, 10 ) Erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot tallennetaan järjestelmään sähköisesti vain tarpeellisin osin (ei arkaluonteisia tietoja) Työnantajayrityksen- työpaikkakouluttajan yhteystiedot Työnantajayrityksen yhteystiedot, y- tunnus Koulutuksen järjestäjän(oppisopimuskeskus), tutkinnon järjestäjän tai TE- keskuksen yhteyshenkilön yhteystiedot Koulutuksen kustannuksista vastaavan tahon laskutustiedot Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä 5. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen Nuohousalan Keskusliitto ry, Katajanokankatu 3 B 9, Helsinki, (09) , info@nuohoojat.fi Tarkastusoikeus Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. Oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Vastustamisoikeus Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

3 Suoramarkkinointikielto Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Poisto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Tietoja säilytetään Opetusta ja dokumentointia säätelevien voimassa olevien lakien ja asetusten sekä määräysten mukaisesti(opiskelijatietoja koskeva arkistointi). Suostumuksen peruuttaminen Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Valitusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: 6. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti: Opiskelijalta itseltään Työnantajalta Oppisopimustoimistolta/Koulutuskuntayhtymän yhteyshenkilöltä TE- keskuksilta Sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Nuohousalan Keskusliitto ry:n ulkopuolelle. Rekisterin tietoja tai sen osia luovutetaan vain koulutuksen järjestämiseen liittyen, ainoastaan niille tahoille, jotka niitä tarvitsevat (kohta 3). He ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia: Visma in School, Priimus Manuaalinen aineisto (paperiasiakirjat)

4 A Sähköisessä muodossa oleva tieto: Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Oppilastietojärjestelmän ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen järjestelmän käyttäjä allekirjoittaa tietosuojasitoumuksen erillisenä asiakirjana käyttöoikeuden saadessaan B MANUAALINEN AINEISTO Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan 8. Käsittelyn kesto Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus-/opiskelijasuhde on voimassa Arkistointivelvoite voimassaolevien Opetusta säätelevien lakien, asetusten tai määräysten mukaisesti o Teoriaopintojen henkilökohtaistamisdokumentit, säilytys 5 v o Teoriaopintojen suoritusarvioinnit, arkistointi pysyvästi Koulutusmarkkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan ilmoittamalla siitä rekisterin pitäjälle 9. Henkilötietojen käsittelijät Asiakasrekisteriä käsittelevät Nuohousalan Keskusliitto ry:n työntekijät erikseen heille myönnettyjen käyttöoikeuksien mukaisesti. IT tuki, Jorma Lappeteläinen Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. 12. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.

5 Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Rekisteri sijaitsee tietokoneessa, joka on sijoitettu konesaliin palvelimelle, jonne pääsy asiattomilta on estetty. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.