Kuntarekry.fi-rekisteriseloste

Transkriptio

1 Kuntarekry.fi-rekisteriseloste Registerbeskrivning Rekisteriseloste / Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: , muutospäivät , , , , Rekisterinpitäjät A Kukin järjestelmään rekisteröitynyt työnantaja on rekisterinpitäjä ja vastaa omien työnhakijoidensa henkilötietojen käsittelystä. B FCG Kuntarekry Oy Osmontie 34, Helsinki PL 950, Helsinki vastaa järjestelmän teknisestä toimivuudesta toimien Kuntarekry.fi -rekisterin pääylläpitäjänä ja vastaten henkilötietojen käsittelystä tältä osin (lokitiedot, varmuuskopioinnit, hävittäminen). 2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja/tai yhteyshenkilöt Palvelua käyttävät kuntatyönantajat vastaavat rekisterinpitäjinä omien työnhakijoidensa hakemusten ja henkilötietojen käsittelystä sekä niitä koskevista tiedusteluista. Tiedustelut osoitetaan kunkin palvelua käyttävän työnantajan rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekrytointijärjestelmän valtakunnallisen pääkäyttäjän ja ylläpitäjän yhteystiedot FCG Kuntarekry Oy / Aija Tuimala Sähköposti: aija.tuimala(at)fcg.fi Varahenkilö: Risto Kökkö Sähköposti: risto.kokko(at) fcg.fi 3. Rekisterin nimi Kuntarekry.fi palvelun työnhakijatietokanta, joka koostuu kohdistetuista rekrytoinneista, sijaisrekrytoinneista ja avoimista rekrytoinneista kertyvistä työnhakijatiedoista. Palvelussa toimii kaksi eri järjestelmää; verkkosivuston julkaisujärjestelmä ja rekrytointijärjestelmä. Verkkosivustolla eli julkaisujärjestelmässä kuntatyönantajat julkaisevat avoimia työpaikkoja, jotka poistuvat julkaisujärjestelmästä automaattisesti, kun hakuaika päättyy. Verkkosivuston julkaisujärjestelmään ei synny henkilötietorekisteriä. Työnhakijat voivat jättää rekrytointijärjestelmään työhakemuksensa. Rekrytointijärjestelmään kertyy työnhakijoiden henkilötietoja hakemusten jättämisen myötä. Rekrytointijärjestelmässä kuntatyönantajat käsittelevät työnhakijoiden hakemuksia hakemusten vastaanotosta valintaesityksen tekemiseen. Hakemusten poistamista käsitellään kohdassa Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) Kuntarekry.fi palveluun rekisteröityneiden kuntaorganisaatioiden henkilöstön rekrytointi. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 523/1999, työelämän tietosuojalain 759/2004 ja arkistolain 831/1994 määräysten ja ohjeiden mukaiseen työnhakijoiden tietojen käsittelyyn, säilytykseen ja poistoon palveluun rekisteröityneiden kuntaorganisaatioiden rekrytoinneissa.

2 5. Rekisterin tietosisältö Rekrytointijärjestelmään tallentuvat työnhakijan tiedot riippuen siitä, mitä tietoja työnantaja kohdennetuissa rekrytoinneissa hakulomakkeella kysyy ja mitä tietoja työnhakija itsestään tallentaa. Työnhakijan on mahdollista tallentaa Avoin hakemus kuntiin ja Hakemus keikkatöihin hakulomakkeille seuraavat tiedot itsestään: nimi, yhteystiedot, työkokemus, suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus, osaamiset, hakemus tehtävään vapaa tekstikenttä, kunnat, organisaatiot ja tehtäväalueet, joihin työnhakija osoittaa kiinnostuksensa, mahdollinen hakijan liittämä liitetiedosto, työnhakijan määrittämä hakemuksen säilytysaika sekä keikkalaiseksi ilmoittautuvan käytettävyystiedot. Avoimeen hakupalveluun ja Keikoille kuntiin -palveluun jätettyjä hakemuksia voivat lukea ja käsitellä ne kuntatyönantajat, joihin työnhakija on hakemuksessaan osoittanut kiinnostuksensa, ja joilla on oikeus lukea ja käsitellä avoimia hakemuksia. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Säännönmukaisena tietolähteenä ovat Kuntarekry.fi palvelun käyttäjiksi rekisteröityneet työnhakijat. Kuntatyönantajat vastaavat työnhakijoiden tietojenkäsittelystä rekrytointijärjestelmässä. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei luovuteta. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Kuntarekryn työnhakijatietokannasta ei synny yhtenä rekisterinpitäjänä toimivalle FCG Kuntarekry Oy:lle manuaalista aineistoa. Rekisterinpitäjinä toimiville kuntatyönantajille manuaalista aineistoa syntyy. Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä vastaa pääosin FCG Kuntarekry Oy. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät ne rekisteröityneet työnantajat, joiden organisaatioon työhakemus kohdistuu. Työnhakijan käyttäjätunnuksilla työnhakija voi käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla käyttäjätunnuksillaan työnhakija voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan. FCG Kuntarekry Oy:ssä työskentelevät rekrytointijärjestelmän valtakunnalliset pääkäyttäjät näkevät työnhakijoiden hakemukset työnantajien tukipalvelupyyntöihin vastatessaan. Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäväksi JulkL mukaisesti (perhesuhteet, harrastukset, poliittinen vakaumus). Käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolain 32 suojaamisvelvoitteita ja 33 vaitiolovelvollisuutta. 9. Henkilörekisterissä olevien tietojen säilytys ja hävittäminen Sekä sähköinen että manuaalinen tietojen säilytys ja hävittäminen tapahtuu arkistolain 831/ :n perusteella annettujen ohjeiden mukaisesti. Järjestelmään rekisteröityneet työnantajat vastaavat hakemusten ja työnhakijoiden tietojenkäsittelystä ja hakemusten säilytyksestä kohdistettujen rekrytointien ja sijaisrekrytointien osalta sekä niiden avointen ja keikkatyöhakemusten osalta, jotka työnhakijat ovat heille järjestelmässä osoittaneet. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai FCG Kuntarekry Oy:n toimesta. Niiden avointen hakemusten osalta, joita ei ole osoitettu mihinkään kuntaan tai organisaatioon, hävittämisestä vastaa yksin FCG Kuntarekry Oy. Avoimen keikoille kuntiin hakemuksen jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajien käytettävissä 6 kk siitä, kun työnhakija on viimeksi päivittänyt avointa hakemustaan. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä ja käytettävyystietojensa ylläpidosta. Jos työnhakija haluaa hakemuksensa olevan aktiivinen 6 kk:n jälkeen, hän voi päivittää hakemuksensa. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 vuorokautta

3 ennen kuin hakemus vanhenee. Jos hakija ei päivitä keikkatyö hakemustaan, säilyy se 6 kk:n voimassaolon jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai FCG Kuntarekry Oy:n toimesta. Vuosittain hävitetään järjestelmästä ne hakemukset, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen vuoteen, hävitetään sekä käyttäjätunnus että hakijan hakemustiedot. Avoimen hakemuksen kuntiin jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajan käytettävissä hakijan määrittämään päivämäärään asti. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 vuorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä. Jos työnhakija ei päivitä avointa hakemustaan, säilyy se työnhakijan määrittämän päivämäärän jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai FCG Kuntarekry Oy:n toimesta. Vuosittain hävitetään järjestelmästä ne hakemukset, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen vuoteen, hävitetään sekä käyttäjätunnus että hakijan hakemustiedot. Kohdistetuissa rekrytoinneissa valitsematta jääneiden työnhakijoiden hakemukset säilyvät järjestelmässä 2 vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai FCG Kuntarekry Oy:n toimesta. Vuosittain hävitetään järjestelmästä ne hakemukset, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Työnantajat vastaavat mahdollisten manuaalisten hakemusten säilyttämisestä ja hävittämisestä omien arkistonmuodostussuunnitelmiensa mukaisesti. Rekrytoitujen työnhakijoiden hakemukset kuntatyönantajat ovat velvoitettuja säilyttämään pysyvästi. Valitsematta jääneiden hakijoiden hakemuksia saa säilyttää kunkin kunnan asettaman määräajan mukaisesti kuitenkin vähintään kaksi vuotta ArkL 8 huomioiden. Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen vuoteen, hävitetään sekä käyttäjätunnus että hakijan hakemustiedot. Työnantajat haastattelevat ja valitsevat sijaiset keikkatyöhön. Tämän jälkeen sijainen ylläpitää omia käytettävyystietojaan järjestelmän kalenterissa. Jos sijainen merkitsee itsensä tilaan Ei käytettävissä, hän ei tule mukaan sijaishakuihin. Jos sijaiseksi hyväksytty henkilö ei päivitä tietojaan 6 kk:een, hänen tietonsa muuttuvat tilaan ei käytettävissä. Jos sijainen on tilassa Ei käytettävissä kaksi vuotta viimeisestä käytettävissä oloajasta laskettuna, hänen tietonsa hävitetään järjestelmästä kyseisen työnantajan ja/tai FCG Kuntarekry Oy:n toimesta. Vuosittain hävitetään järjestelmästä ne hakemukset, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen vuoteen, hävitetään sekä käyttäjätunnus että hakijan hakemustiedot. FCG Kuntarekry Oy vastaa tietojen varmuuskopioinnista sekä niiden säilyttämisestä kunkin rekrytoinnin kohdalla kaksi vuotta. 10. Tarkastusoikeus Työnhakijalla on oikeus saada tarkistaa itsestään tallentamansa tiedot tai tiedot, jotka hänestä on järjestelmään tallennettu. Työnhakijalla on oikeus turvautua henkilötietolaissa mainittuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjänä toimivalle työnantajalle, jolle työhakemus on osoitettu. Työnhakijan tietojen rekisterinpitäjä on kunta ja/tai organisaatio, jonka rekrytointiin työnhakija on jättänyt hakemuksensa ja / tai kunta ja/tai organisaatio, johon työnhakija on osoittanut kiinnostuksensa. 11. Virheellisen tiedon korjaaminen Työnhakija voi itse päivittää järjestelmään tallentamiaan tietoja. Kohdistettuun hakuun kirjattuja tietoja ei voi päivittää hakuajan päättymisen jälkeen. Muuttuneet yhteystiedot työhakija voi päivittää näissäkin tilanteissa. Muut tietojen korjaamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjänä toimivalle työnantajalle, jolle työhakemus on osoitettu. 12. Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointi- tms. tarkoituksiin Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkeleita varten. Registerbeskrivning

4 1. Registerbeskrivning / Dataskyddsbeskrivning Personuppgiftslagen (523/99) 10 Upprättat: , uppdateringsdatumar , , , Registeransvarig A Arbetsgivare som registrerat sig i systemet är registeransvarig och ansvarar för hanteringen av arbetssökandenas personuppgifter. B FCG Kuntarekry Oy Andra Linjen Helsingfors är huvudansvarig för Kuntarekry.fi-registrets systemets tekniska funktion och svarar för hanteringen av alla personuppgifter (logginformation, säkerhetskopiering, förstörelse) 2. Registerärendenas handläggare och /eller kontaktperson Kommunarbetsgivare är registeransvariga och ansvarar för hanteringen av sina arbetssökandens ansökningar och hanteringen av personuppgifter samt förfrågningar som gäller dem. Förfrågningar riktas till den person som ansvarar för respektive arbetsgivares registerärenden. Kontaktuppgifterna till rekryteringssystemets riksomfattande huvudanvändare och upprätthållare: FCG Kuntarekry Oy / Aija Tuimala E-post: aija.tuimala(at)fcg.fi Reservperson: Risto Kökkö E-post: risto.kokko(at) fcg.fi 3. Registrets namn Kuntarekry.fi-tjänstens databas för arbetssökande omfattas av sökandes uppgifter för riktad rekrytering, vikarierekrytering och öppna rekryteringar. Tjänsten består av två system: webbplatsens publiceringssystem och rekryteringssystemet. På webbplatsen publicerar kommunarbetsgivarna sina lediga arbetsplatser. Efter ansökningstidens slut försvinner annonserna automatiskt från publiceringssystemet. Personuppgifterna lagras inte på webbplatsens publiceringssystem. Arbetssökanden kan lämna sin arbetsansökan i rekryteringssystemet. I rekryteringssystemet samlas arbetssökandenas personuppgifter i den takt de registeras. I rekryteringssystemet hanterar kommunarbetsgivaren arbetssökandenas arbetsansökningar allt från mottandet av ansökan till det slutliga valet. Ansökningar förstörs enligt punkt Syftet med hanteringen av personuppgifter (registrets användningsändamål) Kommunorganisationernas personalrekrytering som registrerats i Kuntarekry.fi-tjänsten. Hanteringen av personuppgifter baserar sig på personuppgiftslagens 523/1999, arbetslivlagens om dataskydd 759/2004 och arkiveringslagens 831/1994 bestämmelser och regler för hantering, förvaring och förstörelse av arbetssökandens uppgifter. 5. Registrets datainnehåll I rekryteringssystemet lagras arbetssökandens uppgifter beroende på vilka uppgifter arbetsgivaren i riktad rekrytering frågat efter på ansökningsblanketten och på vilka uppgifter arbetssökande lagrar om sig själv. Arbetssökande kan i Öppen ansökan och Vikariatansökan lagra följande uppgifter om sig själv: namn, kontaktuppgifter, arbetserfarenhet, avklarade examina, övrig utbildning och fortbildning, kompetenser, fritt textfält för ansökan, kommuner, organisationer och uppgiftsområden som arbetssökande riktar sitt intresse för, eventuell bilaga som arbetssökande bifogar, lagringstid som arbetssökande definierar samt tillgänglighetsuppgifter som vikarien uppger. 6. Regelmässiga uppgiftskällor

5 Regelmässiga uppgiftskällor omfattas av arbetssökande som registrerat sig i Kuntarekry.fi-tjänsten. Kommunarbetsgivarna ansvarar för arbetssökandenas databehandling I rekryteringssystemet. 7. Regelmässigt utlämnande och översändande av uppgifter utanför EU eller EES Uppgifter överlämnas ej. 8. Principerna för registerskyddet Kuntarekrys databas för arbetssökande medför inte för den registeransvariga, FCG Kuntarekry Oy, något manuellt material. För registeransvariga kommunarbetsgivare uppstår manuellt material. Användningen av registret begränsas till enskilda användares rättigheter och användningen av registret registreras i rekryteringssystemets logginformation, vars hantering främst ansvaras av FCG Kuntarekry Oy. Registret kan med begränsade rättigheter användas endast med personliga användarkoder och lösenord. Uppgifterna om registrerade arbetssökande kan hanteras av registrerade arbetsgivare som arbetsansökan riktats till. Med arbetssökandes användarkoder kan arbetssökande behandla endast egna uppgifter. FCG Kuntarekry Oy:s riksomfattande systemhuvudanvändare har insyn i arbetssökandens ansökningar när kundtjänsten svarar på arbetsgivarnas förfrågningar. Personuppgifter som lagrats i registret är hemliga enligt lagens om offentlighet i myndigheternas verksamhet (familjeförhållanden, hobbyer, politisk åskådning). I hanteringen gäller Personuppgiftslagens 32 plikt om skydd och tystnadsplikt enligt Förvaring och förstörelse av uppgifterna i personregistret Både elektronisk och manuell förvaring och förstörelse sker enligt arkiveringslagen 831/ I systemet registrerade arbetsgivare ansvarar för hanteringen av ansökningar och arbetssökandens datahantering, för förvaring av riktade ansökningar och vikariatansökningar samt för öppna ansökningar och vikariatansökningar som arbetssökande skickat via systemet. Ansökningarna förstörs av registrerade arbetsgivare och/eller FCG Kuntarekry Oy. För förstörelse av öppna ansökningar som inte riktats till någon kommun eller organisation ansvarar enbart FCG Kuntarekry Oy. Öppna ansökningar som arbetssökande har lämnat in till kommuner finns till arbetsgivarnas förfogande i 6 mån. från det att arbetssökande senast uppdaterat sin öppna ansökan. Arbetssökande ansvarar för uppdatering av egna uppgifter och tillänglighet. Om arbetssökande vill hålla sin ansökan aktiv efter 6 mån., kan ansökan uppdateras. Arbetssökande får från systemet automatiskt ett meddelande 14 dygn innan ansökan föråldras. Om sökande inte uppdaterar sin vikariatansökan, bevaras ansökan 2 år efter 6 mån. giltighetstiden i systemet. Ansökningarna förstörs av registrerade arbetsgivare och /eller FCG Kuntarekry Oy. Personliga användarkoder och ansökningar som inte mer efter föregående år behöver sparas, tas bort från systemet. Uppgifter som arbetssökande uppgett i öppen ansökan till kommuner kan användas av arbetsgivaren till det datum som sökande uppgett. Arbetssökande får från systemet automatiskt ett meddelande 14 dygn innan ansökan föråldras. Arbetssökande ansvarar själv för uppdatering av egna uppgifter. Om arbetssökande inte uppdaterar sin öppna ansökan, bevaras ansökan i systemet 2 år efter 6 mån. giltighetstiden. Ansökningarna förstörs av registrerade arbetsgivare och /eller FCG Kuntarekry Oy. Personliga användarkoder och ansökningar som inte mer efter föregående år behöver sparas, tas bort från systemet. Icke valda arbetssökandes riktade ansökningar bevaras i systemet 2 år efter att rekryteringen upphört. Ansökningarna förstörs av registrerade arbetsgivare och /eller FCG Kuntarekry Oy. Ansökningar som inte mer efter föregående år behöver sparas, tas bort från systemet. Arbetsgivarna ansvarar för lagring och förstöring av eventuella manuella arbetsansökningar enligt egna arkiveringsbestämmelser. Kommunarbetsgivarna skall spara rekryterade arbetssökandens ansökningar permanent. Ansökningar av icke valda sökande får bevaras enligt respektive kommuns regler, dock minst 2 år enligt arkiveringslagen 8. Arbetsgivarna intervjuar och väljer vikarier för vikariejobb. Efter dettsa upprätthåller vikarien egna tillgänglighetsuppgifter i systemets kalender. Om vikarien antecknar sig själv som Ej tillgänglig, ingår

6 han/hon inte i vikariesökningen. Om en person som godkänts som vikarie inte uppdaterar sina uppifter på 6 mån., ändras uppgiften till ej tillgänglig. Om vikarien är i läge ej tillgänglig 2 år efter senaste tillgängliga tiden, förstörs hans/hennes uppgifter i systemet av respektive arbetsgivare och/eller FCG Kuntarekry Oy. Personliga användarkoder och ansökningar som inte mer efter föregående år behöver sparas, tas bort från systemet. FCG Kuntarekry Oy ansvarar för datans säkerhetskopiering samt för lagring av varje rekrytering 2 år. 10. Granskningsrätt Arbetssökanden har rätt att granska personlig data som han/hon lagrat själv eller har lagrats i systemet av någon annan. Arbetssökanden omfattas av de rättigheter som omnämns i personuppgiftslagen. Ärenden som gäller dessa uppgifter bör riktas till den registeransvarige arbetsgivaren som arbetsansökan skickats till. Registeransvarig för arbetssökandens data är den kommun och /eller organisation som arbetssökanden skickat sin arbetsplatsansökan till och/eller den kommun och/eller organisation som arbetssökanden visat intresse för. 11. Korrigering av felaktig uppgift Arbetssökande kan uppdatera själv sina uppgifter i systemet. Inskrivna uppgifter till en riktad ansökan kan inte uppdateras efter ansökningstiden. Arbetssökanden kan uppdatera sina kontaktuppgifter även i dessa situationer. Ändring av övriga uppgifter bör riktas till den registeransvarige arbetsgivaren som ansökan skickats till. 12. Överlåtelse av data i marknadsföringssyfte eller annat syfte Personuppgifter får ej överlåtas för direktreklam, direktmarknadsföring, distansförsäljning, marknadseller åsiktsundersökning eller för personmatriklar.