STADEN JAKOBSTAD PIETARSAAREN KAUPUNKI

Transkriptio

1 STADEN JAKOBSTAD KOKOUSKUTSU Kokouskutsu Tiistaina klo 8:15, Otto-Sali Malmi Päättäjät Varsinaiset jäsenet Henkilökohtaiset varajäsenet Henrik Sandberg, puheenjohtaja Carola Häggblom Annica Haldin, varapuheenjohtaja Daniel Tunér Marcus Suojoki Mona Vikström Christer Tonberg Stefan Storholm Simon Holmstedt Bjarne Strengell Mervi Rantala Ulla Hellén Lisen Sundqvist Teija Löfholm Andreas Hjulfors Daniel Svenlin Bernice Törnqvist Görel Granholm Karita Nynäs Jan Ray Maria Palm Bo Kronqvist Roger Frostdahl Roy Björkman Stefan Grahn Mikael Lindvall Greger Forsblom Håkan Storbacka Johanna Holmäng Helena Berger Ralf Lindfors Benita Finne Muut läsnäolijat Lars Björklund, kaupunginhallituksen edustaja Kristina Stenman, kaupunginjohtaja Gun Kapténs, kunnanjohtaja Stefan Svenfors, kunnanjohtaja Gösta Willman, kaupunginjohtaja Pia-Maria Sjöström, vt. sosiaali- ja terveysjohtaja Pirjo Knif, vanhushuollon päällikkö Marit Björkstrand, ympäristöterveydenhuollon päällikkö Marika Björkskog, vt. talouspäällikkö Carola Lindén, sosiaalihuollon päällikkö Päivi Stenman, henkilöstöpäällikkö Lis-Marie Vikman, hoitotyön päällikkö Christina Sundqvist, kansliasihteeri Asiat Oheisen esityslistan mukaan. Toimeksi saanut: Christina Sundqvist kansliasihteeri

2 STADEN JAKOBSTAD KOKOUSKUTSU Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjantarkastus Esityslistan vahvistaminen Yhteisen potilas- ja asiakastietojärjestelmän hankinta Vaasan sairaanhoitopiirin alueelle Liite A: Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta... 6

3 Esityslista Sivu 1 1 KOKOUSKUTSUN LAILLISUUS JA KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUS Sosiaali- ja terveyslautakunnan puheenjohtaja julisti kokouksen avatuksi ja totesi, että kutsu oli laadittu hallintosäännön mukaisesti ja että kokous oli läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten lukumäärän suhteen päätösvaltainen.

4 Esityslista Sivu 2 2 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Vuorossa: Simon Holmstedt ja Ralf Lindfors (Maria Palm ja Andreas Hjulfors). Pöytäkirja tarkastetaan perjantaina ja pidetään nähtävillä maanantaina

5 Esityslista Sivu 3 3 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN Esityslista vahvistettiin ( ) esitetyssä muodossa ( ) lisättynä :ään merkityillä asioilla.

6 STADEN JAKOBSTAD Esityslista Sivu 4 Diarienr JSTAD/7/ YHTEISEN POTILAS- JA ASIAKASTIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTA VAASAN SAIRAANHOITOPIIRIN ALUEELLE Liite A: Sopimus, luonnos Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen tärkeimpiin tavoitteisiin kuuluu palveluiden yhteensovittaminen siten, että palveluista muodostuu yhtenäinen kokonaisuus, jossa asiakas saa hoitoa ja palvelua oikeaan aikaan. Tämä edellyttää potilas- ja asiakastietojen saatavuutta koko alueella sekä sitä, että tieto eri yksiköiden välillä kulkee sujuvasti. Tavoitteena ovat nykyistä asiakaslähtöisemmät, vaikuttavammat, kustannustehokkaammat ja paremmin yhteen sovitetut palvelut. Myös digitalisaatio ja e-palveluiden käyttö kasvavat voimakkaasti, mikä motivoi mitä suurimmassa määrin uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankkimista. Keski-Suomen sairaanhoitopiiri on hankkimassa uutta ja kattavaa sosiaalija terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmää (APTJ). Hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä ja hankintaprosessista vastaa KL-Kuntahankinnat Oy. Kilpailutuksessa ovat mukana myös ESSOTE, SOSTERI ja SIUNSOTE. Kilpailutus on edennyt kolmannelle kierrokselle ja jatkoon on päässyt kolme yritystä. Vaasan sairaanhoitopiirin hallitus käsitteli kokouksessaan sairaanhoitopiirin mahdollisuutta liittyä Keski-Suomen sairaanhoitopiirin ja Kuntahankintojen järjestämään asiakas- ja potilastietojärjestelmän kilpailutukseen. Hallitus päätti kokouksessaan liittyä ko. kilpailutukseen. Kilpailutus on yksi Suomen suurimmista asiakas- ja potilastietojärjestelmähankkeista. Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankkiminen on ensisijaisesti hanke, jolla luodaan edellytykset toiminnan kehittämiselle ja jossa tavoitteena on alueen sote-prosessien toiminnallinen yhtenäistäminen. Yhtenäistäminen kattaa potilas- ja asiakasprojektit ja esimerkiksi samat tuotteet, palvelut, kirjaamiskäytännöt, koodistot ja integroidut järjestelmät, eli käytännössä siis luodaan yhteiset pelisäännöt koko maakunnan sote-palveluille. Järjestelmä perustuu koko maakunnan kattavaan yhtenäiseen ICT-infrastruktuuriin. Yhtenäinen järjestelmä luo yhteisen kirjaamistavan samalla kun toiminnan tehostaminen ja parantaminen helpottuu nykytilanteeseen verrattuna. Uuden järjestelmän käyttöönoton myötä vanhoista järjestelmistä ja lisensseistä luovutaan jossakin vaiheessa, minkä jälkeen hallitaan yhtenäistä järjestelmää ja maksetaan vain yhdestä järjestelmäkokonaisuudesta.

7 STADEN JAKOBSTAD Esityslista Sivu 5 APTJ on KL-Kuntahankintojen kanssa toteutettava puitejärjestelyn mukainen hankinta, ja sen hankintalain mukaista toteutusta seurataan erittäin tarkasti. Riskianalyysin perusteella hankintalainsäädännön tulkintaa on jouduttu tarkentamaan ja entisestään tiukentamaan. Taustalla on korkeimman hallinto-oikeuden päätös (KHO:2016:182), joka edellytti, että hankintailmoituksessa tulee yksilöidä riittävästi hankinnan arvo sekä sen maantieteellinen laajuus. APTJ-hankinnassa on alusta lähtien huomioitu maakunnalliset kokonaisvolyymit, mutta kuntia, joiden volyymit on huomioitu, ei ole mainittu hankintailmoituksessa, ja ne tulee erityisesti sosiaalipalveluiden ja perusterveydenhuollon turvaamisen näkökulmasta mainita alkuvuodesta julkaistavassa tarjouspyynnössä. Yhtenäisen APTJ-tietojärjestelmäkokonaisuuden valmistelun mahdollistamiseksi ja jotta ei synny vaaraa, että kunta menettäisi mahdollisuuden hyödyntää kilpailutusta eikä voisi hyödyntää APTJ:n puitejärjestelyä, on Vaasan sairaanhoitopiirin jäsenkuntien sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden tehtävä päätös siitä, sitoutuvatko ne olemaan mukana yhteisen APTJ-tietojärjestelmäkokonaisuuden hankinnassa. Luonnos sopimukseksi Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän kanssa sekä sitoumuslomake KL-Kuntahankinnoille tätä tarkoitusta varten ovat liitteenä. Pykälä tarkastetaan välittömästi. Ehdotus Vt. sosiaali- ja terveysjohtaja: päättää -hyväksyä Pietarsaaren sosiaali- ja terveysviraston ja Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän välisen sopimuksen uuden potilas- ja asiakastietojärjestelmän hankkimisesta -sitoutuu osallistumaan KL-Kuntahankinnat Oy:n järjestämään yhteishankintaan, käyttämään puitesopimusta sekä hankkimaan palveluita puitesopimuksen mukaisesti - valtuuttaa vt. sosiaali- ja terveysjohtaja Pia-Maria Sjöströmin ja henkilöstöpäällikkö Päivi Stenmanin allekirjoittamaan mainitun sopimuksen ja sitoumuksen kunnan puolesta - että hankkeen kustannukset otetaan huomioon tulevan vuoden talousarviossa. Elleivät sairaanhoitopiirin vuonna 2019 laskuttamat kustannukset mahdu talousarvioon, hyväksyy sosiaali- ja terveyslautakunta talousarvion oikaisemisen vastaavalla summalla.

8 4 Liite A: Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta Sivu 6 Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ja kunnan/kaupungin välinen sopimus uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän (APTJ) hankkimisesta Sopimusosapuolet Tämän sopimuksen ovat solmineet (1) Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Vastuuhenkilö: (2) kunta/kaupunki Vastuuhenkilö: Tausta Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen tärkeimpiin tavoitteisiin kuuluu palveluiden yhteensovittaminen niin, että palveluista muodostuu yhtenäinen kokonaisuus, jossa asiakas saa hoitoa ja palvelua oikeaan aikaan. Tämä edellyttää potilas- ja asiakastietojen saatavuutta koko alueella ja että tieto eri yksiköiden välillä kulkee sujuvasti. Tavoitteena on nykyistä asiakaslähtöisemmät, vaikuttavammat, kustannustehokkaammat ja paremmin yhteen sovitetut palvelut. Digitalisaatio ja e- palveluiden käyttö kasvaa, mikä mitä suurimmassa määrin motivoi uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankkimista. Yksi suurimmista asiakas- ja potilastietojärjestelmähankkeista on Keski-Suomen sairaanhoitopiirin APTJ-hanke, joka vastaa demografisesti melko hyvin Vaasan sairaanhoitopiirin aluetta. Hankkeeseen osallistuu nykyhetkellä viisi sairaanhoitopiiriä: Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, Essote, Siun Sote, Vaasan sairaanhoitopiiri ja Soster. Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hallitus valtuutti piirin johtajan allekirjoittamaan tarpeelliset sopimukset, jotta sairaanhoitopiiri voi osallistua mainitun potilastietojärjestelmän kilpailutukseen. Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankkiminen on ensisijaisesti hanke, jolla luodaan edellytykset toiminnan kehittämiselle ja jossa tavoitteena on alueen soteprosessien toiminnallinen yhtenäistäminen. Yhtenäistäminen kattaa potilas- ja asiakasprojektit ja esimerkiksi samat tuotteet, palvelut, kirjaamiskäytännöt, koodistot ja integroidut järjestelmät, eli käytännössä siis luodaan yhteiset pelisäännöt koko maakunnan sote-palveluille. Järjestelmä perustuu koko maakunnan kattavaan yhtenäiseen ICT-infrastruktuuriin. Yhtenäinen järjestelmä luo yhteisen kirjaamistavan, samalla kun toiminnan tehostaminen ja parantaminen helpottuu nykytilanteeseen verrattuna. Uuden

9 4 Liite A: Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta Sivu 7 järjestelmän käyttöönoton myötä vanhoista järjestelmistä ja lisensseistä luovutaan jossakin vaiheessa, jolloin maksetaan vain yhdestä järjestelmäkokonaisuudesta. Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän sopimusosapuolet tässä sopimuksessa ovat Pietarsaaren sosiaali ja terveysvirasto (toimivaltaa allekirjoittaa sopimuksen Pietarsaaren, Luodon, Pedersören, Uusikaarlepyyn osalta), Mustasaari, Vöyri, Vaasa, Laihia ja Rannikko Pohjanmaan sosiaali- ja perusterveydenhuollon kuntayhtymä (toimivaltaa allekirjoittaa sopimuksen Maalahden, Närpiön, Kristiinankaupungin, Kaskisen ja Korsnäsin osalta). Sopimuksen tarkoituksena on turvata hankinnan toteutuminen, vaikka maakunta- ja sote-uudistus jäisi toteutumatta. Arvioidut kilpailutuskustannukset pohjautuvat Keski-Suomen sairaanhoitopiirin laskelmaan henkilötyöpäivien ja KL-Kuntahankintojen käytöstä, 2M-IT:n tekemään työhön sekä mahdollisiin markkinaoikeudellisiin kuluihin valitustilanteessa. Vaasan sairaanhoitopiirissä on arvioitu, että hankkeen kulut seuraavan 10 vuoden aikana ovat seuraavanlaiset: - Kilpailutuksesta koituvat kulut noin 1,4 miljoonaa euroa. - Noin 28 miljoonaa euroa asiakas- ja potilastietojärjestelmään (sisältää tukija ylläpitomaksut. Sisältää kertaluonteiset investointikulut sekä jatkuvat vuosikulut). - Runsaat 67 miljoonaa euroa muihin kiinteisiin investointikustannuksiin itse tehdyn työn muodossa sekä Vaasan keskussairaalan että kuntien osalta, 2M-IT:n ja mahdollisten muiden toimijoiden tekemä työ. - Noin 15 miljoonaa euroa muihin jatkuviin vuosikuluihin (mm. infra- ja käyttäjäpalvelut, kehitysorganisaatio, käyttäjätuki). Vaasan sairaanhoitopiiri vastaa alkuvaiheessa kaikista hankinnasta koituvista kuluista ja jakaa kulut kuntien kesken sitä mukaa kuin sairaanhoitopiiriä laskutetaan. Vaasan sairaanhoitopiiri korvaa kunnille resurssit, jotka pitkähköksi ajaksi vapautetaan omista tehtävistään, kokonaan tai vähintään 50 %, hoitamaan hankkeeseen liittyviä tehtäviä, minkä jälkeen sairaanhoitopiiri kokoaa kokonaiskustannukset ja laskuttaa kaikkia kuntia kokonaiskustannuksista kunkin kunnan väestömäärän mukaisesti. Osallistumisesta kokouksiin, pieniin tehtäviin tai koulutukseen ei makseta korvausta. Osapuolten velvoitteet Vaasan sairaanhoitopiirin hallituksen tekemän päätöksen nojalla sairaanhoitopiiri on yhdessä muiden yllä mainittujen sairaanhoitopiirien kanssa liittynyt KL- Kuntahankintojen koordinoimaan uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan ja sitoutunut allekirjoittamaan sopimukset ja ryhtymään muihin tarvittaviin toimenpiteisiin, jotta järjestelmä voidaan ottaa käyttöön Vaasan keskussairaalassa ja sairaanhoitopiirin jäsenkunnissa. kunta/kaupunki sitoutuu tällä sopimuksella siihen, että se:

10 4 Liite A: Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta Sivu 8 1) valtuuttaa Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän kunnan/kuntayhtymän puolesta allekirjoittamaan sopimuksia ja ryhtymään muihin tarpeellisiin toimenpiteisiin ym uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankkimiseksi, käyttöönottamiseksi sekä siihen liityvien jatkuvien palvelujen hankkimiseksi ja siten osallistumaan KL-Kuntahankinnat Oy:n järjestämään yhteishankintaan, käyttämään puitesopimusta sekä hankkimaan palveluita puitesopimuksen mukaisesti Toimittajalta 2) osoittaa asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta- ja käyttöönottovaiheen aikana, mutta myös sen jälkeen järjestelmän kehittämiseksi jatkossa, sairaanhoitopiirin käyttöön muun muassa järjestelmän käyttöönottoon ja ylläpitämiseen tarvittavat resurssit, joita ovat lähinnä kunkin toimialan asiantuntijat. Tämä koskee muun muassa konfiguraatiota ja koulutuksia. Sairaanhoitopiiri tarvitsee jatkuvasti jo järjestelmän hankinta- ja käyttöönottovaiheen aikana asiantuntijoita jäsenkuntien sosiaali- ja perusterveydenhuollosta. Tästä sovitaan yhdessä kunnan kanssa erillisessä kilpailutusta ja sopimuskauden aikaista yhteistyötä koskevassa yhteistyösopimuksessa. 3) hyväksyy, että kunnan osuus asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta-, käyttöönotto- ja käyttökuluista sekä muista jatkossa syntyvistä kuluista, esimerkiksi kunnossapitokustannukset, laskutetaan kunnalta juoksevan kuntalaskutuksen puitteissa. Kunnan osuus kokonaiskuluista määritellään kunnan väestömäärän mukaan. Sopimuksen voimassaoloaika ja raukeaminen Sopimus tulee voimaan, kun kaikkien osapuolten toimivaltaiset edustajat ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa siihen saakka, että Vaasan sairaanhoitopiiri, tai sen toiminnan ottanut organisaatio, päättää korvata tässä sopimuksessa tarkoitetun järjestelmän toisella järjestelmällä. Sopimus raukeaa sillä hetkellä, kun korvaava järjestelmä otetaan käyttöön. Jos maakuntalaki astuu voimaan siirtyy sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisvastuu maakunnalle. Kunta ei vastaa APTJ-hankkeen rahoittamisesta sen jälkeen kun maakunta on muodostettu. Sopimuksen lisäykset tai muutokset Jos sopimuksen voimassaoloaikana syntyy tarvetta tehdä muutoksia tai lisäyksiä sopimukseen, osapuolet sitoutuvat sopimaan yhteisymmärryksessä oikeudenmukaisesta muutoksesta tai lisäyksestä kyseisiin ehtoihin. Mahdolliset muutokset ja/tai lisäykset sopimukseen on, jotta ne olisivat sitovia, tehtävä kirjallisesti ja osapuolten toimivaltaisten edustajien on ne allekirjoitettava.

11 4 Liite A: Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta Sivu 9 Ilmoitukset Tämän sopimuksen mukaisesti toimitettavien ilmoitusten on oltava kirjallisia ja ne on toimitettava yhteyshenkilölle osapuolen ilmoittamaan osoitteeseen, ellei osapuoli ole erikseen ilmoittanut muusta vastaanottajasta eri osoitteessa. Ilmoitukset voi toimittaa henkilökohtaisesti tai sähköpostitse, mutta ne on aina lähetettävä saantitodistusta vastaan. Salassapito Osapuolten on noudatettava julkisyhteisön ominaisuudessa salassapitoa ja julkisuutta koskevia määräyksiä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) ja muun lainsäädännön mukaisesti. Osapuolet sitoutuvat siihen, että määräävät tarvittaessa henkilöstönsä solmimaan erityisen salassapitosopimuksen. Salassapito ei koske yleisesti saatavilla olevia tai julkisia tietoja taikka tietoja, jotka sopimusosapuoli on saanut laillisesti haltuunsa joltakin muulta kuin toiselta sopimusosapuolelta. Sopimusosapuolet huolehtivat vastuualueillaan siitä, että määräykset ja viranomaisohjeet tietosuojasta ja salassapidosta huomioidaan. Kun sopimus tai tehtävä päättyy tai raukeaa, sopimusosapuolten on palautettava tai toisen sopimusosapuolen suostumuksella tuhottava toisen sopimusosapuolen luottamuksellinen aineisto. Aineistoa ei saa tuhota, jos laki tai viranomaisohje vaatii sen säilyttämistä. Allekirjoitukset Tästä sopimuksesta on tehty kaksi yhtäpitävää kappaletta, joista kumpikin osapuoli on saanut yhden. kunnan puolesta / 2018 / Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän puolesta / 2018 / 2018

12 4 Liite A: Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta Sivu 10..