Säätiöiden ja rahast S ojen neuv o ttel ukunt a r y. Delega D tionen för stiftelser och fonder r f. Helsinki

Transkriptio

1 1

2 2

3 Säätiöiden SÄÄTIÖIDEN ja rahastojen JA RAHASTOJEN neuvottelukunta NEUVOTTELUKUNTA ry. RY Delegationen DELEGATIONEN för stiftelser FÖR STIFTELSER och OCH fonder FONDER rf. RF Helsinki

4 Toimittajat Paavo Hohti ja Kai Kilpinen Työryhmä pj. Tuomo Lähdesmäki, hallituksen jäsen, Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry. Juhani Erma, puheenjohtaja, Hallitusammattilaiset ry. Paavo Hohti, toimitusjohtaja, Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry. Oili Kela, senior associate, Asianajotoimisto Borenius & Kemppinen Oy Seppo Kemppinen, asianajaja, osakas, Asianajotoimisto Borenius & Kemppinen Oy Kai Kilpinen, asiamies, Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry. Kari Lydman, kht-tilintarkastaja, PricewaterhouseCoopers Oy Johanna Perälä, kht-tilintarkastaja, PricewaterhouseCoopers Oy Juha Viertola, toiminnanjohtaja, Suomen Hiihtoliitto ry. Ilkka Lahti, erityisasiantuntija, valtiovarainministeriö (kirjoittajana vero-osiossa) Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry. Delegationen för stiftelser och fonder rf.. Helsinki isbn (nid.) isbn (pdf) Kansi ja taitto Anne Kaikkonen ja Janne Paajanen / Timangi Painopaikka Vammalan Kirjapaino Oy, Sastamala

5 Sisällysluettelo Lukijalle 6 1. Mikä on säätiö? 7 Peruskäsitteitä 7 Säätiön tarkoitus 7 Säätiön säännöt 8 2. Säätiön elinkaari 9 Säätiön perustaminen 9 Säätiön sulautuminen ja lakkauttaminen 9 3. Säätiön hallinto 11 Hallitus 11 Hallituksen valiokunnat ja toimikunnat 13 Valtuuskunta 13 Asiamies, muu johto ja henkilöstö 13 Ulkoistaminen 14 Palkkiot 14 Hankinnat ja edustaminen 14 Lähipiiri ja sopimussidonnaisuus säätiöön 15 Vastuu säätiön asioiden hoitamisesta 15 Säätiö konsernissa Säätiön toiminta 17 Säätiön tarkoituksen toteuttaminen 17 Taloudenhoito Valvonta 21 Sisäiset valvontajärjestelmät 21 Sisäinen raportointi 21 Riskienhallinta 21 Tilintarkastus 21 Ilmoitukset viranomaisille 22 Tietosuoja Verotus 24 Yleishyödyllisyys 24 Verovelvollisuus tulo- ja arvonlisäverotuksessa 24 Elinkeinotulo 24 Sijoitustoiminnan verokohtelu 24 Lahjoitusten verotus 25 Apurahojen ja palkintojen verotus Viestintä ja avoimuus 26 Säätiön sidosryhmät 26 Avoimuus 26 Verkkoviestintä 26 Hyvä säätiötapa Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta Liitteet 29 Säätiöitä koskevia säädöksiä 29 Säätiölaki ja -asetus 29 5

6 Lukijalle Säätiöt ovat merkittävä osa suomalaista kansalaisyhteiskuntaa. Itsenäisinä aktiivisina toimijoina ne rahoittavat muun muassa tiedettä, taidetta ja kulttuuria sekä tuottavat erilaisia hyvinvointipalveluita. Hyvin toimivien ja avointen säätiöiden tekemä työ lisää tietoa, taitoa ja vaurautta yhteiskunnassamme. Säätiön hyvä hallinto on tarkoitettu avuksi ja opastukseksi säätiöissä toimiville henkilöille, säätiöiden hallituksen ja valtuuskunnan jäsenille, asiamiehille, toimihenkilöille ja säätiön perustamista suunnitteleville. Säätiön hyvä hallinto -ohjeen tavoitteena on herättää keskustelua hyvästä hallintotavasta sekä kannustaa säätiöiden hallituksia omien toimintaohjeiden laatimiseen ja ylläpitämiseen alalla vallitsevien hyvien käytäntöjen mukaisesti. Koska säätiöt eroavat toisistaan toimintansa ja kokonsa puolesta, kunkin säätiön hallituksen tulee päättää miltä osin ja missä laajuudessa ohjetta sovelletaan. Vaikka Säätiön hyvä hallinto -ohjeen suositukset on tehty apurahoja jakavien säätiöiden piirissä, päämääränä on ollut ohjeiden sovellettavuus säätiötoimintaan yleisesti. Ohjetta voidaan käyttää monin osin myös apurahoja jakavissa yhdistyksissä. Säätiön hyvä hallinto sisältää asiatietoja, joista osa perustuu pakottavaan lainsäädäntöön osan ollessa vain suositeltavaa käytäntöä. Pakottavaa lainsäädäntöä ei ole esitetty erillään muusta tekstistä. Tässä on noudatettu samaa periaatetta kuin pörssiyhtiöitä ohjaavassa hallinnointikoodissa. Lista tärkeimmistä säätiöitä koskevista säädöksistä, jotka säätiöissä toimivien tulisi tuntea, löytyy tämän ohjeen liitteenä. Säätiön hyvä hallinto -ohjeen sisältö on suurelta osalta suosituksenomaista, mutta luettavuuden vuoksi tätä ei ole huomioitu esitystavassa, jossa tekstin kielimuoto on lähinnä indikatiivi. Jos tämä ohje on ristiriidassa säätiön sääntöjen kanssa, noudatetaan luonnollisesti sääntöjä. Säätiön hyvä hallinto on Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry:n laaja näkemys siitä, millaista hallintotapaa säätiöissä tulee noudattaa. Kyseessä ei ole sitova asiakirja, eikä sen noudattamista valvota. Säätiön hyvä hallinto -ohje on laadittu vain säätiökentän itsesääntelyä varten. Ohjetta ei ole tarkoitettu käytettäväksi rikos- tai vahingonkorvausvastuun perusteena. Säätiön hyvä hallinto -ohjetta päivitetään tarpeen mukaan. Uusin versio on aina saatavilla Säätiöpalvelun kotisivuilta. 6

7 Mikä on säätiö? 1 Säätiö on perustajansa asettama erillisvarallisuus, jota hoitaa erillinen hallinto ja jolla toteutetaan perustajan määräämää hyödyllistä tarkoitusta. Säätiön perustaja laatii säätiön säännöt, joissa määrätään säätiön tarkoitus, tarkoituksen toteuttamistavat, hallinto ja toiminnan rakenne. Säätiölaissa (109/1930) ja -asetuksessa (1045/1989) säädetään säätiön toiminnasta ja valvonnasta. Osa säännöksistä on pakottavia. Säätiön toiminnan ja sen varallisuuden huolellisen hoidon päämäärä on yksinomaan säätiön tarkoituksen toteuttaminen. Tästä vastaa säätiön hallitus. Peruskäsitteitä Rekisteröity säätiö on itsenäinen oikeushenkilö, joka voi saavuttaa nimiinsä oikeuksia ja tehdä sitoumuksia sekä kantaa ja vastata. Säätiö eroaa osakeyhtiöstä muun muassa siten, että sen tarkoituksena ei ole harjoittaa liiketoimintaa tai tuottaa voittoa eikä sillä ole omistajia. Yhdistyksestä säätiö eroaa muun muassa siten, että sillä ei ole jäseniä ja sen tarkoitusta voi muuttaa vain rajoitetuin ehdoin. Eläkesäätiöt eivät kuulu säätiölain piiriin. Säätiöt luokitellaan tavallisesti apurahoja jakaviin säätiöihin ja toiminnallisiin säätiöihin. Apurahoja jakavat säätiöt ovat yleisiä kulttuurin, tieteen ja taiteen aloilla; ne toteuttavat tarkoitustaan jakamalla apurahoja ja avustuksia pääomansa tuotosta. Toiminnalliset säätiöt ovat yleisiä sosiaali- ja terveysalalla, sivistys- ja opetusalalla sekä urheilun ja nuorisotyön aloilla, ja ne toteuttavat tarkoitustaan toimimalla itse. Yleishyödyllisyys on säätiön verotukseen liittyvä käsite, joka on erotettava säätiölain hyödyllisyysvaatimuksesta. Sinänsä hyödyllinen säätiö ei ole automaattisesti yleishyödyllinen. Ollakseen yleishyödyllinen säätiön toiminnan tulee täyttää verolainsäädännössä säädetyt edellytykset. Yleishyödyllisyyttä käsitellään tarkemmin verotusta koskevassa luvussa. Säätiölaki käsittelee itsenäistä säätiötä. Säätiön hoidossa voi olla omakatteisia rahastoja eli epäitsenäisiä säätiöitä. Epäitsenäinen säätiö ei kuitenkaan ole rekisteröitävissä, eikä se ole itsenäinen oikeushenkilö. Epäitsenäisiä säätiöitä käsitellään säätiön kirjanpidossa erikseen. Säätiön hyvä hallinto -ohjetta voidaan kuitenkin soveltaa epäitsenäisissä säätiöissä. Säätiöllä voi olla myös vapaita tai sidottuja rahastoja. Sidotut rahastot perustuvat esimerkiksi lahjoittajan antamaan tarkoitusmääräykseen ja ne voidaan nimetä lahjoittajan mukaan (niin sanottu nimikkorahasto). Vapaita rahastoja voidaan perustaa myös säätiön hallituksen päätöksellä. Erotuksena omakatteisista rahastoista vapaiden ja sidottujen rahastojen varoja käsitellään yhdessä säätiön muiden varojen kanssa. Kaikkien rahastojen tarkoituksen on oltava aina säätiön tarkoituksen puitteissa. Säätiö ei ota vastaan lahjoitusta, jonka tarkoitus on säätiölle vieras. Säätiön tarkoitus Säätiön sääntöihin kirjattua tarkoitusta kunnioitetaan säätiön kaikessa toiminnassa, eikä sitä voida sivuuttaa. Tarkoitus kattaa säätiön koko elinkaaren. Säätiön tarkoitusta voidaan muuttaa vain säätiölaissa määrättyjen edellytysten vallitessa ja vain Patentti- ja rekisterihallituksen luvalla. Tarkoitusta voidaan muuttaa, jos sää- 7

8 tiön varojen käyttäminen sille määrättyyn tarkoitukseen on mahdotonta, olennaisesti vaikeutunut, kokonaan tai huomattavalta osalta hyödytöntä esimerkiksi varojen vähyyden vuoksi, taikka lain tai hyvien tapojen vastaista. Uusi tarkoitus ei voi olennaisesti poiketa alkuperäisestä tarkoituksesta. Päätös säätiön tarkoituksen muuttamisesta on tehtävä hallituksessa vähintään kolmen neljäsosan ääntenenemmistöllä, jollei säännöissä ole toisin määrätty. Tarkoituksen muutos tulee voimaan sen jälkeen, kun Patentti- ja rekisterihallitus on sen vahvistanut ja rekisteröinyt säätiörekisteriin. Säätiön säännöt Patentti- ja rekisterihallitus vahvistaa säätiön säännöt, joista käyvät ilmi säätiön tarkoituksen lisäksi keskeiset toimintaperiaatteet sekä toimielinten ja toimihenkilöiden vastuut. Perustaja määrää säännöissä, säädekirjassa taikka testamentissa, miten säätiön ensimmäiset toimielinten jäsenet valitaan. Säätiön hallituksen on huolehdittava sääntöjen ajanmukaisuudesta. Sääntöjä tulee muuttaa, jos se muuttuneiden olosuhteiden tai muiden syiden vuoksi havaitaan tarpeelliseksi. Muutokset toteutetaan säännöissä mainitulla tavalla ja niille on haettava Patentti- ja rekisterihallituksen vahvistus. Sääntömuutos tulee voimaan vasta rekisteröinnin jälkeen. Säätiön säännöt julkaistaan säätiön kotisivuilla. 8

9 Säätiön elinkaari 2 Vaikka säätiö perustetaan (määräaikaisia lukuun ottamatta) ikuiseksi, voidaan sillä katsoa olevan tietty elinkaari. Säätiön hallituksen tulee toimia siten, että toiminta tarkoituksen toteuttamiseksi voi jatkua häiriöttä. Joskus yhteiskunnallisten tai taloudellisten taikka säätiön tarkoituksen alaan liittyvien olosuhteiden muuttuessa voi säätiön elinkaari kuitenkin päättyä, jolloin säätiö tulee lakkauttaa tai sulauttaa toiseen säätiöön. Säätiön perustaminen Säätiön perustaminen edellyttää vakaata tahtoa ja harkintaa. Säätiö perustetaan säädekirjalla tai testamentilla. Perustamiseen haetaan lupa Patentti- ja rekisterihallitukselta. Vasta perustamisluvan saamisen jälkeen säätiö voidaan rekisteröidä. Rekisteröinnin jälkeen säätiöstä tulee oikeuskelpoinen. Perustaja antaa säätiölle tarkoituksen toteuttamiseen riittävän varallisuuden, kuitenkin vähintään säätiöasetuksessa määrätyn vähimmäismäärän ( euroa). Säätiön tulisi pystyä toimimaan jo säädepääoman turvin, eikä säätiötä voi perustaa lahjalupausten tai liiketoiminnan tuottojen varaan. Toimintaedellytysten arvioimiseksi laaditaan suunnitelma säätiön toiminnasta. Perustajan ja perustamisesta huolehtimaan määrätyn henkilön on valvottava, että säätiö perustetaan perustajan määräysten mukaisesti. Perustaja voi peruuttaa perustamismääräyksen niin kauan, kun säätiötä ei ole rekisteröity. Tämän jälkeen perustajalla ei ole mitään erityisoikeutta säätiön asioiden hoitamiseen, tarkoituksen tai sääntöjen muuttamiseen taikka säätiön lakkauttamiseen, ellei säätiön säännöissä ole toisin määrätty. Perustajan tulee harkita, edellyttääkö varallisuus ja säätiön tarkoitus itsenäisen säätiön perustamista, vai onko parempi perustaa nimikkorahasto tai epäitsenäinen säätiö jonkin olemassa olevan säätiön yhteyteen. On myös harkittava, onko tarkoituksenmukaisempaa perustaa pysyvä vai määräaikainen säätiö. Säätiö voidaan perustaa vain hyödyllisen tarkoituksen edistämiseen. Säätiön tarkoituksena ei voi olla liiketoiminnan harjoittaminen, välittömän taloudellisen edun hankkiminen perustajalle taikka luottamus- tai toimihenkilöille eikä sääntöperintösäännösten kiertäminen. Tarkoitus tulee määritellä huolellisesti ja riittävän laajaalaisesti. Tarkoituksen liian suppea määrittely voi ajan mittaan tehdä säätiöstä toimintakyvyttömän. Säätiön sulautuminen ja lakkauttaminen Jos säätiön hallitus havaitsee, että säätiö ei enää pysty toimimaan tehokkaasti tarkoituksensa toteuttamiseksi, tulee sen harkita säätiöfuusiota eli sulautumista toiseen säätiöön tai jopa säätiön lakkauttamista. Säätiön sulautuminen Säätiö voidaan sulauttaa toiseen tarkoitukseltaan samankaltaiseen säätiöön, jos säätiön tarkoituksen toteuttaminen täten olennaisesti paranee. Säätiöt voivat sulautua myös edellä mainituin edellytyksin siten, että kaksi tai useampia säätiöitä sopii varojensa ja velkojensa luovuttamisesta perustettavalle uudelle säätiölle. 9

10 Sulautumisesta tehtävä sopimus on hyväksyttävä vastaanottavassa säätiössä sillä tavoin kuin sääntöjen muuttamisesta on määrätty. Sulautuvassa säätiössä sopimus hyväksytään kuten tarkoituksen muutos. Jollei tarkoituksen muuttamisesta ole säännöissä toisin määrätty, sulautumissopimus on hyväksyttävä sulautuvassa säätiössä vähintään kolmen neljäsosan ääntenenemmistöllä. Sulautumiseen tulee saada säätiölain edellyttämissä määräajoissa Patentti- ja rekisterihallituksen suostumus sekä säätiön kotipaikan tuomioistuimen lupa, minkä jälkeen sulautuminen tulee ilmoittaa rekisteröitäväksi säätiörekisteriin määräajassa. Säätiön lakkauttaminen Jos syntyy tilanne, jossa säätiön tarkoitusta tulisi muuttaa, mutta se ei ole mahdollista, ja säätiön muuttaminen määräaikaiseksi on hyödytöntä, voidaan säätiö Patentti- ja rekisterihallituksen suostumuksella lakkauttaa. Jos säätiön toiminta on jatkuvasti ollut lain tai sääntöjen vastaista, voi säätiön kotipaikan tuomioistuin erityisestä syystä Patentti- ja rekisterihallituksen tekemästä hakemuksesta määrätä säätiön heti lakkautettavaksi. Kun säätiö lakkautetaan, tulee hallituksen käyttää varat sääntöjen lakkauttamispykälässä tarkoitetulla tavalla. Mikäli tällaista sääntömääräystä ei ole, menevät säätiön varat valtiolle. Valtion on luovutettava varat käytettäväksi säätiön toimintaan liittyvän tarkoituksen edistämiseksi. Säätiö, joka on perustettu määrätyksi ajaksi tai määrättyjen edellytysten varaan, on Patentti- ja rekisterihallituksen suostumuksella lakkautettava, kun määräaika on kulunut tai tarkoitettuja edellytyksiä ei enää ole. Samoin voidaan menetellä, jos säätiön varat ovat loppuneet. 10

11 Säätiön hallinto 3 Säätiöllä on aina oltava hallitus, joka hoitaa säätiön asioita lain ja säätiön sääntöjen mukaan. Säätiön säännöissä voidaan antaa päätösvaltaa säätiön asioihin myös toiselle toimielimelle, hallituksen jäsenelle tai säätiön toimihenkilölle. Muussa tapauksessa päätösvaltaa ei voi siirtää hallitukselta. Toimielinten kokoonpanosta ja niiden jäsenten lukumäärästä, toimikaudesta ja valintatavasta määrätään säätiön säännöissä. Päätösvaltaa käyttävä muu toimielin voi olla esimerkiksi valtuuskunta, edustajisto, hallintoneuvosto tai valtuusto. Tässä ohjeessa tästä toimielimestä käytetään nimitystä valtuuskunta. Säätiössä voi olla myös hallituksen tai valtuuskunnan alaisia muita toimielimiä ja luottamustoimisia tai työsuhteeseen kiinnitettyjä toimihenkilöitä. Säätiöllä ei ole osakeyhtiölain toimitusjohtajaa vastaavaa lakisääteistä toimielintä. Hallitus Säätiön hallitus hoitaa säätiön asioita yhteisvastuullisesti. Hallituksessa on oltava vähintään puheenjohtaja ja kaksi jäsentä. Hallituksena voi toimia myös säännöissä määrätty toisen säätiön, yhteisön tai laitoksen hallitus. Myös viranomainen voi toimia säätiön hallituksena tai hallituksen jäsenenä. Säätiön hallitus on vastuussa säätiön toiminnasta ja varallisuuden hoidosta. Hallituksen toiminnan ainoa päämäärä on säätiön tarkoituksen toteuttaminen; sitä ohjaa velvoite huolellisuuteen ja lojaalisuuteen eli toimimiseen vain säätiön hyväksi. Hallituksen jäsenten valinta Hallituksen muodostamistapa määrätään säätiön säännöissä. Ellei ulkopuolisia nimeäjätahoja ole määrätty, säätiön hallitus täydentää itse itseään. Hallituksen jäsenten lukumäärän ja kokoonpanon on mahdollistettava hallituksen tehtävien tehokas ja tarkoituksenmukainen hoito. Kokoonpanossa tulee ottaa huomioon säätiön toiminnan tarpeet, hallituksen jäsenten vaihtuvuus sekä monipuolisuus. Hallituksen jäseniksi valittavilla on oltava säätiön toimintaan ja toimialaan liittyvää asiantuntemusta sekä riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Jäseneksi valittu sitoutuu toimimaan hallituksessa koko toimikautensa. Eroa hallituksesta kesken kauden tulee pyytää vain harkitusti. Hallituksen jäsentä ei voi erottaa kesken toimikauden muuten kuin tuomioistuimen päätöksellä. Hallituksen jäsenen lojaalisuusvelvollisuus Hallituksen jäsen edustaa säätiössä toimiessaan vain säätiötä, ei nimittäjäänsä tai muuta tahoa, ja hänen tulee työskennellä hallituksessa säätiön eduksi. Hallituksen jäsen kunnioittaa ja noudattaa hallituksessa tehtyjä päätöksiä, mutta hänen ei tule hyväksyä lain tai sääntöjen vastaisia päätöksiä tai näiden täytäntöönpanoa. Ottaessaan vastaan toimensa hallituksen jäsen sitoutuu käyttämään riittävän määrän aikaa säätiön asioiden hoitamiseen riippumatta siitä, saako hän toimestaan palkkaa tai palkkiota. 11

12 Hallituksen tehtävät ja vastuut Hallitus hoitaa säätiön asioita ja edustaa sitä. Hallitus on vastuussa säätiön tarkoituksen toteuttamisesta, toiminnan järjestämisestä ja säätiön varojen hoidosta. Hallitus johtaa, ohjaa ja valvoo säätiön toimintaa. Sen tehtävänä on laatia ja hyväksyä säätiön keskeiset toimintaperiaatteet ja -suunnitelmat sekä riskienhallinnan periaatteet ja valvoa niiden toteutumista. Hallitus huolehtii, että säätiön sääntöjä muutetaan, jos muuttuneet olosuhteet tai muut syyt sitä edellyttävät. Jos säätiön toimintaedellytykset ovat lakanneet, hallitus huolehtii säätiön lakkauttamisesta, sulautumisesta toiseen säätiöön tai konkurssiin hakeutumisesta. Hallituksen työjärjestys Hallitus laatii itselleen työjärjestyksen, jota voidaan kutsua myös muun muassa ohjesäännöksi tai johtosäännöksi. Säätiön hallituksen kokousten koollekutsuminen ja asialistan laatiminen on hallituksen puheenjohtajan vastuulla, mutta käytännön järjestelyistä voidaan sopia työjärjestyksessä. Hallitus kokoontuu säätiön tarkoituksen toteuttamisen kannalta riittävän usein. Hallituksen jäsenten tulee huolellisesti asioihin perehtyneinä osallistua kokouksiin. Hallituksen päätösten tulee olla selkeitä ja ymmärrettäviä, ja niistä on pidettävä pöytäkirjaa. Hallitus huolehtii siitä, että säätiön organisaatio ja henkilökunta sekä henkilöstön työtehtävät ovat alati tarkoituksenmukaisia tavoitteiden saavuttamiseksi ja että säätiöllä on toimiva johtamis- ja valvontajärjestelmä. Hallitus voi antaa säätiön asioiden valmistelu- ja toimeenpanotehtäviä muille toimielimille tai -henkilöille, myös säätiön ulkopuolelle. Vastuu toiminnan järjestämisestä ja valvonnasta säilyy aina hallituksella, eikä päätösvaltaa voida siirtää säätiön ulkopuolelle. Mahdollisesta työnjaosta huolimatta hallitus tekee päätökset ja vastaa niistä kokonaisuutena. Hallitus vastaa säätiön varainhoidosta ja sijoitustoiminnasta siten, että varat sijoitetaan varmalla ja tuloa tuottavalla tavalla. Hallitus vastaa säätiön kirjanpidon järjestämisestä, tilinpäätöksen laadinnasta sekä tilintarkastuksessa mahdollisesti havaittujen puutteiden korjaamisesta. Hallitus huolehtii siitä, että säätiö toteuttaa aktiivisesti ja kustannustehokkaasti tarkoitustaan sääntöjen mukaisilla menettelytavoilla. Säätiön hallintokustannusten tulee olla asianmukaisesta toiminnasta johtuvia ja sen laatuun ja laajuuteen nähden kohtuullisia. Säätiön toimintamenojen kohdentumista valvotaan säännöllisesti. Hyvin laadittu työjärjestys tehostaa hallituksen työskentelyä. Työjärjestyksen ajantasaisuutta arvioidaan jatkuvasti ja toteutumista vuosittain. Työjärjestys voi sisältää muun muassa n n n n n n n n hallituksen, hallituksen puheenjohtajan, esittelijän ja sihteerin keskeiset tehtävät työnjaon hallituksen ja muiden toimielinten tai toimihenkilöiden välillä työnjaon hallituksessa hallituksen kokoustyöskentelyn periaatteet ohjeet hallituksen muusta työskentelystä ohjeet yhteydenpito- ja yhteistoimintamuodoista toimivan johdon kanssa ohjeet hallituksen jäsenen vaitiolovelvollisuudesta hallituksen toiminnan arviointiperiaatteet ja -tavat. Säätiön työjärjestys voi muodostaa kokonaisuuden, joka sisältää hallituksen työjärjestyksen lisäksi myös muita ohjesääntöjä ja työjärjestyksiä, kuten sijoitus-, apuraha- ja henkilöstöohjesäännöt. Hallituksen kokoukset Hallitus kokoontuu säännöllisesti ja aina tarvittaessa. Hallituksen kokousmenettely kirjataan hallituksen työjärjestykseen. Hallituksen kokouksista pidetään juoksevasti numeroitua pöytäkirjaa, joka liitteineen säilytetään luotettavalla tavalla ja pysyvästi. Hallituksen jäsenen huolellisuusvelvollisuus Hallituksen jäsenen on perehdyttävä aktiivisesti ja huolellisesti säätiön asioihin sekä sen toimintaa ohjaaviin sääntöihin, sisäisiin työjärjestyksiin ja lakeihin. Hallituksen puheenjohtaja huolehtii siitä, että kaikilla hallituksen jä- 12

13 senillä on riittävät tiedot säätiön toiminnasta. Hallituksen toiminta järjestetään niin, että sen jäsenillä on riittävästi tietoa kunkin päätöksen tekemiseksi. Kun uusi jäsen tulee hallitukseen, hänen velvollisuutensa on perehtyä säätiön toimintaan. On huolehdittava, että hän saa riittävästi tietoa säätiön toiminnasta, toimintaa ohjaavasta lainsäädännöstä sekä säätiön säännöistä ja sisäisistä työjärjestyksistä. Esteellisyys päätöksenteossa Hallituksen jäsen tai säätiön toimihenkilö ei osallistu säätiössä asian valmisteluun, käsittelyyn eikä päätöksentekoon, jos kysymyksessä on säätiön ja edellä mainitun henkilön välinen sopimus tai muu oikeustoimi tai jos henkilöllä on muutoin odotettavissa asiassa olennaista, säätiön edun kanssa mahdollisessa ristiriidassa olevaa etua. Hallituksen jäsenet ilmoittavat ennen asian valmistelua mahdolliset päätöksentekoon vaikuttavat sidonnaisuudet ja eturistiriidat. Esteellinen henkilö ei osallistu myöskään tehdyn päätöksen toimeenpanoon, mikäli asia ei sitä välttämättä vaadi. Hallituksen valiokunnat ja toimikunnat Hallituksen tehtävien hoitaminen tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti voi edellyttää valiokuntien tai toimikuntien asettamista. Tavanomaista on perustaa valiokuntia tai toimikuntia hoitamaan esimerkiksi sijoitustoimintaa, kiinteistöjä, apurahojen jakoa tai varojen keräystä. Hallitus valitsee toimi- ja valiokuntien jäsenet keskuudestaan tai tarvittaessa säätiön ulkopuolelta. Toimikunnat voivat valmistella hallitukselle kuuluvia asioita perehtyen niihin laajemmin ja syvemmin kuin koko hallitus. Niillä ei ole itsenäistä päätösvaltaa, ellei säätiön säännöissä toisin määrätä. Toimi- ja valiokunnat raportoivat säännöllisesti työskentelystään hallitukselle. Valtuuskunta Valtuuskunnan kokoonpano, toimikausi, asettamistapa, päätäntävalta ja tehtävät määrätään erikseen säätiön säännöissä. Valtuuskunnan jäsenet ja mahdolliset varajäsenet valitsee sääntöjen mukaan joko säätiön ulkopuolinen taho tai valtuuskunta itse. Valtuuskunnalle voidaan antaa tehtäväksi muun muassa hallituksen jäsenten nimittäminen ja palkkioiden määrääminen, hallituksen toiminnan valvominen sekä säätiön tilinpäätöksen, toimintasuunnitelman ja talousarvion käsitteleminen. Valtuuskunnalla voi olla oma kirjallinen työjärjestys. Hallituksen lakisääteisiä tehtäviä ei voi siirtää valtuuskunnalle. Valtuuskunta ei voi myöntää hallitukselle vastuuvapautta vahingonkorvaus- tai rikosoikeudellisessa mielessä. Asiamies, muu johto ja henkilöstö Säätiön säännöissä voidaan määrätä asiamiehestä ja tämän tehtävistä. Vaikka nimenomaista määräystä ei olisi, säätiön hallitus voi valita asiamiehen johtamaan ja hoitamaan päivittäistä toimintaa. Asiamiehestä voidaan käyttää muun muassa nimitystä yliasiamies, pääsihteeri, toiminnanjohtaja tai toimitusjohtaja. Asiamies ei ole säätiön toimielin samassa mielessä kuin toimitusjohtaja osakeyhtiössä, vaikka asiamiehestä olisi määrätty säännöissä. Säätiölaissa ei ole määräyksiä asiamiehen tehtävistä tai vastuista. Säätiön hallitus valvoo asiamiehen toimintaa ja määrää säätiön työjärjestyksessä, kuka toimii asiamiehen esimiehenä. Asiamies voi olla luottamustoiminen tai työsuhteessa säätiöön. Säätiön hallituksen puheenjohtajaa ei valita työsuhteiseksi asiamieheksi. Säätiön säännöissä asiamiehelle voidaan antaa päätösvaltaa tietyissä asioissa. Hallitus ei kuitenkaan voi siirtää omaa vastuutaan asiamiehelle. Muutoin asiamiehen tehtävistä määrätään säätiön sisäisessä työjärjestyksessä ja asiamiehen kanssa solmitussa (työ)sopimuksessa, jonka hallitus hyväksyy. Asiamies voi ryhtyä säätiön toiminnan kannalta huomattaviin ja laajoihin toimiin vain hallituksen valtuuttamana. Asiamies ei pääsääntöisesti saa lahjoittaa, lainata, myydä, vaihtaa tai pantata säätiön omaisuutta eikä ottaa lainaa ilman hallituksen valtuutusta. Asiamies ei voi päättää keskeisistä tarkoituksen toteuttamiseen liittyvistä toimista, kuten merkittävien apurahojen jakamisesta tai säätiön ylläpitämän laitoksen perustamisesta, laajentamisesta tai lakkauttamisesta. Suhteessa hallitukseen asiamiehellä on valmisteleva ja toimeenpaneva rooli. Asiamiehen ohella muun toimivan johdon sekä muiden tarvittavien toimielinten organisaatio, tehtävät, vastuut ja 13

14 valvonta kuvataan säätiön työjärjestyksessä. Jos toimivalle johdolle tai toimielimelle annetaan päätösvaltaa, sen alue yksilöidään säätiön säännöissä. Päätösvaltaa ei voida koskaan siirtää säätiön ulkopuolelle. Säätiössä voi olla luottamustoimisia ja työsuhteisia toimihenkilöitä sekä muita työntekijöitä. Heidän on oltava tehtäviinsä riittävän päteviä ja asiantuntevia. Työntekijöiden tehtävät määrätään sisäisissä työjärjestyksissä ja työsopimuksissa. Ulkoistaminen Säätiö voi ulkoistaa operatiiviseen toimintaan ja hallintoon liittyviä, tarkoituksen toteuttamista tukevia toimintoja. Päätöksentekoa ja vastuuta ei voi kuitenkaan koskaan siirtää tai ulkoistaa, vaan vastuu säätiön hallinnon, varainhoidon, organisaation ja toiminnan asianmukaisuudesta on aina hallituksella. Ulkoistaminen voi auttaa säätiötä keskittymään tarkoituksensa toteuttamiseen, kun erityisosaamista edellyttävät tai rutiininomaiset toiminnot annetaan niiden hoitamiseen erikoistuneelle ammattilaiselle. Ulkoistaminen ei saa hämärtää säätiön johtamista ja vastuurakenteita. Ulkoistamisesta saattaa olla apua myös niin sanottujen vaarallisten työyhdistelmien estämisessä. Vaarallisilla työyhdistelmillä tarkoitetaan tilanteita, joissa vain yksi tai muutama henkilö hoitaa taloushallintoa ilman riittävää valvontaa. Esimerkiksi omia kulujaan tai maksujaan ei saa kukaan itse hyväksyä, eikä alaisen tule hyväksyä esimiehensä kuluja tai maksuja. Ulkoistettavia teknisiä, rutiininomaisia ja käytännön toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi sijoitussalkun hoito, kiinteistönhoito ja -hallinta, vuokraustoiminta, tietotekniikka, kirjanpito, palkanlaskenta sekä keräykset. Ulkoistamisesta laaditaan yksityiskohtaiset sopimukset, joiden noudattamista seurataan tarkoin. Sopimuksissa on huomioitava myös se, että kyseessä on hallituksen päätöksen toimeenpano, ei päätöksentekovallan siirtäminen säätiön ulkopuolelle. Ulkoistamisen hyötyä ja tarkoituksenmukaisuutta tulee aina punnita suhteessa säätiön hallintokustannuksiin. Palkkiot Toimihenkilöille ja toimielinten jäsenille voidaan maksaa palkkioita, jos niitä ei ole säätiön säännöissä kielletty. Avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäämiseksi säätiön olisi hyvä julkistaa vuosikertomuksessa eri toimielinten jäsenten palkkioiden kokonaismäärät tai palkkioiden maksamisen periaatteet. Lisäksi voi harkita luottamushenkilöiden palkkioiden yhteissumman julkistamista toimintakertomuksessa. Palkkioista päättää hallitus. Mikäli säätiöllä on valtuuskunta, se päättää hallitukselle maksettavista palkkioista. Asiamiehen ja muun toimivan johdon palkoista ja palkkioista päättää hallitus. Valtuuskunta päättää omista palkkioistaan. Henkilö on esteellinen osallistumaan omaa palkkiotaan koskevan asian käsittelemiseen ja päätöksentekoon. Jos hallitus tai valtuuskunta päättää itse omista palkkioistaan, ei niiden jäsen kuitenkaan ole esteellinen käsittelemään asiaa ja ottamaan osaa päätöksentekoon. Jos palkkioista päätetään samassa kokouksessa, jossa valitaan uudet jäsenet, palkkiopäätös tehdään ennen uusien jäsenten valintaa. Säätiön maksamien palkkioiden tulee olla kohtuullisia suhteessa toiminnan laatuun ja laajuuteen. Palkkioilla tarkoitetaan kokouspalkkioita, muita palkkioita, palkkoja, korvauksia, hyvityksiä sekä muita etuuksia, joita toimielimen jäsen tai toimihenkilö saa säätiöltä. Palkkioiden kohtuullisuutta valvotaan säännöllisesti ja jatkuvasti säätiön sisäisissä valvontajärjestelmissä. Tilintarkastaja tarkastaa vuosittain toimielinten jäsenille suoritettujen palkkioiden kohtuullisuuden. On muistettava, että säätiön tarkoituksena ei ole taloudellisen edun hankkiminen säätiön säätäjälle, säätiön toimielimen jäsenelle tai muulle toimihenkilölle. Hankinnat ja edustaminen Säätiö voi ostaa palveluja ja hyödykkeitä, jotka liittyvät sen toimintaan, toiminnan kehittämiseen tai tarkoituksen toteuttamiseen. Säätiölle tavanomaisia hankintoja voivat tehdä hallitus ja toimihenkilöt. Tavanomaisesta poikkeavat hankinnat edellyttävät hallituksen päätöstä. Hankintoihin käytettävät 14

15 varat sisällytetään talousarvioon ja niiden käytön periaatteet kirjataan esimerkiksi säätiön työjärjestykseen. Varojen käyttö raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä. Kaikkien hankintojen tulee olla selkeästi perusteltuja käyttöomaisuutena, sijoituksena tai säätiön tarkoituksen toteuttamisena. Säätiö voi antaa tavanomaisia huomaavaisuudenosoituksia sidosryhmille. Tällaisia ovat esimerkiksi merkkipäivälahjat tai muistolahjat ulkomaisille vieraille. Säätiön edustamisessa noudatetaan kohtuullisuutta. Sidosryhmille tarkoitetut tilaisuudet kuuluvat säätiön perusteltuun suhdetoimintaan. Lähipiiri ja sopimussidonnaisuus säätiöön Säätiön lähipiirillä tarkoitetaan yleensä hallituksen jäseniä, muiden toimielinten jäseniä, asiamiestä tai vastaavaa sekä muuhun toimivaan johtoon kuuluvaa henkilöä, näiden avio- tai avopuolisoa ja lapsia sekä näiden omistamia tai määräysvallassa olevia yhtiöitä, yhdistyksiä ja säätiöitä. Säätiön lähipiiriin kuuluvat myös samaan (kirjanpidolliseen) konserniin kuuluvassa toisessa yhteisössä ja säätiössä edellä mainitussa asemassa olevat henkilöt. Säätiön lähipiiriin kuuluvien lojaalisuusvelvollisuuteen kuuluu välttää sopimussidonnaisuuksia säätiön kanssa. Sopimussidonnaisuutena voidaan pitää muun muassa toimeksiantoja säätiön ja lähipiiriin kuuluvan kanssa, omaisuuden tai palveluiden luovutussopimuksia, lainanantoa, omaisuuden sijoittamista, vuokra- tai käyttösopimusta sekä yhteistyösopimusta. Jos säätiön etu edellyttää tällaisia sopimuksia, hallituksen on osoitettava ne säätiön edun mukaisiksi ja ne käsitellään ja päätetään dokumentoidusti säätiön hallituksessa. Säätiölakiin kirjattu lainakieltonormi kattaa edellä mainittujen lisäksi myös sisarukset ja ylenevän sukulaisuussuhteen sekä lankoussuhteen. Lähipiirille maksettavien palkkioiden tulee olla tavanomaisia ja perustua säätiön hyväksi tehtävään välttämättömään työhön. Lähipiirille ei lähtökohtaisesti jaeta apurahoja, avustuksia tai muuta säätiön antamaa tukea. Lähipiirisidonnaisuudet raportoidaan säätiön vuosikertomuksessa. Lisäksi kirjanpitoasetuksessa on säännöksiä lähipiiristä ja lähipiiritietoja koskevista tilinpäätöksen liitetiedoista. Vastuu säätiön asioiden hoitamisesta Säätiön toimielinten jäsenten ja toimihenkilöiden tulee tiedostaa vastuunsa säätiön vaalimisesta. Hallituksen jäsenen vastuu perustuu säätiölain velvoitteeseen asioiden huolellisesta hoitamisesta. Muun toimielimen jäsen on vastuussa toimielimelle määrättyjen tehtävien huolellisesta hoitamisesta. Hallituksen vastuu voi olla vahingonkorvausoikeudellista tai rikosoikeudellista. Hallituksen jäsen saattaa joutua korvausvastuuseen tekemistään päätöksistä ja hoitamistaan säätiön asioista tai näiden laiminlyömisestä. Korvaukseen saattaa olla oikeutettu säätiö tai kolmas taho. Hallituksen jäsenten vastuu on pääsääntöisesti yhteisvastuullista. Hallitus ei vapaudu vahingonkorvaus- tai rikosoikeudellisesta vastuustaan, vaikka valtuuskunta myöntäisi hallituksen jäsenille vastuuvapauden. Luottamushenkilö vastaa säätiölle tai kolmannelle taholle aiheuttamastaan vahingosta säätiölain nojalla. Työsuhteinen toimihenkilö ja työntekijä vastaavat säätiölle tai kolmannelle taholle aiheuttamastaan vahingosta työsopimuslain ja vahingonkorvauslain nojalla. Asiamiehen vastuu riippuu siitä, toimiiko hän luottamushenkilönä vai työsuhteessa. Mikäli asiamies toimii luottamushenkilönä, hän vastaa säätiölle tahallisesti tai tuottamuksella aiheuttamastaan vahingosta kuten toimielimen jäsen. Työsuhteisena toimiva asiamies ei vastaa lievän tuottamuksen johdosta säätiölle aiheuttamastaan vahingosta, ja hänen kohdallaan vastuuta voidaan aina sovitella. Säätiö konsernissa Säätiön toiminnan kannalta voi olla tarkoituksenmukaista siirtää osa toiminnoista (esimerkiksi liiketoiminta) tytäryhtiölle, jos säätiön tarkoitus ja säännöt mahdollistavat siirron. Tällöin säätiö ja tytäryhtiö muodostavat konsernin, jossa säätiö on emo. 15

16 Määritelmän mukaan säätiö on konsernin emo, kun sillä on määräysvalta tytäryhtiössä eli kun sillä on enemmän kuin puolet äänivallasta tai oikeus nimittää tai erottaa enemmistö jäsenistä yhtiön hallituksessa tai toimielimessä, jolla on tämä oikeus. Edellytyksenä on lisäksi, että ääntenenemmistö tai nimitysoikeus perustuu omistukseen, yhtiöjärjestykseen, yhtiö- tai muuhun sopimukseen. Säätiön varallisuutta ei tule siirtää merkittävästi tytäryhtiöihin liiketoimintariskille alttiiksi. Säätiön hallitus vastaa siitä, että koko säätiökonserni edistää säätiön tarkoituksen toteutumista. Konserniin tyttärenä kuuluva säätiö toimii itsenäisenä oikeushenkilönä toteuttaen ainoastaan omaa tarkoitustaan ja huolehtien varojensa sijoittamisesta varmalla ja tuloa tuottavalla tavalla. Nimitysoikeuden omaava taho voi päättää vain säätiön toimielinten jäsenten nimittämisestä, ei muista säätiötä koskevista asioista. Säätiön asioissa toimielimen jäseniä velvoittaa lojaalisuusperiaate vain säätiötä kohtaan. Tytäryhtiöt sekä näiden toimielimet ja toimitusjohtajat kuuluvat säätiön lähipiiriin. Lähipiiriä ja esteellisyyttä koskevia säännöksiä ja suosituksia noudatetaan säätiön ja tytäryhtiöiden välillä sekä tytäryhtiöiden kesken. Säätiö voi myös olla konsernissa tyttären asemassa kirjanpidollisessa mielessä. Tyttären asema syntyy, kun jollakin taholla on oikeus nimittää enemmistö säätiön hallituksen jäsenistä tai sellaisen toimielimen jäsenistä, jolla on tämä oikeus, ja kun tämä oikeus perustuu säätiön sääntöihin. 16

17 Säätiön toiminta 4 Säätiön toimintaan sisältyy päätöksiä ja toimintoja eri alueilla ja tasoilla niihin liittyvine vastuineen. Toiminta pohjautuu säätiön säännöissä ilmaistuun säätiön tehtävään yhteiskunnassa ja sen toteuttamisen edellytyksiin. Säätiön tarkoituksen toteuttaminen Säätiön hallituksen tehtävä on muodostaa säännöissä määrätyn tarkoituksen ja tarkoituksen toteuttamistapojen pohjalta säätiön strategia. Siinä määritetään säätiön painopistealueet sekä toimintaan tarvittavat resurssit ja asiantuntemus. Hallitus vastaa säätiön toiminnan järjestämisestä siten, että perustajan tarkoitus toteutuu strategian edellyttämällä tavalla. Tähän hallitus myöntää sekä aineelliset että henkiset resurssit tilanteen mukaan. Hallitus tarkastelee säännöllisesti toiminnan tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta sekä (kustannus)tehokkuutta arvioiden, tuoko säätiön toiminta yhteiskuntaan perustamistarkoitusta vastaavaa lisäarvoa. Tällöin hallitus tarkastelee lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteiden toteutumista suhteessa säätiön tarkoitukseen ja käytettävissä oleviin varoihin. Prosessiin sisältyy olennaisena osana hallituksen oman toiminnan (sisäinen tai ulkopuolinen) arviointi. Apurahat ja avustukset Apurahasäätiön toiminnan keskeinen osa on apurahojen ja avustusten jako. Hallitus huolehtii, että apurahaohjesääntö tai muu kirjallinen määrittely ohjaa apurahojen kohdentumista säätiön ja mahdollisten rahastojen tarkoituksen mukaisesti. Lisäksi säätiö määrittelee apurahojen jakomenettelyssä noudatettavat periaatteet ja käytännöt. Näihin kuuluvat muun muassa apurahoihin käytettävän kokonaissumman määräytyminen ja siitä päättäminen sekä yksittäisten apurahasummien määräytymisen periaatteet. Apurahojen jaossa tulee ottaa huomioon ajankohdan ja tuettavien alojen tarpeet sekä muiden tuen myöntäjien painopisteet. Säätiö arvioi säännöllisesti apurahatoimintansa vaikuttavuutta sekä mahdollisuuksia yhteistyöhön muiden toimijoiden kanssa. Säätiö käyttää apurahatoimintaan huomattavan osan tuotostaan. Apurahoja myöntäessään säätiö kiinnittää huomiota niiden vaikuttavuuteen ja tehokkuuteen sekä siihen, että apurahat ja muu tuki todella käytetään myönnettyyn tarkoitukseen. Säätiö laatii hakemusten käsittelylle kriteerit tarkoituksenmukaisen ja asiantuntemukseen perustuvan päätöksenteon pohjaksi. Näihin sisältyvät myös kriteerit esteellisyydestä päätöksenteossa. Asiantuntijamenettely tulee kirjata apurahaohjesääntöön. Säätiö ei pääsääntöisesti myönnä apurahoja tai niihin verrattavia etuja hallituksensa jäsenille, henkilökunnalleen, toimielintensä jäsenille, asiantuntijoilleen tai muille luottamushenkilöilleen taikka näiden läheisille. Rajatuilla tieteen tai taiteen aloilla toimivilla säätiöillä alan tuntevien esteettömien luottamushenkilöiden tai asiantuntijoiden löytäminen voi olla vaikeaa tai jopa mahdotonta. Tällaisissa tilanteissa on erityisen tärkeää sopia esteellisyysperiaatteista ja kirjata ne apurahaohjesääntöön tai vastaavaan asiakirjaan. Tämä koskee myös luottamushenkilöiden ja asiantuntijoiden alaisina tai työryhmissä toimivien henkilöiden apurahahakemusten käsittelyä. Säätiö huolehtii siitä, että tieto haettavista ja myönnetyistä apurahoista tavoittaa hakijaryhmät. Hakemuslomakkeet ja 17

18 niiden täyttämiseksi annetut ohjeet ovat selkeät ja saatavilla säätiön kotisivuilla. Myönnetyistä apurahoista tiedotetaan ilman viivytystä ja samalla annetaan selkeät ohjeet siitä, miten apurahan nostamiseksi tulee toimia ja miten työn edistymisestä on raportoitava. Mikäli apurahan maksaminen voidaan keskeyttää tai maksettu apuraha voidaan periä takaisin, tästä tulee selkeästi ilmoittaa viimeistään apurahan myöntämistä koskevassa ilmoituksessa. Samalla on ilmoitettava perusteet, joiden nojalla keskeytys tai takaisinperintä on mahdollinen. Apurahansaajille tiedotetaan myös eläke- ja tapaturmavakuuttamisen säännöistä ja määräyksistä. Maatalousyrittäjien eläkelaitos Melasta saa apurahansaajille tarkoitettuja ohjeita. Henkilökohtaisia työskentelyapurahoja myöntäessään säätiö ottaa huomioon elinkustannukset, yleisen tulotason kehityksen sekä alakohtaisen palkkauksen. Pelkkä verovapaa apuraha ei välttämättä takaa saajalleen riittävää toimeentuloa. Apurahojen hakuaikoja on hyvä tarkastella joustavuuden näkökulmasta. Erityisesti kansainvälisiin pyrintöihin tarkoitettujen apurahojen kohdalla jatkuva tai kahdesti vuodessa tapahtuva haku voi olla hyvinkin perusteltu. Apurahahakemuksissa ei tietosuojasyistä tule kysyä henkilötunnuksia tai tilitietoja, jotka tulee erikseen pyytää ainoastaan myönteisen päätöksen saajilta. Palkinnot Säätiö voi jakaa palkintoja samoin periaattein kuin apurahoja ja avustuksia sääntöjensä määräämiin kohteisiin. Palkinto on tunnustus jo tehdystä työstä, erotukseksi apurahoista ja avustuksista, joilla rahoitetaan tulevaa työskentelyä. Palkintojen verollisuus määräytyy samoin kuin muiden apurahojen. Valtiovarainministeriö voi kuitenkin hakemuksesta päättää, että tieteellisen, taiteellisen tai yleishyödyllisen toiminnan tunnustuksena saatu palkinto on koko määrältään verosta vapaata tuloa. Hakemuksen tekee palkinnon myöntäjäyhteisö. Hakemus on vapaamuotoinen ja sen tulee sisältää perustelut verovapauden tueksi. Taloudenhoito Säätiön taloudenhoidon päämääränä on tarkoituksen häiriötön toteuttaminen nyt ja tulevaisuudessa. Säätiön hallitus vastaa sille uskotusta omaisuudesta. Ohjenuorana on, että säätiön omaisuudesta pidetään parempaa huolta kuin omasta. Varainhankinta Säätiö kerää varoja rahoittaakseen varsinaista toimintaansa. Hallitus määrittelee varainhankinnan tavoitteet ja muodot sekä varainhankinnassa noudatettavat tavat ja eettiset periaatteet. Hallitus huolehtii siitä, että säätiön saamat lahjoitus- ja testamenttitulot käytetään säätiön tarkoituksen toteuttamiseen lahjoittajan tai testamentin jättäjän tahdon mukaisesti. Säätiö ei ota vastaan lahjoituksia ja testamentteja, jotka eivät ole säätiön edun mukaisia tai joita ei ole osoitettu säätiön tarkoituksen mukaiseen toimintaan tai joiden ehtoja säätiö ei kykene tai halua täyttää. Säätiö varmistautuu kaikin tavoin lahjoittajan oikeustoimikelpoisuudesta sekä siitä, että testamentti on tehty ja lahjoitus annettu vapaaehtoisesti lahjoittajan oikeuksia ja toimintaa rajoittamatta. Saatuaan testamentin tai lahjoituksen tiedoksi säätiö selvittää omaisuuden saannon, jonka perusteella varmistutaan, että lahjoitus todella päätyy säätiön omistukseen. Kuolinpesässä toimiessaan säätiö varjelee testamentin tekijän yksityisyyttä, toimii varmistetuin menettelytavoin ja hoitaa omaisuuden realisoinnin hienotunteisesti. Säätiö voi varmistaa omaisuuden, erityisesti arvoesineiden, säilymisen dokumentoimalla sen muun muassa valokuvin. Säätiö julkistaa saamansa lahjoitukset. Erityistapauksissa säätiö voi lahjoittajan tahdosta olla antamatta tämän nimeä julkisuuteen. Säätiö hankkii asianmukaiset luvat yleisölle suunnattujen keräysten ja arpajaisten toimeenpanemiseen ja noudattaa näitä koskevaa lainsäädäntöä. Keräysten ja arpajaisten markkinoinnissa noudatetaan hyvää tapaa ja eettisesti kestäviä periaatteita. Markkinointimateriaalissa selvitetään muun muassa säätiön taustatiedot, varojen keräystapa ja niiden käyttökohde. Keräysten tuotot, kulut ja nettotuoton käyttö raportoidaan säätiön vuosikertomuksessa ja kotisivuilla. 18

19 Julkiset tuet Jos säätiö saa rahoitusta julkisista lähteistä, rahoittajalle tehdään asianmukaiset ilmoitukset varojen käytöstä. Käyttämättä jääneet varat palautetaan tuen myöntäjälle tuen ehtojen mukaisesti. Julkisesta rahoituksesta raportoidaan toiminta- ja vuosikertomuksessa sekä kotisivuilla. Sijoitustoiminta Sijoitusomaisuudella tarkoitetaan omaisuutta, joka ei ole varsinaisen toiminnan välittömässä käytössä, vaan jonka tuottoa käytetään varsinaisen toiminnan rahoittamiseen. Säätiölain mukaan hallitus vastaa siitä, että säätiön varat on sijoitettu varmalla ja tuloa tuottavalla tavalla. Määräys tulon tuottamisesta koskee sijoitusomaisuutta, ei välittömästi varsinaista toimintaa palvelevaa käyttöomaisuutta. Sijoitustoiminnassa noudatetaan varovaisuutta eikä siihen käytetä velkarahoitusta, koska säätiön luonteeseen ei kuulu suurten taloudellisten riskien ottaminen. Sijoittamisessa otetaan huomioon lyhyen aikavälin likviditeetti ja pitkän aikavälin vaikutukset rahoitukseen. Hallitus määrittelee sijoitustoiminnan periaatteet ja seuraa, että niitä noudatetaan. Säätiön sijoituspolitiikassa määritellään sijoitustoiminnan tavoitteet, riskit, seuranta ja raportointi, sijoitusten allokaatio ja liikkumavara allokaation sisällä sekä sallitut varallisuuslajit. Lisäksi voidaan määritellä sijoitustoimintaa ohjaavat eettiset sekä muut periaatteet. Hallitus määrittelee säätiön sijoitustoimintaan liittyvien toimielinten, toimihenkilöiden sekä ulkopuolisten varainhoitajien valtuudet. Varojen sijoittamisesta voi käytännössä huolehtia jokin muukin taho kuin hallitus, jolla kuitenkin säilyy vastuu säätiön omaisuuden hoidosta. Säätiön säännöissä voidaan antaa varojen sijoittaminen jonkin säätiön toimielimen tai toimihenkilön, esimerkiksi varainhoitotoimikunnan tai asiamiehen tehtäväksi. Hallitus voi myös valtuuttaa säätiön toimielimen, toimihenkilön tai ulkopuolisen toimeenpanemaan hallituksen tekemiä päätöksiä. Säätiön sisäisen valtuutuksen edellytyksenä on täsmällisen sijoitusohjeen laatiminen. Ulkopuoliselle annetusta toimeksiannosta on laadittava riittävän yksityiskohtainen varainhoitosopimus, jossa selkeästi määritellään varainhoitajan toimivaltuudet ja vastuut. Säätiön hallituksen on tarkoin valvottava, että sisäisiä ohjeita ja varainhoitosopimusta noudatetaan. Sijoitustoiminnan tuloksesta, toteutuneesta allokaatiosta ja markkina-arvojen kehityksestä raportoidaan hallitukselle säännöllisesti. Hallitus analysoi tuloksia, huolehtii omaisuudesta ja ryhtyy kulloinkin tarvittaviin toimenpiteisiin. Säätiön on hyvä harkita oman sisäpiirirekisterin perustamista. Tuolloin säätiön hallituksen jäsenet ja asiamies ilmoittavat rekisteriin sisäpiiriläisen asemansa, kuten hallituksen jäsenyydet ja toimitusjohtajan tehtävät, muissa yhteisöissä. Liiketoiminta Säätiötä ei voi perustaa liiketoiminnan harjoittamiseksi. Säätiö voi tarkoituksensa toteuttamiseksi harjoittaa vain sellaista liiketoimintaa, joka on mainittu sen säännöissä ja joka välittömästi palvelee säätiön tarkoituksen toteutumista. Tätä määräystä ei voida kiertää tytäryhtiöjärjestelyiden kautta. Hallitus huolehtii siitä, että säätiön tai säätiökonsernin pääasiallinen toiminta ei ole liiketoiminnan harjoittamista. Tarvittaessa hallitus luopuu säätiön omasta liiketoiminnasta esimerkiksi myymällä sen. Liiketoiminnan myymisessä on muistettava säätiön etu, joka tarkoittaa muun muassa sitä, että myynnin tulee tapahtua käypään arvoon. Velkarahoitus Säätiö voi ottaa velkaa varsinaista toimintaansa varten, esimerkiksi siihen liittyvän kiinteistön tai laitoksen rakentamiseen tai korjaamiseen. Säätiö ei pyri velkarahoituksella laajentamaan säätiön varsinaista toimintaa riskejä ottaen, vaan toimii tarkoituksensa toteuttamiseksi vakaasti ja varmasti. Sijoitustoimintaansa säätiö ei rahoita velkarahoituksella. Säätiön hallitus päättää velkarahoituksesta, sen ehdoista ja vakuuksista. Säätiössä laaditaan ennen velan ottoa rahoitussuunnitelma, jonka avulla varmistutaan siitä, että velka ja sen korot pystytään maksamaan sovitussa aikataulussa. Käyttö- ja rahoitusomaisuuden hoito Hallitus hoitaa ja valvoo säätiön käyttö- ja rahoitusomaisuutta huolella ja varmistaa, että varoja on käytettävissä säätiön tarkoituksen toteuttamiseen. Käyttö- ja rahoitusomaisuuden määrän on oltava riittävä, mutta ei liian suuri. 19

20 Säätiölain velvoite turvaavasta ja tuloa tuottavasta sijoittamisesta koskee sijoitusomaisuutta. Hallitus huolehtii taloussuunnittelussa, että käyttöomaisuuden korvaus- ja lisäysinvestoinnit voidaan suorittaa tarvittaessa ja ajallaan. Rahoitusomaisuuden tulee varmistaa likviditeetti ja mahdollistaa säätiön häiriötön toiminta suhdanteista riippumatta. Taloushallinto Hallitus vastaa siitä, että säätiön taloushallinto on asianmukainen ja laadullisesti sekä määrällisesti riittävän resursoitu toimittamaan tarvittavan informaation hallinnolle ja viranomaisille. Vähimmäisvaatimuksena on tuottaa asianmukainen tilinpäätösraportointi, mahdollinen viranomaisraportointi sekä eri rahoittajatahojen edellyttämät tilitykset ja raportit. Säätiön toiminnan johtamista varten taloushallinnon on kyettävä tuottamaan hallituksen edellyttämät luotettavat ja ajantasaiset raportit. Niin sanottuja vaarallisia työyhdistelmiä, eli säätiön rahojen käyttöä ilman riittävää valvontaa, tulee välttää ja tarvittaessa ottaa käyttöön korvaavia valvontamenetelmiä. Tilinpäätös ja toimintakertomus Säätiö laatii kultakin tilinpitovuodelta tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen. On suositeltavaa olla mahdollisimman avoin ja ylittää lainsäädännön vähimmäisvaatimukset tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa sekä konsernitilinpäätöksessä. Konsernitilinpäätös laaditaan aina silloin, kun se auttaa saamaan säätiön tuloksesta ja taloudellisesta asemasta paremman kuvan kuin pelkän säätiön erillistilinpäätöksen perusteella saa. Tilinpäätökseen kuuluvien ja siihen liitettyjen asiakirjojen on oltava selkeitä ja niiden on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus. Tilinpäätöksen ja kirjanpitolain mukaan siihen liittyvän toimintakertomuksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot säätiön taloudellisesta asemasta sekä toiminnasta ja sen tuloksesta. Toimintakertomuksen sisällön laajuudesta määrätään kirjanpitolaissa. Lisäksi säätiölaissa määrätään, että toimintakertomuksesta käy pääpiirteissään ilmi, millä tavoin säätiö on toiminut tarkoituksensa toteuttamiseksi tilikauden aikana. Säätiön tulee kirjata toimintakertomukseensa selostus omasta toiminnasta ja siihen käytetyistä varoista. Lisäksi kirjataan kaikki tuen saajat, tuen tarkoitus ja myönnetyt summat. Poikkeuksena on pidettävä sellaisia tuen saajia, joiden nimien julkaisu paljastaisi arkaluontoisia tietoja esimerkiksi henkilön sosiaalisesta asemasta tai terveydentilasta taikka asettaisi tuen saajan vaaraan. Säätiö voi myös vaihtoehtoisesti ilmoittaa toimintakertomuksessaan, mistä tiedot tuen saajista ovat julkisesti saatavilla. Vuosikertomus Vuosikertomus ja toimintakertomus eroavat toisistaan. Toimintakertomuksen sisältö on rajoitettu lainsäädännön edellyttämiin informaatiovaatimuksiin. Vuosikertomus on lakisääteistä kuvausta laajempi kertomus säätiön toteutuneesta toiminnasta, toiminnan periaatteista ja päämääristä ja esimerkiksi sen yhteiskunnallisesta merkityksestä. Vuosikertomuksessa julkaistaan tukien myöntämisen periaatteet, kaikki säätiön tuen saajat ja myönnetyt summat kuten toimintakertomuksen kohdalla on mainittu. Lisäksi selostetaan, millä muilla tavoin säätiö on toteuttanut tarkoitustaan. Vuosikertomuksen yhteydessä julkaistaan tarkastetut tilinpäätös- ja toimintakertomustiedot. Vuosikertomuksessa noudatetaan avoimuutta. Raportoinnin on oltava selkeää ja perustuttava tosiasioihin siten, että lukijalla on mahdollisuus muodostaa riittävän täsmällinen kuva säätiöstä ja sen toiminnasta. Tekstiä on hyvä havainnollistaa kuvin ja graafisin esityksin. Vuosikertomuksen kohderyhmänä voivat olla läheisten sidosryhmien lisäksi tiedotusvälineet, julkinen valta sekä suuri yleisö. Sisäisen raportoinnin tietoja on suositeltavaa käyttää avoimesti myös ulkoisessa tiedottamisessa. Jos jokin tieto on tärkeä säätiön ohjauksessa tai johtamisessa, niin sen voi kertoa myös julkisesti. Vuosikertomus on saatavilla säätiön kotisivuilla. 20