Floristisen alan tutkintotoimikunnan pysyväisohjeet tutkintojen järjestäjille

Transkriptio

1 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (1) Floristisen alan tutkintotoimikunnan pysyväisohjeet tutkintojen järjestäjille

2 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (2) Pysyväisohjeet näyttötutkinnon järjestäjille Koskevat floristin ammattitutkinnon, vihersisustajan ammattitutkinnon ja floristimestarin erikoisammattitutkinnon järjestämistä ja uusien sopimusten hakemista. (FM eat osalta ohjeita voidaan täsmentää tutkinnon perusteiden vaihduttua syksyllä 2014) Ohjeet tulevat voimaan kesäkuussa SISÄLLYSLUETTELO: 1 Materiaalin lähettäminen tutkintotoimikunnan kokoukseen Näyttötutkintojen järjestämissopimukset Uusien sopimusten hakeminen Järjestämissopimus Järjestämissopimuksen ja suunnitelman liitteet Vastuu- ja yhteyshenkilöiden muutokset OPH:n yhteystietolomakkeella Arviointilomakkeet Tutkintosuoritusten vahvistaminen tutkintotoimikunnassa Tutkintotodistukset Todistusten liitteenä on oltava seuraavat asiakirjat Arvioijat ja arvioijaryhmän kokoonpano Tutkintotilaisuuksista ilmoittaminen Osaamisen tunnustaminen Tutkinnon osa toisesta ammatti- tai erikoisammattitutkinnosta Tutkintomaksujen tilittäminen Liitteet... 15

3 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (3) MATERIAALIN LÄHETTÄMINEN TUTKINTOTOIMIKUNNAN KOKOUK- SEEN Toimikunnan kokouksessa käsiteltäväksi lähetettävä materiaali on lähetettävä toimikunnalle sekä sähköisesti että postitse. Kokoukseen tuleva materiaali on oltava toimikunnalla kaksi viikkoa ennen kokousta. Järjestämissopimuksiin ja näyttötutkinnonjärjestämissuunnitelmiin liittyvät asiat tulee lähettää toimikunnalle viimeistään 1 kk ennen kokousta. Myöhästyneitä materiaaleja ei käsitellä. Sähköiset materiaalit tallennetaan pääsääntöisesti toimikunnan Optimaan. Optimaan tallennetaan mm.: (HUOM! Optimaan pyritään saamaan tutkinnon järjestäjien käyttöön syksyllä Sitä ennen materiaalit, jotka mainitaan tallennettavan Optimaan, tulee lähettää ttk:n sihteerille sähköpostitse) - ilmoitukset tulevista tutkintotilaisuuksista (mallilomake) - henkilökohtainen suunnitelma tutkinnon suorittamisesta (tutkinnon järjestäjän oma lomakemalli tai ttk:n lomakepohja, Henkilökohtaistamissuunnitelma: suunnitelma tutkinnon suorittamiseksi) - uusien arvioijien ilmoittaminen (yhteinen arvioijalista saatavissa sihteeriltä, CV mallilomake uusien arvioijien ilmoittamiseen) - osaamisen tunnustaminen esitys, käytetään myös tutkinnon osa toisesta tutkinnosta lomakkeena (mallilomake, mukaan liitetään tarvittaessa työtodistus osoittamaan osaamisen ajantasaisuutta) - tutkinnon osan arviointiesitys ja arvioinnin oikaisumenettely lomakkeet (tutkinnon järjestäjän oma lomakemalli tai mallilomake) - tutkintotilaisuuksien arviointiesitysten hyväksyminen koontilomake (mallilomake) - allekirjoitetut tutkintotodistukset -lomake (mallilomake) Optimaan vietävät materiaalit: Näyttötutkinnon järjestäjä luo oman organisaationsa kansioon tarvittavat alikansiot. Pääkansioon tallennetaan arvioijaluettelo, jota tutkinnon järjestäjä päivittää. Ilmoitukset tulevista tutkinnoista, tutkintosuunnitelmat ja arvioijien cv esitykset tallennetaan omaan kansioonsa ja jokaiselle toimikunnan kokoukselle, johon tutkinnon järjestäjä haluaa asioita käsiteltäväksi, tutkinnon järjestäjä luo oman kansion. Lisätietoa liitteessä 1. Kyselyt ja muu välitön viestintä hoidetaan pääosin sähköpostitse. Sähköposti tulisi osoittaa puheenjohtajalle, sihteerille ja ttk:n vastuuhenkilölle (jokaiselle tutkinnon järjestäjälle on nimetty oma vastuuhenkilö ttk:ssa).

4 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (4) Toimikunnalle osoitetun sähköpostin otsikkokenttään on ensimmäisenä kirjoitettava: TTK, oppilaitoksen nimi, joka postia lähettää ja sen jälkeen asia, jota viesti koskee. Maapostin osoite on: Floristisen alan tutkintotoimikunta/ Owe Salmela Linnaleirientie 8 A 2, Kokkola Toimikunta käsittelee verkkokokouksissaan todistukset ja ilmoitukset tulevista tutkintotilaisuuksista sekä vahvistaa tutkinnon osien arvioinnit. Osaamisten tunnustamisesitykset, järjestämissopimukset ja -suunnitelmat ym. seikat toimikunta käsittelee fyysisissä kokouksissa. Toimikunnan sivuilla/edellisessä pöytäkirjassa kerrotaan kokousten päivämäärät sekä niiden tyypit. Ennen kuin lähetätte postia toimikunnalle, tarkastakaa nämä ohjeet ja toimikunnan verkkosivujen tiedotteet. Toimikunnan verkkosivut ovat osoitteessa NÄYTTÖTUTKINTOJEN JÄRJESTÄMISSOPIMUKSET Floristisen alan tutkintotoimikunta tekee: 1) Floristin ammattitutkinnon 2) Vihersisustajan ammattitutkinnon, 3) Floristimestarin erikoisammattitutkinnon järjestämisestä järjestämissopimuksen sopiviksi arvioimiensa organisaatioiden kanssa. Toimikunta voi tarvittaessa pyytää Opetushallitukselta selvitystä järjestämisedellytyksistä. Tutkintojen perusteet löytyvät osoitteesta: t

5 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (5) Uusien sopimusten hakeminen Edellä mainittujen tutkintojen järjestämissopimushakemuksia toimikunta ottaa vastaan jatkuvasti. Järjestämissopimusta haetaan tutkintotoimikunnalta saatekirjeellä, johon liitetään haettavan näyttötutkinnon järjestämissuunnitelma (saatekirjemalli verkkosivuilla). Järjestämissopimus toimitetaan kahtena kappaleena ja mukana on oltava tarvittavat liitteet (kts. kohta Järjestämissopimus). Järjestämissuunnitelmien on noudatettava OPH:n määräyksiä ja ohjeita, joita ovat: Näyttötutkintojen järjestämissopimus (OPH:n ohje 1/440/2012) Määräys henkilökohtaistamisesta (OPH 43/011/2006) Määräys 56/011/2009 näyttötutkintojen ja näyttötutkintoihin valmistavan koulutuksen todistuksista Määräys näyttötutkintojen tutkintomaksujen tilittämisestä (OPH:n määräys 6/011/2011, muutos ) Näyttötutkinto-opas (Oppaat ja käsikirjat 2012:11) JÄRJESTÄMISSOPIMUS Järjestämissopimus tulee olla esitäytetty ohjeen mukaan (ohje ja lomakkeet ). Tutkintotoimikunta tekee sopimukset toistaiseksi voimassa olevina, ellei ole erityistä syytä tehdä sopimusta määräajaksi. Sopimukset pitää olla tutkinnon järjestäjän toimesta allekirjoitettu valmiiksi ja päivätty sen kokouksen päivämäärälle, johon sopimus lähetetään käsiteltäväksi. JÄRJESTÄMISSOPIMUKSEN JA SUUNNITELMAN LIITTEET Henkilökohtaistamisasiakirja Mallit henkilökohtaisista tutkinnon suorittamisen suunnittelulomakkeista siten, että ne kattavat tutkinnon suorittamisen. Esimerkkikuvaukset ammattitaidon osoittamistavoista ja syntyvästä arviointiaineistosta tulee olla mukana suunnittelulomakkeissa. Arviointilomakkeet voi olla tutkinnon järjestäjän itse laatimat tai tutkinnon järjestäjä voi käyttää tutkintotoimikunnan laatimia kaavakkeita Floristin ammattitutkinnossa. Vihersisustajan ammattitutkinnossa tutkinnon järjestäjä käyttää tutkinnon järjestäjän laatimia arviointilomakkeita.

6 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (6) Luettelo tutkinnon arvioijista (ttk lomakemalli, kansallinen lista on saatavilla ttk:n sihteerillä). Järjestämissopimuksen ja näyttötutkinnonjärjestämissuunnitelman lomakkeet ja ohjeet niiden täyttämiseen löytyvät OPH:n sivuilta aykset_ohjeet_ja_lomakkeet VASTUU- JA YHTEYSHENKILÖIDEN MUUTOKSET OPH:N YHTEYSTIE- TOLOMAKKEELLA Tutkinnon järjestäjien on ilmoitettava tutkintotoimikunnan puheenjohtajalle ja sihteerille Näyttötutkintojen järjestämissopimuksen yhteyshenkilöt ja tutkintokohtaiset vastuuhenkilöt järjestämissopimuksessa sovitussa aikataulussa. Järjestämissopimuksen vastuuhenkilökohta on täytettävä ja lähetettävä toimikuntaan allekirjoituksineen vastuuhenkilömuutoksissa. Lomake löytyy OPH:n sivuilta aykset_ohjeet_ja_lomakkeet Tutkintotoimikunta edellyttää, että tutkintoon liittyvissä asioissa yhteyksiä hoitaa järjestämissopimukseen nimetty vastuuhenkilö tai varahenkilö. ARVIOINTILOMAKKEET Toimikunta on hyväksynyt ja antaa mahdollisuuden tutkinnon järjestäjille ottaa käyttöön yhtenäiset arviointilomakkeet Floristin ammattitutkintoon. Nämä yhtenäiset arviointilomakkeet löytyvät toimikunnan verkkosivuilta. Vihersisustajan ammattitutkinnossa ja Floristimestarin erikoisammattitutkinnossa tutkinnon järjestäjät käyttävät laatimiaan arviointilomakkeita (toistaiseksi).

7 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (7) TUTKINTOSUORITUSTEN VAHVISTAMINEN TUTKINTOTOIMIKUN- NASSA Tutkintotoimikunta vahvistaa kokouksessaan tutkintosuoritukset tarkistettuaan liitteenä olevista asiakirjoista, että tutkinto on suoritettu voimassa olevan lainsäädännön sekä Opetushallituksen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Arviointiesitys tutkintosuorituksesta tulee lähettää tutkintotoimikunnalle hyväksyttäväksi heti tutkinnon suorittamisen jälkeen. Näin tutkinnon suorittajalla on tosiasiallinen mahdollisuus pyytää arvioinnin oikaisua ja sekä tutkinnon suorittajan että tutkinnon järjestäjän oikeusturva taataan. Tutkintosuorituksen arviointiesityksen vahvistamista varten toimikunnalle tulee toimittaa seuraavat dokumentit: 1. Tutkinnon suorittajan henkilökohtainen arviointiesitys (lomakemalli). Hyväksytyistä suorituksista riittää pelkkä arviointiesitys, mutta hylätyistä suorituksista tulee toimittaa kaikki arviointiin liittyvät asiakirjat, kaikilta kolmikannan jäseniltä. Tutkinnon järjestäjän ei tarvitse automaattisesti lähettää tutkinnon suorittajan tekemiä kirjallisia tuotoksia tai valokuvia töistä, pyydämme ne tarvittaessa esim. arvioinnin oikaisupyyntö tilanteessa. 2. Tutkintotilaisuuksien arviointiesitysten hyväksyminen koontilomake. Tutkintotodistukset Tutkintotodistuksen tulee sisältää Opetushallituksen määräyksen (56/011/2009) mukaiset tiedot. Erityisesti seuraavat seikat on syytä tarkistaa: tutkinnon suorittajan nimet ja henkilötunnus on kirjoitettu oikein tutkinnon nimi on oikein osa tutkintojen nimet ovat oikein ja tutkinnon perusteiden mukaisessa järjestyksessä todistuksen tutkinnon osan suorittamisesta tulee myös olla määräysten mukainen todistus on päivätty tutkintotoimikunnan kokouspäiväksi todistuksen takasivulle kirjoitettu tutkinnon säädösperusta on tutkinnon perusteiden määräyssivuilta (mm. dnro) sekä tiedot jatko-opintokelpoisuudesta on todistusmääräysten mukainen

8 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (8) Ennen asiakirjojen lähettämistä tutkinnon järjestäjän on syytä tarkistaa kaikkien tarpeellisten tietojen oikeellisuus ja dokumenttien kattavuus toimikunnan antaman tarkistuslistan mukaisesti. Tarkistuslista löytyy toimikunnan verkkosivuilta. Todistusten liitteenä on oltava seuraavat asiakirjat 1) Esitys tutkintosuoritusten vahvistamiseksi tutkinnon vastuuhenkilön allekirjoittamana (lomakemalli) 2) Allekirjoitetut tutkintotodistukset (mallilomake) tutkinnon suorittajat ja arvosanat koko tutkinto/ osatodistus. (Myös hylätyt suoritukset on ilmoitettava, tutkinnon osaa ei voi uusia ennen kuin, hylätty suoritus on käsitelty tutkintotoimikunnassa.) Toimikunnan numero ja tutkinnon diaarinumero on oltava oikein kirjattuna. 3) Todistuspyyntö Lisäksi mukana pitää olla tutkinnon järjestäjän osoitteellinen palautuskuori, jonka postimaksu on maksettu. ARVIOIJAT JA ARVIOIJARYHMÄN KOKOONPANO Tutkinnon suorittajan ammattitaitoa arvioivat henkilöt edustavat seuraavia tahoja: työntekijöitä (TT), työnantajia (TA), opetusalaa (OPE) ja itsenäisiä ammatinharjoittajia (IAH), jos se on alalle tyypillistä. Yrittäjä, jolla on työntekijöitä, on aina TA. Yrittäjä, jolla ei ole työntekijöitä on IAH. Arvioija voi edustaa vain yhtä tahoa, joka on henkilön pääasiallisen työtehtävän mukainen. Arvioijan tulee edustaa samaa kolmikannan tahoa kaikissa tutkinnoissa (flo at, vihersisustajan at ja fm eat). On suositeltavaa, että kolmikannasta vähintään yhdellä olla näyttötutkintomestarin tutkinto (NTM). Floristin ammattitutkinnon seuraavissa osissa: Yrittäjänä toimiminen, Kasveilla stailaaminen, Juhlakoristelun suunnittelu ja toteuttaminen sekä Työpaikkaohjaaja toimiminen tutkinnon osien kohdalla, jollakin kolmikannan edustajalla tulee olla erityisosaamista kyseisestä alasta. Tutkinnonsuorittajan arvioijat: Arvioijalla tulee olla joko floristin ammattitutkinto, floristimestarin erikoisammattitutkinto tai alan vastaavat taidot. Arvioijan pätevyyden tulee olla sellainen, että hän pystyy arvioimaan koko tutkinnon osan, ei vain osaa siitä.

9 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (9) Tutkinnon suorittajan työpaikan TA tai TT voivat toimia arvioijina. Ensisijaisesti tulee käyttää muita arvioijia. Asian käsittelyn jatkamisessa on otettava huomioon hallintolain (434/2003) 30. Esteellisen virkamiehen tilalle on viipymättä määrättävä esteetön virkamies. Virkamies saa kuitenkin käsitellä kiireellisen asian, jonka ratkaisuun esteellisyys ei voi vaikuttaa. Sukulaisuus estää aina arvioijana toimimisen.( ) TUTKINTOTILAISUUKSISTA ILMOITTAMINEN Tutkinnon järjestäjän on ilmoitettava tilaisuuksista toimikunnalle käyttäen ilmoituslomaketta (mallilomake) viimeistään kaksi viikkoa ennen tutkintotilaisuutta. Ilmoitettavat asiat ovat mm.: Tutkinnon suorittajat Suoritettavat tutkinnon osat Tutkintotilaisuuden ajankohta ja paikka Arvioijat, täydennettävä tarvittaessa arvioijaluetteloa (CV ilmoitettava uusista arvioijista) Tutkintotilaisuuksien ja arvioijien tietojen ilmoittamisessa ja muutoksissa käytetään annettuja lomakkeita. Lisää tai korjaa punaisella, tallenna ja lähetä takaisin ttk:n vastuuhenkilölle, sihteerille ja puheenjohtajalle. Ajantasaisen kansallisen arvioijaluettelon voit pyytää ttk:n sihteeriltä. Tutkintotoimikunta voi erikseen pyytää tutkinnonsuorittajien henkilökohtaisia näyttötutkintosuunnitelmia. Floristisen alan tutkintotoimikunta pyytää Floristin ammattitutkinto ja Vihersisustajan ammattitutkinnon (myös FM EAT), henkilökohtaisen näyttösuunnitelmat tutkintotoimikunnalle viimeistään 2 viikkoa ennen tutkintoa. Käytäntö on voimassa toistaiseksi. Henkilökohtainen näyttösuunnitelma tulee lähettää sähköisesti tutkinnon järjestäjä oppilaitoksen nimetylle ttk:n vastuuhenkilölle, puheenjohtajalle ja sihteerille.

10 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (10) OSAAMISEN TUNNUSTAMINEN Mikäli tutkinnon suorittajalla on luotettavia selvityksiä aikaisemmin osoitetusta osaamisesta, arvioijat arvioivat niiden vastaavuuden näyttötutkinnon perusteiden ammattitaitovaatimuksiin. Arvioijat esittävät dokumentin tutkintotoimikunnalle tunnustettavaksi osaksi näyttötutkinnon suoritusta. Osaamisen tunnustamista esitetään tutkintotoimikunnalle niin pian kuin mahdollista, mieluiten heti kun osaaminen on tunnistettu. Aikaisemmin hankitulle ja osoitetulle osaamiselle ei voida asettaa mitään yleistä aikarajaa, mutta osaamisen ajantasaisuus voidaan tarkistaa tai todentaa esim. työtodistuksella. Lopullisen päätöksen aiemmin osoitetun ja luotettavasti selvitetyn osaamisen tunnustamisesta tekee tutkintotoimikunta. Osaamisen tunnustamisesitykset on lähetettävä tutkintotoimikunnalle mahdollisimman pian ja ennen koko tutkinnon suorittamista. Tunnustamista varten tulee arvioijien täyttää esitys osaamisen tunnustamisesta (mallilomake). TUTKINNON OSA TOISESTA AMMATTI- TAI ERIKOISAMMATTITUT- KINNOSTA Ammattitutkintoon voidaan hyväksyä yksi ammatillinen tutkinnon osa jostakin toisesta ammatti- tai erikoisammattitutkinnoista. Näyttötutkintojärjestelmässä todistuksen kyseisen tutkinnon osan suorittamisesta antaa aina ko. tutkinnosta vastaava tutkintotoimikunta. Floristisen alan tutkintotoimikunta hyväksyy kyseisen tutkinnon osan osaksi floristin ammattitutkintoa tai vihersisustajan ammattitutkintoa osa tutkintotodistuksen perusteella. Tunnustamisesityksen tekemisessä noudatetaan Näyttötutkinto-oppaan 2012 ohjeistusta sivulla 78. Tutkinnon osa toisesta tutkinnosta esityksessä voidaan käyttää samaa lomaketta kuin osaamisen tunnustamisessa (mallilomake).

11 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (11) TUTKINTOMAKSUJEN TILITTÄMINEN Tutkintomaksuilla katetaan tutkintotoimikuntien toimintamenot. Tutkinnon järjestäjien tulee noudattaa Opetushallituksen määräystä näyttötutkintojen tutkintomaksujen tilittämisestä (OPH:n määräys 6/011/2011, muutos ) Tutkintovastaavan tehtävät ja vastuu Tutkintovastaava toimii linkkinä tutkinnon järjestäjän ja tutkintotoimikunnan välillä. Hän saa ttk:n lähettämän postin / tiedotteet, sekä varmistaa, että ttk:n jakelussa on muut tarpeelliset henkilöt esim. varavastaava. Vastaa saatujen tiedotteiden jakelusta omassa organisaatiossaan. Huolehtii siitä, että kaikki tarvittava tieto (henkilökohtainen tutkintosuunnitelma, tutkintoilmoitus, arvioijaluettelot ym.), on ajoissa tutkintotoimikunnalla. Ilmoitusten aikataulut löytyvät pysyväisohjeita. Vastaa siitä, että arvioijia on koulutettu ja perehdytetty näyttötutkintojärjestelmään, ammattitaitovaatimuksiin ja kyseiseen tutkintotilaisuuteen. Uusien arvioien cv tulee lähettää ttk:lle, joka vahvistaa arvioijan pätevyyden. Tiedottaa arvioijille etukäteen tutkintotilaisuuden aikataulusta (ennakkotehtävät, arviointi) sekä arviointilomakkeista. Vastaa siitä, että tutkinnon suorittajat tietävät ennen tutkintotilaisuuteen ilmoittautumista oikeutensa ja vastuunsa. Tutkintotilaisuuden jälkeen vastaa siitä, että kaikki tarvittavat dokumentit toimitetaan tutkintotoimikunnan seuraavaan kokoukseen. Hylätyistä tutkintosuorituksista tulee lähettää ttk:lle kaikki arviointidokumentit. Tutkintovastaava varmistaa dokumenttien oikeellisuuden mm. todistuspyyntöjen osalta. Hän vastaa siitä, että ttk:n vahvistama arviointipäätös tiedotetaan tutkinnon suorittajalle ja huomioi myös 14 pv oikaisuvaatimuksen lähettämisajan. Ei osallistu arviointiin, eikä puutu siihen ellei, se ole tutkinnon suorittajan oikeusturvan tai turvallisuuden takia välttämätöntä. Voi muistuttaa arvioijia etukäteen sovitusta aikataulusta. Tutkintovastaava ei voi toimia arvioijana niissä tutkintotilaisuuksissa, joissa toimii tutkintovastaavana. Tutkinnon suorittajien kouluttaja voi toimia tutkintovastaavana (arvioi itse esteellisyytensä).

12 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (12) Tiedottaa arvioija tutkintotilaisuudesta toimikunnalle annettavasta palautteesta ja sen lähettämisestä ttk:n sihteerille. Tutkintovastaava ei välttämättä tee itse tätä kaikkea, vaan voi jakaa tehtäviä eri henkilöiden kesken. Tutkintovastaavan tulee kuitenkin muistaa, ettei vastuuta voi jakaa vaikka tehtäviä voikin. Yleisohjeet asiakirjoille Toimitettavat asiakirjat 1. Koontilomake/ tutkintotilaisuuksien arviointiesitysten hyväksyminen Koontilomakkeessa tulee näkyä: näyttötutkinnon nimi, tutkinnon osion nimi tutkinnon suorittajan nimi (sukunimi, etunimi) ja syntymäaika. HUOM. ei sosiaaliturvatunnusta tutkinnon suoritusaika arviointiesitys (hyväksytty/hylätty) Koontilomakkeessa tulee olla paikka puheenjohtajan allekirjoitukselle. Tutkintovastaava päivää oman allekirjoituksensa sille päivälle, jolloin tekee asiakirjan. Puheenjohtaja päivää sille kokouspäivälle, jolloin asiakirja allekirjoitetaan (mallilomake). Koontilomake toimitetaan kahtena kappaleena ttk:n puheenjohtajalle (maapostitse, osoite s.4) ja sähköisenä talletetaan Optimaan tutkinnon järjestäjän kansioon, joka on nimetty kokouspäivän mukaisesti. Ennen kuin Optiman tunnukset on saatu tutkinnon järjestäjien käyttöön tulee asiakirjat lähettää sähköisesti sihteerille. Toinen kappale jää tutkintotoimikunnalle arkistoitavaksi ja toinen palautetaan tutkinnon järjestäjälle. Kun tutkinnon järjestäjä on saanut paluupostissa allekirjoitetun koontilomakkeen, on tutkintovastaava velvollinen ilmoittamaan tutkinnon suorittajalle lopullisen arviointipäätöksen.

13 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (13) 2. Arviointiesitys tutkinnonperusteiden arviointikohteiden mukaan Arviointiesityksessä tulee olla kaikkien arvioijien nimet ja selkeä maininta siitä, onko tutkinnon osio hyväksytty vai hylätty. Hyväksytyistä arviointiesityksistä tulee toimittaa arvioinnin koontilomake jokaisen tutkinnon suorittajan osalta. Hylätyistä arviointiesityksistä tulee toimittaa kaikki arviointiin liittyvät asiakirjat ttk:n kokoukseen perusteluineen, arvioijien täyttämät arviointikaavakkeet. Automaattisesti ei tarvitse lähettää tutkinnon suorittajan tekemiä kirjallisia tuotoksia tai valokuvia töistä, pyydämme ne tarvittaessa esim. arvioinnin oikaisupyyntö tilanteessa. Kaikki edellä mainitut asiakirjat tulee myös tallentaa Optimaan tutkinnon järjestäjän kansioon. Ennen kuin Optiman tunnukset on saatu tutkinnon järjestäjien käyttöön tulee asiakirjat lähettää sähköisesti sihteerille. 3. Arvioijien palautelomake Kaikilta arvioijilta pyydetään palaute tutkintotilaisuudesta. Palautelomakkeet toimitetaan tutkinnon osan jälkeen sähköisesti sihteerille ja puheenjohtajalle (lomakemalli). Yksittäisten tutkinnon osien suorittamisesta ei suositella haettavan todistusta tutkinnon osan suorituksesta, jos tutkinnon suorittaja pyrkii suorittamaan koko tutkinnon. Näyttötutkinnon osan tai osien suorittamisesta annetaan aina todistus, jos näyttötutkintoon osallistuva sitä pyytää tai hänen tavoitteenaan on suorittaa vain osa tutkinnosta. TOIMITETTAVAT ASIAKIRJAT 1. Todistukset OPH, määräys 56/011/2009, voimassaoloaika alkaen toistaiseksi. Tutkinnon järjestäjällä on vastuu todistusten oikeellisuudesta. Todistukset päivätään tutkintotoimikunnan kokouspäiväksi.

14 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (14) 2. Koontilomake /allekirjoitetut tutkintotodistukset näyttötutkinnon nimi tutkinnon suorittajan nimi (sukunimi + etunimi) ja syntymäaika tutkinnon osien nimet, jos osatodistus arvosanat (hyväksytty/hylätty) Koontilomakkeessa tulee olla paikka puheenjohtajan allekirjoitukselle. Puheenjohtaja päivää sille kokouspäivälle, jolloin todistus allekirjoitetaan. Koontilomake toimitetaan kahtena kappaleena postitse puheenjohtajalle. Toinen kappale jää tutkintotoimikunnalle ja toinen palautetaan tutkinnon järjestäjälle. Koontilomake tallentaan Optimaan tutkinnon järjestäjän kansioon. Ennen kuin Optiman tunnukset on saatu tutkinnon järjestäjille koontilomake toimitetaan myös sähköisenä sihteerille (mallilomake). Kaikkia palautettavia asiakirjoja varten tulee olla palautuskuori. Kaikki allekirjoitettavat asiakirjat liitteineen toimitetaan puheenjohtajalle. Kaikissa asiakirjoissa tulee olla oppilaitoksen nimi ja/tai logo. 3. Tutkintotilaisuuksien aikataulujen ilmoittaminen Kaikkien tutkintotilaisuuksia järjestävien oppilaitosten tulee ilmoittaa tutkintotilaisuuksien aikataulut sekä arvioijat tutkintotoimikunnalle 2 viikkoa ennen tutkintotilaisuutta. Tutkintotilaisuuksien ja arvioijien tietojen ilmoittamisessa ja muutoksissa tulee käyttää ttk:n nykyisiä lomakkeita. Lisää tai korjaa punaisella, tallenna ja lähetä takaisin ttk:n vastuuhenkilölle, puheenjohtajalle ja sihteerille.

15 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (15) ASIAKIRJOJEN TOIMITTAMINEN TUTKINTOTOIMIKUNNALLE Asiakirjojen tulee olla 2 viikkoa ennen kokousta tutkintotoimikunnalla. Mikäli viimeinen asiakirjojen saapumispäivä osuu viikonlopulle, arkipyhälle yms. tulee postin olla perillä sitä edeltävänä arkipäivänä. Tutkintotoimikunta ei ota myöhässä tulleita asiakirjoja, todistuksia yms. käsittelyyn. Kaikki myöhässä tulleet asiakirjat ja asiat siirretään seuraavaan kokoukseen. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikki asiakirjat ja todistukset jotka tulevat myöhässä puheenjohtajalle tai sihteerille ja ovat päivätyt kyseiselle kokouspäivälle, lähetetään tutkinnon järjestäjälle takaisin uudelleen kirjoitettaviksi. LIITTEET Liite 1: Toimikunnan Optima tutkinnon järjestäjille Liite 2: Toimikunnan yhteystiedot... 12

16 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (16) Liite 1: Toimikunnan Optima tutkinnon järjestäjille (tarkennetaan syksyllä 2014, ei vielä toiminnassa!) Aloitus ja työtilan sisältö Opetushallituksen Optima ympäristö löytyy osoitteesta Käyttäjätunnukset ovat yleensä muotoa oppilaitoksen nimi isolla ja toimikunnan numero Salasana ensimmäisellä kerralla on; ophoph Salasanan saat Opetushallituksesta ja voit vaihtaa sen itse kansiossa Hallintatyökalut olevasta Vaihda salasana kohdasta. Käyttäjätunnusten luonti ja muu hallinnointi, kuten muokkaaminen ja poistaminen, hoidetaan Opetushallituksessa. Asiaa hoitaa Tim Lamminranta ) Toiminta mahdollisissa ongelmatilanteissa: - Käyttäjätunnus ei kelpaa. o Kirjoita vielä kerran - Jos olet unohtanut salasanasi. o Kirjoita käyttäjätunnus ja salasana-arvauksesi niille varattuihin kenttiin. Paina Kirjaudu sisään painiketta ja seuraa näytölle ilmestyviä ohjeita, niin saat uuden salasanan sähköpostiisi. o Jos ei vieläkään onnistu, niin ota yhteys Opetushallitukseen tim.lamminranta@oph.fi tai tutkintotoimikunnat@oph.fi Työtilan etusivu (toimikunnan numero ja nimi lyhennettynä) [tiedosto] Työtilan ohje [tiedosto] Toimikunnan kalenteri Sihteerin kansio (näkyy vain työtilan vastuuhenkilölle = sihteerille) Kokoustilakansion etusivu [tiedosto] Kokouskansio [kansio]

17 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (17) Toimikunnan ohjeet ja lomakkeet tutkintojen järjestäjille [kansio] Nimeäminen Tutkinnon järjestäjien sihteerille tai puheenjohtajalle lähettämät dokumentit, jotka liittyvät tiettyyn tutkintotoimikunnan kokoukseen, kannattaa nimetä selkeästi ja yksilöivästi, jotta kaikki jäsenet löytävät ne helposti. Myös arkistoinnin kannalta on hyvä, että ne ovat informatiivisesti nimettyjä. Suositus tällaisten dokumenttien nimeämiseen on seuraava: Tutkinnonjärjestäjävvkkppaihe Dokumenttien tuonti Optimaan Optimaan voi tuoda omalta tietokoneelta mitä tahansa tiedostoja. Eli edellytyksenä on että tiedosto aina ensin viedään omalle koneelle, josta se voidaan seuraavia ohjeita seuraamalla siirtää Optimaan. Kaikki tiedostot tuodaan Optimaan samalla tavalla. Tiedosto tuodaan Optimaan, josta löytyvät ohjeet kun kirjaudutte Optimaan. Tutkinnon järjestäjien omat kansiot Jokaiselle tutkinnon järjestäjälle luodaan Optimaan oma kansio, johon tarvittavat dokumentit ladataan. Kansio löytyy kohdasta Toimikunnan ohjeet ja lomakkeet tutkintojen järjestäjille > Tutkintojen järjestäjät. Tutkinnon järjestäjä luo kansioon tarvittavat alikansiot. Kansion juureen laitetaan arvioijaluettelo, jota tutkinnon järjestäjä päivittää. Tutkintotilaisuuksien ilmoittamiselle luodaan oma kansio, samoin jokaiselle tutkintotoimikunnan kokoukselle, johon tutkinnon järjestäjä haluaa toimittaa asioita käsiteltäväksi. Näin kansioon muodostuu seuraavanlainen kansiorakenne:

18 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (18)

19 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (19) Liite 2: Toimikunnan yhteystiedot Tutkintotoimikunnan postiosoite: Floristisen alan tutkintotoimikunta 8410 / pj Owe Salmela Linnaleirin 8 A 2, Kokkola Owe Salmela, puheenjohtaja , owe.salmela@yrkesakademin.fi edustaa: Puutarhaliitto Kirsi Vesalainen, varapuheenjohtaja kirsi.vesalainen@livia.fi edustaa: opettajat Leila Alamiekkaoja , leila.alamiekkaoja@keuda.fi tutkintotoimikunnan ulkopuolinen sihteeri Maija Natunen, jäsen , maija.natunen@gmail.com edustaa: PAM Annemari Kuvaja, jäsen

20 OHJEITA TUTKINTOJEN JÄRJESTÄJILLE (20) , edustaa: Suomen Kukkakauppiasliitto ry Raisa Koiranen, jäsen , edustaa: Suomen Vihersisustajat ry, IAH Tarja Tontti, jäsen , edustaa: OAJ