Virastomestarin at:n oppilaitoskäyttäjille Virastomestarin at:n tutkintotoimikunta Pia Puustjärvi, toimikunnan sihteeri

Transkriptio

1 OPTIMA alustan käyttöohje Virastomestarin at:n oppilaitoskäyttäjille Virastomestarin at:n tutkintotoimikunta Pia Puustjärvi, toimikunnan sihteeri

2 2 Sisällysluettelo Johdanto... 3 Aloitus... 4 Työtila... 5 Kokouskalenteri... 5 Yleinen keskustelu... 6 Kokoustila... 7 Kokousprosessi... 7 Kokoukseen toimitettavat asiakirjat... 7 Tiedostojen lisääminen kokouskansioon... 8 Tiedostojen nimeäminen... 8 Oppilaitosten kansiot... 9 Talletettavat tiedostot... 9

3 3 Tervetuloa Virastomestarien ammattitutkinnon tutkintotoimikunnan Optima-ympäristöön! Johdanto Tämä on tutkintotoimikunnan sekä yhteistyöoppilaitostemme yhteinen areena verkossa. Sen tarkoituksena on helpottaa ja tehostaa niin tiedonkulkua kuin toimintaamme liittyvien dokumenttien hallintaa: kokouksiin ja järjestämissopimuksiin liittyvä kirjeenvaihto siirtyy sähköiseen muotoon. Yhdet kappaleet kaikista dokumenteista lähetetään edelleen postissa tutkintotoimikunnan sihteerille virallista arkistointia varten, sähköinen versio tallennetaan Optimaan. Optimaan tallennettavia dokumentteja ovat: Oppilaitokset tallettavat: Järjestämissopimus ja suunnitelma Arvioijaluettelo (pidettävä ajan tasalla!) Kokousasiakirjat o tutkintojen vahvistukset o arviointiyhteenvedot o henkilökohtainen suorittajayhteenveto o järjestämissuunnitelmat ja sopimukset Tutkintotoimikunta tallettaa: Pöytäkirjanotteet päätöksistä Kokousaikataulun ja muistutukset kokouksien sulkeutumisesta Lisäksi kaikille yhteinen: Kokouskalenteri o Kokouspäivämäärät o Kokoustilan sulkeutumispäivät o Muut tutkintotoimikunnan järjestämät tilaisuudet Yleinen keskustelualue o Tutkintotoimikunta tiedottaa ja te voitte kysellä sekä keskustella tällä foorumilla Verkkoympäristössä toimiminen on monelle tuttua jo entuudestaan ja vaikkei olisikaan, sen oppii helposti! Jos tuppaa olemaan ongelmaa, lue vielä nämä ohjeet tarkasti tai ole yhteydessä sihteeriin tahi OPH:n.

4 4 Aloitus Opetushallituksen Optima ympäristö löytyy osoitteesta Käyttäjätunnukset ovat yleensä muotoa Etunimi Sukunimi. Salasanan saat Opetushallituksesta ja voit vaihtaa sen itse kansiossa Oppilaitosten kansiot olevasta Vaihda salasana kohdasta. Käyttäjätunnusten luonti ja muu hallinnointi, kuten muokkaaminen ja poistaminen, hoidetaan Opetushallituksessa. Asiaa hoitaa Tim Lamminranta Toiminta mahdollisissa ongelmatilanteissa: Käyttäjätunnus ei kelpaa. - Kirjoita vielä kerran ja muista, että etunimen ja sukunimen välissä on välilyönti, ei pistettä. Jos olet unohtanut salasanasi. - Kirjoita käyttäjätunnus ja salasana-arvauksesi niille varattuihin kenttiin. Paina Kirjaudu sisään painiketta ja seuraa näytölle ilmestyviä ohjeita, niin saat uuden salasanan sähköpostiisi. - Jos ei vieläkään onnistu, niin ota yhteys Opetushallitukseen tim.lamminranta@oph.fi tai tutkintotoimikunnat@oph.fi HOX HOX!! Käyttäjätiedot-valikosta löytyvän Yhteystiedot-taulun voi jokainen työtilaan liitetty käyttäjätunnuksen haltija itse muokata ja päivittää. Oppilaitoskohtaisten (tutkintojen järjestäjäkohtaisten) käyttäjätunnusten osalta on kuitenkin seuraava rajoitus: älä muuta siinä olevia Etunimi- ja Sukunimi-tietoja, jotka on valmiiksi täytetty. Oman nimen saa tavallisesti näkyviin sähköposti- ja postiosoitteessa sekä tarvittaessa Vapaamuotoisessa tekstikentässä. Jos Etunimi- ja Sukunimi-kentissä oleviin tietoihin on tarpeen tehdä muutoksia, ilmoitathan siitä ystävällisesti Opetushallitukseen Optima-ympäristön hallinnoijalle (tim.lamminranta@oph.fi ).

5 5 Työtila Vieressä kuva, josta näet työtilamme rakenteen ja minkälaisia kansioita sieltä löytyy. Rakennepuun viereen oikealle avautuvat sitten klikkaamasi tiedostot. Jos kyseessä on *.html-sivu, niin teksti näkyy kokonaan suoraan vieressä, mutta jos se on esim. *.doc, klikkaa nimeä ja tiedosto tulee näkyviin oikealle puolelle. Klikkaa tätä uudestaan ja avautuu uusi valintaikkuna, jossa lukee Avaa tai tallenna. Toimi tarpeesi mukaan. Jokaisen pääkansion alla on aloitussivu, jossa on kerrottu ko. kansiosta, mikä sen tehtävä on ja kuinka siellä toimitaan. Ohjeita on siis monessa paikkaa! Ilman ei pääse olemaan! ;-D Seuraavaksi käymme läpi tarkemmin, mitä missäkin kansiossa tapahtuu ja miten siellä toimitaan. Kokouskalenteri Täällä sinun ei tarvitse osata muuta kuin lukea kalenteria. Käy katsomassa, milloin ovat kokouspäivät ja milloin Kokoustila sulkeutuu (10 päivää ennen kokousta). Kokoustilan sulkemisesta tulee vielä erikseen muistutusilmoitus sähköpostiisi muutamaa päivää ennen sulkeutumista. Myös kokouspäivästä tulee muistutusilmoitus sähköpostiisi.

6 6 Yleinen keskustelu Tältä se näyttää ja alla selostusta eri toiminnoista: Viestit: määrittele, miten haluat viestisi nähdä (järjestys jne.) Aiheet: määrittele, miltä ajalta haluat nähdä viestit Uusi aihe: luot itse uuden viestin Tässä viesti on aukaistu ja kun haluat siihen vastata, valitset Vastaa. Sinulle avautuu ikkuna, johon voit kirjoittaa vastauksesi ja myös muotoilla sitä halutessasi. Voit myös tarvittaessa liittää viestiin tiedoston oikeassa reunassa olevan Lisää liite tekstiä klikkaamalla. Kun kaikki on valmista, klikkaa Julkaise-nappulaa.

7 7 Kokoustila Tässä kansiossa tutkintotoimikunnan pitää virtuaaliset kokouksensa ja tänne te oppilaitosten edustajat tuotte kokouksiin tarvittavan materiaalin. Kokousprosessi etenee seuraavanlaisesti: 10 päivää ennen kutakin tutkintotoimikunnan kokouspäivää klo Kokouskansiot sulkeutuvat. Siihen mennessä ko. kokoukseen tarkoitettu materiaali pitää olla sinne toimitettuna ohjeiden mukaisesti tai sitä ei käsitellä ko. kokouksessa. Tämän jälkeen tutkintotoimikunnan sihteeri tekee saapuneiden materiaalien perusteella esityslistan. Kokouspäivänä tutkintotoimikunnan jäsenet pitävät kokouksen ja tekevät päätökset. Sihteeri tekee päätöspöytäkirjan sekä pöytäkirjaotteen hyväksytyistä tutkinnoista ja järjestämissuunnitelmista. Pöytäkirjaote laitetaan kaikille näkyville Pöytäkirjaotteet kansioon ko. kokouksen kohdalle noin viikon sisällä kokouksesta. Mikäli esim. järjestämissuunnitelmaa ei ole hyväksytty, niin ko. oppilaitokselle laitetaan suoraan viestiä sähköpostiin eivätkä korjauspyynnöt näy pöytäkirjaotteessa. Kokoukseen toimitettavat asiakirjat Tutkintosuoritukset: o Tutkintojen vahvistaminen o Arvioijaluettelo o Arviointiyhteenveto o Henkilökohtainen suorittajayhteenveto Järjestämissuunnitelma ja sopimus: o Näyttöjenjärjestämissuunnitelma o Näyttöjenjärjestämissopimus (jos on kyse uudesta aivan uudesta toimijasta, jolla ei jo ole voimassaolevaa sopimusta) o Arvioijaluettelo o Blanco HENSU-lomake

8 8 Tiedostojen lisääminen kokouskansioon Kokoustila avattuna näyttää tältä: Kokoustilassa on näkyvillä vuosi, kokouspäivä ja jokaiselle toimitettavalle paperille on oma kansionsa. Jokaisen kansion alapuolella on Uusi objekti - teksti, jota klikkaamalla pääset lisäämään tiedostosi oikeaan paikkaan. Tämän jälkeen oikealle puolelle tulee objektilista, josta valitset halutun toiminnon, tässä tapauksessa valitset Tiedosto. Selaa-toiminnolla haet tarvittavan tiedoston ja valitse Tuo tiedosto tietokoneeltasi. Optima näyttää objektin tiedot ja valitset OK. Seuraavaksi määrittelet käyttöoikeudet tiedostolle eli keille se näkyy. Tähän valitset tutkintotoimikuntalaiset sekä oman oppilaitoksesi yhteyshenkilöt. Hyväksy OK:lla. Merkitse valituille luku- ja kirjoitusoikeus ja poista se muilta. Hyväksy OK:lla. Jos toit vahingossa väärän tiedoston, pystyt poistamaan tiedoston seuraavasti: Klikkaa ko.tiedostoa ja sen oikealle puolelle tulee "mutterin" kuva. Klikkaa "mutteria" ja sieltä tulee valintaikkuna näkyville. Valitse Poista, vahvista rastittamalla oikea tiedosto ja hyväksy poistosi. Tiedostojen nimeäminen Tutkintotoimikunta käsittelee monen oppilaitoksen lähettämiä papereita. Selvyyden vuoksi nimeä tallentamasi tiedostot seuraavasti: Tutkintojen vahvistus, joka käsitellään tutkintotoimikunnan kokouksessa (vaihda oppilaitoksen kohdalle edustamasi oppilaitoksen nimi): oppilaitos-tv esim. OAKK-tv

9 9 Arviointiyhteenveto, joka käsitellään tutkintotoimikunnan kokouksessa (vaihda oppilaitoksen kohdalle edustamasi oppilaitoksen nimi): oppilaitos-ay Henkilökohtainen suorittajayhteenveto, joka käsitellään tutkintotoimikunnan kokouksessa (vaihda oppilaitoksen kohdalle edustamasi oppilaitoksen nimi): oppilaitos-hs Arvioijaluettelo, joka käsitellään tutkintotoimikunnan kokouksessa (vaihda oppilaitoksen kohdalle edustamasi oppilaitoksen nimi): oppilaitos-al Järjestämissuunnitelma, joka käsitellään tutkintotoimikunnan kokouksessa (vaihda oppilaitoksen kohdalle edustamasi oppilaitoksen nimi): oppilaitos-jsu Järjestämissopimus, joka käsitellään tutkintotoimikunnan kokouksessa (vaihda oppilaitoksen kohdalle edustamasi oppilaitoksen nimi): oppilaitos-js Blanco HENSU-pohja, joka käsitellään tutkintotoimikunnan kokouksessa (vaihda oppilaitoksen kohdalle edustamasi oppilaitoksen nimi): oppilaitos-hensu Oppilaitosten kansiot Talletettavat tiedostot Kun tutkintotoimikunta on hyväksynyt kokouksessaan oppilaitoksenne seuraavat asiakirjat: o näytönjärjestämissuunnitelma o järjestämissopimus o arvioijaluettelo o arviointiyhteenvedot siirrätte ne oman oppilaitoskansion alle.

10 10 Kolme ensimmäistä tuodaan vain kerran, mutta jokainen hyväksytty arviointiyhteenveto tuodaan myös tänne. Näin hyväksytyt tutkinnot kunkin oppilaitoksen kohdalta on helposti tarkistettavissa ja saamme tänne hyvän arkiston. Kunkin oppilaitoksen oma kansio on piilotettu, eivätkö toiset oppilaitokset näe niitä. Huomatkaa, että määrittelette itse kenelle tiedostonne näkyvät kun tuotte ne oman oppilaitoksenne kansioon. Katso tarkemmat ohjeet kohdasta Tiedostojen lisääminen kokouskansioon. Jos sinulta unohtui tarkistaa tiedoston käyttöoikeudet, niin voit korjata asian seuraavasti: Klikatkaa ko.tiedostoa ja sen oikealle puolelle tulee "mutterin" kuva. Klikkaa "mutteria" ja sieltä tulee valintaikkuna näkyville. Valitse Käyttöoikeudet. Sieltä näkyvältä listalta poista muut, lisää oman oppilaitoksesi vastuuhenkilöt luku- ja kirjoitusoikeudellisiksi sekä tietysti tutkintotoimikunnan jäsenille lukuoikeus. Tallenna valintasi. Samalta listalta voit myös poistaa tiedoston, jos toit vahingossa väärän tiedoston. Valitset listalta kohdan Poista, rastita oikea tiedosto ja hyväksy poistosi. Oppilaitosten kansiot alla ennen oppilaitoksesi tietoja on kaksi tärkeää linkkiä. Toisesta voit vaihtaa salasanasi ja toisesta tarkistaa ja täydentää yhteystietosi. Kun olette lisänneet omat tietonne oman oppilaitoksenne kansioon, lopputulos pitäisi näyttää viereisen esimerkin mukaiselta. Kun tiedostot on nimetty oikein, niin niin teillä kuin tutkintotoimikuntalaisilla on helppo nähdä, että kaikki paperit ovat kunnossa. Esimerkistä näemme seuraavaa: Kokouksessa on hyväksytty Oulun Aikuiskoulutuskeskus Oy:n Näyttöjenjärjestämissuunnitelma (OAKK-NJS ) Järjestämissopimus (OAKK-js ) Arvioijaluettelo (OAKK-al ) Arvioijayhteenveto tutkinnonsuorittajista (OAKK-ay ) Kokouksessa on hyväksytty Oulun Aikuiskoulutuskeskus Oy:n Arvioijayhteenveto tutkinnonsuorittajista (OAKK-ay )