TULOT MENOT. KYLÄN TALOUSSUUNNITTELUN OHJE Ohjeet on laatinut Erkki Laitila.

Transkriptio

1 TULOT MENOT KYLÄN TALOUSSUUNNITTELUN OHJE Ohjeet on laatinut Erkki Laitila.

2 KYLÄYHDISTYKSEN TALOUSSUUNNITTELUN OHJE Kylätoiminnan kehittäminen on koettu maaseudun kehittämisen avainalueeksi. Kylien aktivoiminen omatoimisuuteen ja itsenäiseen vastuunottoon kylän kehityksessä ja elinkelpoisuudessa on paras tae kylän elinvoimaisuuden säilymisestä myös tulevaisuudessa. Taloudellinen yhteistyö ja verkostoituminen kyläyhteisössä on elinkeinotoiminnan kehittämisen kannalta tärkeää. Kuntien ja muun julkisen vallan ulkoistaessa palvelujaan näyttää kyläyhteisöille syntyvän uudenlainen rooli sosiaalisten ja hyvinvointipalvelujen tuottajana. Vapaa-ajantoiminnan kehittäminen on asumisviihtyvyyden ja jopa kylien asuttuna pitämisen kannalta merkityksellistä. Kylätalojen käytön lisääminen ja tilojen hyödyntäminen on niihin tehtyjen investointien takia tarpeellista. Edellä esimerkkeinä esitetyt ja monet muut tarpeet edellyttävät, että kyläseurojen ja muiden kylissä toimivien yhteisöjen pidemmän aikavälin toiminnan suunnittelu ja lyhyen aikavälin yksityiskohtaisempi suunnittelu on ammattitaitoista, selkeää ja johdonmukaista. Tämä edellyttää, että yhteisöjen vastuuhenkilöiden kouluttautumista toiminnan johtamisessa. Kouluttautuminen ja asioiden selkeä hoitaminen helpottuvat, kun käytettävissä on riittävän yksityiskohtainen opasmateriaali ja selkeät ja helppokäyttöiset suunnittelun työkalut. Seuraaviin ohjeisiin on koottu keskeisimmät talouden suunnittelun asiat, jotka esimerkiksi kyläyhdistyksen tulisi ottaa huomioon. Ohjeet on laatinut Erkki Laitila. Pitkän aikavälin tulos- ja rahoitussuunnitelman laatimisohje Tulos- ja rahoitussuunnitelman tarkoituksena on kiteyttää numeroiksi yhdistyksen pitkän aikavälin toimintasuunnitelma niin, että voidaan tarkastella toiminnan taloudellisia reunaehtoja. Tulos- ja rahoitussuunnitelmat ovat numeroiksi puettu toimintasuunnitelma, joten luonnollisesti ensin täytyy laatia itse toimintasuunnitelma ennen kuin se voidaan numeromuodossa esittää. Tulossuunnitelman avulla selvitetään toiminnan kannattavuus tarkastelujaksolla vuosikohtaisesti. Rahoitussuunnitelman avulla voidaan selvittää rahan riittävyys suunniteltuun toimintaan. Tarkastelujakson pituus Tarkastelujaksolla tarkoitetaan sitä aikaväliä, jolle suunnitelma laaditaan. Minimiaika on yleensä 3 vuotta, mutta jos yhdistys suunnittelee toimintansa laajuuteen nähden suurta ja pitkävaikutteista investointia, on tarkastelujaksoa pidennettävä niin, että investoinnin toteutus- ja rahoitusmahdollisuudet tulevat riittävällä tarkkuudella selvitetyiksi. Tämän oppaan tulos- ja rahoitussuunnitelmalomakkeet on laadittu 5 vuoden aikaväliä silmällä pitäen. Suunnitelma laaditaan vuositasoisena. Suunnitteluvuosi on aina sama kuin tilikausi, koska muutoinhan ei syntyisi luonnollista tilinpäätökseen perustuvaa valvonnan ja seurannan mahdollisuutta. Tulossuunnitelman laatiminen Tulossuunnitelman rakenne Tulossuunnitelmalomake (Liite 1) on laadittu siten, että se soveltuvin osin vastaa kirjanpitoasetuksessa edellytettyä yhdistyksen tuloslaskelmakaavaa, jolloin kirjanpitoperustei-

3 nen jälkiseuranta helpottuu. Jälkiseuranta on tietenkin mahdollista vain, jos myös kirjanpidossa noudatetaan samaa tulojen ja menojen ryhmittelyä kuin suunnittelussakin. Yhdistyksen tuloslaskelmassa tulot ja menot jaetaan neljään pääryhmään: - varsinainen toiminta - varainhankinta - sijoitus- ja rahoitustoiminta - muut tulot ja menot Tätä jakoa on tarkoituksenmukaista noudattaa myös suunnittelulaskennassa. Varsinaisen toiminta on yhdistyksen tarkoituksen toteuttamista ja varainhankinnan tarkoituksena on hankkia varoja varsinaisen toiminnan toteuttamiseen. Usein syntyy tulkintaongelmia siitä, kumpaan jokin tulo tai meno kuuluu. Tulkintaongelmiin ei kannata takertua. Oleellista on, että joka vuosi toimitaan samalla tavalla eikä niinkään se, tuleeko jokin tulo tai meno kirjatuksi juuri oikeaan ryhmään. Toistettakoon vielä, että suunnittelulaskennassa ja myöhemmin toteutuvassa kirjanpidossa on noudatettava samoja jakoperusteita, sillä muutoinhan ei suunnitelmien toteutumista voida jälkikäteen valvoa ja seurata. Kirjanpidon hoidon periaatteet siis määritellään jo siinä vaiheessa, kun suunnittelulaskelmat tehdään. Tämä on aina syytä saattaa myös kirjanpitäjän tietoon. Sijoitus- ja rahoitustoiminta-osio sisältää tavallisesti korkotuotot ja korkokulut. Harvoilla yhdistyksillä on muita sijoitustuottoja. Muut tuotot ja kulut -ryhmän merkittävin tulojen ryhmä on saadut yleisavustukset (avustukset, joita ei ole kohdennettu mihinkään nimenomaiseen kohteeseen). Siirrot rahastoihin (myöhemmin tiettyyn kohteeseen käytettävä korvamerkitty raha) käsitellään tässä ryhmässä miinusmerkkisenä, sillä sehän vähentää suunnitteluvuonna käytettävissä olevaa rahamäärää. Joskus yhdistyksellä voi olla myös satunnaisia tuottoja tai kuluja. Yleisesti ottaen tulisi muiden kuin edellä esitettyjen tulojen ja menojen kohdentamista satunnaiseriin välttää, sillä todellisuudessa ne useimmiten kuuluvat johonkin edellä mainituista kolmesta ryhmästä. Kussakin edellä mainitussa neljässä ryhmässä tulot ja menot käsitellään bruttona. Esimerkiksi varainhankintatempausta, vaikkapa tanssien järjestämistä, käsitellään tulossuunnitelmassa niin, että tuloihin kirjataan bruttotulot yhteensä (3000 ) ja menoihin bruttomenot (1000 ), ei siis niin, että kirjataan vain odotettu nettotuotto Tulossuunnitelman laatiminen (rivikohtainen ohjeistus) Tulossuunnitelma on numeeriseen muotoon saatettu toimintasuunnitelma eikä sitä ole mahdollista tehdä ellei ensin ole riittävän tarkkaa kirjallista toimintasuunnitelmaa, josta numeroaineisto saadaan. Varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan tulot ja menot Kuten edellä jo todettiin, laaditaan suunnitelma bruttoperiaatteella. Jakoa varsinaiseen toimintaan ja varainhankintaan ei ole missään tarkoin määritelty eikä sitä voitaisikaan määritellä, vaan se on terveellä järjellä johtokunnan tai muun suunnitteluelimen harkittava. Esimerkiksi musiikkileikkikouluyhdistyksen varsinaisen toiminnan menoja voivat olla nuottien ostot musiikin opetuksen käyttöön ja täsmälleen samanlainen meno (nuottien hankinta) samassa yhdistyksessä voi olla varainhankinnan menoa, jos nuotit hankittiin

4 sitä varten, että lasten vanhemmista muodostettu kuoro voi esiintyä varainhankintatempauksessa. Varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan osio on muotoa: Varsinainen toiminta +Tulot -Menot =Varsinaisen toiminnan tulos Varainhankinta +Tulot -Menot =Varainhankinnan tulos Koska molempien rakenne on samanlainen, käsitellään sisältöjä yhdessä. Tulot Varsinaisen toiminnan ja Varainhankinnan tulot ryhmitellään tarkoituksenmukaisesti. Oleellista on, että jako on informatiivinen ja siitä helposti näkee, millainen tulorakenne on. Esimerkiksi kyläyhdistyksen Varsinaisen toiminnan tulot voitaisiin ryhmitellä seuraavasti: - Vuokratulot koneiden vuokrauksesta (brutto) - Vuokratulot kahvi- ja ruokailukaluston vuokraamisesta (brutto) - Kylätalon vuokratulot (brutto) - Muut varsinaisen toiminnan tulot (brutto) Saman yhdistyksen varainhankinnan tulot voitaisiin ryhmitellä vaikkapa seuraavasti: - Jäsenmaksutulot - Syysmarkkinoiden tulot (brutto) - Naisjaoston kahvitustulot (brutto) - Myyjäis- ja arpajaistulot (brutto) - Kunnan korvaus latujen kunnossapidosta (brutto) - Muut varainhankinnan tulot (brutto) Menot Varsinaisen toiminnan menot -ryhmässä käsitellään ne kustannukset, jotka syntyvät yhdistyksen sääntöjenmukaisen tarkoituksen toteuttamisesta. Tällaisia ovat yhdistyksen yleiskustannukset sekä ne menot, jotka tulevat aiheutumaan Varsinaisen toiminnan tulojen hankinnasta. Varainhankinnan menoina käsitellään ne kuluerät, jotka tulevat syntymään varainhankinnan tulojen hankkimisesta. Oleellista on, että jokaisena suunnitelman vuonna käytetään samaa jakoa ja että myös myöhempi kirjanpidon kustannusjako on sama. Henkilöstömenot Tässä käsitellään kaikki palkkamenot ja henkilösivukulut (sosiaalikulut). Tavallisesti arviointi suoritetaan niin, että ensin selvitetään palkkameno ja siihen lisätään kertoimella henkilösivukuluosuus (esimerkiksi: palkat x 1,37 = henkilöstömeno yhteensä). Suuntaa antava esimerkki henkilösivukulujen arvioinnista voisi olla seuraavanlainen:

5 (Huom!! Tämä ei ole yleispätevä, vaan kerroin on aina selvitettävä tapauskohtaisesti) - Eläkemaksu (työnantajan osuus) 17% - Sosiaaliturvamaksu 4% - Lomakorvaus/lomapalkka 13% - Tapaturmavakuutus, työttömyysvakuutus 2% - Muut 1% 37% Kuukausipalkkaisten ja tuntipalkkaisten tai tilapäisten työntekijöiden henkilösivukulukertymä määräytyy eri tavalla. Varovaisuuden periaatetta noudattaen tulisi vielä lisätä varaus mahdollisia työnantajan maksettavaksi tulevia sairausajan palkkoja, sijaisuuskorvauksia, vanhempainlomakustannuksia, jne. menoja kattamaan. Poistot Poisto on käyttöomaisuuden kulumisen kustannus. Kun investoidaan pitkäkestoiseen omaisuuteen, kirjataan se kuluksi siinä tahdissa kuin sen oletetaan käytössä kuluvan tai arvon muutoin alenevan. Pitkäkestoisella tarkoitetaan investointia, jonka hyödyntämisaika on vähintään 3 vuotta ja hankinta-arvo vähintään 1000 euroa. Hankinta, jonka oletettu käyttöikä on vähintään 3 vuotta ja hankinta-arvo yli 1000 euroa kirjataan investointina rahoitussuunnitelmaan (ei siis tähän tulossuunnitelmaan). Vuosikuluna, joka on menoa tässä tulossuunnitelmassa, käsitellään poisto eli se osuus investoinnin arvosta, jonka katsotaan kuluvan tarkasteluvuonna. Käyttöiän perusteella arvioitava vuosikustannus määräytyy tavallisesti niin, että kullekin käyttövuodelle kirjataan menoa samansuuruinen osuus hankintamenosta. Kun hankintameno on 4000 ja taloudellinen käyttöikä arvioidaan esimerkiksi 5 vuodeksi, kirjataan käyttöönottovuodelle ja neljälle seuraavalle vuodelle 800 euron poistomeno tulossuunnitelmaan. Maa-alueista ei tehdä poistoja, sillä maa ei kulu käytössä. Muut menot Muut menot voidaan käsitellä joko menolajikohtaisesti tai toimintokohtaisesti. Menolajikohtaisuudella tarkoitetaan, että jaotellaan menot vaikkapa: matkamenot, puhelinmenot, korjausmenot, vuokramenot, kirjanpitomenot, lämmitysmenot jne., jne. Toimintokohtaisuus tarkoittaa, että menot jaotellaan vaikkapa: kylätalon menot, vuokrakoneiden menot, hallintomenot, jne., jne. Toimintokohtainen jako on usein informatiivisempi, mutta silloin on tietenkin kukin menoryhmä (esim. kylätalon menot) jaoteltava vielä pienempiin osasiin. Kohdeavustusten käsittelyä laskelmissa tarkastellaan lähemmin kohdassa Muut tulot ja menot. Sijoitus- ja rahoitustoiminta Sijoitus- ja rahoitustoiminnan tulot ja menot ovat tavallisesti korkotuloja ja korkomenoja. Jos yhdistyksellä on muita sijoitustuloja (esim. osinkotuloja) merkitään ne tähän ryhmään.

6 Huom! Lainan lyhentäminen ei ole meno eikä lainan nostaminen tulo. Lainan nostaminen on luonteeltaan lisäsijoitus ja lainan lyhentäminen sijoitetun pääoman palautus, jotka käsitellään rahoitussuunnitelmassa, ei tulossuunnitelmassa. Muut tulot ja menot Muiden tulojen ja menojen tärkein erä yhdistyksissä on yleensä Yleisavustukset. Jos suunnittelussa oletetaan, että suunnittelukauden aikana tullaan saamaan sellaisia avustuksia, joiden käyttötarkoitusta ei ole nimenomaisesti määrätty, on kyseessä yleisavustus. Erityisavustus tai kohdeavustus on sellainen, jonka käyttötarkoitus on rajattu. Edellä esimerkkinä mainittu musiikkileikkikoulu saa yleisavustuksen, jos kunta käyttötarkoitusta nimeämättä myöntää toiminnan tukemiseen 2000 ja kohdeavustuksen, jos kunta myöntää 2000 soittimien hankintaan. Kohdeavustus käsitellään ao. menokohdan vähennyksenä (esimerkissä varsinaisen toiminnan menojen kohdan soittimien hankintamenot vähennyksenä). Muut tulot ja menot -kohdassa käsitellään myös varojen rahastointi. Jos on päätetty tai tullaan päättämään, että tietty summa vuodessa siirretään erilliseen rahastoon jotakin käyttötarkoitusta varten, kirjataan se muihin menoihin. On tärkeätä huomioida rahastoinnit menona, vaikka raha ei yhdistykseltä katoakaan, koska rahastoitu raha ei ole käytettävissä tavanomaisiin menoihin. Kaikkien muiden tulojen ja menojen kirjaamista tähän pääkohtaan tulisi välttää. Vain jos kysymyksessä on erä, joka millään perusteella ei voi loogisesti kuulua varsinaiseen toimintaan, varainhankintaan tai rahoituseriin, voidaan se kirjata muihin tuloihin ja menoihin. Tilikauden tulos ja rahoitusjäämä Tilikauden tulos (ylijäämä tai alijäämä) saadaan, kun kunkin neljän pääkohdan tulos lasketaan yhteen. Tavallisesti varsinainen toiminta on hyvin alijäämäinen ja varainhankinta ylijäämäinen. Lopuksi selvitetään rahoitusjäämä, joka on tärkeä suunnittelun väline. Se saadaan, kun tilikauden ylijäämään/alijäämään lisätään poistot. Poistot eivät ole rahassa maksettava meno. Rahahan maksettiin jo, kun investointi tehtiin ja poiston avulla pitkävaikutteinen investointi laskennallisesti kirjataan kuluksi vaikutusaikanaan. Kun lisäämme tilikauden tulokseen poistot, saamme luvun, joka kertoo, paljonko yhdistykselle kertyi omarahoitusta esimerkiksi uusien investointien kattamiseen. Tätä tarvitaan rahoitussuunnitelmaa tehtäessä. Rahoitussuunnitelman laatiminen Toiminnan tuloksellisuuden lisäksi rahoituksen riittävyys on keskeinen suunnittelun kohde. Rahan riittävyyttä voidaan vuositasolla arvioida laatimalla rahoitussuunnitelma (Liite 2) koko runkosuunnitelman tarkastelujaksolle. Vuositasoinen suunnittelu ei takaa rahan riittävyyttä joka kuukausi ja yleensä onkin tarpeen laatia osana seuraavan vuoden budjetointia myös kuukausikohtainen maksuvalmiussuunnitelma yksityiskohtaisesti suunniteltavalle seuraavalle toimintavuodelle.

7 Rahoitussuunnitelma sisältää kaksi osiota. Siinä tarkastellaan sekä rahan lähteitä että rahan käyttöä. Luonnollisesti rahan lähteistä on kerryttävä vähintään yhtä paljon kuin rahaa aiotaan käyttää. Rahaa voi yhteisön käyttöön tulla - oman toiminnan positiivisesta tuloksesta (=rahoitusjäämä) - ulkopuolisista avustuksista - lainaa nostamalla - rahastoja purkamalla Teoriassa rahaa voisi tulla myös omistajien lisäsijoituksista, mutta yleishyödyllisissä yhteisöissä tätä näkökulmaa ei yleensä tarvitse huomioida. Mikäli jäsenet sijoittavat pääomaa yleishyödylliseen yhteisöön, tapahtuu se yleensä lainamuodossa, jolloin yhteisön näkökulmasta kyseessä on lainan nostaminen. Oman toiminnan tuloksesta, avustuksista ja lainoista kertyvä rahamäärä voidaan käyttää investointeihin, aikaisemmin nostettujen lainojen lyhentämiseen, käyttöpääomaan sitoutuvan rahamäärän kasvattamiseen, rahastojen kartuttamiseen, jne. Rahoitussuunnitelma voidaan laatia monella tavalla. Tässä esitetään eräs helppokäyttöinen tapa. Jäljempänä on esimerkkilaskelma, joka toivottavasti avaa rahoitussuunnittelun yksinkertaisen ajatuksen. Kyläyhdistyksen maatalousjaosto on päättänyt investoida ensimmäisenä suunnittelukauden vuotena kylvökoneeseen (20000 euroa). Toisena vuotena aiotaan investoida jyrään (12000 euroa). Kylvökoneen hankintaan käytetään aikaisempina vuosina rahastoituja varoja 8000 euroa. Kolmantena suunnitteluvuotena ei investointeja tehdä. Yhdistyksen kokous on päättänyt, että jokaisena vuotena on rahastoitava tulevia investointeja varten 2000 euroa. Aikaisemmin otettujen lainojen lyhentämiseen kuluu 2000 euroa vuodessa. Tulossuunnitelma osoittaa, että tilikauden rahoitustulos vuonna 1 on 3000 euroa, uusista koneista saatujen vuokratulojen ansiosta vuonna 2 arvioitu 5000 euroksi ja vuonna 3 kertyy arviolta 7000 euroa. Kylvökoneen hankintaan käytetään myös yleiselle tilille kertyneitä aikaisempien vuosien ylijäämiä 4000 euroa (merkitään kohtaan Muun rahoitusomaisuuden muutos), jolloin kassavarojen määrä pienenee. 1.vuosi 2.vuosi 3.vuosi Rahan käyttö Investoinnit koneisiin Rahastointi tuleviin investointeihin Lainojen lyhennykset Rahan käyttö yhteensä Rahan lähteet Tilikauden rahoitusjäämä Muun rahoitusomaisuuden muutos Rahaston purku (kylvinkone) Rahan lähteet yhteensä Ylijäämä/alijäämä Laskelma osoittaa, että rahat eivät riitä investointeihin, joten alijäämä on jollakin tavoin katettava. Yhteydenotto TE -keskukseen valaisee ongelmaa siltä osin, että näyttäisi ole-

8 van hyvät mahdollisuudet saada investointiavustusta 20% konehankinnoista. Sillä kyetään kattamaan ensimmäisenä vuotena 4000 euroa ja toisena vuotena 2400 euroa. Loput on otettava pankkilainana ellei investointisuunnitelmia muuteta. Silloin kasvavat myös korkokulut, joten Tilikauden rahoitusjäämä jonkin verran alenee. Uusia lainoja on ensimmäisen kerran lyhennettävä kolmantena vuotena 2000 eurolla. Täsmennetty rahoitussuunnitelma on alla olevan esimerkin mukainen: 1.vuosi 2.vuosi 3.vuosi Rahan käyttö Investoinnit koneisiin Rahastointi tuleviin investointeihin Lainojen lyhennykset Rahan käyttö yhteensä Rahan lähteet Tilikauden rahoitustulos Investointiavustus Uusien lainojen nostaminen Muun rahoitusomaisuuden muutos Rahaston purku (kylvinkone) Rahan lähteet yhteensä Ylijäämä/alijäämä Kuten edellä esitetty esimerkki osoittaa, selvitetään rahoitussuunnitelmassa rahan riittävyys suunniteltuun toimintaan. Rahan käyttö -osiossa eritellään ne yhdistyksestä ulos maksettavat rahaerät, jotka eivät ole tavanomaisia tuloja ja menoja. Yhdistyksissä tällaisia ovat yleensä investoinnit, lainojen lyhennykset ja rahastoinnit tuleviin investointitarpeisiin. Lainan lyhennykset eivät siis ole tulossuunnitelmassa käsiteltävä meno, vaan teoreettiselta luonteeltaan pääoman palautus. Rahastoinnilla tarkoitetaan eriä, jotka esimerkiksi yhdistyksen kokouksen päätöksellä siirretään syrjään myöhempää nimettyä käyttöä varten. Rahan lähteet -osion tarkoituksena on tutkia, mistä tulevat rahat sen summan kattamiseen, joka Rahan käyttö osiosta kertyy. Tilikauden rahoitusjäämä (tilikauden ylijäämä + poistot) on tietenkin ensimmäinen tutkittava kohde. Investointeja, lainanlyhennyksiä ja muita eriä rahoitetaan ensisijaisesti toiminnan tuotolla. Jos se ei riitä, on rahaa etsittävä muualta. Investointeihin saatetaan saada julkisen vallan avustuksia tai voidaan käyttää aikaisemmin sitä varten rahastoituja varoja. Mikäli investointeihin tai lainanlyhennyksiin käytetään aikaisempien vuosien ylijäämistä kertynyttä rahaa (eli pienennetään kassavarojen määrää), merkitään se kohtaan Muun rahoitusomaisuuden muutos. Jos rahoitussuunnitelma ei nyt ole tasapainossa, on erotus tavallisesti otettava lainana. Jos yhdistys on suunnitellut ja saanut EU-hankkeen jonkin projektin toteutukseen, on rahan lähteitä suunniteltaessa huomioitava aikaviive, joka syntyy kustannuksen syntymisen ja EU-rahan saamisen välillä. Yleensä on kustannukset ensin maksettava itse, sen jälkeen tapahtuu tilitys TE -keskukselle ja lopuksi saadaan rahat. Aikaväli kustannusten synty-

9 misen ja EU-tuen saamisen välillä voi olla niin pitkä, että on hankittava lainamuotoinen välirahoitus. Rahaa saattaa sitoutua myös käyttöpääoman kasvuun. Käyttöpääomalla tarkoitetaan vaihto-omaisuuteen (varastoon) ja rahoitusomaisuuteen (yleensä myyntisaamisiin) sitoutuneen pääoman määrää, jota saattaa osaltaan pienentää yhdistyksen ostovelkojen summa. Käyttöpääoman muutos arvioidaan erillisenä ja nettomuutos (kasvu tai pieneneminen) merkitään Rahan käyttö-osioon + tai merkkisenä lukuna.

10 Palvelun hinnoittelu Palvelun hinnoittelu toteutetaan yleensä aikaperusteisesti. Myös siinä tapauksessa, että palvelu tarjotaan kiinteään hintaan, on hinnanmääritys helpointa toteuttaa käytettävän ajan avulla. Useimmiten aikayksikkönä käytetään tehotuntia eli laskutuskelpoista tuntia, jolle kaikki palvelun tuottamisesta syntyvät kustannukset kohdennetaan. Joskus yksikkö voi olla esimerkiksi hoitopäivä (esimerkiksi iltapäivähoidon kustannuksia arvioitaessa) tai jokin muu tarkoituksenmukainen laskutusyksikkö. Palvelun hinnoittelun tilanteet vaihtelevat suuresti, josta syystä yksinkertaista, yleispätevää ohjetta ei ole mahdollista laatia. Yhdistyksen johtokunnan tai muun hinnoittelijan onkin käytettävä tervettä järkeä tätä ohjetta eri tilanteisiin sovellettaessa. Kustannuslaskennassa käytetään tavallisesti arvonlisäverottomia lukuja. Menot arvioidaan Alv-0 tasossa ja Alv lisätään vasta lopuksi laskutushintaan. Monet yhdistykset eivät ole arvonlisäverovelvollisia eli eivät laskuta verollisesti eivätkä saa vähentää ostoihin sisältyvää veroa. Tällöin menot käsitellään verollisina eikä laskutushintaan tietenkään lisätä veroa. Sosiaali- ja terveystoimen alaan kuuluvan palvelun myynnistä ei arvonlisäverolain mukaan tilitetä veroa, vaikka yhdistys olisikin arvonlisäverovelvollinen. Edellä esitettyjä periaatteita noudattaen palvelun hinnoittelun periaatteet voidaan määritellä alla olevan mukaisesti: 1. Määritellään tai arvioidaan palvelun tuottamisesta aiheutuvat kokonaismenot vuodessa. 2. Arvioidaan laskutettavien tuntien määrä vuodessa. 3. Jaetaan menojen vuosisumma laskutettavien tuntien määrällä, jolloin saadaan yhden laskutettavan tunnin kokonaiskustannus 4. Arvioidaan se määrä, joka palvelun (edellä arvioitujen omien menojensa lisäksi) on katettava yhdistyksen yleiskuluja ja jaetaan se laskutettavien tuntien määrällä. 5. Kun lasketaan yhteen palvelun kustannus tuntia kohden ja yleiskustannusosuus tuntia kohden, saadaan palvelun minimihinta (alv 0). 6. Arvioidaan palvelun tuottamiseen saatava yhteiskunnan tuki (EU-avustukset, työllistämistuki, jne.) vuositasolla ja jaetaan se laskutettavaa tuntia kohden. 7. Harkitaan, voiko tai halutaanko hintaan lisätä jonkin suuruinen voittolisä. Voittolisä saattaa olla tarpeen toiminnan kehittämisen rahoittamiseksi. 8. Tehdään laskelma: Menot tuntia kohden+ yleiskustannuslisä tuntia kohden- avustukset tuntia kohden+ voittolisä tuntia kohden = palvelun hinta (alv 0%). 9. Lisätään hintaan tarvittaessa arvonlisävero. Palvelun tuottamisen menot voidaan eritellä esimerkiksi alla olevan mukaisesti: - Palkkausmenot - Muut henkilöstömenot - Toimitilavuokrat - Väline- ja tarvikemenot (ei pitkävaikutteisia investointeja) - Korjaus- ja huoltomenot - Yhteydenpitomenot (puhelin,internet, posti, jne) - Koulutusmenot - Matkamenot - Vakuutusmenot

11 - Hallintomenot - Poistot (investointien kuluminen ja tekninen vanheneminen) - Korkomenot - Muut menot Seuraavassa selvitetään eri menolajien käsittelyä ja esimerkinomaista sisältöä (Liite 3). Palkkausmenot muodostuvat palkoista ja niiden sivukuluista. Tavallisesti palkkausmenot arvioidaan niin, että selvitetään palkkakustannus vuodessa ja siihen lisätään kertoimella henkilösivukuluosuus. Kun työntekijä on säännöllisessä kuukausipalkkasuhteessa, sisältyy loma-ajan palkka vuosipalkkaan ja henkilösivukuluina käsitellään eläkemaksu (työnantajan osuus n. 17% palkoista), sosiaaliturvamaksu (noin 3-4% palkoista) ja lakisääteiset vakuutusmaksut (n. 2-4% palkoista) Kun työntekijä on tuntipalkkaisessa työsuhteessa tai palkattu määräaikaisesti, jolloin lomakorvaus maksetaan erikseen, on laskentajärjestys erilainen. Tällöin tuntipalkkaan lisätään edellä esitettyjen sivukulujen lisäksi myös lomakorvaus ja huomioidaan muu palkallinen vapaa-aika (arkipyhät, pekkaspäivät, jne.). Tilanne vaihtelee työehtosopimuskohtaisesti. Esimerkki: Tuntipalkkaan perustuva palkkauskustannus voisi määräytyä esimerkiksi seuraavasti: - Tuntipalkka 10,00 - Eläkemaksu 1,70 (17%) - Sosiaaliturvamaksu 0,30 ( 3%) - Lakisääteiset vakuutukset 0,30 ( 3%) - Loma- arkipyhä, jne. korvaus 2,00 (20%) 14,30 Huom! Tässä käytettyjä prosentteja ei tule käyttää suoraan, vaan tilanne on tapauskohtaisesti määriteltävä. Esimerkissä yhden työssäolotunnin kustannus on 14,30. Työssäolotunteja (= palkanmaksutunteja) voi olla paljon enemmän kuin on laskutettavia tunteja. Palvelun tuottamisen aiheuttamaa palkkausmenojen kokonaismäärää arvioitaessa on vakituisen henkilökunnan palkkojen lisäksi tavallisesti huomioitava jokin määrä sairauspoissaoloista, koulutukseen osallistumisesta ja muista tekijöistä johtuvia sijaisuusmenoja. Muut henkilöstömenot kohdassa käsitellään muut ns. sosiaaliluonteiset menot kuten työterveydenhuolto, henkilökunnan virkistysmenot ja vastaavat. Toimitilavuokrat ovat palvelun tuottamisen vaatimia vuokramenoja. Vuokrameno voi olla myös yhdistyksen sisäinen. Kylätalojaosto vuokraa sovitulla laskennallisella vuokralla toisen jaoston käyttöön jonkin tilakokonaisuuden ja palvelun hinnoittelussa käytetään vuokramenona tätä sovittua sisäistä veloitusta. Väline- ja tarvikemenot ovat sellaisia palvelun tuottamisen vaatimia väline- ja tarvikehankintoja, jotka eivät ole pitkävaikutteisia investointeja. Pitkävaikutteiset investoinnit kirjataan kuluksi poistoina.

12 Korjaus- ja huoltomenot ovat toimitilojen, koneiden, kaluston ja välineiden korjauksesta ja huollosta aiheutuvia menoja sekä puhtaanapitomenoja. Yhteydenpitomenot ovat puhelin-, internet- posti- yms. menoja. Usein puhelinmenot ja vastaavat käsitellään arvioituina palvelun tuottamisen aiheuttamina osuuksina yhdistyksen kokonaismenoista. Tässä kohdassa on usein perusteltua käsitellä myös markkinointiluonteiset menot (esimerkiksi jokaiseen talouteen jaettava tiedote kyläavustajan palveluista). Koulutusmenot ovat palvelun tuottamisen aiheuttamia henkilökunnan ja yhdistyksen luottamushenkilöiden kouluttamisesta johtuvia menoja. Matkamenot ovat sellaisia matkamenoja, joita ei laskuteta suoraan asiakkaalta. On esimerkiksi saatettu päättää, että kyläavustajan matkakulut toimipaikasta asiakkaan luokse laskutetaan asiakkaalta, jolloin niitä ei käsitellä tässä, vaan ne tulevat suoraan laskutuksen kautta. Sen sijaan kyläavustajan tai yhdistyksen johtokunnan jäsenen matkakustannus siitä, että noudetaan tarvikkeita lähikaupungista, kuuluu tässä käsiteltäviin menoihin, sillä sitä ei suoraan laskuteta asiakkaalta. Vakuutusmenot ovat suoraan palvelun tuottamisesta aiheutuvia menoja ja laskennallisia osuuksia yhdistyksen muista vakuutusmenoista. Erityisesti tulisi hinnoittelussa huomioida mahdollisen vastuuvakuutuksen menot, koska ko. vakuutukset ovat melko kalliita. Hallintomenoja ovat konttoritarvikemenot, palkkahallinnon menot, kirjanpidon ja verotuksen hoitamisen ja laskutuksen menot ja vastaavat. Hinnoittelun kohteena olevasta palvelusta suoraan aiheutuvien menojen lisäksi tavallisesti on otettava huomioon laskennallinen osuus yhdistyksen yleisistä hallintomenoista. Esimerkiksi kirjanpidon hoitaminen, palvelun organisointi, jne. voivat olla tällaisia menoeriä. Kulumisen kustannus (poisto) Kun kone tai laite ostetaan, on sillä hankintahinta. Kun se aikanaan vaihdetaan uuteen, on sillä jäännösarvo. Jos kone tai laite kuluu loppuun, on jäännösarvo nolla. Koneen kulumisen ja teknisen vanhenemisen kustannus koko pitoaikana on hankintahinnan ja jäännösarvon erotus. Kun kokonaiskustannus jaetaan tasaerin pitoajalle, saadaan kulumisen ja teknisen vanhenemisen kustannus vuodessa. Esimerkki: Kyläseuran päivähoitojaosto hankkii kylätalon päivähoitotilaan kalusteet, joiden hankintahinta on Niiden käyttöiäksi arvioidaan 10 vuotta, jonka jälkeen jäännösarvo (=myyntiarvo) on nolla. Poistokustannus vuodessa on tällöin 500 euroa. Poistokustannusta määritettäessä on huomioitava myös palvelun tuottamisen perussopimus. Jos edellä esitetyn esimerkin tapauksessa ollaan tekemässä kunnan kanssa 5 vuoden pituista ostopalvelusopimusta ryhmäperhepäivähoidon järjestämisestä, on harkittava, tulisiko kalusto kyetä kuolettamaan sopimusaikana eli 5 vuodessa, jolloin hinnoittelussa on kaluston kuoletuksen vuosikustannukseksi otettava 1000 euroa.

13 Korkokustannus Korkokustannus voidaan laskea joko todellisena korkokustannuksena, jolloin eri vuosien korkomeno on siirrettävä ajallisesti samaan hetkeen tai keskikorkona koko investointiajalle. Yksinkertainen ja useimmissa laskelmissa riittävä kustannus saadaan laskemalla pitoajalle keskimääräinen sidotun pääoman määrä, jonka perusteella arvioidaan samansuuruinen korko kullekin vuodelle. Esimerkki: Edellä esitelty kalustohankinta on arvoltaan 5000 euroa. Riippumatta siitä, miten se rahoitetaan, voidaan korkokustannus sidotulle pääomalle määritellä seuraavasti: Hankintahinta 5000 euroa, jäännösarvo nolla euroa. Keskimäärin hankintaan on sitoutuneena 2500 euroa (alussa 5000, lopussa 0). Jos päätetään laskea sijoitukselle 5%:n korko, on hinnoittelussa huomioitava korkokustannuksena 250 euroa vuodessa. Kun vuositasoiset palvelun tuottamisen kokonaiskustannukset on arvioitu, on arvioitava laskutettavien yksiköiden määrä. Tässä on lähtökohtana esimerkinomaisesti käytetty tunteja, mutta riippuen tilanteesta ja sopimuksesta jakoperuste voi olla jokin muukin. Ryhmäperhepäivähoito esime rkiksi voi olla laskutusperustaltaan yksi hoitopäivä lasta kohden. Täysaikaisen työntekijän työtuntimäärä vuodessa on On selvää, että esimerkiksi kyläavustaja ei kerrytä laskutettavia tunteja jokaiselta työssäolotunniltaan, vaan osa ajasta menee huolto- ja korjaustyöhön tai hallintoon ja työaikaa kuluu myös siksi, että jokin tehtävä esimerkiksi viime hetkellä peruutetaan eikä uutta saada tilalle. Voisi arvioida, että kyläavustaja kerryttää vuodessa enintään 1000 laskutettavaa tuntia. Kun vuositasoiset kokonaiskustannukset jaetaan arvioidulla laskutettavien työtuntien määrällä, saadaan palvelun suora kustannus laskutettavaa tuntia kohden. Kun tähän lisätään oikeudenmukainen osuus yhdistyksen yleiskuluista ja mahdollinen voittolisä, joka saattaa olla tarpeen palvelutuotannon kehittämiseksi, saadaan laskutettava hinta (alv 0%). Kun vielä lisätään tarvittaessa arvonlisävero, saadaan laskutushinta (sis alv).

14 Koneen (kaluston) käyttökustannus- ja hinnoittelulaskelma Vuokrattavien koneiden ja muun kaluston vuokraushinta voidaan melko tarkasti arvioida varsin yksinkertaisella laskelmalla. Laskelma mahdollistaa käyttömenojen arvioinnin. Käyttömenojen päälle voidaan arvioida voittolisä, mikäli se on tarpeellista. Tarvittaessa huomioidaan tietenkin arvonlisävero. Vuokraushinta muodostuu siis seuraavasti: + Käyttömenot +Voittolisä (+Arvonlisävero) =Vuokraushinta Arvonlisäveroa käsiteltäessä on huomioitava, onko yhdistys tästä toiminnasta arvonlisäverovelvollinen vai ei. Jos yhdistys on alv-velvollinen, lasketaan kaikki luvut verottomina ja vasta lopulliseen verottomana kertyvään vuokraushintaan lisätään vero. Jos yhdistys ei ole alv-velvollinen, käytetään verollisia lukuja eikä lopulliseen vuokraushintaan tietenkään lisätä veroa. Käyttömenot muodostuvat: - koneen (tai muun kohteen) kulumisen kustannuksesta (poisto) - investointiin sitoutuneen pääoman kustannuksesta (korko) - varsinaisista juoksevista käyttömenoista - ison remontin riskin huomioimisesta Seuraavassa käsitellään kutakin ryhmää erikseen (Liite 4). Kulumisen kustannus (poisto) Kun kone tai laite ostetaan, on sillä hankintahinta. Kun se aikanaan vaihdetaan uuteen, on sillä jäännösarvo. Jos kone tai laite kuluu loppuun, on jäännösarvo nolla. Koneen kulumisen ja teknisen vanhenemisen kustannus koko pitoaikana on hankintahinnan ja jäännösarvon erotus. Kun kokonaiskustannus jaetaan tasaerin pitoajalle, saadaan kulumisen ja teknisen vanhenemisen kustannus vuodessa. Esimerkki: Kyläseuran maatalousjaosto hankkii jyrän. Hankintahinta on euroa ja pitoajaksi arvioidaan 10 vuotta. Jäännösarvon arvioidaan kymmenen vuoden kuluttua olevan 2000 euroa. Kulumisen ja muun arvon alentumisen kustannus on ( ):10 = 1000 euroa vuodessa Arvon alentuminen / 10 vuotta = 1000 /v 2 000

15 Korkokustannus Korkokustannus voidaan laskea joko todellisena korkokustannuksena, jolloin eri vuosien korkomeno on siirrettävä ajallisesti samaan hetkeen tai keskikorkona koko investointiajalle. Yksinkertaisesti laskettavissa oleva ja useimmissa laskelmissa riittävä kustannus saadaan laskemalla pitoajalle keskimääräinen sidotun pääoman määrä, jonka perusteella arvioidaan samansuuruinen korko kullekin vuodelle. Esimerkki: Edellä esitelty jyräinvestointi oli ja sen jäännösarvo pitoajan päättyessä Keskimäärin on investoinnissa pääomaa sidottuna ( ):2=7000 (alussa 12000, lopussa 2000, keskimäärin 7000). Suunnittelussa käytetään sitoutuneen pääoman korkovaatimuksena 6 prosenttia. Korkokustannus jaettuna tasaisesti koko pitoajalle olisi näin laskien 7000 x 0,06 = 420 /vuosi. Muut menot Kone- tai laiteinvestoinnista aiheutuu lisäksi joka vuosi toistuvia huolto- ja korjausmenoja, vakuutusmenoja ja hallintomenoja. Moottorikäyttöisestä koneesta aiheutuu lisäksi polttoaine-, liikennevakuutus, yms menoja. Osa menoista on sellaisia, jotka on arvioitava vuositasoisina (esim. huolto), osa taas sellaisia, jotka on helpointa arvioida käyttötuntia kohden (esim. polttoaineen kulutus). Esimerkki: Aikaisemmin esitellyn jyrän keskimääräisiksi huolto- ja korjausmenoiksi arvioidaan 300 vuodessa. Ensimmäisinä vuosina kustannus on luultavasti pienempi ja pitoajan lopulla koneen kuluessa suurempi. Koneen on katettava seuran vakuutusmaksuista 50 vuodessa. Koneen vuokraamisesta aiheutuvia hallintomenoja (laskutus, kirjanpito, pankkikulut, jne) työmenekki mukaan lukien oletetaan kertyvän 150 euroa vuodessa. Yhteen laskien kertyy juoksevia menoja 500 vuodessa koko pitoajalle tasoitettuna. Ison remontin riski Joskus on tarpeen huomioida myös ison remontin riski. Oletetaan, että jyrän koko hydrauliikka on syystä tai toisesta uusittava 6 vuoden kuluttua ja se maksaa töineen 1500 euroa. Jos päädytään huomioimaan myös tällainen riski, tulee jokaiselle vuodelle lisätä kustannuksia 150 euroa. Käytetyssä esimerkissä jyrän vuosimenot ovat: - Poistokustannus Korkokustannus Juoksevat menot (korjaus, huolto, jne) Ison remontin riski Tähän on lisättävä voittolisä tai yleiskustannuslisä, joka osaltaan kattaa yhdistyksen yleisiä menoja. Jyrän vuokraushinta saadaan arvioimalla käyttötuntien määrä vuodessa ja jakamalla vuosimenot + voittolisä (yleiskustannuslisä) käyttötuntien määrällä. Esimerkki: Jyrän käyttötunteja arvioidaan kertyvän vuodessa 200. Yhden tunnin kustannus yhdistykselle on silloin noin 10,30. Yhdistys päättää, että jyrän kustannusten päälle on saatava vähintään 2 euroa tunnilta kattamaan erilaisia yhdistyksen yleiskuluja, joten vuokraushinta on 12,30 tunnil-

16 ta. Tähän lisätään tarvittaessa arvonlisävero, jolloin verollinen vuokraushinta on 14,90 euroa tunnilta. Kuljettajan kustannusten arviointi Mikäli konetta (esim. puimuria) vuokrataan niin, että konetta käyttää yhdistyksen palkkaama kuljettaja, on edellä esitettyä laskelmaa täydennettävä. Kuljettajan laskutettavaa vuokraustuntia kohden synnyttämä kustannus muodostuu useasta osasta. Palkkaa (sivukuluineen) on maksettava paitsi laskutettavalta vuokraustunneilta, myös siirtoajoon käytetystä ajasta, koneen huollon ja korjaamisen ajasta sekä hallinnon vaatimasta ajasta. Tästä johtuen vuokraushintaan laskettavaa palkkakustannusta on korotettava niin, että myös muu kuin laskutettava aika tulee huomioiduksi. Tavallisesti yhdistysten palkkaamat kuljettajat saavat palkan vain tehdyistä työtunneista, joten tässä käytetään esimerkkinä tällaista tilannetta. Esimerkki: Yhdistyksen palkkaama puimurin kuljettaja saa palkkaa tekemistään työtunneista, joita ovat puintitunnit, siirtoajon aika, koneen kunnossapidon aika ja hallintoon käytetty aika. Puinnista laskutetaan todellisten puintituntien perusteella. On arvioitu, että neljää puintituntia kohden syntyy yksi tunti siirtoajoa ja yksi tunti huoltotyötä (tähän sisältyvät myös kirjalliset työt). Yhden tunnin kustannus yhdistykselle on: -palkka 12,00 -palkan sivukulut 40% 4,80 16,80 Neljää puintituntia kohden syntyy siis keskimäärin kaksi tuntia muuta työtä. Kun tämäkin kohdennetaan laskutettavalle puintitunnille, on laskutettavan tunnin työkustannus 16,80 + 8,40 = 25,20. Laskentalomake on jaoteltu niin, että siinä on huomioitu moottorikäyttöisen koneen kustannusrakenne. Muiden koneiden ja laitteiden tai kaluston kustannusta arvioitaessa lomake täytetään soveltuvin osin.

17 Liite 1. Pitkän aikavälin tulossuunnitelma Vuosi 1 Vuosi 2 Vuosi 3 Vuosi 4 Vuosi 5 Varsinainen toiminta Tulot Menot Henkilöstömenot Poistot Muut varsinaisen toiminnan menot: =A. Varsinaisen toiminnan tulos (+/-) Varainhankinta Tulot Jäsenmaksutulot Muut varainhankinnan tulot: Menot Henkilöstömenot Poistot Muut varainhankinnan menot =B.Varainhankinnan tulos (+/-) Sijoitus- ja rahoitustoiminta Korkotulot (+) Korkomenot (-) Välittömät verot (-) Muut sijoitustulot ja menot (netto +/-) =C.Sijoitus- ja rahoitustoiminnan tulos (+/-) Muut tulot ja menot Yleisavustukset (ei kohdeavustuksia) (+) Siirrot sidottuihin rahastoihin (-) Muut satunnaiset tulot (+) Muut satunnaiset menot (-) =D.Muut tuotot ja kulut yhteensä, netto (+/-) Tilikauden ylijäämä/alijäämä (A+B+C+D) + Poistot =Tilikauden rahoitusjäämä

18 Liite 2. Rahoitussuunnitelma (Rahoitussuunnitelma laaditaan sen jälkeen, kun tulossuunnitelma on pääosiltaan valmis) Vuosi 1 Vuosi 2 Vuosi 3 Vuosi 4 Vuosi 5 Rahan käyttö Investoinnit: Rakennuksiin ja rakennelmiin Koneisiin ja kalustoon Arvopapereihin Muut investoinnit Käyttöpääoman muutos (+/-) Lainojen lyhentäminen (+) Muu: Rahan käyttö yhteensä Rahan lähteet: Tilikauden rahoitusjäämä Saadut kohdeavustukset Lainojen nostaminen Muun rahoitusomaisuuden muutos Rahastojen purku Rahan lähteet yhteensä Laskelma käyttöpääoman muutoksesta Myyntisaamiset (+) Siirtosaamiset (+) Vaihto-omaisuus (+) Ostovelat (-) Siirtovelat (-) =Käyttöpääoman määrä =Käyttöpääoman muutos

19 Liite 3. Palvelun laskutushinnan määrittäminen (Tällä lomakkeella tehdään yhteenveto, tarvittavat erittelyt laaditaan eri paperille) Palvelu: Laskutettava määrä vuodessa (tuntia, päivää,tms): Palvelun tuottamisesta aiheutuvat menot vuodessa Palkkausmenot Muut henkilöstömenot Toimitilavuokrat Väline- ja tarvikemenot Korjaus- ja huoltomenot Yhteydenpitomenot Koulutusmenot Matkamenot Vakuutusmenot Hallintomenot Poistokustannus (hankintahinta - jäännösarvo ) : pitoaika/v Korkokustannus (hankintahinta +jäännösarvo ) x korko% 0, MENOT YHTEENSÄ VUODESSA MENOT YHTEENSÄ LASKUTUSYKSIKKÖÄ KOHDEN (vuosimenot : laskutusyksiköiden määrä ) Yleiskustannuslisä ( /laskutusyksikkö) MINIMILASKUTUSHINTA (alv 0%) Voittolisä ( /laskutusyksikkö LASKUTUSHINTA (alv 0%) Lisätään arvonlisävero LASKUTUSHINTA (sis. alv) = = = =

20 Liite 4. Koneen vuokraushinnan määrittäminen Kone:_ Hankintahinta: Jäännösarvo: Pitoaika: Käyttötunnit/v:_ Poistokustannus (hankintahinta - jäännösarvo ) : pitoaika/v Korkokustannus (hankintahinta +jäännösarvo ) x korko% 0, Muut menot Polttoainemenot vuodessa -varsinainen ajoaika: litraa/tunti x käyttötunnit -siirtotunnit, muu käyttö: litraa/tunti x ajotunnit Huolto- ja varaosamenot vuodessa (arvio) Liikennevakuutus- ja muut vakuutusmenot vuodessa Hallintomenot vuodessa (arvio) Palkkausmenot vuodessa -ajoajalta: tuntikustannus x ajotunnit -muulta ajalta: tuntikustannus x tuntimäärä Ison remontin riski (oletetun remontin hinta :pitoaika/v ) MENOT YHTEENSÄ VUODESSA MENOT YHTEENSÄ TUNNISSA (vuosimenot : vuokraustuntien määrä ) Yleiskustannuslisä ( /vuokraustunti) MINIMIVUOKRAUSHINTA (alv 0%) Lisätään arvonlisävero ( x1,22) MINIMIVUOKRAUSHINTA (sis. alv) = = = = Muistiinpanoja: