Järjestöjen tapahtumat ja viestintä

Transkriptio

1 Järjestöjen tapahtumat ja viestintä TYYn suuri koulutuspäivä Frida Pessi & Iina Ryhtä

2 Opiskelijakulttuuri? Opiskelijoiden tekemiä tapahtumia ja kulttuuria Sitsikulttuuri, vuosijuhlakulttuuri, perinteiset tapahtumat Tekijöinä TYY yhteistyökumppaneineen Järjestöt (lähes 150, tuottavat suuren osan opiskelijakulttuurista) Opiskelijat

3 Opiskelijakulttuuri TYYssä TYYn traditiotapahtumat Fastlaskiainen, vappu, TYYlikäs avaus, vuosijuhlat, itsenäisyyspäivän soihtukulkue Opiskelijakulttuurin näkyminen kaupungissa Kulttuuriedunvalvonta ja järjestöjen tukeminen Opiskelijakulttuurivastaava ja tapahtumatuottajat

4 TYYn tapahtumia 2018 Fastlaskiainen Ylioppilaskuntien yhdistyminen Aprillirock TAI TYYlikäs vappu Avajaiskarnevaalit ja TYYlikäs avaus 6.9. Porthaninpäivä Vuosijuhlat Itsenäisyyspäivän kulkue 6.12.

5 Mitä TYY tarjoaa? Tilat Turku-Sali Ilmainen, alkoholiton tila TYYn sauna Q-talon juhlatila Vähä-Heikkilä (Q-talossa) Osakuntasali Kampuskappeli Ilmainen alkoholiton tila Hinnat ja lisätiedot:

6 Mitä TYY tarjoaa? Tavarat Tyyma-muoviastiasto (noin 50 hlölle) videotykki rintamerkkikone laminointikone vuosijuhlatarvikkeet megafoni (paristoista tulee huolehtia itse) Äänentoistolaitteet Retkeilypajan kausikortti (Turun kaupungin retkipaja Fendari)

7 Mitä TYY tarjoaa? Näkyvyyttä Tapahtumakalenteri TYYn verkkosivuilla Uutiskirje Sosiaalinen media TYYn tapahtumat Mahdollisuus saada oma tapahtuma osaksi TYYn tapahtumakokonaisuuksia, kuten vappuviikko, avajaisviikko tai vuosijuhlaviikko

8 Tapahtumakonsepti Toimintasuunnitelma Millainen tapahtuma (bileet, peli-ilta, seminaari jne.? Kenelle tarkoitettu. Vastuunjako: kuka tekee ja mitä? Aikataulu! Mistä rahat? Huomioitavaa Monipuolisuus: Mitä uutta? Onko kaikille jotain? Avoimuus ja saavutettavuus Henkilöresurssit: Kuka tekee? Ehtiikö? Talouspuoli: Onko budjetissa vai pitääkö kattaa kulut?

9 Tapahtuman suunnittelu Mitä tarvitaan? Päivämäärä, tila, ilmoittautuminen, markkinointisuunnitelma ja -materiaalit Kuka tekee? Hallitus, vapaaehtoiset, yhteistyötahot Mistä aloitetaan? Budjetti, tilat ja luvat, tekijät Viestintä

10 Luvat ja turvallisuus Ilmoitus yleisötilaisuudesta (suuret ulkoilmatapahtumat) poliisi.fi (25 ) Tilapäinen anniskelulupa avi.fi Maankäyttölupa ja meluilmoitus Turun kaupunki (yleensä ilmainen) Musiikit Teosto + Gramex = Tapahtumalupa Ensiapu SPR + selvitys kaupungille Joku AINA autolla!

11 Tapahtumien järjestämien yhdenvertaisena Kaikille yhdenvertainen mahdollisuus osallistua tapahtumaan Selkeä ja ajoissa toteutettu viestintä Tilojen koko, tarjoilussa huomioitu allergiat ja ruokavaliot yms. Hinta, onko mahdollista järjestää ilmaiseksi? Alkoholittomuus, onko mahdollista ilman viinaa? Estä syrjintä Vaikuta koko ilmapiiriin Lue lisää TYYn yhdenvertaisuusoppaasta järjestöille

12 Ympäristöystävälliset tapahtumat Vältä kertakäyttöastioita TYYma Kierrätä, huolehdi jätehuollosta (TSJ) Mitoita tarjoilut oikein ennakkoilmoittautuminen Suosi lähituotantoa ja Reilun kaupan tuotteita Tee itse säästää myös rahaa

13 Rahoitus Pääsymaksut Lippuhintojen määrittely kulujen mukaan Eri hinnat opiskelijoille ja alkoholittomille? Erilaiset avustukset Sponsorit Rahaa / tuotteita mainostilaa tms. näkyvyyttä vastaan Kenen vastuulla? Kontaktit, jäsenten osallistaminen Soittelu, sähköpostitarjoukset, muistuttelu Kysy ajoissa, muista laskuttaa!

14 Markkinointisuunnitelma Mitä? Missä? Milloin? Selkeät ohjeet, varaudu kysymyksiin Ilmoittautuminen Materiaalit hyvissä ajoin Haalarimerkit 3-4 vko ennen Julisteet 3-4 vko ennen, painossa 2-5 pvä Mahd. ennakkoliput 1-2 vko ennen Markkinointikanavat Facebook ja yhdistyksen nettisivut TYYn tapahtumakalenteri ja nettisivut Sähköpostikutsut, lehdistötiedotteet

15 Missä kaikkialla voit viestiä?

16 TYYn tapahtumakalenteri Järjestöt voivat lisätä tapahtumat itse TYYn tapahtumakalenteriin. Tunnukset saat tarvittaessa osoitteesta: Jos tapahtuma sopii myös kansainvälisille opiskelijoille, lisääthän käännöksen englanninkielisten sivujen kalenteriin. Tapahtumakalenterissa olevat tapahtumat nousevat automaattisesti myös TYYn uutiskirjeeseen, joka lähtee aina tiistaisin. Lisää tapahtuma ajoissa, jos haluat sen mukaan. Tapahtumakalenterissa voi käyttää myös kuvia ja linkkejä.

17 Facebook tapahtumat Nykyään useimmista tapahtumista kannattaa tehdä Facebook-tapahtuma. Facebook-tapahtumassa kannattaa postata päivityksiä, jotta tapahtuma ei jää vain turhana roikkumaan. Muista myös kutsua ihmisiä tapahtumaan. Ja muista, että Facebookissa tapahtumaan ilmoittautuneet eivät välttämättä tule paikalle ja kaikki paikalle saapuvat eivät ilmoittaudu Facebookissa. Kerää siis ilmoittautumiset tarvittaessa toisella tavalla.

18 Muut tapahtumakalenterit Pidä mielessä myös muut Turun tapahtumakalenterit, esim. (päivitetään intrasta, ks. ohjeet) menovinkit.ts.fi opiskelijankaupunki.fi/tapahtumat

19 Mediatiedotteet Kirjoita napakasti, hyvä ohjesääntö on, että teksti mahtuu yhdelle A4-arkille Kerro, mistä on kysymys mahdollisimman selkeästi Lisätietojen antaja Kokoa medialista Pyydä apua TYYn tiedottajalta

20 Viestinnän osat Viesti eli sisältö on informaatio, jota halutaan jakaa Väline on kanava, jonka kautta viesti välitetään (esim. FB, verkkosivut, tiedote) Lähettäjä on se taho, joka viestin lähettää Vastaanottaja on se, joka viestin saa

21 Viestintä on taitolaji: riskinä väärinymmärrykset Sisäänkoodaus (encoding) Lähettäjä antaa viestille oman merkityksensä Uloskoodaus (decoding) Vastaanottaja lukee viestin omalla tavallaan Ole siis tarkka siitä, millaisen sävyn viestillesi valitset. Sisäpiirin vitsit eivät avaudu kaikille ja asia, joka on sinulle kevyt voi olla toiselle vakava, jopa loukkaava. Turun yliopiston ylioppilaskunta korostaa toiminnassaan avoimuutta ja yhdenvertaisuutta. Ne ovat hyviä asioita ottaa huomioon myös järjestöjen viestinnässä.

22 Hyviä viestintäkäytäntöjä Anna tarpeeksi tietoa. Tapahtumasta tarkka osoite, aika, pukukoodi sekä kaikki muu yleisön/vieraan kannalta olennainen huomioonotettava. Ole ajoissa. Viesti riittävän aikaisin, mutta muista myös muistutella lähempänä ajankohtaa. Ole valmis vastaamaan kysymyksiin. Viestintä herättää usein kysymyksiä, joten on tärkeää, että niihin myös vastataan. Vastuunjako vastaajien välillä kannattaa sopia jo ennakkoon. Ole asiallinen silloinkin, kun vastaanottaja (esim. kommentoija) ei ole. Älä provosoidu tai lähde mukaan kinaamaan.

23 Kriisiviestintä Jos kohtaat kriisin (kuten vihaista kirjoittelua sosiaalisessa mediassa), voit toimia esim. seuraavin ohjein: Pyri vastaamaan mahdollisimman asiallisesti, mutta vastaa. Vastaamatta jättäminen on huonoa viestintää. Ota vastuu. Myönnä omat virheet, pyydä tarvittaessa anteeksi ja korjaa toimintaa, jos se on mahdollista (madella ei kuitenkaan tarvitse). Pysy kriisiviestinnässä asiassa, älä kiertele tai kaartele tai lakaise asiaa maton alle. Perustele kyseenalaiset lausunnot, jos järjestönne haluaa seistä niiden takana. Keskustele. TYYn viestintä auttaa ja neuvoo tarvittaessa.

24 Kriisiviestintä Älä poista negatiivisia kommentteja, elleivät ne ole laittomia. Ota laittomista kommenteista ruudunkaappaus ennen poistoa ja Ilmoita niistä viranomaiselle. Huolehdi jo etukäteen suunnittelemalla, että järjestösi toimii omien sääntöjensä sekä lain yms. mukaan. Voit ennaltaehkäistä kriisitilanteita. Ota kaikki saamasi palaute vastaan ja mieti, voivatko ne ohjata sinua parantamaan järjestösi toimintaa ja viestintää jatkossa.

25 Muista myös viestintä englanniksi! Turun yliopistossa on tuhansia opiskelijoita, joiden opiskelukieli on englanti TYY lähettää kv-opiskelijoille myös englanninkielisen uutiskirjeen, lisäksi tyy.fi/en-sivuilla paljon tarjontaa Tee tapahtumastasi tiivistelmä myös englanniksi Tarvittaessa kysy neuvoa TYYn kv-asiantuntijalta tai tiedottajalta siihen, miten tavoittaa kansainväliset opiskelijat tehokkaimmin

26 Tekijänoikeudet Syntyy teoksen tekijöille. Teoksia ovat esim. tekstit, elokuvat ja musiikki Tekijänoikeus ei suojaa ideoita tai ajatuksia, vaan teoksen toteutustapaa Tekijänoikeus on voimassa vielä 70 vuotta tekijän kuoleman jälkeen Teoksen esittämiseen tarvitaan lupa (esim. pyytämällä, ostamalla)

27 Missä saa kuvata? Entä missä kuvia voi käyttää? Jos mahdollista, kysy varmuuden vuoksi kuvaus- ja julkaisulupa kuvattavilta ja tilan haltijalta jo etukäteen. Älä julkaise lupaa kysymättä kenenkään kuvaa mainoksessa tai markkinointimateriaalissa. Älä kuvaa tai julkaise kuvaa ihmisestä, joka ei halua tulla kuvatuksi. Älä kuvaa tai julkaise kuvaa, jossa ihminen on loukkaavassa tilanteessa. Julkisella paikalla saa kuvata ja kuvat julkaista, myös kuvat, joissa on ihmisiä, jotka eivät ole erikseen kieltäneet kuvaamista. Jos joku kieltää kuvaamasta paikassa, voit tiedustella syytä. Kuvaajalla on aina tekijänoikeudet. (Tilatun muotokuvan kuvaajan ja tilaajan välillä on erityisoikeuksia). Tee tarvittaessa kirjallinen sopimus. Sopiminen kannattaa aina, helpointa se on tehdä etukäteen.

28 Tekijänoikeudet internetissä Internetistä löytyvä materiaali on tekijänoikeuslain alaista Tekstiä ja kuvia ei saa kopioida WWW-sivuilta ilman tekijän lupaa Materiaalia saa kuitenkin kopioida yksityistä käyttöä varten. Sivulla on erikseen ilmoitettu, jos tekstin tai kuvan tekijä sallii kopioinnin. Ideaa voi käyttää, eli voit käyttää tekstiä, josta muokkaat oman version. Silloinkin alkuperäisen tekstin lähde on hyvä mainita. Myös normaali sitaattikäyttö on sallittua. Ilmoita aina lähde.

29 Harjoitus Järjestön X sitsit kärsivät osallistujakadosta ja tuottavat tappiota. Miten sitseille saadaan lisää kävijöitä? Tapahtumien mainokset hukkuvat Facebookin viestimäärään. Miten niistä viestitään uudella tavalla? Jäsenistö kokee järjestön tapahtumat pienen sisäpiirin jutuiksi. Miten tehdä tapahtumista avoimempia ja yhdenvertaisempia?

30 Yhteystietoja Iina Ryhtä hallituksen opiskelijakulttuurivastaava Frida Pessi tiedottaja