Kajaanin matkailun Master Plan prosessin koordinointi. Aloituskokous Jaana Myllyluoma, Markku Nissi

Transkriptio

1 Kajaanin matkailun Master Plan prosessin koordinointi Aloituskokous Jaana Myllyluoma, Markku Nissi

2 Sisältö Tehtävä ja aikataulu FCG:n työryhmä Toteutussuunnitelma 2. Master plan suunnitteluprosessi 1. Käynnistys 3. Kehittämishankkeen projektipäällikön tehtävät 4. Master Planin viimeistely ja tulosten esittely Vuorovaikutus ja eteneminen (kokoukset ja työpajat) Tilaajan ja konsultin työnjako 2

3 Tehtävä koskee Tehtävä ja aikataulu Kajaanin (ml. Oulujärvi/Paltaniemi) matkailun MasterPlan suunnittelua ja MasterPlan prosessin vetovastuuta sekä prosessiin liittyvän kehittämishankkeen projektipäällikön tehtäviä Työn tuloksena syntyy Kajaanin matkailun kehitystoimintaa ohjaava, yrittäjä- ja liiketoimintalähtöinen matkailun yleissuunnitelma, joka suuntaa kehittämistyötä ja investointeja vuoteen 2025 Hankintasopimuksen voimassaoloaika on Työ käynnistyy aloituskokouksella Toteutussuunnitelma, aikataulu ja prosessi tarkennetaan yhdessä tilaajan ja ohjausryhmän kanssa aloituskokouksessa 3

4 FCG:n työryhmä Ydinryhmä Jaana Myllyluoma, HuK, toimialajohtaja, elinkeinokehitys ja tutkimus Toimeksiannon vastuullinen johtaja ja tilaajan yhteyshenkilö, kaikki työvaiheet suunnittelu & projektipäällikön tehtävät Pauli Santala, M. Sc., toimialajohtaja, alueidenkäytön konsultointi Vastuullisen johtajan varahenkilö ja tämän pari suunnitteluprosessin vetämisessä Matkailualueiden ja - investointien kehittäminen, myynnin ja markkinoinnin organisointi, liiketoimintaedellytykset, alueidenkäyttö Markku Nissi, tradenomi, YTK, projektipäällikkö, alueidenkäytön konsultointi Matkailu, markkinointi ja myynti, paikallinen toimintaympäristö Asta Nupponen, FM, johtava konsultti, elinkeinokehitys ja tutkimus Tuki projektipäällikölle raportoinnissa ja tiedotuksessa Taustaselvitykset, haastattelut, vuorovaikutussuunnittelu Muut Mari Pohjola, FM, konsultti, alueidenkäytön konsultointi Havainnollistaminen ja visualisointi kartalle, taustaselvitykset, haastattelut Kai Tolonen, arkkitehti SAFA, alueidenkäytön konsultointi Matkailu, kaupunkikehitys, paikallinen toimintaympäristö Taina Ollikainen, FM, johtava konsultti, alueidenkäytön konsultointi Kauppa ja palvelut Marina Krause, DE, Leo Pitkänen Oy Kansainvälinen matkailumarkkinointi ja -myynti 4

5 Toteutussuunnitelma 2. Suunnitteluprosessi. Nykytila ja vetovoimaanalyysi 1. Käynnistys Aloituskokous. Muut käynnistykseen liittyvät tehtävät. Työkokous I. Työpaja I Kommentointifoorumi I Työkokous II Työpaja II 3. Kehityshankkeen projektipäällikön tehtävät 4. Master Planin viimeistely ja tulosten esittely Kommentointifoorumi II Työpaja III 5

6 1.1. Aloituskokous, ohjausryhmä Kokouksen esityslista 1.2. Muut käynnistykseen liittyvät toimenpiteet FCG:n työryhmän sisäinen kick off ja brainstorming Tiedottaminen kehittämishankkeen ja suunnittelun käynnistymisestä 1. KÄYNNISTYS 6

7 2. SUUNNITTELUPROSESSI Suunnitteluprosessin aikana muodostetaan selkeä näkemys Kajaanin ja ympäristöalueen matkailuelinkeinon kehitysmahdollisuuksista sekä rakennetaan sen pohjalta yhteinen suunnitelma ja kehittämistoimien tiekartta vuoteen 2025 Prosessissa käydään läpi Kajaanin matkailun kehittämishaasteet, tulevaisuuden tarpeet ja kehittämistoimet 7

8 2. SUUNNITTELUPROSESSI Tärkeänä elementtinä myös Kajaanin kaupunkikeskustan osayleiskaava 2030 Valmisteilla, hyväksytään vuoden 2015 aikana Prosessin aikana kootaan näkemyksiä matkailupalvelujen tarpeista ja mahdollisuuksista erityisesti kaupunkikeskustan osayleiskaavan alueella Erityiskysymyksenä Kajaaninjoen varsi, mutta myös muualla esim. Oulujärven ranta-alueilla Tarvittaessa ne voidaan ottaa huomioon uudessa keskustan osayleiskaavassa ja edelleen muussa kaavoituksessa Ympäristörakentamisen osalta tarkastellaan lähinnä kaupungin kunnallisteknisiä kehitysinvestointeja puisto-, katu- tms. alueilla ilman kaavoitustarpeita 8

9 2.1. Nykytila- ja vetovoima-analyysi Työvaiheessa laaditaan Kajaanin ja sen ympäristöalueen nykytila-analyysi ja matkailualueen kuvaus + SWOT < Haastattelut: kohdealueen matkailusidonnaiset toimijat (yrittäjät, kaupunki, yhdistykset sekä muut kehittämisen kannalta keskeiset sidosryhmät) Noin 15 kpl, sovitaan yhdessä tilaajan kanssa. Selvitetään erityisesti toimijoiden näkemyksiä keskeisiksi kehittämisen tarpeiksi ja mahdollisuuksiksi, ja niiden tulokset tukevat seuraavia työvaiheita Haastattelurunko käydään läpi tilaajan kanssa ennen haastattelujen toteuttamista. < Katsaus toimintaympäristöön ja kehittämiseen vaikuttaviin trendeihin ja suunnitelmiin Matkailupalvelujen tarjonta (keskeiset teemat, kohteet, tapahtumat, kapasiteetti jne., muu palveluverkko Matkailupalvelujen kysyntä ja asiakkaat Saavutettavuus ja kytkeytyvyys 9

10 2.1. Nykytila- ja vetovoima-analyysi Kajaanin vetovoimatekijät matkailualueena ja kaupunkikeskuksena Matkailun kehittämisen nykyiset verkostot ja toimijat Matkailumarkkinoinnin ja myynnin nykytila Matkailun kehittämiseen liittyvät strategiat ja suunnitelmat alueella Muut matkailuelinkeinoon vaikuttavat suunnitelmat ja ohjelmat Kajaanin vetovoimatekijät matkailualueena ja kaupunkikeskuksena Laajemmin toimintaympäristön tilanne, keskeiset suunnitelmat sekä kehittämiseen vaikuttavat trendit, esimerkiksi: Ympäröivän alueen muut vapaa- ajan palvelut ja matkailukohteet sekä reitistöt Matkailun ja kysynnän kehitys ja trendit Lähialueiden kehitys (etenkin Venäjä) Laajempi strateginen viitekehys Eurooppa 2020, vähähiilisyys, älykäs erikoistuminen, resurssiviisaus ym. Julkisten ja yksityisten palvelujen synergiamahdollisuudet 10

11 2.2. Työkokous I Kajaanissa Työkokouksessa käsitellään nykytila- ja vetovoima-analyysin tulokset valmistellaan työpajaa suunnitellaan etenemistä muutenkin (ml. tiedotus ja viestintä) 11

12 2.3. Työpaja I: Visio ja valinnat Tavoite: muodostaa visio, määritellä tavoitteet sekä strategiset valinnat toimijoiden yhteisten näkemysten pohjalta Työpajassa konsultti esittelee aiempien työvaiheiden tulokset ja ohjeistaa osallistujia vision ja kehittämisen painopisteiden työstämiseen ryhmätyönä Ehdotamme, että työpajaan kutsutaan sellaisia tahoja, joiden sitoutuminen kehittämiseen on tärkeää 12

13 2.3. Työpaja I: Visio ja valinnat 13

14 2.4. Kommentointifoorumi I Työpajojen välillä konsultti työstää ja tarkentaa aineistoja ja organisoi kommentointimahdollisuuden Avoin kaikille tai valitulle joukolle, sovitaan tilaajan kanssa Facebook-ryhmä Tarvittaessa Webgis-kysely ( Kerro kartalla ) 14

15 2.5. Työkokous II Kajaanissa Työkokouksessa täsmennetään tilaajan kanssa visiota, tavoitetilaa ja painopisteitä sekä suunnitellaan seuraavia vaiheita. Samassa yhteydessä on mahdollista järjestää ohjausryhmän kokous II: Väliraportointi Visio, tavoitteet ja painopisteet 15

16 2.6. Työpaja II: Painopisteiden jalostaminen Selkeät roolitus sekä tiivis yhteistyö kehittämisessä ja markkinoinnissa ovat keskeinen edellytys matkailun tehokkaassa kehittämisessä sekä vision saavuttamisessa Täsmennetään rooleja, pelisääntöjä sekä toimintamalleja > aito vastaavuus yritysten ja muun toimijakentän tarpeisiin YHTEISTYÖN PELISÄÄNNÖT, TOIMIJOIDEN ROOLIEN TÄSMENTÄMINEN MARKKINOINNIN JA MYYNNIN TOIMINTAMALLI Matkailun kehittämiseen ja toimialaan olennaisesti liittyvien sidosryhmien kaupunki, yritykset, yhdistykset, suuraluemarkkinointi jne.) roolit ja keskeiset vastuut täsmennetään ja kirjataan osaksi yleissuunnitelmaa (yhteistyön pelisäännöt). Työpajan sisältöä tarkennetaan yhdessä tilaajan kanssa. Työpajaan voi sisällyttää myös yhteisten tuote- ja palvelukonseptien ideointia. 16

17 2.7. Kommentointifoorumi II Sama kuin 2.4. Keskusteluyhteys koko prosessin ajan 17

18 Sanoista teoiksi 2.8. Työpaja III: Tiekartta Työstetään tiekarttaa, toimenpidesuunnitelmaa, jota toteuttamalla päästään haluttuihin tavoitteisiin valituilla painopistealueilla Tiekartassa sovitaan ja kuvataan yhdessä tarvittavat toimintaaskeleet, jotka vaiheistetaan oikeaan toteutusjärjestykseen sekä vastuutetaan ja aikataulutetaan karkealla tasolla Tiekarttaan voidaan nivoa toimijakohtaiset (yrittäjät, kunta, 3. sektori, oppilaitokset ym.) kehittämishankkeet osaksi kokonaisvaltaista alueen matkailun kehittämistä > Varmistetaan, että yksittäiset kehityshankkeet ja - suunnitelmat ovat keskenään linjassa ja tukevat vision toteutumista Myös edellisissä työvaiheissa syntyneitä ideoita uusiksi tuote- ja palvelukonsepteiksi voidaan hankkeistaa 18

19 2.8. Tiekartta Rahoitusanalyysi ja suositukset tiekartan tueksi Konsultti analysoi kehittämistoimenpiteiden/hankkeiden ja mahdolliset rahoituslähteet ja -tavat sekä laatii rahoitussuositukset yksityisen, julkisen ja kolmannen sektorin toimijoiden näkökulmat, erilaiset kombinaatiot ja uuden EUohjelmakauden ja yritystukilain mukanaan tuomat muutokset huomioiden. Myös yhteistyömahdollisuuksia yli kunta- ja aluerajojen tarkastellaan 19

20 3. Kehityshankkeen projektipäällikön tehtävät Projektipäällikön tehtäviä ovat: Hankkeen yleinen koordinointi ja vastuu sisällöllisestä toiminnasta hankesuunnitelman tavoitteiden mukaisesti Vuorovaikutus tilaajan yhteyshenkilön kanssa Hankkeen rahoituspäätösten edellyttämien raporttien valmistelu ja esittely ohjausryhmälle yhteistyössä hankkeen hallinnoijan vastuuhenkilön kanssa Ohjausryhmäkokouksiin osallistuminen Kajaanissa (enintään 3 kokousta, jotka on rytmitetty Master Plan suunnitteluprosessin aikatauluun ja työkokouksiin) Esityslistojen ja kokousaineistojen valmistelu Sihteerinä toimiminen, pöytäkirjat Hankkeen tiedotusvastuu yhteistyössä hankkeen hallinnoijan vastuuhenkilön kanssa Hankkeen tiedotusmateriaalin sisältötuotanto Hankkeen tiedotukseen sisältyvät lehti-ilmoitukset, artikkelit ym. Keskusteluyhteys! 20

21 3. Kehityshankkeen projektipäällikön tehtävät Projektipäällikkö valmistelee sisällölliset ja toiminnalliset raportit. Hankkeen taloushallinnosta vastaa Kainuun Etu Oy:n taloushallinnon henkilöstö. He valmistelevat maksatukset ja vastaavat muista hankkeen kirjanpitoon liittyvistä tehtävistä. Projektipäällikkö tarkastaa laskut ja valmistelee ne taloushallinnon henkilöstölle (rahoittajan ohjeistuksen edellyttämät liitteet). 21

22 4. Master Planin viimeistely ja tulosten esittely Ennen työn päättymistä järjestetään päätöskokous tai tarvittaessa päätösseminaari laajemmalle kohderyhmälle. Viittä vaille valmis yleissuunnitelma esitetään osallistujille, ja heille varataan vielä kommentointimahdollisuus ennen suunnitelman viimeistelyä. Seminaariin voidaan pyytää esim. kommenttipuheenvuorot suunnitelmaan liittyen muutamilta keskeisiltä toimijoilta. Aineistot luovutetaan tilaajalle sähköisessä muodossa: Loppuraportti (sisällöllinen ja toiminnallinen, Word (liitteineen) Kehittämisen maantieteellisiä painopistealueita ja maankäytön kehittämistarpeita kuvataan karttaesityksenä erikseen sovittavassa mittakaavassa. Master Plan tiivistelmä (Power Point), markkinointihenkinen, voi hyödyntää suunnitelman esittelemiseen eri kohderyhmille Visualisoitu, painokelpoinen aineisto Master Plan julkaisua varten (Word) 22

23 Vuorovaikutus ja eteneminen Aloituskokous ja ohjausryhmä Työpaja I: Visio ja valinnat (priorisointi) (Intelli tai valtuustosali) 8.30, 4 h Ohjausryhmä 2 To , väliraportti; pienemmän ryhmän työkokous sen jälkeen Työpaja II: Painopistealueiden jalostaminen To klo 8.30, 4 h Työpaja III: Tiekartta (jalkautus) To klo 8.30, 4 h Ohjausryhmä 3 (päätöskokous tai laajempi päätösseminaari) To klo

24 Osapuolten vastuut ja työnjako FCG Tilaaja Työpajojen aineistot ja vetäminen Työkokousten muistiot Ohjausryhmäkokousten valmistelu, esityslistat, aineistot ja pöytäkirjat Koordinointi Tiedotus ja viestintä Sisällöllisten ja toiminnallisten raporttien laatiminen, maksatusten ohjeistus Haastateltavien ja työpajojen osallistujien määrittely Kokousten ja työpajojen kutsut Tila ja tarjoilukulut Aineistojen ja muistioiden kommentointi Suunnittelu ja raportointi yhteistyössä konsultin projektipäällikön kanssa 24

25 Kiitos!