Maaseutu- ja tielautakunta Liite 1 17 MIKKELIN KAUPUNKI MAASEUTU- JA TIELAUTAKUNTA

Transkriptio

1 Maaseutu- ja tielautakunta Liite 1 17 MIKKELIN KAUPUNKI MAASEUTU- JA TIELAUTAKUNTA TOIMINTAKERTOMUS 2016

2 Maaseutu- ja tielautakunta Maaseutu- ja tielautakunnan toiminta-alueena on maataloushallinnon ja maatalousyrittäjien lomituspalveluiden järjestäminen sekä yksityistielain mukaisena kunnallisena tiehallintoviranomaisena toimiminen. Lautakunta kehittää maaseutua ja maaseudun elinkeinotoimintaa sekä alempaa tieverkkoa ja avustaa vesiosuuskuntien rakentamista. Maaseutu- ja tielautakunnan kokoonpano Jäsen Siitari Keijo, puheenjohtaja Ahonen Liisa Harmoinen Taina Härkönen Jyrki Kartano Pirjo Kemppainen Satu Kosunen Aili Lyytikäinen Voitto Miettinen Olli, varapuheenjohtaja Nikulainen Pia Paanila Juha Varajäsen Tarssanen Heikki Kuikka Pirkko Kohvakka Tuula Viitikka Jari Rantanen Suvi Pöyry Tuula Korhola Anne Tikkanen Petri Toivanen Jukka Klen Susanna Kirjalainen Miikka Lautakunnan esittelijänä toimi Kari Mikkonen ja Markku Suomela. Lautakunta kokoontui 9 kertaa ja käsitteli 91 asiaa. Palvelusuunnitelman toteutuminen Maaseututoimi Maaseutu- ja tielautakunta toteutti palvelua asiakaslähtöisesti lähellä asiakasta. Palvelua käyttävien asiakkaiden neuvontaan, tiedotukseen sekä sähköisten palveluiden käytön lisäämiseen kiinnitettiin huomiota, jotta palvelutoiminnan tasapuolisuus toteutui. Maaseututoimen sähköinen asiointi kasvoi vuoden takaisesta 86 prosentista 91 prosenttiin. Mikkelin maaseutuhallinto toteutti 6 tukihakukoulutusta toiminta-alueensa kunnissa, osallistujia 150. Lisäksi järjestettiin 2 ympäristökorvauksen koulutuspäivää, osallistujia 260. Yhteensä koulutuksiin osallistui 410 viljelijää. Viljelijät palauttivat tukihakemuksensa pääsääntöisesti sähköisesti. Tukihallinnon ohjelmisto muutokset, poikkeukselliset kriisituet ja ympäristökorvauksien koulutuspäivien järjestäminen lisäsivät olennaisesti hallinnon työmäärää. Maaseudun kehittäminen Maaseutu- ja tielautakunta oli mukana avustamassa seitsemässä kyläyhdistyksen hankkeessa (yhteensä euroa). Lautakunta myönsi toiminta-avustuksen Mikkelin 4H yhdistykselle (6 000 euroa), Veej jakaja LEADER toimintaryhmän kuntaosuus katettiin maaseudun kehittämisvaroista ( euroa). Maatalouden jätemuovikeräys toteutettiin Metsä Sairila Oy:n toimesta, keräyksen kustannukset olivat euroa. Maatalousyrittäjien avustuksia myönnettiin yhteensä euroa (taloussuunnitelmat 1298 euroa, salaojasuunnittelu 16 euroa, karjanjalostus euroa, ruokinnansuunnittelu , viljelysuunnittelu euroa, maksullinen lomitus euroa). Maaseudun kehittämiseen käytettiin yhteensä euroa. Lomituspalvelut Lomitus toimi seudullisesti Mikkelin ympärillä olevien kuntien alueella. Maatilojen työolosuhteita ja riskien arviointia selvitettiin tilakäyntien yhteydessä. Tilakäynnit ja suunnitelmat tukivat asiakaspalvelua. Lomahallinnon tehtäviä organisoitiin uudelleen henkilöstön kesken. Lomituspäivät laskivat edelliseen vuoteen verrattuna 17%. Tietoimi Yksityistiekunnat hakivat seitsemännen kerran sähköisesti kunnossapitoavustuksia sähköisen Wintie -palvelun kautta, 88 prosenttia asiakkaista haki avustuksen sähköisessä muodossa. Yksityistiekuntien perusparannushankkeita oli aiempaa vuotta vähemmän ( kpl, kpl). Vähenemisen syynä on kuntaliitosavustuksien loppuminen perusparannushankeissa. Löytö-Vitsiälän vesiosuuskunnan osalta 1-vaihe toteutettiin vuonna Viinamäen vesiosuuskunnan viemäröinti hanke Hintsalanmäellä saatiin 90 prosenttisesti valmiiksi. Vesiosuuskunta Majavan hanke Kurkisensaaressa Haukivuorella käynnistettiin loppu vuodesta. Vesiosuuskuntien varautumissuunnitelman laatiminen pienille vesilaitoksille projekti käynnistettiin 2.8.

3 Maaseutu- ja tielautakunnan henkilöstömäärä vuoden lopussa oli yhteensä 92 henkilöä, vakinaisia 88 henkilöä ja määräaikaisia 4 henkilöä (vuonna 2015 vastaavat luvut olivat 127/96/1). Talouden toteutuminen ja olennaiset poikkeamat Lokakuun seurannan yhteydessä tehtiin tuloihin määrärahamuutos. Lautakunnan tulot ja menot alittuivat. Poikkeama johtui pääosin lomituspalveluiden henkilöstömenojen alituksesta, mikä heijastui vastaavasti tuloihin. Tulot alittuivat euroa ja menot n. 1,1 milj. euroa. Nettotulos oli n. 0,8 milj. euroa budjetoitua parempi. Avustusmäärärahoja säästyi euroa. MAASEUTU- JA TIELAUTAKUNTA YHTEENSÄ TA 2016 TALOUDEN TOTEUTUMINEN TA 2016 muutokset TA muutoksineen 2016 TP 2016 EROTUS TOT % TOIMINTAKATE ,99 TOIMINTATUOTOT ,16 Myyntituotot ,08 Maksutuotot ,96 Tuet ja avustukset ,56 Muut toimintatuotot ,82 TOIMINTAKULUT ,47 Henkilöstökulut ,64 Palkat ja palkkiot ,87 Eläkekulut ,75 Muut henkilöstösivuk ,61 Hlöstökorvaukset & Palvelujen ostot ,50 Aineet, tarvikkeet j ,50 Avustukset ,56 Muut toimintakulut , MA Tietoimi määrärahojen jakautuminen (menot) Kustannuspaikka SUUNN. TOT Tietoimi hallinto Tietoimi kunnossapito Tietoimi perusparantaminen Tietoimi yleiset tiet Tiehanke (MAMK) Yhteensä Vesiosuuskunnat Tietoimi ja vesiosuuskunnat yhteensä 1402MA

4 Selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä Toiminnassa noudatettiin vuonna 2016 vahvistettuja teknisen toimen sisäisen valvonnan ohjeita ja tavoitteita. Sisäinen valvonta toimi muun työn ohessa toimialajohtajan ja johtoryhmän ohjauksessa. Sääntöjen ja päätösten noudattaminen; toiminnassa noudatettiin lainsäädäntöä, kaupungin omia hallinto- ja toimintasääntöjä sekä muita velvoittavia ohjeita. Tavoitteiden toteutumista ja varojen käyttöä valvottiin kerran kuukaudessa kokoontuvassa johtoryhmässä, jossa käytiin läpi käyttötalouden toteutumaseurantaa samalla tarkastellen toiminnan toteutumista ja mahdollisia muutoksia. Lautakunnan taloudesta raportoitiin lautakunnalle lautakunnan kokouksien yhteydessä. Henkilöstön rekrytoinnissa vapautuvien vakanssien täyttämisessä noudatettiin välttämättömyysharkintaa ja tarkkaa lupamenettelyä. Laskutukset tehtiin pääosin nopealla aikavälillä. Liitteenä maaseutu- ja tielautakunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi. ASUKKAIDEN OSALLISTAMINEN HYVINVOINNIN TUOTTAMISEEN Kaupunkistrategian toimeenpano (vaikuttavuus) Indikaattori kaupunkistrategiasta Toimenpide Vastuutus toimialalla Toteutuma Sairastavuusindeksi Vesihuollon kehittämistoimenpiteiden jatkotoimien nööri Markku Suomela missuunnitelman laatiminen Yhdyskuntatekniikan insi- Vesiosuuskuntien varautu- toteuttaminen pienille vesilaitoksille projekti käynnistetty ELINKEINOJEN HYVINVOINTI JA KOKO KAUPUNGIN ELINVOIMA Kaupunkistrategian toimeenpano (vaikuttavuus) Indikaattori kaupunkistrategiasta Toimenpide Vastuutus toimialalla Toteutuma Yritysten nettolisäys: tavoite 140 yritystä, Työpaikkakehitys: tavoite työpaikkaa Yksityisteiden perusparannusprojekteja toteutetaan n. 60 kpl. Kunnossapitoavustukset 750 kpl. Yhdyskuntatekniikan insinööri Markku Suomela toteutunut 40 kunnossapitoavustuksia 790 LUONNON JA YMPÄRISTÖN HYVINVOINTI Kaupunkistrategian toimeenpano (vaikuttavuus) Indikaattori kaupunkistrategiasta Toimenpide Vastuutus toimialalla Toteutuma Luomumaatilojen %-osuus kaikista maatiloista Ollaan aktiivinen toimija eri luomu hankkeiden ja infotilaisuuksissa. Maaseutupäällikkö Kari Mikkonen 5/56= 9,9% -osuus kaikista maatiloista Luomussa olevan peltopinta-alan %-osuus kaikesta peltopinta-alasta: tavoite 18 Lisätään maatalousyrittäjien tietoisuutta lähi- ja luomuruuan tulevaisuuden näkymistä sekä markkinoidaan luomuviljelyä maatalousyrittäjille tukikoulutuksien yhteydessä Hyödynnetään Luomuinstituutin, Pro Agrian ja MTK Etelä-Savon kyvykkyyttä ja palveluita tiedottamisessa ja vuoropuhelussa. Maaseutupäällikkö Kari Mikkonen 15,8% peltopinta-alasta (2169,55/ ha) -

5 Tunnusluvut TP 2015 TA 2016 TP 2016 Toteuma % Maatilat yhteensä, kpl ,6 Maatalouden tukihakemukset, kpl ,0 Maatalouden tuet milj. euroa/vuosi ei saatavilla 28 2* 82,1 Lomituspäivät (vuosilomat, sijaisapu, tuettu lomitus) ,8 Kustannus euroa/lomituspäivä ,1 Avustettavat yksityistiet, kpl , Perusparannetut yksityistiet, kpl ,7 Kunnossapidetyt yksityistiekilometrit euroa/km ,4 Rakennetut vesiosuuskuntien johtokilometrit tms ,6 *vuoden 2016 tukien maksu jakaantuu vuosille

6 LIITE 1: Mikkelin kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointimalli e = Ei sovellettavissa, 1 = Heikosti, 2 = Kohtuullisesti, = Melko hyvin, 4 = Hyvin Sisäinen toimintaympäristö ja valvontakulttuuri Toimintakulttuuri Toiminnan tavoitteet Organisaatiorakenne Resurssit Ovatko yksikön arvot ja toimintaperiaatteet määritelty ja toimitaanko niiden mukaisesti? Arvostetaanko kehittämiskohteiden tai puutteiden esille tuomista? Puututaanko yksikössä johdonmukaisesti sääntöjen vastaiseen toimintaan? Onko yksikölle asetettu tavoitteet ja ovatko ne kattavat? Tukeeko tavoitteenasettelu kaupungin strategiaa? Onko tavoitteiden systemaattinen seuranta järjestetty? Reagoidaanko havaittuihin poikkeamiin? Onko palkkiojärjestelmää kytketty tavoitteiden saavuttamiseen? Onko organisaatiorakenne selkeä ja toimiva? Onko tehtävänjaot vastuineen määritelty ja niitä koskeva ohjeistus ajan tasalla? Onko talousarvio oikein mitoitettu suhteessa tavoitteisiin? Onko yksiköllä käytössään tehtävien edellyttämä määrä henkilöstöä? Onko henkilöstön osaaminen riittävällä tasolla? Ovatko yksiköllä tehtävien edellyttämät toimitilat, laitteet ja tietojärjestelmät? Onko yksikössä varmistettu että yksikkö kykenee suoriutumaan ydintehtävistään myös normaaliolojen häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa? 4 2 työt kasaantuu yksiköstä riippumattomista syistä Riskienarviointi tehty Mavi:n ohjeiden mukaan Sisäinen toimintaympäristö ja valvontakulttuuri Lainsäädäntö ja kaupungin sisäiset ohjeet Ovatko toimintaa ohjaavat säännöt, määräykset, ohjeet ja päätökset ajan tasalla? Tunteeko henkilöstö keskeiset työhönsä vaikuttavat ohjeet ja säännöt? Miten hyvin yksikkönne on välttynyt viime vuoden aikana kanteilta, virallisessa prosessissa olevilta valituksilta tai oikeustapauksilta Viime vuoden tietoimituksista on tehty 2 valitusta maaoikeuteen.

7 Riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta Riskienhallintamenettelyt Riskien tunnistaminen Riskien arviointi Riskeihin vastaaminen Varmistaako johto, että ohjeita ja sääntöjä noudatetaan? Tunnetteko kaupungin riskienhallintaa ohjaavat dokumentit: johtosäännöt ja toimintaohjeet, sisäisen valvonnan yleisohje ja riskienhallintapolitiikka? Onko riskienhallinta toteutettu kaupungin riskienhallintaa ohjaavien dokumenttien mukaisesti? Onko riskienhallintamenettelyt kytketty osaksi suunnittelu- ja ohjausprosesseja? Perustuuko riskien tunnistaminen järjestelmälliseen menetelmään? Dokumentoidaanko tunnistetut riskit? Onko riskien ennakoinnissa onnistuttu? idaanko tunnistettujen riskien merkitys (todennäköisyys ja vaikutukset) systemaattisesti? Onko olennaisille riskeille määritelty hallintamenettelyt ja vastuut? idaanko hallintamenettelyjen kustannuksia suhteessa saatuun hyötyyn? Onko riskienhallinnan raportointi järjestetty asianmukaisesti? Mavi ohjeistaa tarkemmin Valvontatoimenpiteet Prosessien kontrollien suunnittelu Ovatko keskeiset toimintaprosessit ja projektit kuvattu ja dokumentoitu? Onko hyväksymismenettely olemassa, ajantasainen ja toimiiko se suunnitellusti (esim. ostolaskut, laskutus, palkat jne.)? Onko tehtävien eriyttämistarpeet arvioitu ja ovatko vaaralliset työyhdistelmät tiedossa? Onko yksikkörajat ylittävien prosessien kontrollit määritelty? Kontrollien toimivuuden arviointi Onko päivittäisvalvonta osa esimiesten työtä? idaanko toimintaprosessien toimivuutta säännöllisesti? idaanko olennaisten kontrollien tarpeellisuutta säännöllisesti? Toiminnan seuranta Seurataanko määrärahojen käyttöä säännöllisesti? Ovatko täsmäytysrutiinit dokumentoitu, vastuutettu ja seurannassa?

8 Onko taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden seuranta systemaattista? Varmistetaanko ostopalvelujen laadun sopimuksenmukaisuus? Onko ostopalvelujen hankinnassa ja sopimuksissa huolehdittu kriittisten palvelujen/tuotteiden saannista myös normaaliolojen häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa? Onko sopimusten seuranta systemaattista ja vastuutettua? Tietojärjestelmien kontrollit Omaisuuden hankinta, luovutus ja hoito Onko tietojärjestelmien kontrollit testattu ja asianmukaisia? Onko omaisuuden hankinnassa, luovutuksessa tai käyttöarvossa toteutunut menetyksiä, arvon alennuksia tai onko jouduttu korvaus- tai muuhun oikeudelliseen vastuuseen? hankittu ISO/IEC 27001:201 tietoturvastandardi Tiedonkulku ja raportointi Raportointijärjestelmät Onko esimiesten käytössä raportointijärjestelmä, joka tuottaa oikeaaikaisesti seurantatietoa toiminnan kustannuksista? SIPS kuntaerp Tuottaako seurantajärjestelmä tietoa toiminnan laadusta (läpimenoajat, poikkeamat, asiakastyytyväisyys jne)? Tiedonkulku Onko tiedonkulku organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty? Perehdytetäänkö uudet työntekijät suunnitelmallisesti? Tietojärjestelmät Onko sisäinen tiedonkulku järjestetty siten, että toiminnan ohjauksen kannalta merkityksellinen tieto toimitetaan oikeille henkilöille oikeaaikaisesti? Onko luotu järjestelmällinen tapa tiedottaa suurelle yleisölle ja kohderyhmille? Onko laadittu suunnitelmat ulkoisen viestinnän toteuttamisesta poikkeustilanteissa? Ovatko tietojärjestelmät dokumentoituja ja luotettavia? Tukevatko tietojärjestelmät päätöksentekoa ja toimintaa? Seuranta Sisäinen arviointi Seurataanko toimintaa ja poikkeamia säännöllisesti? Analysoidaanko ja hyödynnetäänkö poikkeamaseurannan tietoja?

9 Ulkoinen arviointi idaanko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta säännöllisesti? Käsitelläänkö sisäisen tarkastuksen raportit ja havainnot säännöllisesti? Käsitelläänkö ulkoisten arviointien, tilintarkastajien, EU-tarkastajien ym. raportit säännöllisesti?