Hyväksytään myös osittaistarjoukset. Tilaaja pidättää oikeuden jättää hyväksymättä mitään tarjouksia.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Tilaaja Lapin liitto Y-tunnus (jäljempänä tilaaja ). 2. Hankintamenettely Hankintojen yhteisarvo on alle kansallisen kynnysarvon. Hankintamenettelynä käytetään avointa hankintamenettelyä. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan perustelluista syistä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Hyväksytään myös osittaistarjoukset. Tilaaja pidättää oikeuden jättää hyväksymättä mitään tarjouksia. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Hilmassa ja tilaajan verkkosivuilla osoitteessa 3. Hankinnan kohde Lapin liitto pyytää tarjoustanne tulkkauskoppien- ja simultaanitulkkauslaitteistojen vuokraamisesta ja niiden operoinnista Rovaniemellä Lapin yliopistossa järjestettävän Discovering the Arctic Future As a Part of Europe tapahtuman tulkkauskopeista- ja laitteistoista simultaanitulkkaukseen, jotka täyttävät Euroopan Komission Tulkkauksen pääosaston sille antamat tekniset vaatimukset. Tarkat tekniset vaatimukset on eritelty myöhemmin tässä asiakirjassa sekä sen liitteessä. Tapahtumaan tarvitaan: -10 tulkkauskoppia tulkkauslaitteistoineen 10 kielelle yhtä aikaa tapahtuvaan simultaanitulkkaukseen tapahtuman kokouspäivälle ja niiden operointi. Paikalle käyttövalmiiksi toimitettuina. - 6 tulkkauskoppia tulkkauslaitteistoineen 6 kielelle yhtä aikaa tapahtuvaan simultaanitulkkaukseen seminaaripäivälle ja niiden operointi. Paikalle käyttövalmiiksi toimitettuina. Yhteensä 10 tulkkauskoppia laitteistoineen ja niiden operointi koko tapahtuman ajalle. Tilakartta Lapin yliopiston tilasta on saatavilla tiistaina osoitteesta.

2 4. Hankinnalle asetetut vaatimukset - Tarjoajan on sitouduttava toimittamaan EU:n komission vaatimukset täyttävä tulkkauskopitja laitteisto ja esittää suunnitelma laitteiston toimittamiseksi tapahtumapaikalle. Vaatimukset on esitetty alla ja liitteenä (Liite 1.) erillisessä asiakirjassa: 1. Koppien lukumäärä: (vähintään) yksi koppi jokaista kohdekieltä varten. 2. Koppien laitteisto: Jokaista tulkkia varten oma tulkkauskonsoli. Jokaisen konsolin tulee koostua: - Ohjaustaulusta, jossa on ulosmenevän kanavan säätökatkaisin ja relay-nappi. Jokaisessa konsolissa tulee Olla vähintään kolme yksittäistä relay-valintanappia, tai, vähintään viisi, jos tulkataan yli kuudesta kielestä. - Mikrofoni - Kuulokkeet (AKG K15 tai samantyyppiset) Kopit tulee varustaa vakaalla työtasolla, joka on katettu iskun vaimentavalla materiaalilla. Tulkeille tulee antaa käyttöön tulkkikohtaiset säädettävät pöytälamput, mukava istuin, jossa on viisi jalkaa rullilla ja jonka korkeutta voi säätää. Kopeissa tulee myös olla paperia, kirjoitusmateriaalia (ei lyijykyniä), juomavettä ja laseja. 3. Simultaanitulkkauslaitteet: Teknisten laitteiden ja koppien tulee olla moitteettomassa kunnossa ja erittäin huolella asennettuja. Pätevän simultaanitulkkauslaitteiston teknikon (joskus kahden) tulisi olla salissa koko konferenssin ajan ja avustaa, jos tarpeen. Huom! Hyvä yhteistyö äänentoistoteknikon ja tulkkauslaiteteknikon välillä on olennaista, kun kyseessä ovat kaksi erillistä palvelun tarjoajaa. Näissä tilanteissa simultaanitulkkauslaitteiden äänentoistoteknikolle tulee taata johtava rooli. 4. Lisävaatimukset: Koppien sijoittelua kokoussalissa koskeva piirustus tulee toimittaa DG SCICiin hyväksymistä varten. Koppeihin pääsyn osalta tulee toteuttaa palo- ja turvallisuusmääräyksiä. Tulkeille tulee taata kaikista kopeista suora ja esteetön näkymä kokoussaliin tapahtumiin ja toisiin tulkkauskoppeihin.

3 - Palveluntarjoaja sitoutuu allekirjoittamaan liitteen mukaisen Lausuma vaatimustenmukaisuudesta (Declaration of complience) lomakkeen (Liite 2.). - Tarjoajan on nimettävä vastuuhenkilö, johon palvelua tilattaessa otetaan yhteyttä. Tarjoajan tulee myös nimetä tarjouksessa työskentelevät asiantuntijat ja heidän referenssit. - Palveluntuottajan matkakulut tulee sisällyttää tarjouksen kokonaishintaan, kuitenkin niin, että ne on tarjouksessa eritelty omaksi kohdaksi. - Mikäli palveluntarjoaja käyttää alihankkijoita, palveluntarjoajan on varmistettava heidän sopivuutensa toimeksiantoon. - EU-hankkeessa kilpailutetut sopimuskumppanit ovat velvollisia avustamaan tarkastajia ja varmennuskäynnin suorittajia ja luovuttamaan näiden käyttöön ilman aiheetonta viivytystä ja korvauksetta kaikki tarvittavat asiakirjat ja tallenteet sekä tarkastajien pyynnöstä annettava myös muut tiedot, jotka ovat tarpeen tarkastuksen asianmukaiseksi suorittamiseksi. Projektin toteutukseen osallistuvat alihankkijat velvoitettava sopimusoikeudellisesti sitoutumaan edellä mainittuihin ehtoihin. 5. Tarjouksen sisältö: Tarjouksesta tulee käydä ilmi vähintään seuraavat asiat: 1. Tarjoajan nimi ja yhteystiedot sisältäen Y-tunnus. 2. Vuokralle tarjottavien tulkkauskoppien ja laitteistojen sekä teknisen operoinnin kuvaus. 3. Työsuunnitelma, josta käy ilmi arvio työtuntimäärästä. 4. Kokonaishinta /h, ALV 0 %. Matkakulut tulee eritellä. Hintojen tulee sisältää kaikki kustannukset. Laskutus- tai toimituslisiä ei hyväksytä. 5. Palveluntuottajan vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot. 6. Toimeksiantoihin käytettävien henkilöiden kokemus ja referenssit, joita käytetään osaamisen arvioinnissa. 6. Palvelun tilaaminen Tilaaminen tapahtuu tilaajan nimeämien edustajien toimesta tarjoajan nimeämän yhteyshenkilön kautta. 7. Reklamaatiot ja sanktiot Reklamointi hoidetaan nimetyn yhteyshenkilön kautta. Tilaaja reklamoi myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi tai viimeistään 14 arkipäivän kuluessa virheellisestä työstä. Reklamointi voidaan tehdä vapaamuotoisesti. Myyjä korjaa virheellisen toimituksen.

4 8. Laskutus Tilaaja maksaa palvelusta sen jälkeen, kun palvelu on hyväksytysti suoritettu. Laskutus on voitava eritellä. Verkkolaskuosoite/OVT-tunnus: Paperilaskut osoitteeseen: Lapin liitto, PL 2162, Laskut Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 14 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Jälkitoimituksista tai toimitusvaikeuksista on tiedotettava viipymättä tilaajalle. Tilaajalle on lisäksi tiedotettava viipymättä, jos tilattuja palveluita ei jostain syystä voida lainkaan toimittaa. 9. Alihankinta Tarjouksessa on annettava selvitys mahdollisista tarjouksen tekijän käyttämistä alihankkijoista. Alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksymistä. Tarjouksen tekijä vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Alihankkijoista tulee esittää samat tiedot kuin tarjouksen tekijöistä. 10. Vertailuun otettavien tarjousten kelpoisuus Tarjoajalla tulee olla tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Verot ja lakisääteiset maksut tulee olla suoritettuna. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi suoritetaan ennen tarjousten vertailua. Puutteelliset, tarjouspyynnöstä poikkeavat ja myöhästyneet tarjoukset jätetään huomioimatta. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen tilaajavastuulain ( /1233) edellyttämät selvitykset: 1) selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin (tulostettavissa internet-osoitteesta 2) todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista; 3) todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta Tarjouksen mukana toimitettavat selvitykset ja todistukset eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjousvertailuun ei otetan mukaan tarjousta, joka joka ei täytä Euroopan Komission simultaanitulkkauksen vaatimuksia (Liite 1) eikä pysty sitoutumaan lausumaan vaatimustemukaisuudesta (Liite 2.).

5 11. Valintaperusteet Lapin liitto tekee hankintasopimuksen yhden ensisijaisen tarjoajan ja tarvittaessa yhden toissijaisen tarjoajan kanssa. Hankinnan ratkaisuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus. Valintaperusteena olevia hinta- ja laatutekijöitä painotetaan seuraavasti: Tarjoajien kokemus ja referenssit 40 %, hinta 40%, työsuunnitelma 20%. 12. Hankintapäätös ja sopimusehdot Tätä hankintaa koskevan hankintapäätöksen tekee Lapin liiton maakuntajohtaja. Päätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille sähköpostitse. Tarjoajien on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon viranhaltijapäätös lähetetään. Hankintasopimus laaditaan, kun päätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä) 1. Hankintasopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö 4. Tarjous liitteineen 5. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009, palvelut) soveltuvin osin 13. Tarjousasiakirjojen julkisuus Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä.

6 14. Tarjouksen voimassaolo ja vastaanotto Tarjouksen on oltava voimassa saakka. Tarjous liiteasiakirjoineen lähetetään sähköpostiosoitteeseen Sähköposti tulee otsikoida Tulkkauskoppien ja laitteiston vuokraus.tarjouksen voi toimittaa myös postitse osoitteeseen: Lapin liitto PL ROVANIEMI Kuoreen merkintä Tulkkauskoppien ja laitteiston vuokraus sekä lähettäjän yhteystiedot. Tarjouksen on oltava perillä klo mennessä. Lähettäjä on vastuussa lähetyksen perille saapumisesta määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Myöhässä saapunut tarjous palautetaan lähettäjälle avaamattomana, mikäli lähettäjän tiedot ovat luettavissa. Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 15. Lisätiedot ja kysymykset Tarjouspyyntöön koskevat yksilöidyt tiedustelut tulee lähettää klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen Kaikille tiedusteluja lähettäneille ja/tai yhteystietonsa ilmoittaneille tarjoajille vastataan samansisältöisesti yhtä aikaa klo mennessä sähköpostitse. Rovaniemellä Maiju Hyry yhteysjohtaja Liite 1 Liite 2 Tekniset vaatimukset tulkkauskopeille ja -laitteistolle Lausuma vaatimustenmukaisuudesta