Toiminnantilastointi

Transkriptio

1 Toiminnantilastointi

2 Toiminnan tilastointi 2014 Katja Kolehmainen Pohjois-Karjalan Martat ry yhdistyskoulutukset, tammikuu 2014

3 Toiminnan tilastointi Vuoden 2014 alusta käytössä sähköinen tilastointi. Uutena tilastoinnin kohteena yhdistysten vapaaehtoistoiminta. Tietoja keräämällä selvitetään vapaaehtoistoiminnan merkitystä ja määrää järjestössämme. Tätä tietoa tarvitsemme, kun vahvistamme vapaaehtoistoiminnan arvostusta ja vaikuttavuutta sekä turvaamme järjestömme rahoitusta.

4 Vapaaehtoistoiminta martoissa Tapahtuu omasta vapaasta tahdosta, toiminnasta ei makseta palkkaa ja se kohdentuu pääsääntöisesti järjestön sisäiseen toimintaan Vapaaehtoistoimintaa tarvitaan järjestön toiminnan tukemiseen tiedottamiseen sisällön tuottamiseen vertaistueksi Marttaliitto ja piirit ovat vapaaehtoistoiminnan tukijoita ja mahdollistajia Vapaaehtoistoiminnaksi lasketaan yhdistyksen toimintaa tukeva vapaaehtoistoiminta, piirille tehtyä vapaaehtoistyötä ei tilastoida yhdistysten toimesta Vapaaehtoistoiminnaksi ei lasketa osallistumista marttailtoihin tai vastaaviin tapahtumiin.

5 Miksi tilastoidaan? Halutaan esille marttatoiminnan laajuus Miten paljon yhdistykset ja martat toteuttavat toimintaa Miten paljon vapaaehtoisia osallistuu toimintaan mahdollistaa toiminnan Minkälaista toiminta on ja kenelle sitä suunnataan Toiminnan kehittäminen, mihin yhdistykset tarvitsevat tukea ja materiaalia Ohjaa toiminnan sisältöjen suunnittelua

6 Mitä tilastoidaan? Toiminnan määrää, osallistujia, toteuttajia ja sisältöjä 1. Taustatiedot Yhdistys/toimintaryhmän numero 2. Perustiedot Tilaisuuden nimi Tilaisuus alkoi - päättyi Osallistujien määrä? Vapaaehtoistoimijoiden määrä Vapaaehtoisten toimijoiden tunnit Tilaisuuden järjestäjä Tilaisuuden muoto 3. Sisältö Kotitalousneuvonta Järjestötoiminta Kansainvälinen toiminta Muu toiminta Tapahtumat ja tilaisuudet Kolmannelle osapuolelle tehtävä toiminta HUOM! Yhdistyksen tulee kirjata vain oma toimintansa. Ei esim. vertaismarttatoimintaa, joka on piirin tukemaa ja ohjaamaa toimintaa.

7 Mikä muuttuu? Yhdistykset voivat viedä tiedot verkkoon reaaliaikaisesti. Tilastotiedon saanti nopeutuu ja helpottuu. Tilastojen poimintoja voidaan tehdä pitkin vuotta. Yhdistys saa helposti erilaista tilastotietoa mm. toimintakertomukseen ja toimintasuunnitelmaan. Piirien ei tarvitse käsin laskea yhdistysten tilastotietoja omaan toimintakertomukseen. Marttaliitto saa suoraan tilastot tietokannasta. Kaikkia yhdistyksiä kannustetaan sähköiseen tilastointiin. Helpompaa Nopeampaa Vähentää työtä, jaksottaa kirjaamiset pitkälle ajalle Paperit eivät poistu -> mutta VÄHENEVÄT! Mikäli yhdistys toimittaa tilastotiedot piiriin paperilla, piiri kirjaa ne verkkolomakkeelle. Myös vertaismartat auttavat.

8 Muutos ja mahdollisuus Tilastointi tekee yhdistystoiminnan näkyväksi Osallistujien määrät Tapahtumien määrät Vapaaehtoistoimintaan osallistuvien määrät ja käytetyt tunnit Mahdollisuus vaikuttavuuden todentamiseen (yhdistys, piiri ja liitto). Mahdollistaa tilastotietojen saatavuuden myös toimintavuoden aikana (yhdistys, piiri ja liitto) Tilastojen vertailtavuus mahdollista eri toimintavuosien välillä

9 Miten tilastoidaan? Yhdistyksen valtuuttama henkilö rekisteröityy verkkopalvelun käyttäjäksi ja luo tunnukset. Verkossa on valmis tilastolomake, johon tiedot kirjataan. Toimintatiedot kirjataan tapahtumakuukausittain. Vuoden vaihteen tiedot kirjataan viimeistään seuraavan vuoden tammikuun 15. päivä mennessä.

10 Tilastovastaava + toimintatapa Yhdistyksen hallitus valitsee henkilön, jolla on mahdollisuus käyttää verkkopohjaista tilastointilomaketta, ja joka nauttii hallituksen luottamusta. Samalla tulee sopia toimintatapa, miten tieto tilastoitavista asioista kulkee vastuuhenkilölle. Asioiden sujuvuuden vuoksi olisi hyvä valita valitulle tilastointivastaavalle varahenkilö. Yhteyshenkilönä Marttaliitossa on ritva.ikonen@martat.fi

11 Huomioitavia asioita Aikataulu Toiminnan kirjaaminen tilastolomakkeelle aloitetaan vuoden 2014 alusta. Kirjaukset kannattaa tehdä tapahtuman jälkeen. Toiminta on hyvä kirjata viimeistään toteutumiskuukautta seuraavan kuukauden alussa, esim. tammikuun toimintatiedot tulisi olla kirjattuna helmikuun aikana. Vuoden vaihteen toimintatiedot kirjataan viimeistään seuraavan vuoden tammikuun 15. päivä mennessä. Esim. joulukuun 2014 toimintatiedot tulee olla kirjattuna vuoden 2015 tammikuun 15. päivä mennessä.

12 Marttayhdistys Marttapiiri Marttaliitto Yhdistys päättää kuka kirjaa toiminnat verkkoon. Toimintatilasto helpottaa vuosikertomuksen kokoamista sekä toimintasuunnitelmaa n laatimista. Piirin saa tarvittavat tiedot suoraan tilastopoimintoina. Piiri ohjaa ja neuvoo yhdistyksiä toimintojen kirjaamisessa verkkolomakkeelle. Marttaliitto saa yhdistysten ja piirien tilastopoiminnat suoraan käyttöliittymästä. ML antaa tarvittavaa tukea ja ohjeistaa tarvittaessa piirejä. Uutta Vapaaehtoistoiminnan näkyväksi tekeminen, henkilömäärät ja toteutuneet tunnit. Huom! Vertaismarttatoiminta tms. on piirin toimintaa Tiedotuskanavat Yhdistyskirje 1/2014 Marttailusivuilla tietoa 2014 Piireille materiaalia intrassa

13 Luottamushenkilöluettelo tehdään myös sähköisesti 2014 Historiaa: Aikaisempina vuosina yhdistykset ovat täyttäneet paperisen, exel-pohjaisen luottamushenkilöluettelon käsin ja se on lähetetty piiriin Pyrimme kaikilla tasoilla vähentämään paperien määrää. Webropolin kautta tehtävä ilmoitus. Lomake: Ei vaadi tunnuksia eikä kirjautumista. Muista tulostaa yhdistyksellesi paperikappale/ tallentaa ennen lomakkeen lähetystä! Ilmoitus tulee olla täytettynä mennessä. Tämä on välivaihe liittyen laajempaan jäsenrekisterin kehittämiseen. Muuttuneet tiedot yhdistys lähettää lisäksi Marttaliittoon (webropolin lisäksi) osoitteeseen:

14 Jäsenrekisteri uudistuu 2014 Jäsentietohallintoa ja siihen liittyviä palveluja kehitetään kevään 2014 aikana Seuraavaksi yhdistyksille avataan mahdollisuus selata ja muuttaa jäsentietojaan sähköisesti Jäsenrekisteriin käytettävyyttä tullaan helpottamaan ja laajentamaan vähitellen Valtionapu-arvioinnin uudistus on myös meneillään.

15 Kirjautuminen Jäsennumero löytyy jäsenkortista sekä Martat-lehden takaa esim Postinumero esim Käyttäjätunnus esim. gmail.com TesTi2014

16 Salasana

17 Uuden tapahtuman lisääminen Paina uusi tapahtuma painiketta

18 Tapahtumannimeksi voi laittaa toimintasuunnitelman mukaisen nimen esim. Kattilamatka Kameruniin

19 Päivämäärän ja ajan lisääminen Valitse kalenterista päivä Tilaisuus merkitään ½ tunnin tarkkuudella

20 Osallistujamäärä

21 Vapaaehtoisten määrä

22 Vapaaehtoisten tunnit

23 Tilaisuuden järjestäjä

24 Tilaisuuden toteutustapa

25 Tilaisuuden sisältö

26 Kirjattujen tapahtumien näkymä

27 Raportointi Raportointi valitulta ajanjaksolta (valittava pvm) HUOM! Järjestelmä kerää tiedon ja jatkossa tietoa säilyy täällä myös aiemmilta vuosilta (vertailtavuus)

28 Raportti

29 Omat asetukset, salasanan vaihto ja tunnusten poisto

30 Unohtuiko salasana? JOS UNOHDIT SALASANAN Mene ihan alkuun (sivulle kirjautumisvaiheeseen) PAINA Unohditko salasanasi, niin saat sähköpostiisi välittömästi uuden salasanan. HUOM! Sen voit käydä muuttamassa helpommaksi omat asetukset kohdassa.

31 TULE MUKAAN MARTTOIHIN! Marttailu on monipuolista ja aktiivista harrastamista. Martoissa sinulla on mahdollisuus uuden oppimiseen, yhdessä tekemiseen, vaikuttamiseen ja elämyksiin. Osallistumalla tuet myös kotien ja perheiden hyvinvointia.