Outlook www-sähköpostin jatkokurssi. selainkäyttö. TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala Outlook 2003 selainkäyttö www-sähköpostin jatkokurssi

2 Sisällys sivu Outlook www-sähköposti 1 1 Työpöydän muokkaaminen 2 2 Sähköpostiallekirjoituksen tekeminen 3 3 Omien kansioiden luominen Kansioiden uudelleennimeäminen Kansioiden poistaminen Viestin siirtäminen kansiosta toiseen 5 4 Viestin tallentaminen luonnokseksi 6 5 Osoitekirja Osoitteen lisääminen osoitekirjaan Oman jakeluluettelon luominen 8 6 Sähköpostin kääntäminen 9 7 Tampereen kaupungin ohjeita 7.1 Sähköpostisääntö Tietotekniikkakeskuksen sähköpostinkäsittelypolitiikka 13 8 Vaaralliset liitteet 14 9 Tiedostojen pakkaaminen Kuvien pakkaaminen Tiedostojen pakkaaminen esim. WinZip-ohjelmalla Tiedostopaketin lähettäminen sähköpostin liitteenä WinZip-paketin purkaminen Ongelmia? 20 Ohje päivitetty /HK

3 1 Outlook www-sähköposti Tampereen kaupungin koko henkilöstö siirtyy porrastetusti käyttämään uutta nykyaikaista sähköpostijärjestelmää MS Outlookia. Kasvatus- ja opetustoimialan yleissivistävän koulutuksen opettajien uuden Outlook wwwsähköpostin käyttöönotto alkoi Sähköpostipalvelun osoite on: Opettajien sähköpostiosoitteet ovat muotoa: -loppuiset sähköpostiosoitteet ovat poistuneet tässä yhteydessä käytöstä kokonaan ja ne lakkasivat toimimasta Outlook www-sähköpostia käytetään NT/Windows-tunnuksella ja salasanalla. Vanha OM-mail www-sähköpostiohjelma poistui kokonaan käytöstä Kirjautuessasi Outlook www-sähköpostiin kotikoneeltasi, voit muuttaa suojaukseksi Yksityiseksi tietokone. Tällöin yhteys säilyy avoinna katkeamatta, vaikka pitäisitkin hetkellisen tauon sähköpostiohjelman käytössä. Mikäli sähköposti vaatii asentamaan koneellesi joitakin Office-ohjelmien osia tai käytät modeemiyhteyttä, valitse asiakkaaksi Perusasiakas. Tällöin käytössäsi ei ole aivan kaikkia postin hienoja ominaisuuksia, mutta postin peruskäyttö on edelleen mahdollista. Huom! Tämän ohjeen näytönkaappauskuvat ovat Internet Explorer -selaimesta. Eri selainten ja selainversioiden välillä on pieniä eroavaisuuksia. Näytönkaappauskuvia on myös leikattu ja yhdistetty, joten kaikki näkymät eivät ole identtisiä näyttönäkymien kanssa.

4 2 1 Työpöydän muokkaaminen Kolmen rinnakkaisen palstan seuraaminen näytöllä voi olla hankalaa. Halutessasi voit jakaa näytön eri tavoin. Näpäyttämällä Kahden rivin näkymä tekstin perässä olevaa alaspäin osoittavaa nuolta, saat esiin valikon, josta voit valita näkymäksi mm. Viestit. Näytä tai piilota lukuikkuna -painikkeesta voit vaihtaa lukuikkunan paikan esim. näytön alaosaan. Viestiluettelo Siirtymisikkuna Lukuikkuna Sähköpostiohjelmasi näyttää nyt tällaiselta.

5 3 2 Sähköpostiallekirjoituksen tekeminen Sähköpostiallekirjoitus on halutessasi jokaiseen viestiin automaattisesti liittyvä tieto lähettäjästä. Yleensä allekirjoitukseen sisällytetään oma nimi, ammattinimike, organisaatio ja tieto siitä, miten sinut tavoittaa; siis esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite ja vaikka työpaikkasi katuosoitekin. Näpäytä Asetuksetpainiketta ja etsi aukeavalta sivulta painike Muokkaa allekirjoitusta... Kirjoita nyt haluamasi sähköpostiallekirjoitus ja näpäytä Tallenna ja sulje -painiketta. Valitse kohta Liitä oma allekirjoitus automaattisesti lähteviin viesteihin. Näpäytä vielä lopuksi ikkunan yläosan Tallenna ja sulje -painiketta. Jos et halua, että allekirjoitus liittyy jokaiseen viestiisi automaattisesti, älä rastita kohtaa Liitä oma allekirjoitus automaattisesti lähteviin viesteihin. Voit liittää allekirjoituksen myös vain haluamiisi viesteihin Lisää allekirjoitus -painiketta näpäyttäen. Se löytyy viestinkirjoitusikkunan yläreunasta.

6 4 3 Omien kansioiden luominen Näpäytä Uusi-painikkeen oikealla puolella olevaa alaspäin osoittavaa nuolenkärkeä. Valitse avautuvasta valikosta Kansio. Anna kansiollesi nimi, valitse kohde, minkä alle kansiosi sijoitetaan ja näpäytä OKpainiketta. Kansioiden päivityspainiketta näpäyttämällä tekemäsi kansio ilmestyy kansiorakenteeseen. 3.1 Kansioiden uudelleennimeäminen Näpäytä hiiren oikeaa painiketta sen kansion päällä, jonka haluat uudelleennimetä. Näytölle avautuu nyt valikko, josta voit valita vaihtoehdon Nimeä uudelleen. Kirjoita nyt näytölle avautuvaan ikkunaan kansiollesi uusi nimi ja hyväksy se OK-painikeella.

7 5 3.2 Kansioiden poistaminen Näpäytä hiiren oikeaa painiketta sen kansion päällä, jonka haluat poistaa. Näytölle avautuu valikko, josta voit valita vaihtoehdon Poista. Hyväksy poisto näpäyttämällä OK-painiketta. 3.3 Viestien siirtäminen kansiosta toiseen Kun haluat siirtää viestin kansiosta toiseen, näpäytä siirrettävän viestin päällä hiiren oikeaa painiketta. Näytölle avautuu nyt valikko, josta voit valita toiminnon Siirrä/kopioi kansioon. Etsi nyt kansio, jonne haluat viestin siirtää ja näpäytä Siirräpainiketta. Jos sinulla ei vielä ole viestille sopivaa kansiota, voit tehdä näkymässä myös uuden kansion Uusi-painikkeen avulla. Viestin voi myös kopioida toiseen kansioon Kopioi-painikkeen avulla. Tällöin viesti jää alkuperäiseen kansioon ja kohdekansioon kopioituu viestistä kaksoiskappale. Voit siirtää viestin kansiosta toiseen myös avoimen viestin yläreunan Siirrä tai kopioi -painiketta käyttäen.

8 6 4 Viestin tallentaminen luonnokseksi Jos viestisi jää esim. ajanpuutteen vuoksi kesken, voit tallentaa sen luonnokseksi. Näpäytä tällöin viestin ylälaidassa olevaa levykkeen-kuvaa. Viesti tallentuu luonnokseksi. Kun olet näpäyttänyt levykkeen kuvaa, voit sulkea viestiikkunan oikean ylänurkan rastista. Huom! Ole tarkkana; sulje vain viesti, älä koko ohjelmaa. (Poistu ohjelmasta aina Kirjaudu ulos -painiketta käyttäen.) Kun haluat jatkaa luonnokseksi tallentamaasi viestiä, löydät sen Luonnoksetkansiosta. Näpäyttämällä viesti-riviä, viesti avautuu jatkettavaksi. Kun viesti on valmis, lähetä viestisi normaaliin tapaan Lähetä-painiketta näpäyttäen. Kun olet lähettänyt luonnokseksi tallentamasi viestin, viesti poistuu Luonnokset-kansiosta. Jos sinulle kertyy luonnoksiin viestejä, joita et haluakaan lähettää, poista ne samalla tavalla kuten poistat viestit muistakin kansioista. 5 Osoitekirja Näpäytä siirtymisruudusta Yhteystiedot-kansiota tai Yhteystiedot-painiketta. Näpäytä nyt Osoitteisto-painiketta, niin saat esiin lomakkeen, jolla voit etsiä sähköpostiositteita niin kaupungin yleisestä (Yleinen osoiteluettelo) kuin henkilökohtaisesta osoitekirjastasikin (Yhteystiedot).

9 7 Valitse aluksi, etsitkö osoitetta Yleisestä osoiteluettelosta vai omasta henkilökohtaisesta osoitekirjastasi (Yhteystiedot). Kirjoita hakusanaksi etsimäsi henkilön sukunimi kenttään Näytä nimi: ja näpäytä Etsi-painiketta tai vaihtoehtoisesti paina Enteriä näppäimistöltä. Esimerkkihaku. Valitse näpäyttämällä listasta osoite, jota etsit. Voit lähettää henkilölle postia suoraan osoitekirjan kautta Uusi viesti -painikkeella tai vain tutkia hänen yhteystietojaan Ominaisuudetpainikkeella. 5.1 Osoitteen lisääminen osoitekirjaan Sen lisäksi, että voit etsiä vastaanottajia organisaation yleisestä osoitekirjasta, voit luoda myös oman osoitekirjan. Kun olet näpäyttänyt siirtymisruudusta Yhteystiedot-kansiota tai Yhteystiedot -painiketta, Uusi-painikkeen näpäytys avaa lomakkeen, jolla voit syöttää uuden osoitteen henkilökohtaiseen osoitekirjaasi.

10 8 Kirjoita henkilön Sukunimi ja Etunimi niille varattuihin kenttiin. Kirjoita Näyttönimeksi Sukunimi Etunimi. Sähköpostiosoite pitää kirjoittaa täydellisessä muodossa. Muita tietoja ei tarvitse täyttää, sillä niitä ei tarvita sähköpostin lähettämiseen ;-) Kun lomake on täytetty, näpäytä Tallenna ja sulje-painiketta. Huomaat heti, että tiedot on lisätty osoitekirjaasi. Huom!. Jos unohdat kirjoittaa lomakkeeseen sähköpostiosoitteen, siitä sähköpostiohjelma ei huomauta. On siis mahdollista, että osoitekirjaasi tallentuu osoitteitta, joilla ei ole sähköpostiosoitetta! 5.2 Oman jakeluluettelon luominen Näpäytä Uusi-valikon vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolenkärkeä, niin valikko avautuu. Valitse nyt Jakeluluettelo-valinta.

11 9 Anna jakeluluettelollesi nimi ja etsi henkilöt luetteloosi osoitekirjasta Etsi nimet -painiketta apuna käyttäen. Voit myös kirjoittaa jakeluluetteloon tulevien sähköpostiosoitteet suoraan Lisää jakeluluetteloon: -kenttään. Lisää osoitekirjasta etsimäsi osoitteet jakeluluetteloon Jakeluluettelopainikkeella. Kun olet etsinyt kaikki nimet osoitekirjasta, sulje osoitekirjaikkuna Sulje-painikkeella. Lisää jakeluluetteloon -kenttään kirjoittamasi osoitteet siirtyvät jakeluluetteloon Lisää-painiketta näpäyttämällä. Kun jakeluluettelosi on valmis, tallenna se Tallenna ja sulje -painiketta näpäyttämällä. 6 Sähköpostin kääntäminen Näpäytä Säännöt-painiketta. Avautuvasta näkymästä löytyy Uusi-painike, jota näpäyttämällä saat esiin ikkunan, josta postin kääntövalinta tehdään.

12 10 Aktivoi valinta Lähetä viesti edelleen ja kirjoita valinnan jäljessä olevaan tekstilaatikkoon osoite, jonne haluat viestisi edelleenlähettää. Jos haluat, että viestistä jää kopio myös Outlook-postiin, rastita kohta Tallenna kopio Saapuneetkansioon. Halutessasi anna vielä säännölle nimi. Hyväksy lopuksi tekemäsi sääntö Tallenna ja sulje -painiketta näpäyttäen. Huomaa kuitenkin, että Tampereen kaupungin sähköpostisäännön mukaan hallinnollisen sähköpostin edelleenlähettäminen on kiellettyä. Katso tämän ohjeen kappale 9 Tampereen kaupungin sähköpostisääntö. Pedagogisen sähköpostin kääntäminen (Opit-posti) on sensijaan sallittua ja voit halutessasi kääntää Opit-postisi Outlook-postiin. Opit-postin kääntäminen tapahtuu seuraavasti: 1. Avaa Opit-posti ja näpäytä Käännä painiketta. 2. Kirjoita käännettäväksi osoitteeksi osoite, jonne haluat sähköpostisi käännettävän. 3. Jos haluat, että postista säilyy kopio myös Opit-postissa, valitse kohta Säilytä käännetyt viestit. 4. Hyväksy tekemäsi kääntö Hyväksy-painiketta näpäyttämällä.

13 11 7 Tampereen kaupungin ohjeita 7.1 Sähköpostisääntö Tampereen uusi sähköpostisäätö tuli voimaan Sääntö sisältää seuraavat asiat: 1. Yleistä 2. Sähköpostiviestien ja -osoitteiden määritelmät sekä käsittely 2.1. Määritelmät ja käyttötarkoitukset 2.2. Sähköpostiosoitteiden julkaiseminen 2.3. Organisaation sähköpostiviestien käsittely 2.4. Työsähköpostiviestien käsittely 2.5. Henkilökohtaisten sähköpostiviestien käsittely 2.6. Muiden sähköpostiviestien käsittely 3. Erityistoimenpiteitä edellyttävät viestit 3.1. Sähköpostiviestien ja niiden liitetiedostojen rajoittaminen 3.2. Roskapostiviestien käsittely 3.3. Perille menemättömän sähköpostiviestin käsittely 3.4. Väärään osoitteeseen saapunut sähköpostiviesti 4. Sähköpostin käsittely erityistilanteissa 4.1. Automaattiset vastaukset viesteihin 4.2. Palvelussuhteen tai opiskeluoikeuden päättyminen 4.3. Menettelysäännöt työntekijän ollessa väliaikaisesti poissa 4.4. Sähköpostijärjestelmää haittaavat tai vaarantavat viestit ja postilaatikot 5. Sähköpostiviestin salaus ja todentaminen 6. Sähköpostin käytön valvonta sekä lokitietojen kerääminen ja säilyttäminen 7. Näiden sääntöjen valvonta Tämän ohjeen kirjoittajan poimintoja sähköpostisäännöstä: Sähköpostijärjestelmää ei ole tarkoitettu tiedostojen massajakeluun eikä suurten tiedostojen välittämiseen. Internetin puolella olevilla www-sivuilla sähköpostiosoitteiden julkaisemista tulee tekstimuotoisena välttää, koska se lisää merkittävästi osoitteeseen lähetettävien roskapostien määrää. Osoitteen muodostamistavan saa kertoa esim. julkaisemalla osoitteen etunimi.sukunimi@koulut.tampere.fi tai muulla tavoin selittämällä. Jos esim. henkilökohtaisen osoitteen julkaiseminen on välttämätöntä, niin se on suositeltavaa tehdä kuvana tekstin sijasta. Työsähköpostin välittäminen tai automaattinen ohjaaminen kaupungin ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen on kielletty tietosuojan ja tiedonhallinnan vuoksi. Kaupunki kohtelee työsähköpostiosoitteella toimitettua viestiä pääsääntöisesti vastaanottajalle osoitettuna henkilökohtaisena viestinä, koska vastaanottaja ei voi estää henkilökohtaisten viestien saapumista.

14 12 Jos saapuneessa viestissä on kuittauspyyntö, lähetetään kuittaus-viesti ilman tarpeetonta viivettä. Työntekijän lähettämästä työsähköpostiviestistä tulee ilmetä, että sen lähettäjä on viranomainen, ei yksittäinen työntekijä, esim. liittämällä allekirjoitukseen asema ja yksikön nimi. Työntekijän henkilökohtaiset viestit tulee erottaa selvästi kaupungille kuuluvista viesteistä. Työntekijän tulee siirtää työsähköpostiosoitteeseensa tulevat henkilökohtaiset viestit välittömästi omiin kansioihinsa, joiden nimestä yksityisyys on nähtävissä (private, yksityisasiat tms.). Tämä koskee sekä saapuvia että lähteviä viestejä. Kaupungin sähköpostiosoitteen käyttö henkilökohtaisiin tarkoituksiin on luvallista vähäisessä määrin ja siten, että se ei haittaa kaupungin toimintoja. Kuitenkin käyttö kaupalliseen tai poliittiseen tarkoitukseen on ehdottomasti kiellettyä lukuun ottamatta henkilökunnan ammattiyhdistysten ja kaupungin oppilaitosten opiskelijajärjestöjen toimintaa. Ketjukirjeitä tai massapostituksia ei saa lähettää kaupungin sähköpostipalvelimilla. Kaupungin tarve laajaan tiedotukseen oman organisaation jäsenille harkitaan tapauskohtaisesti. Työntekijä ei saa käyttää kaupungin ulkopuolista sähköpostiosoitetta kaupunkiin liittyviin työtehtäviin ilman työnantajan antamaa lupaa, jonka edellytyksenä on perusteltu hyvä syy. Kaupungin ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen liittyvillä käyttäjätunnuksilla ei saa käyttää samoja salasanoja kuin kaupungin järjestelmien käyttäjätunnuksilla. Kaupungin ulkopuolisen sähköpostiosoitteen ja palvelun käyttö kaupungin henkilökunnan työasemilta on kielletty siitä aiheutuvan tietoturvariskin vuoksi. Kaupungilla on oikeus ohjelmallisesti tarkistaa sähköpostiviestit ja niiden liitetiedostot mahdollisten virusten ja muiden haittaohjelmien osalta sekä rajoittaa mahdollisesti haitallisten, viallisten tai liian suurien/monilukuisten liitetiedostojen vastaanottamista ja lähettämistä. Kaupungilla on oikeus myös poistaa viruksia ja muita haittaohjelmia sisältävät viestit ja liitetiedostot. Kaupungin ei tarvitse tiedottaa yksittäisen viestin suodattamisesta tai tuhoamisesta viestin lähettäjälle. Kaupunki suojaa sähköpostipalveluaan ja vähentää roskapostiongelmaa suodattamalla viestit, jotka saapuvat tunnetuista roskapostia välittävistä palvelimista tai jotka luokitellaan roskapostiksi otsikkotietojensa tai automaattisen sisältöanalyysin perusteella. Esto toteutetaan teknisin menetelmin sähköpostipalvelussa. Kaupunki voi myös tuhota suodatetut viestit käyttäjän puolesta. Roskapostiin ei pidä vastata, koska näin vain lisätään roskapostin saapumista. Vastaamalla osoittaa sähköpostiosoitteensa toimivaksi, ja se lisätään roskapostittajien jakelulistoille. Mikäli käyttäjä saa toiselle henkilölle tarkoitetun sähköpostiviestin, käyttäjällä on vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto niin viestin sisällöstä kuin olemassaolostakin.

15 13 Toiselle henkilölle (esimerkiksi kaimalle) tarkoitettu sähköpostiviesti on ohjattava edelleen oikeaan osoitteeseen, jos osoite on tiedossa. Mikäli osoitetta ei ole tiedossa, on viestin vastaanottajan lähetettävä alkuperäiselle lähettäjälle tieto epäonnistuneesta toimituksesta ja hävitettävä saapunut viesti. Automaattisten vastausten käyttöä ei suositella. Jos automaattivastaus kuitenkin katsotaan välttämättömäksi (esimerkiksi työntekijöiden pitkät lomat tai virkavapaudet tai palvelussuhteen päättyminen), tulee siinä kehottaa lähettäjää ottamaan yhteyttä ensisijaisesti sopivaan organisaatioosoitteeseen. Erittäin salaisiksi turvaluokiteltuja asiakirjoja ei saa lähettää sähköpostilla. Sähköpostisäännön voi lukea kokonaisuudessaan kaupungin Intranetistä osoitteesta Tietotekniikkakeskuksen sähköpostinkäsittelypolitiikka Lähde: Virustarkastus Kaikille sähköposteille tehdään yleisimmät virukset tunnistava virustarkastus. Mikäli havaitaan virus, posti hävitetään ilman, että asiasta tiedotetaan lähettäjää tai vastaanottajaa. Tämä siksi, että nykyään suurin osa viruksista väärentää lähettäjän nimen, joten ilmoitus menisi todennäköisesti väärälle taholle. Virusten poistaminen vähentää oleellisesti roskaposteja käyttäjiltä varsinkin uusien virusepidemioiden aikana. Ajettavia liitetiedostoja sisältävät sähköpostit ovat kiellettyjä Kaupungin verkosta ulos Internetiin tai Internetistä kaupungin verkkoon ei voi lähettää sähköposteja, jotka sisältävät ajettavia tai muuten vaarallisia liitetiedostoja (esim. exe- tai com tiedostotarkenteisia liitteitä). Suuri osa tällaisia liitteitä sisältävistä Internetin posteista sisältää myös viruksia. Kielletyt liitetiedostotyypit on valittu Microsoftin suosituksen ( perusteella. Sähköpostijärjestelmä hylkää kielletyn liitteen sisältävät postit jo postin saapuessa ja lähettäjä saa asiasta virheilmoituksen. Ilmoituksen muoto ja tapa riippuu lähettäjän sähköpostiohjelmistosta. Edelleen sähköpostin liitteenä voi lähettää ja vastaanottaa esimerkiksi Microsoftin Office-tuotteiden sekä muiden ohjelmien dokumentteja ja datatiedostoja. Myös pakatut (esim. zip-loppuiset) tiedostot ovat sallittuja. Mikäli siis on pakko välittää sähköpostilla jokin kielletyn loppuliitteen omaava liitetiedosto, niin sen voi tehdä pakkaamalla kyseinen tiedosto tai nimeämällä se uudestaan eri loppuliitteellä.

16 14 Huom! Liikkeellä on zip-paketin avulla leviäviä viruksia. Muutamat virukset salaavat vaaralliset zip-pakettinsa, jotta postipalvelinten virustorjunta ei voi niitä tunnistaa. Jos liite on salattu zip-tiedosto, johon salasana tarjotaan postin tekstiosassa ja yleisimmin englannin kielellä, niin kyseessä on erittäin todennäköisesti virus ja posti tulee hävittää avaamatta liitettä. Roskapostien tunnistaminen Kaikki Internetistä sisään tulevat sähköpostit analysoidaan SpamAssassinohjelmistolla. Jokainen posti saa pisteitä sitä enemmän mitä todennäköisemmin se on roskaposti eli niin sanottu SPAM-posti. Tietyn pisterajan (nyt 5 pistettä) alittavat postit päästetään suoraan läpi käyttäjille. Jos posti saa yli 17 pistettä, niin posti on jo lähes varmasti todellista roskapostia ja sitä ei oteta vastaan. 5 pisteen rajan ylittävät, mutta alle 17 pistettä saavat postit luokitellaan todennäköisiksi SPAMmeiksi. Näiden postien osalta postin alkuperäistä otsikkoa (eli aihe/subject kenttää) muutetaan siten, että sen alkuun lisätään *SPAM ja sen jälkeen *-merkkejä 1-12 kpl sen mukaan, mitä todennäköisemmin posti on roskaposti. Valitettavasti SPAM-postien tunnistus ei voi koskaan olla täysin varmaa jo pelkästään siitä syystä, että jokin tietty mainosposti voi toisen käyttäjän mielestä olla tarpeellinen, kun taas toinen pitää sitä roskapostina. Mikäli sinulle tarpeellinen posti luokitellaan virheellisesti SPAM-postiksi, niin lähetä mallikappale ja lyhyt selitys kyseisestä sähköpostista sähköpostilla Tietotekniikkakeskukselle osoitteella defang-admin@tampere.fi. TIO pyrkii postin perusteella selvittämään onko pisteytystä mahdollista muuttaa niin, että kyseisen postin tyyppisiä posteja ei jatkossa tulkittaisi SPAMmeiksi. Tietotekniikkakeskus suosittelee hävittämään kaikki *SPAM*-alkuiset postit avaamatta itse postia. Jos on syytä epäillä, että posti on virheellisesti tunnistettu SPAMmiksi, niin silloin on syytä posti avata ja varmistaa asia. Postin avaaminen ja SPAM-raportin tutkiminen on turvallista, kunhan ei avaa mukana mahdollisesti olevia www/html-liitteitä, jotka voivat joissain tapauksissa olla vaarallisia. 8 Vaaralliset liitteet Sähköpostitse saapuvat virukset ja roskapostit (spam) ovat todellinen riesa. Tärkein viruksilta suojautumisen muoto on välttää liitetiedostojen availua. Luotettavankin näköiset liitetiedostot voivat sisältää viruksen. Yleisohjeet sähköpostin käsittelyyn Laita roskiin kaikki tuntemattomilta tulevat viestit Laita roskiin vieraskieliset oudot viestit

17 15 Viestin liite on tarkoitettu sinulle vain, jos tuttu lähettäjä mainitsee siitä kirjeen tekstiosassa Älä vastaa tuntemattomilta tuleviin viesteihin Älä avaa tuntemattomilta tulevia viestejä Älä klikkaa tuntemattomilta tulevien viestien sisältämiä linkkejä Miten tunnistaa virusviesti Kyseessä on lähes varmasti virus, jos: Et tunne lähettäjää Viestin otsikko on sekava tai otsikkoa ei ole Vastaanottajaksi on kirjattu lisäksesi paljon muitakin Viesti on vieraskielinen Viesti on sekava tai koostuu vain muutamasta sanasta Mukana seuraa liitetiedosto Viestin tekstiosassa ei kerrota liitteen nimeä ja sisältöä Viesti sisältää ohjeita tietokoneen asetusten muuttamiseksi Tiedostonimen tarkenteena on esim. jokin seuraavista:.exe,.bat,.com tai.pif. 9 Tiedostojen pakkaaminen Outlook-sähköpostin liitteenä voi lähettää maksimissaan 20 Mt liitteitä. Älä kuitenkaan lähetä niin isoja liitetiedostoja, sillä vastaanottaja saattaa lukea postinsa esim. modeemiyhteyttä käyttäen ja noin suuren liitteen lataaminen kestää todella pitkään. Moni postilaatikko on myös kooltaan rajattu, eikä 20 Mt suuruisen postin vastaanottaminen ole mahdollista. Jo parin kolmen Mt:n suuruinen liite on suuri! Tampereen kaupungin Outlook-sähköposti lähettää ja vastaanottaa maksimissaan 20 Mt liitteitä / sähköpostilähetys. Huomaa, että jokaisella käyttäjällä on käytössään 100 Mt postilaatikkotilaa Tampereen kaupungin sähköpostipalvelimella. Sähköposti ei siis ole varasto tai arkisto, siirrä ainakin suuren liitteen sisältämät viestit pois sähköpostistasi. 9.1 Kuvien pakkaaminen Yleisesti tiedostojen pakkaamiseen käytetty pakkausohjelma, esim. WinZip ei pienennä kuvia juurikaan, vaan kuvat on ensin pienennettävä kuvankäsittelyohjelmassa. Pakkausohjelmaa voidaan käyttää kuvatiedostojen pakkaamisessa lähinnä tiedostojen yhdistämiseksi yhdeksi liitteeksi. Esim. Adobe Photoshop -ohjelmasta kuvakoon muuttaminen löytyy valinnoilla Kuva - Kuvan koko. Jos kuvat on tarkoitettu vain vastaanottajan katsottavaksi näytöltä, kuvan resoluutioksi kannattaa muuttaa WWW-kuville suositeltu resoluutio, joka on 72. Myös pikselien määrää kannattaa vähentää.

18 16 Esimerkkikuva. Alkuperäisen kuvan koko oli 725 kilotavua. Kun resoluution muuttaa 72:een ja pikselien määrää vähentää, niin uuden kuvan kooksi tulee vain 142 kilotavua. 9.2 Tiedostojen pakkaaminen esim. WinZip-ohjelmalla WinZip on suosittu tiedostojen pakkausohjelma ja sen voi ladata omalle tietokoneelleen Internetistä. WinZip:n voi ladata esim. osoitteesta Samasta osoitteesta löytyy myös monia muita pakkausohjelmia, jotka muistuttavat niin ulkoasultaan kuin toiminnoiltaankin hyvin paljon WinZip-ohjelmaa. 1. Näpäytä Newpainiketta.

19 17 2. Saat esiin ikkunan, johon kirjoitat haluamasi nimen zip-paketille. Ohjelma lisää tiedostonimen tarkentimen.zip automaattisesti. 3. Muista määritellä myös paikka, minne paketti luodaan. 4. Valitse nyt 1. tiedosto, jonka haluat mukaan pakettiin ja näpäytä Addpainiketta 5. Saat lisättyä lisää tiedostoja pakettiisi Add-painikkeella. 6. Kun kaikki pakettiin haluamasi tiedostot näkyvät ikkunassa, valitse File ja Close Archieve. Nyt voit poistua ohjelmasta. Paketti on valmiina kansiossa, jonne halusit sen sijoittaa.

20 Tiedostopaketin lähettäminen sähköpostin liitteenä Tiedostopaketti lähetetään viestin liitteenä yhtenä kokonaisuutena ja se tapahtuu samalla tavoin kuin minkä tahansa tiedoston lähettäminen sähköpostin liitteenä. Etsi liitettävä tiedosto Selaapainiketta apuna käyttäen. Liitetiedoston liittäminen sähköpostiviestiin tapahtuu viestinkirjoitusikkunassa. Painike Liitteet: löytyy heti vastaanottajatietojen jälkeen. Näpäytä sitä. Liitteiden lisääminen tapahtuu seuraavasti: Näytölle avautuu Windowsista tuttu Valitse tiedosto ikkuna. Etsi nyt zip-paketti, jonka haluat liittää viestiisi. Näpäytä kerran liitettävän zip-paketin nimeä ja näpäytä vielä Avaa-painiketta. TÄRKEÄÄ! Nyt liitettävän tiedoston hakemistopolku ja nimi näkyvät Valitse liitettävä tiedosto -kentässä. Muista kuitenkin vielä liittää tiedosto lähtevään viestiin. Paina siis näppäintä Liitä.

21 19 Nyt zip-paketin nimi näkyy Nykyiset liitetiedostot -otsikon alla. Voit halutessasi liittää viestiin muitakin liitetiedosta. Kun kaikki liitteet on liitetty, sulje ikkuna Sulje-painikkeesta. Jos huomaat, että mukaan on tullut väärä liite, näpäytä liitteen nimen edessä olevaa neliötä. Tällöin Poistapainike aktivoituu ja voit poistaa väärän tiedoston sitä näpäyttämällä. Nyt liitettävä tiedosto on liitetty viestiin. Tiedoston nimi ja koko näkyvät tällöin Liitteet:-painikkeen vieressä. Jos haluat tässä vaiheessa poistaa liittämäsi tiedoston, näpäytä uudelleen Liitteet-painiketta ja poista liite sitä kautta. 9.4 WinZip-paketin purkaminen 1. Näpäytä Open painiketta. 2. Etsi avattava ziptiedosto ja näpäytä Avaapainiketta.

22 20 3. Aktivoi nyt tiedostot valitsemalla Actions Select All ja näpäytä Extract-painiketta. 4. Etsi haluamasi kansio Extract to -ikkunaan. 5. Näpäytä vielä Extract. Nyt puretut tiedostot siirtyvät haluamaasi kansioon. Voit nyt poistua WinZipohjelmasta. 10 Ongelmia? Postin käyttöä koskevat ongelmat Ota yhteyttä verkkopedagogiin - puhelin: XXXX (perjantaisin klo 10-11) Tekniset ongelmat Tutki Koulunetti-sivua Ota yhteyttä Tampereen kaupungin tietotekniikkakeskukseen: - puhelin: www-sivut: - sähköposti: Tio.Tukikeskus@tampere.fi