Vaasan kaupunki. Tarjouspyyntö Päiväys

Transkriptio

1 1/7 TARJOUSPYYNTÖ Leipomotuotteet 1. Hankintayksikön perustiedot Yhteystiedot: Vaasanpuistikko 12 Suomi Yhteyspiste(et): Hankintapalvelukeskus Vastaanottaja: Mikko Kotimäki puh Osoite, josta saa lisätietoja: Ks. edellä hankintayksikön yhteystiedot Osoite, josta saa eritelmiä ja täydentäviä asiakirjoja (myös kilpailullista neuvottelumenettelyä ja dynaamista hankintajärjestelmää koskevia asiakirjoja): Ks. edellä hankintayksikön yhteystiedot Osoite, johon tarjoukset tai osallistumispyynnöt on lähetettävä: Tarjous tai osallistumishakemus lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintaviranomaisen luonne: Alue- tai paikallistason viranomainen: Pääasialliset toimialat: Yleinen julkishallinto Hankintaviranomainen tekee hankintoja muiden viranomaisten puolesta: Hankintayksikön esittely: Vaasan kaupungin Hankintapalvelukeskus tekee hankintoja Vaasan kaupungin organisaation, kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden sekä hankintarenkaaseen kuuluvien seutuyhteistyökuntien tarpeisiin. ja yhteistyötahot tekevät hankinnoista aina omat päätöksensä ja sopimuksensa. Hankintarenkaaseen kuuluvat tällä hetkellä seuraavat lähialueen kunnat: Isokyrö, Laihia, Korsnäs, Kristiinankaupunki, Maalahti, Mustasaari ja Vöyri. Hankintarenkaan kunnat eivät osallistu tähän kilpailutukseen. 2. Hankintalaji Hankintalaji: Tavarahankinnat 3. Hankinnan kohde Hankintaviranomaisen sopimukselle antama nimi: Leipomotuotteet

2 2/7 Hankinnan tunniste- tai viitenumero: Sopimuksen tai hankinnan (hankintojen) lyhyt kuvaus: Vaasan kaupungin Hankintapalvelukeskus pyytää tarjoustanne leipomotuotteista puitesopimusten tekemiseksi. Hankinta jakautuu kahteen tuoteryhmään: 1. Leivät Sopimusten pääasiallinen käyttäjä on Vaasan kaupungin Ruokapalvelut. Vaasan kaupungin Ruokapalveluihin kuuluu 50 toimipistettä, joissa valmistetaan yhteeensä noin ateriaa koulupäivisin. Koulujen loma-aikoina päivittäinen ateriamäärä on noin Kahviotuotteet ja kakut Sopimuksen suurimpia käyttäjiä ovat Vaasan kaupungin Ruokapalveluiden kahviot, lisäksi merkittävä määrä tuotteita tilataan suoraan eri hallintokunnista kokous- ja juhlatarjoiluihin. Eri tuoteryhmiin valituilta toimittajilta voidaan sopimuskauden aikana tilata vähäisessä määrin myös toiseen tuoteryhmään kuuluvia tuotteita. Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: Kyseisten lisähankintamahdollisuuksien kuvaus: Varsinaisen sopimuskauden (2 vuotta) lisäksi sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa enintään kahdella (2) erillisellä optiovuodella, mikäli sopimukselle asetetut taloudelliset, toiminnalliset sekä laatua koskevat tavoitteet saavutetaan. Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV) Päänimikkeistö: (Leipä ja muut tuoreet leipomo- ja konditoriatuotteet) Kokonaismäärä tai laajuus: Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin euroa vuodessa. ei sitoudu mihinkään vähimmäisostomääriin sopimuskauden aikana. 4. Hankintalajimenettely Hankintamenettely: Avoin menettely Sopimus on jaettu osiin: Tarjoukset voivat koskea: Yhtä tai useampaa osaa Osatarjoukset hyväksytään: Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään:

3 3/7 Hankinta varataan työkeskuksille tai toteutettavaksi työohjelmien yhteydessä: Käytetään kahden kuoren menettelyä: Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Sähköistä huutokauppaa käytetään: Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kohderyhmittäin Ratkaisuperusteet: Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, kun otetaan huomioon eritelmissä tai tarjouspyynnössä taikka neuvottelukutsussa esitetyt perusteet 5. Hinta ja kaupalliset ehdot Hinnat on ilmoitettava netto, alv 0 % per tarjouslomakkeella pyydetty yksikkö. Tarjoushintojen tulee olla voimassa ensimmäisen sopimusvuoden ajan asti. Hinnanmuutoksia voi esittää lukien enintään 2 kertaa vuodessa. Hinnanmuutosesitykset perusteluineen tulee ilmoittaa vähintään 1 kk ennen esitettyjen uusien hintojen voimaantuloa. Mikäli hintojen muutoksista ei päästä yksimielisyyteen, kaupungilla on oikeus purkaa sopimus välittömästi hinnanmuutosajankohdasta lukien. Mahdollisten sopimuksenaikaisten "kampanjatarjousten" tulee olla tilaajan hyödynnettävissä, mikäli ne ovat sopimushintoja edullisempia. 6. Laskutus ja maksuehto Laskutus kaksi (2) kertaa kuukaudessa tai joka toinen viikko. Vaasan kaupungin Ruokapalveluiden laskutus aluekeittiöittäin koontilaskuna. Laskujen tulee vastata arvonlisäverolain asettamia vaatimuksia, erillisiä laskutus- tms. lisiä ei hyväksytä. ottaa vastaan verkkolaskuja, tarjoajalla tulee olla käytössään toimiva verkkolaskutus viimeistään ( ). Vaasan kaupungin verkkolaskutuksen yhteyshenkilö on toimistovirkailija Anita Hiltunen, p Maksuehto vähintään 21 pv netto, viivästyskorko enintään voimassaolevan korkolain mukainen. 7. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset

4 4/7 Rekisterimerkinnät; Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Tarjoaja on maksanut verot ja lakisääteiset sosiaaliturvamaksut (tai tarjoajalla on verovelkatodistus ja hyväksytty maksusuunnitelma) Tarjoaja on suorittanut eläkevakuutusmaksut (tai tarjoajalla on hyväksytty maksusuunnitelma erääntyneistä maksuista) Tarjoaja vakuuttaa, ettei sitä koske Hankintalain 53 :n mukaiset ns. pakolliset poissulkemisperusteet Tarjoaja vakuuttaa, että tuotteiden valmistuksessa ja jakelussa noudatetaan hyväksyttyä omavalvontasuunnitelmaa. Tarjoaja / tuotteiden valmistaja huomioi laatu- ja ympäristöasiat toiminnassaan. Mikäli tilaajan omavalvonnassa tai viranomaisvalvonnassa (laboratoriotutkimukset) havaitaan pilaantuneita tuotteita, vastaa toimittaja aiheutuneista tutkimuskustannuksista. Virheellisesti toimitetut tai käyttökelvottomat tuotteet hyvitetään tilaajalle täysimääräisesti. Tarjotuissa tuotteissa ei ole natriumglutamaattia Tarjotut tuotteet ovat GMOvapaita Minimivaatimus Maksimivaatimus Lisätietoa Todistukset rekisterimerkinnöistä sekä kopio kaupparekisteriotteesta / selvitys rekisteröimättömyyden perusteista toimitettava ennen sopimuksen allekirjoitusta. Todistus verojen maksamisesta, verovelkatodistus tai selvitys maksusuunnitelmasta on toimitettava ennen sopimuksen allekirjoitusta. Todistus maksetuista eläkevakuutusmaksuista (tai selvitys maksusuunnitelmasta) toimitettava ennen sopimuksen allekirjoitusta. Poissulkemisperusteet: 48 (laki julkisista hankinnoista / 348 Tilaustavat Valittava (oltava) Sähköposti (oltava) Sähköinen tilausjärjestelmä Sähköinen tilausjärjestelmä, josta voidaan tehdä tilauksia Aromi - toiminnanohjausjärjestelmän kautta xmlmuodossa. Tilaus-toimitusrytmi: klo 14 mennessä tilatut tuotteet toimitetaan seuraavana päivänä. Kaikkien tarjottujen tuotteiden toimitus on mahdollista myös suoraan laatikkoon pakattuna, EI pussitettuna. Tuotteet valmistetaan tilausten perusteella, enintään 6 tuntia ennen toimitusta.

5 5/7 Poikkeuksena edelliseen kohtaan, tuotepositioiden 2, 3 ja 4 tuotteet on valmistettu enintään 30 tuntia ennen toimitusta. Vaatimus koskee tuoteryhmään 1 tarjoavia. Leivät toimitetaan kaikkina arkipäivinä kaikkiin toimipisteisiin klo 9.00 mennessä. Kahviotuotteet toimitetaan kahvioihin kaikkina arkipäivinä klo 7.30 mennessä. Kokous- ja juhlatarjoilut toimitetaan tarvittaessa erillistoimituksina toimistotyöaikana klo Tarjoajalla on mahdollinen tuotteiden noutopiste Vaasan kaupungin keskusta-alueella, ilmoita osoite: Toimitusehto: Vähintään 30 euron (alv 0 %) toimitukset rahtivapaasti. Toimitusmaksu alle 30 euron toimituksissa. Tuotteiden jakelu tapahtuu asianmukaisella elintarvikevalvontaviranomaise n hyväksymällä kuljetuskalustolla. Valittu toimittaja sitoutuu raportoimaan ostot pyydettäessä, vähintään määrät ja eurot tuotteittain, tarvittaessa myös tilaajayksiköittäin. Laskutus tapahtuu tarvittaessa koontilaskuina. Sähköinen verkkolaskutus lukien. Tarjoajan voimassa oleva tuotehinnasto, josta lasketaan alennus muille kuin tarjouslomakkeella nettohinnoitelluille tuotteille. Alennusprosentti muille kuin tarjouslomakkeella ilmoitetuille nettohinnoitelluille tuotteille. Lataa liitteenä oleva tarjouslomake tähän asianmukaisesti täytettynä. euroa 0 Syötettävä Ladattava -% 0 Syötettävä Vaatimus koskee tuoteryhmään 1 tarjoavia. Tuotteiden toimittaminen on mahdollista pääosin viimeistään klo 7.00 alkaen. Osa toimipisteitä aukeaa vasta klo Vaatimus koskee tuoteryhmään 2 tarjoavia. Vaatimus koskee tuoteryhmään 2 tarjoavia. ottaa vastaan verkkolaskuja, tarjoajalla/laskuttajalla on käytössään toimiva verkkolaskutus Vaasan kaupungin verkkolaskutuksen yhteyshenkilö on toimistovirkailija Anita Hiltunen, puh Lataa tähän voimassa oleva tuotehinnasto 8. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa 90 päivää tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. 9. Päätöksenteon perusteet Tarjousvertailu tehdään tuoteryhmittäin, tuoteryhmässä 1 myös alueittain - 1. Leivät - 2. Kahviotuotteet ja kakut Tuoteryhmässä 1 Vaasan kaupungin Ruokapalveluiden toimipisteet on jaettu neljään (4) alueeseen. Toimipistejako arvioitune ateriamäärineen on esitetty oheisessa liitteessä.

6 6/7 Kaikille alueille valitaan yksi toimittaja. Tuoteryhmässä 2 valitaan yksi kokonaistoimittaja kaikille kaupungin toimipisteille. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin, vertailukriteereinä ovat: 60 / 70 p vertailuhinta (60 p tuoteryhmä 1, 70 p tuoteryhmä 2 ) - halvin vertailuhinta saa täyden vertailupistemäärän, muiden pisteet lasketaan kaavalla: halvin hinta / tarjottu hinta x enimmäispistemäärä. Tarjoajan on tarjottava tuoteryhmässä kaikkia pyydettyjä tuotteita päästäkseen mukaan tarjousvertailuun. 10 p leipien ravintosisältö (vain tuoteryhmä 1) - jokaisesta suolatavoitteen 0,7 % tai kuitutavoitteen 6 % täyttävästä tuotteesta saa 0,5 vertailupistettä. - sekä suola- että kuitutavoitteen täyttävästä tuotteesta saa yhden (1) vertailupisteen. 30 p aistinvarainen arvio - Tuotearvioinnin tekee 5-10 henkilön työryhmä ns. sokkotestinä. Tuotteet pisteytetään työryhmän yhteisarviointina maun, rakenteen ja ulkonäön perusteella. Tuotepisteet lasketaan tuoteryhmittäin / -alueittain yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjous saa 30 vertailupistettä, muiden pisteet lasketaan kaavalla: vertailtava pistemäärä / suurin pistemäärä x 30 pistettä. - tarjoaja sitoutuu veloituksetta toimittamaan tuotenäytteet aistinvaraisesti arvioitavista tuotteista, joita ovat tuotepositiot 2, 3, 5, 6, 7, 10, 12, 19 ja 29. Tuotenäytteiden alustava toimituspäivä on perjantai , tuotteet tilataan edellisenä päivänä klo 14 mennessä. 10. Hylkäämisperusteet Edellytämme tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ilmoitettujen vaatimusten täyttymistä. Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. 11. Sopimusmenettely Molempia osapuolia sitova hankintasopimus syntyy vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Solmittavassa sopimuksessa noudatetaan kolmen (3) kuukauden irtisanomisaikaa. Mikäli palvelun ja / tai tuotteiden laatu toistuvasti alittaa tarjouspyynnössä asetetun vaatimustason tai toimittaja muulla tavoin rikkoo sopimusta, on asiakkaalla oikeus purkaa sopimus ilman, että toimittajalla on oikeutta vaatia vahingonkorvausta tai muuta korvausta. Solmittavassa sopimuksessa noudatetaan soveltuvin osin Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE09), mikäli tässä tarjouspyynnössä tai solmittavassa sopimuksessa ei muuta edellytetä. 12. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, tulee tämä kohdittain ilmoittaa tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Julkisissa hankinnoissa tarjoukset ovat hintojen osalta asianosaisjulkisia päätöksenteon jälkeen ja yleisöjulkisia sopimuksen solmimisen jälkeen 13. Erimielisyyksien ratkaiseminen Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan aina ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Vaasan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 14. Muut asiat

7 7/7 Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjousta, mikäli siihen on hankintasäännösten mukaisesti perusteltu syy. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjousta, mikäli siihen on hankintasäännösten mukaisesti perusteltu syy. Jättäessään tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy kaikki tarjouspyynnössä asetetut ehdot ja vaatimukset. 15. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä klo 11:00 mennessä. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset. 16. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: klo 11:00 Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa Allekirjoittajat Mikko Kotimäki, Hankintasuunnittelija 18. Liitteet ja linkit Leipomotuotteet aluejako 2014.xls Tarjouslomake.xls