?:ap. 23, Viite: Rahoitustarkastuksen lausuntopyyntö 17/2005, , Dnro 17/121/2005

Transkriptio

1 RAHOITUSTARKASTUS?:ap. 23, Rahoitustarkastus Vakavaraisuus valvontaosaston operatiiviset riskit -toimisto PL HELSINKI Viite: Rahoitustarkastuksen lausuntopyyntö 17/2005, , Dnro 17/121/2005 RAHOITUSTARKASTUKSEN STANDARDILUONNOKSET 1.4 ja RA1.4: LUOTETTAVUUDEN, SOPIVUUDEN JA AMMATTITAIDON ARVIOINTI (FIT AND PROPER) JA LUOTETTAVUUTTA, SOPIVUUTTA JA AMMATTITAITOA KOSKEVIEN TIETOJEN ILMOITTAMINEN RAHOITUSTARKASTUKSELLE Rahoitustarkastus on kirjeellään pyytänyt Helsingin Pörssi Oy:ltä (jäljempänä "Pörssi") lausuntoa otsikossa mainittujen standardiluonnosten osalta. Pörssi lausuu asiassa kunnioittavasti seuraavaa: Yleistä Luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon arviointi (fit & proper) -standardin ja Luotettavuutta, sopivuutta ja ammattitaitoa koskevien tietojen ilmoittaminen -standardin tarkoituksena on tukea terveen yrityskulttuurin toteutumista ja toimimista valvottavassa. Arvopaperipörssin arvopaperimarkkinalaissa ( /495) säädetyt tehtävät edellyttävät, että arvopaperipörssiä hoidetaan ammattitaitoisesti sekä järkevien ja vakaiden liikeperiaatteiden mukaisesti. Arvopaperipörssin luotettavaa hallintoa voidaan pitää yhtenä arvopaperipörssin toimiluvan myöntämisen keskeisistä edellytyksistä. Mikäli toimiluvan myöntämiselle säädettyjä edellytyksiä ei enää ole olemassa, voi valtionvarainministeriö peruuttaa arvopaperipörssin toimiluvan. Pörssi pitää ehdotettujen standardien tavoitetta tukea terveen yrityskulttuurin toteutumista ja toimimista valvottavassa kannatettavana ja suhtautuu myönteisesti siihen, että luotettavuudesta, sopivuudesta j a ammattitaidon arvioinnista luodaan valvottaville uudet yhtenäiset säännöt ja käytänteet. Pörssi kiinnittää kuitenkin Rahoitustarkastuksen huomiota siihen, että standardeja laadittaessa on valvottavalle pyrittävä antamaan standardien noudattamiseen riittävät työkalut. Standardien sitovien ohjeiden ja suositusten tulee, palvellakseen mahdollisimman hyvin valvottavaa, olla yksiselitteisiäja konkreettisia. Valvottavan hallinnon näkökulmasta säännösten noudattaminen tulee voida toteuttaa kohtuullisin toimenpitein ja kustannuksin. Pidämme tärkeänä sitä, että valvottavalle standardeissa asetetut vaatimukset ovat yhtenäiset Euroopan Unionin jäsenvaltioissa voimassa olevien vastaavien vaatimusten kanssa. Olennaisinta on, huomioon ottaen Pohjoismaissa toteutetut arvopaperipörssien yhdistymiset, että Pohjoismaissa valvottaville asetetut vaatimukset ovat samanlaiset. Varsin tyypillisesti myös Pörssin jäsenet ovat, The Nordic Exchange HELSINGIN PÖRSSI OY HELSINKI STOCK EXCHANGE LTD. PL 361/P.O. Box Helsinki. FINLAND Puti./Tel (0) Faksi/Fax +358 (0) Käyntiosoite/Visiting Address: Fabianinkatu 14 Kotipaikka/Headquarters: Helsinki. Y-tutinus/Reg. No

2 ainakin Pohjoismaissa, konsernimuodossa toimivia yhteisöjä, joiden johtohenkilöt toimivat samanaikaisesti eri maissa konserniyhtiöiden hallintohenkilöinä. Nämä seikat korostavat luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon arviointikriteerien noudattamisen yhteismitallisuuden tarvetta Pohjoismaissa. Esitämmekin Rahoitustarkastukselle, että se tekisi aloitteen valvovien viranomaisten yhteistyön laajentamiseksi ja kehittämiseksi standardien käsittelemillä aihealueilla siten, että vaatimusten yhtenäistämisen lisäksi valvottavan jossakin Pohjoismaassa sitä valvovalle viranomaiselle toimittamat ilmoitukset hallintohenkiloiden luotettavuudesta, sopivuudesta j a ammattitaidosta tunnustetaan valvovien viranomaisten toimesta muissakin Pohjoismaissa joustavasti ilman lisätoimenpiteitä. Nykyinen menettelytapa, jossa samanaikaisesti monissa maissa valvottavan hallintohenkilönä toimivasta henkilöstä tulee toimittaa perusteiltaan samaa asiaa koskevia tietoja hieman eri muodoissa erilaisia menettelytapasäännöksiä noudattaen eri maiden valvoville viranomaisille, muodostuu valvottavalle hallinnollisesti raskaaksi menettelyksi ja aiheuttaa tarpeettomia kustannuksia. Seuraavassa esitämme yksittäiset huomiomme standardiluonnosten ehdotuksista. Standardiluonnos 1.4: Luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon arviointi (fit and proper) Yleistä Standardiluonnoksen jakso 2 "Tavoitteet" on nykyisellään ennemmin sisällysluettelo tai yhteenveto standardiluonnoksen yksittäisten säännösten sisältämistä periaatteista kuin tavoitteita kuvaileva johdantojakso. Standardiluonnoksen kohdassa 5.1(1) todetaan sitovana määräyksenä, että vastuu hallinnon luotettavuudesta on aina ensisijaisesti valvottavalla itsellään. Valvottavan on itse huolehdittava siitä, että sen johtamisesta ja keskeisistä toiminnoista vastaavat henkilöt ovat luotettavia, sopivia ja ammattitaitoisia. Pörssi katsoo tämän olevan luonnollinen ja hyväksyttävä lähtökohta. Standardiluonnoksen kohdassa 5.1(2) suositetaan, että valvottava järjestää keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon arvioinnin ja valvonnan standardiluonnoksen mukaisesti ja noudattaa standardiluonnoksen arviointiperiaatteita. Toteamme, että luonnoksessa käytetyt käsitteet "hallinnosta vastaavat henkilöt" ja "keskeisistä toiminnoista vastaavat henkilöt" ovat sinänsä käyttökelpoisia käsitteitä, mutta standardiin on tarpeen luoda määritelmä kaikille standardiluonnoksessa säännellyille valvottavan luotettavan hallinnon arvioimiseen liittyville henkilöille. Nyt standardiluonnoksessa jää epäselväksi esimerkiksi edellä mainitussa kohdassa 5.1(2) suosittaako Rahoitustarkastus todella vain keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden (määritelmäjakson 8 mukaan esimerkiksi sisäisestä tarkastuksesta vastaava henkilöjä compliance -toiminnoista vastaava henkilö) luotettavuuden, sopivaan ja ammattitaidon arviointiin ja valvontaan standardiluonnosta vai tulisiko suosituksen koskea myös hallinnosta vastaavia henkilöitä. Samoin raportointivelvollisuutta käsittelevässä standardiluonnoksen kappaleessa 6 jää epäselväksi keitä koskee standardiluonnos RA l.4 mukainen tietojen ilmoittaminen Rahoitustarkastukselle. Ei liene tarkoitettu ilmoitettavaksi tietoja vain ns. aina keskeisistä toiminnoista vastaaviksi henkilöiksi nimetyistä henkilöistä (standardiluonnoksen kohta 6.2(9)). (Kts. myös myöhemmin lomakeluonnoksesta S3 lausuttu.) A rvioin t/per/aa tteet Rahoitustarkastus esittää standardiluonnoksen kohdissa 5.1(3) ja 5.1(8), että luotettavuudesta, sopivuudesta ja ammattitaidosta tehtävä arviointi tulee tehdä kustakin osa-alueesta itsenäisesti.

3 Arviointi siitä, ovatko ammattitaitoisen johtamisen sekä terveiden ja varovaisten liikeperiaatteiden noudattaminen kyseenalaistuneet valvottavan toiminnassa tulee tehdä kokonaisarviointina aina tapaus kerrallaan. Pörssi pitää perusteltuna sitä, että luonteeltaan avoimille luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon käsitteille on luotu arviointikriteerit. On myös hyvä, että standardiluonnoksessa on erikseen todettu, että arvioinnissa tulee aina huomioida asiat kokonaisuutena. Luotettavuus. Standardiluonnoksessa kohdassa 5.2.1(12) esitetty sitova määräys sopimattomasta henkilöstä, joka on tuomittu sellaisista lainvastaisista toimista, joilla on pyritty taloudellisen hyödyn tavoittelemiseen toisen kustannuksella, auttanee valvottavaa arvioimaan luotettavuuden käsitettä. Standardiluonnoksen perustelukohdassa 5.2.1(13) on syytä harkita olisiko varsin monia rikoksia sisältävälle esimerkkilistalle syytä lisätä myös yritysvakoilu, yrityssalaisuuksien väärinkäyttö tai lahjonta (RL 30 luku). Sopivuus. Sopivuuden arviointia koskevissa standardiluonnoksen kohdissa 5.3.1(21-24) suositetut ja säännellyt henkilön itsensä sekä valvottavan johdon tekemät arvioinnit tulisi standardiluonnoksen rakenteen johdonmukaisuuden säilyttämiseksi sijoittaa omaksi kohdakseen luvun 5 loppuun. Nyt edellä mainitut suositukset ja sitova sääntely helposti sekaantuvat sopivuuden kriteerien arviointiin. Tällöin saattaa syntyä harhaanjohtava kuva siitä laajuudesta, missä henkilön itsensä ja valvottavan johdon on jatkuvasti suoritettava arviointia niin luotettavuudesta, sopivuudesta kuin ammattitaidostakin. Standardiluonnoksen kohdassa 5.3. l(27) luetellut rikosasiat tulisi yhtenäistää kohdassa 5.2.1(13) lueteltujen rikosasioiden esimerkki listan kanssa, Ammattitaito. Ammattitaitoa koskeva standardiluonnoksen kappale 5.4 vaatinee esitettyjen asioiden konkretisointia ennen kuin esitetystä sääntelystä voidaan katsoa olevan valvottavalle hyötyä sääntelyn käytännön soveltamistyössä. Standardiluonnoksen kohdassa 5.4(32) sitovaksi ehdotettu toteamus siitä, että henkilön on hoidettava huolellisesti hänelle uskotut tehtävät ammattitaitonsa ja kokemuksensa edellyttämällä tavalla lienee itsestäänselvyys. Tarkoituksenmukaisempaa voisi olla lausua, että ammattitaidon ja kokemuksen tulee antaa sellaiset edellytykset, että henkilö kykenee hoitamaan hänelle uskotut tehtävät huolellisesti. Standardiluonnoksen kohdassa 5.4.1(33) todetut toimitusjohtajalta edellytetyt henkilökohtaiset ominaisuudet vaativat selvennystä. Tällaisenaan sitovaksi ehdotetulla säännöksellä ei anneta valvottavalle niitä työkaluja joita ammattitaidon arvioinnissa standardiluonnoksessa muuten edellytetään. Valvottavan toimenpiteet Standardiluonnoksen sitovaksi määräykseksi ehdotetun kohdan 5.1.(4) mukaan valvottavan hallintohenkilöiden luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon arviointi tulee tehdä aina kun uusi henkilö valitaan tehtävään, henkilö valitaan uuteen aikaisempaa merkittäväni pään tehtävään, henkilön vastuualueen laajentuessa oleellisesti entisestä tai silloin kuin luotettavuus, sopivuus tai ammattitaito kyseenalaistuu standardiluonnoksessa kuvatulla tavalla. Toteamme, että säännös jättää edelleen valvottavan arvioitavaksi merkittävyyden ja oleellisuuden kriteerit. Standardiluonnoksen kohdan 6.1(1) mukaan valvottavan hallituksen on vahvistettavaja dokumentoitava periaatteet ja menettelytavat, joilla se varmistaa, että johtamisesta vastaavat henkilöt eli hallituksen jäsen, varajäsen, toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan sijainen ovat jatkuvasti

4 luotettavia, sopivia ja ammattitaitoisia tehtäviään hoitaessaan. Edelleen kohta 6.1.(2) suosittaa, että valvottavan hallituksen tulee säännöllisin väliajoin (esimerkiksi kerran vuodessa) päivittää johtamisesta vastaavien henkilöiden luotettavuutta, sopivuutta ja ammattitaitoa koskevat tiedot. Näin valvottavan hallitukselle asetetaan uusia merkittäviä velvoitteita dokumenttien laatimiseen ja arvioinnin suorittamiseen. Toteamme, että Rahoitustarkastuksen suosittama kerran vuodessa tapahtuva luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon arviointi muodostunee tarpeettoman usein tapahtuvaksi hallinnolliseksi menettelyksi annettujen tietojen kuitenkin usein pysyessä ennallaan. Katsomme, että tarkoituksenmukaisempi suositus olisi esimerkiksi kahden (2) tai kolmen (3) vuoden välein tapahtuva tietojen säännönmukainen päivitys. Edelleen standardiluonnoksessa on kohdassa 6.2(5) sitovasti edellytetty valvottavan hallituksen yksilöivän organisaation keskeisistä toiminnoista vastaavat henkilöt ja luovan ja dokumentoivan periaatteet sekä menettelytavat, joilla hallinnon luotettavuus kyseisten henkilöiden kohdalta varmistetaan ja suosittaa kohdassa 6.2.(6) myös näiden henkilöiden osalta valvottavan hallituksen suorittamaan säännöllistä vuosittaista tietojen päivitystä. Viittaamme näiden kohtien osalta edellisessä kappaleessa todettuun. Standardiluonnos RA 1.4: Luotettavuutta, sopivuutta ja ammattitaitoa koskevien tietojen ilmoittaminen Rahoitustarkastukselle Standardiluonnoksen kohdan 5.1(2) mukaan suositetaan, että ilmoitukset Rahoitustarkastukselle hallintohenkilön luotettavuudesta, sopivuudesta ja ammattitaidosta tulee tehdä hyvissä ajoin ennen nimityspäätöksen tekemistä tai ennen kuin henkilö ottaa vastaan uudet tehtävät. Pörssi toteaa, että käytännössä tietojen hyvissä ajoissa ilmoittaminen saattaa olla usein mahdotonta esimerkiksi silloin, kun valvottavan hallitusta on nopeasti täydennettävä organisaation toiminnan ja yhtiöjärjestyksen noudattamisen varmistamiseksi jonkun hallituksen jäsenen ilmoitettua yllättäen luopuvansa hallituksen jäsenyydestä. Ilmoitusmenettelyn tulisikin toimia joustavasti. Luotettavuutta, sopivuutta ja ammattitaitoa koskeva selvitys / Fit & Proper -lomakeluonnos S3 Arvopaperipörssin on Luotettavuutta, sopivuutta ja ammattitaitoa koskevien tietojen ilmoittaminen - standardiluonnoksen RA l.4 mukaan käytettävä lomaketta S3 ilmoittaessaan edellä käsitellyissä standardiluonnoksissa tarkoitettuja tietoja. Lomakkeen yläreunassa todetaan, vastoin standardiluonnos 1.4:ää, että selvitys tulee toimittaa keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden lisäksi myös standardiluonnoksessa määritellyistä johtamisesta vastaavista henkilöistä. Kuten jo aiemmin edellä toteamme, on standardiluonnoksiin syytä selventää henkilöpiiri kenestä ilmoitukset on tehtävä. Lomakkeen kohdassa 3 todetaan, että selvitystä ilmoittajan olemisesta konkurssissa tai siitä, että ilmoittajan toimintakelpoisuutta ei ole rajoitettu ei tarvitse toimittaa mikäli ilmoitusvelvollinen toimii hallituksen jäsenenä tai toimitusjohtajana. Lienee syytä selventää, että samainen kohta ei myöskään koske hallituksen varajäsentä tai toimitusjohtajan sijaista. Lomakkeen kohdassa 12 vaadittu määräysvaltayhteisöjen taloudellisen tilan selvittäminen ilmoituksessa toimittamalla lomakkeen liitteinä tilinpäätöksiä tai selvityksiä vaatii työläitä selvityksiä. Toteamme, että lienee tarkoituksenmukaisempaa, että ilmoituksen antava henkilö

5 ilmoituksessa vakuuttaa, määräysvaltayhteisöjen taloudellisen tilan olevan vakaa ja tarvittaessa erikseen toimittaa ehdotetut tilinpäätökset ja selvitykset. Lomakkeen kohdissa 21 ja 22 vaaditut tiedot aiemmista toimilupahakemuksista ei sovellu rutiininomaiseen tietojen ilmoittamiseen muuten kuin toimilupahakemuksen yhteydessä. Kohdan yhteyteen on syytä lisätä, että se tulee täyttää vain toimilupaa haettaessa. Lomakkeen kaksiosaisuuden osalta toteamme, että valvottavan puolesta ilmoituksen tulee voida allekirjoittaa yksittäinen henkilö. Esimerkiksi hallituksen jäsenen ilmoitukseen ei tule vaatia kaikkien muiden hallituksen jäsenten allekirjoituksia valvottavan puolesta. Kunnioittavasti, HELSINGIN PÖRSSI OY s Jouni Teräsvirta toimitusjohtaja