1 Projektiammattilaisten kokemuksia hajautetun projektityön viestintävälineistä (Projektinhallintapäivät

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) 1 Projektiammattilaisten kokemuksia hajautetun projektityön viestintävälineistä (Projektinhallintapäivät Tampere) Tampereen teknillinen yliopisto ja Pirkanmaan Tietojenkäsittely-yhdistys järjestivät vuotuiset Projektinhallintapäivät Tampereella Pidin tilaisuudessa esityksen otsikolla "Hajautetun projektityön viestintävälineitä ja -menetelmiä". Esityksen yhteydessä pyysin kuulijoita vastaamaan lyhyeen verkkokyselyyn, jossa oli kolme kysymystä: 1. Mitä välineitä olet käyttänyt projektityössä viestimiseen? 2. Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin? 3. Kokemuksiasi eri viestintävälineiden käytöstä projektityössä? Jo esityksen aikana kyselyyn vastasi 37 henkilöä. Yhteensä vastauksia kertyi 59 eli noin kolmannes yleisöstä vastasi. 33 vastaajaa jakoi arvokkaita kokemuksiaan viestintävälineistä. Yhteystietojensa jättäneiden kesken arvottiin palkinto. GoogleDocsilla toteutetun kyselyn tuloksia ei ehditty esityksen aikana katsoa, mutta seuraavilla sivuilla on niistä yhteenveto. Suuret kiitokset kaikille vastanneille! Helsinki HTC Santa Maria, Helsinki Tampere Satakunnankatu 18 B, Tampere Turku Trivium, Lemminkäisenkatu 32, Turku sähköposti: Y-tunnus kotipaikka Helsinki puh

2 Muistio 2 (5) 2 Mitä välineitä olet käyttänyt projektityössä viestimiseen? Toimintavarmat työsähköposti ja puhelin olivat suosituimmat viestintävälineet. Puhelinneuvottelu ja pikaviestintä ovat myös aktiivisessa käytössä. Jaetun työpöydän käyttö on suosittua ja sitä kehuttiin myös kokemuksissa. Yksi vastaaja kertoi viestineensä virtuaalimaailmassa. Listan ulkopuolelta mainittiin välineinä myös irc, wiki, tekstiviestit, fax, lähetti ja taksi. "Muun sähköpostin" käytön vähyys voi kertoa työvälineiden toimivuudesta muuallakin kuin toimistolla sekä tietoturvaohjeiden mukaisesta toiminnasta. 3 Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin? Ylivoimainen voittaja etäprojektipalaverin pitämiseen oli jaettu sovellus/työpöytä äänellä ja videolla maustettuna. Videoneuvottelu jäi yllättävän kauas kakkoseksi. Paikalla oli paljon IT-osaajia ja kokemuksia ohjelmistoprojekteista mikä ehkä näkyy tässä. Työkaluosaamista löytyy ja käsiteltävät aiheet sopivat varmasti hyvin jaetulle työpöydälle jolta yksityiskohdat näkee tarkasti. UC-välineet ovat myös videoneuvottelua helpommin käytettävissä.

3 Muistio 3 (5) 4 Kokemuksiasi eri viestintävälineiden käytöstä projektityössä? Kokemuksia viestintävälineistä jaettiin ilahduttavan paljon. Kaikki havainnot ovat hyviä ja oikeita. Kasvokkain kohtaamisella on tietenkin oma arvonsa. Työpöydän jakoa ja pikaviestintää kehutaan kovasti. Tarve ja mahdollisuudet tietenkin ohjaavat käytettävän välineen valintaa, ja samastakin välineestä on monenlaisia mielipiteitä. Käytössä on tietenkin eri versioita erilaisissa ympäristöissä, tietoliikenneyhteydet vaihtelevat jne. Organisaatioiden välinen viestintä törmää monenlaisiin haasteisiin. Käytön osaamista ja pelisääntöjä korostetaan mutta näinhän se on, että "tietotekniset laitteet ovat joskus epäluotettavia". Suuret kiitokset kaikille kokemuksiaan jakaneille! Alla vapaamuotoiset vastaukset kokonaisuudessaan. 1. Projektin alussa mikään ei korvaa naama-aikaa. Kun projektiin osallistuvat ihmiset alkavat olla tuttuja, voi kommunikoinnin virtuaalisuuden tasoa kasvattaa vähitellen. 2. työpöydän jako on yliveto 3. Riippuu ihan tiimistä, aiheesta, sovellusalueesta, projektin vaiheesta ja projektista mikä väline on tehokkain juuri sillä kertaa. Mikään väline ei ole paras aina ja joka tilanteessa. 4. irc on kätevä tapa reaaliaikaiseen viestintään hajautettujenkin tiimien kesken. 5. Pikaviestin on hyvä 6. Välillä välineitä on liikaa, ei yhtä yhtenäistä vaan eri osa-alueen data eri paikassa. 7. Viestintävälineet on kehittyneet tosi vauhdilla viime vuosina, mutta esim. äänen laadussa esim. jaetun työpöydän sovelluksissa on vielä kehittämistä. 8. Välillä esim kerran kuussa kasvokkain palaveri etä palaverien lisäksi. 9. Adoben Connect ja MS:n mikä se nyt olikaan ok. 10. Vaatii jonkin verran opettelua ja sen, että ihmiset osaavat kayttää ja käyttäytyä. Puheessa ja kuvassa usein alkuviritysongelmia ja video pätkii. Ääni ja kuvasynkka häiritsee joskus. 11. Avokonttori nostaa huomattavasti kynnystä ottaa 1on1 videoneuvottelu. 12. Videoneuvottelu toimii hyvin vasta kalliilla välineillä ja vaatii myös hyvät yhteydet (esim lowcost maissa). 13. Usein säästetään laitteissa ja etäkokouksista tulee enemmänkin huvittavia ongelmien vuoksi. 14. Kirjoitettuun tekstiin perustuvat järjestelmät ovat hyviä arkistoinnin vuoksi, mutta kirjoittaminen on hidasta. Parasta käyttää eri tilanteissa eri välineitä miettien hyötyjä ja haittoja. 15. itse pidän videoneuvottelua sopivampana.

4 Muistio 4 (5) 16. Mikään ei valitettavasti korvaa kasvokkain tapahtuvaa kommunikaatiota. Hajautetussa projektissa on syytä varautua matkustamaan (eteenkin projektin alussa), väliajat räpiköidään muilla välineillä kommunikaation minimoimiseksi. 17. Jaettu työpöydän kuva äänen kanssa on helppo ja havainnollinen tapa näyttää dokumentteja ja käytännön esimerkkejä. 18. Ongelmat harvoin johtuvat viestintävälineistä, rajoitukset oman kokemukseni mukaan liittyvät muihin resursseihin kuten laitteiston suorituskykyyn, tarkoitukseen soveltumattomaan tilaan tai puutteelliseen varusteluun. Nämä ongelmat pitäisi ratkaista ensisijaisesti ja vasta sitten tutkia parasta viestintävälinettä. 19. tietotekniset laitteet joskus epäluotettavia. 20. erityisesti wiki käyttö on toiminut projekteissamme. Videoneuvotteluita hyödynnetään palljon, mutta nopeiden vastausten saamisessa pikaviestintä on tehokkain. 21. jaettu dokumentti vähentää väärinymmärrysten määrää. äänipuheluiden laatu pitää olla hyvä jos puhutaan ulkomaalaisten kanssa. 22. puhelinneuvotteluja on helpoin järjestää, koska ei tarvita mitään asennustoimenpiteitä. Verkkokokous on paras, mutta jos toimitaan eri verkoissa ja tarvitaan eri järjestäjien mukaan erilaisia clienttejä, homma on haastavaa - varsinkin vakioiduissa työasemissa. 23. Video meets (with latest tools) with shared data/workspace/etc work extremely well (just too rare and i bet expensive too...); video keeps participants better focused than regular telcos Pikaviestintä on parhaimmillaan erittäin iso apu projektityössä. Se on kuitenkin epämuodollisempi viestintäväline kuin puhelin ja sähköposti, pikaviestintävälineillä tavoittaa helposti monta vastaanottajaa yhdellä viestillä, ja vastaamisen kynnys on pikaviesteissä matalampi kuin sähköpostissa. Se myös synnyttää helpommin keskustelua aiheesta kuin sähköpostin vaihtaminen. 25. Videopuhelut puolestaan ovat loistavia apuvälineitä projektipalavereissa, kun projektitiimi on hajautettu, eikä kaikkia saada fyysisesti saman pöydän ääreen. 26. Suurin haaste on ollut yrittää löytää yhteisiä välineitä ja työkaluja toisessa yrityksessä työskentelevän asiakkaan kanssa, vaikka tällainen toiminta on hyvin yleistä. Onko esim. riittävän tietoturvallisten pilvipalvelujen avulla luotu yhteinen työtila välineineen tosiaan niin haastavaa rakentaa yhdistetty telco ja screen sharing tool (ja ehkä vielä web-cam kuva) on ehdottomasti toimivin yhdistelmä. 28. Kaikki näistä toimivat ihan ok kunhan on ensin tavannut osallistuvat henkilöt naamatusten ainakin kerran, mieluummin useammankin. Etukäteen jaettu (vakio)agenda auttaa myös kummasti.

5 Muistio 5 (5) 29. Videoneuvottelulaitteet ovat kehittyneet huimasti viime aikoina, niitä olen ainoastaan kokeillut, mutta vaikuttavat hyviltä. Mutta koko ajan meillä on käytössä konferenssipuhelupalvelu, jonka ruudunjakoa olemme käyttäneet jonkin verran, mutta enemmän sitten oma LiveMeeting - systeemi. Meillä on koulutettu väelle ns WOW-konseptia eli World of Online Working. Siinä käytetään LiveMeetingin pollausta, valkokangasta etc. hyväksi hallitusti ja etukäteen suunnitellen. Tulokset ovat olleet erinomaisia. Aikaa tulee kyllä käyttää suunnitteluun edeltäpäin ja antaa ehkä etukäteistehtäviä. 30. Off-shore kohteissa verkko ei aina riitä paljon dataa siirtävien sovellusten käyttöön, Office communicator on pelastanut monta tilannetta. 31. Tilanteen mukaan ja eri tarpeisiin soveltuvia. 32. Tekniikka ei toimi: ääni/kuva pätkii, ohjelmien automaattisäädöt (äänen taso yms.) sotkee viimeistään kaiken. Ja vika ei ole verkossa, vaan raakilemaisissa ohjelmissa (mm. MS Office- Communicator). 33. Mikään työvälineistä ei oikein vastaa oikeasti naamakkain -tilannetta. Etätyö ja hajautuminen ovat tuoneet ilmiön, että helposti turvaudutaan työkaluihin, vaikka fyysisen palaverinpitokin olisi helposti mahdollista. Hieman liikaa tällaisissakin tapauksissa turvaudutaan sähköpostiin. Tuo jaettu työpöytä + ääni ja video kuulostaa aika hyvältä, kokemusta siitä ei juuri ole. Tuossakin on hyvä muistaa avokonttorien rajoitukset (hyvän käytöksen suhteen).