Kari J Keinonen& Mika Vainio Microsoft Office 2013 EDISTYNYT YHTEISKÄYTTÖ

Transkriptio

1 Kari J Keinonen& Mika Vainio Microsoft Office 2013 EDISTYNYT YHTEISKÄYTTÖ

2 Käyttöoikeustiedot Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen ja Mika Vainio. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E-kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. E-kirjan hankkijalle (organisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E-kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen ja Mika Vainio - Ornanet Koulutus. 1. painos:isbn Ornanet Koulutuksen e-kirjat Olemme tuottaneet seuraavia e-oppikirjoja tietojenkäsittelystä osin sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista ja 7- Käytön perusteet Windows 8 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Office 2010 ja ohjelmista - Edistynyt yhteiskäyttö Microsoft Project 2007 ja 2010 ja Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1, 9.0, X tai XI) (SF kuvin) Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi -sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia elibriksestä: Napsauta tätä linkkiä! Apu- ja harjoitustiedostot Löydät Office 2013 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät Office-2013-ab-aputiedostot-kansiosta. Microsoft Office

3 Sisällysluettelo Käyttöoikeustiedot... 2 Ornanet Koulutuksen e-kirjat... 2 Apu- ja harjoitustiedostot... 2 Sisällysluettelo... 3 Johdanto... 6 Mitä on yhteiskäyttö?... 7 Yhteiskäytön perusperiaate... 7 Käyttöjärjestelmä... 9 Aloitus (Start) -valikko Kaikkien ohjelmien näyttäminen Aloitus (Start) -valikossa Aloitus (Start) -valikon käyttö Ohjelmien käyttö Ohjelman poistaminen Työpöytä (Desktop) Tehtäväpalkin (Taskbar) käyttäminen Ohjelmasta toiseen siirtyminen Tiedostojen pakkaaminen (Compressing) Tiedostojen lisääminen pakkauksiin Pakkausten purkaminen Tiedostojen hallinta Tiedosto- ja kansionimet Vanhan MS-DOSin nimeämissäännöt Windows 8:n nimeämissäännöt Kansioiden ja tiedostojen ominaisuudet Määritteet eli attribuutit Piilotiedostojen näyttäminen Tiedoston kytkeminen sovellukseen Ohjauspaneeli (Control Panel) Näyttö (Display) Näytönsäästäjä (Screen Saver) Näppäimistö (Keyboard) Näppäimistön kieliasetukset Hiiri (Mouse) Kalenteri (Calendar) ja Kello (Clock) Ääni (Sound) Laiteasennukset Asennusjärjestys Väärin asennetun laitteen poistaminen Tulostimet (Printers) Tulostimen asetukset Tulostusmääritykset Tulostimen asentaminen Tulostuksen hallinta Ohjelma-asennus Asennuksen poistaminen Ohjelman poistaminen Ohjauspaneelin avulla Microsoft Office

4 Vakioasettelu Ohjelmien yhteiskäyttö Ohjelmistopaketit Ohjelmaversiot ja yhteensopivuus Tiedostomuoto ja versionumero Korjauspäivitykset Tiedostojen tallennusmuodot Word Perustallennusmuoto Makroja käyttävä tallennusmuoto Asiakirjamallien tallennusmuodot Word yhteensopivat muodot Asiakirjojen sähköiseen lähettämiseen soveltuvat muodot Sovellusten väliseen tiedonsiirtoon soveltuvat muodot Internet-sivujen tallennusmuodot Web-tallentamisen lisäasetukset Muita tallennukseen liittyviä näkökohtia Piilotettujen tietojen poistaminen Lopulliseksi merkitseminen Kehyksiä sisältävät www-sivut Excel Työkirjamuodot Työkirjamallien tallennusmuodot Laskentataulukoiden sähköiseen lähettämiseen soveltuvat muodot Sovellusten väliseen tiedonsiirtoon soveltuvat muodot Sähköinen lähettäminen ja julkaisu PowerPoint Diaesityksen sähköiseen lähettämiseen soveltuvat muodot Grafiikan siirtoon soveltuvat muodot Access Muiden tiedostomuotojen käyttö PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto? PDF-tiedoston tuottaminen PDF-tiedostoksi tulostaminen Word:sta PDF-tiedostoksi julkaiseminen Ohjelmien työryhmäominaisuudet Microsoft Office Outlook Microsoft Outlookin käyttöönotto Viestien automaattinen käsittely Viestien perillemenon varmistaminen Viestien arkistointi Yhteystietojen hallinta Jakeluluettelo Delegointi Kalenteritoiminnot Reaaliaikainen viestintä Facebook Reaaliaikainen keskustelu Ilmoitustaulu Ilmoituksen luominen Microsoft Office

5 Verkkoresurssien käyttäminen Verkkosijainti Yritysverkot Tietojen synkronointi Jaettujen kansioiden synkronointi Sähköpostin synkronointi Tietojen siirto sovellusten välillä Yhtenäinen tyyli ja värimaailma Teemat Tiedonsiirto työvälineohjelmien välillä Office Leikepöytä Upottaminen ja linkittäminen Linkkien päivittäminen Muiden tiedostomuotojen käyttö Tekstitiedostojen käyttö Wordissa Tietojen tuominen Exceliin Postitus Joukkokirjeet Joukkokirjeiden tuottaminen Tarrat Tarrojen tuottaminen Ohjelmien asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Wordin asetukset Valintanauhan mukauttaminen Pikatyökalurivin mukauttaminen Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Tilarivin mukauttaminen Näytön zoomaaminen Meta- ja tunnistetiedot Ominaisuudet Tietoturvaseikkoja Virustunnisteiden päivitys Virustarkistus Virusohjelman asetukset Varmuuskopiointi Varmistaminen(Backup) Palauttaminen (Restore) Ohje-toiminto Hakemisto Microsoft Office

6 Johdanto! Kädessäsi on Yhteiskäyttö-koulutuksen opintomateriaali. Tämä e-oppikirja on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata yhteiskäyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi kuvaruudulta tätä e-kirjaa. Kirja on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta ja itseopiskelua. Liilalla huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä. Toimistosovellusten yhteiskäyttöön liittyvä e-oppikirja, joka on nyt käsissäsi, poikkeaa merkittävästi yksittäisten sovellusten opintomateriaaleista. Niissä on kerrottu perusteellisesti, vaihe-vaiheelta, miten tavanomaiset työtehtävät suoritetaan eri ohjelmilla. Yhteiskäytössä sen sijaan samaan lopputulokseen voidaan päästä useilla vaihtoehtoisilla tavoilla, yhtä oikeaa ratkaisumallia ei välttämättä ole. E-kirjassa kuvataan erilaisia vaihtoehtoja sekä sovellusten erilaisia asetuksia, jotka vaikuttavat työskentelyyn ja haluttuun lopputulokseen. Ennen kuin aloitat tähän e-oppikirjaan tutustumisen, opiskele huolellisesti Office 2013 ohjelmistopaketin sovellusten käyttö. Keskity erityisesti Microsoft Office 2013 Word- ja Excel-ohjelmien käyttöön. Kun hallitset niiden käyttöliittymän ja toimintafilosofian, saat tästä e-kirjasta parhaan hyödyn. Tarvitaessa saat lisätietoa kyseisistä ohjelmista Ornanet Koulutuksen tuottamien Microsoft Excel Edistynyt käyttö, Microsoft PowerPoint Edistynyt käyttö ja Microsoft Word Edistynyt käyttö e-oppikirjojen avulla. E-oppikirjaan sisältyvien harjoitusten lisäksi Sinun kannattaa kokeilla myös erilaisten tallennusmuotojen sekä leikepöydän monipuolista hyödyntämistä omilla asiakirjoillasi ja laskentataulukoillasi. Yhteiskäytössä vaadittava rutiini saavutetaan vain tekemällä töitä ja kokeilemalla erilaisia vaihtoehtoja. Pyri aina ymmärtämään ohjelmien toimintaperiaatteet, unohda ulkoa opettelu. Toivomme sinulle miellyttäviä, antoisia ja aurinkoisia opiskeluhetkiä tämän e-oppikirjan parissa Kari J Keinonen ja Mika Vainio Microsoft Office

7 Mitä on yhteiskäyttö? Yhteiskäytöllä tarkoitetaan monen sovelluksen tai ohjelmiston käyttöä halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Tavalliset toimistosovellukset, kuten tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- ja esitysgrafiikkaohjelmat on suunniteltu suhteellisen rajattuun käyttötarkoitukseen. Taulukkolaskentaohjelma soveltuu numeeriseen laskentaan ja tulosten graafiseen esittämiseen erilaisten kaavioiden muodossa. Tekstinkäsittelyohjelmalla puolestaan on helppo jäsentää ja muotoilla tekstipohjaista informaatiota. Esitysgrafiikkaohjelmalla on helppo luoda yksinkertaisia piirroksia tai kaavioita sekä tiivistää informaatiota diaesityksen muotoon. Monissa tilanteissa joudumme yhdistämään eri työkaluilla luotuja tietoja samaan dokumenttiin. Tarvitsemme kenties toimintaa kuvaavan raportin tai haluamme kirjoittaa toimintakertomuksen yrityksen tai yhdistyksen toiminnasta. Tietotekniikassa pyritään aina siihen, että kerran syötettyjä ja tallennettuja tietoja ei enää kirjoiteta uudelleen. Raportti luodaan siihen parhaiten soveltuvalla ohjelmistolla, joka on tekstinkäsittelyohjelma. Numeeriset taulukot ja kuvaajat tuodaan tekstinkäsittelysovellukseen taulukkolaskentaohjelmasta, piirrokset ja kaaviot piirto- tai esitysgrafiikkaohjelmasta. Raportin tai toimintakertomuksen esittely saattaa edellyttää esitysgrafiikan luomista tähän tarkoitukseen, jolloin puolestaan tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelman tiedot tuodaan esitysgrafiikkaohjelmistoon. Tietojen siirto sovellusten välillä voi tapahtua joko leikepöydän tai erilaisten siirtotiedostomuotojen avulla. Yhteiskäyttöön sisältyvät myös viestintä- ja sanomanvälitysohjelmistot sekä työryhmäohjelmistot. Näiden tarkoituksena on mahdollistaa erilaisten dokumenttien sähköinen siirtäminen, etsiminen ja julkaiseminen. Yhteiskäytön perusperiaate Yhteiskäyttö on mahdollista silloin, kun eri ohjelmat kykenevät käsittelemään toistensa tuottamia tietoja. Tiedot voivat olla yksittäisiä kuva- ja tekstiobjekteja tai kokonaisia tiedostoja. Yhteiskäyttö on helpointa samaan ohjelmistoperheeseen kuuluvien sovellusten välillä. Esimerkiksi Microsoft Office -tuoteperheeseen kuuluvat ohjelmat: Word, Excel, Access ja PowerPoint osaavat melko hyvin käyttää toistensa tuottamia tietoja eli objekteja. Lisäksi Office-perheeseen kuuluvat ohjelmat pystyvät tallentamaan tietoja sellaiseen tiedostomuotoon, että perheen toinen jäsen pystyy avaamaan tiedoston tai tuomaan tiedostoon tallennetut tiedot kokonaisuudessaan. Saman tuoteperheen sisällä on myös mahdollista linkittää tietoja eri sovellusten välillä. Linkityksen avulla voidaan rakentaa dokumentteja, joiden tiedot päivittyvät lähes automaattisesti. Esimerkiksi Word-ohjelmalla kirjoitettu toimintakertomus hakee taloutta koskevat tiedot siihen linkitetystä Excel-laskentataulukosta. Jos laskentataulukkoon tehdään myöhemmin muutoksia, myös toimintakertomuksen vastaavat tiedot päivittyvät. Microsoft Office

8 Linkitys on usein myös mahdollista eri valmistajien ohjelmistojen välillä. Monissa tapauksissa linkitys ei kuitenkaan toimi läheskään kaikkien objektityyppien kanssa. Jos dokumentti, joka sisältää linkitettyjä tietoja lähetetään sähköisesi, esimerkiksi sähköpostina, pitää vastaanottajalla pääsääntöisesti olla käytössään samat ohjelmat, kuin lähettäjälläkin. Mikäli näin ei ole, linkitys ei todennäköisesti toimi ja voi myös käydä niin, ettei linkitettyä tietoa nähdä lainkaan varsinaisessa dokumentissa. Edellä kerrotusta syystä linkitystä käytetään pääasiassa oman organisaation sisällä. Silloin, kun tietoja lähetetään organisaation ulkopuolelle, on järkevää muuttaa dokumentti sellaiseen muotoon, että sen saa avattua ilman ohjelmaa, jolla dokumentti on luotu. Tähän tarkoitukseen toimisto-ohjelmissa on mahdollisuus tallentaa tiedosto johonkin yleiseen muotoon, kuten ilmaisella Adoben Readerilla luettavaan PDF-muotoon (Portable Document Format). Mikäli halutaan, että vastaanottaja voi muokata tiedostoa, joudutaan käyttämään jotakin yleistä siirtomuotoa, kuten RTF-tiedostoa (Rich Text Format) tekstidokumentteja lähetettäessä tai TSV-tiedostoa (Tabulator Separated Values) laskentataulukkoa lähetettäessä. Viimeaikoina on alettu yhä laajemmin hyödyntää sähköisessä dokumenttien siirrossa XML-tiedostoja (Extended Markup Language). Nämä tiedosto sisältävät varsinaisten tietojen lisäksi kuvauksen dokumentin rakenteesta sekä sen sisältämien tietojen tietotyypeistä. XML:n käyttö edellyttää kuitenkin sitä, että vastaanottajalla on käytössään sitä tukeva ohjelmisto.! Yhteiskäyttö voidaan tiivistää menetelmäksi koostaa dokumentteja useilla eri ohjelmilla ja tavoilla käsitellyistä lähdetiedoista. Tässä tarkastelussa myös viestintä on dokumentin, esimerkiksi sähköpostiviestin, koostamista. Yhteisökäytön edellytyksenä on tietokoneen käyttöjärjestelmän ja käytettävien sovellus- ja apuohjelmien perustoimintaperiaatteiden tunteminen. Microsoft Office

9 Käyttöjärjestelmä Käyttöjärjestelmän tehtävänä on tuottaa käyttäjälle ja tietokoneen sovelluksille laitteiston sekä verkon käyttämisessä tarvittavat palvelut. Sen tarjoamista palveluista käyttäjän kannalta tärkein on graafisen käyttöliittymän tuottaminen. Graafinen käyttöliittymä mahdollistaa tietokonelaitteiston intuitiivisen käyttämisen. Laitteiston käyttö on pyritty saamaan mahdollisimman pitkälle muistuttamaan perinteistä konttorin työpöytää, jonka pöytälaatikoista löytyvät riippukansiot (hakemistot) asiakirjoineen (tiedostot). Pöytälaatikosta saadaan esille myös tarvittavat työvälineet (sovellukset) palaamalla Aloitus (Start) -valikkoon.tällaisiasovelluksia ovat laskukone (taulukkolaskenta) tai kirjoituskone (tekstinkäsittely), edellyttäen että ne on asennettu tietokoneeseesi. Käyttöjärjestelmän tehtävänä on muuntaa: antamasi komennot tietokoneen ymmärtämään muotoon ja muuntaa koneen käsittelemä tieto sinun ymmärtämääsi muotoon. Käyttöjärjestelmän tehtäviä ovat myös: Ohjelmien käynnistäminen Oheislaitteiden ohjaaminen Mikron muistinhallinta Tiedostojen käsittely Tietojen siirto ohjelmasta toiseen Verkkoresurssien hallinta Seuraavissa kohdissa käsitellään käyttöjärjestelmään liittyviä tyypillisiä tehtäviä sekä eräitä käyttöjärjestelmän tarjoamia palveluita. Kattavaa kuvausta eri käyttöjärjestelmäversioista ja niiden kaikista toiminnoista ei käsitellä tässä yhteydessä, vaan keskitytään lähinnä niihin toimintoihin ja ominaisuuksiin, joita voidaan tarvita TIEKE:n AB-ajokortin Yhteiskäyttö osiota suoritettaessa. Microsoft Office

10 Aloitus (Start) -valikko Uusi Windows 8 muistuttaa ulkonäöltään Windows Phone 7 ja 8:n Metrokäyttöliittymää, joka on suunniteltu tabletti-tietokoneille ja puhelimiin. Aloitus (Start) -valikko, eli näyttötila on optimoitu kosketusnäytölle ja siksi kyseinen näyttötila palveleekin normaalia työasemakäyttöä erittäin huonosti. Varsinainen työskentely työasemalla kannattaa tehdä Työpöydällä (Desktop). Tiilet, ruudut tai laatat (Tiles) Työpöytä (Desktop) Kello (Clock) Charms-valikko Kuva 1 Aloitus (Start) - valikko - käyttöliittymä Kuvassa näet Aloitus (Start) -valikon ja sen objektit (osat, elementit). Suorakaiteen muotoisia ruutuja kutsutaan nimellä Laatta (Tile). Jokainen ruutu, Laatta (Tile), on sovellusohjelma (Apps). Työasemalla tapahtuvaan työskentelyyn sopivan Työpöydän (Desktop) saat esiin napsauttamalla kyseistä laattaa. Microsoft Office

11 Kaikkien ohjelmien näyttäminen Aloitus (Start) -valikossa Näet kaikki työasemaasi asennetut ohjelmat, kun asetat voimaan Kaikki ohjelmat (All apps) -valinnan. Kuva 2 Aloitus (Start) - valikko ja alapalkki Alapalkki ilmestyy kuvaruudulle, kun napsautat tyhjässä ikkunan kohdassa hiiren kakkospainiketta. Saat kaikki ohjelmat näkyviin, kun napsautat alapalkin oikeassa päässä olevaa Kaikki sovellukset (All apps) -painiketta. Microsoft Office

12 Rullausjana ja -ruutu Kuva 3 Kaikki sovellukset näkyvillä Aloitus (Start) - valikossa Nyt ruudulla näkyy kaikki asennetut ohjelmat. Tosin ennen kuin näet viimeiset, saatat joutua rullaamaan ikkunaa oikealle. Rullaaminen tapahtuu tarttumalla osoittimella rullausruudusta ja vetämällä sitä oikealle. Jos laitteeseen on asennettu paljon ohjelmia, kannattaa tarpeettomat laatat poistaa käytöstä. Toiminto kuvataan sivulla 13. Microsoft Office

13 Aloitus (Start) -valikon käyttö Aloitus (Start) -valikossa näet laatat (Tiles). Jokainen laatta on painike sovellukseen (Apps), ohjelmaan. Sovellusohjelma avataan napsauttamalla laattaa. Laatat voit järjestellä vetämällä ne haluamaasi järjestykseen. Laatan koon voit myös muuttaa. Itselle tarpeettoman laatan voit poistaa napsauttamalla ensin laattaa hiiren kakkospainikkeella. Napsauta sitten kuvaruudun alalaitaan ilmestyvästä palkista Irrota aloitusnäytöstä (Unpin from Start) -komentoa. Tämä toiminto ei poista ohjelmaa tietokoneesta.! Charms-valikko ilmestyy näkyviin, kun siirrät hiirellä osoittimen kuvaruudun oikeaan alakulmaan ja odotat hetken. Charms-valikosta voit valita joitain tietokoneen ylläpitoon liittyviä toimia. Tietokoneen sammuttaminen tapahtuu napsauttamalla Asetukset (Settings) -painiketta. Napsauta palkista Virta (Power) -painiketta ja pudotusvalikosta Sammuta (Shut down) -komentoa. Ohjelmien käyttö Aloitus (Start) -valikossa laatat (Tiles) ovat sovellusohjelmia, jotka avaat napsauttamalla laattaa. Ohjelmat avautuvat koko näytön tilaan. Kuva 4 Sää- sovellus Kuvassa näet Sää-sovelluksen, kun olen napsauttanut sovellusikkunassa toista hiiren painiketta. Paikat-painikkeella voit määrittää minkä alueen säästä haluat tietoa. Määritin paikaksi Turku, Western Finland ja palasin tähän ikkunaan Edellinen -painikkeella. Kuvaruudun oikeassa reunassa näkyy nyt tuntiennuste. Viedessäni osoittimen kuvaruudun alalaitaan ilmestyy sinne vaakarullasjana ja sitä vierittämällä pääsen liikkumaan sovelluksessa sivusuunnassa saaden lisätietoa säästä. Sovelluksen lopetat helpoiten käyttäen näppäimistöltä Alt + F4 -painallusta. Microsoft Office

14 Ohjelman käyttö järjestelmänvalvojana Joitakin asetuksia et voi tehdä ilman järjestelmänvalvojan (Administrator) oikeuksia. Kotikoneet asennetaan usein siten, että ensimmäisellä käyttäjätilillä on järjestelmänvavojan oikeudet, pääkäyttöoikeus. Yrityksen työasemiin sinulla tuskin on järjestelmänvalvojan oikeuksia, ellet sitten tunne kyseistä tunnusta ja siihen sopivaa salanaa. Aloitus (Start) -valikossa avaat sovellusohjelmia napsauttamalla laattaa. Ohjelmat avautuvat normaaleilla käyttöoikeuksilla. Kun haluat avata ohjelman järjestelmänvalvojana, toimi seuraavasti. Kuva 5 Avaa ohjelma järjestelmänvalvojana Napsauta ohjelman laattaa hiiren kakkospainikkeella. Napsauta esiin tulevasta alapalkista Suorita järjestelmänvalvojana (Run as administrator) -painiketta. Nyt voit tehdä ohjelmassa toimia joihin vain järjestelmänvalvojalla on oikeus.! Ohjelman poistaminen Ohjelman voit poistaa alapalkin Poista asennus (Uninstall) -komennolla. Tämä onnistuu vain, jos Poista asennus (Uninstall) -painike ilmestyy alapalkkiin, kun napsautat laattaa hiiren kakkospainikkeella. Ohjelmien poistaminen kuvataan hieman tarkemmin sivulla 51. Tällä toiminnolla sovellusohjelma poistuu tietokoneesta lopullisesti. Microsoft Office

15 Työpöytä (Desktop) Tämän osan opintojen jälkeen tunnet Työpöydän (Desktop) ja osaat käyttää Windowsin eri objekteja. Osaat avata ja lopettaa ohjelmia sekä käyttää ikkunoita ja kansioita. Ikkunan osista, objekteista tunnet myös valintanauhan, valikot, valikkokomennot, painikepalkin ja toimintopainikkeet. Sen lisäksi tunnet tilarivin ja kuvakkeet. Roskakori (Recycle Bin) Työpöytä (Desktop) Kiinnitetyt ohjelmat Kello Osoitin Tehtäväpalkki (Taskbar) Ilmaisinalue Pikakäynnistyspainikkeet Näytä työpöytä -painike Kuva 6 Windows 8 työpöytä(desktop) Siirry Aloitus (Start) -valikosta Työpöydälle (Desktop) napsauttamalla kyseistä painiketta. Kuvassa näet Työpöydän (Desktop)ja sen objektit (osat, elementit). Ikkunan alaosassa sijaitsee Tehtäväpalkki (Taskbar). Se on avain käyttöjärjestelmän käytölle. Tehtäväpalkin (Taskbar) avulla pääset kaikkialle maailmaan (Internet Explorer -ohjelma). Tehtäväpalkissa (Taskbar) olevilla ohjelmapainikkeilla voit siirtyä avoimesta ohjelmasta toiseen. Roskakori (Recycle Bin) -objektin avulla poistat levyiltä tarpeettoman. Aktiivisen objektin poistaminen onnistuu myös Delete tai Askelpalautin (Backspace) -näppäimellä.! Voit siirtyä avoimen Työpöydän (Desktop) ja Aloitus (Start) -valikon välillä painamalla näppäimistöltä Windows-näppäintä. Avoimesta ohjelmasta toiseen siirryt helpoiten näppäinpainalluksella Alt + Sarkain (Tab), siitä lisätietoa sivulla 17. Microsoft Office

16 Tehtäväpalkin (Taskbar) käyttäminen Windows 8 on moniajo käyttöjärjestelmä. Se tarkoittaa sitä, että voit käyttää työpöydällä useampaa ohjelmaa yhtaikaa. Kaikki käytössäsi olevat ohjelmat näet Desktop (Työpöytä) näytön alalaidassa olevassa tehtäväpalkissa. Tehtäväpalkkia käytät avoinna olevien ohjelmien välillä siirtymiseen. Nopeampi tapa ohjelmien välillä siirtymisene on Alt + Sarkain -näppäinpainallus, siitä saat lisätietoa sivulta 17. Tehtäväpalkin voit siirtää hiirellä vetämällä kuvaruudun yläreunaan. Siirtäminen edellyttää, että napsautat tehtäväpalkin pikavalikosta pois voimasta Lukitse tehtäväpalkki (Lock the Taskbar) -valinnan. Tartu palkin tyhjästä kohdasta ja vedä se ylös. Siirtämisen jälkeen kannattaa asettaa Lukitse tehtäväpalkki (Lock the Taskbar) -valinta voimaan. Tehtäväpalkki ja koko näytön kokoiset esikatseluikkunat Windows 8:ssa tehtäväpalkkiin voidaan kiinnittää mikä tahansa ohjelma, joka on aina avattavissa napsautuksella. Tehtäväpalkin kuvakkeiden järjestystä vaihdat vetämällä. Kuvakkeet ovat helppokäyttöisiä. Kun pidät hiiren osoitinta kuvakkeen päällä, jokainen ohjelma ja siinä avoinna oleva tiedosto näkyvät pikkukuvakkeena. Kun osoitinta pidetään tällaisen pikkukuvakkeen päällä, kyseisestä ikkunasta näytetään koko ruudun kokoinen esikatselukuva. Kun osoitin siirretään pois pikkukuvan kohdalta, esikatselunäkymä katoaa. Pikkukuvakkeet Ilmaisinalue Pikavalikko Pikakäynnistys-painikkeet Kuva 7 Tehtäväpalkki(Taskbar) Tehtäväpalkin vasemmassa päässä on Pikakäynnistys (Quick Launch) -painikkeet. Pikakäynnistys-painikkeiksi voit lisätä haluamasi ohjelmat. Keskellä palkkia näet avoinna olevat ohjelmat painikkeina. Kuvassa ei Internet Explorer -ohjelman lisäksi ole avoimia ohjelmia. Ohjelman painiketta napsauttamalla siirryt ohjelmasta toiseen. Oikeassa päässä ovat apuohjelmien ilmaisimet, Ilmaisinalue (Notification Area ). Ilmaisimen painiketta napsauttamalla joko hiiren ykkös- tai kakkospainikkeella saat esiin valikon, jonka komennoilla voit vaikuttaa apuohjelman asetuksiin. Jotkin ilmaisinalueen apuohjelmat avautuvat napsauttamalla, toiset kaksoisnapsauttamalla. Kellon vieressä oikealla puolella oleva suorakaide on Näytä työpöytä (Show desktop) -painike, jolla voit tuoda esiin työpöydän ja pienentää avoimet ohjelmaikkunat tehtäväpalkkiin. Avoimen ohjelman voit lopettaa pikkukuvakkeen oikeassa päässä olevasta x -painikkeesta. Tehtäväpalkin (Taskbar) asetuksiin voit vaikuttaa palkin pikavalikon komennoilla. Microsoft Office

17 Ohjelmasta toiseen siirtyminen Windows 8 on moniajoympäristö. Moniajo tarkoittaa sitä, että voit käyttää (ajaa) useaa ohjelmaa yhtaikaa. Esimerkiksi tulostat suurta tiedostoa tekstinkäsittelyohjelmasta ja työskentelet samalla taulukkolaskentaohjelmalla. Tehtäväpalkki (lisätietoa sivulla 16) on eräs tapa liikkua eri ohjelmien ja avoimien tiedostojen välillä. Nopeampi tapa liikkua työpöydällä ohjelmien välillä on Alt + Sarkain -näppäinyhdistelmän käyttäminen - opettele siis se. Työpöydän kuvake Kuva 8 Liikkuminen avoimissa ohjelmissa Alt + Sarkain - näppäinyhdistelmällä Voit avata useita tiedostoja ja ohjelmia yhtaikaa. Liikkuminen niiden välillä onnistuu nopeasti painamalla peukalolla alas Altnäppäimen (pidä painettuna) ja painamalla etusormella Sarkain-näppäintä kunnes näet näytön keskiosan paletissa valittuna oikean tiedoston/ohjelman. Kun olet oikeassa kohdassa, vapauta peukalo Alt-näppäimeltä niin pääset kyseiseen ohjelmaan. Kuvan valintaikkuna jää näytölle kun painallat Ctrl + Alt + Sarkain -näppäimiä. Sen jälkeen voit siirtyä ohjelmasta toiseen Sarkain-näppäimellä. Pois ikkunasta pääset Esc-näppäimen painalluksella. Microsoft Office

18 Tiedostojen pakkaaminen (Compressing) Tiedostoja ja kansioita on usein syytä pakata. Pienempien tiedostojen lähettäminen sähköpostin liitteinä tai niiden lataaminen verkosta onnistuu nopeammin. Pakkaaminen pienentää tiedostokokoa parhaimmillaan 90 %, usein kuitenkin puolet. Kaikki tiedostotyypit eivät pakkaudu, esimerkiksi JPEGkuvat. Tämä johtuu siitä, että tätä kuvamuotoa luodessa tiedostot pakataan. Windows 8:ssa on oma toiminto pakkaamiseen ja pakkausten purkuun. Pakatut tiedostot tunnistat tiedostonimen perässä olevasta tunnisteesta.zip. Microsoft kertoo, että Pakattuja tiedostoja ja kansioita voi käyttää samalla tavalla kuin pakkaamattomia tiedostoja ja kansioita. Voit myös yhdistää useita tiedostoja yhteen pakattuun kansioon, mikä helpottaa tiedostoryhmän jakamista. Tällöin sähköpostiviestiin täytyy liittää vain yksi kansio useiden tiedostojen asemesta. Pakkaamisen teet valitsemalla kansion, tiedoston tai useita. Napsauta pikavalikosta Lähetä kohteeseen (Send to) -alivalikosta Pakattu kansio (Zip-tiedosto) (Compressed (zipped) Folder) -komentoa. Ilmaisee pakkaamisen edistymistä Kuva 9 Pakkaamisen eteneminen Komentoa napsautettuasi Windows aloittaa tiedostojen pakkaamisen ja näet ruudulla ilmoitusikkunan joka kertoo pakkaamisen etenemisestä. Tunniste Kuva 10 Pakatun tiedoston nimeäminen Pakattuaan tiedostot Windows odottaa sinun nimeävän syntyneen tiedoston. Kirjoita nimi ja paina Enter-näppäintä tai hyväksy ehdotettu nimi painamalla Enter-näppäintä. Älä muuta tunnistetta. Tiedostojen lisääminen pakkauksiin Lisää aiemmin luotuun pakattuun tiedostoon uusia tiedostoja vetämällä niiden kuvakkeet tiedostopaketin päälle. Microsoft Office

19 Pakkausten purkaminen Toimi seuraavasti kun haluat purkaa saamasi pakatun tiedoston. Kuva 11 Pakkauksen purkaminen Valitse pakatun tiedoston pikavalikosta Pura kaikki (Extract All) -komento. Selaa kansio Kuva 12 Pakkauksen purkaminen vaihe 2 Etsi aluksi purettavalle sisällölle sopiva sijoituspaikka ja paina lopulta Pura (Extract) -painiketta. Odota kunnes paketti on purettu. Tarkastele kansiota jonne paketin purit.! Tiedostojen pakkaamisesta ja purkamisesta saat yksityiskohtaisemmat ohjeet painamalla F1-näppäintä ja etsimällä Windowsin Ohje ja tuki (Windows Help and Support) -valintaikkunan avulla termillä Zip and unzip files (tätä kirjoitettaessa ei suomenkielistä ohjetta tältä osin löydy) -ohjeaiheen tai edellisen linkin avulla. Microsoft Office

20 Tiedostojen hallinta! Tiedostojen hallintaa ja käsittelyä voit tehdä Työpöytä (Desktop) -tilassa. Tiedostojen hallintatoimet kannattaa kuitenkin suorittaa Resurssienhallinta (File Explorer)-ohjelmassa. Resurssienhallinnan avaat helpoiten painamalla Windows + e-näppäinyhdistelmää, ellei se jo ole auki. Tiedostojen hallinta tarkoittaa levyjen sisällön, hakemistorakenteen järjestelyä mielekkääseen järjestykseen. Tiedostojen hallinta tarkoittaa myös kansioiden ja tiedostojen käsittelyä eli niiden luomista, etsimistä, kopioimista, siirtämistä, poistamista ja nimeämistä kuvaavilla nimillä. On tärkeää, että tallennat ohjelmat omiin kansioihin ja tekemäsi tiedostot niille perustamiisi omiin huolella nimettyihin kansioihin. Tiedosto- ja kansionimet Tiedostoilla ja kansioilla (myös muilla objekteilla, kuten levyillä) tulee olla kuvaava nimi. Nimeä tiedostot tallentamisen yhteydessä johdonmukaisesti ja sijoita ne oikeaan kansioon. Kansion tai tiedoston nimeämisen voit tehdä melko vapaasti, Windows 8 rajoittaa nimen pituuden noin 215 merkkiin (maksimi 256 merkkiä, jossa mukana tiedostopolku). Nimeämisessä kannattaa kuitenkin olla maltillinen ja antaa melko lyhyitä nimiä, suosittelen alle merkkiä. Vanhan MS-DOSin nimeämissäännöt Sinun on hyvä tuntea vanhat MS-DOS-nimeämissäännöt. Näiden tuntemisesta on apua etenkin jos on mahdollista, että viet tehtyjä tiedostoja käsiteltäväksi vanhempiin käyttöympäristöihin. Tiedostonimi (File name) voi sisältää: korkeintaan kahdeksan (8) merkkiä aakkosista vain a... z numeroista vain erikoismerkeistä vain _, %, &tai! Tiedostonimi ei voi sisältää: skandinaavisia merkkejä å, ä ja ö (suositus) Kuva 13! DOS- nimissä kielletyt merkit DOS nimissä ei saanut esiintyä kuvassa olevia eikä muitakaan erikoismerkkejä. Microsoft Office

21 Tiedostotunniste (Extensions tai Tags) Tiedostotunniste syntyy tiedostoa ohjelmalla tallennettaessa. Tunnisteet näkyvät vain, jos olet napsauttanut ne esille Resurssienhallinta (File Explorer) -ohjelman Näytä (View) -välilehden Tiedostotunnisteet (File name extensions) -valintaruudun valinnalla. Tiedostotunniste voi olla: korkeintaan kolme (3) merkkiä pitkä (vanhat DOS-järjestelmät) alkaa aina pisteellä (piste on neljäs merkki) Tunnisteita on erittäin paljon, mutta seuraavat sinun on hyvä tuntea:.com.exe.sys.dll.txt.rtf.doc.docx.xls.xlsx.ppt.pptx.mdb.accdb.png.jpg.tif (.TFF).GIF.BMP.NEF,.CRW.WMF.HTM Ohjelmatiedosto(kooltaan alle 64 kb) Ohjelmatiedosto (normaali ohjelma) Järjestelmätiedosto Dynaaminen linkkitiedosto (ohjelma), jota käyttöjärjestelmä käyttää ohjelmien ajamisessa. ASCII tekstitiedosto (ei muotoiltu teksti) Tekstitiedosto (mukana muotoilut), jota suosittelen sinun käyttävän kun lähetät asiakirjaa sähköpostin liitetiedostona. Vanhempien Word-tiedostojen tunniste. Uusien Word-tiedostojen tunniste Word 2007 alkaen. Vanhempien Excel-tiedostojen tunniste. Uusien Excel-tiedostojen tunniste Excel 2007 alkaen. Vanhempien PowerPoint-tiedostojen tunniste. PowerPoint-tiedostojen tunniste versiosta 2007 alkaen. Vanhempien Access-tiedostojen tunniste. Uusien Access tiedostojen tunniste Access 2007 alkaen Valokuvatiedosto, kuvamuotoa käytetään yleisesti Internetsivuilla pienen koon vuoksi. Kuvamuoto toistaa miljoonia värejä ja sallii läpinäkyvän taustan. Valokuvatiedosto, kuvamuotoa käytetään yleisesti Internetsivuilla pienen kokonsa vuoksi (pakattu tiedosto). Pakkaus häviöllistä, voi sisältää miljoonia värejä. Valokuvatiedosto (tiff-muoto), jota käytetään ammattimaisessa kuvatuotannossa (ei pakattu tiedosto). Bittikarttakuva, kuvamuotoa käytetään yleisesti Internetsivuilla pienen kokonsa vuoksi (pakattu tiedostomuoto). Sallii vain 256 väriä ja läpinäkyvän taustan. Kuvatiedosto (pistekarttakuva), jota tuotetaan mm. Paintohjelmalla (ei pakattu tiedosto). Eräät digitaaliset kamerat tallentavat kuvia RAW-muodossa, (pakkaamaton tiedostomuoto), tunniste vaihtelee. Kuvatiedosto (viivakuva), jota tuotetaan piirto-ohjelmilla (pakkaamattakin pieni tiedostomuoto). Internet-sivu joka aukeaa selaimella. Microsoft Office

22 ! Windows 8:n nimeämissäännöt Windows 8 -käyttöjärjestelmä tukee pitkiä tiedostonimiä ja pitkiä tiedostotarkentimia, sen vuoksi: tiedostonimessä voi olla mukana useita pisteitä välilyönnit sekä miinus- ja plusmerkit ovat sallittuja voit käyttää pieniä ja isoja kirjaimia luettavuuden parantamiseksi ja ne ovat hakutoiminnon kannalta samanarvoisia tiedostotunniste voi olla pidempi kuin kolme merkkiä. Kuva 14! Tiedosto- ja kansionimissä kielletyt merkit Nimissä voi esiintyä kaikkia muita merkkejä paitsi kuvassa kerrotut. Windows pitää kirjaa tiedoston luontipäivämäärästä, näet sen tiedoston tai kansion Ominaisuudet (Properties) -ikkunassa (lisätietoa sivulta 23). Microsoft Office

23 Kansioiden ja tiedostojen ominaisuudet Napsauta kansion tai tiedoston pikavalikosta viimeistä, Ominaisuudet (Properties) -komentoa. Välilehtien painikkeet Kansion nimiruutu Tieto kansion koosta Kansion luontipäivä Määritteet (attribuutit) Kuva 15! Kansion ominaisuudet Kuvassa näet E:-aseman Omat-kansion Ominaisuudet (Properties) -ikkunan Yleiset (General) -välilehden. Nimiruudussa voit antaa kansiolle nimen. Keskellä valintaikkunaa näet kansion koon, levykoon ja sen, paljonko kansio sisältää alikansioita ja tiedostoja. Määritteiden avulla voit piilottaa kansion tai tiedoston. Vain luku (Read-only) -tiedosto on suojattu vahingossa tapahtuvalta poistamiselta ja sisältöön kohdistuvilta muutoksilta. Piilotettu (Hidden)-asetusta käytät kun et halua nähdä jotain kansiota, mutta kansio on tarpeen, jotta laite toimii oikein. Valittu Jakaminen (Sharing) -välilehti Valittu Mukauta (Customize) -välilehti Kuva 16! Jakaminen (Sharing) ja Mukauta (Customize) - välilehdet Jakaminen (Sharing) -välilehdellä voit jakaa kansion. Mukauta (Customize) -välilehdellä määritetään muun muassa kansiolle oma kuva ja muutetaan kansion ikoni. Microsoft Office

24 Määritteet eli attribuutit Vain luku (Read-only) -tiedosto on suojattu vahingossa tapahtuvalta poistamiselta ja sisältöön kohdistuvilta muutoksilta. Piilotettu (Hidden)-asetusta käytät kun et halua nähdä jotain kansiota tai tiedostoa, mutta kansio tai tiedosto on tarpeen, jotta laite toimii oikein. Arkisto-asetus (Archive) kertoo varmuuskopiointiohjelmalle, onko kansio (tai tiedosto) varmistettu viimeisen varmistuksen yhteydessä. Jos suoritat täysvarmistuksen (Full backup) kansio tai tiedosto merkitään varmistetuksi. Täysvarmistuksen jälkeen varmistus voidaan ottaa päivittäin kahdella eri menetelmällä: Inkrementaalivarmistuksessa (Incremential backup) tiedostot ja kansiot varmistetaan päivittäin ja merkitään samalla varmistetuiksi asettamalla Arkisto-asetus. Differentiaalivarmistuksessa (Differetial backup) tiedostot ja kansiot varmistetaan niin ikään päivittäin, mutta niitä ei merkitä varmistetuiksi. Seuraavat esimerkit valaisevat asiaa tarkemmin. Hieman varmistuksesta Täysvarmistus otetaan sunnuntaina. Maanantaina, tiistaina ja keskiviikkona otetaan inkrementaalivarmistus. Päivittäiset varmistukset valmistuvat nopeasti, koska niihin tulevat ainoastaan päivän aikana muokatut ja luodut uudet tiedostot Kiintolevy rikkoutuu torstaina. Ensin palautetaan sunnuntain täysvarmistus. Tämän jälkeen palautetaan järjestyksessä maanantain, tiistain sekä keskiviikon varmistukset. Palautukseen tarvitaan nyt 4 varmistusta. Täysvarmistus suoritetaan sunnuntaina. Maanantaina, tiistaina ja keskiviikkona tehdään differentiaalivarmistus. Koska tietoja ei merkitä varmistetuiksi, tiistaina varmistetaan sekä maanantain että tiistain muuttuneet ja lisätyt tiedostot. Keskiviikon varmistuksessa varmistetaan maanantain, tiistain ja keskiviikon aikana syntyneet uudet sekä muokatut tiedostot. Varmistusten vaatima aika kasvaa, mitä pidemmälle viikko kuluu. Kiintolevy rikkoutuu torstaina, kuten edellisessä esimerkissäkin. Palauttaminen on kuitenkin nopeampaa, koska tarvitaan ainoastaan 2 varmistusta: sunnuntain täysvarmistus ja viimeinen, keskiviikkona otettu, differentiaalivarmistus. Inkrementaalivarmistus ja differentiaalivarmistus ovat toisensa poissulkevia vaihtoehtoja, molempia ei voi käyttää samanaikaisesti. Näitä varmistustapoja ei ole tarkoitettu tavallisten työasematietokoneiden varmistamiseen, vaan niitä käytetään pääasiassa palvelinten varmistamiseen. Työaseman tai kotitietokoneen varmistamista käsitellään tarkemmin kohdassa Varmuuskopiointi alkaen sivulta 172. Microsoft Office

25 Piilotiedostojen näyttäminen Joskus on tarpeen nähdä kansion sisältämät piilotetut tiedostot. Helpoin tapa tuoda piilotetut tiedostot näkyville on käyttää Resurssienhallinta-ikkunan Näytä -välilehden Näytä/piilota -asetuksia. Piilotetut tiedostot ja kansiot saadaan myös näkyville perinteisellä tavalla kansion asetusten Näytä (View) -välilehdeltä. Näkyvät tiedostot tai tässä kansiot Piilotetut tiedostot, tässä kansiot! myös Kuva 17 Piilotiedostojen näyttäminen Piilotiedosto tuodaan näkyviin Resurssienhallinta (Windows Explorer) -ikkunan Näytä (View) -välilehdellä valitsemalla Näytä/piilota -ryhmästä Piilotetut kohteet -asetus. Käytä asetusta vain kun on pakko. Palauta alkuperäinen asetus heti sen jälkeen takaisin voimaan. Asetukset-valinnasta voidaan ottaa näkyviin kansion ominaisuudet ja sen Näytä-välilehdeltä voi määritellä, mitkä tiedostot ja kansiot näkyvät käyttäjälle. Microsoft Office

26 Tiedoston kytkeminen sovellukseen Windowsin työpöydällä tai kansioissa olevat tiedostot voidaan avata napsauttamalla niitä hiirellä. Se, mihin sovellukseen ne avautuvat riippuu tiedoston tiedostotyypistä, joka ilmaistaan tiedostotunnisteella. Monia tiedostoja voidaan kuitenkin muokata useilla eri ohjelmilla. Käyttäjä voi halutessaan valita oman suosikkiohjelmansa avaamaan haluamaansa tiedostotyyppiin kuuluvat tiedostot. Tämän ns. oletusohjelman lisäksi käyttäjä voi määritellä muita ohjelmia, joilla voidaan muokata kyseistä tiedostotyyppiä. Ohjelmia asennettaessa asennusohjelma kytkee sovelluksen käyttämät tiedostotyypit ohjelmaan. Tästä johtuen saattaa käydä niin, että jokin aikaisemmin käytössä ollut ohjelma ei käynnistykään tiedoston kuvaketta napsautettaessa. Tiedosto voidaan useimmissa tapauksissa avata aikaisemmalla sovelluksella hyödyntämällä hiiren kakkospainikkeen valikosta löytyvää Avaa Sovelluksessa (Open With) -tomintoa. Kuva 18 Tunnetun tiedostotyypin kytkeminen sovellukseen Kuvan esimerkissä on valittu xml-tiedosto ja avattu hiiren kakkospainikkeen ponnahdusvalikosta Avaa sovelluksessa -valinta. Tietokoneessa on useita sovelluksia, joiden avulla xml-tiedostopäätettä käyttävät tiedostot voidaan avata. Oletussovellus määritellään valitsemalla Valitse oletusohjelma (Always use the selected program to open this kind of file). Tämä avaa Miten haluat avata tiedoston? -valintaikkunan. Jos haluttua ohjelmaa ei näy ikkunan ohjelmaluettelossa, se haetaan Lisää asetuksia (More options) -valinnalla. Tämän jälkeen luetteloon tulee lisää koneeseen asennettuja ohjelmia sekä mahdollisuus hakea sovellus Windows kaupasta tai etsiä sovellus omasta tietokoneesta. Jos tämä vaihtoehto valitaan, avautuu resurssienhallinta-ikkuna. Siitä valitaan ohjelma, jolla tiedostotyyppiä voidaan käsitellä. Oletuksena ohjelmaa etsitään Program files -kansiosta. Jos ohjelma halutaan avata vain tilapäisesti valitulla ohjelmalla, poistetaan Käytä tätä sovellusta kaikkiin tiedostoihin -valinta. Microsoft Office

27 Tehtävä Harjoitustiedosto: Navigointi.a3a Täysin tuntemattomille tiedostotyypeille ei näytetä sivuvalikkoa, vaan Avaa sovelluksessa valinta käynnistää suoraan Miten haluat avata tämän tyyppisen tiedoston valintaikkunan. Siinä vaihtoehtoina on Etsi Kaupasta sovellusta tai Lisää asetuksia. Tämän kautta voidaan valita jokin tietokoneeseen jo asennettu sovellus. Kytke harjoitustiedosto Navigointi.a3a Word-tekstinkäsittelyohjelmaan ja tee Wordista a3a-tiedostojen oletussovellus. A3A-tiedostoja ei ole rekisteröity mihinkään sovellukseen. Microsoft Office

28 Ohjauspaneeli (Control Panel) Ohjauspaneeli (Control Panel) -ohjelman työkaluilla mukautat laitteen, työpöydän ja ohjelmien asetuksia. Ohjauspaneelin (Control Panel) apuohjelmilla voit muuttaa työpöydän asetuksia, kuten värejä ja taustakuvaa. Siellä voit asentaa ohjelmia tai määrittää verkkoyhteyksiä sekä tehdä muita laitteen käyttöön vaikuttavia asetuksia. Ohjauspaneeli (Control Panel) -ohjelma löytyy myös kirjoittamalla Aloitus (Start) -valikossa Ohjauspaneeli (Control Panel) ja sitten napsauttamalla hakutuloksessa kyseistä painiketta. Kuva 19 Ohjauspaneeli (Control Panel) - ohjelmaikkuna Kuvassa näet Ohjauspaneeli (Control Panel) -ohjelman. Ohjauspaneeli (Control Panel) -työkalut on jaettu Ryhmitelty (Category) -näkymässä kahdeksaan eri ryhmään. Valitse ryhmänimen alta apuohjelma, jonka asetuksia aiot mukauttaa. Ryhmänimeä napsauttamalla pääset kyseisen aiheen apuohjelmaikkunaan, josta voit napsauttaa ohjelmariviä päästäksesi apuohjelmaan. Keskeiset apuohjelmat on korostettu punaisella kehyksellä ja niitä esitellään seuraavilla sivuilla. Ohjauspaneeli (Control Panel) -ikkunaa voit tarkastella myös perinteisessä näkymässä napsauttamalla Ryhmitelty (Category) -pudotusvalikosta Suuret kuvakkeet (Large icons) -komentoa. Perinteisen näkymän (alempi kuva) etuna on se, että kaikki apuohjelmat näkyvät listassa aakkosjärjestyksessä. Tästä on sinulle hyötyä etenkin, jos tunnet ohjauspaneelin apuohjelmat aiemmista Windows versioista. Microsoft Office

29 Näyttö (Display) Näytön tarkkuus (Adjust resolution) -toiminnolla voit ottaa käyttöön kaksi näyttöä) tai määrittää kuvaruudun tarkkuuden (Resolution). Kuva 20 Näytön tarkkuus (Screen Resolution) - ikkuna Ikkunassa voit määrittää näyttösi tarkkuuden (Resolution). Kuva näyttötarkkuus ei ole suositus. Lisäasetukset (Advanced settings) -painikkeella pääset muuttamaan esitettävien värien määrän ja näyttölaiteen virkistystaajuuden. Havaitse (Detect) -painikkeella voit tutkia löytääkö järjestelmä toisen näytön, se tietysti edellyttää että sellainen on laitteessa kiinni. Jos näyttö löytyy, voit toimia molemmilla näytöillä. Kuvan tilanteessa toista näyttöä ei havaittu. Microsoft Office

30 Näytönsäästäjä (Screen Saver) Tietokonetta käyttäessäsi joudut usein keskeyttämään työskentelyn. Säästät näyttölaitetta kun pidät päällä Näytönsäästäjä (Screen Saver) -apuohjelmaa. Kyseinen ohjauspaneelin apuohjelma vaihtaa kuvaruudun kuvan animaatioksi. Näin kuvaputkinäytölle pitkään näkyvä kuva ei pala pysyväksi. Mukauttaminen (Personalization)-painikkeella pääset valintaikkunaan. Napsauta Näytönsäästäjä (Screen Saver) -painiketta. Näytönsäästäjän esikatselu Tarkemmat asetukset Kuva 21 Näytönsäästäjän asetukset (Screen Saver Settings) - valintaikkuna Valintaikkunassa voit valita Näytönsäästäjä (Screen Saver) -pudotusvalikosta mieleisesi animaation. Odota (Wait) -kohdasta valitset sopivan pituisen työtauon pituuden, jonka jälkeen näytönsäästäjä aloittaa animaation esittämisen. Muuta virranhallinta-asetuksia (Change power settings) -linkillä pääset valintaikkunaan, jossa voit määrittää koko laitteen virranhallinnan asetukset. Asetuksilla voit määrittää kiintolevyn lepotilaan siirtymisen ajan, samoin näytön sammumisen ja koko järjestelmän sammumisen ajan. Nämä toiminnot ovat erityisen tärkeitä kannettavilla laitteilla. Microsoft Office

31 Näppäimistö (Keyboard) 1 Funktionäppäimet Merkkivalot Välilyöntinäppäin Laskinnäppäimet Nuolinäppäimet Ohjausnäppäimet Kuva 22 Näppäimistö Kuvassa näet suomenkielisellä merkistöllä varustetun Qwerty-näppäimistön. Funktionäppäimet Funktionäppäimillä voit ohjata niin käyttöjärjestelmää kuin ohjelmiakin. Painamalla F1-näppäintä saat esiin Windowsin tai ohjelman ohjeen. Laskinnäppäimet (Keypad) Laskinnäppäimillä syötät esimerkiksi taulukoihin numeroita ja laskentaoperandeja (+ - / *). Kohdistimen ohjausnäppäimet Tekstinkäsittelyohjelmassa siirrät vilkkuvan kohdistimen Home-näppäintä painaltamalla käsiteltävän rivin alkuun ja End-näppäimen painalluksella kyseisen rivin loppuun. Internet-selauksessa pääset sivun loppuun End-näppäimen painalluksella ja alkuun Home-näppäintä painaltamalla. Nuolinäppäimet Nuolinäppäimillä voit liikuttaa kohdistinta asiakirjan eri osiin. Valintaikkunoissa siirryt nuolilla soluista tai kentistä toisiin. Työpöydällä voit siirtyä nuolilla turvallisesti kuvakkeiden tai valikoissa komentojen välillä. Useissa piirto-ohjelmissa voit nuolinäppäimillä siirtää valittuja kuvaobjekteja pienin askelin eteenpäin. Merkkivalot Ilmaisevat käytössä olevan, valitun näppäintoiminnon. Esimerkiksi kun Num Lock -näppäintä on painettu, palaa vasen valo (toiminto on voimassa) ja voit käyttää numeronäppäimiä numeroiden syöttämiseen. Microsoft Office

32 Näppäimistön kieliasetukset Näppäimistön kielen voi muuttaa kirjautumisikkunassa painamalla oikeasta alakulmasta löytyvää kielivalintaa, jonka symbolina on kansallisuustunnus. Suomalaisen näppäimistöasettelun tunnus on FIN. Kirjautumisen jälkeen näppäistöasettelu voidaan muuttaa viemällä hiiri kuvaruudun oikeaan alakulmaan ja valitsemalla esiin avautuvasta Charms-valikosta Asetukset (Settings). Näppäimistön kielen voi lisäksi vaihtaa näppäinyhdistelmällä Windows + Välilyönti. Näppäimistön asetus Kuva 23 Kieli (Language) - valintaikkuna Näppäimistön kieliasetus kannattaa tehdä oikein jo Windows-asennuksen yhteydessä. Voit kuitenkin mukauttaa näppäimistön kieliasetuksia Muuta tietokoneen asetuksia (Change PC settings) -painikkeella. Se avaa Koneen asetukset -ikkunan, josta valitaan vasemman reunan valikosta Yleiset asetukset (General). Yleisasetuksista valitaan Kieliasetukset (Language Settings), joka avaa Ohjauspaneelin Vaihda kieliasetuksia -ikkunan. Ikkunan avulla voidaan lisätä Windowsin näyttökieliä ja tarvittavat näppäimistöasettelut kullekin näyttökielelle. Microsoft Office

33 Kuva 24 Kieliasetukset Asetukset (Options) -painikkeella voidaan lisätä tarvittavat näppäimistöasettelut. Kuvan tietokoneen oletusnäyttökieli on suomi. Ylinnä oleva kieli on käyttöjärjestelmän oletusnäyttökieli. Jos halutaan muuttaa näyttökieltä, uusi kieli on siirrettävä ylimmäiseksi. Uusi näyttökieli on käytettävissä koneen uudelleenkäynnistyksen jälkeen. Toisena näyttökielenä on Amerikan englanti, jota käytettäessä voidaan valita joko amerikkalainen tai suomalainen näppäimistöasettelu. Näppäimistön kieli on oletuksena sama kuin lisätyn näyttökielen. Jos tarvitaan muita näppäimistöasetteluita, ne lisätään Asetukset (Options) -painikkeen avulla. Jos halutaan lisää näyttökieliä, ne voidaan ladata käyttöjärjestelmän tukisivustosta painamalla Lisää kieli. Kieli ladataan Internet-yhteyden kautta ja asennus käynnistyy automaattisesti latauksen jälkeen. Lataus saattaa kestää useita minuutteja. Microsoft Office

34 Kuva 25 Näppäimistön asetukset Lisää kirjoitustapa -painikkeella avataan ikkuna, josta valitaan haluttu näppäinasettelu. Kuva 26 Näppäimistön asetukset Lisää kirjoitustapa -ikkunasta valitaan haluttu näppäinasettelu. Kuvassa on valittu saksalainen asettelu. Valittu asettelu lisätään näyttökieleen painamalla Lisää-painiketta. Painike sulkee ikkunan ja kuvan Kuva 25 ikkuna tulee näkyviin. Muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeella. Tämän jälkeen Kieli-ikkuna voidaan sulkea. Vaikka näppäimistöasettelun nimessä lukee kosketusnäppäimistöasettelu, se vaikuttaa myös tavalliseen näppäimistöön. Microsoft Office

35 Hiiri (Mouse) Ohjauspaneelin Laitteisto ja äänet (Hardware and Sound) -ryhmässä on hiiren ohjainohjelma (driver). Hiiri (Mouse) -apuohjelmassa voit määrittää mm. mitä tapahtuu hiiren painikkeita napsautettaessa ja millaisia osoittimia käytät. Välilehtien valintapainikkeet Asetus painikkeiden vaihtamiseksi vasenkätiselle Kaksoisnapsautuksen nopeuden säätö Kuva 27 Ominaisuudet: Hiiri (Mouse Properties) - apuohjelma Apuohjelman Painikkeet (Buttons) -välilehdellä voit vaihtaa hiiren ykköspainikkeen oikealle, jolloin painike on vasenkätisellä käyttäjällä etusormen alla. Välilehdellä määritellään myös kaksoisnapsautuksen napsautusten nopeus. Osoittimen nopeuden säätö Osoittimen kohdistaminen oletuspainikkeeseen -asetus Osoittimen jäljen asetus ja jäljen pituuden säätö Osoitinta korostetaan kuplalla Ctrl + napsautuksessa Kuva 28 Osoittimen asetukset (Pointer Options) - välilehti Täällä voit nopeuttaa hiiren liikettä kuvaruudulla ja näyttää hiirtä liikutettaessa osoittimen jäljet. Suosittelen, ettet käytä Siirrä osoitin automaattisesti oletuspainikkeeseen valintaikkunoissa (Automatically move pointer to the default button in a dialog box) -asetusta, se asetus on varsin vaarallinen. Tutustu myös muiden välilehtien asetuksiin, mutta tee vain sellaiset asetusmuutokset joista on varmasti sinulle hyötyä. Microsoft Office

36 Kalenteri (Calendar) ja Kello (Clock) Laitteessasi on sisäinen akulla toimiva kellopiiri, joka mittaa kuluvaa aikaa. Tuo kello sinun tulee pitää ajassa. Oikeasta järjestelmän ajasta on se hyöty, että löydät tiedostot helpommin etsiessäsi niitä muokkauspäivän perusteella. Kellon ja päivämäärän vaihdat Ohjauspaneeli (Control Panel) -ohjelmaikkunan kautta napsauttamalla Päivämäärä ja aika (Date and Time) -komentoa. Aika ja päivämääräilmaisin Kuva 29 Kello (Clock) - apuohjelma Kaikkein helpointa ajan ja päivämäärän muuttaminen on kuitenkin, kun napsautat tehtäväpalkissa olevaa Aika ja päivämääräilmaisinta. Napsauta sitten Muuta päivämäärän ja kellonajan asetukset (Change date and time settings) -painiketta, näin pääset korjaaman virheelliset aika-asetukset. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että sinulla on laitteen Järjestelmänvalvojan (Administrator) -käyttöoikeudet. Kotona usein näin on, mutta työmaalla ei. Kuva 30 Ajan asettaminen Ajan muuttamiseen pääset napsauttamalla Muuta päivämäärää ja aikaa (Change date and time) -painiketta. Päivämäärän korjaat napsauttamalla kalenterista oikeaa päivämäärää. Kun napsautat ajan arvossa esimerkiksi minuutit aktiiviseksi, voit rullata kelloon oikean ajan askellus-painikkeilla. Hyväksy tehdyt muutokset napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Office

37 Ääni (Sound) Nykyisiin tietokoneisiin on liitetty usein kaiuttimet tai mikrofoni ja siten koneella voidaan kuunnella musiikkia, nauhoittaa puhetta, katsella elokuvia ja jopa käsitellä, editoida musiikkitiedostoja. Äänen hallinnan asetuksiin voit vaikuttaa Ohjauspaneeli (Control Panel) -ohjelman Ääni (Sound) -apuohjelmalla. Kaiuttimet Kuva 31 Ääni (Sound) - apuohjelma Kun avaat Ääni (Sound) -apuohjelman, näet Toistaminen (Playback) -välilehdellä kaikki laitteeseen asennetut äänen kuuntelulaitteet. Vihreä väkänen ikonin alakulmassa ilmaisee, että laite on asetettu oletukseksi. Oletuslaitteen voit vaihtaa napsauttamalla uuden oletukseksi asetettavan laitteen pikavalikosta Aseta oletus (Set as Default Device) -komentoa. Laitteen asetuksia voit muuttaa valitsemalla laitteen ja napsauttamalla Määritä (Configure) -painiketta. Äänenvoimakkuuden liukusäädin Vaimenna (Mute) -painike Kuva 32 Äänenvoimakkuuden säätö Äänen kovuutta voit säätää käyttämistäsi ohjelmista tai tehtäväpalkin ilmaisinalueella olevasta Voimakkuus (Volume) -pudotusvalikosta. Säädä ääntä liukusäädintä vetämällä tai vaimenna ääni napsauttamalla Vaimenna (Mute) -painiketta. Microsoft Office

38 Laiteasennukset Asennusjärjestys Tietokoneen käyttäjä joutuu yleensä asentamaan itse joitakin laitteita omaan tietokoneeseensa. Jopa arkinen USB-muistitikun lisääminen tietokoneeseen on laitteistoasennustapahtuma. Kun tikku liitetään tietokoneeseen ensimmäisen kerran, asennetaan tikun käyttöön tarvittava laiteohjain. Laitteiden asennuksesta ei ole mahdollista antaa yleispätevää ohjetta. Oheislaitteen tai tietokoneeseen lisättävän ohjainkortin asennustapahtuma riippuu sekä liitäntäteknologiasta että laitevalmistajan asennusfilosofiasta. Joidenkin laitteiden asennus on erittäin helppoa: laite liitetään tietokoneeseen, joka tunnistaa sen automaattisesti. Tunnistuksen yhteydessä laitteen muistissa oleva laiteohjain (device driver) ladataan tietokoneen käyttöjärjestelmähakemistoon ja lisätään laitteen asetustiedot rekisteritietokantaan (Windows registry). Tällaisia laitteita kutsutaan Plug and Play -laitteiksi. Monet laitteet vaativat erillisen asennusohjelman suorittamisen laitteen asennuksen yhteydessä. Uutta lisälaitetta tai korttia asennettaessa kannattaa ehdottomasti tutustua laitteen asennusohjeeseen huolellisesti. Erityisen tärkeää laiteasennuksissa on selvittää asennusjärjestys. Laiteasennuksessa laite on tunnistettava ja laiteohjaintiedosto kopioitava oikeaan hakemistoon. Olennainen kysymys asennuksen onnistumisessa on, kumman tulisi tapahtua ensin, laitetunnistuksen vai ohjaintiedoston kopioinnin. Tämä selviää vain asennusohjeen lukemalla. Osa laitteista asennetaan erillisen asennusohjelman avulla, kun taas toiset laitteet asennetaan käyttöjärjestelmään sisältyvällä laitteiston tunnistustyökalulla. Erillistä asennusohjelmaa käytettäessä usein kopioidaan laiteohjaintiedosto ja tehdään rekisterimerkinnät ennen laitteen liittämistä tietokoneeseen. Asennusohjelma ilmoittaa tällöin, missä vaiheessa laite voidaan liittää tietokoneeseen. Jos laite liitetään liian aikaisin, tunnistus epäonnistuu ja laite ei ole käytettävissä. Joissakin tapauksissa laite on ehdottomasti liitettävä tietokoneeseen ennen asennusohjelman käynnistämistä. Jos laite on liitetty koneeseen väärässä vaiheessa, joudutaan laiteohjain poistamaan ja asennus suorittamaan uudelleen. Microsoft Office

39 Väärin asennetun laitteen poistaminen Jos laiteasennus epäonnistuu, laiteen asennus voidaan poistaa joko laitteen mukana tulleen asennusohjelman avulla tai mikäli se ei tarjoa asennuksenpoisto-ominaisuutta (Uninstall) OhjauspaneelinLaitehallinta (Device manager). Työkalun käyttäjä tarvitsee tietokoneen pääkäyttöoikeudet. Tällöin käytössä on oltava Järjestelmänvalvojat (Administrators) -käyttäjäryhmään kuuluva käyttäjätunnus salasanoineen. Seuraava kuva on laitteesta, jossa on englanninkielinen käyttöjärjestelmä ja virheellisesti asennettu laite: Kuva 33 Laitehallinnassa näkyvä virheellisesi asennettu laite Kuvan esimerkissä on Tunnistamaton laite (Unknown device). Kuva on Windows 7-käyttöjärjestelmästä. Hiiren kakkospainikkeen toimintojen nimet ovat Windows 8:ssa käytössä olevat nimitykset. Laitetta ei ole tunnistettu, koska laiteohjan on joko asennettu virheellisesti tai pysyvä laite on poistettu. Jos kyseessä on laite, joka yhä on kytkettynä tietokoneeseen, laite on asennettava uudelleen. Hiiren kakkospainikkeen valikosta löytyvät tarvittavat toiminnot. Päivitä ohjainohjelmisto (Update Driver Software) -valinta mahdollistaa laiteohjaimen uusimman version etsimisen Microsoftin Internet-palvelusta ja sen päivittämisen. Toimintoa tarvitaan lähinnä silloin, kun juuri markkinoille tulleeseen käyttöjärjestelmään asennetaan vanhoja laitteita. Poista käytöstä (Disable) mahdollistaa laiteen tilapäisen käytöstä poistamisen. Laite voidaan myös poistaa pysyvästi Poista (Uninstall) -toiminnolla. Laitteistossa tapahtuneet muutokset päivitetään laiteluetteloon Etsi laitteistoon tehdyt muutokset (Scan for hardware changes). Laitteen ohjaintiedoston versionumero ja laitteen toiminnan yleinen testaus tapahtuu Ominaisuudet (Properties) -valinnalla. Microsoft Office

40 Tulostimet (Printers) Napsauttamalla ohjauspaneelissa Laitteet ja tulostimet (Devices and Printers) -painiketta pääset määrittämään omien tulostimiesi asetuksia. Esiin tulevassa ikkunassa näet kaikki käyttöösi asennetut tulostimet. Käytössäsi oleva Oletustulostin (Default Printer) on merkitty vihreällä ympyrällä, jossa on valkoinen valintamerkki. Oletustulostin on se tulostin, joka tulostaa kun napsautat missä hyvänsä ohjelmassa Pikatulostus (Quick Print) -painiketta. Kuva 34 Laitteet ja tulostimet (Devices and Printers) - apuohjelma Tulostimet (Printers)-lohkossa näet asennetut tulostimet. Kuvan oletustulostimena (Default) on HP LaserJet Professional CP lasertulostin. Oletustulostimeksi voit vaihtaa minkä hyvänsä asennetun tulostimen, sen jälkeen se toimii kaikissa ohjelmissa oletustulostimena. Oletustulostimeksi vaihtaminen tapahtuu tulostimen kuvakkeen pikavalikon Määritä oletustulostimeksi (Set as Default Printer) -alivalikon komennolla. Microsoft Office

41 Tulostimen asetukset Voit mukauttaa tulostimen asetuksia napsauttamalla tulostimen pikavalikon Tulostimen ominaisuudet (Printer properties)-alivalikosta tulostimen komentoriviä. Muuttamasi asetukset ovat oletuksena voimassa kaikissa ohjelmissa joilla tulostat. Tärkeitä asetuksia ovat arkkikoko ja tulostustarkkuus. Yleiset (General) -välilehti Tulostimen näyttönimi Verkkotulostimen sijainti Kuva 35 Ominaisuudet(Properties) - valintaikkuna Asetuksia et voi muuttaa ilman, että sinulla on siihen järjestelmävalvojan antamat oikeudet. Jos sinulla oikeudet on, napsauta Muokkaa ominaisuuksia (Change Properties) -komentoa. Sen jälkeen voit Yleiset (General)-välilehdellä kirjoittaa tulostimelle esimerkiksi uuden nimen. Asetukset (Preferences)-painikkeella pääset määrittämään tulostimen tarkempia asetuksia (katso sivu 42), kuten sivun tulostussuuntaa ja väriasetuksia. Välilehtiä tulostusasetusten muuttamiseen on melko monta; tutustu niihin, mutta tee harkiten uusia asetuksia. Microsoft Office

42 Tulostusmääritykset Tulostimen tarkkoihin asetuksiin pääset edellisen kuvan ikkunasta (sivu 41) napsauttamalla Asetukset (Preferences)-painiketta. Arkkikoon valinta Väritulostuksen valinta Tulostusarkin suunnan valinta Kuva 36 Tulostusasetukset (Printing Preferences) - valintaikkuna Page Setup (Sivun asetukset)-välilehdellä määrität tulostusarkin oletussuunnan. Jätä arkin tulostussuunnan (Orientation) oletusarvona voimaanportrait (Pysty) -suunta. Tulostettavien kopioiden määrä Valittu suora tulostus ilman esikatselua Kuva 37 Tulostusasetukset (Printing Preferences) - valintaikkuna Advanced (Lisäasetukset) -välilehdellä määrität tulostuvien kopioiden määrän. Voit myös asettaa tulostuksen tapahtuvan esikatselun kautta tai siten, että tulostus tapahtuu suoraan. Microsoft Office

43 Tulostimen asentaminen Uuden tulostimen voit asentaa laitteeseen usealla tavalla. Jotkin yleiset tulostintyypit henkilökohtaiseen käyttöön asentuvat Windows 8:ssa automaattisesti kun kiinnität USB-kaapelin tietokoneen USB-porttiin. Joidenkin tulostimien mukana tulee asennuslevy, jolta tulostimen ohjainohjelma asennetaan. Kuva 38 Lisätään tulostin Uuden tulostimen voit asentaa käyttöösi Ohjauspaneeli (Control Panel) -ohjelman Laitteet ja tulostimet (Devices and Printers) -apuohjelman Lisää tulostin (Add a printer) -painiketta napsauttamalla. Uudelleenhaku-painike Kuva 39 Lisää tulostin (Add printer) - valintaikkuna - vaihe 1 Aloitin asennuksen ja sain ilmoituksen Tulostinta ei löytynyt (No printers were found).koska tulostin ei ole listassa, napsautan Haluamani tulostin ei ole luettelossa (The printer that I want isn't listed) -painiketta. Nyt asennus tapahtuu vaikeimman kautta, mutta onnistuu silti, sillä etenen kärsivällisesti ohjatun toiminnon kaikki vaiheet. Microsoft Office

44 Selaa-painike Kuva 4 0 Lisää tulostin (Add printer) - valintaikkuna - vaihe 2 Valitsen valintaikkunassa Lisää paikallinen tulostin tai verkkotulostin käyttäen manuaalisia asetuksia (Add a local printer or network printer with manual settings). Napsautan Seuraava (Next) -painiketta. Porttiluettelo Kuva 41 Lisää tulostin (Add printer) - valintaikkuna - vaihe 3 Minä asennan tulostinta virtuaalikoneeseen. Siksi käytän Käytä porttia (Use an existing port) -pudotusvalikon asetusta TPVM: (ThinPrint Print Port for VMWare) luodakseni virtuaalisen portin VMWare -virtuaaliohjelmaani varten. Jos sinä teet asennusta fyysiseen tietokoneeseen, tulee sinun valita pudotusvalikosta se portti, johon tulostimen fyysisesti asennat. Napsautan Seuraava (Next) -painiketta. Microsoft Office

45 Tulostinluettelo Kuva 42 Lisää tulostin (Add printer) - valintaikkuna - vaihe 4 Valitse seuraavassa vaiheessa vasemman puoleisesta listasta tulostimen valmistaja ja oikean puoleisesta listasta asennettava tulostin. Napsauta sitten Seuraava (Next) -painiketta. Kuva 43 Lisää tulostin (Add printer) - valintaikkuna - vaihe 5 Anna tulostimelle nimi. Napsauta Seuraava (Next) -painiketta. Microsoft Office

46 Asetus oletustulostimeksi Kuva 44 Lisää tulostin (Add printer) - valintaikkuna - vaihe 6 Napsauttamalla Tulosta testisivu (Print a test page) -painiketta saat testisivun. Odota kunnes testisivu on tulostunut. Jos kaikki tulosteessa on kunnossa voit jatkaa asennusta. Jätä tarvittaessa voimaan Aseta oletustulostimeksi (Set as the default printer) -asetus ja napsauta lopuksi Valmis (Finnish) -painiketta. Kuva 45 Laitteet ja tulostimet (Devices and Printers) - apuohjelma Poistettuani aiemmin asennetun lasertulostimen näyttää tilanne tältä. Microsoft Office

47 Tulostuksen hallinta Napsautettuasi työvälineohjelmassa Pikatulostus (Quick Print) -painiketta siirtyy tulostettava tiedosto tulostusjonoon. Tulostaminen tapahtuu tällöin laitteen oletustulostimella.! Jos huomaat, ettei tulostaminen olekaan tarpeen, voit keskeyttää tulostuksen tulostimen tulostusjonosta. Tulostaminen voi myös keskeytyä virheeseen jolloin tietokoneesi tulostusjono pysähtyy. Älä tässä tilanteessa tulosta uudelleen vaan poista työt tulostusjonosta. Ennen kuin jatkat tulostamista on myös suositeltavaa käynnistää tulostin uudelleen. Tulostusjonossa oleva työ Kuva 46 Tulostusjono Avaa tulostusjono kaksoisnapsauttamalla tehtäväpalkkiin ilmestynyttä Tulostin-painiketta. Esiin tulevassa valintaikkunassa voit valita tiedoston, jonka tulostamisen haluat keskeyttää. Keskeytä tulostus kyseisen tulostustyön pikavalikon Pysäytä (Pause) -komennolla. Keskeytetyn tiedoston tulostamista voit jatkaa Jatka (Resume) -komennolla. Tulostettavan tiedoston tulostaminen alusta uudelleen onnistuu Aloita uudelleen (Restart) -komennolla. Valitun tulosteen voit peruuttaa Peruuta (Cancel) -komennolla. Peruutettaessa tulostusta kysyy tulostusohjelma vielä Haluatko varmasti peruuttaa asiakirjan? (Are you sure you want to cancel the document?), vastaa napsauttamalla Kyllä (Yes). Tulostimen kaikki tulostustoimet voidaan keskeyttää Tulostin (Printer) -valikon Keskeytä tulostus (Pause Printing) -komennolla. Kaikkien tulostustöiden poistaminen tulostusjonosta tapahtuu Tulostin (Printer) -valikon Peruuta kaikki tiedostot (Cancel All Documents) -komennolla. Microsoft Office

48 Ohjelma-asennus! Saatat tarvita tietokoneen käytössä uusia ohjelmia. Omaan laitteeseesi voit asentaa ostamasi ohjelmat. Voit myös asentaa tarvitsemiasi ilmaisohjemia. Ole tarkkana, että sinulla on oikeus asentaa ohjelma. Internetistä löydät hyviä ilmaisohjelmia. Eräs parhaista ilmaisohjelmista on PhotoFiltre-kuvankäsittelyohjelma. Sen voit asentaa levyllesi osoitteesta: Kuva 47 Latausvaihe 1 Kun olet napsauttanutfree Download (Ilmainen lataus) -painiketta, kysyy käyttöjärjestelmä "Haluatko suorittaa tai tallentaa ohjelman". Napsauta Suorita (Run) -painiketta. Asennus alkaa, odota kunnes saat Windowsilta vahvistuspyynnön. Vastaa ikkunan kysymykseen napsauttamalla Kyllä (Yes) -painiketta. Kuva 48 Lataus jatkuu vaiheella 2 Tässä vaiheessa vahvistat käyttöoikeuslisenssin, napsauta Accept (Hyväksyn) -painiketta. Microsoft Office

49 Kuva 49 Lataus jatkuu vaiheella 3 ja 4 Tässä vaiheessa päätät otatko mukaan asennukseen SweetIM-ohjelman. Napsauta sitten Next (Seuraava) -painiketta. Asennus alkaa ja sen etenemisen näet esiin tulleessa ikkunassa. Kuva 50 Asennuksen vaiheet 5 ja 6 Napsauta Next (Seuraava) -painiketta, näin varsinainen asennus alkaa. Ohjelman asennus kestää jonkin aikaa, älä keskeytä sitä. Vaiheessa 6 vahvistat vielä lisenssioikeuden valitsemalla I Accept..., napsauta sitten Next (Seuraava) -painiketta. Microsoft Office

50 Kuva 51 Asennuksen vaiheet 7 ja 8 Vaiheessa 7 päätät mihin kansioon ohjelman asennat, jatka oletusarvoilla ja napsauta Next (Seuraava) -painiketta. Jatka vaiheessa 8 edelleen napsauttamallanext (Seuraava) -painiketta. Kuva 52 Asennuksen vaiheet 9 ja 10 Vaiheessa 9 päätät asennatko Ask Toolbarin selaimeesi. Suosittelen että otat asetuksen pois, ellet tunne todellista tarvetta kyseisen painikepalkin käyttöön. Jatka napsauttamalla Next (Seuraava) -painiketta. Vaiheesta 10 pääset varsinaiseen asennukseen kun napsautat Install (Asenna) -painiketta. Saat vielä ilmoituksen, että asennus onnistui. Nyt käytössäsi on hyvä kuvankäsittelyohjelma, tutustu siihen huolella. Microsoft Office

51 Asennuksen poistaminen Tarpeettomat ohjelmat kannattaa poistaa tietokoneesta. Mitä enemmän sovelluksia koneessa on, sitä suuremmaksi ohjelmien asetukset sisältävä rekisteritiedosto (registry) kasvaa. Mitä suurempi rekisteri, sen hitaammin kone käynnistyy. Tarpeettomat ohjelmat saattavat muutoinkin haitata koneen toimintaa ja jopa estää joidenkin toisten sovellusten moitteettoman toiminnan. Ohjelman poistaminen Ohjauspaneelin avulla Jos sovelluksella ei ole erillistä poisto-ohjelmaa tai ohjelman poistamisesta ei löydy minkäänlaista mainintaa sovelluksen käyttöohjeesta, se voidaan poistaa Ohjauspaneelin (Control Panel) Ohjelmat (Progams) -työkalulla. Kuva 53 Sovelluksen poistaminen Työkalun avaamisen jälkeen valitaan Ohjelmat ja Toiminnot (Programs and Features) osasta Poista asennettu ohjelma (Uninstall a Program). Poista asennettu ohjelma -toiminnon valitseminen avaa ikkunan, jossa näkyvät asennetut sovellukset. Myös asennetut päivitykset saadaan näkyviin käyttämällä Näytä asennetut päivitykset (View installed updates) -linkkiä. Valittu sovellus tai päivitys poistetaan Poista asennus (Uninstall) -painikkeella. Microsoft Office

52 Vakioasettelu Suomalainen asiakirjastandardi (SFS 2487) ohjaa yrityskirjeenvaihdon ulkonäköä tehtäessä A4 paperikoolle laadittuja asiakirjoja. Kuva 54 Standardiasiakirjan sivu 1 Asiakirjan ensimmäisen sivun ulkoasu ja hieman ohjeita asiakirjan eri osien tekemiseen. Microsoft Office

53 Kaksi- tai useampisivuisen asiakirjan teet näiden ohjeiden mukaan. Yksisivuinen asiakirjakin tehdään samojen ohjeiden mukaan. Älä käytä yksisivuisessa asiakirjassa kuitenkaan juoksevaa sivunumerointia. Kuva 55 Standardiasiakirjan sivu 2 Sivun kaksi ohjeellisen ulkoasu ja hieman lisäohjeita asiakirjan laatimiseksi. Microsoft Office

54 Ohjelmien yhteiskäyttö Ohjelmistopaketit Ohjelmien yhteiskäyttö onnistuu parhaiten samaan ohjelmistopakettiin kuuluvien sovellusten välillä. Pakettiin kuuluvat ohjelmat on erikseen suunniteltu toimimaan yhdessä. Ohjelmistot on usein rakennettu siten, että niissä on yhteisiä ohjelmakomponentteja ja kirjastoja, jotka takaavat saumattoman yhteistyön eri sovellusten välillä. Valitettavasti nykyiset toimistosovellukset ovat monimutkaisia ja sisältävät niin paljon toimintoja, ettei virheiltä ja yhteensopivuusongelmilta voida aina välttyä. Myös käyttöjärjestelmän versio ja siihen asennetut korjauspäivitykset vaikuttavat ohjelmien yhteistoimintaan. Ohjelmistovalmistajien välinen kilpailu on tiukkaa. Valmistajat tekevät ohjelmistopaketeistaan jatkuvasti uusia versioita, jotka lasketaan markkinoille ilman riittävää testausta. Uuden ohjelmistoversion pitäisi pystyä avaamaan ja käsittelemään virheettömästi aikaisemmilla versioilla tuotettuja tiedostoja. Valitettavasti näin ei kuitenkaan aina ole. Tästä syystä yrityksessä tai muussa yhteisössä pitäisi aina pyrkiä tilanteeseen, jossa kaikki käyttävät samaa ohjelmistoversiota. Uuteen ohjelmistoversioon pitäisi siirtyä vasta sitten, kun se on kaikilla käytettävissä ja kun on testattu, että sillä voidaan virheettä käsitellä myös vanhat tiedostot. Tässä yhteydessä yhteiskäyttöä tarkastellaan Microsoft Office -tuoteperheessä. Tuoteperhe on tietojenkäsittelyn mittapuun mukaan melko vanha. Työkalujen ensimmäiset versiot julkaistiin lähes 20 vuotta sitten. Ohjelmien käyttämät tallennusmuodot ja käyttöliittymä pysyivät pitkään lähes muuttumattomina. Suurin muutos tapahtui Microsoftin julkaistessa Office version. Perinteinen valikkorivi ja painikevalikko vaihtui valintanauhaan ja työkalut ryhmiteltiin uudelleen vastaamaan paremmin päivittäisen työrutiinien vaatimuksia. Tämä sama ajattelu näkyy myös Windows 8 käyttöliittymässä. Monet käyttöjärjestelmän perusikkunat, joista tärkeimpänä tiedostohallinnan ikkuna, ovat saaneet valintanauhan aiempien versioiden valikoiden sijaan. Valintanauhan lisäsi myös tallennusmuotoja muutettiin radikaalisti. Pääasialliseksi tallennusmuodoksi tuli XML:stä johdettu tallennusmuoto. Aiemmin käytössä olleisiin tiedostopäätteisiin lisättiin kirjain x. Tekstidokumenttien tiedostotyyppi DOC muuttui muotoon DOCX, taulukkolaskennan työkirjat muuttuivat XLS-muodosta XLSX-muotoon. Kyseessä ei kuitenkaan ole yleinen standardinmukainen XML-tiedosto, vaan Microsoftin oma suljettu ja osittain binäärimuotoista dataa sisältävä tiedostomuoto. Useimmat Office 2007, 2010 ja Office 2013-sovellukset pystyvät kuitenkin tarvittaessa tallentamaan tietoja myös varsinaisessa XML-muodossa. Merkittävin muutos Office 2013 versiossa on käyttöliittymän ulkoasussa. Kuvakkeet ovat pelkistettyjä ja värien käyttö aiempiin versioihin nähden melko vaatimatonta. Käyttöliittymän grafiikan keventämisellä on pyritty pienetämään prosessoritehon tarvetta erityisesti älypuhelimia ja pieniä tablettitietokoneita ajatellen. Microsoft Office

55 Uusin ohjelmistopaketti käyttää ulkoisesti versionumeroa Sen sisäinen versionumero on 15. Pakettia myydään useina eri ohjelmia sisältävinä jakeluina: Home and Student -jakelu sisältää Word-tekstinkäsittelyn, Excel-taulukkolaskennan, PowerPoint-esitygrafiikan sekä OneNotemuistiinpanosovelluksen. Home and Business -jakelussa on edellisten lisäksi Outlook-sähköpostija kalenterisovellus. Professional-jakeluun kuuluvat edellisten lisäksi vielä Access-tietokanta sekä Publisher-julkaisuohjelma. Lisäksi Office -tuoteperheeseen kuuluu joukko muita ohjelmia, jotka on hankittava erikseen. Näistä ohjelmista mainittakoon esimerkkeinä Microsoft Office Project ja Microsoft Visio, joiden avulla hallitaan projekteja ja piirretään erityyppisiä kaaviokuvia. Microsoft on myös julkaissut aiemmin Enterprise-jakelua, johon kuuluu dokumenttien hallintaan liittyviä työkaluja. Ohjelmaversiot ja yhteensopivuus Uudemmilla ohjelmaversioilla voidaan pääsääntöisesti avata vanhemmalla versiolla luotuja tiedostoja, mutta vanhemmalla versiolla ei yleensä voi avata uudemmalla versiolla luotuja tiedostoja. Microsoft Office tuotteiden kohdalla voidaan puhua sukupolvista. Office-versito 2007, 2010 ja 2013 ovat saman sukupolven edustajia, minkä ansiosta ne pystyvät avaamaan ja muokkaamaan toinen toistensa tekemiä tiedostoja. Kun vanhemmalla versiolla avataan uudemman version ohjelmilla tehtyjä tiedostoja, saatetaan menettää joitakin, lähinnä ulkoasuun liityviä, ominaisuuksia. Kun Microsoft siirtyi Office version myötä nykyiseen XML-tyyppiseen tiedostomuotoon, se julkaisi samalla ilmaisen työkalun 1, jolla aikaisemmat versiot (Office 2003) pystyivät avaamaan uudemmalla versiolla luotuja tiedostoja. Tallennettaessa tietoja vanhempaan tiedostomuotoon tai siirtomuotoihin Office 2007, 2010 ja 2013 sovellukset ilmoittavat, mitä muotoiluja tai visuaalisia tehosteita ei voida tallentaa valitussa tiedostomuodossa. Yleensä varsinaista informaatiota ei menetetä tallennettaessa toiseen tiedostomuotoon, mutta ulkonäkö voi olla varsin erilainen. Office 2013 ilmoittaa yhteensopivuusongelmista vain silloin, kun niitä havaitaan. Silloin kun on tarvetta tallentaa asiakirja tai laskentataulukko useammassa tallennusmuodossa, kannattaa tarkistaa eri versioiden yhteesopivuus käyttämällä Tiedosto (File) -välilehden Yhteensopivuuden tarkistaminen -työkalua. Se löytyy Tiedosto Tiedot- Tarkasta ongelmien varalta Tarkista yhteensopivuus. Työkalulla voidaan tarkistaa yhteesopivuus haluttujen versioiden kanssa. Oletuksena tarkistus tehdään , 2007 ja 2010 versioihin. Yhteensopivuus tarkistetaan oletuksena aina tiedostoa tallennettaessa. 1 Työkalun voi ladata Microsoftin Download Center -sivustosta. Tätä käsitellään tarkemmin korjauspäivitysten yhteydessä. Microsoft Office

56 ! Tiedostomuoto ja versionumero Vaikka versioiden 2007, 2010 ja 2013 välillä ei ole tapahtunutkaan muutoksia itse tallennusmuodossa, Office 2013 versiolla luotu dokumentti ei aina näytä samalta, jos se avataan versiolla 2007 tai Erityisen kiusallista se on tekstinkäsittelyssä, jossa toivoisi lukijan näkevän sivun juuri sellaisena, kuin se näytti kirjoittajan ruudulla. Ongelmaa ei synny Word versiolla, mikäli Word 2007-käyttäjät huomioidaan asiakirjaa tallennettaessa. Tämä tapahtuu seuraavan asetuksen avulla: Tiedosto (File) - Asetukset (Options) - Lisäasetukset (Advanced) - Yhteensopivuusasetukset kohteelle (Compatibility options for). Tätä asetusta ei kuitenkaan ole enää kokonaisuudessaan Word versiossa: otsikko asetuksille on, mutta varsinaiset asetukset puuttuvat. Todennäköisesti varsinaiset yhteensopivuusasetukset saadaan korjauspäivitysten yhteydessä. Kuva 56 Word- yhteensopivuusasetus (Compatibility options) Tämä erittäin tärkeä asetus on aivan Lisäasetukset (Advanced) -valintaikkunan lopussa. Asetus voi koskea joko käsiteltävää asiakirjaa tai kaikkia asiakirjoja. Kuva on otettu Word versiosta. Word versiosta puuttuvat harmaan palkin alapuolella olevat varsinaiset yhteensopivuusasetukset. Microsoft Office

57 Korjauspäivitykset Erityisesti juuri markkinoille tuodut ohjelmat ja ohjelmistopaketit sisältävät runsaasti ohjelmointivirheitä. Suuret ohjelmistovalmistajat, kuten Microsoft, tekevät jatkuvasti korjauksia ohjelmistoihinsa. Korjatusta ohjelmistosta ei nykyisin enää juuri julkaista korjauksia sisältäviä aliversioita, vaan ohjelmistoihin julkaistaan ns. korjauspäivityksiä (service pack, SP). Ohjelmien kieliversio vaikuttaa yleensä siihen, kuinka nopeasti korjauspäivityksiä tehdään. Englanninkielisiin ohjelmistoihin korjauksia tehdään varsin nopeasti. Vastaavan korjauksen saaminen suomalaiseen versioon saattaa kestää jopa kuukausia pidempään.! Tietokoneen automaattiasia päivityksiä koskevat asetukset vaikuttavat myös Office-tuoteperheeseen. Jos automaattiset päivitykset on otettu käyttöön, saadaan vähintään ns. kriittiset ohjelmistopäivitykset. Niissä korjataan virheitä, jotka aiheuttavat ohjelman täydellisen jumiutumisen tai kaatumisen. Myös tietoturvallisuutta vakavasti uhkaaviin virheisiin tehdään automaattisesti ladattavat kriittiset päivitykset. Vähäisemmistä ohjelmistovirheistä ei tehdä kriittisiä päivityksiä, vaan käyttäjä saattaa joutua itse etsimään ja lataamaan haluamansa päivitykset. Tämän voi tehdä esimerkiksi osoitteessa: Osoitteesta pääsee myös Microsoftin suomalaisille sivuille, mutta sieltä joutuu valistettavasti siirtymään useamman välivaiheen kautta takaisin päivitysten lataussivulle. Tästä syystä kannattaakin kirjoittaa selaimeen suoraan kansallisen lataussivuston osoite: Microsoft Office

58 Kuva 57 Microsoft Office - tuoteperheen lataussivu Päivityksiä ja muita ladattavia tiedostoja voi hakea joko tuoteperheiden kuvakkeilla tai käyttämällä Suositut ladattavat tiedostot -valintaa Microsoft Office

59 Tiedostojen tallennusmuodot Word 2013 Kaikilla ohjelmistopaketin sovelluksilla on oma perustallennusmuotonsa, ns. natiivi-muoto. Varsin usein joudutaan siirtämään tietoja eri sovellusten tai saman sovelluksen eri versioiden välillä. Tällöin ei yleensä ole mahdollista käyttää perustallennusmuotoja, vaan tiedostot on tallennettava sellaiseen muotoon, jota toinen sovellus osaa käyttää. Eri sovelluksilla luoduista tiedoista rakennetaan esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmalla raportteja, koostetaan julkaisuja tai Internet-sivuja. Jos lopputulosta rakentavat useat ihmiset eri työkaluilla, oikean tallennusmuodon valinta muodostuu työn onnistumista ajatellen olennaisen tärkeäksi. Seuraavaksi käsittelemme Microsoft Office ohjelmistopaketin eri sovellusten keskeiset tallennusmuodot. Niiden jälkeen käsitellään lyhyesti erilaisten kuvatiedostojen tallennusmuotojen eroja. Microsoft Office Word 2013 käyttää useita eri tiedostomuotoja. Ohjelman asetuksissa määritellään oletustallennusmuoto. Mikäli asetusta ei muuteta, kaikki asiakirjat tallennetaan perustallennusmuodossa DOCX käyttäen Microsoft Office Word 2013 asettelua. Käyttäjä voi tilannekohtaisesti valita lukuisten eri vaihtoehtojen joukosta jonkin muun tarkoituksenmukaisen tallennusmuodon. Kuva 58 Tallennusmuodon valinta Tallennusmuoto voidaan valita joko asiakirjan ensimmäisellä tallennuskerralla tai myöhemmin Tiedosto (File) -välilehden Tallenna nimellä (Save as) -painikkeella. Microsoft Office

60 Perustallennusmuoto Word-tekstinkäsittelyohjelman perustallennusmuotona on Word-asiakirja. Sen tiedostotyyppi on DOCX. Tämä tyyppi perustuu XML-määrityksiin, mutta ei kuitenkaan ole varsinainen standardin mukainen XML-tiedosto. Tiedostoa voidaan lukea ja muokata suoraan Word 2007, Word 2010 ja Word versioilla. Tiedostoa voidaan myös käsitellä vanhemmalla Word versioilla, mikäli tähän liittyvät lisätyökalut on asennettu. Ulkonäköön vaikuttaa Word 2013:n yhteensopivuusasetus, joka on jäänyt keskeneräiseksi: asetusryhmä löytyy, mutta varsinaiset asetukset puuttuvat käyttöliittymästä. Word käyttäjällä ne ovat käytettävissä. DOCX-tiedostopääte ei kuitenkaan takaa, että asiakirja olisi tallennettu Wordasiakirjana. Jos tallennusmuodoksi valitaan Strict Open XML, tiedostotyypiksi tulee myös tällöin DOCX. Word tekstinkäsittelyohjelmaa käyttävän asiakirjan kirjoittajan, muokkaajan tai lukijan kannalta asialla ei kuitenkaan ole merkitystä. Perustallennusmuoto tukee kaikkia asiakirjan ulkonäköön vaikuttavia määrityksiä, kuten teemoja, tyylejä tai pikaosia. Asiakirja-automaatioon liittyvistä ominaisuuksista puuttuvat makrot. Jos asiakirjaan on luotu makro, se ei tallennukaan osaksi asiakirjaa, kuten Word 2003:ssa tai sitä vanhemmissa versioissa. Mikäli makroja halutaan käyttää, valitaan tallennusmuodoksi Makroja käyttävä Word asiakirja. Makroja käyttävä tallennusmuoto Makrojen käyttöä varten valitaan tätä tukeva tallennusmuoto joko ensimmäisellä tallennuskerralla tai myöhemmin valitsemalla Tallenna nimellä (Save As) -toiminto Tiedosto (File) -välilehden painikkeilla. Muut ominaisuudet ovat tässä muodossa samat kuin perustallennusmuodossa. Asiakirjamallien tallennusmuodot Silloin, kun on tarpeen luoda asiakirjapohjia tai sähköisiä lomakkeita, tallennusmuodoksi valitaan joko Word-malli tai Makroja käyttävä Word-malli. Tallennuksessa tiedosto saa tiedostopäätteen DOTX tai DOTM. Makrot sallivassa asiakirjamallissa tiedostotyyppinä on DOTM. Word 2013:ssa uusien dokumenttien oletusmalli on makrot sallivat Normal.dotm. Sisältöön ja ulkonäköön liittyvät ominaisuudet ovat samat kuin perustallennusmuodossa. Word yhteensopivat muodot Kun asiakirjaa tai mallia käytetään tietokoneella, johon on asennettu vanhempia Word-versioita (Office 97, Office 2000, Office XP tai Office 2003), kannattaa valita tallennusmuodoksi Word asiakirja tai vastaava malli. Asiakirjat saavat tiedostotunnisteekseen perinteisen DOC-päätteen (DOCument) ja mallit DOT-päätteen (DOcument Template). Osa dokumentissa käytetyistä muotoiluista, väreistä tai tehosteista saattaa jäädä tallentumatta tai ne muutetaan hieman poikkeavaan, mutta aikaisemman version tukemaan muotoon. Tallennuksen yhteydessä saadaan yhteenveto häviävistä tai muuttuvista ominaisuuksista. Tämä toiminto on myös poiskytkettävissä. Toiminto löytyy erillisenä Tiedosto (File) -välilehden Tiedot (Info) -sivulta löytyvästä Tarkista ongelmien varalta (Check for Issues) -painikevalikosta. Toiminnon nimenä on Tarkista yhteensopivuus (Check Compatibility). Microsoft Office

61 Makrot tallentuvat suoraan asiakirjaan tai malliin. Kaikki makrot eivät kuitenkaan voi toimia vanhemmissa versioissa, joten niiden toiminta on syytä kokeilla, ennen niiden sähköistä lähettämistä. Erityisesti VBA-ohjelmoinnin avulla luotujen makrojen toiminta aikaisemmissa Word-versioissa on syytä tarkistaa huolellisesti. Kuva 59 Häviävien tai muuttuvien ominaisuuksien tarkistaminen Vanhan tallennusmuodon vaikutus voidaan myös tarkistaa erikseen käyttämällä Tiedosto (File) -välilehden Tiedot (Info) -sivulta löytyvää Tarkista yhteensopivuus (Check for Issues) -työkalua. Työkalun asetuksilla voidaan ottaa tallennuksen aikainen tarkastus pois käytöstä. Suositeltavaa olisi kuitenkin pitää tallennusvaiheen tarkistus aina käytössä. Microsoft Office

62 Esiintymäluettelo Kuva 60 Häviävien tai muuttuvien ominaisuuksien raportti Valitse näytettävät versiot (Select versions to show) -painikevalikosta voidaan rastittaa halutut versiot. Niitä ovat Word , Word 2007 ja Word Raportin alalaidassa on valintaruutu, jolla voidaan tarvittaessa kytkeä tallennuksen yhteydessä tehtävä tarkistus pois käytöstä. Microsoft Office

63 Asiakirjojen sähköiseen lähettämiseen soveltuvat muodot Asiakirjoja ei pitäisi lähettää sähköisesti DOC- tai DOCX-muodossa. Näiden muotojen välttämiseen on useita syitä: Perustallennusmuodon käyttö edellyttää sitä, että asiakirjan vastaanottajalla on käytettävissään sama tekstinkäsittelyohjelma, kuin lähettäjällä. Tiedosto ei todennäköisesti avaudu aivan samanlaisena, jos se avataan eri versiolla tai eri ohjelmalla. Monet käyttävät Open Office-pakettia tai muuta vastaavaa avoimen lähdekoodin sovellusta. Vakuutteluista huolimatta niitä käytettäessä dokumentin sisällön on havaittu muuttuvan joko avattaessa tai tiedostoa uudelleen tallennettaessa. Toinen merkittävä syy on Word-asiakirjan sisältämissä tiedoissa. Tiedostoon tallentuu myös sellaisia tietoja, jotka eivät näy lähettäjän ruudulla. Vastaanottaja pystyy näin ollen lukemaan joko Word-ohjelmalla tai erillisellä työkalulla myös sellaisia tietoja, joita asiakirjan tekijä ei olisi halunnut lainkaan lähettää. Asiakirjan mukana kulkee asiakirjaan tehtyjä muutoksia koskevaa historiatietoa sekä erilaisia metatietoja. Vaikka Word-ohjelmassa onkin työkalut edellä kerrottujen tietojen poistamista varten, kannattaa mieluummin valita joko RTF- tai PDF-tallennusmuoto aina silloin kun asiakirjoja lähetetään oman organisaation ulkopuolelle. Rich Text Format, RTF RTF-tallennusmuoto on erittäin käyttökelpoinen. Sitä käytettäessä vastaanottaja saa vain ne tiedot, mitä lähettäjä tietokoneensa ruudulla näkee. Kaikki asiakirjan tietosisältö ja olennaiset muotoilut säilyvät, kun tämä tallennusmuoto valitaan. Kaikki merkittävät tekstinkäsittelyohjelmat kykenevät lukemaan, muokkaamaan ja tallentamaa RTF-dokumentteja virheettä. Portable Document Format, PDF PDF-muoto on erittäin käyttökelpoinen sellaisten dokumenttien lähettämiseen, jota vastaanottajan ei tarvitse muuttaa tai muokata. PDF-tiedostojen lukemiseen tarvittava ohjelma on ilmainen ja se löytyy lähes kaikista yhteisöistä ja yksityishenkilöiltä, jotka käyttävät tietokonetta. Se on myös integroitu useimpiin Internet-selaimiin. PDF-tiedostojen luontia ja tallennusta on käsitelty tarkemmin kohdassa PDFmuunnos (sivulta 86 eteenpäin). XML Paper Specification, XPS XPS-muodon filosofia on sama kuin PDF-tiedostojenkin. Niitä voidaan lukea ilmaisella lukuohjelmalla, eikä niiden mukana siirry muuta kuin tietokoneen kuvaruudulla näkyvää informaatiota. Tekstin muotoilut ja kuvat näkyvät ja tulostuvat toivotulla tavalla. Microsoft Office

64 Sovellusten väliseen tiedonsiirtoon soveltuvat muodot Silloin, kun on tarpeen lähettää tekstitietoja muokattavaksi toiseen sovellukseen tai tallennettavaksi johonkin tietojärjestelmään, voidaan valita useista eri vaihtoehdoista tarkoitukseen sopiva tallennusmuoto. Tekstimuodot eivät yleensä sisällä dokumentin muotoiluja, kuvia tai taulukkorakenteita. Niiden avulla tietoja voidaan kuitenkin siirtää taulukkolaskentaohjelmiin, tietokantoihin tai Internet-sivustoille. XML-tiedosto sisältävät puolestaan tarkan kuvauksen sekä dokumentin että sen sisältämien tietojen rakenteesta. Monet sähköiset laskutus- tai logistiikka materiaalinhallintajärjestelmät käyttävät XML-rakenteita ja tietoja toiminnassaan. Tekstitiedostot Kun asiakirjan tallennusmuodoksi valitaan vain teksti (Plain text), tallennuspainikkeen painaminen avaa dialogi-ikkunan, jonka avulla voidaan tarkemmin määritellä syntyvän tekstitiedoston ominaisuudet. Koodisivu-luettelo Kuva 61 Tekstimuodon vaihtoehdot Tekstitallennuksessa on olennaista se, miten erikoismerkit, kuten ä-, ö, tai å-kirjain koodataan. Windows (oletus) -valinta käyttää tietokoneen käyttöjärjestelmän oletuksia. Jos tekstin halutaan tallentuvan ASCII-muodossa, valitaan MS-DOS. Unicode-merkistöjä käytettäessä valitaan Muu koodaus (Other encoding) -valintapainike ja siihen liittyvä koodisivu. Koodisivuvalintaa käytetään myös erikoiskäyttöön suunnitelluissa 7 ja 8 bittisissä merkistöissä. Esimerkiksi kuvassa näkyvä IA5-koodaus on käytössä mm. matkapuhelin tekstiviesteissä (SMS). Mikä valinta kulloinkin tulee tehdä, riippuu tietojärjestelmästä tai ohjelmasta, jossa nyt tallennettavia tietoja aiotaan käyttää. Esikatselussa näkyvä teksti on sama kuin edellisellä sivulla oleva johdantokappale. CR on Carriage Return (paluu rivin alkuun) ja LF on Line Feed (uusi rivi). Microsoft Office

65 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <xs:schema> <xs:element name="henkilö"> <xs:annotation> </xs:schema> </xs:element> Rakenteellinen teksti, XML XML-tiedosto (extended Markup Language) muistuttaa olemukseltaan Internet-sivujen luonnissa käytettävää HTML-kieltä (Hypertext Markup Language). Molemmilla on sama tarkoitus: kuvata tekstin avulla dokumentin rakenteita ja ominaisuuksia. XML-tallennuksessa on valittavissa kaksi vaihtoehtoa: Word XML -muoto sekä Word 2003 XML -muoto. Koska XML-tiedosto sisältää tarkan kuvauksen asiakirjan ulkomuotoon vaikuttavista ominaisuuksista, Word 2003 ei osaa rakentaa XML-tiedoista dokumenttia, jos asiakirja on tallennettu Word 2013:n käyttämään XML-muotoon (Word XML). Word 2013:n myötä tallennusmuotoihin on otettu mukaan myös Strict Open XML tiedostomuoto. Office 2010 pystyi lukemaan ja muokkaamaan tätä tiedostomuotoa, mutta ei tallentamaan sitä. Tiedostomuodolla ei ole omaa tiedostopäätettä, vaan tiedostot tallentuvat docx-päätteellä. Kyseessä ei ole puhdas tekstipohjainen XML-tieto, vaan ISO/IEC standardin mukainen, osittain binäärinen, tiedostomuoto. Tiedostoa voidaan käsitellä standardia tukevilla ohjelmistoilla. Tämä tallennusmuoto on oikeastaan vaihtoehto Microsoftin omalle, sovelluksen sisäiselle tallennusmuodolle, jota voidaan lukea ja muokata täydellisesti vain Microsoftin omilla ohjelmilla. Vaikka monet eri ohjelmat osaavat lukea XML-tiedostoja, ne eivät välttämättä pysty tuottamaan tiedoista oikeaa ulkoasua omaavaa dokumenttia. Tästä syystä XML:n käyttö rajoittuu pitkälti asiakirjan tietojen siirtämiseen sovellusten välillä. Ulkonäköön liittyvien ominaisuuksien siirtämisessä kannattaa käyttää muita tiedostomuotoja. Pääsääntöisesti XML-muotoja käytetään sähköisessä asioinnissa ja kaupankäynnissä, jossa on tarve siirtää tietoja erilaisten tietojärjestelmien välillä. XML-kuvauskieli mahdollistaa siirrettävien tietojen järjestelmäriippumattoman ja yksinkertaisen kuvaamisen. Itse tiedot voidaan lähettää tekstimuodossa, jolloin tietotyyppimuunnosten aiheuttamilta virheiltä voidaan välttyä. XML-muodossa lähetettävät tietojen tietorakenteet ja tietotyypit kuvataan XML Schema kuvauksessa. Seuraavassa esimerkissä on henkilötietojen sähköisessä siirtämisessä käytettäväksi tarkoitettu kuvaus: </xs:annotation> <xs:complextype> <xs:sequence> </xs:sequence> </xs:complextype> <xs:documentation>henkilön perustiedot</xs:documentation> <xs:element name="etunimi" type="xs:string"/> <xs:element name="sukunimi" type="xs:string"/> <xs:element name="syntymäaika" type="xs:date"/> <xs:element name="tehtävä" type="xs:string" minoccurs="0"/> Kuvauksen perusteella voidaan lähettää ja vastaanottaa henkilötietoja oikeassa muodossa. Schemassa on kerrottu, että etunimi, sukunimi ja tehtävä ovat tekstimuotoisia merkkijonoja (string) ja syntymäaika on päivämäärä. Tehtävä on merkkijono, joka ei ole pakollinen (minoccurs = 0). Kuvauksen mukaisesti laaditut henkilötiedot näyttäisivät seuraavilta: Microsoft Office

66 <Henkilö> </Henkilö> <Etunimi>Kari</Etunimi> <Sukunimi>Keinonen</Sukunimi> <Syntymäaika> </Syntymäaika> <Tehtävä>Tietokirjailija</Tehtävä> XML-kielen avulla voidaan kuvata hyvinkin monimutkaisia rakenteita, kuten tekstinkäsittelyyn tai sivuntaittoon liittyviä asiakirjoja. Seuraavassa kuvassa on yksinkertainen Word-dokumentti XML-muodossa. Varsinainen asiakirjan teksti on maalattu siniseksi. Muu on asiakirjan muotoiluihin liittyviä asetuksia. Kuva 62 Teksti ja siihen liittyvät XML- kuvaukset XML-tiedosto on avattu Windowsin Muistiolla, joka ei osaa hyödyntää XML-määreitä, vaan näyttää myös muotoiluohjeet tekstimuodossa. Kuvassa on merkitty sinisellä varsinainen sisältöteksti. Mukana on myös huomattavan suuri määrä Wordin tyyleihin (Styles) ja teemoihin (Themes) liittyviä asetusten kuvauksia, joiden avulla voidaan rakentaa vastaavan näköinen asiakirja mihin tahansa XML-määrityksiä tukevaan sovellukseen. Jos tämän tiedoston avaa Word-ohjelmalla, se näyttää aivan samalta, kuin vastaava DOCX-tiedosto. Tarkkaan kuvaa katsomalla huomaa, että osa määrittelyistä haetaan Internetin kautta. Hissistä voi päätellä, että tiedosto on varsin pitkä ja suurin osa tiedoista liittyy muotoiluihin, jotka eivät edes ole käytössä itse dokumentissa. OpenDocument OpenDocument on alun perin kehitetty Open Office -ohjelmistopaketin tallennusmuodoksi, mutta se vahvistettiin myös ISO-standardiksi ISO/IEC Tämä on tallennusmuoto, jota kaikki voivat vapaasti käyttää omissa sovelluksissaan ja ohjelmistotuotteissaan. Tätä tallennusmuotoa on syytä käyttää silloin, kun useampi henkilö laatii yhdessä asiakirjaa, mutta osa käyttää Open Office -perheen työkaluja. Microsoft Office

67 Internet-sivujen tallennusmuodot Word 2013 soveltuu myös www-sivujen valmistuksen työvälineeksi. Valittavissa on kolme erilaita tallennusmuotoa. Www-sivu (Web page) Tällä tallennusmuodolla syntyy asiakirjan rakenteen ja tekstit sisältävä HTML-tiedosto sekä kansio. Kansioon tallentuvat asiakirjassa käytetyt kuvat ja muut sivulla tarvittavat elementit, jotka eivät ole tekstimuotoisia. Kansion nimi muodostuu HTML-dokumentin nimen perusteella. Jos dokumentille annetaan nimeksi tuotteet, kansion nimeksi tulee tuotteet_tiedostot (Tuotteet_Files). Web-palvelimella HTML-tiedosto ja kansio on tallennettava samaan hakemistoon. Kansiosta löytyvät sivustolla käytetyt kuvatiedostot ym. ei-tekstielementit, värimääritykset (colorschememapping) ja luettelo sivun elementtitiedostoista (filelist) XML-muodossa sekä Wordissa käytössä olleen teeman tiedot (themedata) Microsoft Office Theme -tiedostona. Word-asiakirjassa käytetyt kuvat tallentuvat nimellä Image, jonka perässä on juokseva numero, esimerkiksi image001. Tekstin leveys on www-sivuilla dynaaminen: rivin pituus muuttuu selainikkunan tai Wordin käyttämän leveyden mukaan. Jos tekstin leveys halutaan säilyttää vakiona, voidaan teksti sijoittaa esimerkiksi taulukon soluun ja määritellä solulle kiinteä leveys. Yksitiedostoinen www-sivu (Single File Web Page) Asiakirja voidaan tallentaa myös yhdeksi tiedostoksi ilman erillistä kuville ym. ei-tekstielementeille luotavaa kansiota. Tällöin käytetään MIME HTML -tiedostotyyppiä MHTML. Kaikki selaimet tai laitteet eivät kuitenkaan tue tätä tiedostomuotoa. Microsoftin selaimet sekä web-julkaisusovellukset tukevat kuitenkin tätä muotoa, jolloin sitä voidaan käyttää esimerkiksi organisaation Intranet-järjestelmissä. Myös tässä tallennusmuodossa sivun leveys on dynaaminen. Suodatettu www-sivu (Web Page, Filtered) Suodatettu www-sivu on yksinkertaistettu web-versio asiakirjasta. Siitä on poistettu osa muotoiluasetuksiin liittyvistä tiedoista. Varsinaisen HTML-tiedoston lisäksi luodaan kansio sivun kuva- ym. elementeille. Värimäärityksiin tai teemoihin liittyviä ohjaustiedostoja ei luoda. HTML-tiedostokin sisältää vähemmän muotoiluihin liittyviä määrityksiä kuin vastaava www-sivuna tallennettu HTML-tiedosto. Microsoft Office

68 Web-tallentamisen lisäasetukset Kun Word-asiakirja tallennetaan www-sivuksi, voidaan myös tarkemmin määritellä sen käyttäytymistä selaimessa. Tallennusikkunan alalaidassa olevalla Työkalu (Tools) -painikkeella saadaan avattua www-asetusten ikkuna (Web options). Ikkunassa on omat välilehdet selaimen (Browsers), tiedostojen (Files), kuvien (Pictures), merkistökoodauksen (Encoding) sekä kirjasinten (Fonts) asetuksille. Kohdeselaimen valinta Kuva 63 Web- tallennuksen selainvaihtoehdot Kohdeselaimet (Target browsers) -valinnalla voidaan valita selainversio, jota ajatellen sivun sisältö optimoidaan. PNG-grafiikka on erittäin näyttävää, mutta kuvatiedoston koko on yleensä suurempi kuin vastaavalla GIF- tai JPEG-kuvatiedostolla. CSS (Cascaded Style Sheets) merkkimuotoilut pyrkivät säilyttämään dokumenttiin tehdyt tekstimuotoilut. VML (Vector Markup Language) on vektorigrafiikan esittämiseen tarkoitettu XML-tyyppinen määritys. Office-tuoteperheen jäsenten (mm. PowerPoint ja Visio) tuottama vektorigrafiikka toimii parhaiten tällä asetuksella. Microsoft Office

69 Oletusmuokkausohjelmien valinnat Kuva 64 Web- tallennuksen tiedostovaihtoehdot Tiedostot (Files) -välilehdeltä hallitaan elementtikansion sisältöä sekä määritellään Word www-sivujen oletusmuokkausohjelmaksi Näyttökoon valinta Kuva 65 Web- tallennuksen kuvavaihtoehdot (Pictures) Kuvien ja osittain myös tekstin ulkonäköön vaikuttaa tietokoneen näytön koko (Screen size) ja tarkkuus (Pixels per inch). Tällä välilehdellä valitaan se näytön tarkkuus, jolle sivusto optimoidaan. Huonoimmissa/vanhimmissa tietokoneissa näytön tarkkuus voi olla 640 x 480 kuvapistettä ja pistetiheys 72 pistettä tuumaa kohden. Nykyisissä tietokoneissa, minikannettavia lukuun ottamatta, tarkkuus on vähintään 1024 x 768. Pisteitä tuumalle on yleensä 96 tai 120 niissä tietokoneissa, joissa on HD-näyttö. Mikäli sivuja käytetään älypuhelimista tai muista pienellä näytöllä varustetuista laitteista, niitä varten kannattaa tehdä omat yksinkertaistetut sivunsa. Microsoft Office

70 Merkistökoodauksen valinta Kuva 66 Web- tallennuksen koodausvaihtoehdot (Encoding) Internet-sivuilla teksti on Unicode-koodattua. Merkistöön voi kuulua jopa yli kirjoitusmerkkiä. Koska samaa merkistöä käytetään eri kielillä kirjoitettaessa, on sivun ilmoitettava selaimelle, mihin kohtaan merkistöä erikoismerkit ja aksentilliset kirjaimet, kuten ä, ö tai å on sijoitettu. Tämä ilmoitus tehdään koodisivun tai merkistökoodin avulla. Ylempi vaihtoehto on sitä tarkoitusta varten, että sivu voidaan lukea halutun koodisivun mukaisena. Tätä toimintoa käytetään silloin, kun www-sivulta puuttuu tieto oikeasta koodisivusta. Esimerkiksi avaamme Wordilla venäläisen sivun. Teksti ei kuitenkaan näy kyrillisinä kirjaimina, vaan on pelkkää siansaksaa. Tällöin voimme ladata sen uudelleen ja valita sille oikean kyrillisen koodisivun. Jos web-sivulla on koodisivumääritys olemassa, toiminto on pois käytöstä. Tallenna asiakirja nimellä (Save this Document as) -luetteloruutu on suomennettu väärin. Tällä valinnalla tallennetaan web-sivulle tieto siitä, mitä merkistökoodausta on käytettävä sivua luettaessa. Microsoft Office

71 Merkistöluettelo Kuva 67 Web- tallennuksen fonttivaihtoehdot (Fonts) Viimeisellä asetusvälilehdellä tehdään selaimen käyttämää fonttia koskevat asetukset. Muita kuin latinalaisia kirjaimia käytettäessä valitaan käytettävät kirjoitusmerkit. Suhteutetussa fontissa (Propotional) kirjaimen ja samalla välilyönnin leveys vaihtelee. Kiinteäleveyksisessä (Mono spaced) fontissa kaikki kirjaimet ja myös välilyönti ovat yhtä leveitä. Microsoft Office

72 Muita tallennukseen liittyviä näkökohtia Tiedostojen tallentaminen on peruspiirteissään varsin yksinkertaista. Seuraavissa kohdissa käsitellään joitakin erityistilanteita, joissa tallentaminen tai tiedoston lähettäminen sähköisessä muodossa saattaa vaatia tavallisuudesta poikkeavia menettelytapoja. Piilotettujen tietojen poistaminen Kaikkia asiakirjan sisältämiä metatietoja tai piilotettuja elementtejä ei ole tarkoitettu vastaanottajan luettavaksi. Halutessasi voit poistaa asiakirjan tekijää ja muokkausmerkintöjä koskevat tiedot ennen sen sähköistä jakelua. Tiedosto (File) -välilehden Tiedot (Info) -osiosta löytyvällä Tarkista ongelmien varalta (Check for Issues) -painikkeen Tarkasta asiakirja (Inspect Document) -toiminnolla voidaan tutkia, mitä mahdollisesti arkaluontoisia tietoja asiakirja sisältää. Toiminto avaa seuraavan ikkunan: Kuva 68 Tiedoston tarkistettavat ominaisuudet Vasemmassa ikkunassa valitaan, mitä piilotettuja ominaisuuksia haetetaan. Tarkista (Inspect) -painike suorittaa asiakirjan analysoinnin. Sen tulokset näkyvät oikean puoleisessa ikkunassa. Halutut tiedot poistetaan ryhmittäin Poista kaikki (Remove All) -painikkeella. Microsoft Office

73 Lopulliseksi merkitseminen Monet organisaatiot käyttävät asiakirjojen hyväksyttämisrutiinia, jossa asiakirjan kirjoittaja lähettää asiakirjan tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi ennen kuin se voidaan ottaa käyttöön. Monissa tilanteissa asiakirjasta tehdään ensin luonnos, jota muokataan ehdotukseksi ja lopulta asiakirja hyväksytään lopulliseksi. Kun asiakirja tilaksi määritellään lopullinen, siihen ei enää voi tehdä muutoksia.! Word-asiakirja voidaan merkitä lopulliseksi käyttämällä Tiedosto (File) -välilehden Tiedot (Info) -osiossa valitsemalla Suojaa tiedosto (Protect Document)-painikkeesta Merkitse lopulliseksi (Mark as Final) -vaihtoehto. Tällöin on syytä pitää mielessään, ettei lopulliseen asiakirjaan voi enää tehdä mitään muutoksia. Jos asiakirja tallennetaan toisella nimellä, tämäkin versio on suojattu muokkaamiselta. Tästä syystä asiakirjasta kannattaa aina luoda kopio, ennen lopulliseksi merkitsemistä. Tätä kopiota voidaan tarvittaessa muokata. Kehyksiä sisältävät www-sivut Word on nykyisin www-sivujen pääasiallinen muokkaustyökalu silloin, kun ei käytetä Microsoft SharePoint Designeria tai muiden valmistajien web-editoreja. Jos Wordilla muokataan kehyksiä (frame) sisältävää www-sivua, Word muokkaa suoraan jokaisessa kehyksessä olevaa html-tiedostoa. Jotta tehdyt muokkaukset tallentuisivat oikeaan tiedostoon, tallennus on syytä tehdä hiiren kakkospainikkeella. Kun hiirtä napsautetaan jossakin kehyksen tyhjässä kohdassa, pikavalikossa on käytettävissä Tallenna kehys nimellä (Save Frame as) -toiminto. Sen avulla muutokset saadaan tallennettua oikeaan htmltiedostoon. Tallenna nimellä dialogi-ikkunassa on valmiina alkuperäisen html-tiedoston nimi. Jos käytetään pikatyökalurivin tallenna painiketta, Word yrittää tallentaa kehyksessä muokatun tiedoston kehikon (frameset) sisältävän html-tiedoston päälle. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista, jolloin seurauksena on virheilmoitus. Microsoft Office

74 Excel 2013 Microsoft Office Excel 2013 käyttää sekin useita eri tiedostomuotoja. Ohjelman asetuksissa määritellään oletustallennusmuoto. Mikäli asetusta ei muuteta, kaikki työkirjat tallennetaan perustallennusmuodossa XLSX käyttäen Microsoft Office Excel asettelua. Käyttäjä voi tilannekohtaisesti valita lukuisten eri vaihtoehtojen joukosta jonkin muun tarkoituksenmukaisen tallennusmuodon. Työkirjamuodot Samoin kuin tekstinkäsittelyssä, myös taulukkolaskennassa on oma natiivimuotonsa. Se on XML-määrityksiin perustuva XLSX-muoto. Tämän lisäksi tallennus voidaan tehdä vanhempaan Excel versioissa käytettyyn XLS-muotoon. Näitä muotoja käytetään yleisimmin organisaatioiden sisällä, kun useampi henkilö käyttää samoja laskentataulukoita työssään. Ohjelmalla voidaan myös tehdä työkirjan tallennus Excel 5.0/95 -muotoon (XLS). Makrojen tallennustavan muutos koski kaikkia Office tuoteperheen sovelluksia. Myös Excel-työkirjaan tehdyt makrot tallentuvat ainoastaan silloin, kun valitaan tallennusmuoto, jonka perässä lukee (makrot käytössä). Englanninkielisissä versioissa käytetään Macro enabled -termiä. Microsoft Office Excel 2013 tarjoaa myös mahdollisuuden tallentaa työkirjan puhtaaseen binäärimuotoon (XLSB). Tähän muotoon tallennetun taulukon käyttö on jonkin verran nopeampaa kuin vastaavan XSLX-taulukon. Lisäksi tiedoston koko on jonkin verran pienempi. Työkirja on avattavissa vain samalla Excel-versiolla, kuin se on luotu. Excel 2013:n myötä tallennusmuotoihin on otettu mukaan myös Strict Open XML tiedostomuoto. Office 2010 pystyi lukemaan ja muokkaamaan tätä tiedostomuotoa, mutta ei tallentamaan sitä. Tiedostomuodolla ei ole omaa tiedostopäätettä, vaan tiedostot tallentuvat xslx-päätteellä. Kyseessä ei ole puhdas tekstipohjainen XML-tieto, vaan ISO/IEC standardin mukainen, osittain binäärinen, tiedostomuoto. Tiedostoa voidaan käsitellä standardia tukevilla ohjelmistoilla. Tämä tallennusmuoto on oikeastaan vaihtoehto Microsoftin omalle, sovelluksen sisäiselle tallennusmuodolle, jota voidaan lukea ja muokata täydellisesti vain Microsoftin omilla ohjelmilla. Työkirjamallien tallennusmuodot Silloin, kun on tarpeen luoda taulukkopohjia tai sähköisiä laskentasovelluksia, tallennusmuodoksi valitaan joko Excel-malli tai sen makroja käyttävä muoto. Tallennuksessa työkirjamallina tiedosto saa ilman makroja XLTX-päätteen ja makroja sisältävä työkirjamalli puolestaan XLTM-päätteen. Sisältöön ja ulkonäköön liittyvät ominaisuudet ovat samat kuin perustallennusmuodossa. On myös mahdollista tallentaa työkirjasta malli, joka käyttää Excel mallien XLT-tallennusmuotoa. Microsoft Office

75 Laskentataulukoiden sähköiseen lähettämiseen soveltuvat muodot Myöskään Excel-taulukoita ei pitäisi lähettää sähköisesti XLS-, XLSB tai XLSXtyökirjamuodossa. Perustallennusmuodon käyttö edellyttää sitä, että työkirjan vastaanottajalla on käytettävissään sama taulukkolaskentaohjelma, kuin lähettäjällä. Tiedosto ei todennäköisesti avaudu aivan samanlaisena, jos se avataan eri versiolla tai eri ohjelmalla. Monet käyttävät esimerkiksi Open Office -pakettia tai muuta vastaavaa ns. avoimen lähdekoodin sovellusta. Lisäksi laskentataulukon mukana kulkee mm. siihen tehtyjä muutoksia koskevaa historiatietoa sekä erilaisia metatietoja. Vaikka Excel-ohjelmassa onkin työkalut edellä kerrottujen tietojen poistamista varten, kannattaa mieluummin valita joko XPS- tai PDF-tallennusmuoto aina silloin kun asiakirjoja lähetetään oman organisaation ulkopuolelle, eikä ole tarkoitus, että vastaanottaja muokkaisi taulukoiden sisältämiä tietoja tai käyttäisi suodatustoimintoja. Myös www-tallennusmuotoja voidaan käyttää organisaatioiden välisessä laskentatietojen siirrossa. Sovellusten väliseen tiedonsiirtoon soveltuvat muodot Silloin, kun on tarpeen lähettää yksittäisen laskentataulukon tietoja muokattavaksi toiseen sovellukseen tai tallennettavaksi johonkin tietojärjestelmään, voidaan valita useista eri vaihtoehdoista tarkoitukseen sopiva tekstitallennusmuoto. Tekstimuodot eivät sisällä lukujen muotoiluja, kuvia tai taulukkomuotoiluja. Niiden avulla tietoja voidaan kuitenkin siirtää toisiin taulukkolaskentaohjelmiin, tietokantoihin tai Internet-sivustoille. Excel 2003 XML-tiedostot sisältävät puolestaan tarkan kuvauksen sekä työkirjan että sen sisältämien tietojen ja kaavioiden rakenteesta. Monet sähköiset laskutus- tai logistiikan materiaalinhallintajärjestelmät käyttävät XML-rakenteita ja tietoja toiminnassaan. Jos tallennusmuodoksi valitaan XML-tietoja (XML Data), on luotava sekä tietojen XML-kuvaus eli XML Schema XSD-tiedostoon että varsinaiset XML-tiedot XML tiedostoon. Excel 2013 ei suoraan sisällä tähän tarvittavia työkaluja, vaan ne on erikseen ladattava. Työkaluna toimii Excel 2003:lle tehty Excel 2003 XML tools -apuohjelma. Usein kuvausten tekemiseen käytetään erillisiä, esimerkiksi ohjelmistokehitys ympäristö Visual Studion, työkaluja. Access 2013 tietokannassa on myös työkalut, joilla taulun tiedoista voidaan luoda XML-kuvaustiedosto. Pääsääntöisesti XML-muotoja käytetään sähköisessä asioinnissa ja kaupankäynnissä, jossa on tarve siirtää tietoja erilaisten tietojärjestelmien välillä. XML-kuvauskieli mahdollistaa siirrettävien tietojen järjestelmäriippumattoman ja yksinkertaisen kuvaamisen. Itse tiedot voidaan lähettää tekstimuodossa, jolloin tietotyyppimuunnosten aiheuttamilta virheiltä voidaan välttyä. XML-muodossa lähetettävät tietojen tietorakenteet ja tietotyypit kuvataan XML Schema kuvauksessa. Seuraavassa esimerkissä on henkilötietojen sähköisessä siirtämisessä käytettäväksi tarkoitettu kuvaus: Microsoft Office

76 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <xs:schema> <xs:element name="henkilö"> <xs:annotation> </xs:schema> </xs:element> </xs:annotation> <xs:complextype> <xs:sequence> </xs:sequence> </xs:complextype> <xs:documentation>henkilön perustiedot</xs:documentation> <xs:element name="etunimi" type="xs:string"/> <xs:element name="sukunimi" type="xs:string"/> <xs:element name="syntymäaika" type="xs:date"/> <xs:element name="tehtävä" type="xs:string" minoccurs="0"/> Kuvauksen perusteella voidaan lähettää ja vastaanottaa henkilötietoja oikeassa muodossa. Schemassa on kerrottu, että etunimi, sukunimi ja tehtävä ovat tekstimuotoisia merkkijonoja (string) ja syntymäaika on päivämäärä. Tehtävä on merkkijono, joka ei ole pakollinen (minoccurs = 0). Kuvauksen mukaisesti laaditut henkilötiedot näyttäisivät seuraavilta: <Henkilö> </Henkilö> <Etunimi>Kari</Etunimi> <Sukunimi>Keinonen</Sukunimi> <Syntymäaika> </Syntymäaika> <Tehtävä>Tietokirjailija</Tehtävä> Tekstitiedostot Tekstitiedostoja käytettäessä jokainen työkirjan laskentataulukko on tallennettava omaksi tiedostokseen. Valittavana on useita eri tekstimuotoja. Merkistökoodaus ja sarakkeiden välinen erotinmerkki vaihtelevat eri muodoissa. Unicode Tiedosto on sarkaineroteltu. Sarakkeiden välissä on sarkainmerkki (TAB) ja rivit päättyvät enteriin (CR+LF). Tämä tallennusmuoto mahdollistaa erikoismerkkien ja muiden kuin latinalaisten kirjainten siirtymisen laskentataulukosta tekstitiedostoon. Unicode-koodauksessa merkit ovat 16 bittisiä. Tiedosto on tällöin kooltaan kaksinkertainen kahdeksan bitin merkkejä käyttävään tekstitiedostoon verrattuna. Vanhemmat ja yksinkertaisimmat sovellukset eivät osaa aina käyttää 16 bittisiä merkkejä. Microsoft Office

77 Sarkainerotellut tekstitiedostot (Text, tab delimited) Tiedosto on sarkaineroteltu. Sarakkeiden välissä on sarkainmerkki (TAB) ja rivit päättyvät enteriin (CR+LF). Tämä tallennusmuoto ei mahdollista erikoismerkkien tai muiden kuin latinalaisten kirjainten siirtymistä laskentataulukosta tekstitiedostoon. Tiedoston koko on erittäin pieni. Tietojen tuonti tästä tiedostomuodosta onnistuu useimpiin sovelluksiin. Vastaanottavan sovelluksen käyttöjärjestelmä ratkaisee, mitä merkkikoodausta käytetään:! Teksti (sarkainerotin) 8 bitin Windows-merkistö Teksti (MS-DOS) 8 bitin laajennettu ASCII-merkistö Teksti (Macintosh) 8 bitin Apple-merkistö Excel käyttää näiden tiedostojen tietotyypin tunnisteena TXT-päätettä. Jotkut sovellukset käyttävät vastaavassa tiedostossa TSV-päätettä (Tabulator Separated Values), ja saattavat vaatia TXT-päätteen muuttamisen TSV:ksi ennen tiedoston avaamista. CSV-luetteloerotintiedostot CSV-tiedostot (Comma Separated Values) ovat ehkä yleisin tapa siirtää taulukkomuotoisia tietoja sovellusten välillä. Tiedostomuodon käyttöön liittyy kuitenkin ongelmia. Kansainvälisesti sarakkeiden välisenä erottimena käytetään pilkkua (comma), joka Suomessa on varattu desimaalierottimeksi (desimaalipilkku). Tästä syystä tietokoneessa, jonka maa-asetuksena on Suomi, erottimena käytetään poikkeavasti puolipistettä (semicolon). Monet sovellukset, joilla käyttävät CSV-syöttötiedostoja, eivät kuitenkaan osaa tulkita puolipistettä erotinmerkiksi. Edellä kuvatussa tilanteessa on joko muutettava väliaikaisesti tietokoneen kansallisuusasetuksia tai käytettävä sopivaa tekstieditoria. Tekstieditorilla vaihdetaan ensin desimaalipilkku desimaalipisteeksi ja tämän jälkeen muutetaan kaikki puolipisteet pilkuiksi. Wordia voidaan käyttää tekstieditorina, mutta se edellyttää huolellisuutta ja saattaa vaatia ohjelman asetusten muuttamista. Erityisesti silloin, kun joudutaan valmistelemaan Word 2013:llä CSVtiedoston muokkausta Excelissä ja tallentamaan se takaisin CSV-tiedostoksi, joudutaan muuttamaan Wordin tapaa käsitellä lainausmerkkejä. Tämä joudutaan tekemään siitä syystä, että CSV-tiedostoissa puhtaan tekstitiedon ympärillä käytetään usein lainausmerkkejä, jotka Word muuttaa automaattisesti kaareviksi lainausmerkeiksi. Lainausmerkki ja sen kaarevat vastineet eivät kuitenkaan ole merkistössä samalla koodilla ja se sotkee tietotyypin tunnistuksen tietoja vastaanottavassa sovelluksessa. Seuraavassa kuvassa on esitetty tarvittava muutos Wordin asetuksiin. CSV-tiedostot käyttävät 8 bittistä merkistökoodausta. Tästä syystä Excel 2013 tarjoaa useamman vaihtoehdon vastaanottavan sovelluksen käyttöjärjestelmän mukaisesti: CSV (Luetteloerotin) 8 bitin Windows-merkistö CSV (MS-DOS) 8 bitin laajennettu ASCII-merkistö CSV (Macintosh) 8 bitin Apple-merkistö Microsoft Office

78 Valittu välilehti Kuva 69 Lainausmerkkien automaattisen korvauksen poistaminen Avaa Wordin asetukset: Tiedosto (File) - Asetukset (Options) - Tarkistustyökalut (Proofing) - Automaattisen korjauksen asetukset (AutoCorrect Options) - Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (Automatic Formatting). Poista valinta kuvaan merkitystä kohdasta (Straight quotes with Smart quotes). Kiinteämittaisia kenttiä käyttävät tekstitiedostot Excel työkirjan laskentataulukko voidaan myös tallentaa tekstitiedostoksi, joka käyttää ns. kiinteämittaisia kenttiä. Tätä vaihtoehtoa käytettäessä tiedot tallennetaan sarakkeisiin, joilla on kiinteät leveydet. Jos soluun kirjoitettu tieto ei täytä koko sarakkeen leveyttä, tiedon perään lisätään välilyöntejä niin paljon, että koko sarakkeen leveys tulee käytettyä. Taulukon rivin vaihtuminen kuvataan rivinvaihdolla (CR+LF). Tiedoston tyyppi on Muotoiltu teksti (välilyöntierotin) ja tunnisteena on PRN (Printer). Englanninkielisessä versiossa nimitys on Formatted Text (Space delimited). Tätä muotoa ei pidä käyttää ilman perusteltua syytä. Sarkaineroteltu tiedosto on usein paljon parempi vaihtoehto tiedon siirtämiseen toiseen sovellukseen. Tämä muoto on kuitenkin tärkeä tuotaessa tietoja jostakin toisesta sovelluksesta Excel 2013:en. Monissa sovelluksissa ei nimittäin ole lainkaan tietojen vientiin soveltuvaa tallennusmuotoa. Usein sovelluksessa on kuitenkin jokin toiminto, jonka avulla se pystyy tuottamaan taulukkomuotoon aseteltuja raportteja. Ohjaamalla tulosteet kirjoittimen asemesta tiedostoon saadaan luotua siirtotiedosto Excel- tai Access-sovellukseen. Tietojen tuomista Exceliin käsitellään sivulla 139. Microsoft Office

79 Data Interchange Format (DIF) Tämä muoto oli aikoinaan erittäin suosittu taulukkolaskentasovellusten välillä tapahtuvassa tiedonsiirrossa. Tiedosto sisältää tekstimuotoisen kuvauksen laskentataulukon sisältämistä tiedoista. Työkirjan jokaisesta laskentataulukosta on tehtävä oma tiedosto. Erilaisten merkistökoodausten käyttömahdollisuuden puuttuminen on tehnyt tiedostomuodosta melko harvinaisen. Symbolic Link (SYLK) Tiedostomuodon tiedostopäätteenä on SLK. Tiedosto sisältää niin ikään tekstimuotoisen kuvauksen yhden taulukon sisällöstä. Muihin edellä kuvattuihin tiedostomuotoihin verrattuna SLK-tiedosto sisältää myös osan laskennassa käytetyistä kaavoista sekä joitakin muotoiluja. OpenDocument-laskentataulukot (ODS) Tiedonsiirto OpenOffice-taulukkolaskentaan onnistuu parhaiten käyttämällä ODS-tiedostomuotoa. Microsoft Office

80 Sähköinen lähettäminen ja julkaisu Silloin, kun taulukkolaskennan tietoja ei käytetä toisten sovellusten laskennassa, tiedot voidaan julkaista joko XPS-, PDF-tiedostoina tai www-muodossa. PDF- ja XPS-julkaiseminen Työkirjan julkaiseminen noudattaa samoja periaatteita kuin Word 2013:n yhteydessä kerrottiin (lisätietoa sivulta 86 eteenpäin). PDF- ja XPS-tiedoston tulostus- ja julkaisuasetukset poikkeavat kuitenkin hieman tekstinkäsittelyn asetuksista. Olennaisin ero on se, että työkirja voi sisältää useita monisivuisia laskentataulukoita. Ennen muunnosta PDF- tai XPS-muotoon on syytä määritellä, mitkä työkirjan taulukot otetaan mukaan. Kun tallennusmuodoksi valitaan PDF tai XPS, Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunaan tulee erillinen Asetukset (Options) -painike, jonka avulla hallitaan muunnoksen laajuutta. Kuva 70 PDF- ja XPS- asetukset Asetuksilla valitaan, mitkä taulukot työkirjasta muunnetaan. ISO yhteensopivuus tarkoittaa sähköiseen arkistointiin soveltuvan tiedoston luomista. Microsoft Office

81 Web-julkaisu Kuten Word-asiakirjojenkin julkaisussa, Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunan Työkalut (Tools) -painikkeen avulla voidaan määritellä web-optimointiasetukset. Ne ovat samat kuin Word 2013:ssä. Lisäksi Excel-työkirjaa julkaistaessa voidaan, kuten PDF- ja XPS-tallennuksessakin, määritellä miten laajasti työkirja muutetaan HTML- tai MHTMLtiedostoksi. Valintaikkunan ulkonäkö on kuitenkin hieman erilainen kuin PDF- ja XPS-tallennuksessa. Tiedostopolku Kuva 71 Työkirjan web- julkaisun asetukset Asetuksilla valitaan, mitkä taulukot työkirjasta muunnetaan. Osa kohteessa -vaihtoehdot viittaavat työkirjan eri laskentataulukoihin. Otsikon (Muuta (Change) -painike) avulla määritellään selainikkunan otsikkopalkissa näytettävä teksti. Webjulkaisemisessa on olennaista myös valita oikea tallennushakemisto, joka on joko Web-palvelimen dokumenttihakemisto tai käyttäjille yhteinen jaettu kansio (Selaa (Browse) -painike). Jos www-sivu lähetetään sähköpostitse, on järkevää luoda wwwsivusta ja siihen liittyvästä kansiosta pakattu tiedosto ja lähettää se vastaanottajalle. Excel 2013:n web-tallennusvaihtoehtoina ovat yksisivuinen verkkosivu-tiedosto (Single File WebPage) tai verkkosivu (Web Page). Word 2013:n suodatettu verkkosivu ei ole käytettävissä Excel 2013:ssä. Yksisivuinen tiedosto on MIME HTML-muotoinen, jolloin kuvat ym. työkirjaan lisätyt elementit tallentuvat suoraan tiedostoon. Verkkosivu on perinteinen HTML-tiedosto, jonka lisäksi luodaan kansio kaavioita, kuvia ym. elementtejä varten. Microsoft Office

82 PowerPoint 2013 PowerPoint esityksen voi tallentaa useaan eri tiedostomuotoon. Aivan kuten aiemmin esitellyissä ohjelmissakin, XML-määrityksiin perustuvan natiivimuodon (PPTX) lisäksi voidaan valita aikaisempien versioiden tiedostomuotoja, jotta esitys toimisi ongelmitta myös vanhempien työvälineiden kanssa.! Diaesityksessäkin voidaan hyödyntää makroja, jotka edellyttävät niitä tukevan tiedostomuodon valintaa. Myös malliksi tallennusmahdollisuus on edelleen käytettävissä. Useimmat PowerPointin käyttäjät kuitenkin luovat koko organisaationsa käyttöön perustyylejä, jotka voidaan tallentaa esimerkiksi SharePoint-alustalle tavallisina PowerPoint-esityksinä. Tästä syystä mallien käyttö ja makrojen sisällyttämien esityksiin on jäämässä kokonaan pois käytöstä. Taulukkolaskennassa ja tekstinkäsittelyssä malleilla ja makroilla on kuitenkin edelleen vahva asema suurten organisaatioiden monimutkaisissa sovelluksissa Diaesityksen sähköiseen lähettämiseen soveltuvat muodot PowerPoint esitykset kannattaa useimmissa tilanteissa lähettää joko Power- Point-tiedostoina PPT- tai PPTX-muodossa. Jos tiedosto tallennetaan esimerkiksi PDF-muodossa, sen koko kasvaa, koska dian tausta tallennetaan erikseen jokaiseen diaan. PPT- ja PPTX-tiedostossa dian tausta piirroselementteineen ja kuvineen tallennetaan vain kerran. Näyttävällä taustavalokuvalla varustettu diaesitys voi olla kooltaan jopa satoja kertoja suurempi PDF-tiedostona, kuin vastaava PPT- tai PPTX-tiedosto. Eräs vaihtoehto diaesityksen tallentamiseen ja lähettämiseen on PowerPoint Diaesitys (PowerPoint Open XML Slide Show), joka tallentuu PPSX-muodossa ilman makrotukea ja PPSM-muodossa makroja käytettäessä. Nämä mudot on tarkoitettu diaesitysten jakelemiseen ja ne avautuvat useimmilla nykyaikaisilla avoimen lähdekoodin esitysgrafiikkaohjlmilla sekä Microsoftin ilmaisella PowerPoint tiedostojen katseluohjelmalla. Diaesitysmuotoja ei voi suoraan muokata, joten ne on myös tallennettava tavallisena PPTX- tai PPTMtiedostona. Vastaanottajalla ei välttämättä tarvitse olla itsellään PowerPoint-ohjelmaa, vaan hän voi katsella tiedostoa ilmaisella PowerPoint Viewer -katseluohjelmalla. Ohjelman löydät napsauttamalla seuraavaa linkkiä: Eräs mahdollisuus on käyttää OpenDocument -esitysmuotoa ja sen avaamiseen ilmaista OpenOffice-ohjelmistopakettia. Diaesitys voidaan myös tallentaa siten, että kaikkien diojen sisältö muutetaan kuviksi. Tällöin tiedoston koko kuitenkin kasvaa, usein noin kaksinkertaiseksi normaaliin verrattuna. Muotoa kutsutaan PowerPoint-kuvaesitykseksi. Myös tämän tallennusmuodon tieostotunnisteena on PPTX. PowerPoint 2013 mahdollistaa myös esityksen tallentamisen XML-muotoon ja Strict Open XML mutotoon. Vaihtoehtona Tallenna nimellä -toiminnolle voi käyttää Tiedosto-välilehden Vie (Export) toiminnosta löytyvää Muuta tiedostotyyppi vaihtoehtoa. Microsoft Office

83 Grafiikan siirtoon soveltuvat muodot Tehtävä Harjoitustiedosto: Kuvia.zip PowerPointilla voidaan myös luoda eri tyyppisissä julkaisuissa tarvittavaa grafiikkaa tai animaatioita. Yksittäisen dian sisältämät multimediaelementit voidaan tallentaa tarkoitukseen sopivaan tiedostomuotoon. Myös koko esitys voidaan tallentaa dioittain useammaksi grafiikkatiedostoksi. Tärkeimmät tiedostomuodot ovat: GIF-tiedosto (GIF) JPEG-tiedosto (JPG) PNG-tiedosto (PNG) TIFF-tiedosto (TIF) Laitteistosta riippumaton bittikartta (BMP) Windows-metatiedosto (WMF) Enhanced Windows -metatiedosto (EMF) Windows Media -video (WMV) animaatioille Tallennus muihin tiedostomuotoihin tapahtuu Tiedosto (File) -välilehden Tallenna nimellä (Save as) -toiminnolla. Metatiedosto (WMF) ja laajennettu metatiedosto (EMF) soveltuvat erityisesti vektorigrafiikan siirtoon silloin, kun muotoilumahdollisuudet halutaan säilyttää jatkokäsittelyä varten. Muut tiedostomuodot on tarkoitettu bittigrafiikan tallentamiseen. GIF-, JPEG- ja PNG-tiedostot mahdollistavat tiedon pakkaamisen ja optimoinnin tiettyyn käyttötarkoitukseen. GIF-tiedostoja käytetään lähinnä www-sivuilla olevien vähän värisävyjä sisältävien kuvien tallennusmuotona. GIFmuoto tukee myös animaatioita. JPEG-tiedostoja käytetään pääasiassa valokuvien tallennukseen. Muoto soveltuu myös hyvin liukuvärjäyksiä sisältäviin piirroksiin. PNG-muotoa käytetään sekä sähköisissä että tulostettavissa julkaisuissa. Tiedostokoko on kuitenkin melko suuri. TIFF-tiedostoja tuottavat yleensä kuvanlukijat eli skannerit. Kuva säilyy erittäin korkeatasoisena, mutta haittapuolena tallennusmuodossa on suuri tiedostokoko. BMP-muoto on yksinkertainen kuvaruututarkkuutta käyttävä kuvatiedosto. Lähes kaikista tietokoneista löytyy ohjelma, joka mahdollistaa näiden kuvien muokkaamisen. Pakkaamattomuus tekee kuitenkin tiedostosta tarpeettoman suurikokoisen. Avaa ja pura esimerkkitiedostot ja muunna niissä olevia kuvia erilaisiin kuvamuotoihin. Tarkastele kuvien laatua ja niiden tiedostokokoja. Mikä tiedostotyyppi on pienin ja mikä suurin? Tarkastele kuvia lisäämällä ne PowerPointiin. Aputiedostoista löytyy valmis Kuvia.pptx -niminen PowerPoint-tiedosto, josta voit tallentaa kuvat eri muotoihin sivu kerrallaan. Microsoft Office

84 Access 2013 Access 2013 tietokantojen tallennus muuhun kuin natiivi-muotoon poikkeaa muiden Office sovellusten tallennusrutiinista. Tallenna nimellä toiminnot sisältävät sekä koko tietokannan tallennuksen että yksittäisen tietokantaobjektin tallennuksen. Valittavia tietokannan tallennusmuotoja ovat: Access-tietokanta (ACCDB): muoto Access tietokanta (MDB) Access tietokanta (MDB) Access-malli: muoto Toiminto mahdollistaa myös tietokannan varmistamisen ja julkaisemisen. Julkaisua voidaan tehdä joko SharePoint-palvelimelle tai verkon jaettuun kansioon. Muiden tiedostomuotojen käyttö Jos Access-tietokantaan tallennettuja tietoja halutaan käsitellä jollakin toisella ohjelmalla, käytetään Ulkoiset tiedot (External Data) -välilehden Vie (Export) -ryhmän työkaluja. Tietoja voidaan myös tuoda tietokantaan muista tietokannoista, laskentataulukoista tai tekstitiedostoista. Näitä Tuo ja linkitä -ryhmän tuontityökalujen toimintaa käsitellään tarkemmin Excel 2013:n yhteydessä. Kun tietoja tuodaan ulkoisesta tietolähteestä, tiedostotietolähteiden, kuten laskentataulukoiden tai tekstitiedostojen tiedot tuodaan ja upotetaan (embed) Access-taulukkoon. Jos tiedot tuodaan toisesta relaatiotietokannasta, esimerkiksi Microsoft SQL Server -tietokannasta, ne voidaan myös linkittää. Tällöin itse tietoja ei tallenneta lainkaan Access-tietokannan tauluihin, vaan ainoastaan viittaus alkuperäisiin tietoihin tallennetaan Access-tietokantaan. Accesstietokantaan luodaan sovelluksen vaatimat kyselyt, lomakkeet ja raportit. Itse tietoja käytetään tietokantapalvelimelta käsin ja myös lisätyt tietueet tallentuvat ulkoiseen tietokantaan. Kun käytetään ulkoisen tietokannan tietoja, on syytä miettiä tarkkaan, miten kyselyt tällaisessa tilanteessa käyttäytyvät. Esimerkiksi ulkoisessa tietokannassa on asiakkaan tiedot ja ne on linkitetty Access-tietokantaan. Käyttäjä luo tavallisen kyselyn, joka hakee näistä asiakkaista ne 200 asiakasta, jotka ovat jättäneet laskunsa maksamatta. Tavallinen Access-kysely hakee kaikkien asiakkaan tiedot verkkoa pitkin Access-työasemalle, suorittaa kyselyn työasemalla ja poimii asiakkaista halutut 200 asiakasta. Jos kysely muutetaan kyselytyökalujen Rakenne -välilehdellä Läpivientikyselyksi (Pass Trough Query), päästään tehokkaampaan toimintatapaan. Access-sovellus lähettääkin nyt kyselyn tietokantapalvelimelle, joka suorittaa sen. Verkon kautta siirtyy tällöin vain haluttujen 200 asiakkaan tiedot kaikkien asiakkaan tietojen asemesta. Tietokantapalvelimien ja Access 2013:n käyttö tietokannan asiakasohjelmistona ei kuitenkaan kuulu tämän e-oppikirjan aihepiiriin. Suurten tietokantajärjestelmien käyttäminen ja rakentaminen edellyttää huomattavasti ABajokorttia laajempaa erityisosaamista. Microsoft Office

85 Kuva 72 Access taulukon tietojen tallennus Excel- työkirjaksi Ensimmäisenä valitaan taulu tai kysely, jonka tiedot halutaan viedä laskentataulukkoon. Tämän jälkeen painetaan Vie (Export) -ryhmästä Excel-painiketta. Tämä avaa valintaikkunan. Ikkunaan määritellään vientitiedoston nimi Tiedoston nimi -kenttään ja Excelin versio Tiedostomuoto-valinnalla. Access-taulukossa käytetyt muotoilut voidaan siirtää käyttämällä tähän liittyvää valintaruutua. Jos taulukosta valitaan tietueita ennen vientiä, voidaan myös käyttää Vie vain valitut tietueet valintaa. Huomaa, että myös PDF-muunnokseen liittyvät työkalut löytyvät tältä välilehdeltä. Microsoft Office

86 PDF-muunnos PDF-muunnosta voit käyttää, kun haluat lähettää Word-asiakirjan muille, etkä tiedä onko vastaanottajalla asennettuna Word-ohjelmaa. Näin muunnetussa tiedostossa näkyy asiakirjan sisältö, mutta sen lukemiseen ei vaadita Wordia, eikä tiedostoa Wordilla voi muokata. Mikä on PDF-tiedosto? Adoben Internet-sivuilla kerrotaan, että Adobe keksi PDF-muodon vuonna Tiedostomuodosta on ajan myötä tullut luotettavien sähköisten dokumenttien ja lomakkeiden yleinen standardi. PDF-tiedosto on sähköiseen muotoon tallennettu näköisasiakirja. Microsoft kertoo, että PDF on kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. PDF-tiedostona tallennettu tiedosto on yleensä kooltaan melko pieni. PDF-dokumentti on digitaalinen paperi. Digitaalinen paperi voi olla myös sähköisesti täytettävä lomake, jonka tiedot lähetetään tietoa keräävään organisaatioon. PDFdokumentti voi sisältää linkkejä (ristiviitteitä, kirjanmerkkejä, web-osoitteita yms.). Linkkien avulla pääset dokumentin sivulta toiselle tai johonkin Internet-osoitteeseen. Sähköistä PDF-dokumenttia voit lukea missä hyvänsä maailmankolkassa. Tietokoneessa on oltava jokin käyttöjärjestelmä (Macintosh, UNIX tai Windows) ja PDF-lukuohjelma. Ilmaisia lukuohjelmia on useita, mm. Adobe Reader ja Foxit Reader. Foxit Reader -katseluohjelma on kevyt ohjelma. Sen suurin puute on se, että se ei ymmärrä kaikkia PDF-lomaketoimintoja. Adobe Reader taas on raskaampi, mutta erittäin monipuolisin ominaisuuksin varustettu lukuohjelma. Lisätietoa ohjelmista ja latausosoitteet löydät osoitteesta Sähköisiä PDF-tiedostoja voidaan jaella tallentaen ne jollekin tallennusvälineelle, kuten CD-levylle tai muistitikulle. PDF-tiedostoja jaellaan yleisesti myös Internetissä, kohtaat niitä todennäköisesti joka päivä. PDF-materiaalin haluava voi ladata materiaalin sivustolta, kunhan hänellä on siihen oikeus. On yleistä jakaa PDF-muotoisia materiaaleja myös in liitetiedostoina. Lisäksi PDF-tiedostomuotoa 2 käytetään yhä useammin painettavaksi tarkoitettujen tiedostojen viemisessä painotaloon. PDF-tiedostomuoto oli vielä pari vuotta sitten erittäin turvallinen levittää. Mutta jo vuonna 2007 on PDF-tiedostojen avulla levitetty verkossa haittaohjelmia. Ole itse huolellinen jakaessasi PDF-tiedostoja. Avaa vain ne tiedostot, joiden turvallisuudesta olet varma. Lisätietoa haitallisista PDF-tiedostoista saat artikkelista: 2 Julkaisun tekeminen, Pesonen Soile, Tarvainen Juha, Docendo Finland Oy, 2005 Microsoft Office

87 PDF-tiedoston tuottaminen! PDF-tiedoston voit luoda monella tavalla. Voit skannata Adobe Acrobat -ohjelmalla paperilla olevan asiakirjan PDF-muotoon. Voit tulostaa Word-asiakirjan Adobe PDF -tulostimella (ohjelmalla). Ammattitaidolla laadittu laaja Word asiakirja kannattaa tallentaa Acrobat PDFMaker -ohjelmalla. PDF-tiedoston tulostaminen seuraavien sivujen ohjeiden mukaan edellyttää, että sinulla on käytössäsi (asennettuna) Adobe Acrobat XI (SF) ohjelma. PDF-tiedostoksi tulostaminen Word:sta Harjoitustiedostot: Sisluettelo-hakemisto.docx Avaa harjoitustiedosto ja suorita seuraavat toimenpiteet. Napsauta Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -alivalikosta Tulosta (Print) -komentoa tai paina näppäimistöltä Ctrl + p -näppäinyhdistelmää. Esikatselukuva Kuva 73 Tulosta (Print) - valintaikkuna Valitse valintaikkunassa Tulostin (Printer) -pudotusvalikosta tulostimeksi Adobe PDF -tulostin. Microsoft Office

88 Tulostusasetukset Tulostimen valinnan jälkeen on tärkeää valita PDF-tulostuksen asetukset. Asetuksiin pääset napsauttamalla Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) -painiketta (kuva sivulla 87). Tulostuskansion etsimiseen Tulostusarkin koon määrittely Kuva 74 Adoben PDF- asiakirjan ominaisuudet (Adobe PDF Document Properties) - valintaikkuna Valintaikkunassa vaikutat asetuksiin. Oletusasetukset-pudotusvalikosta voit valita valmiiksi määritetyn tulostuslaadun. Valittu laatu vaikuttaa lopulliseen paperille tulostettaessa. Jos lopullisen paperitulosteen tulee olla hyvälaatuinen, kannattaa sinun tehdä Laadukas tuloste (High Quality Print) -valinta. Kentän vieressä olevalla Muokkaa (Edit) -painikkeella pääset määrittämään asetuksia tarkemmin ja näin luomaan sekä tallentamaan omat asetukset. Microsoft Office

89 ! Tulostuksen laatu Oletusasetukset-pudotusvalikosta löydät muutaman keskeisen PDF-tiedoston muunnosasetuksen tiedostojen tulostuslaadulle. Pienin tiedostokoko -valintaa en suosittele käytettäväksi. Tällainen asiakirja saattaa olla aivan erinäköinen luettaessa kuin laadittaessa. Tämä johtuu mm. siitä että kyseiseen tiedostoon eivät tallennu käytetyt fontit eli kirjasinperheet. Vakio-valintaa voit käyttää silloin kun tavoitteesi on tuottaa Web-sivuille nopeasti ladattava tiedosto. Vakio-laatua voit käyttää myös, jos teet vain näytöltä luettavia sivuja sekä sisältöä. Tämä laatu riittää tulostamiseenkin kun asiakirjassa on vain vektorigrafiikkakuvia ja tekstiä. Laadukas tuloste -valinta kannattaa asettaa oletukseksi ja käyttää kun on mahdollista että asiakirja tulostetaan. Tätä laatua kannattaa käyttää myös aina kun tulostettavassa asiakirjassa on mukana bittikarttakuvia. Painolaatu-valintaa suosittelen käytettäväksi vain, kun asiakirja viedään digitaaliseen painoon tai kirjapainoon painettavaksi. Muita laatuasetuksia käytetään erikoistilanteissa. Tulostaminen Napsauta Tulosta (Print) -painiketta ja tulostus alkaa. Word asiakirjan nimi PDF-asiakirjan nimi Kuva 75 Luodaan Adobe PDF - tiedostoa ilmoitusikkuna Ilmoitusikkunassa näet tulostuksen etenemisen. PDF-tulostamisen seurauksena syntynyt tiedosto voi olla surkea, ainakin minulla se tätä e-kirjaa tehdessä oli. Alkuperäisen asiakirjan linkit oli menetetty. Onkin tärkeää ettet tulosta pidempiä Word-tiedostoja vaan julkaiset ne. Microsoft Office

90 PDF-tiedostoksi julkaiseminen Word-ohjelmasta voit julkaista tiedoston (asiakirjan) PDF-muotoon. Julkaiseminen on suositeltavaa etenkin kun alkuperäisessä Word-tiedostossa on käytetty ohjelman kehittyneempiä ominaisuuksia sekä erilaisia linkkejä. Harjoitustiedosto: Sisluettelo-hakemisto.docx Julkaisemisen teet Tiedosto (File) -valikon Vie (Export) -komennolla. Kuva 76 Vie (Export) - valintaikkuna Napsauta Luo PDF tai XPS-tiedosto (Create PDF/XPS) -painiketta aloittaaksei julkaisemisen PDF-muotoon Kuva 77 Julkaise PDF- tai XPS- muodossa (Publish as PDF or XPS) - valintaikkuna Julkaisemisen aloitat etsimällä tiedostolle sijoituspaikan, kansion. Asetukset (Options) -painikkeella pääset määrittämään julkaisulle joitain asetuksia. Huomaa: Kun haluat tuottaa Wordin otsikko-tyyleistä Acrobat kirjanmerkkejä, tehdään se Asetukset (Options) -valintaikkunassa. Julkaise (Publish) -painikkeella aloitat muunnoksen. Microsoft Office

91 Ohjelmien työryhmäominaisuudet Microsoft Office ohjelmistopaketit tarjoavat perustyövälineet asiakirjojen tai muiden tiedostojen luomiseksi ryhmätyönä. Sovellusten omat tarkistustyökalut ja linkitys mahdollistavat useamman henkilön yhteistyön. Yhteistoiminta helpottuu entisestään, mikäli ryhmän jäsenet pääsevät viestimään tehokkaasti keskenään. Ohjelmistopaketteihin kuuluva Outlook-sähköpostiohjelma on keskeinen viestintäväline sähköpostien lähettämiseen ja ajankäytön hallintaan. Mikäli työyhteisöllä on käytössään Microsoft Office Sharepoint-palvelin (MOSS), voidaan asiakirjojen hallintaa ja samanaikaista käsittelyä tehostaa entisestään. MOSS-palveluita ei kuitenkaan käsitellä tässä yhteydessä, muutoin kuin viittauksenomaisesti. Microsoft Office Outlook 2013 Outlook on Microsoftin sähköposti- ja kalenterijärjestelmien asiakasohjelmisto, jonka avulla käytetään joko organisaation Microsoft Exchange -palvelimeen perustuvaa sähköpostia tai Internet-palvelun tarjoajan (ISP) postipalvelua. Myös Exchange-palvelimen ja ISP:n tarjoaman postipalvelun samanaikainen käyttö on mahdollista. Microsoft Outlookin käyttöönotto Outlook otetaan käyttöön ensimmäisellä asennuksen jälkeisellä käyttökerralla. Tällöin määritellään, mitä postipalvelimia sekä tunnistautusmistietoja käytetään. Organisaation toimialueeseen kuuluvalle käyttäjälle Exchange-postipalvelimen tiedot tulevat automaattisesti, kun hän on kirjautunut työasemalleen ja käynnistänyt sähköpostiohjelmansa. ISP:n postipalvelimia käytettäessä tiedot joudutaan antamaan käsin ja ne on järkevää tarkistaa operaattorilta ennen tietojen syöttöä. Microsoft Office

92 Exchange-postipalvelin Microsoft Exchange -postipalvelin toimii yleensä sekä lähtevän että saapuvan sähköpostin käsittelijänä. Outlook hakee ja lähettää sähköpostin käyttäjän palvelimella olevasta postilaatikosta. Postilaatikon sisältö synkronoidaan tietokoneella sijaitsevaan paikalliseen Outlook-datatiedostoon. Paikallinen tiedosto tarvitaan ns. offline-käyttöä varten. Kun käyttäjällä ei ole yhteyttä postipalvelimeen, hän voi tämän paikallisen tiedoston avulla lukea niitä sähköposteja, jotka ovat tulleet palvelinyhteyden ollessa käytössä. Hän voi myös kirjoittaa sähköpostiviestejä. Kirjoitetut viestit tallentuvat Lähtevätkansioon siihen asti kunnes tietokoneella on jälleen yhteys postipalvelimeen. Kun yhteys palautuu, Outlook lähettää sähköpostiviestit palvelimelle edelleen lähetettäväksi. Tämän jälkeen nämä viestit tallentuvat Lähetetyt-kansioon. Sähköpostitili Kuva 78 Exchange- postipalvelimen tilitiedot Kuvassa näkyy Exchange-palvelimen tilin sekä paikallisen datatiedoston asetukset. Asetuksia päästään tarkastelemaan ja tarvittaessa muuttamaan Tiedosto (File) -välilehdeltä valitsemalla Tiedot (Info) - Tiliasetukset (Account Settings) - Tiliasetukset (Account Settings). Korjaa (Repair) -painikkeella voidaan käynnistää ensimmäiseen käyttökertaan liittyvä ohjattu toiminto ja tehdä sen avulla muutoksia tilin asetuksiin. Muuta (Change) -painikkeessa on vastaava toiminto, jonka avulla yleensä vaihdetaan sähköpostitiliä. Kuva on otettu Windows 7 käyttöjärjestelmässä Outlook 2013 versiosta. Tästä syystä ikkunan kulmat ovat pyöreät. Microsoft Office

93 Muut postipalvelimet Internet-palveluntarjoajan sähköpostia käytettäessä joudutaan yleensä määrittelemään erilliset palvelimet saapuvalle ja lähtevälle postille. Lähettävä postipalvelin käyttää SMTP-protokollaa (Simple Mail Transfer Protocol) sähköpostiviestien lähettämiseen. Postin lukeminen sen sijaan voi tapahtua eri protokollia käyttäen. Palvelimen vaatimat yhteysasetukset saadaan myös määritettyä automaattisesti, mikäli palvelin käyttää samoja mekanismeja kuin Microsoft Exchange. Useimpien operaattoreiden postipalvelimet vaativat kuitenkin asetusten antamisen käsin tilin luomisen yhteydessä. Kuva 79 Automaattinen tilin määritys Uusi tili ja siihen liittyvät postipalvelinten asetukset voidaan määrittää automaattisesti, mikäli palvelin tukee näitä ominaisuuksia. Uuden tilin luova ohjattu toiminto voidaan käynnistää monella eri tavalla: Tiedosto (File) -välillehti - Tiedot (Info) - Lisää tili (Add Account) -painike Tiedosto (File) -välillehti - Tiedot (Info) - Tilin tiedot (Account Information)- Lisää tili (Add Account) -painike Tiedosto (File) -välillehti - Tiedot (Info) - Tiliasetukset (Account Settings) - Sähköposti ( ) - Uusi (New) -painike Mikäli operaattorin palvelin ei tue automaattisia määrityksiä, valitaan Määritä manuaalisesti tai lisää palvelintyyppejä (Manually configure server settings or additional server types). Tämä valintapainike ottaa sähköpostivalinnat pois käytöstä tässä ikkunassa. Seuraava (Next) -painikkeella aloitetaan manuaalisten määritysten syöttö. Microsoft Office

94 Kuva 80 Manuaalinen tilin määritys, vaihe 1 Valitse ensimmäisessä vaiheessa postipalvelintyyppi. Internet-sähköpostitili (POP tai IMAP) edellyttää palvelinasetuksen määrittelyn. Microsoft Exchange -postipalvelinta käytettäessä asetuksia ei tarvitse erikseen määrittää. Microsoft Office

95 Kuva 81 Manuaalinen tilin määritys, vaihe 2 Uusi tili ja siihen liittyvät postipalvelinten asetukset kirjoitetaan operaattoreiden antamien ohjeiden mukaan. Yleensä lähtevän postin palvelimena (Outgoing mail server) voidaan käyttää ainoastaan oman Internet-operaattorin palvelinta, mutta saapuvaan postiin liittyvän palvelintilin voi hankkia miltä tahansa palvelua tarjoavalta yritykseltä. Saapuvan postin palvelimesta (Incoming mail server) on tiedettävä, mitä postinhakuprotokollia se tukee. Vaihtoehtoina ovat POP3 (Post Office Protocol versio 3) tai IMAP4 (Internet Mail Access Protocol versio 4). Viestit voidaan tallentaa joko olemassa olevaan Outlook-datatiedostoon (Existing Outlook Data File) tai palvelimelta noudetuille viesteille voidaan luoda oma datatiedosto (New Outlook Data File). Painettaessa Seuraava (Next) -painiketta Outlook yrittää muodostaa yhteyden postipalvelimiin. Jos tiedot on syötetty oikein, tili on valmis käytettäväksi. Microsoft Office

96 Tilin nimi on vaihdettavissa Kuva 82 Postipalvelimiin liittyvät yleiset lisäasetukset(general) Yleensä joudutaan myös määrittämään edellisen kuvan Lisää asetuksia (More Settings) -painikkeen avulla tarkemmat tilin asetukset. Kuvan tilin nimeksi voitaisiin antaa vaikkapa Vapaa-aika. Organisaatiotieto ei ole pakollinen, eikä tuettu kaikissa järjestelmissä. Sähköpostin vastausosoitteella (Reply ) voidaan määritellä, mihin osoitteeseen vastaukset tätä tiliä käyttämällä lähetettyihin viesteihin lähetetään. Vastaukset voidaan lähettää myös johonkin toiseen, esimerkiksi työsähköpostiosoitteeseen. Kirjautumistiedot Kuva 83 Postipalvelimiin liittyvät yleiset lisäasetukset Jos lähtevän postin palvelin (Outgoing Server) edellyttää kirjautumista (My outgoing server requires authentication), voidaan kirjautumistiedot tallentaa sähköpostiasetuksiin. Tällöin yhteys avautuu automaattisesti sähköpostiviestiä lähetettäessä. Jos kirjautumista ei haluta automatisoida, valitaan viimeinen valintapainike (Logon on to incoming mail server before sending mail). Silloin on jokaisen lähetyksen yhteydessä annettava käyttäjätunnus ja salasana. Useimmat suomalaiset operaattorit sallivat vain omien asiakkaidensa liittymistä tulevan postin lähettämisen. Tällöin postipalvelin selvittää, tuleeko postinlähetyspyyntö operaattorin asiakkaalle kuuluvasta IP-osoitteesta. Jos IP-osoite on oikea, lähtevän postin palvelinta voidaan käyttää, eikä kirjautumistietoja vaadita lainkaan. Mikäli postia yritetään lähettää muusta IP-osoitteesta, palvelin kieltäytyy ottamasta lähetettäviä viestejä vastaan. Microsoft Office

97 Oletusportti Oletusportti Kuva 84 Palvelinten lisäasetukset (Advanced) Saapuvan postin palvelimen (Incoming Server) käyttämä porttinumero voidaan tarvittaessa muuttaa, mikäli palvelin ei jostakin syystä käyttäisi palvelun vakioporttia. Suomalaiset operaattorit käyttävä palvelimissaan vakioportteja. Jos yhteys on mahdollista salata, valitaan SSL (Secure Soccets Layer). Lähtevän postin palvelimelle (Outgoing server) voidaan tehdä vastaavat asetukset. Salaustekniikassa on mahdollisuus käyttää myös automaattista salausprotokollan tunnistusta. Aikakatkaisu (Server Timeouts)-asetuksella säädetään, kuinka nopeasti Outlook antaa virheilmoituksen, jos palvelin ei vastaa. Sähköpostit kannattaa poistaa palvelimilta, koska käyttäjällä on yleensä jokin postilaatikon kokorajoitus. Erityisesti valokuvia liitetiedostoina sisältävät viestit käyttävät tilan nopeasti. Viestien automaattinen käsittely Outlook-sähköpostin käyttäjä voi luoda viestien käsittelyyn sääntöjä, joiden perusteella joko Outlook tai postipalvelin reagoi saapuvaan tai lähetettävään postiin. Jos postipalvelimena ei käytetä Microsoft Exchange -palvelinta, Outlook suorittaa kaikki sääntöjen määräämät toimenpiteet. Tämä edellyttää sitä, että ohjelman on oltava jatkuvasti käynnissä ja että yhteyden muodostus ja kirjautuminen postia lähettäviin ja vastaanottaviin palvelimiin tapahtuu automaattisesti. Viestien käsittelysääntöjen luominen Sääntöjen luonti ja hallinta voidaan tehdä helpoiten Aloitus (Home) -välilehden Siirrä (Move) -ryhmän Säännöt (Rules) -työkalulla. Sen eri vaihtoehdot mahdollistavat uusien sääntöjen luomisen (Create Rule) sekä aiempien sääntöjen muokkaamisen tai poistamisen (Manage Rules & Alerts). Seuraavassa esimerkissä luodaan uusi sääntö, jossa reagoidaan käyttäjän IT Tuki lähettämiin käyttökatkosilmoituksiin äänimerkillä. Poikkeuksena ovat käyttökatkosilmoitukset, jotka koskevat viikonloppuisin tehtäviä huolto- ja ylläpitotöitä. Microsoft Office

98 Kuva 85 Säännöt ja ilmoitukset - valintaikkuna Kuvassa näkyy joitakin postin hallintaan liittyviä sääntöjä. Valitun säännön toimenpiteen näkyvät Säännön kuvaus (Rule description) -ruudussa. Säännön mukaan Ilari Hatakan lähettämät viestit siirretään automaattisesti NSMP-kansioon ja viestin saapumisesta annetaan ilmoitus tietokoneen ruudulle. Säännön perässä oleva sulkeisiin sijoitettu teksti vain asiakas tarkoittaa sitä, että Outlook sähköpostin asiakasohjelmistona (client) suorittaa siirron, ei postipalvelin (server). Säännön edessä oleva valintaruutu määrittelee sovelletaanko sääntöä. Osa säännöistä voi olla sellaisia, että niitä käytetään vain kausittain tai tietyissä tilanteissa, jolloin sääntö voidaan helposti ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä. Poista-painikkeella sääntö voidaan poistaa pysyvästi. Suorita säännöt nyt (Run Rules Now) -painikkeella voidaan käsitellä aiemmin saapuneet viestit ja soveltaa uutta sääntöä niihin. Kuva on Windows 7:n ikkunasta. Microsoft Office

99 Paina Uusi sääntö (New Rule) -painiketta luodaksesi uuden säännön. Painike avaa seuraavan ikkunan: Valittu säännön malli Kuva 86 Uuden säännön luominen Pidä asiat järjestyksessä (Stay Organized) -osiosta voidaan valita jokin perustoiminto, kuten viestin siirto haluttuun kansioon (Move messages from someone to a folder) tai viestin asettaminen automaattiseen seurantaan (Flag messages from someone for follow-up). Pysy ajan tasalla (Stay Up to Date) -osiossa määritellään millainen ilmoitus ehdon täyttävästä viestistä annetaan. Aloita tyhjästä säännöstä (Start from a blank rule) mahdollistaa myös lähetettyjä viestejä koskevien sääntöjen luomisen. Vaihe 2 (Step 2) -ruudussa määritellään varsinaiset sääntöön liittyvät ehdot sekä käytettävät kansiot. Napsauttamalla sinistä hyperlinkkiä päästään mm. valitsemaan osoitekirjoista halutut henkilöt tai ryhmät sekä valitsemaan käsittelysääntöön liittyvät kansiot. Siirrä julkiseen ryhmään lähetetyt viestit tiettyyn kansioon (Move messages sent to public group to a folder) -vaihtoehto on kätevä silloin, kun halutaan käsitellä postitusryhmille ja yksittäisille henkilöille suunnattuja viestejä eri tavoin. Jos viesti on lähetetty ryhmälle, se siirretään erilliseen kansioon. Jos viesti on lähetetty suoraan vastaanottajan omalla sähköpostiosoitteella, se tallentuu normaalisti saapuneen postin kansioon. Jos tarvitaan edellisessä kuvassa mainittuja malleja monimutkaisempia sääntöjä, ne tehdään Aloita tyhjästä säännöstä -osion valinnoilla. Microsoft Office

100 Kuva 87 Vastaanotetun viestin käsittelysäännön ehtojen määritys Vaihe 1 (Step 1) -ruudusta valitaan tarkoitukseen sopivat sääntötyypit. Kuvan esimerkissä on valittu kaksi ehtoa: lähettäjä (from) sekä asiakirjan ominaisuus (selected properties). Vaihe 2 -ruudusta napsautetaan tämän jälkeen molempia linkkejä. Valitut ominaisuudet -linkki avaa ominaisuusikkunan, johon lisätään yksi tai useampia sähköpostiviestin aihe-kentästästä haettavia hakusanoja, joiden löytyminen käynnistää säännön suorittamisen Microsoft Office

101 Vaihe 2 Kuva 88 Sääntöön liittyvät käsittelyohjeet Seuraava (Next) -painikkeen painaminen edellisen kuvan ikkunassa tuo näkyviin ikkunan, jossa määritellään Vaiheessa 1 (Step 1), mitä viestin saapuessa tehdään. Esimerkissä on valittu äänitoiminto (play a sound). Vaiheessa 2 (Step 2) määritellään, mikä äänitiedosto viestin saapuessa soitetaan. Vaiheen 2 ruudussa näkyvät edellisessä ikkunassa tehdyt määritykset Lähettäjä (Timali. Tukipalvelut) sekä asiakirjan ominaisuus (asiakirjan aihe sisältää tekstin Käyttökatko ). Niitä ei tarvitse tässä vaiheessa määritellä uudelleen, mutta niitä voidaan haluttaessa muuttaa milloin tahansa ohjatun toiminnon aikana. Sääntöön voidaan tehdä poikkeuksia. Usein ne ovat erittäin tarpeellisia. Erityisesti automaattiset vastaukset viesteihin edellyttävät poikkeuskäsittelyä. Esimerkiksi organisaatiossa saatetaan lähettää tilinauha sähköpostilla kaikille työntekijöille. Palkanlaskija ei ilahdu kesäaikana saadessaan useita kymmeniä tai jopa satoja automaattivastauksia, jotka kertovat palkansaajan olevan sillä hetkellä kesälomalla. Microsoft Office

102 Poikkeus aina kun tämä sana esiintyy viestissä Kuva 89 Sääntöön liittyvät poikkeukset Seuraava (Next) -painikkeen painaminen edellisen kuvan ikkunassa tuo näkyviin ikkunan, jossa määritellään Vaiheessa 1, mitä poikkeuksia (except) aikaisemmin määriteltyyn sääntöön tarvitaan. Esimerkissä on valittu viestin aiheessa oleva sana (except if the subject contains specific words). Vaiheessa 2 määritellään, mikä tämä sana on (viikonloppuna). Aikaisemmin määriteltyjä säännön parametreja ei tarvitse tässä vaiheessa määritellä uudelleen, mutta niitä voidaan haluttaessa muuttaa. Seuraava (Next) -painikkeen painaminen tuo näkyviin ohjatun toiminnon viimeisen vaiheen. Tähän vaiheeseen päästään myös painamalla Lopetus (Finish) -painiketta. Jos poikkeuksia sääntöön ei tarvita, painiketta olisi voitu painaa jo edellisessä vaiheessa. Microsoft Office

103 Lopullinen sääntö Kuva 90 Säännön nimeäminen ja aktivointi Säännölle on annettu nimeksi käyttökatkosilmoitus vaiheessa 1. Vaiheessa 2 tämä sääntö on otettu käyttöön (Turn on this rule). Sitä ei kuitenkaan suoriteta saapuneen postin kansiossa mahdollisesti oleviin jo vanhentuneisiin käyttökatkosilmoituksiin (Run this rule now messages already in Saapuneet"). Vaihe 3 (Step 3) mahdollistaisi vielä muutosten tekemisen säännön ehtoihin, toimintoihin tai poikkeuksiin. Lopeta (Finish) -painike tallentaa säännön. Microsoft Office

104 Roskapostia koskevat säännöt Edellä kuvattua menetelmää voidaan soveltaa myös roskapostin käsittelyyn, mutta parempaan lopputulokseen päästään varta vasten tähän tarkoitukseen suunnitellulla työkalulla. Roskapostia hallitaan joko hiiren kakkospainikkeella tai Aloitus (Home) -välilehden Poista (Delete) -ryhmän Roskaposti (Junk) -työkaluilla. Kun saamme saapuneen postin kansioomme roskapostiviestin, voimme merkitä sen roskapostiksi, valitsemalla Estä lähettäjä (Block sender) -toiminnon. Monissa tapauksissa viaton, jopa kaivattu viesti tulkitaan organisaation tai operaattorin postipalvelimella roskapostiksi ja se päätyy roskapostikansioon. Käyttäjä joutuu tällöin merkitsemään viestin asialliseksi postiksi sallimalla lähettäjän tai tämän verkkoalueen (toimialueen) lähettää postia saapuneet kansioon. Roskaposti-pudotusvalikko Kuva 91 Roskapostiksi tulkinnan toiminnot Estä lähettäjä (Block sender)-valinta kirjaa viestin lähettäjän roskapostittajaluetteloon. Älä koskaan estä lähettäjää (Never block sender) -valinta merkitsee viestin lähettäjän luotettavaksi henkilöksi, jonka lähettämää postia ei siirretä roskapostikansioon. Älä koskaan estä lähettäjän toimialuetta (Never block sender s Domain) merkitsee lähettäjän organisaation luotettavaksi lähettäjäksi. Älä koskaan estä tätä ryhmää tai postitusluetteloa (Never block this Group or Mailing list) pitää lähettäjää luotettavana silloin, kun posti on osoitettu viestissä olevalle vastaanottajajoukolle. Jos roskapostitulkinnan asetuksia halutaan muuttaa tai määritellä esimerkiksi viestin kieleen liittyviä asetuksia, valitaan Roskapostiasetukset (Junk options). Roskapostiasetuksilla hallitaan ei-toivottujen viestien suodatusta. Roskapostiasetuksissa on useita välilehtiä, joiden asetuksilla voidaan vaikuttaa siihen mitkä viesti tulevat saapuneen postin kansioon ja mitkä viestit siirtyvät joko roskapostikansioon tai poistetaan pysyvästi. Microsoft Office

105 Valittu roskapostisuojauksen taso Kuva 92 Roskapostiasetukset (Junk E- mail Options) Asetukset (Options) -välilehdellä ovat roskapostisuodatuksen yleiset perusasetukset. Monet viranomaiset joutuvat käyttämään ensimmäistä asetusta, koska lainsäädäntö edellyttää, että heidän on luettava kaikki heille osoitettu posti. Turvallisiksi merkittyjen luettelo Kuva 93 Turvalliset lähettäjät (Safe Senders) Postipalvelimen liian tiukat asetukset saattavat aiheuttaa tärkeän ulkomailta tulevan postin joutumisen roskapostikansioon. Kuvassa näet käyttäjän lisäämiä luotettuja sähköpostia lähettäviä organisaatioita ja yksittäisiä sähköpostiosoitteita. Tuo tiedostosta (Import from File) ja Vie tiedostoon (Export to File) -painikkeet mahdollistavat sen, että käyttäjät voivat vaihtaa keskenään luotettavien ja epäluotettavien lähettäjien tietoja. Estetyt lähettäjät (Blocked Senders) -välilehti on muutoin vastaava, mutta siinä olevat organisaatiot ja henkilöt tulkitaan roskapostittajiksi. Turvalliset vastaanottajat (Safe Recipients) on puolestaan samankaltainen ikkuna, jossa viestin vastaanottajajoukko estää viestin tulkitsemisen roskapostiksi. Microsoft Office

106 Kuva 94 Kasainvälisyysasetukset (International) Tietyistä maista tai verkkopäätteistä tuleva liikenne voidaan tulkita automaattisesti roskapostiksi. Samoin voidaan esimerkiksi suodattaa venäjänkieliset viestit valitsemalla koodausluettelosta kyrillinen. Microsoft Office

107 Viestien perillemenon varmistaminen Monissa tilanteissa viestin lähettäjä haluaisi tietää, onko viesti mennyt perille ja onko viesti luettu. Viestin lähettäjä voi halutessaan pyytää viestistään kuittauksen. Kuittaukset eivät kuitenkaan toimi odotetulla tavalla kaikissa sähköpostijärjestelmissä. Osa vanhemmista sähköpostiohjelmista näyttää lukijalle kuittauspyynnön, mutta ei kuitenkaan osaa lähettää sitä oikeassa muodossa viestin alkuperäiselle lähettäjälle. Myös viestin vastaanottaja voi halutessaan tehdä asetuksen, joka lähettää ilmoituksen viestin saapumisesta. Vastaanottokuittaukset Jos viestin lähettäjä haluaa varmuuden viestinsä perillemenosta, hän voi viestiä kirjoittaessaan valita Asetukset (Options) -välilehden Seuranta (Tracking) -ryhmästä vastaanottokuittauksen (Request a Delivery Receipt) tai lukukuittauksen (Request a Read Receipt). Vastaanottokuittauksen lähettää vastaanottajan postipalvelin. Se kertoo viestin menneen oikean henkilön postilaatikkoon, mutta ei takaa sitä, että vastaanottaja olisi lukenut viestin. Lukukuittausta pyydetään vastaanottajalta sen jälkeen, kun hän on avannut sähköpostiviestin. Outlookin ominaisuuksiin kuuluu lisäksi vastaanottajan sähköpostiosoitteen tarkistus. Kun osoite kirjoitetaan sähköpostilomakkeen Vastaanottaja-kenttään, ohjelma ilmaisee mustalla alleviivauksella sen, että kirjoitettu osoite on olemassa. Mikäli osoitteen alle tulee punainen katkoviiva, se tarkoittaa, että osoitteessa on kirjoitusvirhe tai että vastaanottajan postipalvelimessa on lähetyshetkellä jokin tekninen vika. Microsoft Office

108 Automaattiset vastaukset Automaattisia vastauksia käytetään esimerkiksi silloin, kun vastaanottaja ei ole paikalla lukemassa sähköposteja tai asiakaspalvelun sähköpostilaatikoissa kertomaan, että viesti on vastaanotettu ja siirretty käsittelyyn. Automaattiset vastaukset otetaan käyttöön Tiedosto (File) -välilehden Tiedot (Info) -osiosta painamalla Automaattiset vastukset (Poissa) -painiketta. Englanninkielisessä versiossa toiminto on nimeltään Automatic Replies (Out of Office). Painike avaa seuraavan ikkunan: Ajoituksen aikaväli Kuva 95 Automaattisen vastausviestin asetukset (Automatic Replies) Automaattinen vastaus voi olla käytössä jatkuvasti tai tiettynä ajankohtana, kuten kesäloman aikana. Outlook mahdollistaa kahden eri viestin käyttämisen, oman organisaation lähettäjille voidaan antaa eri ilmoitus kuin ulkopuolisille. Oman organisaation sisällä (Inside My Organization) lähettävät saavat aina välilehdelle kirjoitetun viestin. Ulkopuolisten (Outside My Organization) lähettämiin viesteihin voidaan vastata joko aina (Oman organisaation ulkopuoliset (Anyone outside my organization) -valintapainike) tai vastauksen antaminen voidaan rajoittaa niihin henkilöihin, joiden yhteystiedot löytyvät käyttäjä osoitekirjasta (Vain omat yhteystiedot (My Contacts only) -valintapainike). Ulkopuoliset eivät saa automaattivastausta, jos rasti poistetaan Automaattinen vastaus oman organisaation ulkopuolisille henkilöille -valintaruudusta. Automaattisia vastauksia ei kuitenkaan kannata lähettää aivan kaikille oman organisaation ihmisille. Esimerkiksi tiedotuksesta vastaavat henkilöt saattavat lähettää saman viestin koko henkilökunnalle. Nämä viestit eivät saisi aiheuttaa automaattisen vastauksen lähettämistä. Säännöt (Rules) -painikkeella voidaan rajoittaa sitä, mihin viesteihin automaattivastaustoiminto reagoi. Microsoft Office

109 Sääntöluettelo Toimintoluettelo Kuva 96 Automaattisen vastausviestin säännöt Edellisen kuvan Säännöt (Rules) -painikkeen painaminen avaa Automaattisen vastauksen säännöt (Automatic Reply Rules) -ikkunan. Lisää sääntö (Add Rule) -painikkeella voidaan luoda yksi tai useampia sääntöjä joiden mukaan toimitaan. Kuvan esimerkissä on sääntö, joka estää vastausviestin lähettämisen, mikäli viestin vastaanottajaksi (Sent to) on merkitty organisaation kaikki työntekijät (Timali.Kaikki-ryhmä). Esto on tehty rastittamalla Keskeytä käsittely jos ehto toteutuu (Do not process subsequent rules)-valintaruutu. Säännön ehtoina voivat olla myös lähettäjä, taikka viestin aiheessa tai tekstissä esiintyvä sana tai lause. Automaattiseen vastaukseen voidaan myös liittää muita toimintoja. Viesti voidaan esimerkiksi siirtää toiselle henkilölle Välitä (Forward) -valinnalla. Vastaa (Reply with) -valinnalla voidaan luoda tietyille lähettäjille muista poikkeava automaattivastausviesti. Lisäasetukset (Advanced) -painikkeen avulla voidaan tarkemmin määritellä, mitkä viestit aiheuttavat automaattivastauksen lähettämisen Microsoft Office

110 Lomakkeet-painike Kuva 97 Automaattisen vastausviestin säännön lisäasetukset Lisäasetuksilla voidaan tarkemmin rajoittaa sitä, millä lomakkeella tai millä asetuksilla luotuihin viesteihin automaattivastaus lähetetään. Huomaa: Vain viestit, jotka eivät täytä näitä ehtoja (only items that do not match these conditions) -valintaruutu. Sen avulla voidaan luoda käänteinen sääntö. Microsoft Office

111 Viestien arkistointi Postipalvelimella on rajoitetusti levytilaa, minkä vuoksi useimmille käyttäjille on määritelty jokin postilaatikon enimmäiskoko. Tarpeettomat sähköpostiviestit kannattaa poistaa niiden lukemisen jälkeen. Vanhat sähköpostit on syytä siirtää pois palvelimen postilaatikosta omalla tietokoneella sijaitsevaan arkistokansioon. Exchange-palvelinta käytettäessä käyttäjältä kysytään säännöllisin väliajon, haluaako hän arkistoida vanhat kohteet (viestit ja kalenterimerkinnät). Vanhentuneet tiedot voi kuitenkin arkistoida milloin tahansa. Työkalut postilaatikoiden tilanhallintaan löytyvät Tiedosto (File) -välilehden Tiedot (Info) -osiosta Puhdistustyökalut (Cleanup Tools)-painikkeesta. Puhdistustyökalut -pudotusvalikko Kuva 98 Puhdistustyökalut (Cleanup Tools) Postilaatikon koon hallinta (Mailbox cleanup) -painike avaa ikkunan, jossa voidaan tarkastella postilaatikon ja sen sisältämien viestien tietoja sekä määritellä automaattisen arkistoinnin asetukset. Tyhjennä Poistetut-kansio (Empty Deleted Items Folder) -painike tyhjentää postilaatikon roskakorin ja vapauttaa viestien käyttämän levytilan. Arkistoi (Archive) -painike käynnistää arkistoinnin. Microsoft Office

112 Painike Roskakorin tyhjentämiseen Kuva 99 Postilaatikon koon hallinta(mailbox Cleanup) Näytä postilaatikon koko (View Mailbox Size) -painikkeella avataan ikkuna, jonka avulla voidaan tarkastella paikallisen ja mahdollisesti myös palvelimella sijaitsevien postikansioiden kokoja. Kaikki palvelimet eivät pysty näyttämään kansioiden kokoa tätä työkalua käytettäessä Etsi (Find) -painikkeen avulla käynnistetään halutun kokoisten tai tiettyä aikaa vanhempien viestien etsiminen. Automaattinen arkistointi (AutoArchive) käynnistää arkistoinnin nykyisillä asetuksilla. Jos samasta viestistä on päässyt syntymään erilaisia versioita, esimerkiksi keskeneräinen ja lähetetty versio, ne voidaan poistaa tilan vapauttamiseksi. Hyvin toimivassa postijärjestelmässä tällaisia versioita ei esiinny. Automaattinen arkistointi voidaan käynnistää Puhdistus työkalujen (Cleanup Tools) Arkistoi (Archive) -painikkeella. Se mahdollistaa tärkeimpien arkistointiasetusten tekemisen ennen arkistoinnin aloittamista. Tarkemmat arkistointiasetukset tehdään Outlookin asetuksista Tiedosto (File) - Asetukset (Options) - Lisäasetukset (Advanced) - Automaattinen arkistointi (Auto- Archive) - Automaattisen Arkistoinnin asetukset (AutoArchive Settings). Yksittäistä kansiota koskevat asetukset tehdään helpoiten napsauttamalla hiiren kakkospainiketta kansion päällä ja valitsemalla avautuvasta ponnahdusvalikosta kansion ominaisuudet (Properties). Microsoft Office

113 Valittujen kansioiden luettelo Kuva 100 Puhdistustyökalujen Arkistoi (Archive) - toiminto Valintapainikkeilla voidaan valita, mitä kansioita arkistoidaan. Jos arkistointi suoritetaan automaattiarkistoasetusten mukaan, on syytä tarkistaa, mitä arkistointiasetuksia tärkeimmille kansioille on annettu. Asetusten määrittely Kuva 101 Kansion arkistointiasetukset (AutoArchive) Kansion ominaisuudet saadaan näkyviin hiiren kakkospainikkeella. Valintaikkunan Automaattinen arkistointi -välilehdeltä päästään säätämään kansiokohtaisia arkistointiasetuksia tai ottamaan käyttöön Outlookin asetuksissa määritellyt oletusasetukset. Microsoft Office

114 Yhteystietojen hallinta Outlook-käyttäjällä voi olla käytössään useita osoitekirjoja, joista haetaan sähköpostiosoitteita ja mahdollisesti myös muita yhteystietoja, kuten puhelinnumeroita. Käyttäjällä on oma henkilökohtainen osoitekirja Yhteystiedot (Contacts). Mikäli käytössä on Exchange-yhteensopiva postipalvelin, sinne on sijoitettu organisaation yhteinen osoitekirja tai joskus jopa useita osoitekirjoja. Näistä osoitekirjoista voidaan hakea yhteystietoja, mutta niissä olevia tietoja ei voi muokata tavallisen käyttäjän käyttöoikeuksilla. Yhteystietoja päästään hakemaan sekä sähköpostin että kalenterin eri lomakkeissa käytetyn Vastaanottaja (To) -painikkeen avulla. Etsi-kenttä Kuva 102 Osoitekirjan valinta Suuremmilla organisaatioilla saattaa olla käytössään monia osoitekirjoja. Yleinen osoitteisto (Global Address List) sisältää kaikki palvelimella olevat osoitetiedot. Kuvassa olevat lyhenteet ovat organisaatioyksiköitä. Palvelinosoitekirjat mahdollistavat myös pelkkien henkilöiden (All Contacts), ryhmien (All Groups), tilavarauskalentereiden (All Rooms) tai omien käyttäjien (All Users) haun. Yhteystiedot on käyttäjän oma henkilökohtainen osoitekirja ja Yhteystiedot (Matkaviestin) Outlookin kanssa synkronointisuhteessa olevan matkapuhelimen puhelinmuistio. Julkiset kansiot (Public Folders) eivät ole enää nykyisissä postijärjestelmissä käytössä. Suggested Contacts on luettelo useimmin käytetyistä viestien vastaanottajista. Omaan osoitekirjaan kirjataan omien ulkoisten yhteistyökumppaneiden ja henkilökohtaisten tuttavien yhteystiedot. Myös omat postitusryhmät tai kalenteriryhmät luodaan omaan osoitekirjaan, josta on kahdessa viimeisessä versiossa alettu käyttää nimitystä Osoitteisto. Microsoft Office

115 Omat yhteystiedot Kuva 103 Omien yhteystietojen hallinta (Contacts) Kun sähköpostiohjelmasta valitaan Ihmiset (People) -näkymä, nähdään Aloitus (Home) -välilehdellä työkalut, joiden avulla omaan osoitteistoa voidaan muokata: Uusi- (New) ja Poista (Delete) -ryhmä. Punaisella rajatulla alueella näkyvät osoitteistossa olevien henkilöiden käyntikorttimuotoiset yhteystiedot, joita voidaan muokata tai päivittää avaamalla ne kaksoisnapsauttamalla. Kaksoisnapsautus tuo henkilön yhteystietolomakkeen näkyville. Jakaminen (Share) -ryhmä sisältää työkalut osoitetietojen jakamiseen työtovereiden kesken Jakamista käsitellään tarkemmin Delegoinnin yhteydessä. Kun käyntikortti on valittu keskellä olevasta ruudusta, voidaan valintanauhan Viesti (Communicate) -ryhmästä valita haluttu toiminto, kuten sähköpostiviesti ( ) tai kokous (Meeting), lähetettäväksi henkilölle. Työkaluryhmästä voidaan myös valita tehtävä (Osoita tehtävä - Assign Task soittaa henkilölle puhelu (Call). Puhelun soittaminen vaatii modeemin asentamista tietokoneeseen. Microsoft Office

116 Jakeluluettelo Usein tulee vastaan tilanteita, joissa halutaan toistuvasti lähettää sähköpostia jollekin vastaanottajaryhmälle. Mikäli kyseessä on oman organisaation työryhmä, osasto tms., postipalvelimen ylläpitäjät luovat tätä tarkoitusta varten postitusryhmän yleiseen osoitteistoon. Jos yleisestä osoitteistosta ei löydy sopivaa ryhmää tai ryhmä koostuu pääasiassa organisaatioon kuulumattomista henkilöistä, voi käyttäjä luoda oman postitusryhmän, joita Outlook 2013:ssä kutsutaan jakeluluetteloiksi tai yhteystietoryhmiksi. Tällaiseen ryhmään voidaan poimia henkilöitä sekä organisaation osoitekirjoista että omasta osoitekirjasta. Kuva 104 Yhteystietoryhmän luominen Kun sähköpostiohjelmasta valitaan Yhteystiedot-näkymä, Aloitus (Home) -välilehdellä nähdään työkalut, joiden avulla omaan osoitteistoon voidaan lisätä Uusi yhteystietoryhmä: Toiminto avaa uuden Yhteystietoryhmä-ikkunan. Ryhmä nimetään Nimi-kenttään. Tämän jälkeen voidaan lisätä ryhmän jäsenet käyttämällä Lisää jäseniä -painikkeen työkaluja. Painikkeen valikosta löytyvät työkalut jäsenten lisäämiseen: Outlook yhteystiedoista -valinnalla poimitaan omassa osoitekirjassa olevat henkilöt, Osoitteistosta-valinnalla päästään poimimaan henkilöitä organisaation yhteisistä osoitekirjoista. Uusi sähköpostiyhteystieto -valinta mahdollistaa sähköpostiosoitteen suoran lisäämisen ryhmään. Outlook tarjoutuu samalla lisäämään henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen käyttäjän henkilökohtaiseen osoitekirjaan. Jos henkilön tiedot on jo kirjattu, ohjelma tarjoutuu päivittämään ne. Kun ryhmä on luotu, se voidaan lähettää Välitä ryhmä -painikkeella sähköpostina muille Outlook-käyttäjille Outlook muodossa tai vcard-muodossa muille kuin Outlookkäyttäjille. Valintanauhassa on myös painikkeet, joiden avulla ryhmälle voidaan lähettää sähköpostia tai kokouskutsuja. Kun yhteystietoryhmää käytetään sähköpostin lähettämiseen, se joudutaan purkamaan todelliset sähköpostiositteet sisältäväksi luetteloksi. Monissa tilanteissa ei ole tarkoituksen mukaista, että vastaanottajat näkevät toistensa sähköpostiosoitteet. Muiden vastaanottajien sähköpostiosoitteet voidaan piilottaa vastaanottajalta kirjoittamalla yhteystietoryhmän nimi sähköpostilomakkeen Piilokopio-kenttään (Bcc). Microsoft Office

117 Delegointi Delegoinnilla tarkoitetaan oikeuksien antamista muille Outlookin käyttäjille sähköpostiviestien, kalenterien tai osoitetietojen käsittelyä varten. Delegointiin liittyviä käyttöoikeuksia voidaan hallita useammalla eri tavalla. Mikä kulloinkin on järkevin tai joustavin tapa, riippuu, mihin työkaluun käyttöoikeuksia halutaan antaa. Käsittelemme seuraavaksi erikseen kalenterin, tehtävien, yhteystietojen ja sähköpostin oikeuksien jakamisen. Kalenterin käyttöoikeuksien myöntäminen Kun haluamme antaa muille mahdollisuuden käyttää kalenteriamme, voimme käyttää kalenterinäkymän Aloitus (Home) -välilehden Jakaminen (Share) -ryhmän työkaluja Kuva 105 Kalenterin jakaminen muiden käyttöön Lähetä kalenteri sähköpostitse ( Calendar) -painikkeella voit lähettää valitsemasi kalenterin (rastita kalenteri kalenteriruudusta ennen painikkeen painamista) sähköpostina. Jaa kalenteri (Share Calendar) -painikkeella voit jakaa kalenterin työtoverille. Hän saa asiasta sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että olet antanut hänelle kalenterin käyttöoikeudet ja että toivot hänenkin antavan Sinulle oikeudet kalenteriinsa. Julkaise verkossa (Publish Online) -painike mahdollistaa kalenterin julkaisemisen Microsoftin verkkopalvelussa. Kun se on julkaistu, työkalulla voi lähettää muille ilmoituksen kalenterista. Kalenterin käyttöoikeudet (Calendar Permissions) -painikkeella voi antaa suoraan haluamilleen henkilöille tai ryhmille kalenterin käyttöoikeudet. Tämä on tehokkain ja monipuolisin työkalu kalenteriin liittyvien oikeuksien jakamiseen. Jos haluaa jakaa oman kalenterinsa ja pyytää samalla muita antamaan käyttöoikeuden heidän kalentereihinsa, kannattaa käyttää Jaa kalenteri (Share Calendar) -toimintoa. Microsoft Office

118 Kuva 106 Kalenterin jakamista koskeva sähköpostiviesti Viestissä valitaan Salli vastaanottajan tarkastella kansiota Kalenteri (Allow recipient to view your Calendar) -valintaruutu ja valitaan Tiedot (Details) -luetteloruudusta näytettävien tietojen laajuus. Kuvassa lukijalle on annettu mahdollisuus lukea kalenterimerkinnät kokonaisuudessaan (Tarkat tiedot - Full details) käyttäjä voi aina estää yksittäisen kalenterimerkinnän rastittama kalenterimerkintälomakkeen Merkitse yksityiseksi (Private). Jos halutaan samalla pyytää vastaanottajaa antamaan kalenterioikeudet, rastitetaan myös Pyydä lupaa tarkastella vastaanottajan kansiota Kalenteri (Request permission to view recipient s Calendar). Käyttöoikeus voidaan myös myöntää suoraan lisäämällä toinen henkilö kalenterin käyttöoikeuslistaan. Tämä tapahtuu Kalenterin käyttöoikeudet (Calendar Permissions) -painikkeen avulla. Microsoft Office

119 Valittu Käyttöoikeudet-välilehti Kuva 107 Kalenterin käyttöoikeudet (Permissions) Lisää (Add) -painikkeella haetaan osoitteistosta henkilö, jolle käyttöoikeudet halutaan antaa. Tämän jälkeen valitaan joko käyttöoikeustaso (Permission Level) tai rastitetaan henkilön luku- (Read), kirjoitus- (Write) ja poistamisoikeudet (Delete items). Tarkistajalla (Reviewer) on oikeus nähdä kalenterimerkintöjä, tekijällä (Editor) on oikeus lisätä merkintöjä kalenteriin. Kun kalenteria jaetaan, on usein järkevää määritellä oikeudet tarkemmin, kuin mitä pelkällä käyttöoikeustasolla on mahdollista. Esimerkiksi poisto-oikeudet kannattaa antaa vain työtoverin itsensä tekemiin merkintöihin (Omat - Own) ja muokkausoikeus hänen tekemiinsä merkintöihin (Omien muokkaaminen - Edit own). Oikeuksien myöntäminen sähköpostiin Sähköpostiin liittyvät oikeudet annetaan pääsääntöisesti tiettyihin kansioihin. Oikeuksien jakaminen tapahtuu kansion ominaisuuksista, jotka saadaan helpoiten näkyviin napsauttamalla sähköpostikansiota hiiren kakkospainikkeella. Käyttöoikeudet ovat aivan samat kuin kalenterin yhteydessä. Sähköpostiin liittyvien oikeuksien jakamisessa on syytä pitää mielessä viestintäsalaisuuden asettamat vaatimukset. Vaikka itse luottaisinkin työtoveriini, viestin lähettäjä ei välttämättä halua, että joku muu pystyy lukemaan viestejä. Käyttöoikeuksia tulisikin jakaa pelkästään ei-henkilökohtaisiin postilaatikoihin, kuten: info@firma.fi tai asiakaspalaute@kauppa.com. Microsoft Office

120 Oikeuksien myöntäminen yhteystietoihin ja tehtäviin Yhteystietojen jakaminen muistuttaa hyvin paljon kalenterioikeuksien jakamista. Yhteystiedot kannattaa jakaa Aloitus (Home) -välilehden Jakaminen (Share) -ryhmän työkaluilla. Ne toimivat samalla tavoin kuin kalenterissa. Tehtäviin (Tasks) liittyvät oikeudet eivät yleensä edellytä oikeuksien antamista. Jos työtoverisi haluaa Sinun tekevän jonkin tehtävän, hän lähettää tehtäväpyynnön. Se luodaan joko Tehtävä-näkymässä luomalla Uusi tehtävä (New Task) ja painamalla Tehtävä-lomakkeen Tehtävä-välilehden Määritä tehtävä (Assign Task) -painiketta. Painike lisää tehtävä lomakkeelle Vastaanottaja (To) -kentän, johon lisätään tehtävään halutun henkilön osoite. Toinen mahdollisuus on käyttää Yhteystieto (Contacts) -näkymän Aloitus (Home) -välilehden Viesti (Communicate) -ryhmän Lisää (More) -painikkeesta löytyvää Osoita tehtävä (Assign Task) -painiketta. Outlook 2013:ssä käytetään sekaisin termejä Määritä tehtävä ja osoita tehtävä kuvaamaan tehtäväpyyntöjen lähettämistä. Jos halutaan, että tehtäviä voidaan määrätä ilman pyyntöjä, joudutaan antamaan asiakirjojen luontioikeus tehtävät kansioon. Se tapahtuu samalla tavoin kuin sähköpostin kansioihin. Microsoft Office

121 Kalenteritoiminnot Yhteistoiminta vaatii aikataulujen sovittamista ja erilaisten kokousten tai palaverien pitämistä. Outlook antaa hyvät mahdollisuudet työryhmälle yhteisen vapaan ajan hakemiseen sekä kokousmateriaalien jakamiseen. Kalenterin työkaluilla voidaan nopeasti etsiä ajankohta sekä tilat kokousten pitämiseen. Kalenterissa kokous voidaan valmistella usealla eri tavalla. Helpointa lienee avata Kalenteri-näkymä ja painaa Aloitusvälilehdellä olevaa Uusi kokous (New Meeting) -painiketta. Kuva 108 Kokousmerkintä- lomake Kokoukseen osallistujat valitaan Vastaanottaja (To) -painikkeella, joka avaa kuvan alaosassa näkyvän ikkunan. Pakolliset (Required) osallistujat ovat varsinaiset kokoukseen kutsutut henkilöt, Valinnaiset (Optional) osallistujat saavat tiedon pidettävästä kokouksesta, mutta heidän ei oleteta merkitsevän kokousta omiin kalentereihinsa. Vastaanottaja-valintaikkunan Resurssit (Recources) -kenttään saa lisätä ainoastaan tiloja tai kokouksessa tarvittavien laitteiden varauskalentereiden sähköpostiosoitteita. Aikatauluavustajalla (Scheduling Assistant) voidaan katsoa ovatko henkilöt vapaina aiottuna kokousajankohtana. Huoneet (Rooms) -painikkeen avulla voidaan etsiä ja varata kokoustilat, mikäli niille on luotu kalenterit Exchangepalvelimelle. Mikäli käyttäjäruutu on näkyvissä, siinä nähdään kokoukseen kutsuttujen sekä tilavarausten hyväksymis- (Accepted) tai hylkäysilmoitukset (Declined). Jos koollekutsuja ei halua, että hänelle esitetään aikataulumuutoksia, hän voi kieltää ne käyttämällä Vastaanottoasetukset (Response Options) -painiketta ja poistaa siitä Salli uudet aikatauluehdotukset (Allow Microsoft Office

122 New Time Proposals) -valinnan. Aihe (Subject) -kenttään kirjoitetaan teksti, jonka halutaan näkyvän kalenterissa. Sijainti (Location) -kenttään voidaan kirjoittaa kokouspaikan sijaintitiedot tai valita sähköisesti varattava kokoushuone Huoneet (Rooms)-painikkeella. Ikkunan oikeassa reunassa näkyy kokoushuoneiden varaustilanne (kuvan järjestelmässä ei ole sähköisesti varattavia tiloja) Ehdotetut ajat (Suggested times) -ruudussa näkyy kokoukseen kutsuttujen varaustilanne haluttuna päivänä. Ei ristiriitaa (No Conflicts) -teksti tarkoittaa sitä, ettei kokoukseen kutsutuilla ole sille ajankohdalle merkintää kalenterissaan Kokousviestin runko-osaan (suuri valkoinen kenttä) voidaan kirjoittaa kokousta koskevia muistiinpanoja tai siihen voidaan lisätä Lisää (Insert) -välilehden avulla liitetiedostoina kokoukseen liittyvää materiaalia. Kokouskutsu lähetään painamalla Lähetä (Send) -painiketta. Kokouskutsun lähettämisen jälkeen kokous tallentuu kokoonkutsujan kalenteriin. Kokoukseen osallistujat saavat siitä sähköpostiviestin, jossa on painikkeet, joilla he voivat ilmoittaa osallistumisestaan: Hyväksy (Accept) -painikkeella ilmoitetaan osallistumisesta kokoukseen ja tehdään kokouksesta merkintä omaan kalenteriin, Hylätty (Decline) -painikkeella ilmoitetaan, ettei voida osallistua kokoukseen, Alustava (Tentative) -painikkeella kokous merkitään kalenteriin, mutta sen ajankohtaa ei merkitä varatuksi ja lähetään kokoonkutsujalle tätä koskeva ilmoitus. Jos uusien aikojen ehdottamista ei ole kielletty käytettävissä on vielä painike toisen ajankohdan ehdottamiseksi (Propose New Time). Monissa organisaatioissa tämä mahdollisuus on estetty Outlookin asetuksissa pysyvästi. Kokouskutsun lähettäjä voi seurata kutsuttujen vastauksia joko ikkunan alaosan ruudusta tai käyttämällä avatun kalenterimerkinnän Kokous (Meeting) -välilehden Näytä (Show) -ryhmän Seuranta (Tracking) -painiketta. Painike tulee näkyviin vasta kokouskutsun lähettämisen jälkeen. Microsoft Office

123 Reaaliaikainen viestintä Facebook Reaaliaikainen viestintä työ- tai projektiryhmän jäsenten kesken on mahdollista useilla eri työkaluilla. He voivat käyttää tähän tarkoitukseen sähköposti- ja intranet-järjestelmien sovelluksia tai Internetin tarjoamia sosiaalisen median työkaluja. Sovellukset perustuvat alun perin suomalaiseen IRC-tekniikkaan (Internet Chat Relay). Tätä näppäimistön kautta tapahtuvaa keskusteluteknologiaa on nykyisissä sovelluksissa täydennetty videoneuvottelu- ja oheismateriaalipalveluilla. Sovelluksia ja palveluita, joiden avulla voidaan ylläpitää reaaliaikaista keskustelua, on erittäin runsaasti. Toimintaperiaatteet niissä ovat varsin samanlaisia, mutta käyttöliittymät saattavat poiketa huomattavasti toisistaan. Facebook on tällä hetkellä suosituin sosiaalisen median palvelu, jota käytetään Internet-selaimen avulla. Palvelun käyttö edellyttää rekisteröitymistä palvelun käyttäjäksi. Käyttäjät tarvitsevat toimivan sähköpostiosoitteen voidakseen rekisteröityä. Kuva 109 Kaverin lisääminen Facebook-sivustossa ( haetaan keskustelukumppani hakukentän avulla. Kun henkilön nimi on kirjoitettu hakukenttään, painetaan Enter-näppäintä tai napsautetaan Suurennuslasi-painiketta. Facebook-sivusto listaa hakukentän alapuolelle listan sen nimisistä henkilöistä. Listasta valitaan oikea henkilö ja painetaan Lisää kaveriksi -painiketta. Tämä avaa dialogi-ikkunan, josta painetaan Lähetä pyyntö -painiketta. Kun henkilö on hyväksynyt kaveripyynnön, hänen kanssaan voi ryhtyä keskusteluun. Microsoft Office

124 Reaaliaikainen keskustelu Kuva 110 Keskustelun käyminen Facebook- sivustossa Napsauttamalla ikkunan alalaidassa olevaa Keskustelu-painiketta saadaan avattua ruutu. Tästä ruudusta voidaan valita sillä hetkellä verkkoyhteydessä olevien kavereiden joukosta keskustelukumppani napsauttamalla hänen nimeään. Nyt aukeaa vasemmalle ruutu, jossa keskustelu käydään. Viesti kaverille kirjoitetaan puhekuplasymboleilla varustettuun kenttään ja lähetetään painamalla Enter-näppäintä. Microsoft Office

125 Ilmoitustaulu Intranet-sivustoilla ja erilaisissa Internet-palveluissa käytetään sähköisiä ilmoitustauluja. Seuraavassa esimerkissä on kuvattu erään oppilaitoksen Tietokoneen AB-ajokortin suorittajille tarkoitettu ilmoitustaulu. Sivusto on toteutettu Microsoft Office Sharepoint -alustalle. Sisältää liitetiedoston Kuva 111 SharePoint - sivuston ilmoitustaulu Ilmoitustaululla näkyvät ajankohtaiset ilmoitukset. Viestin otsikon perässä näkyvä paperiliitin-kuvake kertoo, että ilmoituksessa on liiteasiakirjoja. Ne avataan napsauttamalla liittimen kuvaketta. Uusi ilmoitus tehdään napsauttamalla Lisää uusi ilmoitus -linkkiä. Microsoft Office

126 Ilmoituksen luominen Kuva 112 Uuden ilmoituksen lisääminen Ilmoitukselle annetaan otsikko. Punainen asteriski, kertoo, että kyseessä on pakollinen tieto. Teksti-kenttään voidaan kirjoittaa tarpeellinen määrä lisätietoja. Kuvan esimerkissä uusi ilmoitus on merkitty vanhenemaan , jolloin se poistuu automaattisesti ilmoitustaululta. Ilmoitukseen voidaan liittää myös liitetiedostoja Liitä tiedosto -painikkeella. Microsoft Office

127 Verkkoresurssien käyttäminen! Verkkosijainti Verkon sijainti ohjaa sitä, millä tavalla voit verkon resursseja käyttää. Tietokonetta asennettaessa on tärkeää vastata kysymykseen onko verkko Kotiverkko (Home network), Työpaikan verkko (Work network) vai Julkinen verkko (Public network). Yrityksessä tietohallinto huolehtii tällaiset asetukset kuntoon, mutta kotona ja matkoilla saatat joutua tekemään määrityksen itse. Sijainnin valinta tehdään napsauttamalla Tehtäväpalkin (Taskbar) ilmaisinosasta Verkko (Network) -kuvaketta. Kuva 113 Network ( Verkko) ilmaisin Napsauta Verkko (Network) -ilmaisinta, seuraava kuva. Painikkeen pikavalikosta voit valita Avaa Verkko- ja jakamiskeskus (Open Network and Sharing Center) -komennon. Kuva 114 Verkot ( Networks) Nimetyn verkkoyhteyden kohdan pikavalikosta voit jakaa verkon tai lopettaa jaon. Microsoft Office

128 Kuva 115 Verkko- ja jakamiskeskus ( Network and Sharing Center) Verkko - ja jakamiskeskukseen (Network and Sharing Center) -pääset Ohjauspaneelista (Contgrol Panel). Ikkunassa voit määrittää verkon toiminnot tarkemmin.! Verkon sijaintiasetus määrää sen, miten tiukat rajoitukset järjestelmässä on verkkokäyttöön asetettu. Koti- ja työpaikan verkko ovat löysemmin rajoitettuja, koska niihin meidän tulee voida luottaa. Julkinen verkko taas on epäluotettavin koska emme sitä lainkaan tunne, joten siinä kaikki asetukset ovat hyvin tiukkoja. Yritysverkot Kun toimit yritysverkossa, on sinulla käytössä verkon resurssit, levyjä ja tulostimia. Käytössäsi olevat resurssit määräytyvät organisaation tiedonhallintapolitiikan pohjalta. Useissa organisaatioissa näytetään levyresurssi erillisenä levytunnuksena (Yhteiset tai jollain muulla toiminnallisella nimellä oleva levy). Palvelimelta käyttöösi jaetut levyt ovat niitä resursseja, joita sinun tulee käyttää organisaation tiedonhallintapolitiikan mukaisesti kaiken työssä syntyneen tiedon tallentamiseen. Verkon levyresurssien käyttäminen Yritysverkon ja kotiverkon levyresursseja käytät samoin periaattein. Kansioiden perustaminen ja tiedostojen hallinta tapahtuu Resurssienhallinnan (Windows Explorer) -ikkunassa. Microsoft Office

129 Tietojen synkronointi Tietoja säilytetään usein verkkojen palvelimilla, kuten tiedostopalvelinten jaetuissa kansioissa, sähköpostipalvelimen postilaatikoissa tai asiakirjahallintapalvelimen sivustoissa. Liikkuvalla käyttäjällä ei ole mahdollisuutta pitää jatkuvaa yhteyttä näihin palvelimiin. Työtä haluttaan kuitenkin tehdä myös silloin, kun yhteyttä näihin resursseihin ei ole. Synkronointityökalut mahdollistavat näiden tietojen siirtämisen paikalliselle koneelle ja muutosten päivittämisen molempiin suuntiin. Jaettujen kansioiden synkronointi Windows-verkon palvelinten jaetuissa kansioissa olevista tiedoista voidaan luoda ns. paikallinen kopio tietokoneen kiintolevylle. Synkronoinin toteutustapa vaihtelee hieman käyttöjärjestelmän versiosta riippuen. Uusimmissa Windows Business -versioissa synkronoinnin käyttöönotto on melko yksinkertaista. Windows Vista Synkronointi aloitetaan napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella verkkojaon kuvaketta Tietokone-ikkunassa. Ponnahdusvalikosta valitaan Offline käyttö aina sallittu. Valinnan kohdalle tulee tällöin valintamerkki. Toinen tapa on valita verkkojaon ominaisuudet hiiren kakkospainikkeella. Ominaisuudet (Properties) -ikkunan Offline Tiedostot (Offline Files) -välilehdeltä valitaan Offline käyttö aina sallittu (Always available offline). Valinnan alla on Synkronoi nyt (Sync now) -painike, jolla voidaan pakottaa tietojen välitön päivitys. Muutoin synkronointi suoritetaan taustalla. Synkronointia voidaan vielä ohjata ohjauspaneelin (Control Panel) Offline-tiedostot kuvakkeesta. Sen avulla käynnistetään Synkronointikeskus (Sync Center) -sovellus, jolla voidaan keskitetysti hallita synkronointeja eri laitteiden ja verkkojakojen välillä. Synkronointi lopetetaan poistamalla valintamerkki jaetun kansion ponnahdusvalikosta. Synkronoinnin lopettaminen poistaa samalla koneen kiintolevyllä olevat jaetun kansion tiedostojen kopiot. Microsoft Office

130 Windows 7 Windows 7:n yritysversioissa synkronointi voidaan tehdä, kuten Vistassakin, hiiren kakkospainikkeella jaetun kansion kuvakkeen päällä valitsemalla Offline käyttö aina sallittu (Always available offline). Ominaisuudet (Properties) -ikkunassa vastaavaa valintaa ei kuitenkaan ole. Toinen mahdollisuus on käyttää Ohjauspaneelin Synkronointikeskus (Sync Center) -työkalua. Sen avulla voi luoda useita eri synkronointisuhteita erityyppisiin tietolähteisiin, kuten jaettuihin kansioihin, mobiililaitteisiin ja eräisiin älypuhelimiin. Muihin laitteisiin liittyvää synkronointi ei kuitenkaan käsitellä tässä e-kirjassa tarkemmin, koska synkronointiasetukset ovat laitekohtaisia. Synkronointi lopetetaan poistamalla valintamerkki jaetun kansion ponnahdusvalikosta. Synkronoinnin lopettaminen poistaa samalla koneen kiintolevyllä olevat jaetun kansion tiedostojen kopiot. Windows 8 Windows 8:n yritysversioissa synkronointi tehdään resurssienhallinnan Aloitus-välilehdeltä: Resurssienhallintaan avataan jaettu kansio tai verkkoasema. Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä avataan Helpotettu käyttö -monivalinta. Sen toiminnoista valitaan Offline käyttö aina sallittu (Always available offline). Valinnasta voidaan lisäksi valita tietojen synkronointi (Synkronoi) sekä siirtyä työskentelemään Offline-tilassa. Synkronointi voidaan myös tehdä käyttäen Ohjauspaneelin Synkronointikeskus (Sync Center) -työkalua. Sen avulla voi luoda useita eri synkronointisuhteita erityyppisiin tietolähteisiin, kuten jaettuihin kansioihin, mobiililaitteisiin ja eräisiin älypuhelimiin. Muihin laitteisiin liittyvää synkronointi ei kuitenkaan käsitellä tässä e-kirjassa tarkemmin, koska synkronointiasetukset ovat laitekohtaisia. Synkronointi lopetetaan tiedostohallinnasta poistamalla Aloitus-välilehden Helpotettu käyttö -toiminnoista tai käyttämällä ohjauspanelin Synkronointikeskusta. Microsoft Office

131 Sähköpostin synkronointi Sähköpostin synkronointi ei edellytä erillisiä toimenpiteitä työasemalla. Kun työasema kytketään lähi- tai laajaverkkoon, josta on yhteys käyttäjän postipalvelimeen, synkronointi suoritetaan automaattisesti. Jos kansioiden päivitys ei jostakin syystä käynnisty automaattisesti, voidaan siirtyä Outlook-sähköpostin Lähetä tai vastaanota (Send/Receive) -välilehdelle ja käyttää sen työkaluja sähköpostin ja kalenterin kansioiden päivittämiseen. Mobiililaitteiden synkronointi Mobiililaitteiden ja erityisesti älypuhelinten sähköpostiviestien ja kalenterimerkintöjen synkronointi tapahtuu joko Ohjauspaneelin (Control Panel) Synkronointikeskuksen (Sync Center) avulla tai erillisellä mobiilisovelluksella. Jos käytössä on Microsoft Exchange-palvelin, mobiililaitteisiin ja älypuhelimiin kannattaa asentaa erillinen Mail for Exchange -sovellus, joka synkronoi sähköpostin ja kalenterin automaattisesti määrävälein puhelimen datayhteyden tai mobiililaitteen langattoman verkkoyhteyden avulla. Tällöin puhelinta tai kämmentietokonetta ei tarvitse kytkeä omaan työasemaan synkronoinnin suorittamiseksi. Microsoft Office

132 Tietojen siirto sovellusten välillä Yhteiskäytössä on kyse tietojen siirrosta eri sovellusten välillä. Valistunut käyttäjä luo dokumenttien eri elementit työhön parhaiten soveltuvilla ohjelmilla ja yhdistää ne kokonaisuudeksi. Taulukkolaskentaohjelma Excel on parhaimmillaan numeerisen tiedon käsittelyssä ja graafisten kuvaajien luonnissa. PowerPoint-esitysgrafiikkaohjelmalla voi luoda pääosan erilaisissa julkaisuissa tarvittavasta grafiikasta. Word-tekstinkäsittely toimii yleensä muilla työkaluilla luotujen tietojen yhdistäjänä ja yksinkertaisena taitto-ohjelmana, jolla koostetaan lopullinen dokumentti ja annetaan sille haluttu ulkonäkö. Yhtenäinen tyyli ja värimaailma Koostaminen helpottuu ja huoliteltu ulkoasu saavutetaan käyttämällä yhtenäisiä tyylejä ja värimaailmoja. Kaikissa Office-paketin sovelluksissa voidaan käyttää sekä tyylejä (Styles) että teemoja (Themes). Huolellisesti mietityt ja kaikille käyttäjille yhteisesti luodut tyyliasetukset helpottavat koostamistyötä Teemat Teemat (Themes) -valikoima Kuva 116 Teemat (Themes) - ryhmän Teemat (Themes) - valikoima Teemat (Themes) -ryhmän Teemat (Themes) -valikoima voit vaihtaa teeman, joka vaikuttaa työn alla olevaan asiakirjaan. Valikoiman teemoja käyttäen on mahdollista määrittää asiakirjalle perusmuotoilut. Ryhmän Teeman värit (Colors), Teeman fontit (Fonts) ja Teeman tehosteet (Effects) -painikkeilla saat vaihdettua asiakirjan muotoiluja. Oletusteema on Office. Microsoft Office

133 Tiedonsiirto työvälineohjelmien välillä Office Leikepöytä Windows-käyttöjärjestelmä itsessään ylläpitää leikepöytää. Siihen voidaan kuitenkin tallentaa vain yksi objekti kerrallaan. Monet sovellukset ja sovelluspaketit sisältävät oman leikepöytänsä, joka mahdollistaa useiden objektien pitämisen samanaikaisesti tallessa. Office-leikepöydän avulla voit säilyttää useita kopioituja tai leikattuja objekteja. Office leikepöydän otat esiin Aloitus (Home) -välilehden Leikepöytä (Clipboard) -ryhmän oikeassa alanurkassa olevalla avainpainikkeella. Tämä leikepöytä muistaa 24 viimeistä missä hyvänsä Office-ohjelmassa kopioitua objektia ja näin voit sen avulla palauttaa tietoja myös Wordista Exceliin. Kuva 117 Leikepöytä (Clipboard) - tehtäväruutu Kun Office-leikepöytä on esillä, tallentuu sinne 24 viimeksi kopioimaasi objektia. Asetukset (Options) -painikkeella esiin tulevasta pikavalikosta Kerää näyttämättä Office-leikepöytää (Collect Without Showing Office Clipboard) -komennolla voit kerätä viimeksi kopioimasi objektit leikepöydälle niin, ettei leikepöytä vie tilaa näytöltä. Asetus koskee kaikkia Officeohjelmia. Tarvittaessa voit Leikepöytä (Clipboard) -ryhmän avainpainikkeella tuoda leikepöydän esiin ja liittää objekteja asiakirjaan.! On todella tärkeää oman ajankäyttösi kannalta että et kirjoita aiemmin tekemääsi objektia uudelleen vaan kopioit sen sieltä missä se jo on. Microsoft Office

134 Upottaminen ja linkittäminen Toisesta sovelluksesta tuodut tiedot tai elementit voidaan joko upottaa (embed) tai linkittää (link). Upotettaessa tiedot tai elementit tallennetaan kohdetiedostoon sellaisina, kuin ne olivat kopiointihetkellä. Jos lähdetiedostoa myöhemmin muutetaan, muutokset eivät näy kohdetiedostossa. Liitetyt tiedot tallentuvat kohdetiedostoon ja lisäävät sen kokoa. Linkitettäessä kopioidut tiedot tai elementit eivät tallennu sellaisenaan kohdetiedostoon, vaan sinne tulee pelkkä viittaus lähdetiedostoon. Tämä viittaus ei käytännössä vaikuta tiedoston kokoon. Jos lähdetiedostoon tehdään muutoksia, ne voidaan päivittää myös kohdetiedostoon. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen silloin, kun useat eri henkilöt luovat oman osansa suuremmasta kokonaisuudesta, esimerkiksi raportista, yrityksen henkilöstölehdestä tai vaikkapa Intranet-sivustosta. Sekä upottamisessa että linkittämisessä hyödynnetään leikepöytää. Lähdetiedostosta valitaan halutut elementit tai tiedot ja kopioidaan ne leikepöydälle. Liittämisen yhteydessä päätetään upotetaanko vai linkitetäänkö tiedot kohdetiedostoon. Tässä yhteydessä on syytä pitää mielessä, ettei kaikkia tietoja voida aina linkittää. Jotkin tiedot ovat sellaisia, että ne ovat vain upotettavissa. Liittämismuoto luettelo Kuva 118 Liittämisasetukset Office-ohjelmien Aloitus (Home) -välilehden Leikepöytä(Clipboard) -ryhmän Liitä (Paste) -painikkeesta voidaan valita Liitä määräten (Paste Special) -vaihtoehto. Se avaa ikkunan, jonka avulla voidaan valita joko Upotus (Liitä - Paste) tai Linkitys (Liitä linkki - Paste Link). Kuvan esimerkissä leikepöydälle on kopioitu solualue Excel-työkirjasta Word-asiakirjaan linkittämistä varten. Käyttäjä voi valita, missä muodossa tiedot näytetään. Jos muokkaus- ja laskentaominaisuudet halutaan säilyttää mahdollisimman hyvinä, kannattaa valita laskentataulukko-objekti (Worksheet Object). Liittämisen voi myös tehdä hiiren kakkospainikkeen avulla, mutta silloin vaihtoehtoja on vähemmän. Tällöin päätetään lähinnä siitä käytetäänkö lähdedokumentin vai kohdedokumentin tyylimäärityksiä sekä halutaanko tiedot upottaa vai linkittää. Microsoft Office

135 Linkkien päivittäminen Linkin asetuksia voidaan muuttaa liittämisen jälkeen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella liitetyn alueen päällä. Ponnahdusvalikosta valitaan Päivitä linkki (Uppdate Link). Toinen tapa on valita valikosta Objekti (Object) ja sivuvalikosta Linkki (Link). Ponnahdusvalikon tekstit riippuvat siitä, mikä objekti kulloinkin on linkitetty kohdetiedostoon. Myös Office-ohjelmistopaketin ja käyttöjärjestelmän kieliasetukset vaikuttavat ponnahdusvalikossa näkyvään tekstiin. Seuraavan kuvan esimerkissä on linkitetty taulukko-objekti (Linked Worksheet Object). Sen sivuvalikosta avataan linkin ominaisuudet valitsemalla Linkit (Links). Avautuvassa ikkunassa voidaan muokata linkin ominaisuuksia. Toimintopainikkeet Kuva 119 Linkin asetukset Painikkeiden avulla voidaan päivittää kohdedokumentti (Päivitä heti - Update Now), avata lähdedokumentti (Avaa lähde - Open Source), muuttaa lähdetietoaluetta (Muuta lähde - Change Source) tai katkaista linkki (Break Link), jolloin lähdetiedoston muutokset eivät enää vaikuta kohdetiedostoon. Päivitys voi tapahtua joko automaattisesti (Automatic Update) tai manuaaliseesti (Manual Update). Jos Lukittu (Locked) -valintaruutu rastitetaan, päivitystä ei tehdä. Säilytä muotoilu päivitysten jälkeen (Preserve formatting after update) -asetus säilyttää kohdetiedostossa käytetyn muotoilun, vaikka lähdetiedoston muotoiluja, kuten värejä tai tyylejä muutettaisiinkin. Toinen mahdollisuus tietojen linkittämiseen on lisätä kohdetiedostoon lähdetiedoston sisältävä objekti. Tämä mahdollisuus löytyy Lisää (Insert) -välilehdeltä. Objekti (Object) -painike avaa seuraavan ikkunan: Microsoft Office

136 Tiedostopolku Kuva 120 Objektin lisäämisen asetukset Toiminto mahdollistaa joko kokonaan uuden objektin lisäämisen Luo uusi (Create New) -välilehdeltä tai aiemmin luodun tiedoston käytön Luo tiedostosta (Create from File) -välilehdeltä. Selaa (Browse) -painikkeella valitaan lähdetiedosto. Toiminto lisää lähdetiedoston kokonaisuutena. Objekti voidaan joko upottaa tai linkittää. Linkitys tapahtuu valitsemalla Linkitä tiedostoon (Link to file) -valintaruutu. Tarvittaessa ulkoinen objekti voidaan näyttää kohdetiedostossa pelkkänä kuvakkeena joka avaa alkuperäisen objektin omaan ikkunaan. Tämä ominaisuus otetaan käyttöön rastittamalla Näytä kuvakkeena (Display as icon) -valintaruutu. Microsoft Office

137 Muiden tiedostomuotojen käyttö Tekstinkäsittelyssä ja taulukkolaskennassa voidaan tarvittaessa hyödyntää myös muihin, kuin ohjelman natiivi-muotoon tallennettuja aineistoja. Tekstitiedostojen käyttö Wordissa Tekstinkäsittelyssä voidaan avata suoraan lähes kaikki tekstimuotoista tietoa sisältävät tiedostot ja tallentaa ne Word- tai muuhun sopivaan tiedostomuotoon. Jäsennysnäytöstä löytyvät työkalut muiden tekstimuotoisten asiakirjojen lisäämiseksi Word-asiakirjaan. Jäsennysnäyttö Jäsennysnäyttö saadaan näkyviin Näytä (View) -välilehdeltä valitsemalla Asiakirjanäkymät (Document Views) -ryhmästä Jäsennysnäyttö (Outline). Kun haluat lisätä Word-asiakirjaan jonkin tekstimuotoisen tiedoston, luo sille ensin otsikko käyttämällä sopivaa otsikkotyyliä. Kirjoitettuasi otsikon paina Perusasiakirja (Master Document) -ryhmästä Lisää (Insert) -painiketta. Se avaa Lisää aliasiakirja-ikkunan. Lisää (Add) -painike ei ole näkyvissä, ellei Näytä tiedosto (Show Document) -painike ole valittuna. Microsoft Office

138 Kuva 121 Tekstitiedoston lisääminen Ennen aliasiakirjan lisäämistä valitaan lisättävän asiakirjan tiedostotyyppi. Kokeile Palauta teksti mistä tahansa tiedostosta (Recover Text from Any File) -vaihtoehtoa. Sen avulla voidaan lisätä teksti tiedostosta, jossa on tekstin lisäksi muitakin elementtejä. Aivan kaikkien tiedostomuotojen kanssa tämä työkalu ei kuitenkaan toimi. Microsoft Office

139 Tietojen tuominen Exceliin Excel pystyy avaamaan useita tiedostomuotoja suoraan. Suora avaaminen ei kuitenkaan useimmissa tilanteissa johda toivottuun lopputulokseen. Excelkäyttäjän kannattaakin tuoda muuhun tiedostomuotoon tallennetut tiedot käyttämällä Tiedot (Data) -välilehden Hae ulkoiset tiedot (Get External Data) -ryhmän työkaluja. Tekstipohjaiset tiedot tuodaan Tekstistä (From Text) -työkalulla. Muusta lähteestä-työkalut mahdollistavat tietojen tuonnin SQL Server -tietokannasta, ODBC-yhteensopivista tietokannoista tai XML-tietolähteistä. Muiden taulukkolaskentaohjelmien tiedot kannattaa yleensä tuoda avaamalla laskentataulukko Tiedosto (File) -valikon Avaa (Open) -toiminnolla käyttäen kyseisen ohjelman suodinta. Esimerkki Harjoitustiedosto: Henkilorekisteri.csv Ensimmäinen esimerkkitiedosto on pilkulla (puolipisteellä) eroteltu. Avaa tyhjä työkirja ja tee seuraavat vaiheet. Kuva 122 Tiedot (Data) - välilehti Napsauta Tiedot (Data) -välilehdeltä Hae ulkoiset tiedot (Get External Data) -ryhmästä Tekstistä (From Text) -painiketta. Etsi levyltä haluamasi tiedosto, valitse se ja napsauta Tuo (Import) -painiketta avataksesi tiedoston. Muusta lähteestä valinnan avulla voidaan tuoda tietoja tietokantaohjelmistoista ja XML-tiedostoista. Microsoft Office

140 Kuva 123 Ohjattu tekstin tuominen, vaiheet 1 ja 2 Tekstitiedoston tuominen tapahtuu kolmivaiheisella ohjatulla toiminnolla. Ensimmäisessä vaiheessa valitaan, miten sarakkeiden ja rivien tiedot on Erotettu (Delimited) toisistaan. Toisessa vaiheessa määritellään erotinmerkki tai kenttien (sarakkeiden) leveydet. Joissakin tiedostomuodoissa teksti on erikseen määritelty jollakin tarkenteella (Text qualifier), kuten lainausmerkeillä tai puolilainausmerkeillä jotka ympäröivät tekstitietoa. Microsoft Office

141 Lisäasetukset-painike Kuva 124 Ohjattu tekstin tuominen, vaihe 3 Viimeisessä vaiheessa määritellään karkeasti, mitä typpiä kunkin sarakkeen tiedot ovat. Lisäasetukset (Advanced) -painikkeen avulla määritellään mitä merkkejä käytetään desimaali- (Decimal separator) ja tuhaterottimina (Thousands separator). Viimeisessä vaiheessa määrität, tuodaanko tiedot sellaisenaan vai tehdäänkö niistä Pivot- taulukko tai kaavio. Samalla valitaan, mistä taulukon solusta alkaen tieto tuodaan vai tehdäänkö niitä varten uusi laskentataulukko. Koska kyseessä on tietojen tuonti ulkoisesta tietolähteestä, tietojen tuonnissa käytetyt asetukset voidaan tallentaa rastittamalla Lisää tämä tieto tietomalliin. Ominaisuudet -painikkeella voidaan vaikuttaa tarkemmin tietojen tuonti- ja päivitysasetuksiin. Tallenna lopuksi työkirja nimellä Henkilörekisteri-YY. Sen jälkeen voit analysoida tietoja Excelin keinoin. Esimerkki Harjoitustiedosto: Henkilorekisteri.rpt Toinen esimerkkitiedosto on kiinteäleveyksinen. Tiedosto on otettu henkilötietojen hallintaohjelmasta. Tiedosto on sen vuoksi.rpt -päätteinen. Avaa tyhjä työkirja ja tee seuraavat vaiheet. Napsauta aluksi Tiedot (Data) -välilehden Hae ulkoiset tiedot (Get External Data) -ryhmän Tekstistä (From Text) -painiketta. Valitse tiedostotyypiksi Kaikki tiedostot (All files). Etsi levyltä harjoitustiedosto ja paina Tuo (Import) -painiketta. Microsoft Office

142 Kuva 125 Ohjattu tekstin tuominen, vaiheet 1 ja 2 Tekstitiedoston tuominen tapahtuu kolmivaiheisella ohjatulla toiminnolla. Ensimmäisessä vaiheessa valitaan, miten sarakkeiden ja rivien tiedot erotettu (Delimited) toisistaan. Kiinteä leveys (Fixed width) ei, ikkunan tekstistä huolimatta, tarkoita sitä, että sarakkeiden (kenttien) välissä olisi välilyöntiä. Tässä vaihtoehdossa kullekin sarakkeelle on varattu tietty merkkimäärä. Jos merkkejä ei ole tarpeeksi, niiden perään tulee välilyöntejä. Esimerkiksi kentän leveys on 5 merkkiä. Jos sarakkeessa on sana kani (4 merkkiä), sen perässä on välilyönti. Jos sarakkeessa on sana koira (5 merkkiä), välilyöntiä ei ole. Jos sarakkeessa on sana koi (3 merkkiä), välilyöntejä olisi 2 kappaletta. Toisessa vaiheessa määritellään kenttien (sarakkeiden) leveydet. Kiinteäleveyksisiä lähtötietoja käytettäessä sarakkeiden leveys määritellään esikatseluruudun viivaimessa olevia nuolia siirtämällä tai niitä lisätään viivaimelle napsauttamalla viivainta. Microsoft Office

143 Lisäasetukset-painike Kuva 126 Ohjattu tekstin tuominen, vaihe 3 Viimeisessä vaiheessa määritellään karkeasti, mitä typpiä kunkin sarakkeen tiedot ovat. Lisäasetukset (Advanced) -painikkeen avulla määritellään mitä merkkejä käytetään desimaali- (Decimal separator) ja tuhaterottimina (Thousands separator). Viimeisessä vaiheessa määrität mistä taulukon solusta alkaen tieto tuodaan. Tallenna lopuksi työkirja nimellä Henkilörekisteri-XX. Sen jälkeen voit analysoida tietoja Excelin keinoin. Microsoft Office

144 Postitus! Joukkokirjeet Postitukset (Mailing) -välilehden toiminnoilla saat luotua joukkofaksin, asiakkaille kirjekuoren, joukko viestin ina, joukkokirjeen tai tarra-arkin. Näitä toimenpiteitä kutsutaan yhdistämistoimiksi. Tässä e-kirjassa käsitellään ohjattua yhdistämistä. Yhdistämisessä on tärkeää muistaa kaksi asiaa. Osoitteet haetaan tietolähteestä, lähdeasiakirjasta ja ne tuodaan pääasiakirjaan, kohdeasiakirjaan. Pääasiakirja on asiakirja jolle tietolähteen tiedot; nimet ja osoitteet tuodaan. Tietolähde on luettelo, usein tietokanta josta tieto haetaan. Tietolähde voi olla Word-taulukko tai jollain muulla ohjelmalla luotu tietokanta, esimerkiksi Access asiakasrekisteri tai Excel-tuoteluettelo. Joukkokirjetoiminto on ollut käytössä kymmeniä vuosia. Joukkokirje toimii kun tulostat useita samansisältöisiä kirjeitä ja asiakirjat lähetetään ikkunallisessa kirjekuoressa. Jokainen meistä on saanut Valittujen palojen kirjeen, Hyvä Kari, olet lähestulkoon juuri likimain voittanut miljoonan. Microsoft Office

145 Joukkokirjeiden tuottaminen Harjoitustiedostot: Tarjous joukkokirjeenä - pohja.docx ja Henkilörekisteri.xlsx Avaa Tarjous joukkokirjeenä - pohja.docx -tiedosto kirjeen pohjaksi. Käytä tietokantana Henkilörekisteri.xlsx -tiedostoa. Joukkokirjeen tuotat Postitukset (Mailing) -välilehden Aloita yhdistäminen (Start Mail Merge) -pudotusvalikon Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen (Step-by-Step Mail Merge Wizard) -komennolla. Kuva 127 Joukkokirjeen pohjana valmis asiakirja Asiakirjaan on merkitty XXXXXXXX -merkintä kohtiin joihin tuomme tietoa tietolähteestä. Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruudussa voit laatia joukkokirjeen ohjatusti. Valitse aluksi Vaihe 1/6 (Step 1 of 1) -tehtäväruudussa Kirjeet (Letters) ja napsauta Seuraava (Next) -painiketta. Microsoft Office

146 Kuva 128 Vaiheet 2 ja 3 Napsauta Vaihe 2/6 (Step 2 of 6) -tehtäväruudussa voimaan Käytä nykyistä asiakirjaa (Use the current document) -valinta ja napsauta Seuraava (Next) -painiketta. Napsauta Vaihe 3/6 (Step 3 of 6) tehtäväruudussa Selaa (Browse) -painiketta. Tietolähteen valinta Tiedoston sijainti Kuva 129 Valitse tietolähde (Select Data Source) - valintaikkuna Etsi valintaikkunan avulla kiintolevyltäsi Henkilörekisteri.xlsx tietolähde ja avaa tiedosto. Microsoft Office

147 Luettelo sovelluksen kaikista taulukoista Kuva 130 Valitse taulukko (Select Table) - valintaikkuna Henkilörekisteri on laadittu siten, että ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot, joten jätä rasti Ensimmäinen rivi... (First row ) -valintaan. Valitse ylempi taulukko (nimetty alue) ja napsauta OK-painiketta. Tulosjoukon rajoittaminen - suodatus Tee joukkokirjeiden suodatus siten, että kirjeen saa vain joko Turkulainen tai Helsinkiläinen henkilö. Kuva 131 Yhdistämisen vastaanottajat (Mail Merge Recipients) - valintaikkunassa Valintaikkunan Muokkaa vastaanottajaluettelo (Refine recipients list) -painikkeilla voit määrittää tarkemmin kirjeeseen tulevat tiedot. Napsauta Postitoimisto-kentän pudotusvalikosta Lisäasetukset (Advanced) -komentoa. Microsoft Office

148 Suodatusten määrittelyikkuna Kuva 132 Suodata ja lajittele (Filter and Sort) - valintaikkuna Postitoimisto-kentän suodatuksella voit tulostaa kirjeet vain Turkulaisille ja Helsinkiläisille. Määritä kentälle kaksi erillistä ehtoa. Ensimmäinen vertailulauseke, ehto on Equal to (Yhtä suuri kuin) Turku ja toinen ehto Yhtä suuri kuin (Equal to) Helsinki. Ehdot on yhdistettävä Tai (Or) -ehdolla. Ja (And) -ehdolla et saa kyselyn tulosjoukkoon ainoatakaan henkilöä, koska henkilö ei voi asua "samalla kertaa" sekä Turussa että Helsingissä. Hyväksy ikkuna ja hyväksy Yhdistämisen vastaanottajat (Mail Merge Recipients) -valintaikkuna. Tulosjoukon lajittelu Tulosjoukko kannattaa lajitella Postinumero-kentän mukaan nousevaan lajittelujärjestykseen (Sort Ascendong), tee se napsauttamalla kentän pudotusvalikosta (sivun 147 kuva) kyseistä komentoa. Tallenna tässä vaiheessa joukkokirje uudella nimellä Tarjous joukkokirjeenä. Microsoft Office

149 Joukkokirjeiden tuottaminen jatkuu Kuva 133 Kenttien asettaminen asiakirjapohjaan Valitse rivi tai aktivoi merkkijono jonka kohdalle yhdistämiskentän haluat. Napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä (Insert Merge Field) -pudotusvalikosta haluamasi kenttänimi. Kun samalle riville tarvitaan kaksi kenttää peräkkäin, on sinun kirjoitettava ensimmäisen kentän valinnan jälkeen välilyönti. Lisää kaikki osoitekentät asiakirjaan samalla tavalla. Kuva 134 Kenttäkoodit asiakirjassa Kun olet lisännyt yhdistämiskentät ja muotoillut fontin värin mustaksi näyttää asiakirja tällaiselta. Yhdistämiskentät on merkitty kenttäkoodeilla. Napsauta Vaihe 3/6 (Step 3 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta. Tallenna asiakirja napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna (Save) -painiketta. Microsoft Office

150 Kuva 135 Vaiheet 4-6 Napsauta Vaihe 4/6 (Step 4 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta. Tekemäsi valmis joukkokirjeen määrittelyarkki näkyy kuvassa ylhäällä oikealla. Kenttäkoodit on korvattu tietokannan ensimmäisen henkilön tiedoilla. Vaihe 5/6 (Step 5 of 6) -tehtäväruudussa voit vielä Muokkaa luetteloa (Edit recipient list) -komennolla siirtyä takaisin joukkokirjeen määrittelyyn, kyselyyn. Napsauta Vaihe 5/6 (Step 5 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta siirtyäksesi viimeiseen tehtäväruutuun. Tässä vaiheessa voisit tulostaa joukkokirjeen, mutta sulje tehtäväruutu.! Kun kerran määrittelit joukkokirjeen kunnolla, on määrittelyarkki käyttökelpoinen niin kauan kun haluat lähettää samaa esitettä tai tarjouspyyntöä eri vastaanottajajoukoille. Seuraava vaihe onkin tallentaa kirjeen määritysarkki eli juuri aikaansaatu tiedosto. Tallenna napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna (Save) -painiketta. Tulostamista ennen sinun kannattaa myös aina esikatsella koko joukkokirje. Microsoft Office

151 Tulostusjoukon esikatselu Napsauta Viimeistele yhdistäminen (Finish & Merge) -pudotusvalikon Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja (Edit Individual Documents) -komentoa. Valinta takaa sen, että saat kaikki suodatuksen mukaiset joukkokirjeet Kuva 136 Yhdistä uuteen asiakirjaan (Merge to New Document) - valintaikkuna Napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa OK-painiketta. Joukkokirjeet puretaan ( ajetaan ) uuteen tiedostoon, jossa voit vielä ennen tulostamista tarkastaa muotoilut ja kyselysi toimivuuden. Kun kaikki on kunnossa, tulosta joukkokirjeet. Tätä tiedostoa sinun ei kannata tallentaa tulostamisen jälkeen, se on oikea tulosjoukko vain juuri tällä hetkellä, koska tällainen tietokanta elää jatkuvasti. Ajantasaiset joukkokirjeet voit ajaa aina uudelleen Tarjous joukkokirjeenä.docx -tiedostosta.! Kun olet määritellyt joukkokirjeen näin, et voi tulostusikkunassa enää valita tulostettavaksi sivua 1, kun haluat tulostaa vain yhden testisivun. Tässä esimerkissä jokainen uusi kirje on omassa osassaan ja sisältää vain yhden sivun jonka sivunumero on yksi. Näin valiten tulostat siis kaikista kirjeistä sivun yksi eli kaikki tiedoston 79 sivua. Kun haluat tulostaa vain yhden sivun, voit tulostaa aktiivisen sivun Tulosta (Print) -valintaikkunassa valitsemalla Nykyinen valinta (Current page) -ruudun. Microsoft Office

152 Tarrat Tarratoiminto on hyvä tapa tuottaa osoite- ja muita tarroja. Voit tuottaa toiminnolla joko samansisältöisiä tai muuttuvia tarroja. Muuttuvissa tarroissa osoitetiedot haetaan luettelosta tai tietokannasta. Tarrojen laatimisessa sinun on huomioitava ostamasi tarra-arkki (paperi ja sen koko sekä tarrojen mitat). Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on tiedettävä joko arkin standarditunnus (Avery 7562 tms.) tai sitten laadittava oma tarra-arkki ostetun arkin todellisen mitoituksen mukaan. Tarrojen tuottaminen Tarroja tuotat tyhjään uuteen asiakirjaan Postitukset (Mailing) -välilehden Aloita yhdistäminen (Start Mail Merge) -pudotusvalikon Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen (Step-by-Step Mail Merge Wizard) -komennolla. Kuva 137 Vaiheet 1 ja 2 Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruudussa voit laatia tarra-arkit ohjatusti, valitse Vaihe 1/6 (Step 1 of 6) -tehtäväruudussa Osoitetarrat (Labels) ja napsauta Seuraava (Next) -painiketta. Napsauta Vaihe 2/6 (Step 2 of 6) -tehtäväruudussa Osoitetarra-asetukset (Label Options) -painiketta. Ennen seuraavia vaiheita sinun on syytä mitata tai tarkastaa tarra-arkin mitoitus kaavapaperilta. Jos arkki on jonkin standardin mukainen ja standardi löytyy Wordista, on tarran tuottaminen erittäin yksinkertaista. Omalla mitoituksella laaditun tarra-tulostuksen määrittely on hieman haasteellisempaa. Seuraavassa laadimme tarra-arkin käyttäen apuna standardin Avery L7562 -tarratyyppiä. Käytä oman arkin suunnittelussa myös aina jotain standarditarran mitoituspohjaa, joka on mitoiltaan lähellä hankkimasi arkin mittoja - näin tehtävä helpottuu paljon. Microsoft Office

153 A4 arkkien tulostus oletuslokerosta Tarran kokotiedot ja arkkikoko Kuva 138 Osoitetarra- asetukset (Label Options) - valintaikkuna Etsi valintaikkunasta ostamasi tarra-arkin tuotekoodi tai lähes vastaava tarratyyppi. Käytä esimerkissä Avery L7562 -tarratyyppiä koska ostit 2 * 8 tarra-arkkeja. Napsauta Uusi osoitetarra (New Label) -komentoa. Tarra-arkin esikatseluruutu ja ohjeet mittojen valintaan Tarra-arkin mittojen määrittely Kuva 139 Tarran lisätiedot (Label Details) - valintaikkuna Tee tarra-arkin mitoitus huolellisesti, muuten tulostamasi tarrat eivät osu paperilla oikeille kohdille. Kun olet muokannut osoitetarrojen koot haluamallasi tavalla nimeä tarra-arkki ja napsauta OK-painiketta tässä ja seuraavassa valintaikkunassa. Napsauta vielä Vaihe 2/6 (Step 2 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta. Microsoft Office

154 !! Tarra-arkkien säilytys ja käyttö Tarra-arkit maksavat huomattavsti enemmän kuin tulostuspaperi, joten säilytä arkkeja asiallisesti. Koska tarran alla on liimapinta, tulee liiman kuivuminen estää säilyttämällä tarroja alkuperäisessä muovipussissa mahdollisimman ilmatiiviisti. Vahingoittunutta tai vajaata tarra-arkkia et saa koskaan asettaa tulostimeen, etkä sille tulostaa. Kipristelevä tarran reuna saattaa jäädä kiinni tulostimen sisäosiin. Tällaisen vahingon korjaaminen on erittäin hankalaa ja/tai kallista. Tietolähteen valinta Harjoitustiedostot: Henkilörekisteri.xlsx Kuva 140 Vaihe 3 ja Valitse tietolähde (Select Data Source) - valintaikkuna Napsauta Selaa (Browse) -painiketta. Etsi valintaikkunan avulla kiintolevyltäsi Henkilörekisteri.xlsx tietolähde ja avaa se. Luettelo sovelluksen kaikista taulukoista Kuva 141 Valitse taulukko (Select Table) - valintaikkuna Henkilörekisteri on laadittu siten, että ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot, joten jätä rasti Ensimmäinen rivi (First row...) -valintaan. Valitse ylempi taulukko (nimetty alue) ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Office

155 Tulosjoukon rajoittaminen - suodatus Tee tarrojen suodatus siten, että kirjeen saa vain joko Turkulainen tai Helsinkiläinen henkilö. Kuva 142 Yhdistämisen vastaanottajat (Mail Merge Recipients) - valintaikkuna Valintaikkunan Muokkaa vastaanottajaluettelo (Refine recipients list) -painikkeilla voit määrittää tarkemmin tarraan tulevat tiedot. Postitoimisto-kentän pudotusvalikon suodatuksella voit tulostaa tarran vain Turkulaisille ja Helsinkiläisille. Toteuta suodatus sivun 148 esimerkin mukaan. Kuva 143 Tarrapohja ja kenttäkoodit Kuvassa näet tarra-arkin ulkoasun. Tallenna tarrojen määritysarkki nimellä Tarrat.docx. Napsauta nyt Vaihe 3/6 (Step 3 of 6) -tehtäväruudussa Seuraava (Next) -painiketta. Microsoft Office

156 Tarrojen tuottaminen jatkuu Kuva 144 Vaihe 4 Napsauta Osoitelohko (Address block) -painiketta. Napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa Täsmää kentät (Match fields) -painiketta. Määritä valintaikkunassa tarrakenttien vastinkentät pudotusvalikoista. Napsauta OK-painiketta ja seuraavassa ikkunassa Kyllä (Yes) -painiketta sekä vielä OK-painiketta. Replikoi tarrat vaiheen Vaihe 4/6 (Step 4 of 6) Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruudussa napsauttamalla Päivitä kaikki osoitetarrat (Update All Labels) -painiketta. Tekemäsi tarran kentät (Osoitelohko) siirtyvät jokaiseen tarraan. Voit nyt muokata osoitetarroja, esimerkiksi suurentaa kirjasinkokoa ja liittää tarroihin yrityksen logon. Tee muokkaus vain ensimmäisen tarran osalta, replikoimme muutoksen muihin arkin tarroihin. Replikoi tarrat Vaihe 4/6 (Step 4 of 6) Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruudussa napsauttamalla Päivitä kaikki osoitetarrat (Update All Labels) -painiketta. Nyt tekemäsi tarran muotoilut, logo ja kentät siirtyvät jokaiseen tarraan. Napsauta Seuraava (Next) -painiketta siirtyäksesi esikatseluun. Microsoft Office

157 Kuva 145 Muotoillut tarrat Replikoinnin jälkeen tarra-arkin ulkoasu esikatselussa voi näyttää tällaiselta, etenkin jos olet lisännyt niihin kuvan (logo.png). Tässä kuva on irrotettu tekstin päälle ja leikattu pienemmäksi. Kuva 146 Vaiheet 5 ja 6 Vaihe 5/6 (Step 5 of 6) -tehtäväruudussa voit Muokkaa luetteloa (Edit recipient list) -komennolla siirtyä takaisin tarratulostuksen tietosisällön määrittelyyn, kyselyyn. Napsauta tehtäväruudussa kuitenkin Seuraava (Next) -painiketta. Vaihe 6/6 (Step 6 of 6) -tehtäväruudussa voit ajaa tarrat tulostimelle painamalla Print (Tulosta) -painiketta - äläpä tee sitä. Sulje tässä vaiheessa Yhdistäminen (Mail Merge) -tehtäväruutu ja tallenna lopuksi tarrojen määritysarkki. Kun kerran määrittelit arkin kunnolla, on se käyttökelpoinen niin kauan kun sinulla samaa tarra-arkkia paketissa on. Microsoft Office

158 Tulostusjoukon esikatselu Valinta takaa sen, että saat kaikki suodatuksen mukaiset joukkokirjeet Kuva 147 Yhdistä uuteen asiakirjaan (Merge to New Document) - valintaikkuna Napsauta Viimeistele yhdistäminen (Finish & Merge) -painiketta. Valitse pudotusvalikosta Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja (Edit Individual Documents) -komento. Napsauta esiin tulevassa valintaikkunassa OK-painiketta. Tarrat puretaan ( ajetaan ) uuteen tiedostoon, jossa voit vielä ennen tulostamista tarkastaa muotoilut ja kyselysi toimivuuden. Tarra-arkin nimi on nyt Osoitetarrat1 ja arkille syntyi viisi sivua. Kun kaikki on kunnossa, tulosta tarrat. Tätä tiedostoa sinun ei kannata tallentaa tulostamisen jälkeen, se on oikea tulosjoukko vain juuri tällä hetkellä, koska tällainen tietokanta elää jatkuvasti. Ajantasaiset tarrat voit ajaa aina uudelleen Tarrat.docx -tiedostosta. Microsoft Office

159 Ohjelmien asetukset Office ohjelmia käyttäessäsi on sinun järkevää muuttaa ohjelmien oletusasetuksia oman työskentelysi helpottamiseksi. Osa asetuksista vaikuttaa laitteessa, jonka äärellä ne teet. Tällaiset asetukset tallentuvat omaan käyttäjäprofiiliisi, ne eivät siirry asiakirjan mukana. Useat asetukset taas vaikuttavat aktiiviseen tiedostoon ja kulkevat sen mukana. Asetuksiin vaikuttaminen Kuva 148 Asetustasot Office ohjelmissa on oletusasetuksia ainakin kolmella tasolla, tutustu yllä olevaan kuvaan. Ohjelmistotason asetukset Työvälineohjelman ohjelmoija on tehnyt sovellukseen valmiita ohjelmistotason oletusasetuksia, joita käyttäjä ei voi muuttaa. Tällaisia ohjelmistotason asetuksia ovat: Tiedosto (File) -painikkeen sijainti ja esiin tulevan valikon sisältö. Pikavalikoiden ja valikoiden sisällöt. Valikoimien ja pikavalikoimien sisällöt. Microsoft Office

160 Ohjelman oletusasetukset Ohjelmatason oletusasetukset ovat asetuksia joita käyttäjä voi muuttaa. Muutoksista useat tallentuvat käytettävän laitteen levylle (Wordissa Normal.dotm -tiedostoon). Nämä asetukset vaikuttavat lähinnä käyttöliittymään ja ovat käyttäjätunnuskohtaisia. Tällaisia ohjelmatason asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt yleiset ohjelman toimintopainikkeet. Valintanauhan sisältö. Välilehtien valintapainikkeiden nimet ja sijainti. Valintanauhan pienentäminen, kohdeohjeiden näyttäminen tai piilottaminen. Reaaliaikainen esikatselu (pois käytöstä - käytössä). Oikeinkirjoituksen korjausohjeiden asettaminen voimaan tai poistaminen käytöstä. Tilarivillä näkyvien ilmoitusten näyttäminen tai piilottaminen. Tiedostoasetukset Organisaation omaan asiakirjamalliin (Word) on viisasta tallentaa yhteisössä tai asiakirjastandardissa yleisesti määriteltyjä sivun asetuksia, myös usein käytettäviä muotoiluja. Tällaiset Tiedostoasetukset vaikuttavat käsiteltävään tiedostoon ja kulkevat tiedoston mukana laitteelta toiselle. Tiedostoon vaikuttavia asetuksia ovat: Pikatyökaluriviin lisätyt, asiakirjaan liittyvät toimintopainikkeet. Kappaletyylit sekä ylä- ja alatunnisteet (sivunumerot yms.). Sivun asetuksissa tehdyt tulostusasetukset (reunusten suuruus, ei tulostuslaite). Microsoft Office

161 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Tiedosto (File) -painikkeen napsautuksella esiin tulevasta valikosta voit valita Asetukset (Options) -toiminnon. Esiin tulevilla välilehdillä näet ohjelman tärkeimmät oletusasetukset. Näitä asetuksia voit muokata tekemällä haluamasi valinnat. Asetukset tallentuvat ohjelmaa lopetettaessa joko ohjelmaan, oman käyttäjäprofiilisi Normal.dotm -tiedostoon tai työn alla olevaan tiedostoon. Wordin asetukset Ohjelman asennuksen jälkeen Wordin asetukset (Word Options) -välilehdillä ovat voimassa niin sanotut oletusasetukset. Peruskäyttäjälle nämä asetukset yleensä sopivat, mutta osaavampi käyttäjä joutuu niitä usein muuttamaan. Kuva 149 Wordin asetukset (Word Options) - valintaikkuna Wordin asetukset (Word Options) -valintaikkuna on paloiteltu kymmenelle välilehdelle. Tutustu huolella jokaiseen välilehteen ja mieti mitkä asetusmuutokset helpottavat omaa työskentelyäsi niin paljon, että oletusasetus kannattaa muuttaa. Kuvassa on korostettu suositeltavaa asetusta, napsauta asetus voimaan ellei se jo ole voimassa. Jos haluat tekemäsi muutokset jäävän voimaan, napsauta lopuksi OK-painiketta. Sama periaate toimii myös Excel'ssä ja PowerPoint'ssa. Microsoft Office

162 ! Valintanauhan mukauttaminen Word ohjelman eräs uusi toiminto on valintanauhan mukauttamismahdollisuus. Voit mukauttaa valintanauhan välilehtien sisältöä oman näkemyksesi ja mieltymyksesi mukaan. Napsauta esiin Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehti. Kuva 150 Mukauta valintanauhaa ( Customize Ribbon) - välilehti Välilehden Mukauta valintanauhaa (Customize the Ribbon) -kohdassa on valittuna oletusvalintanauhan (Main Tabs). Valintanauhan mukauttamiseksi voit tehdä seuraavia toimia: voit lisätä välilehtiin vasemmassa lohkossa olevia komentoja Lisää (Add) -painikkeella voit poistaa valittuja komentoja tai ryhmiä Poista (Remove) -painikkeella voit perustaa uuden välilehden Uusi välilehti (New Tab) -painikkeella voit perustaa uuden ryhmän Uusi ryhmä (New Group) -painikkeella voit nimetä valitun elementin Nimeä uudelleen (Rename) -painikkeella voit palauttaa oletusvalintanauhan sisällön Poista (Reset) -pudotusvalikon Poista kaikki mukautukset (Reset all Customization) -komennolla voit viedä mukauttamasi valintanauhan tiedostoon Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Vie kaikki mukautukset (Export all customizations) -komennolla voit tuoda valmiiksi mukautetun valintanauhan Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Tuo mukautettu tiedosto (Import customization file) -komennolla. Microsoft Office

163 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivillä on oletuksena muutama jatkuvasti tarvitsemasi toiminto, komentopainike. Tarvitset työskennellessäsi usein muitakin toimintoja, ne sinun kannattaa lisätä pikatyökaluriviin. Pienennä valintanauha Kuva 151 Toiminnon lisääminen pikatyökaluriviin Yksinkertainen tapa lisätä pikatyökaluriviin komento on napsauttaa toimintopainikkeen pikavalikosta Lisää pikatyökaluriviin (Add to Quick Access Toolbar) -komentoa. Kuva 152 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökalurivin Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikon komennoilla käy pikatyökalurivin sisällön mukauttaminen helposti. Tee kuvaan merkityt pikavalinnat pikatyökalurivin mukauttamiseksi. Napsauta tarvittaessa Lisää komentoja (More Commands) -komentoa ja jatka mukauttamista esiin tulevassa valintaikkunassa. Pikatyökalurivin Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) -pudotusvalikon komennolla Näyttää valintanauhan alapuolella (Show Below the Ribbon) voit siirtää pikatyökalurivin valintanauhan alle. Kuva 153 Mukautettu pikatyökalurivi Mukauttamisen jälkeen pikatyökalurivi voi näyttää vaikka tältä. Samat periaatteet toimivat myös Excel'ssä ja PowerPoint'ssa. Microsoft Office

164 Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen Microsoft Word -ohjelman oletustallennusmuoto on Office XML -tiedostomuoto. Kuva 154 Tallenna (Save) - välilehti Koska uuden Wordin käyttö on vielä jossain määrin harvinaista, kannattaa asiakirjat epävarmassa tilanteessa tallentaa Word asiakirja (Word Document) -muotoon. Oletustallennusmuodoksi Word asiakirja (Word Document) -muodon vaihdat Tallenna tiedostot tässä muodossa (Save files in this format) -pudotusvalikosta. Tällä välilehdellä voit vaihtaa tiedostolle uuden oletussijainnin Tiedoston oletussijainti (Default save location) -kentässä tai jättää voimaan ohjelma-asennuksessa määrätyn. Automaattisen palautuksen tiedostojen sijainti (AutoRecover file location) -kohdassa näet minne ohjelma 10 minuutin välein tallentaa vedoksen työstäsi. Tähän vedokseen palaat, jos ohjelma yhtäkkiä kaatuu ja työ häviää näytöltä siten ettet pysty viimeisiä muutoksia tallentamaan. Lähettäessäsi tiedoston toisella koneella käsiteltäväksi et koskaan tiedä mitä fontteja kyseisellä koneella on. Jos koneella ei ole käyttämiäsi fontteja, voi asiakirjan ulkonäkö muuttua hyvinkin paljon. Upota fontit tiedostoon (Embed fonts in the file) -asetuksella voit upottaa käyttämäsi tai kaikki fontit tiedostoon. Fontit kulkevat nyt tiedoston mukana, kun tiedostoa siirretään tai jaellaan laitteelta toiselle. Microsoft Office

165 ! Tilarivin mukauttaminen Tilarivi näyttää käyttäjää auttavia ohjeita, näitä ohjeita sinun kannattaakin seurata. Tilapalkkia voit mukauttaa pikavalikon valinnoilla. Kuva 155 Tilarivin (Status Bar) mukauttaminen Napsauta ikkunan Tilapalkki (Status Bar) osaa hiiren kakkospainikkeella, näin saat esiin pikavalikon. Kuvassa näet tilarivin oletusvalinnat ja aiemmin tehdyn Päällekirjoitus (Overtype) -asetuksen. Valintoja voit tehdä napsauttamalla ne voimaan (valintamerkki komennon eteen). Sama periaate toimii myös Excel'ssä ja PowerPoint'ssa. Microsoft Office

166 Näytön zoomaaminen Näyttökuvan loitontaminen ja lähentäminen (zoomaus) helpottaa asiakirjan eri osien muokkausta ja tarkastelua. Piirtäessäsi tarkkaa kuvaa kannattaa sinun tuoda kuva lähemmäs (suurentaa), zoomaa näyttötilaa yli 100 prosentilla. Käsitellessäsi tekstiä aseta zoomaus lähelle 100 prosenttia. Halutessasi nähdä suuremman osan asiakirjasta kerralla aseta zoomausarvo alle 100 prosentin. Kuva 156 Zoomaustyökalut Ikkunan skaalauksen muuttaminen tapahtuu näppärästi tilarivillä olevalla liukusäätimellä. Asiakirjaan saat myös mielekkään zoomaustason napsauttamalla Zoomaustaso (Zoom Level) -painiketta. Usean sivun näyttäminen Sivumäärän valinta Kuva 157 Zoomaus (Zoom) - valintaikkuna Tee Sivun leveys (Page width) -valinta ja hyväksy se OK-painikkeella. Näin asiakirja sopii ja samalla täyttää näytön sivuttaissuunnassa (leveyssuunnassa). Sama zoomaamisen periaate toimii myös melko tarkoin samalla periaatteella Excel'ssä ja PowerPoint'ssa. Microsoft Office

167 Meta- ja tunnistetiedot Ominaisuudet Tiedostoille annetaan tunniste- ja metatietoja levy- ja Internet-hakujen nopeuttamiseksi. Metatiedot näet kun napsautat Tiedosto (File) -valikon Tiedot (Info) -alivalikon esiin. Meta ja tunnistetiedot Kuva 158 Tiedot (Info) - valintaikkuna Metatiedot näet Tiedot (Info) -välilehdellä Ominaisuudet (Properties) -painikkeen alla. Saat tietojen syöttöä helpottavan metatietopaneelin näkyviin napsauttamalla Tiedosto (File) -valikon Tiedot (Info) -alivalikon Ominaisuudet (Properties) -pudotusvalikosta Näytä tiedostopaneeli (Show Document Panel) -komentoa. Kuva 159 Asiakirjan ominaisuudet (Document Properties) - paneeli Ikkunan yläosaan ilmestyvän metatietopaneelin avulla voit syöttää metatiedot. Kirjaa metatietoina tekijätieto (Author), asiakirjan otsikko (Title), aihe (Subject) ja avainsanakokoelma (Keywords). Avainsanoja voi olla useampi, erottele ne pilkulla. Kirjaa tarvittaessa myös tiedot muihin kenttiin. Microsoft Office

168 Tietoturvaseikkoja Virustunnisteiden päivitys Avaa Windows Defender -ohjelma ja siirry Päivitys (Update) -välilehdelle. Kuva 160 Ohjelmaikkuna ja Päivitä (Update) - välilehti Päivitä virustunnisteet napsauttamalla Päivitä (Update) -välilehdellä Päivitä (Update) -painiketta. Kuva 161 Päivityksen eteneminen! Odota kunnes päivitys on tehty, saat onnistuneesta päivityksestä ilmoituksen. Virustorjuntaohjelma on nyt päivitetty ajantasalle ja se toimii tietokoneessa taustalla koko työskentelyn ajan. Jos saat tehtäväpalkin ilmaisinalueelle ilmoituksen siitä, että tietokoneesi on suojaton, päivitä ohjelma- ja viruskuvaukset välittömästi. Microsoft Office

169 Virustarkistus Kuva 162 Tarkistuksen aloittaminen Napsauta Etusivulle (Home) -välilehden valitsinta ja sitten Tarkista nyt (Scan now) -painiketta. Oletuksena suoritat Nopea (Quick) -toiminnon eli pikatarkistuksen. Kuva 163 Tarkistus suoritettu Kun tarkastus on suoritettu, palaa ohjelma etusivulle ja näet tarkastusraportin. Tilanne on hyvä, ellei viruksia löytynyt. Microsoft Office

170 Virusten poistaminen Jos Windows Defender -ohjelma löytää viruksia levyiltäsi saat siitä ilmoituksen. Nyt on syytä hieman huolestua, mutta toimia kuitenkin maltillisesti. Kuva 164 Virushälytys Tarkastus löysi levyltä useita viruksia tai viruksen kaltaisia ohjelmia. Napsauta Puhdista tietokone (Clean PC) -painiketta. Kuva 165 Puhdistus alkaa Ohjelman suoritus kestää jonkin aikaa. Saat lopulta ilmoituksen siitä, että toiminnon suorittaminen onnistui tai sitten ei. Napsauta Näytä tiedot (Show details) -painiketta, näin näet lisätietoa valitusta viruksesta. Ellei Windows Defender kykene poistamaan viruksia on se tehtävä jollakin muulla ohjelmalla. Varmin tapa virusten poistamiseen kiintolevyltä on formatoida levy ja asentaa uudelleen kaikki ohjelmat sekä palauttaa varmistetut työtiedostot levylle - ole huolellinen. Levyn formatoinnin jälkeen asennetaan: käyttöjärjestelmä virusohjelma ja kaikki sen päivitykset päivitetään käyttöjärjestelmä, ellei päivityksiä tehty jo asennusvaiheessa asennetaan ohjelmat ja niiden päivitykset palautetaan varmistetut työtiedostot. Älä asenna tietokoneeseen mitään sellaista, jota et tarvitse ja jota et ole todennut puhtaaksi, virusvapaaksi. Microsoft Office

171 Virusohjelman asetukset Kun asennat virusohjelman, asentuu ohjelma ns. oletusasetuksilla. Asetusten muuttaminen tapahtuu Asetukset (Settings) -välilehdellä. Kuva 166 Asetukset(Settings) - välilehti Valitse Reaaliaikainen suojaus (Real-time protection) -ryhmäotsikko, asetuksena voit nyt määrittää suojauksen voimaan tai pois päältä. Muissa ryhmissä tehdään erilaisia asetuksia, muuta niitä harkiten. Useissa muissakin ryhmissä on tärkeitä ja tarpeellisia asetuksia. Selaa ryhmät läpi ja tee tarvittavat muutokset, mutta älä muuta ainoatakaan asetusta ellet tiedä mihin se vaikuttaa. Kuva 167 Lisäasetukset(Advanced) - ryhmä Tänä päivänä muistitikkuja käytetään hyvin yleisesti. Siksi sinun kannattaakin tehdä Tarkista siirrettävät asemat(scan removable drives) -valinta. Tallenna asetusten muutokset napsauttamalla Tallenna muutokset (Save changes) -painiketta. Microsoft Office

172 Varmuuskopiointi Tieto on kallista. Varmuuskopiointi on siksi erittäin tärkeä tietoturvallisuustoimi. Varmuuskopioinnilla tarkoitetaan tiedon säännöllistä monistamista toiselle tallennusvälineelle. Varmuuskopioinnilla varmistetaan mahdollisuus palauttaa järjestelmään tietoa, jos alkuperäinen tieto vahingoittuu tai häviää. Varmistus kotona Kotikoneellasi on paljon korvaamatonta tietoa. Olet tallentanut sinne vaikkapa vuosien varrella kertyneet digikuvasi, eivätkä kuvat ole muualla. Kaikki tiedon tallennukseen käytetyt tietovälineet taas ovat sähkölaitteita, joilla on tapana hajota. Oletkin näin varmistanut, että ennemmin tai myöhemmin menetät nämä tiedot ja todennäköisesti juuri silloin kun sitä vähiten odotat. Kotona suoritettavaan varmistukseen riittää muutama CD-levy tai muistitikku. Hyvä vaihtoehto on ulkoinen kovalevy. Erinomainen tapa varmistaa on käyttää jonkin palvelutarjoajan verkossa olevaa levytilaa. Varmuustallennus palveluita on sekä ilmaisia että maksullisia. Kannattaa tutustua esimerkiksi ilmaiseen Microsoft Live palveluun. Varmuuskopio tulee säilyttää eri tiloissa kuin alkuperäinen tieto. Kotivarmistukset voi säilyttää vaikkapa työpaikalla.! Varmistus työorganisaatiossa Työpaikalla monet työt tehdään vain tietokoneella ja tallennettu tieto on liiketoiminnan ydin. Mietihän pientä tilitoimistoa jolla ei ole varmistuksia tuotetusta tiedosta. Jos tässä tilitoimistossa esimerkiksi ukkosen aiheuttaman virtapiikin vuoksi työkoneen kiintolevy hajoaa, menee siinä tietoa joka ei ole palautettavissa ja usein kymmenien yritysten tiedot samalla kertaa. Noudata tarkoin IT-osaston antamia ohjeita työtiedostojen tallennuksessa, jotta ne ovat varmistettavissa. Työkoneelle harvemmin saa tallentaa mitään. Tallennuksen työorganisaatioissa tulee tapahtua pääosin verkkopalvelimelle, sinun omalle kotilevyllesi. Työyhteisöissä työtiedostojen varmistaminen tehdään tietohallinnon toimesta joka päivä, yleensä yöllä. Järjestelmä ja serverit varmistetaan harvemmin. Varmistus tapahtuu automaattisesti ja ajastetusti nauha-asemilla. Varmistaminen tehdään eri nauhoille käyttäen nauhakiertoa. Nauha vaihdetaan joka päivä ja niistä tallennetaan erikseen esimerkiksi kaikki päivänauhat viikon ajan. Yksi päivänauha säilytetään viikkonauhana kuukauden ajan ja yksi viikkonauha kuukausinauhana vuoden. Tallennusnauhoja säilytetään eri tiloissa kuin alkuperäistä tietoa ja säilytyspaikka on yleensä palonkestävä. Microsoft Office

173 ! Varmistaminen(Backup) Tärkeää on, että varmistat tietosi säännöllisesti. Varmista tärkeä tieto kotioloissa päivittäin ja vähemmän arvokas tieto kerran viikossa. Varmistamiseen riittää usein normaali tiedon kopiointi toiselle tallennusvälineelle. Ohjauspaneelissa Järjestelmä ja suojaus (System and Security) -ryhmässä on Tiedostohistoria (File History) -apuohjelma, jolla varmistat ohjatusti tietoa ja palautat tiedostoja laiteellesi. Kuva 168 Järjestelmä ja suojaus (System and Security) - ikkuna Napsauttamalla Tiedostohistoria (File History) -ryhmästä Tallenna tiedostojen varmuuskopiot Tiedostohistoriatoiminnon avulla (Save backup copies of your files with File History)-painiketta pääset varmistamaan tietosi. Tiedon palautat napsauttamalla Palauta tiedostot Tiedostohistoria-toiminnon avulla (Restore your files with File History) -painiketta.! Kaikki tallennusvälineet rikkoutuvat, toiset nopeammin. Kotikoneen kovalevyn ja siellä olevien työtiedostojen varmistamisen voit tehdä CD- tai DVDlevylle. Varmistamisen voit tehdä myös ulkoiselle tai toiselle sisäiselle kiintolevylle (jos sellainen laitteessasi on). Ositetulle kiintolevylle varmistaminen ei ole järkevää. Kiintolevyn rikkoutuessa on jokainen osio käyttökelvoton. Varmista toisinaan myös se, että varmistettu tieto on saatavilla. Aseta laitteeseen ulkoinen kiintolevy tai suuri muistitikku. Napsauta Tiedostohistoria (File History) -ryhmästä Tallenna tiedostojen varmuuskopiot Tiedostohistoria-toiminnon avulla (Save backup copies of your files with File History) -painiketta. Microsoft Office

174 Ohjelman löytämä varmistusmedia, tietoväline Kuva 169 Varmuuskopioinnin vaihe 1 Ohjelma löysi yhden varmistusvälineen (tässä muistitikku). Määritä ensin ne kansiot joita et halua mukaan varmistukseen napsauttamalla Älä sisällytä kansioita (Exclude folders) -linkkiä. Napsauta sitten Ota käyttöön (Turn on) -painiketta. Varmistus on käynnissä Kuva 170 Varmuuskopioinnin vaihe 2 Ohjelma alkaa tiedon varmistamisen. Ensimmäisellä varmistuskerralla ohjelma tekee täyden kopion tiedostoistasi. Mukaan otetaan oletusarvoina määritetyt tiedostot. Seuraavalla varmistuskerralla ohjelma varmistaa vain muuttuneet tiedostot. Varmistuksen voit jättää pyörimään taustalla ja jatkaa työskentelyäsi. Kun varmistus on tehty, ilmoittaa järjestelmä siitä sinulle. Microsoft Office

175 Viimeisen varmistuksen ajankohta Kuva 171 Varmuuskopioinnin vaihe 3 Nyt varmistus on suoritettu ensimmäistä kertaa. Lisäasetukset (Advanced settings) -linkkiä napsauttamalla pääset määrittämään sen, miten usein varmistus tapahtuu. Kuva 172 Lisäasetukset (Advanced settings) Tallenna tiedostojen kopioita (Save copies of files) -kohdasta näet, että varmistus tapahtuu oletusarvoisesti Tunnin välein (Every hour). Pudotusvalikosta pääset muuttamaan ajastusta, itse laitoin voimaan Päivittäin (Daily). Muista tallentaa asetusmuutokset napsauttamalla Tallenna muutokset (Save changes) -painiketta. Microsoft Office

176 Palauttaminen (Restore) Palauttaminen on syytä opiskella ennen ongelmia. On tärkeää pystyä palauttamaan tietoa jos alkuperäinen häviää tai vahingoittuu. On myöhäistä opiskella palauttaminen kun tieto on hukassa. Tosin Microsoftin sivuilta voit löytää ohjeen varmistuksen palauttamiselle jos varmistustiedosto on tallessa. Tätä kirjoitettaessa löytyi palautusohje ainakin Windows 7 varmistusohjelmalle. Ohjauspaneelissa Järjestelmä ja suojaus (System and Security) -ryhmässä on Tiedostohistoria (File History) -apuohjelma, jolla palautat ohjatusti tiedostoja laiteellesi. Tiedon palautat Palauta tiedostot Tiedostohistoria-toiminnon avulla (Restore your files with File History) -painiketta napsauttamalla. Valitse palautettavaksi haluamasi kansiot tai niiden sisältä tiedostot Kuva 173 Varmuuskopioiden palauttaminen Palautat tiedostot napsauttamalla Palauta alkuperäiseen sijaintiin (Restore original location) -painiketta. Esiin tulee etenemäikkuna joka kertoo miten palautus onnistuu. Ohjelma kysyy hetken kuluttua, että haluatko korvata alkuperäissijainnissa olevat saman nimiset tiedostot, vastaa kysymykseen napsauttamalla Kyllä (Yes) -painiketta. Microsoft Office