SADe ajanvarausselvitys v 0.3

Transkriptio

1 SADe ajanvarausselvitys v Johdanto Selvityksen tausta ja tavoitteet Ajanvarauksen käsitteet ja määritelmät Ajanvarauspalvelun kuvaus Sähköinen ajanvaraus Ajanvarausprosessin kuvaus Ajanvarauspalvelun toiminnallisuudet Ajanvarauspalvelun looginen arkkitehtuuri Paikallinen, alueellinen ja valtakunnallinen toteutusmalli Integraatiotarpeet ja toteutuksen vaativuus Julkishallinnon yhteiset sähköiset ajanvarauspalvelut Hyötyjen arviointiin perustuvat toteutusperiaatteet Toteutusvaihtoehtoja Julkishallinnon keskitetty ajanvarauspalvelu Toimialakohtaiset keskitetyt ajanvarauspalvelut Yksinkertaiset toimialariippumattomat ajanvarauspalvelut Yhteinen avoimen lähdekoodin toteutus paikalliset toteutukset (ajanvarausjärjestelmät ja integraatiot)...26 LIITE: Julkishallinnon ajanvarauksen nykytilaa ja kehittämishankkeita Valtionhallinnon ajanvarauspalvelut STM SM UM MMM TEM KELA Kuntien ajanvarauspalvelut Lahden seutu Sairaanhoitopiirit Oulun omahoito-palvelu Yritysten ajanvarauspalveluita /45

2 SELVITYKSEN TAVOITE JA TOTEUTUSTAPA Valtiovarainministeriön johdolla toteutetaan Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamis-ohjelmaa (SADe-ohjelma). Valtiovarainministeriö tilasi Netum konsultointi Oy:ltä selvityksen, jonka laatimisen tavoitteena on tuoda SADeohjelman toteutukselle selvitys edellytyksistä siirtyä julkisen hallinnon yhteisiin sähköisiin ajanvarausjärjestelmiin. Selvityksessä käsitellään ajanvarauksen problematiikkaa yleisesti, annetaan suosituksia erilaisiin keskitettyjen ajanvarausjärjestelmien käyttöön sekä luodaan katsaus nykytilanteeseen. Selvityksen ohjaajana on toiminut projektipäällikkö, JHS-sihteeri Pekka Niemi. Selvityksen laatijoina ovat toimineet Jyri-Pekka Tähtinen ja Olavi Köngäs. JOHDANTO Selvityksen tausta ja tavoitteet Hallitus on antanut kannanoton, jonka mukaan on selvitettävä edellytykset siirtyä julkisen hallinnon yhteisiin sähköisiin ajanvarausjärjestelmiin. Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe) toteuttamissuunnitelmassa 1 vuosille on kirjattu: Selvitys julkisen hallinnon yhteisiin ajanvarausjärjestelmiin siirtymisen edellytyksistä, vuonna 2009 Selvitys laaditaan yhteistyössä STM:n kanssa vuoden 2009 aikana. Selvityksessä huomioidaan jo olemassa olevat ajanvarausjärjestelmät, kuten yhteispalvelun ajanvarausjärjestelmä. Tässä toimeksiannossa on selvitetty sähköisen ajanvarauksen toiminnallisuutta, arkkitehtuuria ja toteuttamisvaihtoehtoja pääasiassa terveydenhuollon hankkeiden tulosten pohjalta esimerkkejä valtionhallinnon eri hallinnonalojen ja kuntien ajanvarauskäytännöistä ja kehittämishankkeista (liitteenä) edellä mainituista rajapintojen avoimuutta sekä edellytyksiä ajanvaraustietojen sähköiseen välittämiseen. Tässä selvityksessä on haettu yhteisen ajanvarauksen reunaehtoja ja mahdollisia toteutusmalleja. Tarvetta koko julkishallinnon yhteiselle sähköiselle ajanvaraukselle ei ole niin selkeästi nähtävissä kuin tarpeita toimiala- tai kuntakohtaisesti yhteiselle ajanvaraukselle. Valtionhallinnossa ajanvarausta vaativia palveluista on rajallisesti, esim. maistraattien, poliisin, oikeusavun ja kuluttajaneuvonnan palveluissa. Ajanvarausta vaativat palvelut ovat usein luonteeltaan paikallisia tai alueellisia. Valtakunnallisia yhteistyömahdollisuuksia on kuitenkin löydettävissä, kun ajanvarausta tarkastellaan useammasta komponentista koostuvana palveluna ja ajanvarauspalvelulle asetetut reunaehdot voidaan täyttää. Selvitykseen käytettävissä oleva aikataulu ja työmäärä ovat määrittäneet tulosten kattavuutta ja tarkkuustasoa. Ajanvarauspalvelujen nykytilan kuvaukset ovat esimerkkejä ja suuntaa-antavia. Selvityksen painopiste on ollut julkisen hallinnon 1 SADe-ohjelman toteuttamissuunnitelma /45

3 yhteisten ajanvarauspalvelujen edellytysten ja toteuttamisvaihtoehtojen arvioinnissa. Selvityksessä on hyödynnetty erityisesti terveydenhuollon toimialalla toteutettujen ajanvarauspalveluun liittyvien hankkeiden tuotoksia. Ajanvarauksen käsitteet ja määritelmät Ajanvaraukseen liittyviä käsitteitä on määritelty mm. Tekesin FinnWellteknologiaohjelmaan kuuluneessa valtakunnallisessa SerAPI-hankkeessa ( ), jossa tutkittiin ja kehitettiin palveluarkkitehtuurin (SOA) ja sitä tukevien avointen internetpohjaisten Web services -tekniikoiden käyttöä terveydenhuollon tietojärjestelmien integroinnissa ja kehittämisessä. Seuraavat (osittain terveydenhuoltoon liittyvät) ajanvarauskäsitteet on poimittu SerAPI-projektin raportista Ajanvarausrajapinnat vaatimukset ja rajaukset 2. Luetteloa on täydennetty muutamalla pääosin teknologiaan liittyvällä käsitteellä. Aika (aikaväli, Slot) Vapaa aika (Open slot): Avoimet ajat ovat ajanjaksoja (aikavälejä) ajanvaraustaulussa, joiden aikana palvelu voi tapahtua ja/tai resurssi on vapaa käytettäväksi. Ennakkoon varattu aika (Reserved slot): Ennakkoon varatut ajat ovat ajanjaksoja ajanvaraustaulussa, jotka on varattu alustavasti tai yleisesti (esim. ajat, jotka on laitettu sivuun uusien potilaiden varalle). Varattu aika (Booked slot): Varatut ajat ovat ajanjaksoja ajanvaraustaulussa, jotka on jo varattu jollekin palvelulle tai resurssille. Lukittu aika (Blocked slot): Lukitut ajat ovat ajanjaksoja, jolloin palvelu tai resurssi ei ole käytettävissä muusta syystä kuin ollessaan tilattuna (esim. jokin laite voi olla poissa käytössä huollon aikana). Peruttu aika: Varattu aika, joka on peruttu. Käytetty aika: Varattu aika, jolle on ilmoittauduttu/joka on toteutunut. Valmis aika: Potilas / asiakas on tullut ajanvarauskäynnille ja ajanvarauskäynti on merkitty toteutuneeksi. Neljä ensimmäistä ovat HL7 v2 Scheduling-määrityksistä (HL7a). Loput 3 osapuolilta tulleista kommenteista. Aikatyyppi Kertoo tapahtuman luonteen, esim. lääkärin, hoitajan vastaanotto Ajanvaraaja Henkilö, joka suorittaa varauksen järjestelmään. Ajanvarausjärjestelmä Varsinainen ajanvarausjärjestelmä, joka on ajanvaraustaulun "omistaja". Ajanvarausjärjestelmä tarjoaa joihinkin hallitsemiinsa palvelutapahtumiin liittyvien ajanvaraustaulujen käyttömahdollisuuden ajanvarauspalvelun kautta. Ajanvarauskäynti (Appointment) Ajanvarauskäynti on käynti, johon on varattu aika etukäteen ajanvaraustauluun. Ajanvarauskäyntejä voivat olla esimerkiksi ensi- ja uusintakäynti (Stakes). Aikoja tai aikavälejä voi olla varattuna yksi tai useampia yhtä palvelutapahtumaa varten. Ajanvarauskäynnistä kuvataan palvelun ja/tai resurssin käyttö, henkilöt, jotka ovat 2 SerAPI-rajapinnat ja kohteet 3/45

4 vastuussa ajan varaamisesta sekä muut ajanvaraukseen liittyvät tiedot (HL7a). Ajanvarauspalvelu Ajanvarauspalvelu on keskitetty ohjelmistopalvelu, jonka kautta on mahdollista varata aikoja palvelun taustalla oleviin ajanvarausjärjestelmiin. Ajanvarauspalvelu voi olla alueellinen ja paikallinen ja siihen voi liittyä esim. webkäyttöliittymä. Ajanvaraustaulu (Schedule) Ajat varataan ajanvaraustauluihin (Schedule). Ajanvaraustaulut kontrolloivat tiettyjä palvelutapahtumia ja tiettyjen resurssien käyttöä. Ajanvaraustaulut koostuvat joukosta avoimia (open), varattuja (booked), ennakkoon varattuja (reserved) ja lukittuja (blocked) aikoja tietylle palvelulle ja resurssille. Aika (slot) voidaan määritellä aikavälinä, esim. yksi "slot" voi olla 15 minuutta. Yhtä palvelua tai resurssia varten on yleensä yksi ajanvaraustaulu, koska palvelut ja resurssit on voitava varata toisistaan riippumatta. Ajanvaraustaulu tunnetaan myös käsitteillä ajanvarauslomake, työohjelma ja aikataulu. Asiakas Henkilö, jolle aika varataan. Moniajanvaraus Samalle potilaalle varataan (eri) aikoja useista yksittäisistä palveluista (tai resursseista). Esim. samalle päivälle klo 10 röntgen, klo 11 laboratorio ja seuraavaksi päiväksi klo 12 anestesia jne. Moniresurssivaraus Samaan toimenpiteeseen / tutkimukseen (tai palveluun) tarvittavat resurssit varataan kerralla. Tässä on huomioitava myös ohjaustiedot (ks. seuraava kohta). Ohjaustiedot Ohjaustiedoilla tarkoitetaan tietoja, joilla voidaan sitoa tietty resurssi (henkilö, laite, tila) tiettyyn suorituspaikkaan tai tilaresurssiin. Esim. tietty tutkimus sidotaan tiettyyn huoneeseen ja laitteeseen. Ohjaustietoihin voi myös kuulua tietoa mm. tarjottavien palvelutapahtumien rajauksista kullekin yksittäiselle varaajalle, tieto omalääkäristä jne. Palvelu (Service), palvelutapahtuma Palvelut ovat tyypillisesti aktiviteetteja tai tapahtumia, jotka tapahtuvat tietyssä paikassa (sijainnissa) ja joihin liittyy tietyt henkilöt ja laitteet. Sijainnit, henkilöt ja laitteet ovat palvelutapahtuman resursseja. Palvelu pitää aikatauluttaa ennen sen tapahtumista. Esimerkiksi potilaan käynti klinikalla on tyypillinen aikataulutettava palvelu. Palvelu muodostuu resursseista ja niiden yhteistoiminnasta, ja palvelun käyttäjille tarjottavasta rajapinnasta. Pää- ja alitilaukset Ajanvaraus voi muodostua myös pää- ja alitilauksista (Parent and Child Appointment). Ajanvarauksen päätilaus koostuu yhdestä tai useammasta alitilauksesta. Esimerkiksi sarja-ajanvaraus tilaus johtaa yhteen loogiseen päätilaukseen ja yhteen tai useampaan alitilaukseen. Pääsynvalvonta Pääsynvalvonnalla tarkoitetaan tässä dokumentissa erityisesti kansalaisen ajanvarauspalvelujen käyttöön liittyviä käytön edellytysten tarkistuksia ja niiden 4/45

5 pohjalta myönnettäviä käyttöoikeuksia. Esimerkiksi terveydenhuollon palvelussa ajanvaraus erikoislääkärin vastaanotolle tai laboratoriotutkimuksiin saattaa vaatia lähetteen, jonka olemassaolo on tarkistettava terveydenhuollon taustajärjestelmistä ennen kuin ajanvarauksen tekeminen sallitaan käyttäjälle. Resurssi (Resource) Resurssit ovat konkreettisia kohteita, jotka pitää varata ennen niiden käyttöä. Näitä resursseja ovat henkilöt, paikat ja laitteet/tarvikkeet/esineet. Resurssit osallistuvat palvelutapahtumaan. Ryhmäajanvaraus Sama aika voidaan varata monelle ihmiselle (= ryhmälle). Esim. terapia, allasjumppa tms. Sarja-ajanvaraus Samaa palvelua tai resurssia käytetään toistuvasti: esimerkiksi ajanvaraus fysioterapiaan voidaan varata joka tiistaille klo 15 kolmen kuukauden ajaksi. SOA (Service Oriented Architecture) Palvelukeskeinen arkkitehtuuri, on ohjelmistotekniikassa käytetty arkkitehtuuritason suunnittelutapa, jolla eri tietojärjestelmien toiminnot ja prosessit on suunniteltu toimimaan itsenäisinä, avoimina ja joustavina palveluina. Näitä palveluita tulisi pystyä aina käyttämään avoimien standardien rajapintojen kautta. Tämän avulla pyritään aikaansaamaan erilaisten tietojärjestelmien joustava ja järjestelmäriippumaton vuorovaikutus. SOA:n nähdään olevan yksi keskeinen paradigma Web 2.0 sukupolven verkkopalveluiden kehityksessä. SaaS (Software as a Service) Tietotekniikassa käytetty käsite ohjelmistopalvelujen toteutusmallista, jossa palveluntarjoaja luovuttaa tai vuokraa asiakkaan käyttöön korvausta vastaan sovelluspalveluja verkon ylitse. Palvelujen tuottaminen perustuu usein keskitettyyn palveluun, jota jaetaan useille asiakkaille. Malli eroaa perinteisestä sovellluspalvelujen toteuttamisesta ohjelmistoilla, laitteilla ja käyttöpalveluilla siinä, että SaaS-mallissa loppuasiakas ei omista ohjelmistojen lisenssejä eikä palvelinjärjestelmiä, vaan saa kokonaispalvelun käyttöön esim. kuukausimaksua vastaan. vcalendar 1.0 Internet Mail Consortiumin määrittelemä tiedostomuoto kalenteritietojen välittämiseen tietojärjestelmien välillä. vcalendar on määritelty standardeissa RFC 2445, RFC 2446 ja RFC icalendar Kalenteritietojen ja tapahtumien välittämiseen tarkoitettu tiedostomuoto (.ical,.ics), joka on määritelty stanradissa RFC5545 ( icalendar pohjautuu vanhempaan vcalendar tiedostomuotoon. 5/45

6 AJANVARAUSPALVELUN KUVAUS Sähköinen ajanvaraus Tässä selvityksessä keskitytään pääasiassa kansalaisille tarjottaviin sähköisiin ajanvarauspalveluihin, joita tuottavat julkisen hallinnon organisaatiot. Seuraavissa kappaleissa on esitetty yleiskuvaus sähköisestä ajanvarauksesta, mitä sähköisen ajanvarauksen käsitteellä tarkoitetaan ja mitä toiminnallisuuksia siihen katsotaan yleisesti kuuluvaksi. Sähköinen ajanvaraus on esimerkki sähköisestä asiointipalvelusta. Usein sähköinen ajanvaraus on osa laajempaa sähköisen asioinnin palvelua. Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan asian hoitamista (viranomaisen kanssa) tietoverkossa tarjottua palvelua käyttäen. Sähköistä asiointia viranomaistoiminnassa koskevan lain (13/2003) tavoitteena on lisätä asioinnin sujuvuutta ja joustavuutta sekä edistää sähköisten tiedonsiirtomenetelmien käyttöä ottaen huomioon tietoturvallisuus. Sähköisillä tiedonsiirtomenetelmillä tarkoitetaan sähköisiä lomakkeita, sähköpostia tai sähköisiin tietojärjestelmiin myönnettyjä käyttöoikeuksia eli kiinteitä teknisiä yhteyksiä tietojärjestelmiin. Sähköisen asioinnin kehittämiseen liittyy aina sähköisen asiointipalvelun (kansalaisen käyttöliittymän, itsepalvelut) kehittäminen, integraatio viranomaisen käsittelyjärjestelmiin ja viranomaisen käsittelyprosessin kehittäminen (tiedonsiirron ja rutiinitoimintojen automatisointi, työnkulkujen sähköistäminen). Määritelmän mukaan ajanvarauspalvelu on (keskitetty) ohjelmistopalvelu, jonka kautta on mahdollista varata aikoja palvelun taustalla oleviin ajanvarausjärjestelmiin. Ajanvarauspalvelu voi olla alueellinen ja paikallinen ja siihen voi liittyä esim. webkäyttöliittymä. Sähköisen ajanvarauspalvelun kehittämiseen liittyvät samat haasteet kuin sähköisen asioinnin kehittämiseen yleensäkin. Sähköisen ajanvarauksen palvelujen kehittämisessä asiakkaalle tarjottavan käyttöliittymän kehittäminen on varsin suoraviivaista, mutta haasteet liittyvät integraatioon viranomaisen prosessiin ja taustajärjestelmiin, joista saatetaan tarvita hyvinkin monipuolisesti taustatietoja ennen kuin asiakkaan tekemä ajanvaraus voidaan vahvistaa. Ajanvarauksen tekeminen ei aina ole sallittua tunnistamattomalle käyttäjälle tai kenelle tahansa kansalaiselle (subjektiivinen oikeus palvelun varaamiseen), vaan ajanvarauksen tekemiseen saattaa liittyä reunaehtoja tai edellytyksiä, jotka voidaan tarkistaa käyttäjän tunnistaminen perusteella taustajärjestelmistä ( pääsynvalvonta ). Esimerkiksi terveydenhuollon ajanvaraukset liittyvät tiiviisti asiakkaan (potilaan) hoitosuunnitelmaan ja saattavat vaatia esimerkiksi lääkärin lähetteen laboratoriotutkimuksen ajanvarauksen tekemiseksi. Ajanvaraukseen liittyvät tietosuoja- ja tietoturvanäkökulmat on otettava sähköisen ajanvarauksen suunnittelussa ja toteutuksessa huomioon. Kansalaisen henkilötietojen (esim. henkilötunnus, potilastiedot) ja ajanvarauksen yksityiskohtaisten kuvaustietojen luottamuksellisuus on varmistettava. Henkilötietoja tulee voida käsitellä vain luotettavasti tunnistettuna käyttäjänä, jolloin varaukselle tarvittavien tietojen esitäyttö viranomaisen järjestelmistä edellyttää kansalaisen vahvaa todentamista. Vahva todentaminen ehkäisee myös ajanvarauspalvelun ilkivaltaiselta väärinkäytöltä, jolla voidaan pyrkiä esimerkiksi haittaamaan viranomaisen toimintaa varaamalla suuri joukko palveluaikoja ilman asiallisia perusteita. Luottamuksellisten tietojen käsittelyssä ja välittämisessä tulee huolehtia tietosuojan toteutumisesta. Keskitetyissä palveluissa on kiinnitettävä erityistä huomiota henkilötietojen yhdistämiseen eri viranomaisten 6/45

7 rekistereistä. Käyttäjältä on tarvittaessa pyydettävä suostumus henkilötiedon tarkistamiseen ja välittämiseen viranomaisen eri järjestelmien tai eri viranomaisten kesken. Kansalaisille välitettävien ajanvarauksen vahvistusten ja kalenterimerkintöjen tietosisältöä tulee rajata tarvittaessa. Tietosuojaan perustuvat rajaukset huomioon ottaen kalenterimerkinnän tietosisällön tulisi kuitenkin säilyä käyttäjän kannalta riittävän informatiivisena, jotta siitä on hänelle hyötyä varattua palvelua käytettäessä. Ajanvarausprosessin kuvaus Ajanvarauksen prosessista ei ole laadittu yleispätevää kuvausta. Erityisesti terveydenhuollon hankkeissa on kuvattu ajanvarausprosesseja tai ajanvarauksen toimintaketjuja asiakkaan (potilaan) ja hoitohenkilökunnan näkökulmista (mm. ekathanke: Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat 3 ). Yleisesti ottaen ajanvarausprosessin voidaan ajatella sisältävän seuraavat kolme osaprosessia: Ajanvarauspalvelun perustaminen ja muuttaminen (palvelun hallinta) sisältäen kohteiden (varattavissa olevien resurssien) määrittelyn ja tietojen perustamisen tai tuomisen asiakkaiden saataville (ajanvarauksen edellytysten määrittelyn, käyttöliittymät, integraatiot) päivitykset ja muutokset ajanvarauspalvelun sisältöön Asiakkaan ajanvarausprosessi sisältäen asiakkaan itse valitsemien ajanvarausten tekemisen, muuttamisen ja peruuttamisen sekä palveluntarjoajan ehdottamien aikojen käsittelyn (hyväksyminen, hylkääminen, uuden ajan etsiminen) ajanvaraukseen liittyy joissain tapauksissa käyttäjän todentaminen ja ajanvarauksen edellytysten tarkistaminen Palveluntarjoajan ajanvarausprosessi sisältäen asiakkaiden tekemien varausten tiedottamisen palveluntuottajalle ja käsittelyn palvelun tuottamista varten (esim. toiminnanohjaus) ja asiakkaille ehdotettavien aikojen käsittelyn (ennakkovarauksen tekeminen ja toimittaminen asiakkaalle) Ajanvarauspalvelun toiminnallisuudet Ajanvarauspalvelun yleiset toiminnallisuudet ovat varsin hyvin määritellyt. Terveydenhuollon SerAPI-projektin raportissa Ajanvarausrajapinnat vaatimukset ja rajaukset 4 on kuvattu ajanvarauksen yleiset toiminnallisuudet tai käyttötapaukset: 1. Vapaiden aikojen kysely (erilaisten hakutekijöiden perusteella, esim. palvelun tyyppi, toimipaikka, ajanjakso, palvelun tuottava henkilö, esim. lääkäri, tai muut varattavan kohteen ominaisuudet) Ajanvarauksen edellytysten selvittäminen ( pääsynvalvonta ) tulisi kytkeä jo vapaiden aikojen hakuvaiheeseen, mikäli ajanvarauspalvelun käyttöön liittyy rajoituksia 2. Ajan varaaminen (ehdotetun vapaan ajan valitseminen ja varauksen 3 Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat 4 SerAPI-rajapinnat ja kohteet 7/45

8 vahvistaminen, vahvistusviesti asiakkaalle esim. sähköpostiviestinä, tekstiviestinä tai kalenterimerkintänä) 3. Varattujen aikojen kysely 4. Ajanvarauksen siirtäminen (varatun ajan muuttaminen toiseen vapaaseen ajankohtaan) 5. Ajanvarauksen peruminen Lisäksi raportissa kuvataan käyttötapauksia, jotka eivät välttämättä kohdistu suoraan ajanvarausrajapintoihin mutta jotka on kuitenkin huomioitava, kun lähdetään toteuttamaan ajanvarausratkaisuja. Näitä ovat: 1. Käyttäjän tunnistaminen (rekisteröityminen) ja ajanvarauksen edellytysten tarkistaminen tai pääsynvalvonta (esim. onko potilaalla olemassa lääkärin lähete terveydenhuollon palveluun, jota hän on varaamassa) 2. Muistutukset ajanvarauksista asiakkaalle (esim. sähköpostiviestinä tai tekstiviestinä, valittuna ajankohtana esim. tuntia ennen ennen varattua aikaa) Käyttötapaukset ja niiden väliset riippuvuudet on esitetty alla olevassa kuvassa: Kuva 1 Ajanvarauksen peruskäyttötapaukset ja niiden riippuvuudet (lähde: SerAPIprojekti) Esimerkiksi terveydenhuollossa on määritelty suomalaisten terveydenhuoltoorganisaatioiden ja toimijoiden käyttöön paikallistetut HL7v3 Scheduling-toimialueen sanomat, eli SerAPI-ajanvarauksen (SAV) 5. Näiden sanomien ja määritysten avulla voidaan toteuttaa alueellinen ajanvaraus, käyttäen keskitettyä ajanvaraus-palvelua, joka toimii yhdessä paikallisten organisaatio-kohtaisten ajanvarausjärjestelmien kanssa. Määrittely sisältää seuraavat toiminnallisuudet: vapaiden aikavälien kysely (vastauksena löydetyt vapaat ajat) ajanvarausten kysely (vastauksena löydetyt varatut ajat) lisävastausten kysely tai kyselyn peruuttaminen uuden ajan varaaminen ajanvarauksen peruminen ajanvarauksen siirtäminen ajanvarauksen muuttaminen aikavälin tilan muuttumisen ilmoittaminen ajanvarauksen muuttuminen 5 HL7 Finland hyväksytyt ajanvarausmäärittelyt index.htm#_toc /45

9 Ajanvarauksen peruspalvelua täydentäviä lisä- tai tukipalveluita voivat olla: Ajan ehdottaminen asiakkaalle: Palveluntuottajalle tarjottava toiminnallisuus ajan etsimiseen, ennakkovaraamiseen ja ehdottamiseen asiakkaalle (hyödyntää aiemmin kuvattuja käyttötapauksia) Varatun palvelun maksaminen ennakkoon o Tämä toiminnallisuus ohjaa ajanvarauspalvelun toteutusta verkkokauppatyyppisen ratkaisun suuntaan. Moniajanvaraus: useamman ajan varaaminen yhdellä kertaa Sarja-ajanvaraus: toistuvan ajan varaaminen yhdellä kertaa Ryhmäajanvaraus ja sitä tukevat palvelut o useamman varaajan kesken sopivan yhteisen vapaan ajan etsiminen ja ryhmävaraus (tämä on ajanvarauksen perustoiminnallisuutta tukeva palvelu, jos varattava resurssi on luonteeltaan ryhmien käyttöön varattava) o ryhmävarauksesta pois jäävän henkilön tilalle uuden etsiminen, esim. jonosta (tukipalvelu, jolla voidaan helpottaa varattavan resurssin kapasiteetin käyttöasteen pitäminen korkeana) Lähitulevaisuuden peruutusaikojen tehostettu jakelu o Asiakkaalle mahdollisuus ilmoittautua jonoon, jolle tarjotaan mahdollisia vapautuvia peruutusaikoja o Peruutettujen aikojen ohjaaminen jonoon ilmoittautuneille asiakkaille automaattisesti vuorijärjestyksessä Ajanvarauksen lisä- ja tukipalveluiden joukossa on monia toiminnallisuuksia, joilla voidaan tehostaa sekä asiakkaan että palveluntuottajan toimintaa. Peruutusaikojen tehostetulla jakelulla voidaan parantaa resurssien käyttöastetta. Esimerkkejä löytyy terveydenhuollosta mm. hammashoidon alueelta. Ajanvarauspalvelun looginen arkkitehtuuri Sähköisen ajanvarauspalvelun tulee noudattaa julkishallinnon arkkitehtuurilinjauksia. Kokonaisarkkitehtuurimallin mukainen kuvaus ja palvelupohjaiseen arkkitehtuurin perustuva toteutus ovat suositeltavia. Tässä dokumentissa ei pyritä määrittelemään sähköisen ajanvarauksen viitearkkitehtuuria kokonaisarkkitehtuurimallin mukaisesti, vaan viitataan aiemmin tehtyihin selvityksiin. Näkökulmana tässä selvityksessä on julkishallinnon yhteisen ajanvarauspalvelun toteutusvaihtoehtojen tarkastelu. Sähköisen ajanvarauspalvelun luonnetta voidaan tarkastella esimerkiksi 1. Maantieteellisen alueen laajuuden perusteella: paikallisen, alueellisen ja valtakunnallisen toteutuksen tarkoituksenmukaisuuden kautta, 2. sekä ajanvarauspalvelun toiminnallisten ja tietosisältövaatimusten ja siitä toteutukselle aiheutuvan vaativuuden kautta. Vaativuutta voidaan tarkastella mm. integraatioiden määrän ja reaaliaikaisuusvaatimusten kautta. Seuraavassa on esitetty sähköisen ajanvarauspalvelun arkkitehtuurin tarkastelua edellä mainituista näkökulmista. Paikallinen, alueellinen ja valtakunnallinen toteutusmalli Ajanvarauspalvelujen arkkitehtuuria on määritelty pääasiassa terveydenhuollon hankkeissa. 9/45

10 Ajanvarauspalvelua on tarkasteltu osana terveydenhuollon sähköisten asiointipalvelujen SAINI-arkkitehtuuria 6. Määrittelyssä on hyödynnetty valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmää, joka sisältää arkkitehtuurin tarkastelun toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologianäkökulmista. SAINIarkkitehtuuri pohjautuu palvelukeskeiseen arkkitehtuuriin (SOA), jonka palvelut on jaettu neljään kerrokseen: infrastruktuuri-, perus-, koosteiset ja prosessipalvelut. Toiminnallisessa arkkitehtuurissa ajanvaraus on esitetty kuuluvaksi prosessipalvelukerrokseen. Raportissa on suositeltu ohjatusti hajautettua arkkitehtuuria, jossa ajanvaraus on esitetty hajautetuksi palveluksi eli sektori- tai organisaatiokohtaiseksi toteutukseksi. Ajanvaraustietojen on suunniteltu sijoittuvan potilastietojärjestelmiin ja kansalaisen terveystili -palvelun yhteyteen. Kuva 2 Ajanvarauksen sijoittuminen terveydenhuollon sähköisten palvelujen palvelukartassa (lähde: SAINI-arkkitehtuuri) ekat-hankkeen raportissa Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat 7 on arkkitehtuurin viitemallina on käytetty palvelupohjaista arkkitehtuuria (SOA). Raportissa on kuvattu ajanvarauksen toiminnallinen viitemalli, käsitteet ja käsitemalli sekä ajanvarauksen tuotteistamista palvelutuotteiden kautta. Palvelutuote-käsitteen kautta kootaan yhteen asiakkaan ymmärtämäksi kokonaisuudeksi ajanvaraukseen tarvittavat resurssit, jotka tarvitaan palvelun tuottamiseen. ekathankkeen osahankkeissa on pilotoitu erilaisia sähköisen ajanvarauksen toteutusmalleja eri sairaanhoitopiireissä. Valtakunnallisen sähköisen kansalaisajanvarauksen toiminta- ja organisointimalli 8 -selvityksessä on tarkasteltu kansallisen ajanvarauspalvelun toteutusedellytyksiä ja hyötyjä, eri organisointivaihtoehtoja ja niiden vaikutuksia. Selvityksessä tehdyn organisaatiokohtainen, alueellinen ja valtakunnallinen toteutusmallin on esitetty alla rinnan ekat-hankkeen laatimien mallien kanssa. 6 SAINI-arkkitehtuuri, Kansalaisen terveyteen liittyvä sähköinen asiointi ja interaktiivisiet verkkopalvelut, teknisen ympäristön tavoitetila B4614EA7A/1782/5_SAINIARKKITEHTUURI.pdf 7 Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat 8 Valtakunnallisen sähköisen kansalaisajanvarauksen toiminta- ja organisointimalli, Selvitysraportti, Pivotal Consulting Oy 10/45

11 Kuva 3 Yleiskuva terveydenhuollon ajanvarausta tukevien ja siihen liittyvien tietojärjestelmäpalvelujen lähtökohtaisesta sijoittumisesta valtakunnallisesti, alueellisesti ja paikallisesti (lähde: ekat-hanke) ekat-hankkeessa on laadittu ehdotus ajanvarausta tukevien ja siihen liittyvien tietojärjestelmäpalvelujen sijoittumisesta valtakunnallisella, alueellisella ja paikallisella tasolla. o Valtakunnallinen taso kuvauksissa tarkoittaa kansallisesti keskitettyä palvelua. o Alueellinen taso kuvauksissa mahdollistaa useita palvelun tarjoajia sekä sen, että samaa palvelua käytetään useista toimipisteistä tai organisaatioyksiköistä. o Paikallinen taso kuvauksissa on lähinnä yhden palvelun antajan (organisaation) synonyymina Valtakunnallisen sähköisen kansalaisajanvarauksen toiminta- ja organisointimalli - selvityksessä esitetty valtakunnallinen toteutusmalli on kuvattuna alla. 11/45

12 Kuva 4 Valtakunnallisen kansalaisajanvarauksen malli (lähde: Valtakunnallisen sähköisen kansalaisajanvarauksen toiminta- ja organisointimalli -selvitys) ekat-hankkeessa on annettu ehdotus komponenttien toteutuksesta valtakunnallisella, alueellisella ja paikallisella tasolla. Suositus on merkitty komponentin perään sulkuihin. ekat-hankkeessa ajanvarauspalvelut ja niitä tukevat palvelut (mm. sähköisen asioinnin tukipalvelut) on jaettu moduuleihin, joita ovat o Ajanvarausprosessin ohjauspalvelu (alueellinen tai valtakunnallinen) Ajanvarausprosessissa tarvittavien palvelujen hallinta, säännöstöjen ja asiakkuuksien hyödyntäminen, ajanvaraustoimintojen ohjaus ja tarkistukset esim. taustajärjestelmiä ja ajanvarauskäyttöliittymiä varten. Sisältää myös ajanvarausprosessin ohjauksen, koordinoiden sen etenemistä ja valvoen säännöstöjen noudattamista o Ajanvarauskalenteripalvelu (alueellinen) Keskitetty piste useisiin taustalla oleviin aikoja hallinnoiviin organisaatioiden ajanvarausjärjestelmiin (tarjoten gateway-palvelun taustajärjestelmiin). Palvelun kautta hoidettavissa vapaiden (ja ellei ajanvarausasiakirja käytössä, myös varattujen) aikojen kysely, ajan varaaminen, ajan siirtäminen, ajan peruminen. Saman kalenteripalvelun piirissä on sovittava perustuuko vapaiden aikojen selvittäminen kyselyihin vai replikointiin. Voi toimia myös eri taustajärjestelmien eri palvelutuotteita yhdenmukaistavana kerroksena. o Kansalaisen ajanvarauskäyttöliittymä (alueellinen) Kansalaiselle tarjottava käyttöliittymä ajanvarausten tekemiseen, katseluun, siirtoon jne. o Ilmoitus- ja vahvistuspalvelut (alueellinen tai paikallinen) Toiminnallisesti ilmoitus- ja vahvistuspalveluja hyödynnetään mm. kansalaiselle tehtäviin aikaehdotuksiin, ajan varmistuksiin ja muistutuksiin varatuista ajoista. Myös ajanvarauskehotus esimerkiksi tunnistautuen tapahtuvaa kalenterivalintaa varten voidaan toimittaa palvelun kautta. 12/45

13 o o o o o o o o Kansalaisen tunnistaminen (valtakunnallinen) Kansalaisen tunnistaminen ajanvarausta ja muita sähköisiä kansalaispalveluja varten. Vahva tunnistautuminen voi olla edellytys joihinkin palveluihin. Ajanvarauksen ammattilaiskäyttöliittymät (paikallinen) Järjestelmä tai käyttöliittymä, jonka kautta ammattilainen tekee ajanvarauksia, tässä tarkastelussa etenkin omaa organisaatiota laajempi ajanvarausten tekeminen Palveluhakemisto (alueellinen tai valtakunnallinen) Hakukriteerien perusteella haluttuja palveluja tarjoavien palvelun antajien / palveluyksiköiden löytäminen. Olennaisin hakukriteeri on palvelun sisältö (käytetyin luokituksin), lisäkriteerejä sijainti sekä asiakkuuspalvelun mukaiset tiedot. Säännöstöpalvelu (alueellinen) Tuottajakohtaisten ja alueellisten ajanvaraukseen ja palvelujen tarjontaan liittyvien säännöstöjen hallinta palvelutuotannon näkökulmasta. Asiakkuuspalvelu (alueellinen) Liittää yksilöityyn asiakkaaseen tietoja, joiden avulla voidaan päätellä esim. oikeuksia tiettyihin terveyspalvelujen sisältöihin sekä oikeuksia käyttää tiettyjen palveluntuottajien palveluja. Voi sisältää myös asiakkaan itsensä määrittelemiä tai ylläpitämiä asiakkuustietoja. Valtuutuspalvelu (alueellinen tai valtakunnallinen) Henkilön tietojen katseluun ja puolesta toimimiseen (esim. palvelujen valinta ja varaus, tietojen päivittäminen) valtuutuksen / oikeuden antaminen muille henkilöille tai organisaatioille. Valtuutusten kysely. Suostumuspalvelut (alueellinen) Kansallisen arkistoon käyttöön liittyvä palvelu. Voimassa olevien suostumusten tarkistaminen. Suostumuksen antaminen tai kirjaaminen palvelukokonaisuuteen tai palvelutapahtumaan Kansalaisen tavoitettavuus (valtakunnallinen) Kansalaisen sähköisten ja muiden yhteystietojen saanti. Ajanvaraukseen liittyen kansalaisen tavoitettavuustiedot esim. ilmoituksia, ajanvarausehdotuksia, muistutuksia ym. varten. Kansalaisen ylläpitämät preferenssit tavoista, joilla häneen ollaan yhteydessä Molempien tarkasteltujen hankkeiden esitysten mukaan kansalaisille tarjottavien ajanvarauksen palvelukomponenttien suositeltava sijoituspaikka on pääasiassa alueellinen taso (mm. kalenteri, ajanvarauksen käyttöliittymä, ilmoitus- ja vahvistuspalvelut, suostumusten hallinta). Osa yleiskäyttöisistä tukikomponenteista on ehdotettu kansallisella tasolla toteutettaviksi (tunnistaminen, tavoitettavuustiedot, valtuutusten hallinta, integraatiot perustietovarantoihin). Jaottelua tarkasteltaessa on otettava lisäksi huomioon toimialanäkökulma. Molemmat selvitykset tarkastelevat sähköistä ajanvarausta terveydenhuollon toimialan näkökulmasta. Julkisen hallinnon palvelut kattavat useita toimialoja, jolloin koko julkishallinnon ajanvarauksen tarkastelusta muodostuu matriisi toimialojen ja alueellisen tarkastelun suhteen. Tämä on otettava huomioon toimialariippumattoman ajanvarauksen arkkitehtuurissa. Terveydenhuollon hankkeissa laaditut toteutusmallit ja arvioinnit toimivat hyvänä pohjana muiden kuin terveydenhuollon toimialan sähköistä ajanvarausta arvioitaessa ja suunniteltaessa. On huomattava, että terveydenhuollon hankkeissa ei ole mukana kansainvälistä ulottuvuutta, joka saattaa joissakin julkishallinnon tarjoamissa ajanvarauspalveluissa olla tarpeellinen joko asiakkaan tai palveluntuottajan osalta. Kansainvälisin resurssein tuotetut ja varattavissa olevat palvelut eivät kuitenkaan välttämättä näy aikaa varaavalle 13/45