ROIHUVUOREN SEURAKUNTA PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJA 9/2012 SEURAKUNTANEUVOSTO Tulisuontie HELSINKI. Laajarannassa, Humalniementie 15, Helsinki

Transkriptio

1 1 ROIHUVUOREN SEURAKUNTA PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJA 9/2012 SEURAKUNTANEUVOSTO Tulisuontie HELSINKI Kokousaika Tiistaina kello Kokouspaikka Laajarannassa, Humalniementie 15, Helsinki Osanottajat Timo Pekka Kaskinen puheenjohtaja Jukka Annala Pertti Araviita Hannu Jokipaltio, poissa Lauri Kopponen Kirsti Kosonen (1-16 ) Marjatta Laitila Seija Muurinen Kauko Nyroos Päivi Penttilä, poissa Mialeena Pärssinen Kecia Salmenkari Ville Salonen Juha-Matti Terämä Wiking Vuori Eero Mikkola vara Johanna Luumi sihteeri 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Pöytäkirjan tarkastus, nähtävillä pitäminen ja siitä ilmoittaminen Valitaan pöytäkirjantarkastajiksi Seija Muurinen ja Kecia Salmenkari. Pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Seija Muurinen ja Kecia Salmenkari.

2 2 4 listan hyväksyminen Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä. hyväksyttiin. 5 Edellisen kokouksen pöytäkirja Kokouksen pöytäkirja merkitään tiedoksi. 6 Toimikuntien pöytäkirjat Ei uusia toimikuntien pöytäkirjoja. Merkitään tiedoksi. 7 Kirkkoherran päätöksiä Seurakuntaneuvostolle toimitetaan tiedoksi mahdollista siirtämistä varten kirkkoherran päätösluettelo 8/2012. Merkitään tiedoksi. 8 Seurakuntaneuvoston sihteerin valinta Seurakuntaneuvoston sihteerinä alkaen toiminut TM Mikko Posti on saanut kokopäivätyön ja on irtisanoutunut seurakuntaneuvoston sihteerin tehtävästä saatuaan kokopäivätyön. Seurakuntaneuvosto valitsee Johanna Luumin tämän seurakuntaneuvoston kokouksen sihteeriksi. Päätettiin esityksen mukaisesti. Asiaan palataan kohdassa muut asiat. 9 Roihuvuoren seurakunnan suunnittelukauden painopisteistä ja vuoden 2013 toimintasuunnitelmasta päättäminen Kirkkoherra on valmistanut yhteenvedon Roihuvuoren seurakunnan painopisteistä ja erityishaasteista sekä vuoden 2013

3 3 toimintasuunnitelmasta (liite). Taloustoimikunta on tutustunut yhteenvetoon, tehnyt siihen tarkennuksia ja todennut sen vastaavan linjauksia, joita seurakuntaneuvosto ja työntekijät yhdessä tekivät kevään strategiapäivässä. Päätös Seurakuntaneuvosto hyväksyy Roihuvuoren seurakunnan toimintasuunnitelman vuodelle 2013 ja toimittaa sen seurakuntayhtymän taloustoimistoon mennessä. Päätettiin esityksen mukaisesti. 10 Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien kehittäminen Roihuvuoren seurakunnassa Helsingin seurakuntayhtymä käynnisti syksyllä 2011 hankkeen seurakuntien talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien kehittämiseksi HSRKY:n seurakunnissa. Roihuvuoren seurakunta kutsuttiin mukaan toimimaan hankkeen toisena pilottiseurakuntana. Pilottivaiheen jälkeen hallinnon prosessien kuvantaminen tehdään kaikissa seurakunnissa. Hanke on motivoitu sisäisen tarkastuksen havainnoista. Seurakunnissa on tarkastajien arvion mukaan ilmennyt valvonnan puutteita talouden ohjauksessa, työketjujen järjestämisessä, laskujen hyväksymisestä ja tarkastamisesta annettujen ohjeiden noudattamisessa, käteisvarojen käsittelyssä ja irtaimiston valvonnassa. Suoritetuissa seurakuntien tarkastuksissa on ilmennyt riskejä ja puutteita myös seurakuntien sisäisen valvonnan järjestämisessä. Nämä liittyvät mm. avoimiksi jääneisiin hallinnon ja talouden työn- ja vastuunjakoihin seurakunnan toimiston ja eri työalojen avainhenkilöiden kesken. Seurakunnissa ei yleensä ole dokumentoituja talouden ja hallinnon vastuunjako- tai työnjakotaulukoita. Seurakunnissa on myös viime vuosien aikana otettu käyttöön useita uusia tietojärjestelmiä tai niiden uusia ominaisuuksia. Tämä on synnyttänyt tarvetta arvioida ja kehittää prosessien kulkua sekä niihin liittyviä työjakoja ja vastuita. Hankeen pilottivaihe toteutettiin yhteistyössä Talent Partners Public Consulting Oy:n kanssa ja HSRKY vastasi kaikista kuluista (n eu). Roihuvuoren seurakunnassa hankkeen tavoitteena on ollut seurakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien nykytilan kartoitus, tavoitetilan kuvaus ja vastuunjakotaulukoiden rakentaminen siten, että niiden pohjalta on seurakunnalle laadittu omakohtaiset prosessien kuvaukset ja vastuut.

4 4 Taloustyöryhmä on tutustunut hankkeen loppuraporttiin ja seurakunnalle annettuihin toimenpide-ehdotuksiin (liitteet). Taloustyöryhmä arvioi prosessin tuloksen seurakunnan kannalta erittäin myönteiseksi. Seurakuntaneuvosto tutustuu Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien kuvauksen loppuraporttiin ja seurakunnalle annettuihin kehittämisehdotuksiin ja merkitsee raportin tiedoksi. 11 Laskujen hyväksyjät ja hankintarajat Roihuvuoren seurakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien kuvantamistyöryhmä ehdottaa, että seurakuntaneuvosto määrittelee, ketkä hyväksyvät kunkin kustannuspaikan laskut, ja mitkä ovat työntekijöiden, esimiesten ja kirkkoherran tekemien hankintojen euromääräiset rajat. Taloustyöryhmä on tutustunut suositukseen ja ehdottaa, että seurakuntaneuvosto tekee päätökset hankintarajoista. Seurakunnassa vallitsevan käytännön mukaan kaikkiin ostolaskuihin tai niiden liitteisiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanottajasta, asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Vastaanottaja myös varmistaa, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikein, maksu perustuu asianmukaiseen päätökseen ja se on annettujen määräysten mukainen. Hyväksyjä (kirkkoherra) vastaa siitä, että maksamiseen tarvittava määräraha on käytettävissä ja, että hankinta on kaikin puolin säännösten ja määräysten mukainen. Vastaanottaja ja hyväksyjä ovat eri henkilöitä. Jos lasku koskee henkilökohtaisesti hyväksyjää, tulee hänen hyväksyttää lasku esimiehellään. Kirkkoherran tekemien hankintojen osalta laskun tarkastamisen tekee seurakuntasihteeri. Tällainen käytäntö on erikoinen, mutta sisäisen tarkastuksen mukaan siitä ei ole aiheutunut ongelmia seurakunnissa. Seurakuntaneuvosto päättää, että 1. valtuutetun tiimin työntekijän/first Cardin haltijan hankintaraja on budjetin mukaisissa hankinnoissa 1000 euroa ja budjetin ulkopuolisissa hankinnoissa 300 euroa. 2. kustannuspaikkavastaavan hankintaraja on budjetin mukaisissa hankinnoissa 2000 euroa ja budjetin ulkopuolisissa hankinnoissa 500 euroa. 3. kirkkoherra tuo seurakuntaneuvostolle tiedoksi kirkkoherran päätösluettelon kautta euron suuruiset hankinnat. 4. hankintojen osalta, joiden arvo on yli päätös tehdään seurakuntaneuvostossa kirkkoherran esittelystä. Päätettiin esityksen mukaisesti.

5 5 12 Vs. seurakuntapastorin viran täyttäminen ajalle Vallitseva käytäntö on, että tuomiokapituli antaa virkamääräyksen seurakuntapastorin virkaan sille papille tai teologian maisterille, jolle seurakunta sitä oman valintansa perusteella pyytää. Seurakunta voi edetä valintaprosessissa useammalla eri tavalla. Seurakuntaneuvosto keskustelee vs. seurakuntapastorin viran täyttämisestä ja antaa asian henkilöstötyöryhmän valmisteltavaksi. Seurakuntaneuvosto päätti vs. seurakuntapastorin viran täyttämisen henkilöstötyöryhmän valmisteltavaksi. 13 Kalustontarkastajien valitseminen Kalustontarkastajat valitaan vuodeksi kerrallaan seurakunnan irtaimen kaluston inventaariota varten. Kalustontarkastajina ovat viimeksi toimineet Viking Vuori ja Inka Salo. Seurakuntaneuvosto valitsee keskuudestaan kaksi kalustontarkastajaa ja heille varahenkilöt vuodeksi Muut asiat Päätös Seurakuntaneuvosto päätti valita vuodeksi kalustontarkastajaksi Viking Vuoren ja Eero Mikkolan sekä varalla Juha-Matti Terämän ja Ville Salosen. Marjaniemi-kokous Kirkkoherra kutsuu koolle Marjaniemi-kokouksen, johon hän kutsuu mukaan Marjaniemiseuran ja Kiinteistöyhdistyksen edustajat. Tilojen vuokraus Päätettiin perustaa työryhmä, joka miettii seurakunnan tilojen käyttöä, sekä niiden vuokraamista ulkopuolisille tahoille. Kruunuvuorenranta-työryhmä Päätettiin perustaa seuraavassa seurakuntaneuvoston kokouksessa Kruunuvuorenranta-työryhmä. Kiinteistötoimiston edustaja pyydetään mukaan työryhmään.

6 6 Seuraavan kokouksen esityslistalle Kirkkoherra jatkaa uuden seurakuntaneuvoston sihteerin etsimistä. Virkavapauskäytännön kirjaaminen. 15 Ilmoitusasioita Kirkkoherran terveiset työyhteisön Tukholman matkalta. Terveiset kasvualueseurakuntien tapaamisesta 16 Seuraava kokoukset syksyllä 2012 ke klo 18 ti klo 18 (lausunto talousarviosta yhtymään ehkä ) to klo 18 ke klo Oikaisuvaatimus, valitusosoitus ja kokouksen päättäminen Pöytäkirjaan liitetään oikaisuvaatimusohje ja valitusosoitus. Vakuudeksi Timo Pekka Kaskinen Timo Pekka Kaskinen puheenjohtaja Johanna Luumi Johanna Luumi sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Seija Muurinen Seija Muurinen Kecia Salmenkari Kecia Salmenkari