KOKOUSKUTSU/ESITYSLISTA Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 1 / 18

Transkriptio

1 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 1 / 18 Aika Paikka / Liite nro / / / / / 5/1-6 toimitettu / 6 toim. myöhemmin 143 / / / 9 Tiistai klo 9.30 Ravintola Oppipoika / kokoustila Oltermanni (4. krs), Korkalonkatu 33, Rovaniemi Käsiteltävät asiat: Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen Lapin ammattiopiston määrärahankorotus vuodelle 2012 Sisäisen tarkastuksen toimintaohje Rovaniemen koulutuskuntayhtymän kiinteistöstrategia 2020 Rovaniemen koulutuskuntayhtymän jäsenkuntien päätös kuntayhtymän perussopimuksen muuttamisesta Rovaniemen koulutuskuntayhtymän jäsenkuntien päätökset kuntayhtymän jäsenkuntien jäsenosuuksien muuttamisesta Rovaniemen ammattikorkeakoulun yhtiöittämisen yhteydessä tapahtuvassa yhtiön pääomittamisessa Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun yhdistäminen ja yhtiöittäminen Lapin Urheiluopiston rehtorin tehtävien hoitaminen Kuntayhtymän asiakirjahallinto ja arkistotoimi Viranhaltijapäätökset Lapin Urheiluopiston johtokunnan pöytäkirjat hallitukselle tiedoksi Edustajien nimeäminen Pohjois-Suomen työmarkkinaseminaariin Puheenjohtaja Antti Paananen

2 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 2 / 18 JAKELU: Hallituksen jäsenet Varajäsenet: 1. Sari Arponen Janne Posio 2. Pentti Haimakainen, hallituksen varapuheenjohtaja Mika Parkkari 3. Jarmo Huhtala Keijo Ruonala 4. Anneli Immonen Mirka Rova 5. Ari-Pekka Jakonen Pekka Heikkinen 6. Leena Jääskeläinen Hille Kuusisto 7. Timo Kurula Anja Keskitalo 8. Antti Paananen, hallituksen puheenjohtaja Johannes Ahola 9. Iiris Satamo Eira Setälä 10. Tuomas Vanhala Ismo Petäjäjärvi 11. Veikko Virtanen Arja Mäkitalo 12. Eeva Ylihurula Seija Karvo Valtuuston puheenjohtajat 1. Kaarlo Alaoja valtuuston puheenjohtaja 2. Vesa Haapala valtuuston 1. varapuheenjohtaja 3. Mikko Rapo valtuuston 2. varapuheenjohtaja Viran- ja toimenhaltijat 1. Arto Ylitalo johtaja, esittelijä 2. Seppo Hänninen henkilöstöjohtaja 3. Tarja Piittisjärvi sihteeri Lapin korkeakoulukonserni 1. Virpi Lilja kuntayhtymän johtaja, Lappia Yliviivattu = pois

3 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 3 / KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kuntalain 58 pykälän 2 momentin mukaan kuntayhtymän muun toimielimen kuin valtuuston kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kutsu tähän kokoukseen on postitettu Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 135 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALITSEMINEN Hallituksen pöytäkirjan tulee tarkastaa kaksi kokoukseen osallistunutta hallituksen jäsentä. Pöytäkirjan tarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Pöytäkirjan tarkastusvuorossa ovat Ari-Pekka Jakonen ja Leena Jääskeläinen. Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa.

4 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 4 / LAPIN AMMATTIOPISTON MÄÄRÄRAHANKOROTUS VUODELLE 2012 Talousjohtaja: Kuntayhtymän hallitus käsitteli ja kokouksissaan tulosalueiden talousarvion toteutumisen ja tilanteen mukaisina. Lapin ammattiopiston toimintakate ja tulos olivat molempina vertailujaksoina sekä loppuvuoden ennusteen mukaan merkittävästi alle talousarviotavoitteen. Syyskuussa tehdyn päätöksen mukaan hallitus edellytti korjaavia toimenpiteitä ammattiopiston taloudellisen tuloksen parantamiseksi. Korjaaviksi toimenpiteiksi käynnistettiin välittömästi mm. yhteistoimintaneuvottelumenettelyt loppuvuoden aikana toteutettavien henkilöstömenojen vähentämiseksi. Neuvottelujen tuloksena päädyttiin siihen, että lomautuksia ei loppuvuoden aikana tehdä, koska toiminnallisesti ja taloudellisesti tarkastellen tällä toimenpiteellä ei olisi saavutettu merkittävää talouden säästöä. Kuitenkin ohjeistettiin tarkemmin eri menettelytapoja ja vaihtoehtoja mm. lomajärjestelyistä ja muista henkilöstörekrytointiin liittyvistä asioista henkilöstömenojen vähentämiseksi. Lisäksi ammattiopiston rehtori ohjeisti tulosalueelle toteutettavaksi loppuvuonna muita säästötoimia. Lapin ammattiopiston rehtori antoi selvityksen menettelytavoista ja toimenpiteistä hallituksen kokouksessa sekä jatkotoimenpiteistä ulottuen jo vuodelle Em. toimenpiteet eivät kuitenkaan kata vuoden 2012 talousarviovajetta, joten tämän jälkeen Lapin ammattiopiston kokonaistulosta on tarkasteltu ja ennuste osoittaa, että ammattiopiston muut tulot (sisältäen maksullisen palvelutoiminnan tulot) jäävät euroa arvioitua pienemmiksi, henkilöstökulut toteutuvat euroa ja ulkoiset laite- ja tilavuokrat euroa budjetoitua suurempina, palvelujen ostoissa sekä aine- ja tarvikemenoissa vastaavasti saadaan säästöä euroa. Em. perustein Lapin ammattiopiston tulosalueelle aikaisemmin myönnetyn kaivosalan koulutukseen kohdennetun euron lisäksi esitetään vuodelle 2012 käyttötalouden määrärahankorotukseksi yhteensä euroa ja korotuksen kattamista kuntayhtymän toimintarahastosta Lapin ammattiopiston aikaisempien vuosien ylijäämästä. Hallitus esittää yhtymävaltuustolle, että Lapin ammattiopiston tulosalueelle myönnetään vuodelle 2012 käyttötalouden lisämäärärahankorotus aikaisemmin myönnetyn euron lisäksi. Korotus katetaan kuntayhtymän toimintarahastosta Lapin ammattiopiston aikaisempien vuosien ylijäämästä. Lisäksi hallitus edellyttää jatkossa, että Lapin ammattiopiston tulee sitoutua talousarvion käyttösuunnitelmiin ja seurantaan heti tulevan vuoden alusta alkaen ja ryhtyä mahdollisimman nopeasti korjaaviin toimenpiteisiin.

5 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 5 / SISÄISEN TARKASTUKSEN TOIMINTAOHJE Talousjohtaja: Jukka Arola toimii Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ja Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappian yhteisenä sisäisenä tarkastajana. Yhtymähallitukselle esitetään, että se hyväksyy sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen ja päättää, että sisäinen tarkastaja antaa raporttinsa yhtymähallituksen puheenjohtajalle, kuntayhtymän johtajalle, tarkastuslautakunnan puheenjohtajalle ja tilintarkastajalle. Raportti on julkisuuslain 621/ mukaan ei julkinen. Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistus sekä konsultointitoimintaa, joka on luotu tuottamaan lisäarvoa organisaatiolle ja parantamaan sen toimintaa. Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation riskienhallinta, valvonta, sekä johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen. Jukka Arola on aloittanut Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ja Kemi- Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappian yhteisenä sisäisenä tarkastajana. Esityslistan liitteenä 1 on sisäisen tarkastuksen toimintaohje. Kuntayhtymän hallitus hyväksyy liitteen 1 mukaisen sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen ja päättää, että sisäinen tarkastaja antaa raporttinsa yhtymähallituksen puheenjohtajalle, kuntayhtymän johtajalle, tarkastuslautakunnan puheenjohtajalle ja tilintarkastajalle.

6 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 6 / ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN KIINTEISTÖSTRATEGIA 2020 Kiinteistöjohtaja: Rovaniemen koulutuskuntayhtymän talousarviossa vuodelle 2012 kiinteistöpalvelun sitovana tavoitteena on koulutuskuntayhtymän kiinteistöstrategian laadinta. Kuntayhtymän hallitus on hyväksynyt RKK:n hallinnon ja johtamisen kehittämissuunnitelman, jossa on päädytty laatimaan käyttäjien ja tuottajien yhteistyönä kiinteistöstrategia, sekä pitkän aikavälin selvitys peruskorjaus- ja investointitarpeista. Kiinteistöstrategian laadintaa valmistelemaan on perustettu kiinteistöstrategiatyöryhmä, jonka jäsenet ovat: Hannu Kerkelä RKK, kiinteistöjohtaja (työryhmän vastuuhenkilö) Sirpa Pylväs RKK, toimistoinsinööri Heikki Keskitalo Lapin Urheiluopisto, rehtori Kari Ketola RKK, turv.asiantuntija/työturvallisuuspäällikkö Martti Lampela RAMK, rehtori Taisto Arkko LAO, rehtori Kerttu Oikarinen RAMK, toimialajohtaja Eero Korhonen LAMO, koulutusalajohtaja (mukaan työryhmätyöhön ) Kari Plosila Lapin Oppisopimuskeskus, oppisopimusjohtaja Seija Ovaskainen LAO, toimialajohtaja (nimitetty Pertti Lakkalan tilalle ) Juha Perkkiö RAMK, kehityspäällikkö (osallistumisoikeus annettu ) Kiinteistöstrategian tehtävänä on ohjata kiinteistön käyttäjien tarpeisiin vastaavaa, taloudellista ja elinkaariajattelua huomioivaa kiinteistönpitoa. Kiinteistöstrategian tavoitteena on järjestää koulutuskuntayhtymän ydintehtävää varten tarpeelliset, turvalliset ja terveelliset tilat. Kiinteistöstrategian tarkoituksena on esittää strategiset linjaukset ja niihin perustuvat toimenpiteet - saada kiinteistökustannukset halutulle tasolle ja toteuttaa kiinteistömassan hallittu sopeuttaminen. Kiinteistöstrategian laadinnan pohjaksi hyväksyttiin toimipisteiden (kiinteistöjen) luokitusmenettely. Kiinteistöluokitus jaettiin kolmeen luokkaan; säilytettävät, kehitettävät ja luovutettavat kiinteistöt. Koulutuskuntayhtymän toimintakentässä on tapahtunut ja tulee tapahtumaan muutoksia. Rovaniemen ammattikorkeakoulu irtaantuu koulutuskuntayhtymästä Lapin ammattikorkeakoulu Oy:ksi Lisäksi strategiatyön aikana OKM:n II-asteen koulutukseen kohdistamat leikkaukset tulivat ilmi , joista Lapin alueelle ollaan kohdistamassa n. 25 % leikkaukset opiskelijapaikkoihin. Em. ja muutkin koulutustarpeiden muutokset aiheuttavat uuden näkökulman kiinteistöstrategian laadinnalle kuin strategiatyötä aloitettaessa osattiin odottaa. Työryhmä on laatinut kiinteistöstrategian I-vaiheen valmiiksi (liite 2). Jatkotyöskentelyn pohjaksi strategiatyöryhmä esittää II-vaiheen aloittamista tulevat suunnitelmat huomioiden.

7 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 7 / 18 Koulutuskuntayhtymän johtoryhmä on käsitellyt kiinteistöstrategian sähköpostin välityksellä. Johtoryhmä on yksimielisesti hyväksynyt jatkoaikaesityksen kiinteistöstrategian laatimiselle ja strategiassa esitetyt jatkotoimenpiteet. Hallitus: - hyväksyy jatkoajan kiinteistöstrategian laatimiselle liitteen 2 kohdan 9 mukaisesti. - päättää hyväksyä, että kiinteistöstrategian II-vaihe käynnistetään ja se toteutetaan vuoden 2013 loppuun mennessä.

8 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 8 / ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN JÄSENKUNTIEN PÄÄTÖS KUNTAYH- TYMÄN PERUSSOPIMUKSEN MUUTTAMISESTA Henkilöstöjohtaja: Rovaniemen koulutuskuntayhtymän jäsenkunnat käsittelevät joulukuussa valtuustoissaan Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hallituksen kokouksessaan tekemiä muutosesityksiä kuntayhtymän perussopimuksen muuttamisesta (liite 3). Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä kuntien päätös perussopimuksen muuttamisesta merkitään tiedoksi kuntien tekemän päätöksen jälkeen. Rovaniemen koulutuskuntayhtymien jäsenkuntien päätökset on kunnissa valmisteltu tehtävän pidettävissä kuntien valtuustojen kokouksissa. Päätökset liitetään kuntayhtymän valtuuston kokouksen esityslistan liitteeksi. Hallitus päättää esittää Rovaniemen koulutuskuntayhtymän valtuustolle merkittäväksi tiedoksi kuntayhtymän perussopimuksen muutokset. Jäsenkuntien valtuustojen päätökset liitetään kuntayhtymän valtuuston kokouksen esityslistan liitteeksi.

9 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 9 / ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN JÄSENKUNTIEN PÄÄTÖKSET KUN- TAYHTYMÄN JÄSENKUNTIEN JÄSENOSUUKSIEN MUUTTAMISESTA ROVANIEMEN AMMATTIKORKEAKOULUN YHTIÖITTÄMISEN YHTEYDESSÄ TAPAHTUVASSA YH- TIÖN PÄÄOMITTAMISESSA Henkilöstöjohtaja: Lapin ammattikorkeakoulu Oy:n perustamiseen liittyvien pääomaerien irrottaminen Rovaniemen koulutuskuntayhtymästä ja irrottamisen vaikutus kuntayhtymän jäsenkuntaosuuksiin on esitetty hyväksyttäväksi jäsenkunnille. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hallitus on pitämässään kokouksessa esittänyt Rovaniemen koulutuskuntayhtymän jäsenkunnille hyväksyttäväksi Lapin ammattikorkeakoulun perustamisen ja pääomittamisen yhteydessä tapahtuvan jäsenkuntaosuuksien muuttamisen periaatteen (liite 4). Jäsenkuntaosuuksien tarkat euromääräiset ja prosentuaaliset muutokset määräytyvät vuoden 2013 tilinpäätöksen perusteella siirtyvien tase-erien mukaisina ja muutokset kirjataan tehtävässä tilinpäätöksessä Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä pidettävään rekisteriin jäsenkuntaosuuksista. Jäsenkuntaosuuksien ennakoidaan muutoksen jälkeen olevan seuraavat: Kunta Nykyinen jäsenkuntaosuus Uusi jäsenkuntaosuus Rovaniemen kaupunki 75,96 64,9 Kittilä 8,26 12,1 Ranua 7,42 10,8 Sodankylä 8,36 12,2 Rovaniemen koulutuskuntayhtymien jäsenkuntien päätökset pääomaerien irrottamisen periaatteesta on kunnissa valmisteltu tehtävän pidettävissä kuntien valtuustojen kokouksissa. Päätökset pääomaerien irrottamisesta Rovaniemen koulutuskuntayhtymästä esitetään hyväksyttäväksi Rovaniemen koulutuskuntayhtymän valtuustossa osakeyhtiöittämisestä ja sen osakepääomasta päätettäessä. Jäsenkuntien päätökset asiasta esitetään liitettäväksi valtuuston esityslistan liitteeksi ja merkittäväksi valtuustossa tiedoksi. Hallitus esittää valtuustolle merkittäväksi tiedoksi Rovaniemen koulutuskuntayhtymien jäsenkuntien päätökset jäsenkuntaosuuksien muuttamisesta Rovaniemen ammattikorkeakoulun yhtiöittämisen yhteydessä. Jäsenkuntien päätökset merkitään valtuuston esityslistan liitteeksi.

10 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 10 / KEMI-TORNION AMMATTIKORKEAKOULUN JA ROVANIEMEN AMMATTIKORKEA- KOULUN YHDISTÄMINEN JA YHTIÖITTÄMINEN Maan hallituksen ammattikorkeakouluja koskevat poliittiset linjaukset sisältyvät pääministeri Jyrki Kataisen hallitusohjelmaan sekä opetus- ja kulttuuriministeriön esitykseen koulutuksen ja tutkimuksen kehittämissuunnitelmaksi Opetus- ja kulttuuriministeriö on pyytänyt Kemi-Tornion ja Rovaniemen ammattikorkeakouluja ja niiden ylläpitäjiä selvittämään, onko olemassa olevan yhteistyörakenteen pohjalta edellytyksiä muodostaa yksi ammattikorkeakoulu Lappiin. Ammattikorkeakoulujen johtamista ja hallintoa koskeva hallituksen linjaus on, että uudet yhdistetyt ammattikorkeakoulut perustetaan voittoa tavoittelemattomina osakeyhtiöinä. Lapin ammattikorkeakouluosakeyhtiötä on valmistellut edellä todettujen linjausten pohjalta omistajavalmistelutyöryhmä, jossa on ollut edustettuna Rovaniemen, Kemin ja Tornion kaupunkien, Kemi-Torniolaakson ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymien edustajat sekä Lapin yliopiston edustaja ja tehtävään nimetyt asiantuntijat. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hallitus on kokouksessaan päättänyt hyväksyä Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun yhdistämisen ja yhtiöittämisen. Lisäksi hallitus päätti asian esittämisestä valtuuston hyväksyttäväksi lopullisesti opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa käytävien tulosneuvottelujen ja yhtiön pääomittamista ja taloutta koskevan valmistelun jälkeen. Päätöksessä edellytettiin myös, että valtio huolehtii yhtiöittämisestä aiheutuvien veroseuraamusten kompensoinnista. Lisäksi edellytettiin, että ministeriö osoittaa kaivannaisalan lisäpaikkaperusteella Lapin ammattikorkeakoululle tekniikkaan vähintään 20 lisäaloituspaikkaa, jotka kohdennetaan Kemiin. Edellä mainitut edellytykset yhtiön perustamiselle ovat toteutuneet opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa käydyissä tulosneuvotteluissa. Omistajavalmisteluryhmän esityksen mukaan ammattikorkeakoulut yhdistetään Lapin ammattikorkeakouluksi, jonka ylläpitäjäksi perustetaan Lapin ammattikorkeakouluosakeyhtiö, jolle haetaan toimilupaa. Perustettavan yhtiön omistussuhteiksi esitetään: Rovaniemen kaupunki 44 % Kemin kaupunki 22 % Tornion kaupunki 22 % Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia 5 % Rovaniemen koulutuskuntayhtymä 5 % Lapin yliopisto 2 % Lapin ammattikorkeakoulu osakeyhtiön perustaminen ja talouden järjestäminen on valmisteltu edellä mainittujen omistussuhteiden perusteella toteutettavaksi seuraavasti.

11 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 11 / 18 Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymä luovuttavat kaiken ammattikorkeakoulutoimintansa ja siihen liittyvän henkilöstönsä yhtiölle. Kuntayhtymät luovuttavat ammattikorkeakoulutoimintaan liittyvän kiinteistöomaisuutensa siihen liittyvine velkoineen Kemin, Rovaniemen ja Tornion kaupungeille. Kaupungit sijoittavat saamansa omaisuuden apporttiomaisuutena yhtiöön sen osakkeita vastaan. Kaupunkien osuus kuntayhtymien pääomasta pienenee vastaavasti. Kuntayhtymät luovuttavat ammattikorkeakoulutoimintaan liittyvän irtaimen omaisuutensa apporttiomaisuutena yhtiöön sen osakkeita vastaan. Apporttiomaisuuden lisäksi tarvittava muu pääomittaminen tapahtuu osapuolten rahana sijoittamalla panostuksella. Rahana annettava panostus muodostuu kuntayhtymistä kaupunkien kautta yhtiölle tulevasta rahoituksesta ja Lapin yliopiston rahana sijoittamasta lisäpääomasta. Pääomittaminen tapahtuu yhtiön omistusosuuksien suhteessa. Yhtiön perustamisvaiheessa yhtiön oma pääoma on euroa jakautuen osakepääomaan ( euroa) ja sijoitetun vapaan pääoman rahastoon ( euroa). Osapuolet merkitsevät yhtiön osakkeita yhtiön perustamisen yhteydessä omistusosuuksiensa suhteessa. Toisessa vaiheessa Lapin ammattikorkeakoulun ylläpitämisen siirtyessä yhtiölle osapuolet sitoutuvat vahvistamaan yhtiön pääomarakennetta. Osapuolet sitoutuvat korottamaan yhtiön omaa pääomaa 2 miljoonan euron lisärahoituksella ja valmisteluvaiheessa yksilöidyllä apporttiomaisuudella, jonka lopullinen arvo määrittyy tilinpäätöshetken mukaiseksi. Osapuolten korottaessa yhtiön omaa pääomaa huomioidaan yhtiötä perustettaessa maksetun oman pääoman osuus vähentävänä tekijänä siten, että yhtiön omistussuhteet toteutuvat. Edellä kuvattujen osakepääoman korotusten jälkeen yhtiön oma pääoma muodostuisi osakassopimuksessa sovitulla tavalla 24,5 miljoonaksi euroksi. Osakepääoman jakautuminen ja omistussuhteet on arvioitu muodostuvat seuraavaksi: Osakkeenomistaja Määrä (M ) Osuus Rovaniemen kaupunki 10,8 44 % Kemin kaupunki 5,4 22 % Tornion kaupunki 5,4 22 % Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia 1,2 5 % Rovaniemen koulutuskuntayhtymä 1,2 5 % Lapin yliopisto 0,5 2 % YHTEENSÄ 24,5 100 %

12 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 12 / 18 Lopulliset määrät tulevat perustumaan osakassopimuksen mukaisesti laadittaviin Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun tilinpäätöksiin Liite 5: Perustelu- ja päätösmuistio Liite 5/1: Ernst & Young Oy:n yhtiöittämisselvitys Liite 5/2: Perustamissopimusluonnos Liite 5/3: Yhtiöjärjestysluonnos Liite 5/4: Osakassopimus Liite 5/5: Osakkaiden neuvottelumuistio Liite 5/6: Valmisteluryhmien kokoonpanot Hallitus päättää merkitä tiedoksi ja esittää edelleen valtuustolle tiedoksi perustelu- ja päätösmuistion, yhtiöittämisselvityksen ja osakkaiden neuvottelumuistion sekä luonnokset perustamissopimukseksi ja yhtiöjärjestykseksi (liite 5 perustelu- ja päätösmuistio liitteineen 1-6 on lähetetty erikseen hallitukselle ja liitetään pöytäkirjaan). Hallitus päättää esittää valtuustolle, että valtuusto - hyväksyy Lapin ammattikorkeakouluyhtiön perustamisen edellä selostetulla tavalla, - hyväksyy liitteessä 5/4 olevan osakassopimuksen sekä - valtuuttaa hallituksen tarvittaessa hyväksymään ja täytäntöönpanemaan yhtiön lopulliset perustamisasiakirjat. Lisäksi hallitus päättää nimetä Lapin ammattikorkeakouluyhtiön yhtiökokousedustajan sekä antaa toimiohjeet yhtiön hallitukseen valittavasta henkilöstä.

13 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 13 / LAPIN URHEILUOPISTON REHTORIN TEHTÄVIEN HOITAMINEN Henkilöstöjohtaja: Lapin Urheiluopiston rehtorin avointa virkaa on hoitanut vuoden 2003 alusta toimitusjohtaja Heikki Keskitalo. Nykyinen määräys päättyy Urheiluopiston rehtorin tehtävässä on pätevyysvaatimuksena ylempi korkeakoulututkinto ja riittävä opetushallinnon tuntemus. Liikelaitoksen toimitusjohtajana Heikki Keskitalolla on kuntayhtymän hallintosäännön ja urheiluopiston johtosäännön mukainen tulosalueen johtajan päätösvalta ja vastuu. Koulutuksen lainsäädännön määrittelemiä opetusta ja opiskelijoita koskevia tehtäviä ja vastuita varten oppilaitokselle on lisäksi nimettävä rehtori. Urheiluopiston johtokunta käsittelee asiaa kokouksessaan ja johtokunnan päätösesitys lähetetään kokouksen jälkeen erikseen sähköpostilla (liite 6). Päätösesitys johtokunnan kokouksen jälkeen.

14 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 14 / KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Talousjohtaja: Kuntayhtymän arkistotoimen ja asiakirjahallinnan toimintaohje on hyväksytty hallituksessa Tämän jälkeen arkistotoimessa, arkiston muodostajissa ja muodostussuunnitelmien laadinnassa on tapahtunut ja tapahtuu edelleen muutoksia mm. hallinnon ja johtamisen uudelleen organisoitumisen myötä sekä ammattikorkeakoulun irtautumisen vuoksi kuntayhtymästä. Arkistolaki koskee kuntayhtymiä ja kunnallisia liikelaitoksia. Hallitus vastaa arkistotoimen järjestämisestä ja hallitus nimeää arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtavan viranhaltijan tai toimihenkilön sekä hänen sijaisensa. Lisäksi hallituksen tulee päättää, ketkä kuntayhtymässä ovat arkistonmuodostajia. Arkistonmuodostajan tehtävänä on määritellä asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa. Margit Rantamäki on aloittanut kuntayhtymän arkistonhoitajana Hänellä on tehtävään soveltuva koulutus ja alan työkokemus. Tarvittaessa arkistonhoitajan sijaisena toimii hallintosihteeri Tarja Piittisjärvi. Oulun maakunta-arkisto on tehnyt asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastuksen kuntayhtymässä Tarkastuskertomukseen on annettu määräaikaan mennessä vastine (liite 7). Vastineessa on annettu tiedot niistä toimenpiteistä, mihin toimiin kuntayhtymässä on ryhdytty tarkastuskertomuksessa esiin tulleiden puutteiden korjaamiseksi ja arkistotoimen kehittämiseksi. Kuntayhtymä on parhaillaan hankkimassa asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmää, joka mahdollistaa jatkossa mm. sähköisesti ylläpidettävät arkistonmuodostussuunnitelmat ja syksyllä 2013 käyttöönotettavan paperittoman kokousmenettelyn. Asiasta valmistellaan ennen käyttöönottoa tarkempi käyttöönotto- ja koulutussuunnitelma, joka tuodaan erikseen tiedoksi hallitukselle. Asiakirjahallinnan ja arkistotoimen ohje, arkistonmuodostajat, asiakirjojen pelastus- ja suojelusuunnitelma, salaisten asiakirjojen käsittelyohje, henkilötietojen käsittelyohjeet sekä tietopalveluohje tuodaan myöhemmin hallituksen hyväksyttävästi sen jälkeen kun muutosprosessit ovat selkiytyneet ja ohjeet on saatu lopulliseen muotoon. Hallitus nimeää kuntayhtymän arkistonhoitajaksi Margit Rantamäen ja hänen sijaisekseen hallintosihteeri Tarja Piittisjärven,

15 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 15 / 18 merkitsee tiedoksi Oulun maakunta-arkistolle lähetyn liitteen 7 mukaisen arkistotarkastukseen liittyvän vastineen, päättää hyväksyä sen, että asiakirjahallinnon ja arkistotoimen uudistetut ohjeet ja arkistonmuodostajat tuodaan hallituksen hyväksyttäväksi sen jälkeen kun muutosprosessit ovat selkiytyneet ja ohjeet on saatu lopulliseen muotoon, hyväksyy sen periaatepäätöksen, että hallitus siirtyy paperittomaan kokousmenettelykäytäntöön vaiheittain syksyllä 2013.

16 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 16 / VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Hallintosäännön 9 pykälän mukaan: Henkilöstöä koskevista ja muista päätöksistä tehdään viranhaltijapäätös. Päätökset kirjataan päätösluetteloon. Hallituksen ottokelpoiset päätökset tuodaan hallituksen tietoon oikaisuvaatimusajan kuluessa päätöksen tekemisestä. Hallitukselle on jätetty tiedoksi liitteestä 8 ilmenevät viranhaltijapäätösluettelot: - listat erillisistä viranhaltijapäätöksistä - luettelot virkavalinnoista, yli ½ vuotta kestävistä työsuhteista ja sijaisuuksista sekä yli vuoden kestävistä virkavapauksista/työlomista, joihin ei ole automaattista VES/TES:iin perustuvaa oikeutta (WebTallennus) - ulkomaan matkamääräykset (epopulus matkalaskuohjelma) Hallituksen puheenjohtaja: Hallitus merkitsee liitteessä 8 ilmoitetut kuntayhtymän johtajan päätökset tiedokseen. Hallitus merkitsee liitteessä 8 ilmoitetut viranhaltijapäätökset tiedokseen.

17 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 17 / LAPIN URHEILUOPISTON JOHTOKUNNAN PÖYTÄKIRJAT HALLITUKSELLE TIE- DOKSI Urheiluopiston rehtori: Hallitukselle tuodaan tiedoksi Lapin Urheiluopiston johtokunnan kokouspöytäkirjat 4/ , 1/ , 2/ , 3/ ja 4/ ja 5/ Pöytäkirjoihin voi tutustua hallintopalveluiden toimistossa arkisin klo ja ne tuodaan hallituksen kokoukseen. Hallitus merkitsee tiedoksi Lapin Urheiluopiston johtokunnan pöytäkirjat 4/ , 1/ , 2/ , 3/ ja 4/ ja 5/

18 Kuntayhtymähallitus / 2012 Sivu 18 / EDUSTAJIEN NIMEÄMINEN POHJOIS-SUOMEN TYÖMARKKINASEMINAARIIN Henkilöstöjohtaja: XVIII Pohjois-Suomen työmarkkinaseminaari Pohjoisen Forum järjestetään Oulussa Päivien ohjelma on liitteenä 9. Seminaarin järjestävät Oulun kaupunki, Pohjois-Pohjanmaan kesäyliopisto, Lapin kesäyliopisto sekä paikalliset kunta-alan ammattijärjestöt JHL, JUKO, JYTY, KTN, SUPER ja TEHY. Seminaari on tarkoitettu kuntien ja kuntayhtymien johtajille ja johtaville viranhaltijoille, hallintokuntien esimiehille, henkilöstöasioista vastaaville, ammattijärjestöjen edustajille, luottamushenkilöille ja muille aiheista kiinnostuneille. Seminaarin puheenjohtajana toimii toimittaja Jakke Holvas. Hallitus valitsee keskuudestaan 2-3 osallistujaa työmarkkinaseminaariin