KOHDENNETUN TOIMINTA-AVUSTUKSEN TOIMINTASELOSTELOMAKKEEN (RAY3703) TÄYTTÖOHJE

Transkriptio

1 OHJE 1 (6) KOHDENNETUN TOIMINTA-AVUSTUKSEN TOIMINTASELOSTELOMAKKEEN (RAY3703) TÄYTTÖOHJE Yleistä Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Haettava avustus Avustusstrategia Avustusohjelma Toiminnan tarve ja tavoitteet Toiminnan toteuttaminen Selvitys toiminnan resursseista ja taloudesta Toiminnan tulokset ja vaikutukset Liitteet Talousarvioerittely Muut liitteet... 6 Lisätietoja ja ohjeita... 6 Yleistä 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Lomakkeella RAY3703 haetaan RAY:n kohdennettua toiminta-avustusta (Ak) rajattuun toimintaan tai toiminnanalaan. Mikäli jokin liitteistä sisältää tarkentavaa lisätietoa lomakkeen tiettyyn kohtaan, tiivistä lomakkeelle perusasiat ja viittaa liitteeseen lisätietojen lähteenä. Liitteet kuten toimintakertomus ja/tai vuosikertomus, tilinpäätös, toimintasuunnitelma ja talousarvio ovat tärkeä osa hakemuskäsittelyä. Täytä kohdennettua toiminta-avustusta hakiessasi toimintaselostelomakkeen (RAY3703) lisäksi RAY:n päälomake (RAY3701) sekä järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702). Täytä järjestön nimi ja RAY:n antama järjestönumero, jos se on tiedossa. Kuvaa lyhyesti toiminto, johon avustusta haetaan. Valitse onko haettava avustus kokonaan uusi, aikaisemmin RAY:n projektiavustusta saanut toiminta, aikaisemmin jotakin muuta kuin RAY:n avustusta saanut toiminta vai

2 OHJE 2 (6) 2 Haettava avustus 3 Avustusstrategia 4 Avustusohjelma 5 Toiminnan tarve ja tavoitteet toiminta, jolla on rahoituksen jatkosuunnitelma (RAY:n ohjeellinen avustussuunnitelma). Ilmoita myös alue tai paikkakunnat, joilla toiminta toteutetaan, toiminnan alkamisajankohta ja sisällöstä ja taloudesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot. Kohdennettua toiminta-avustusta tulee hakea vuosittain. Pitkäkestoisessa toiminnassa on kuitenkin hyvä esittää myös näkymät tuleville vuosille. Ilmoita kuinka paljon haet avustusta seuraavalle vuodelle. Merkitse haettava summa tuhansina euroina. Täytä myös mahdolliset seuraavat vuodet, joilla tarkoitetaan ohjeellista avustussuunnitelmaa. Ohjeellinen avustussuunnitelma ei ole sitova. Ilmoita haettavalle kohteelle yksi avustusstrategialinja, mikä vastaa eniten haettavan toiminnan sisältöä. Jos toiminta liittyy useamman avustusstrategialinjan sisältöön, valitse avustusstrategialinjoista se mikä eniten vastaa toimintaa. Merkitse lomakkeeseen, jos tiedät haettavan kohteen kuuluvan johonkin lomakkeessa mainittuun ohjelmaan - tai jos haet mukaan johonkin näistä ohjelmista. Voit valita useamman kuin yhden ohjelman. Muotoile lyhyt, tiivis ja konkreettinen kuvaus toiminnan perustelusta. Miksi toiminta on tarpeellista? Tarpeen perustelu ei voi olla liian yleinen, vaan tarve tulee pystyä yksilöimään myös kohteena olevan ryhmän kannalta. Ilmoita jos toiminta perustuu tehtyyn tarvekartoitukseen tai ulkopuoliseen tarvearvioon. Kerro mitä muita vastaavia toimintoja alueella on ja millä tavalla toiminnat on tekemisissä keskenään. Onko yhteisiä verkostoja? Täydentävätkö toiminnat toisiaan tai onko toiminnoilla yhteisiä alueita? Kuvaa toiminnan päätavoite. Päätavoitetta voi selkeyttää jakamalla sen osatavoitteisiin, jolloin tavoitteiden toteutumista on myös helpompi seurata.

3 OHJE 3 (6) Kerro mitkä ovat päätavoitteen mukaiset seuraavan vuoden tärkeimmät tavoitteet ja toimenpiteet. Miten tavoitteet aiotaan toteuttaa? Kerro erikseen tulevien vuosien tavoitteista. Onko jatkossa tarkoitus käynnistää jotain uutta tai onko suunnitelmissa muuttaa toimintaa joiltain osin? Kuvaa kaikki toiminnan kohderyhmät ja mahdolliset painotukset ryhmien kesken (mikä on tärkein jne.). Kohderyhmät ovat usein sidoksissa toiminnan toteuttamistapaan ja eri työmuodoilla tavoitetaan eri kohderyhmiä. Valitse ikäryhmä, johon toiminta kohdistuu eniten. Jos toiminnassa on mukana eri-ikäisiä henkilöitä, valitse ikäryhmä johon toiminta kohdistuu eniten. 6 Toiminnan toteuttaminen Kuvaa lyhyesti miten ja millaisin työmuodoin toiminta toteutetaan. Jos työmuotoja on useita, kuvaa myös miten eri muodot painottuvat toiminnassa. Kerro haettavan toiminnan nykyiset ja mahdollisesti tulevat yhteistyökumppanit ja niiden roolit. Selvitä lyhyesti millaista yhteistyö tehdään järjestöjen tai muiden hankkeen kannalta olennaisten toimijoiden kanssa ja miten se aiotaan toteuttaa. Kerro esimerkiksi: Millä konkreettisella, arjessa näkyvällä tavalla yhteistyökumppani osallistuu ko. toimintaan? Osoittaako kumppani toimintaan resursseja? Millä tavalla kumppani hyötyy ko. toiminnasta? Entä kuinka siitä hyödytään laajemmin? Mikä on kumppanin näkemys toiminnan merkityksestä toimintaympäristössä? Mikäli yhteistyökumppaneilta on lausuntoja tai toiminnasta on tehty aiesopimuksia, liitä ne mukaan hakemuksen. Kuvaa tulevan toimintavuoden keskeisimmät viestintätoimenpiteet. Kerro myös kuinka haettavan toiminnan viestintä on suunniteltu ja kuinka sitä toteutetaan. Erillisen viestintäsuunnitelman voi liittää hakemuksen liitteeksi. Kuvaa toimintaa uhkaavat riskit ja niihin varautuminen. Riskienhallinnalla varmistetaan, etteivät ennalta odottamattomat asiat pääse estämään toimintaa. Keskeisiä toimenpiteitä ovat merkityksellisten riskien arviointi sekä varautuminen toimenpiteisiin ja korjausliikkeisiin. Riskien arviointia kannattaa tehdä toiminnan etenemisen eri vaiheissa.

4 OHJE 4 (6) 7 Selvitys toiminnan resursseista ja taloudesta Arvioi toiminnan kilpailuvaikutukset. Toiminta vaikuttaa kilpailuun, jos samaa tai vastaavaa toimintaa tarjoavat myös muut toimijat korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy esimerkiksi tilanteessa, jossa yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Mikäli kilpailuvaikutuksista on laadittu ulkopuolisia lausuntoja tai arvioita, liitä ne mukaan hakemukseen. Luettele kohdennetun toiminnan vaatima henkilöstö ja erottele henkilöstö tehtävänimikkeittäin (esim. vastaava ohjaaja, sihteeri, koulutuspäällikkö jne.). Jos samalla nimikkeellä työskentelee useita henkilöitä, merkitse suluissa perään henkilömäärä (esim. sihteeri [2] ). Jos henkilö toimii ainoastaan osittain tässä kohdennetussa toiminnassa, tulee nimikkeen perässä olla merkintä (½) tai vastaava jakosuhde. Ilmoita mikäli toimintaan ostetaan jotain palvelua tai työpanosta ulkopuolelta. Kerro myös mistä työpanos ostetaan (esim. järjestön tai yrityksen nimi). Ilmoita toiminnasta mahdollisesti saatavat tuotot ja perittävät asiakasmaksut (arvio riittää). Mikäli toimintaan on saatu RAY:n avustusta edellisenä avustusvuonna, arvioi aikaisemmalta vuodelta siirtyvä avustusmäärä ja syy avustuksen siirtymiseen. Jos toimintaan kohdistuu muuta rahoitusta, ilmoita rahoituksen määrä ja lähde. Kerro jos mahdollinen muu rahoitus on kohdistettu tiettyyn osaan toimintaa. Mikäli kyseessä on aiemmin avustettu toiminta, kerro toiminnan keskeiset muutokset edelliseen vuoteen verrattuna. Mitä aiotaan muuttaa? Miten aiotut muutokset vaikuttavat resursointiin tai muuhun toiminnan järjestämiseen? 8 Toiminnan tulokset ja vaikutukset RAY kiinnittää yhä vahvemmin huomiota siihen miten toiminnan tulokset saadaan hyötykäyttöön. Tämä edellyttää usein pitkäjänteistä ja suunnitelmallista työtä ja seurantaa. Jos kyseessä on pitkään jatkunut toiminta, kuvaa jo tähän mennessä aikaansaatuja tuloksia lyhyesti. Mitä tuloksia ja vaikutuksia toiminnalla tavoitellaan jatkossa? Toiminnan jatkuessa pidempään on hyvä täsmentää ja tarkentaa käsitystä siitä mitä vaikutuksia toiminnalla tavoitellaan: mihin asiaan on voitu vaikuttaa,

5 OHJE 5 (6) 9 Liitteet 9.1 Talousarvioerittely missä muutokset näkyvät, miten vaikutukset voitaisiin saada näkyviin tai mitä ovat ne toimintakäytännöt, joiden muuttamiseen tai parantamiseen toiminnalla tähdätään. Kuvaa toimintaa koskevan seurannan toteutuminen. Miten tuloksia ja vaikutuksia seurataan ja arvioidaan? Toiminnan tulosten levittäminen ja juurruttaminen on tärkeää. Miten se toteutuu haettavana olevassa toiminnassa? Talousarvioerittely on kohdennetun toiminta-avustushakemuksen pakollinen liite. Talousarviosta on käytävä ilmi toiminnasta aiheutuvat tuotot ja kulut. Mikäli haet avustusta jo meneillään olevaan toimintaan, liitä mukaan myös vertailu kuluneen vuoden toteutuneesta tilanteesta. Erittele tuottoja ja kuluja riittävästi, jotta avustuksen käyttötarkoitus voidaan todentaa helposti talousarviosta. Huomaa että talousarvioon sisällytettävien kulujen on oltava hyväksyttäviä, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia kuluja (vrt. avustuslain 9-14 ). Kohdennetuissa toiminta-avustuksissa sovelletaan tuottojen ja kulujen osalta erilliskuluperiaatetta. Erilliskuluilla tarkoitetaan kuluja, joita ei syntyisi ilman kyseistä toimintaa. Erillistuotot ovat puolestaan tuottoja, joita ei saataisi ilman kyseistä toimintaa (esim. osallistumismaksut, asiakasmaksut, palvelumaksut, vuokrat ja muut julkiset avustukset, jotka ovat avustuspäätöksessä kohdennettu samaan toimintaan kuin RAY-avustus). Erityisen tärkeitä budjetoitavia kuluja ovat mm. hankkeesta aiheutuvat hallintokulut, toimitilakulut, matkakulut, RAY-avustuksella katettavat hankinnat, henkilöstökulut ja erilaiset ulkopuolelta ostettavat palvelut. Kaikki kulut joita voidaan pitää olennaisina hankkeen kokonaiskulut huomioiden, on eriteltävä. Hyväksyttäviä ovat vain todelliset kulut: sellaiset, jotka tullaan rahalla maksamaan tai joiden maksamiseen on syntynyt velvoite ja jonka määrä pystytään luotettavasti osoittamaan. Esimerkiksi poistot, arvonvähennykset, vuokra-arvot eivätkä sellaiset varaukset tai sellaiset laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kuluihin tai menetyksiin, eivät ole hyväksyttäviä kuluja.

6 OHJE 6 (6) Tilinpäätösvaiheessa kuluksi ja lomapalkkavelaksi kirjattavat henkilöstökulut (palkat ja sivukulut) hyväksytään sen tilivuoden kuluksi jolloin ne kirjataan kuluiksi, vaikka kulut maksetaankin vasta seuraavana tilikautena. Niiden maksamisessa on lakiin perustuva velvoite. Talousarvio tulee aina laatia suoriteperusteisesti. 9.2 Muut liitteet Huom! Kohdennettua toiminta-avustusta (Ak) ei voi käyttää kattamaan avustusvuotta edeltävän vuoden kuluja. Toiminnan vuosittainen alijäämä on katettava järjestön omista varoista, ellei avustuspäätöksessä toisin mainita. Liitä mukaan toimintasuunnitelma, toimintakertomus ja/tai vuosikertomus, tilinpäätös sekä muut tarpeelliset katsomasi liitteet, ellei niitä jo aiemmin saman vuonna ole toimitettu RAY:lle. Lisätietoja ja ohjeita Hilppa Tervonen Kristian Seemer Valmistelupäällikkö Valvontapäällikkö (09) (09) hilppa.tervonen@ray.fi kristian.seemer@ray.fi