Yritysten rekrytointitarpeen määrittely

Transkriptio

1 YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä hanke Kansallisen kynnysarvon alittava hankinta Dnro/ IIS/668/ / TARJOUSPYYNTÖ Yritysten rekrytointitarpeen määrittely 1. HANKINNAN TAUSTA JA TARKOITUS Iisalmen kaupungin Elinvoimapalveluiden työllisyyspalvelujen toteuttama YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä -hanke pyytää tarjousta yritysten rekrytointitarpeen määrittelystä. Iisalmen kaupungin Elinvoimapalveluiden työllisyyspalvelut (jäljempänä myös Hankintayksikkö tai Tilaaja ) toteuttaa Etelä-Savon ELY-keskuksen myöntämällä ESR-osarahoituksella YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä kehittämishanketta ajalla Hankkeen osatoteuttajana on Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä. YTYÄ! kehittämishankkeen tavoitteena on Ylä-Savon alueen työmahdollisuuksien näkyväksi tekeminen, yritysten työvoiman hankintaan liittyvien toimenpiteiden kehittäminen ja motivoituneen työvoiman ohjaaminen alueen työllistäville toimialoille erilaisten kouluttautumispolkujen kautta. Tavoitteena on kehittää alueen työllisyystoimijoiden välistä yhteistyötä palvelemaan paremmin alueen elinkeinoelämän tarpeita. YTYÄ! -hankkeessa ovat Iisalmen ja Kiuruveden kaupungit, Keiteleen, Lapinlahden, Pielaveden, Sonkajärven ja Vieremän kunnat. Hankkeen hallinnoijana toimii Iisalmen kaupungin Elinvoimapalveluiden työllisyyspalvelut. Alueella ei ole aiemmin toteutettu hanketta, jonka keskeisenä sisältönä on laajassa mittakaavassa hakea kasvualojen työvoimatarpeisiin uutta henkilöstöä uudelleenkouluttautumisen kautta. Hankkeen toimenpiteet painottuvat lyhytkestoisiin täsmäkoulutuksiin ja työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen, joiden avulla kohdealoista kiinnostuneille, motivoituneille henkilöille hankitaan kussakin tarkkaan määritetyssä työtehtävässä tarvittava aloitus- tai perusosaamistaso. YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä -hankkeen kohderyhmänä ovat laajasti ajateltuna kaikki henkilöt, jotka ovat kiinnostuneita kohdetoimialojen tarjoamista työmahdollisuuksista ja motivoituneet hankkimaan aloilta uutta osaamista riippumatta heidän nykyisestä työmarkkinatilanteestaan. Keskeisintä kohderyhmää ovat kuitenkin ennen kaikkea työttömät tai työttömyysuhan alaiset henkilöt, joilla on kohdetoimialoja ajatellen soveltuvaa taustakoulutusta tai työkokemusta. Hankkeen kohderyhmänä ovat yritykset niiltä toimialoilta, joilla työllistymisnäkymät Ylä-Savossa ovat tällä hetkellä erityisen hyvät kuten teolliset alat sekä tietyt myynti- ja palvelualan tehtävät.

2 Yritysten menestymiseen vaikuttaa moni asia. Rekrytointitarpeet lähtevät nykytilanteen kartoittamisesta. Osaajapula ja kohtaanto-ongelma ovat todellisuutta monilla toimialoilla. Rekrytointiin saattaa sisältyä markkinointiviestintää, myyntiä ja työnantajamielikuvan rakentamista. Parhaita osaajia etsitään sekä aktiivisten hakijoiden että ei-aktiivisten potentiaalisten ehdokkaiden joukosta. Kun rekrytoinnin tuloksellisuuteen vaikuttaa aiempaa useampi osatekijä, huolellisesta suunnittelusta ja tekemisen jatkuvasta kehittämisestä tulee entistä tärkeämpää. YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä kehittämishanke pyytää tarjoustanne yritysten rekrytointitarpeen määrittelystä. 2. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä hankkeen kohdetoimialojen yritysasiakkaille hankittavaa rekrytointitarpeiden tarkempaa määrittelyä. Palvelun tavoitteena on rekrytointiprosesseihin liittyvien tarkempien tehtävämäärittelyjen laatiminen, työtehtävissä vaadittavan osaamisen kuvaaminen sekä mahdollisuuksien mukaan 0-tason aloitustehtävien määrittely. Lisäksi tavoitteena on työnantajamielikuvan vahvistaminen sekä kohdetoimialojen yrityksille rekrytointisuunnitelman laatiminen. Liitteenä 1 olevassa palvelukuvauksessa esitetään hankinnan kohteen tarkemmat määrittelyt, jotka pyydetään lukemaan huolellisesti. 3. HANKINTAMENETTELY Kysymyksessä on kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta. Hankintayksikkö lähettää tarjouspyynnön vähintään kolmelle (3) eri potentiaaliselle palveluntarjoajalle sekä tarjouspyyntö julkaistaan Iisalmen kaupungin internetsivuilla osoitteessa Yritysten rekrytointitarpeen määrittelyn palveluhankinta tehdään tarjousten tarkoituksenmukaisuuden ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Hankittavan palvelun kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteet ilmoitetaan kohdassa 8. Tarjouksen pyytäjä voi tietyin edellytyksin pyytää palvelun tarjoajaa täydentämään tarjoustaan, jos tarjouksessa on erimerkiksi selviä teknisiä virheitä tai puutteita (esimerkiksi puuttuva allekirjoitus, virheellinen päivämäärä jne.). Hylätyistä tarjouksista lähetetään hylätyille tarjoajille erilliset hylkäyspäätökset, joissa kerrotaan hylkäyksen perusteet. Hankintapäätös annetaan sähköisesti eikä sitä lähetetä postitse. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon hankintapäätös lähetetään. Palvelun myyjällä ei ole oikeutta vaatia Tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä, palvelun siirtymisestä, peruuntumisesta tai hankkimatta jättämisestä.

3 4. YRITYSTEN REKRYTOINTITARPEEN MÄÄRITTELY TARJOUKSESSA HUOMIOITAVIA SISÄLTÖASIOITA Yritysten rekrytointitarpeen määrittelyä koskevat tarjoukset on suunniteltava vastaamaan tarjouspyyntöä ja sen liitteenä olevaa palvelukuvausta (kt. luku 7 Tarjousten vähimmäisvaatimukset). Rekrytointitarpeen määrittely-palvelu tulee suunnitella työelämälähtöisesti. Muilta osin palvelun menetelmiä ja tarkempia sisältöjä voi soveltaa siten, että tarjoaja ottaa huomioon kohderyhmän ja palvelulle asetetut tavoitteet. Hankittavan palvelun kohderyhmä, kesto, toteuttamistavat ja järjestämispaikkakunnat Palvelun kohderyhmä on YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä -hankkeen kohdetoimialojen yritysasiakkaat. Kohdetoimialoja ovat teolliset alat ja tietyt myynti- ja palvelualan tehtävät. Palvelun kesto arvioidaan yritystarvekohtaisesti niin, että palvelun kesto on maksimissaan 7 tuntia/yritys. Palvelu toteutetaan Tilaajan määrittelemissä kohdeyrityksissä. Palvelu tulee toteuttaa Ylä-Savon kuntien alueella (hankkeen toiminta-alue) niissä yrityksissä, jotka ovat yritysasiakkaina YTYÄ! hankkeessa. Tarkemmat tiedot palvelun sisällöstä löytyvät liitteenä olevasta palvelukuvauksesta. Asiantuntijaresurssit Tarjouslomakkeeseen (liite 2) nimetään yritysten rekrytointitarpeen määrittelypalvelua varten vastuuasiantuntija ja toinen asiantuntija. Vastuuasiantuntija toimii palvelun käytännön järjestelyjen yhteyshenkilönä YTYÄ! hankkeen projektipäällikön ja projektityöntekijöiden kanssa. Molempien asiantuntijoiden osaamista arvioidaan koulutuksen ja työkokemuksen perusteella. Mikäli asiantuntija vaihtuu, siitä tulee ilmoittaa välittömästi Tilaajalle ja korvaavan asiantuntijan on oltava pätevyydeltään vastaavan tasoinen. Liitteenä 3 olevan selvityslomakkeen kohdassa 9 on oltava rasti kohdassa Kyllä. Mikäli Ei-vaihtoehto on valittu, tarjous hylätään. Väline- ja tila-asiat Tarjoajalla tulee olla asianmukainen ja riittävä välineistö palvelun toteuttamiseen. Liitteenä olevan selvityslomakkeen kohdassa 11 on oltava rasti ruudussa Kyllä. Mikäli eivaihtoehto on valittu, tarjous hylätään. Sähköisen tiedon välittäminen Yrinet-tietokannan kautta YTYÄ! hankkeelle YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä -hankkeen käytössä on sähköinen asiakastietokanta Yrinet. Palveluntuottajalle luodaan järjestelmään käyttäjäoikeus, jota palveluntuottaja on velvoitettu käyttämään. Yrinet-asiakasarvioinnin avulla palvelun tuottaja raportoi sähköisesti ja suojatusti yrityskohtaisen raportin palvelun sisällöstä ja tuotoksista. Liitteenä olevan selvityslomakkeen kohdassa 12 on oltava rasti ruudussa Kyllä. Mikäli ei-vaihtoehto on rastitettu, tarjous hylätään.

4 Hinnoittelu Tarjouksen liitteessä 2 Tarjouslomake palvelun tuottaja ilmoittaa palvelun hinnan /tunti sekä palvelun kokonaishinta maksimissaan. Yritysten rekrytointitarpeen määrittely -palvelua koskevaan tarjoukseen ei saa sisältyä ylimääräisiä kustannuseriä. Jos tarjoukseen on kirjattu erillisiä kustannuseriä, tarjous hylätään. Liitteenä olevan selvityslomakkeen kohdassa 2 on oltava rasti kyllä-kohdassa. Mikäli ei-vaihtoehto on rastitettu, tarjous hylätään. Laatutekijät Arvioinnin hyvän laadun varmistaminen on arvioinnin toteuttajan vastuulla. YTYÄ! hanke voi pyytää erillisiä selvityksiä palveluntuottajalta laadun varmistamiseksi. 5. TARJOUKSEN LAATIMINEN JA AIKATAULU Tarjoukset laaditaan liitteenä 2 olevalle tarjouslomakkeelle. Tarjouksen sisältöä voi täydentää liitteillä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Mikäli tarjous ei täytä tarjouspyynnössä ja palvelukuvauksessa esitettyjä muodollisia ja sisällöllisiä vaatimuksia, tarjous hylätään. Palveluntarjoajan tulee lähettää tarjouksensa klo 16:00 mennessä sähköisenä osoitteeseen: kirjaamo@iisalmi.fi. Sähköpostin otsikkokenttään tulee kirjoittaa merkintä: "Tarjous: Yritysten rekrytointitarpeiden määrittely, YTYÄ! -hanke sekä Dnro/ IIS/668/ /2017. Tarjous annetaan tämän tarjouspyynnön mukaisella tarjouslomakkeella [liite 2]. Tarjousten tulee olla voimassa asti. Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset mennessä osoitteeseen: tiina.juutinen@iisalmi.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Tarjous: Yritysten rekrytointitarpeiden määrittely kilpailutus, YTYÄ! -hanke. Kaikki tulleet kysymykset ja niihin vastaukset lähetetään viimeistään jokaiselle palvelun tarjoajalle sähköpostitse. Tilaaja ei vastaa muihin kuin edellä mainitulla tavalla määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin. Hankintamenettelyyn ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista muuten kuin hankintaoikaisun osalta. Hankintapäätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta markkinaoikeudelta. 6. TARJOUKSEEN LIITETTÄVÄ SELVITYSLOMAKE SOVELTUVUUSVAATIMUKSISTA Tarjouspyynnön liitteenä on selvityslomake, johon on kirjattu tarjouksessa vaadittavat sitoumukset. Tarjoajien on täytettävä selvityslomake ohjeiden mukaisesti ja liitettävä se tarjoukseen allekirjoitettuna. Tarjoajan on merkittävä selvityslomakkeeseen kaikkiin kohtiin, täyttyykö kyseinen vaatimus. Hankintayksikkö pyytää ja /tai muuten selvittää voittaneelta tarjoajalta kaikki selvi-

5 tyslomakkeessa mainitut todistukset ja selvitykset. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa kaikki asiakirjat kilpailutuksen sekä sopimuskauden aikana. Pyydettävät todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjous tulee tehdä tarjoajan virallisella nimellä. Tarjouksen tulee olla sellaisen toimivaltaisen henkilön allekirjoittama, joka voi allekirjoittaa myös yritysten rekrytointitarpeen määrittely -palvelun hankintasopimuksen. Allekirjoituksessa tulee olla nimenselvennys. Palvelun markkinointiesitettä ei tarvitse liittää mukaan tarjoukseen. YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä hankkeen projektipäällikkö voi pyytää palveluntuottajalta palvelun markkinointiesitteen, kun hankintapäätös on allekirjoitettu. 7. TARJOUSTEN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Seuraavien vähimmäisvaatimusten on täytyttävä, muuten tarjous hylätään. Hylättyä tarjousta ei oteta vertailuun Tarjouksen liitteenä toimitettu toteuttamissuunnitelma vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteenä olevaa palvelukuvausta Yritysten rekrytointitarpeen määrittely -palvelun tarjoukseen ei sisälly ylimääräisiä kustannuseriä Tarjoukseen on nimetty vastuuasiantuntija ja toinen asiantuntija. Tarjouksessa on käytetty tähän tarjouspyyntöön diaarinumerolla liitettyä asiantuntija osaaminen lomaketta molempien nimettyjen asiantuntijoiden osalta. Jos tarjouspyynnön liitteenä toimitettua asiantuntija osaaminen lomaketta ei ole käytetty, tarjous hylätään Tarjoajalla on käytössään asianmukainen ja riittävä välineistö palvelun toteuttamiseen Tarjoaja sitoutuu toteuttamaan yritysten rekrytointitarpeen määrittely -palvelun palvelukuvauksessa ilmoitetulla tavalla Tarjoaja sitoutuu tekemään yhteistyötä YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä hankkeen hankehenkilöstön kanssa Palvelun tarjoaja on sitoutunut käyttämään Yrinet-asiakasarviointi tietokantaa Tarjoaja vakuuttaa, että mikäli palvelun toteuttamisessa käytetään alihankintaa, tulee vähimmäisvaatimusten kohdan 7.3. toteutua myös alihankinnan osalta.

6 8. TARJOUSTEN ARVIOINTIKRITEERIT JA NIIDEN KÄYTTÖ Tarjousten vertailuun otetaan mukaan ne tarjoukset, jotka täyttävät luvussa 7 mainitut vähimmäisvaatimukset. Ne tarjoukset, jotka eivät täytä näitä vaatimuksia, hylätään. Tarjouksista hyväksytään YTYÄ! Ylä-Savossa on työtä hankkeen tarpeisiin soveltuva, kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuutta tarkastellaan ja tarjoukset pisteytetään (yhdestä viiteen pistettä/kriteeri) seuraavien kriteerien mukaisesti. Jos kaksi tai useampi tarjous saa arvioinnissa saman kokonaispistemäärän, valitaan toteuttamissuunnitelmaltaan korkeamman pistemäärän saanut tarjous Laatua arvioidaan kolmen kriteerin suhteen: Palvelun toteuttamissuunnitelma, kriteerin painoarvo 25 % Tarjouksista arvioidaan kuinka hyvin toteuttamissuunnitelma vastaa tarjouspyynnön liitteenä ollutta palvelukuvausta: onko palvelun tavoitteet, sisältö, menetelmät ja käytännön järjestelyt esitetty selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti miten liiketoiminnan tarpeista lähtevä tehokas rekrytointi toteutetaan miten työnantajamielikuvaa vahvistetaan miten esimiehiä/työnjohtoa tuetaan ja opastetaan rekrytointiprosessissa millä keinoin työtehtävien tehtävämäärittelyt ja työtehtävissä vaadittava osaaminen kuvataan ja määritellään palvelu tuotetaan hankkeen toiminta-alueen kunnissa / Ylä-Savo Asiantuntijaresurssit, kriteerin painoarvo 25 % Tarjoukseen nimetään yksi vastuuasiantuntija (tarjouslomake ja asiantuntija osaaminen lomake) ja toinen asiantuntija. Vastuuasiantuntija toimii yhteyshenkilönä palvelun käytännön asioista sopimisessa tilaajan/projektipäällikön ja projektityöntekijöiden kanssa. Vertailu suoritetaan molemmista asiantuntijoista. Tarjoajan saama kokonaispistemäärä muodostuu asiantuntijoiden pistemäärän keskiarvosta. Osaamista ja kokemusta koskevien tietojen on oltava ajan tasalla. Puutteellisesti, epäselvästi tai tulkinnanvaraisesti täytetty lomake vähentää tarjoukselle annettavia pisteitä. Asiantuntijoiden arvioinnin kriteerit ovat: koulutus (tutkinto, oppilaitoksen nimi, valmistumisvuosi) yritysten rekrytointitarpeen määrittely palvelukokonaisuuteen liittyvä työkokemus arvioidaan sisällöllisesti ja työkokemuksen pituuden mukaan

7 Palvelun hinta, painoarvo 50% Yritysten rekrytointitarpeen määrittely palvelun hinta esitetään /tunti sekä palvelun kokonaishinta maksimissaan. Hintojen tulee sisältää kaikki palvelun tuottamiseen liittyvät kustannukset. Hinta ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Hintavertailun lähtökohtana on tarjoajan ilmoittama palvelun kokonaishinta maksimissaan. 9. PALVELUSTA LASKUTTAMINEN Hankittavat yritysten rekrytointitarpeen määrittely -palvelut maksetaan toteutuneiden työtuntien mukaan. Palvelut maksetaan palvelun toteuttajan lähettämiä laskuja vastaan. Laskut on toimitettava verkkolaskuna. Maksuehto on 21 päivää netto. YTYÄ! hankkeen verkkolaskutustiedot Verkkolaskuosoite: Y-tunnus: Operaattori: CGI Välittäjätunnus: OVT-tunnus: Toimiala/yksikkö Elinvoimapalvelut/YTYÄ! JYSE ehtojen kohtien ja selvennykseksi todetaan, että maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Laskutus-, toimitus- tai muita vastaavia lisiä ei hyväksytä. 10. TARJOUKSEN HYLKÄÄMINEN Palvelun ostaja hylkää tarjouksen joka on myöhästynyt jos tarjouspyynnön luvussa 7 mainitut vähimmäisvaatimukset eivät täyty joka on niin tulkinnanvarainen, että sen arvioiminen ei ole annetuilla tiedoilla mahdollista jossa on lisäehtoja tai lisäkustannuksia, jotka ovat tarjouspyynnön, kuvauksen ja/tai niiden perusteena olevan ohjeistuksen vastaisia 11. HANKINTAPÄÄTÖKSEN JA HANKINTASOPIMUKSEN TEKEMINEN Tilaaja tekee hankintapäätöksen, josta ilmoitetaan tarjouksen tehneille sähköisesti. Hankintapäätös pyritään tekemään viivyttelemättä ja toimitetaan tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Hankintapäätöstä ei lähetetä tarjoajille postitse. Palvelun tarjoaja vastaa siitä, että tarjoajan sähköpostiosoite toimii ja että sitä kautta toimitettu hankintapäätös tulee organisaatiossa tiedoksi asianosaisille henkilöille. Saapuneista tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous tässä tarjouspyynnössä esitettyjen

8 valintaperusteiden mukaisesti. Kun hankintapäätös liiteasiakirjoineen annetaan tiedoksi, se katsotaan saaduksi tiedoksi lähettämispäivänä. Tilaaja solmii kirjallisen hankintasopimuksen valitun palvelun tarjoajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus on voimassa määräaikaisena ja päättyy ilman eri irtisanomista Hankintasopimukseen sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut). Sopimukseen ei sovelleta JYSE 2014 Palvelut kohtaa 9., vaan hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden. Palvelusta maksetaan sopimuksen mukainen hinta, mikäli palvelu ei olennaisesti poikkea sopimuksesta. Ostaja neuvottelee poikkeamasta palveluntuottajan kanssa. Palveluntuottajan tulee toimittaa Hankintayksikölle tilaajavastuulain ( /1233) 5 :n mukainen selvitys ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tilaajalla on oikeus olla hyväksymättä yhtään jätetyistä tarjouksista. 12. HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Mikäli palvelun toteuttamissuunnitelma sisältää salassa pidettäviä tietoja, toteuttamissuunnitelmasta tulee toimittaa tarjouksen liitteenä erillinen tiivistelmä, joka ei kuulu liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 13. RAPORTOINTI Arvioinnin myyjä toimittaa yritysten rekrytointitarpeen määrittely -palvelun päätteeksi sähköisesti oman arvionsa palvelun toteutumisesta sekä palautteen osallistujilta YTYÄ! Ylä- Savossa on työtä hankkeen projektipäällikölle tiina.juutinen@iisalmi.fi. Iisalmessa TIINA JUUTINEN Projektipäällikkö LIITTEET Tarjouslomake Palvelukuvaus Selvityslomake Asiantuntija osaaminen -lomake