Transkriptio

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64 1. TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan ev.lut. seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallinnon toimintaa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen ev.lut. seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on yhteensä 50. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Vuonna 1998 Karjala-tietokanta toimi jälleen Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa oltuaan kuusi vuotta muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä-Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi-Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike-säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö.

65 TOIMINTAKERTOMUS Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 1998 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Jyväskylän yliopisto Karjalan Liitto ry Kirkkohallitus Kuopion yliopisto Mikkelin kaupunki Mikkelin maakunta-arkisto Suomen Sukututkimusseura Väestörekisterikeskus Antti Laine Ilkka Nummela Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Erkki Huhta Irma-Leena Notkola Kimmo Airas ja Jorma Kähkönen Raimo Viikki Aarno Pelli Esa Komi Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Raimo Viikki. Käytännössä hallintoasioita hoiti Karjala-tietokannan vakituinen henkilöstö yhdessä varapuheenjohtajan ja puheenjohtajan kanssa. Tilintarkastajat Toimintavuoden 1998 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunnan jäsenille lähettiin kutsu Mikkelin maakunta-arkistossa pidettyyn Karjala-teemapäivään. Neuvottelukunnasta tilaisuuteen saapui kuusi jäsentä. Karjala-tietokannan henkilökunta Karjala-tietokannan vakituiseen henkilökuntaan kuuluivat tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoinen ja atk-suunnittelija Satu Soivanen. Tutkimuspäällikkö oli virkavapaalla , mutta hän vastasi myös virkatyönsä ohella Karjala-tietokantaprojektin

66 TOIMINTAKERTOMUS ohjauksesta, henkilöstöhallinnosta, tallennuksen suunnittelusta, tietokannan ulkoisten suhteiden hoitamisesta, markkinoinnista, varojen hankinnasta ja julkaisutoiminnasta. Atk-suunnittelijan työnkuvaan kuuluivat talous- ja ohjelmistoasiat sekä tallentaminen. Atk-suunnittelijan tallennusaika vuoden aikana jäi vain yhteen tallennuskuukauteen, sillä hän osallistui Otavan Opiston järjestämään Web-tietokanta-ohjelmointikoulutukseen osaksi työaikanaan Lisäksi hän suunnitteli ja toteutti Karjala-tietokannan seinänäyttelyn Karjala-teemapäivää varten syyskuussa. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 1998 tilapäinen henkilökunta keskittyi suurimmaksi osaksi tallennustyöhön. Tosin vuonna 1997 aloitetun Sukututkimusmultimedian ohjelmointityö jatkui vielä vuoden 1998 alussa ja työllisti yhden henkilön, Mario Solin, noin 1½ kuukaudeksi. Karjala-tietokantasäätiö maksoi ohjelmoijan yhden kuukauden palkan, sillä Mikkelin työvoimatoimiston työllistämispalvelu hoiti palkkauksen aina asti. Vuoden 1998 syksyllä Karjala-tietokanta käynnisti etätyöprojektin, jonka tallentajat tallensivat pääosin puhtaaksikirjoitettuja kirkonkirjoja. Etelä-Savon työvoima- ja elinkeinokeskuksen työvoimaosaston myöntämän projektituen turvin säätiö pystyi palkkaamaan Jari Ropposen etätyöprojektin vetäjäksi alkaen. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 1998 aikana seuraavat henkilöt: olivat Joensuun yliopiston Savonlinnan täydennyskoulutuskeskuksen järjestämän Etätyöprojektikoulutuksen työharjoittelussa

67 TOIMINTAKERTOMUS Karjala-tietokannassa. ja (osan vuodesta) osallistuivat työkokeiluun. Etätyöprojektin henkilöstö palkattiin yhdistelmätuella Mikkelin työvoimatoimiston kautta, jolloin siitä ei aiheutunut juurikaan palkkakustannuksia tietokantasäätiölle ajalla Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä. Muun tilapäisen tallennushenkilöstön työaika on ollut 85% normaalista työajasta (6 tuntia 10 min). 3. TALOUS Toiminta rahoitettiin edelliseltä tilikaudelta siirtyneillä varoilla, eri rahastoilta ja säätiöiltä saaduilla apu- ja määrärahoilla ja talletusten korkotuotoilla. Valtion tulo- ja menoarviossa vuodelle 1998 myönnettiin Karjala-tietokantahankkeeseen mk. Mikkelin kaupunki myönsi mk, Jaakkiman-Säätiö mk, Karjalan Säätiö mk ja Kirkon Keskussäätiö mk Karjala-tietokannan toimintaan. Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin etätyöprojektitukea yhteensä mk vuodelle Lisäksi tallentajien palkkaukseen saatiin sekä yhdistelmä- että työllistämistukea mk Mikkelin työvoimatoimiston kautta. Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 1998 oli mk. Summa muodostui lähes kokonaan hakemistojen myynnistä. Korkotuottoja kertyi mk, ja muita tuottoja mk (KELAn sairauspäivärahat). Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut olivat mk, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot mk. Tilakauden tulos osoittaa mk ylijäämää. 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 1998 aikana jatkettiin Sortavalan maaseurakunnan tietojen tallentamista. Lisäksi kuluneen vuoden aikana tallennettiin Hiitolan, Jaakkiman, Kirvun, Käkisalmen, Raudun ja Sakkolan ja 1800-lukujen historiakirjatietoja. Taulukko 1. Karjala-tietokannassa tallennetut sidokset ja henkilötiedot vuosina Vuosi Tallennettuja sidoksia henkilötiedot tallennuskuukaudet

68 TOIMINTAKERTOMUS yhteensä Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis henkilötietoa Sortavalan maaseurakunnasta, Hiitolasta, Jaakkimasta, Kirvusta, Käkisalmelta, Raudusta ja Sakkolasta. Tästä etätyöprojektin osuus oli tietuetta. Tietokannan kokonaishenkilötietomäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa 1, sillä Karjala-tietokanta on saanut käyttöönsä myös Sukutietotekniikka ry:n HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan on tallennettu henkilötietoa, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: Hiitola Jaakkima Johannes 5770 Kirvu Koivisto Kuolemajärvi Käkisalmi Lavansaari Rautu 18738Ruskeala 6485 Sakkola 5735Sortavalan ksrk Sortavalan msrk Viipurin tksrk 7211 Tallennettujen sidosten ja tietueiden lukumäärät ja tallennuskuukaudet ovat laskeneet huippuvuodesta 1996, sillä varsinaiseen tallennustyöhön palkattua henkilöstöä oli alkuvuonna 1998 vain noin 3 henkilöä/kk. Syyskuun alussa tilanne parani, kun erätyöprojekti aloitti toimintansa. Etätyöprojekti työllisti yhteensä yksitoista tallentajaa, joista kolme oli työharjoittelussa.

69 TOIMINTAKERTOMUS Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia, joten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti vertaamalla muitakin kuin tietokoneen virheelliseksi havaitsemia kohtia kirkonkirjasta mikrokuvattuun kopioon. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästa luotiin vuoden 1998 aikana Intranet-versio. Koekäytön ja järjestelmän kehittämisen myötä Web-versio voitanee siirtää myöhemmin Internettiin salasanoin käytettäväksi. Toimintavuoden aikana työstettiin hakemistot Sortavalan maaseurakunnan vuosien syntyneiden, vuosien vihittyjen ja vuosien muuttaneiden tiedoista sekä Ruskealan syntyneiden tiedoista vuosilta Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja kirjastoille sekä yksityisille sukututkijoille yhteensä 52 kappaletta. Karjala-tietokantasäätiö ja Sukutietotekniikka ry allekirjoittivat edellisenä vuonna sopimuksen Karjala-tietokannan tallentamien vuotta 1850 vanhempien historiakirjatietojen siirtämisestä Internet-tietoverkkoon Sukutietotekniikka ry:n palvelimen kautta. Internetistä löytyy tällä hetkellä Jaakkiman, Kirvun, Lavansaaren ja Sortavalan maaseurakunnan vuotta 1850 vanhempia historiakirjatietoja, jotka on tallennettu Karjala-tietokannassa. Muu toiminta Multimedia sukututkimuksesta Edellisenä vuonna aloitetun multimediaohjelman työstämistä jatkettiin vuonna Multimedia on CD-rom-levyllä oleva visuaalinen sukututkimusopas, jossa käyttäjä itse pystyy aktiivisesti vaikuttamaan tiedon välitykseen, jolloin tiedon hahmottaminen ja omaksuminen monipuolistuvat. Sukututkimusmultimedia esittelee laaja-alaisesti sukututkimuksen lähdeaineistoa asiakirjaesimerkkien ja niistä laadittujen tekstiselvennysten avulla. Ohjelmassa valaistaan seurakuntien kirkonkirjojen historiaa, niiden kehityskaarta sekä niiden tutkijalle tarjoamia tietoja. Lisäksi tietoiskuissa tai laajemmissa artikkeleissa selvitetään muun muassa kirkonkirjoissa käytettyjä erilaisia lyhenteitä ja tutustutaan ammatteihin, nimistöön, entisajan

70 sääty-yhteiskuntaan, koululaitokseen, lääkintähuoltoon, kyläyhteisöön, suurperheisiin. Multimediassa tehdään syväluotaus sekä luterilaisiin että ortodoksisiin kirkonkirjoihin. Hengellisen hallinnon tuottamien asiakirjojen ohella ohjelman käyttäjä voi ammentaa tietoutta maallisen hallinnon monipuolisesta arkistoaineistosta, kuten lääninhallinnon, oikeuslaitoksen ja verotuksen synnyttämistä asiakirjoista. Ne tarjoavat käyttökelpoista materiaalia kirkonkirjatietojen täydennykseksi. Näistä lähinnä valtiovallan tuottamista asiakirjoista voidaan tutkia esimerkiksi maanomistusoloja, perinnönjakoja, Venäjällä oleskelua, kuolleeksi julistamista, sotalaitosta. Jokaisesta keskeisestä asiakirjaryhmästä on multimediassa ainakin yksi kuvaesimerkki ja siihen suomenkielinen teksti, jonka avulla ohjelman käyttäjä voi pureutua asiakirjoihin, niiden sisältöön ja kehityskaariin. Samalla valaistaan Suomen hallintohistoriaa vuosisatojen aikana lähinnä paikallistasolla, mutta tarpeen vaatiessa myös valtakunnallisella tasolla. Lisäksi ohjelmassa esitellään eri arkistoja ja kirjastoja, joissa sukututkija voi tutkimustaan tehdä sekä kerrotaan lähdejulkaisuista ja muusta painetusta materiaalista. Koska nykyaikainen tekninen kehitys tunkeutuu myös sukututkijan maailmaan, luodaan multimediassa katsaus tietotekniikan mukanaan tuomiin mahdollisuuksiin: ohjelmaan sisältyy Karjala-tietokannan toiminnan ja sen sukututkijoita varten rakentaman henkilöhakuohjelman esittely. Multimediaan on valittu itäsuomalainen näkökulma. Suomessa ei ole julkaistu yhtään sukututkimusopasta, joka painottuisi Itä-Suomeen ja sen historiallisiin erityispiirteisiin sekä niiden vaikutuksiin asiakirja-aineiston luonteeseen ja säilymiseen. Myöskään ortodoksisista väestörekisteriasiakirjoista ei ole käytettävissä kattavaa opasta. Sukututkimusmultimedia valmistuu vuoden 1999 alussa. Ohjelman tiedollisen sisällön on suunnitellut ja laatinut Päivi Repo-Lehikoinen ja ohjelmoinnin on toteuttanut Mario Sol. Kuvituksessa on ollut mukana myös Satu Soivanen. Tiedotus ja tunnettavuuden edistäminen Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 1998 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin Kotkan Sukututkimuspäivillä 21.3., kirkollisilla atk-messuilla Espoossa ja Suomalaiset Juuret -messuilla Jyväskylässä

71 Karjala-tietokannan järjestämä Karjala-teemapäivä kokosi kolmisenkymmentä karjalaisuudesta kiinnostunutta kuulijaa Mikkelin maakunta-arkistoon Tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoinen esitti katsauksen Karjala-tietokannan toiminnasta ja Jaakkima-Säätiön Pentti Puputti jatkoi kertoen Karjala-tietokannan ja pitäjäseurojen hyödyllisestä yhteistyöstä. Joensuun yliopiston historianlaitoksen apulaisprofessori Tapio Hämynen luennoi Raja-Karjalan ja Vienan Karjalan väestön yhteyksistä itärajan yli 1880-luvulta toiseen maailmansotaan. Joensuun yliopiston Karjalan tutkimuslaitoksen dosentti Antti Laine puolestaan selvitti tutkimuksiaan luovutetun Karjalan liittämisestä neuvostotalouden osaksi vuoden 1940 jälkeen. Onnistuneen teemapäivän päätteeksi Raimo Viikki esitteli kuulijakunnalle Mikkelin maakunta-arkistoa. Lehtiartikkelit Mikkelin maakunta-arkiston laajennuksen ja remontin valmistuttua sitä esiteltiin näyttävästi paikallislehdistössä. Länsi-Savossa olleessa artikkelissa Sukututkijat kansoittavat Mikkelin maakunta-arkiston (Maija Yrjölä) mainitaan myös Karjala-tietokannan ansiot luovutetun Karjalan tietojen hyödyntämisessä. Jaakkima-Säätiö myönsi edelleen vuonna 1998 taloudellista tukea Jaakkiman tietojen tallennukseen. Kyseinen säätiö on seurannut innokkaasti tallennustyön edistymistä ja raportoinut Karjala-tietokannasta useassa Jaakkiman Sanomien numerossa, mm. numerossa 5/98 ( ) Karjala-tietokanta kymmenvuotias (Pentti Puputti). Karjala-lehti haastatteli tutkimuspäällikköä Karjala-teemapäivän yhteydessä ja julkaisi numerossa 42/98 ( ) Karjala-tietokannasta kolme artikkelia: Karjala-tietokannan rahoitus epävakaa - Tallennustyön vauhdittamiseksi lisärahoitus olisi tervetullutta, Väestötietokanta internetiin poikkeusluvalla? ja Pentti Puputti Jaakkima-säätiöstä: Pitäjäseurat ja säätiöt mukaan tietokannan rahoitukseen (Jaana Anttonen). Teemapäivän johdosta Karjala-tietokannan etätyötä esiteltiin myös Länsi-Savo-lehdessä artikkelein Tallentaja Karjala-tietokannasta: Taas tuli tenkkapoo! ja Tiedoista tallessa vajaa kymmenes (Hilkka Rantala). Loppuvuonna etätyötä esiteltiin Työmarkkinat-lehden toimittajalle, jonka kirjoitus julkaistiin työvoimatoimistojen valtakunnallisessa Työmarkkinat-lehdessä 1/99 ( ): Luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjatiedot tulossa Internettiin ja Etätyö sopii yksineläjälle (Tapani Hakala). Karjala-lehti referoi numerossaan 2/99 ( ) Työmarkkinat-lehden artikkelia otsikolla Karjalan ev.lut. kirkonkirjat internetiin (L.K.). Näiden lukuisten lehtikirjoitusten myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus on lisääntynyt huomattavasti ja Karjala-tietokantaan tulee jatkuvasti viikoittain tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan saantimahdollisuuksista.

72 TOIMINTAKERTOMUS TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan ev.lut. seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen ev.lut. seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on yhteensä 50. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Vuonna 1998 Karjala-tietokanta toimi jälleen Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa oltuaan kuusi vuotta muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä-Savon Energialaitoksella). 1

73 TOIMINTAKERTOMUS HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi- Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike-säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 1999 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Erkki Huhta Kuopion yliopisto Irma-Leena Notkola Mikkelin kaupunki Kimmo Airas ja Jorma Kähkönen Mikkelin maakunta-arkisto Raimo Viikki Suomen Sukututkimusseura Aarno Pelli Väestörekisterikeskus Esa Komi Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Raimo Viikki. Käytännössä hallintoasioita hoiti Karjala-tietokannan vakituinen henkilöstö yhdessä vuosikokouksessa valitun ohjausryhmän ( Raimo Viikki, Päivi Repo-Lehikoinen) kanssa. Ohjausryhmä Tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoinen erosi Karjala-tietokantasäätiön palveluksesta Muuttuneessa tilanteessa uutta tutkimuspäällikköä ei valittu, vaan henkilöstöä vahvennettiin yhdellä määräaikaisella tutkijan toimella. Sen lisäksi hallitus perusti vuosikokouksessaan 2

74 TOIMINTAKERTOMUS ohjausryhmän, jonka tehtäviksi määriteltiin Karjala-tietokannan johtaminen. Ryhmä on vastannut henkilöstöhallinnosta, tietokannan ulkoisten suhteiden hoitamisesta, taloushallinnon johtamisesta sekä etätyöprojektin ohjauksesta ja valvonnasta. Etätyöprojektille oli myös oma ohjausryhmä, johon kuuluivat Raimo Viikin ja Päivi Repo-Lehikoisen lisäksi työvoimahallinnon edustajina suunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja erikoistyövoimaneuvoja Matti Niemelä (Mikkelin työvoimatsto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 1999 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta ei kokoontunut vuoden 1999 aikana. Karjala-tietokannan henkilökunta Karjala-tietokannan tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoisen erottua toimestaan vakituiseen henkilökuntaan kuului enää atk-suunnittelija Satu Soivanen. Atk-suunnittelijan työnkuva koostui talous- ja ohjelmistoasioista. Ohjelmistopuolella pääpaino oli tiedonhakuohjelman kehittämisessä. Satu Soivanen jäi kuitenkin äitiyslomalle Hänen sijaisekseen talousasioita hoitamaan palkattiin alkaen toimistosihteeri Kirsti Uski. Tietokoneista ja ohjelmistoista samoin kuin mikrotuesta vastasi Soivasen äitiysloman aikana soveltuvin osin etätyöprojektin vetäjä Jari Ropponen. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 1999 tilapäinen henkilökunta keskittyi suurimmaksi osaksi tallennustyöhön. Tämän lisäksi palkattiin määräaikaiseksi tutkijaksi fil.maist. Hannu Lähde. Hänen työnkuvaansa kuluivat tallennustietojen tarkastus ja normalisointi, minkä lisäksi Lähde toimitti yhdessä Päivi Repo-Lehikoisen kanssa lähdejulkaisuna Sortavalan ensimmäisen rippikirjan. 3

75 TOIMINTAKERTOMUS Vuoden 1998 syksyllä Karjala-tietokanta käynnisti etätyöprojektin, jonka tallentajat tallensivat aluksi pääosin puhtaaksikirjoitettuja kirkonkirjoja, mutta vuoden 1999 aikana yhä enenevässä määrin alkuperäisiä kirkonkirjoja. Etelä-Savon työvoima- ja elinkeinokeskuksen työvoimaosaston myöntämän projektituen turvin etätyöprojektin vetäjänä jatkoi vuonna 1999 fil. maist. Jari Ropponen. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 1999 aikana seuraavat henkilöt: 4

76 TOIMINTAKERTOMUS Paula Lahti, Mikko Salminen ja Riikka Seppälä olivat Kouvolan ammattikorkeakoulun venäjän kielen opiskelijoita, jotka tallensivat Salmin ja Mantsinsaaren ortodoksiseurakuntien venäjänkielisiä kirkonkirjoja. Suurin osa muusta tallennustyövoimasta on kuulunut etätyöprojektin piiriin. Etätyöprojektin henkilöstö palkattiin yhdistelmätuella Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta kautta, jolloin siitä ei aiheutunut kohtuuttomia palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä, harjoittelijoilla 6 tuntia. 3. TALOUS Toiminta rahoitettiin edelliseltä tilikaudelta siirtyneillä varoilla, eri rahastoilta ja säätiöiltä saaduilla apu- ja määrärahoilla ja talletusten korkotuotoilla. Valtion tulo- ja menoarviossa vuodelle 1999 myönnettiin Karjala-tietokantahankkeeseen mk. Mikkelin kaupunki myönsi mk, Rauta-Säätiö mk, Karjalan Säätiö mk ja Salmi-Säätiö mk Karjalatietokannan toimintaan. Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin etätyöprojektitukea yhteensä mk vuodelle Lisäksi tallentajien palkkaukseen saatiin sekä yhdistelmä- että työllistämistukea Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan mk, josta lähes 96 % kului etätyöprojektilaisten palkkoihin (kaikki yhdistelmätukea). Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 1999 oli mk. Se koostui hakemistojen ja sukututkimusmultimedian myynnistä. Korkotuottoja kertyi mk ja muita tuottoja mk (KELAn vanhempainraha Satu Soivaselle). Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut olivat mk, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot mk. Tilakauden tulos osoittaa mk ylijäämää. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin tuotot vuonna 1999 olivat mk ja projektikulut mk. Täten etätyöprojektin tulos oli alijäämäinen mk. 5

77 TOIMINTAKERTOMUS VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 1999 aikana jatkettiin Sortavalan maaseurakunnan tietojen tallentamista. Lisäksi kuluneen vuoden aikana tallennettiin Hiitolan, Jaakkiman, Johanneksen, Kaukolan, Kirvun, Kivennavan, Koiviston, Kuolemajärven, Kurkijoen, Käkisalmen, Käkisalmen msrk:n, Raudun, Ruskealan, Räisälän, Sakkolan, Uudenkirkon, Valkjärven ja Viipurin ruotsalaisen seurakunnan ja lukujen historiakirjatietoja. Aivan vuoden lopulla aloitetiin myös Viipurin tuomiokirkkoseurakunnan ja Viipurin maaseurakunnan tallennus. Jaakkiman kohdalla työtä laajennettiin rippikirjoihin. Aivan uutena aluevaltauksena Karjala-tietokanta aloitti keväällä 1999 Salmin ja Mantsinsaaren kreikkalaiskatolisten seurakuntien metrikoiden ja rippikirjojen tallennuksen. Tulokset olivat lupaavia, joskin sopivia, venäjän kieltä osaavia tallentajia on ollut vaikea saada. Taulukko 1. Karjala-tietokannassa tallennetut sidokset ja henkilötiedot vuosina Vuosi Tallennettuja sidoksia Henkilötiedot Tallennuskuukaudet

78 TOIMINTAKERTOMUS Yhteensä Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis henkilötietoa aiemmin mainituista seurakunnista. Tietokannan kokonaishenkilötietomäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa 1, sillä Karjalatietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan on tallennettu henkilötietoa, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: Hiitola Jaakkima Johannes Kaukola Kirvu Kivennapa Koivisto Kuolemajärvi Kurkijoki Käkisalmi Lavansaari Rautu Ruskeala Räisälä Sakkola Sortavalan ksrk Sortavalan msrk Uusikirkko Valkjärvi Viborgs svenska församling Viipurin msrk Viipurin tksrk Mantsinsaari (ort.) Salmi (ort.) Tallennettujen sidosten ja tietueiden lukumäärät ja tallennuskuukaudet nousivat vuonna 1999 huippuunsa, sillä varsinaiseen tallennustyöhön palkattua henkilöstöä oli ennätysmäärä. Etätyöprojektin ansiosta vuoden jälkipuoliskolla tallentajia oli keskimäärin henkilöä/kk. Kuten määrällisistä tuloksista käy ilmi, tallentajat ovat yleensä olleet ahkeraa väkeä, eikä heitä ole 7

79 TOIMINTAKERTOMUS tarvinnut työvauhdista huomautella. Vain yhden tallentajan työsopimus jouduttiin purkamaan työtehtävien laiminlyönnin vuoksi. Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia, joten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti vertaamalla muitakin kuin tietokoneen virheelliseksi havaitsemia kohtia kirkonkirjasta mikrokuvattuun kopioon. Tietokannan tutkija Hannu Lähde on uurastanut tarkastustyön ja normalisoinnin parissa menestyksekkäästi; hänen ansiostaan esimerkiksi uusia hakemistoja voitiin julkaista peräti 12 kpl. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 1998 aikana Intranet-versio. Vuonna 1999 järjestelmän kehittämistä jatkettiin. ATK-suunnittelija Satu Soivanen ja kesällä tietokannassa työskennellyt Mikkelin ammattikorkeakoulun harjoittelija Marjaliisa Repo kehittelivät tiedonhakujärjestelmää eteenpäin. Myöhemmin syksyllä Joensuun yliopiston tietojenkäsittelylaitoksen opiskelijaryhmä alkoi rakentaa tiedonhakujärjestelmään oleellisesti kuuluvaa linkitysohjelmistoa. Sen on luvattu valmistuvan huhtikuussa

80 TOIMINTAKERTOMUS Toimintavuoden 1999 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Hiitola, Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut Vihityt Jaakkima, Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut Kirvu, Syntyneet ja kastetut Sortavalan maasrk Syntyneet ja kastetut Vihityt Rippikirja (lähdejulkaisu) Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja kirjastoille sekä yksityisille sukututkijoille yhteensä 116 kappaletta. Hinnat vaihtelivat mk:n välillä. Karjala-tietokantasäätiö ja Sukutietotekniikka ry allekirjoittivat edellisenä vuonna 1997 sopimuksen Karjala-tietokannan tallentamien vuotta 1850 vanhempien historiakirjatietojen siirtämisestä Internet-tietoverkkoon Sukutietotekniikka ry:n palvelimen kautta. Internetistä löytyy tällä hetkellä Jaakkiman, Kirvun, Ruskealan, Lavansaaren ja Sortavalan maaseurakunnan vuotta 1850 vanhempia historiakirjatietoja, jotka on tallennettu Karjala-tietokannassa. Muu toiminta Multimedia sukututkimuksesta Vuonna 1997 aloitettu multimediaohjelman työstäminen saatiin valmiiksi vuonna Multimedia on CD-rom-levyllä oleva visuaalinen sukututkimusopas, jossa käyttäjä itse pystyy 9

81 TOIMINTAKERTOMUS aktiivisesti vaikuttamaan tiedon välitykseen, jolloin tiedon hahmottaminen ja omaksuminen monipuolistuvat. Sukututkimusmultimedia esittelee laaja-alaisesti sukututkimuksen lähdeaineistoa asiakirjaesimerkkien ja niistä laadittujen tekstiselvennysten avulla. Ohjelmassa valaistaan seurakuntien kirkonkirjojen historiaa, niiden kehityskaarta sekä niiden tutkijalle tarjoamia tietoja. Lisäksi tietoiskuissa tai laajemmissa artikkeleissa selvitetään muun muassa kirkonkirjoissa käytettyjä erilaisia lyhenteitä ja tutustutaan ammatteihin, nimistöön, entisajan sääty-yhteiskuntaan, koululaitokseen, lääkintähuoltoon, kyläyhteisöön, suurperheisiin. Multimediassa tehdään syväluotaus sekä luterilaisiin että ortodoksisiin kirkonkirjoihin. Hengellisen hallinnon tuottamien asiakirjojen ohella ohjelman käyttäjä voi ammentaa tietoutta maallisen hallinnon monipuolisesta arkistoaineistosta, kuten lääninhallinnon, oikeuslaitoksen ja verotuksen synnyttämistä asiakirjoista. Ne tarjoavat käyttökelpoista materiaalia kirkonkirjatietojen täydennykseksi. Näistä lähinnä valtiovallan tuottamista asiakirjoista voidaan tutkia esimerkiksi maanomistusoloja, perinnönjakoja, Venäjällä oleskelua, kuolleeksi julistamista, sotalaitosta. Jokaisesta keskeisestä asiakirjaryhmästä on multimediassa ainakin yksi kuvaesimerkki ja siihen suomenkielinen teksti, jonka avulla ohjelman käyttäjä voi pureutua asiakirjoihin, niiden sisältöön ja kehityskaariin. Samalla valaistaan Suomen hallintohistoriaa vuosisatojen aikana lähinnä paikallistasolla, mutta tarpeen vaatiessa myös valtakunnallisella tasolla. Lisäksi ohjelmassa esitellään eri arkistoja ja kirjastoja, joissa sukututkija voi tutkimustaan tehdä sekä kerrotaan lähdejulkaisuista ja muusta painetusta materiaalista. Koska nykyaikainen tekninen kehitys tunkeutuu myös sukututkijan maailmaan, luodaan multimediassa katsaus tietotekniikan mukanaan tuomiin mahdollisuuksiin: ohjelmaan sisältyy Karjala-tietokannan toiminnan ja sen sukututkijoita varten rakentaman henkilöhakuohjelman esittely. Multimediaan on valittu itäsuomalainen näkökulma. Suomessa ei ole julkaistu yhtään sukututkimusopasta, joka painottuisi Itä-Suomeen ja sen historiallisiin erityispiirteisiin sekä niiden 10

82 TOIMINTAKERTOMUS vaikutuksiin asiakirja-aineiston luonteeseen ja säilymiseen. Myöskään ortodoksisista väestörekisteriasiakirjoista ei ole käytettävissä kattavaa opasta. Sukututkimusmultimedia julkistettiin Se on saanut hyvän vastaanoton; multimediaa myytiin vuoden 1999 aikana 138 kpl. CD-ROMin tiedollisen sisällön on suunnitellut ja laatinut Päivi Repo-Lehikoinen ja ohjelmoinnin on toteuttanut Mario Sol. Kuvituksessa on ollut mukana myös Satu Soivanen. Tiedotus ja tunnettavuuden edistäminen Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 1999 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin valtakunnallisilla sukututkimuspäivillä Mäntässä sekä Lahden sukututkimustapahtumassa Lisäksi Karjala-tietokannasta kertova näyttelyseinäke oli esillä Mikkelin kaupunginkirjastossa lähes koko kesän ajan. Lehtiartikkelit Vuoden 1999 aikana Karjala-tietokanta sai merkittävästi julkisuutta lehdistössä sukututkimusmultimedian ansiosta. Esimerkiksi mikkeliläisessä Länsi-Savossa oli laaja artikkeli otsikolla Sukututkimusmultimediassa itäsuomalainen näkökulma. Artikkelin yhteydessä oli myös yleiskatsaus tietokannan toimintaan. CD-ROMin julkistus uutisoitiin myös mm. Savon Sanomissa (Kuopio) ja Karjala-lehdessä. Lisäksi Päivi Repo-Lehikoista haastateltiin Etelä-Savon radiossa, radio RPM:ssa (Mikkeli) ja Lohjan paikallisradiossa. Syksyllä multimedia ennätti Helsingin Sanomiin. Siinä julkaistiin artikkeli Aloitteleville Sukututkijoille ilmestyi kaksi uutta opasta, jossa romppu arvioitiin myönteisesti ja asiallisesti. Samaan sävyyn multimediasta kirjoittivat myös Sukuviesti ja Sukutieto. 11

83 TOIMINTAKERTOMUS Karjala-tietokantaa kiitettävästi tukenut Jaakkima-Säätiö on lehdessään (Jaakkiman Sanomat) seurannut edelleenkin innokkaasti tallennustyön edistymistä. Vuonna 1999 lehdessä ilmestyivät sekä Pentti Puputin ja Päivi Repo-Lehikoisen artikkelit tietokannan toiminnasta. Näiden lehtikirjoitusten myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus on lisääntynyt huomattavasti ja Karjala-tietokantaan tulee usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus on lisääntynyt, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. joudutaan vastaamaan lähes viikottain. 12

84 TOIMINTAKERTOMUS TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen ev.lut. seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on yhteensä 50. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Karjala-tietokanta on toiminut jälleen Mikkelin maakunta-arkistossa vuoden 1998 jälkeen oltuaan kuusi vuotta tilapäisesti muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä- Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi-Säätiö, Impi-ranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike -säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, 1

85 TOIMINTAKERTOMUS Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2000 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Erkki Huhta Kuopion yliopisto Arja Juntunen Mikkelin kaupunki Kimmo Airas ja Jorma Kähkönen Mikkelin maakunta-arkisto Päivi Repo-Lehikoinen Suomen Sukututkimusseura Leif Mether Väestörekisterikeskus Markku Häkkänen Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Päivi Repo- Lehikoinen. Ohjausryhmä Tutkimuspäällikkö Päivi Repo-Lehikoisen erottua Karjala-tietokantasäätiön palveluksesta perustettiin säätiön toiminnan johtamista varten ohjausryhmä. Vuonna 2000 ohjausryhmään ovat kuuluneet Antti Laine, Raimo Viikki ja Päivi Repo-Lehikoinen. Käytännön hallintoasioita ovat hoitaneet myös Karjala-tietokannan toimihenkilöt varapuheenjohtajan kanssa konsultoiden. Järjestely on ollut joustava ja toimiva. Etätyöprojektin omaan ohjausryhmään kuuluivat vuonna 2000 Päivi Repo-Lehikoinen ja Kimmo Airas tietokantasäätiöstä sekä työvoimahallinnon edustajina erikoissuunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja erikoistyövoimaneuvoja Matti Niemelä (Mikkelin työvoimatoimisto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 1999 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. 2

86 TOIMINTAKERTOMUS Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta ei kokoontunut vuoden 2000 aikana. Karjala-tietokannan henkilökunta Vuonna 2000 Karjala-tietokantasäätiön toimihenkilöinä ovat olleet tutkijat Hannu Lähde ja Jari Ropponen sekä toimistosihteeri Kirsti Uski. ATK-suunnittelija Satu Soivanen oli koko vuoden äitiyslomalla ja hoitovapaalla. Tutkijoista Hannu Lähde on tarkastanut ja normalisoinut tallennustietoja, ohjannut tarvittaessa Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa työskenteleviä tallentajia sekä huolehtinut työajan seurannasta. Etätyöprojektin vetäjä Jari Ropponen on vastannut tallentajien rekrytoinnista, alkuopetuksesta, ohjauksesta, valvonnasta ja henkilöstöhallinnosta. Lisäksi Ropponen huolehti soveltuvin osin tietokoneista, ohjelmistoista ja mikrotuesta Satu Soivasen poissa ollessa. Toimistosihteeri Kirsti Uski tehtäviin kuuluivat etupäässä toimisto- ja talousasiat kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja tilitykset työvoimahallinnolle. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 2000 tilapäinen henkilökunta keskittyi suurimmaksi osaksi tallennustyöhön. Vuoden 1998 syksyllä Karjala-tietokanta käynnisti etätyöprojektin, jonka tallentajat tallensivat aluksi pääosin puhtaaksikirjoitettuja historiakirjoja. Vuoden 2000 aikana tallennuksen painopiste on siirtynyt rippikirjoihin. Etelä-Savon työvoima- ja elinkeinokeskuksen työvoimaosaston myöntämän projektituen turvin etätyöprojektin vetäjänä jatkoi vuonna 2000 fil. maist. Jari Ropponen. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 2000 aikana seuraavat henkilöt: 3

87 TOIMINTAKERTOMUS Suurin osa tallennustyövoimasta on kuulunut etätyöprojektin piiriin. Sen henkilöstö palkattiin yhdistelmätuella Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta, jolloin siitä ei aiheutunut kohtuuttomia palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä, harjoittelijoilla ja työkokeilussa olevilla 6 tuntia. Kokonaisuudessaan etätyöprojekti on ollut menestys. Vajaan kolmen vuoden aikana se on työllistänyt yhdistelmätuella 57 pitkäaikaistyötöntä. Työvoimaviranomaisten mukaan projekti on ollut alueellaan menestyksekkäin. Tämän vuoksi sille kaavaillaan kahden vuoden jatkoaikaa. 4

88 TOIMINTAKERTOMUS TALOUS Toiminta rahoitettiin edelliseltä tilikaudelta siirtyneillä varoilla, eri rahastoilta ja säätiöiltä saaduilla apu- ja määrärahoilla ja talletusten korkotuotoilla. Valtion tulo- ja menoarviossa vuodelle 2000 myönnettiin Karjala-tietokantahankkeeseen mk. Mikkelin kaupunki myönsi mk, Wihurin rahasto mk, Hiitola-Säätiö mk, Rauta-Säätiö mk ja Salmi- Säätiö mk Karjala-tietokannan toimintaan. Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin etätyöprojekti-tukea yhteensä mk vuodelle Lisäksi työntekijöiden palkkaukseen saatiin sekä yhdistelmä- että työllistämistukea Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan mk, josta noin 94 % kului etätyöprojektilaisten palkkoihin (kaikki yhdistelmätukea). Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 2000 oli mk. Se koostui hakemistojen ja sukututkimusmultimedian myynnistä. Korkotuottoja kertyi mk ja muita tuottoja mk (sis. kesäharjoittelijoiden palkkaustuet). Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut olivat mk, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot mk. Tilakauden tulos on mk ylijäämäinen. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin tuotot vuonna 2000 olivat mk ja projektikulut mk. Täten etätyöprojektin tulos jää alijäämäiseksi mk. 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 2000 aikana jatkettiin Sortavalan maaseurakunnan tietojen tallentamista. Lisäksi kuluneen vuoden aikana tallennettiin Antrean, Hiitolan, Impilahden, Johanneksen, Kirvun, Kivennavan, Koiviston, Kuolemajärven, Käkisalmen, Muolaan, Raudun, Ruskealan, Räisälän ja Sakkolan historiakirjatietoja. Eräitä satunnaisia ajanjaksoja lukuun ottamatta historiakirjat saatiin tallennettua vuoteen 1899 saakka. Seuraavaksi työ keskittyi ja keskittyy rippikirjoihin. Pisimmälle on päästy Soravalan maaseurakunnassa, jonka rippikirjoista on tallentamatta enää niteet 2-6. Muista seurakunnista tallennettiin Impilahden, Jaakkiman, Kirvun, Muolaan, Raudun, Räisälän, Sakkolan ja Uudenkirkon rippikirjoja. 5

89 TOIMINTAKERTOMUS Keväällä 1999 alkanutta Salmin ja Mantsinsaaren kreikkalaiskatolisten seurakuntien metrikoiden ja rippikirjojen tallennusta jatkettiin. Uutena aloitettiin Sortavalan ortodoksisen seurakunnan tallentaminen. Tulokset olivat edelleenkin lupaavia, joskin sopivia, venäjän kieltä osaavia tallentajia on yhä vaikea saada. Salmi-Säätiön avustuksen turvin kesäksi voitiin kuitenkin palkata kokopäiväinen tallentaja, ja hänen ansiostaan suurin osa Salmin metrikoista saatiin siirrettyä tietokantaan. Myös rippikirjojen tallennus jatkui; niitä tallensi jatkuvasti yksi tai kaksi yhdistelmätuella palkattua henkilöä. Tallennustulosten kehitys selviää oheisesta asetelmasta. Vuosi Tallennettuja sidoksia Henkilötiedot Tallennuskuukaudet Yhteensä Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis henkilötietoa. Määrä ei ole niin suuri kuin vuonna 1999, mutta tuloksia arvioitaessa on otettava huomioon tallennettavan materiaalin muutos. Rippikirjat ovat huomattavasti hitaampia tallentaa kuin historiakirjat. 6

90 TOIMINTAKERTOMUS Tietokannan kokonaishenkilötietomäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa, sillä Karjalatietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan oli tallennettu henkilötietoa, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: Antrea Rautu Hiitola Ruskeala Impilahti Räisälä Jaakkima Sakkola Johannes Sortavalan ksrk Kaukola Sortavalan msrk Kirvu Uusikirkko Kivennapa Valkjärvi Koivisto Viborgs sv. församling Kuolemajärvi Viipurin msrk Kurkijoki Viipurin tksrk Käkisalmi Mantsinsaari (ort.) Lavansaari Salmi (ort.) Muolaa Sortavala (ort.) 926 Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia, joten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti. Tietokannan tutkija Hannu Lähde on uurastanut tarkastustyön ja normalisoinnin parissa menestyksekkäästi; hänen ansiostaan esimerkiksi uusia hakemistoja voitiin julkaista peräti 13 kpl. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 1998 aikana Intranet-versio. Vuonna 2000 järjestelmän kehittämistä jatkettiin. Kesällä tietokannassa työskennelleet Mikkelin ammattikorkeakoulun harjoittelijat Heli Vainonen ja Minna Paasonen ohjelmoivat tiedonhakujärjestelmää eteenpäin. He saivat valmiiksi sen väestöhistoriallista tutkimusta palvelevan osion. Samoin Joensuun yliopiston tietojenkäsittelylaitoksen opiskelijaryhmä sai valmiiksi tiedonhakujärjestelmään oleellisesti kuuluvaa linkitysohjelmiston huhtikuussa

91 TOIMINTAKERTOMUS Toimintavuoden 2000 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Jaakkima Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Käkisalmi Syntyneet ja kastetut Vihityt Rautu Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut Vihityt Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Viipurin kaupsrk Vihityt Kuolleet ja haudatut Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja kirjastoille sekä yksityisille sukututkijoille yhteensä 56 kappaletta. Hinnat vaihtelivat mk:n välillä. Tietokannassa tallennetut tiedot saivat vuonna 2000 myös tieteellisen ilmiasun, kun säätiön varapuheenjohtaja Päivi Repo-Lehikoinen julkaisi Suomen historian lisensiaattityönsä Sortavalan kaupungin ortodoksisesta ja luterilaisesta väestöstä 1800-luvulla. Tutkimus pohjautui osittain Karjala-tietokannassa tallennettuihin Sortavalan maa- ja kaupunkiseura-kuntien kirkonkirjoihin ja se tarkastettiin Joensuun yliopistossa. Muu toiminta Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. 8

92 TOIMINTAKERTOMUS Vuoden 2000 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin näyttävimmin Kirkko ja verkkomessuilla Tampereella maaliskuussa. Kesällä tietokanta esittäytyi yhdessä Mikkelin maakunta-arkiston kanssa Savolaismarkkinoilla, ja syksyllä oli vuorossa perinteinen Lahden sukututkimuspäivä. Lisäksi Karjala-tietokannasta kertova näyttelyseinäke on ollut esillä Mikkelin maakunta-arkiston ala-aulassa kesästä lähtien. Ajankohtaisten tapahtumien lisäksi tietokanta on jatkuvasti esillä Internetissä omilla kotisivuillaan. Nettisivuja päivitetään säännöllisesti ja niiden avulla tiedotetaan mm. Karjalatietokannan toiminnasta, uusista hakemistoista jne. Julkisuuden kannalta myös vuonna 1999 julkaistulla sukututkimusmultimedialla on oma merkityksensä. Vuonna 2000 sitä myytiin 62 kpl. CD-ROM esiteltiin Seppo Palanderin suositussa teoksessa Sukututkijan tietokoneopas. Monipuolisen aktiivisuuden myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus on lisääntynyt huomattavasti ja Karjala-tietokantaan tulee usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Viimeksi mainittu johtuu suureksi osaksi onnistuneesta etätyöprojektista. Sen vetäjä kutsuttiinkin viikoksi opettamaan tallennustyötä TSL- Opintojärjestön pitämälle etätyökurssille. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus on lisääntynyt, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. joudutaan vastaamaan päivittäin. Kyselyjä on tullut Yhdysvalloista saakka. 9

93 TOIMINTAKERTOMUS TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annet-tiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on noin 70. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Karjala-tietokanta on toiminut Mikkelin maakunta-arkistossa joulukuusta 1997 lähtien oltuaan kuusi vuotta tilapäisesti muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä-Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi- Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike -Säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututki-musseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuuri-rahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2001 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Erkki Huhta 1

94 TOIMINTAKERTOMUS Kuopion yliopisto Arja Juntunen Mikkelin kaupunki Kimmo Airas, Jorma Kähkönen (30.9. saakka) ja Kalevi Niemi (1.10. alkaen) Mikkelin maakunta-arkisto Päivi Repo-Lehikoinen (tammi- ja kesäkuu) Raimo Viikki (helmi-toukokuu) ja Anja Jääskeläinen (1.10. alkaen) Suomen Sukututkimusseura Leif Mether Mikkelin maistraatti Markku Häkkänen (Väestörekisterikeskus) Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen ja syyskokoukseen Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin vuosikokouksessa Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Päivi Repo-Lehikoinen (sijaisena Raimo Viikki helmi-toukokuussa). Syyskokouksessa uudeksi varapuheenjohtajaksi valittiin Anja Jääskeläinen. Epävirallisesti osa hallituksen jäsenistä kokoontui , jolloin tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio vieraili Karjala-tietokannassa. Hän selvitti niitä seikkoja, joita tietosuojaviranomaisten mielestä tulisi ottaa huomioon kirkonkirjojen tallentamisessa ja tallenteiden siirrossa Internetiin. Etätyöprojekti Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti aloitti toimintansa elokuussa 1998 työvoimaviranomaisten myöntämän tuen turvin. Kolmen ensimmäisen toimintavuoden aikana projekti työllisti n. 60 tallentajaa pääosin yhdistelmätuella siirtämään tietoja kirkonkirjoista atktietokantaan. Hyvien tulosten johdosta Etelä-Savon TE-keskus päätti jatkaa projektia vielä kolme vuotta alkaen. Projektin vetäjänä on toiminut Jari Ropponen. Etätyöprojektia varten on oma ohjausryhmä. Siihen kuuluivat vuonna 2001 Anja Jääskeläinen ja Kimmo Airas tietokantasäätiöstä sekä työvoimahallinnon edustajina erikoissuunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja erikoistyövoimaneuvoja Matti Niemelä (Mikkelin työvoimatoimisto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 2001 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta kutsuttiin koolle , jolloin Mikkelissä alkoivat karjalaiset kesäjuhlat. Kutsu ei kuitenkaan saavuttanut vastakaikua. Karjala-tietokannan henkilökunta Vuonna 2001 Karjala-tietokantasäätiön toimihenkilöinä olivat atk-suunnittelija Satu Soivanen, tutkijat Hannu Lähde ( ), Taina Väisänen ( ) ja Jari Ropponen sekä toimistosihteeri Kirsti Uski. Satu Soivanen vastasi tietokannan ja tallennusohjelmien kehittelystä sekä ylläpidosta, tiedonhakujärjestelmän suunnittelusta ja ohjelmoinnista, mikrotuesta yms. atk-alan 2

95 TOIMINTAKERTOMUS erikoisosaamisesta. Tutkijoista Hannu Lähde ja Taina Väisänen tarkastivat ja normalisoivat tallennustietoja, ohjasivat tarvittaessa Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa työskenteleviä tallentajia sekä huolehtivat työajan seurannasta. Etätyöprojektin vetäjä Jari Ropponen vastasi tallentajien rekrytoinnista, alkuopetuksesta, ohjauksesta, valvonnasta ja henkilöstöhallinnosta. Toimistosihteeri Kirsti Uski tehtäviin kuuluivat etupäässä toimisto- ja talousasiat kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja tilitykset työvoimahallinnolle. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 2001 tilapäinen henkilökunta keskittyi tallennustyöhön. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 2001 aikana seuraavat henkilöt: Vuonna 2001 aloitti 19 uutta etätyöprojektin tallentajaa (työllistämisvelvoite 15 henkilöä). Hei- 3

96 TOIMINTAKERTOMUS dät palkattiin Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta yhdistelmätuella, jolloin siitä ei aiheutunut palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Työsopimus tehtiin vuodeksi (kolmen kuukauden koeaika). Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä, harjoittelijoilla sekä työkokeilussa olevilla 6 tuntia ja muilla 7 ¼ tuntia. 3. TALOUS Toiminta rahoitettiin edelliseltä tilikaudelta siirtyneillä varoilla, eri rahastoilta, säätiöiltä ja julkiselta sektorilta saaduilla apu- ja määrärahoilla sekä talletusten korkotuotoilla. Vuoden 2001 valtion tulo- ja menoarviossa Karjala-tietokantasäätiölle osoitettiin mk. Mikkelin kaupunki tuki säätiötä mk:lla ja eräät karjalaissäätiöt seuraavasti: - Karjalaisen kulttuurin edistämissäätiö mk - Karjalan Säätiö mk - Kivennapa Säätiö mk - Rauta-Säätiö mk - Hiitola-Säätiö Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin vuodelle 2001 projektitukea yhteensä mk. Sillä katettiin projektin vetäjän palkka kokonaisuudessaan, 50 % toimistosihteerin palkasta sekä 52 % muista, hyväksytyistä etätyöprojektin kuluista. Lisäksi tallentajien palkkaukseen saatiin sekä yhdistelmä- että työllistämistukea Mikkelin ja eräiden muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan mk (n. 95 % yhdistelmätukea). Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 2001 oli mk. Se koostui hakemistojen ja sukututkimus-cd:n myynnistä. Pääasiassa hakemistojen suurten monistuskulujen vuoksi ( jo myytyjen hakemistojen osalta mk) nettotuotto kutistui kuitenkin mk:aan. Korkotuottoja säätiölle kertyi mk. Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut vuonna 2001 olivat mk, sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot mk. Tilikauden tulos oli täten markkaa alijäämäinen. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin tuotot vuonna 2001 olivat mk ja projektikulut mk. Ylijäämäksi muodostui mk. 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 2001 aikana jatkettiin kirkonkirjojen tallentamista painopisteen ollessa yhä selvemmin rippikirjoissa. Lähes jokaisesta tuonnempana lueteltavasta seurakunnasta tallennettiin ainakin yksi rippikirjasidos. Pisimmälle päästiin Jaakkiman ja Kivennavan osalta eli ja 1860-luvuille. Yleisenä ongelmana oli kuitenkin tallentajien uskalluksen puute. Niin kauan kuin rippikirjat ovat enimmäkseen suomenkielisiä, niiden tallennus on ongelmatonta. Kielen muuttuminen ruotsiksi vie kuitenkin yrittämisenhalun, ja tilalle pitää etsiä helpompia lähteitä. Historiakirjoista suurin osa on tallennettu vuoteen 1899 saakka. Tallennetun materiaalin järjestelyn yhteydessä paljastui kuitenkin eräitä pieniä seurakuntia ja ajanjaksoja, joita ei ollut aiemmin tallennettu. Niitä annettiin tallennettavaksi uusille työntekijöille. 4

97 TOIMINTAKERTOMUS Uutena lähderyhmänä aloitettiin syksyllä lastenkirjojen tallennus (Antrea, Hiitola, Jaakkima, Johannes, Jääski, Kirvu ja Kivennapa). Keväällä 1999 alkanutta Salmin ja Mantsinsaaren kreikkalaiskatolisten seurakuntien metrikoiden ja rippikirjojen tallennusta jatkettiin. Salmi-Säätiön avustuksen turvin kesäksi voitiin palkata kokopäiväinen tallentaja, ja hänen ansiostaan kaikki Salmin metrikat saatiin siirrettyä tietokantaan. Myös rippikirjojen tallennus jatkui; niitä tallensi jatkuvasti yksi tai kaksi yhdistelmätuella palkattua henkilöä. Tallennustulosten kehitys selviää oheisesta asetelmasta. Vuosi Tallennettuja sidoksia Henkilötiedot Tallennuskuukaudet Yhteensä Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis henkilötietuetta. Määrä ei ole niin suuri kuin vuonna 2000, mutta tuloksia arvioitaessa on otettava huomioon tallennettavan materiaalin luonne. Rippikirjat ovat huomattavasti hitaampia tallentaa kuin historiakirjat. Tietokannan kokonaistietumäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa, sillä Karjala-tietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan oli tallennettu henkilötietuetta, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: 5

98 TOIMINTAKERTOMUS Antrea Metsäpirtti Heinjoki Muolaa Hiitola Pyhäjärvi Ilmee Rautu Impilahti Ruskeala Jaakkima Räisälä Johannes Sakkola Jääski Salmi (ort.) Kaukola Sortavala Kirvu Sortavala msrk Kivennapa Sortavala (ort.) 926 Koivisto Suursaari Kuolemajärvi Säkkijärvi Kurkijoki Uusikirkko Käkisalmi Valkjärvi Käkisalmi Viborgs sv mrsrk församling Lavansaari Viipuri msrk Mantsinsaari Viipuri tksrk (ort.) Pelkkä tallentaminen ei kuitenkaan riitä, vaan tallennustiedot on tarkastettava huolellisesti. Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia. Täten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti. Tietokannan tutkijat Hannu Lähde ja Taina Väisänen uurastivat tarkastustyön ja normalisoinnin parissa menestyksekkäästi. Heidän ansiostaan mm. Uudenkirkon ja Kivennavan historiakirjatallenteet vuoteen 1899 tarkastettiin kokonaan. Kaikkiaan he tarkastivat ja normalisoivat (sukunimet, asuinpaikat) vuonna 2001 lähes tietuetta. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 1998 aikana Intranet-versio. Vuonna 2001 järjestelmän kehittämistä jatkettiin ja syksyllä saatiin valmiiksi tiedonhaku- järjestelmän sukututkimusosion demoversio. Aiemminhan oli jo valmistunut väestöhistoriallista tutkimusta palveleva osio. Demoversio kiinnosti suuresti Kuulutko sukuuni - tapahtuman näyttelyvieraita Vantaalla Yhteistyö Suomen Sukututkimusseuran kanssa tiivistyi. Syksyllä toteutetussa tietojen vaihdossa Karjala-tietokanta antoi SSS:n käyttöön yli henkilötietuetta luovutetun Karjalan seurakunnista. Seura siirsi vuoden 2002 alussa tiedot HisKi-sivuilleen Internetiin, missä ne saivat innostuneen vastaanoton. Vastaavasti SSS on antanut mennessä tietokannalle tietuetta tutkimusrekisteriä täydentämään. Lisäksi sukututkimusseura alkoi myydä kirjakaupassaan Karjala-tietokannan julkaisemia hakemistoja. 6

99 TOIMINTAKERTOMUS Toimintavuoden 2001 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Kivennapa Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut A-L Syntyneet ja kastetut M-Ö Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Käkisalmi Kuolleet ja haudatut Räisälä Syntyneet ja kastetut Kuulutetut ja vihityt Kuolleet ja haudatut Uusikirkko Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut A-M Syntyneet ja kastetut N-Ö Kuulutetut ja vihityt Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja kirjastoille sekä yksityisille sukututkijoille yhteensä 322 kappaletta (joista Suomen Sukututkimusseuran kautta 234 kpl). Hinnat vaihtelivat markan välillä. SSS:n myyntipalkkio oli 25% myyntihinnasta. Muu toiminta Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 2001 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin seuraavissa tilaisuuksissa : - Seinäjoen sukututkimusmessut 3.3.; Jari Ropponen käytti puheenvuoron - Suomen sukututkimusseuran sukututkimuspäivät Laukaassa Imatran sukututkimuspäivä Karjalaiset kesäjuhlat Mikkelissä Kuulutko sukuuni-tapahtuma Vantaalla ; tiedonhakujärjestelmän demo-version esittely Ajankohtaisten tapahtumien lisäksi tietokanta oli jatkuvasti esillä Internetissä omilla kotisivuillaan. Nettisivuja päivitettiin säännöllisesti ja niiden avulla tiedotettiin mm. Karjala-tietokannan toiminnasta, uusista hakemistoista jne. Julkisuuden kannalta myös vuonna 1999 julkaistulla sukututkimusmultimedialla oli edelleen oma merkityksensä. Vuonna 2001 sitä myytiin 50 kpl. 7

100 TOIMINTAKERTOMUS Etätyöprojekti herätti edelleen myönteistä huomioita lähialueiden sanomalehdissä. Lokakuussa mikkeliläinen Länsi-Savo julkaisi Karjala-tietokannasta näyttävän artikkelin otsikolla Karjalatietokantaa tallennetaan etätyönä. Yhteistyö ns. työllistymisen palvelukeskusten kanssa tallentajien palkkaamiseksi synnytti myös monia artikkeleita. Asiasta uutisoivat marraskuussa Länsi- Savo, Pieksämäen Lehti ja kuopiolainen Savon Sanomat. Monipuolisen aktiivisuuden myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus lisääntyi huomattavasti ja tietokantaan tuli usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Viimeksi mainittu johtui suureksi osaksi onnistuneesta etätyöprojektista. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus kasvoi edelleen, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. jouduttiin vastaamaan päivittäin. Sen sijaan esimerkiksi opiskelijat eivät etsiessään aiheita opinnäytetöihinsä ottaneet yhteyttä. 8

101 TOIMINTAKERTOMUS TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa yliopistolliseen tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on noin 70. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Karjala-tietokanta on toiminut Mikkelin maakunta-arkistossa joulukuusta 1997 lähtien oltuaan kuusi vuotta tilapäisesti muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä- Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi-Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike -Säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2002 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Erkki Huhta Kuopion yliopisto Riitta Huuhtanen 1

102 TOIMINTAKERTOMUS Mikkelin kaupunki Kimmo Airas ja Kalevi Niemi Mikkelin maakunta-arkisto Anja Jääskeläinen Suomen Sukututkimusseura Leif Mether Väestörekisterikeskus Markku Häkkänen Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin vuosikokouksessa Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi Anja Jääskeläinen. Ylimääräinen hallituksen kokous pidettiin Kokous kutsuttiin koolle käsittelemään tietosuojalautakunnan päätöksestä tehtävää valitusta. Tietosuojalautakunta myönsi Karjala-tietokantasäätiölle luvan tallentaa luovutetun Karjalan kirkonkirjatietoja 100 vuotta nuoremmalta ajalta. Lupaan liittyi kuitenkin ns. arkaluonteisia tietoja koskeva rajoitus. Tästä rajoituksesta ylimääräinen hallituksen kokous päätti valittaa Kuopion hallinto-oikeudelle. Etätyöprojekti Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti aloitti toimintansa elokuussa 1998 työvoimaviranomaisten myöntämän tuen turvin. Hyvien tulosten johdosta Etelä-Savon TEkeskus päätti jatkaa projektia vielä kolme vuotta alkaen. Vuoden 2002 aikana projekti on jatkunut menestyksekkäästi. Projektin vetäjänä on toiminut FM Jari Ropponen. Etelä- Savon TE-keskuksen myöntämän lisätuen turvin hankkeeseen voitiin alkaen palkata toinenkin tutkija. Etätyöprojektia varten on oma ohjausryhmä. Siihen kuuluivat vuonna 2002 Anja Jääskeläinen ja Kimmo Airas tietokantasäätiöstä sekä työvoimahallinnon edustajina erikoissuunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja apulaisjohtaja Seppo Hietamies (Mikkelin työvoimatoimisto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 2002 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Lauri Kirjavainen sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta ei ole kokoontunut toimintavuoden aikana. Karjala-tietokannan henkilökunta Vuonna 2002 Karjala-tietokantasäätiön toimihenkilöinä olivat atk-suunnittelija Satu Soivanen, tutkijat Jari Ropponen ja Matti Järveläinen (1.9. alkaen) sekä toimistosihteeri Kirsti Uski. Satu Soivanen vastasi tietokannan ja tallennusohjelmien kehittelystä sekä ylläpidosta, tiedonhakujärjestelmän suunnittelusta ja ohjelmoinnista, mikrotuesta yms. atk-alan erikoisosaamisesta. Tutkijoista Matti Järveläinen tarkasti sekä normalisoi tallennustietoja ja ohjasi tarvittaessa Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa työskenteleviä tallentajia. Etätyöprojektin vetäjä 2

103 TOIMINTAKERTOMUS Jari Ropponen vastasi tallentajien rekrytoinnista, alkuopetuksesta, ohjauksesta, valvonnasta ja henkilöstöhallinnosta. Toimistosihteeri Kirsti Uskin tehtäviin kuuluivat etupäässä toimisto- ja talousasiat kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja tilitykset työvoimahallinnolle. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 2002 tilapäinen henkilökunta keskittyi tallennustyöhön. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 2002 aikana seuraavat henkilöt: Vuonna 2002 töissä on ollut 43 tallentajaa, kaikki etätyöprojektin kautta palkattuja. Heistä 27 aloitti uusina tallentajina (TE-keskuksen työllistämisvelvoite on 23 henkilöä). Keskimäärin 3

104 TOIMINTAKERTOMUS tallentajia oli yhtä aikaa töissä 26 henkilöä. Projektin luonteen mukaisesti suurin osa työskenteli kotonaan tai erityisissä etätyöpisteissä. Uusista tallentajista vain kolme tallensi säätiön toimitiloissa. Mikkelin ohella tallennustyötä tehtiin mm. Mäntyharjussa, Pertunmaalla, Kangasniemellä ja Pieksämäellä. Työntekijät saatiin Mikkelin ja eräiden muiden lähiseudun työvoimatoimistojen kautta yhdistelmätuella, jolloin siitä ei aiheutunut palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Työsopimukset tehtiin vuodeksi (kolmen kuukauden koeaika). Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä ja muilla 7 ¼ tuntia. 3. TALOUS Karjala-tietokantasäätiön toiminta rahoitettiin eri rahastoilta, säätiöiltä ja julkiselta sektorilta saaduilla apu- ja määrärahoilla sekä talletusten korkotuotoilla. Vuoden 2002 valtion tulo- ja menoarviossa Karjala-tietokantasäätiölle osoitettiin mk. Mikkelin kaupunki tuki säätiötä :lla ja eräät karjalaissäätiöt seuraavasti: - Karjalan Säätiö Kannaksen Osuusliikesäätiö Rauta-Säätiö 3 397,40 - Hiitola-Säätiö Kustannus Oy Karjalan Äänen säätiö Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin vuodelle 2002 projektitukea yhteensä Sillä katettiin projektin vetäjän ja uuden tutkijan palkka kokonaisuudessaan, 50 % toimistosihteerin palkasta sekä 75 % muista, hyväksytyistä etätyöprojektin kuluista. Lisäksi tallentajien palkkaukseen saatiin yhdistelmätukea Mikkelin ja muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan Työllistämistukea maksettiin Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 2002 oli Se koostui hakemistojen ja sukututkimus-cd:n myynnistä. Korkotuottoja säätiölle kertyi Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut vuonna 2002 olivat , sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot eli 871. Tilikauden tulos oli täten ylijäämäinen. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin kulut vuonna 2002 olivat ja tuotot Ylijäämäksi muodostui VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 2002 aikana kirkonkirjojen tallentaminen oli monimuotoista. Rippikirjojen tallennus väheni, koska helppolukuisemmat rippikirjat alkavat olla jo tietokannassa. Rippikirjojen paikan ottivat lastenkirjat; lähes jokaisesta tuonnempana lueteltavasta seurakunnasta tallennettiin ainakin yksi lastenkirjasidos. Historiakirjoista suurin osa on aiemmin tallennettu vuoteen 1899 saakka. Tietosuoja- lautakunnan myöntämällä luvalla em. lähteiden tallennusta laajennettiin 1900-luvun puolelle vuo- 4

105 TOIMINTAKERTOMUS den 2002 jälkipuoliskolla. Sen sijaan 1900-luvun rippikirjojen työstämistä ei vielä aloitettu. Koska nimenomaan rippikirjoihin voi sisältyä tietosuolautakunnan tarkoittamia arkaluontoisia tietoja, on viisainta odottaa Kuopion hallinto-oikeuden päätöstä säätiön tekemään valitukseen. Jos päätös kumoaa tallennusrajoitukset, voidaan uudemmat rippikirjat tallentaa alusta alkaen mahdollisimman täydellisinä. Tallennustulosten kehitys selviää oheisesta asetelmasta. Vuosi Tallennettuja sidoksia Henkilötiedot Tallennuskuukaudet Yhteensä Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis henkilötietuetta. Määrä on kaikkien aikojen suurin, mutta tuloksia arvioitaessa on otettava huomioon tallennettavan materiaalin luonne. Historia- ja lastenkirjat ovat huomattavasti nopeampia tallentaa kuin rippikirjat. Tietokannan kokonaistietuemäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa, sillä Karjalatietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan oli tallennettu henkilötietuetta, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: 5

106 TOIMINTAKERTOMUS erotus ANTREA HEINJOKI HIITOLA ILMEE IMPILAHTI JAAKKIMA JOHANNES JÄÄSKI KAUKOLA KIRVU KIVENNAPA KOIVISTO KUOLEMAJÄRVI KURKIJOKI KÄKISALMI KÄKISALMI MSRK LAVANSAARI LEPPÄLAHTI MANTSINSAARI (ORT.) METSÄPIRTTI MUOLAA PYHÄJÄRVI PÄLKJÄRVI RAUTU RUSKEALA RÄISÄLÄ SAKKOLA SALMI (EVL.) SALMI (ORT.) SEISKARI SOANLAHTI SORTAVALA (KSRK) SORTAVALA (MSRK) SORTAVALA (ORT) SUURSAARI SÄKKIJÄRVI UUSIKIRKKO VALKJÄRVI VIBORGS SV. F VIIPURI (MSRK) VIIPURI (TKSRK) YHTEENSÄ Tallennettavia henkilötietueita on arvioitu olevan kaikkiaan 7,5 miljoonaa. Täten vuoden 2002 lopussa tuosta määrästä oli tietokannassa noin 40%. Pelkkä tallentaminen ei kuitenkaan riitä, vaan tallennustiedot on tarkastettava huolellisesti. Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia. Täten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti. Tietokannan uusi tutkija Matti Järveläinen aloitti uurastuksensa tarkastustyön ja normalisoinnin parissa Näin koko alkuvuoden pysähdyksissä ollut tarkastustyö pääsi jatkumaan. 6

107 TOIMINTAKERTOMUS Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 2001 aikana demoversio. Vuonna 2002 kehitystyö oli kuitenkin keskeytyksissä, koska atk-suunnittelijan työajasta yli puoli vuotta kului sukututkijoille tarkoitetun opaskirjan tekemiseen. Tiedonhakujärjestelmän sukututkimusosion demoversio on silti ollut ahkerassa käytössä. Sen avulla on mm. voitu laatia vastauksia sukututkijoilta tulleisiin kyselyihin. - Aiemmin on jo valmistunut väestöhistoriallista tutkimusta palveleva osio. Demoversio kiinnosti jälleen Kuulutko sukuuni - tapahtuman näyttelyvieraita Vantaalla Yhteistyö Suomen Sukututkimusseuran kanssa on ollut jatkuvaa. Syksyllä 2001 toteutetussa tietojen vaihdossa Karjala-tietokanta antoi SSS:n käyttöön yli henkilötietuetta luovutetun Karjalan seurakunnista. Seura siirsi vuoden 2002 alussa tiedot HisKi-sivuilleen Internetiin, missä ne saivat innostuneen vastaanoton. Vastaavasti SSS on antanut mennessä tietokannalle tietuetta tutkimusrekisteriä täydentämään. Tämän jälkeen Karjalatietokannasta on kuukausittain lähetetty HisKiin sekä uusia tallenteita että korjaustiedostoja. - Sukututkimusseura on edelleenkin myynyt kirjakaupassaan Karjala-tietokannan julkaisemia hakemistoja. Toimintavuoden 2002 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Salmi (ort.) Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut Aiempaan nähden hakemistoja julkaistiin vähän. Hakemistojen tekoa varten ei ollut tarkastettuja ja normalisoituja tallennustietoja tarkastustyön väliaikaisen keskeytymisen johdosta. Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja yksityisille sukututkijoille yhteensä 161 kappaletta (joista Suomen sukututkimusseuran kautta 130 kpl). Hinnat vaihtelivat euron välillä. SSS:n myyntipalkkio oli 25% myyntihinnasta. Muu toiminta Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 2002 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin seuraavissa tilaisuuksissa : - Kirkko ja verkko-päivät Tampereella Mikkelin seudun työllistämisprojektien yhteistapahtuma Lahden sukututkimuspäivä Kuulutko sukuuni-tapahtuma Vantaalla

108 TOIMINTAKERTOMUS Ajankohtaisten tapahtumien lisäksi tietokanta oli jatkuvasti esillä Internetissä omilla kotisivuillaan. Nettisivuja päivitettiin säännöllisesti ja niiden avulla tiedotettiin mm. Karjalatietokannan toiminnasta, uusista hakemistoista jne. Julkisuuden kannalta myös vuonna 1999 julkaistulla sukututkimusmultimedialla oli edelleen oma merkityksensä. Vuonna 2002 sitä myytiin 34 kpl. Multimedian aineistosta on tekeillä myös sukututkijan asiakirjaopas ja sanasto. Atk-suunnittelija Satu Soivanen on muokannut vuonna 2002 teosta julkaisukuntoon. Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti on edelleen ollut myönteisesti esillä. Esimerkiksi työvoimaviranomaiset ovat kiitelleet projektin työllistävyyttä ja jämäkästi hoidettua taloushallintoa. Viimeksi mainitusta ansio kuuluu toimistosihteeri Kirsti Uskille. Vuonna 2002 etätyöprojekti on myös liittynyt Mikkelin seuduilla toimivien työllistämisprojektien yhteistyöverkostoon. Monipuolisen aktiivisuuden myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus pysyi hyvänä ja tietokantaan tuli usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Viimeksi mainittu johtui suureksi osaksi onnistuneesta etätyöprojektista. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus kasvoi edelleen, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. jouduttiin vastaamaan lähes päivittäin. Sen sijaan esimerkiksi opiskelijat eivät etsiessään aiheita opinnäytetöihinsä ottaneet yhteyttä. 5. TOIMITILAT Karjala-tietokantasäätiö on toiminut joulukuusta 1997 lähtien Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa. Työtiloiksi on osoitettu yksi arkistomakasiini (osittain) ja pieni tutkijanhuone. Ensin mainittu ei täyttäne kaikkia toimistotiloilta edellytettyjä ominaisuuksia, mutta käytännössä se ei ole haitannut suuresti työntekoa. Tähän saakka toimitilat ovat olleet maksuttomia, mutta vuoden 2003 alusta maakunta-arkisto ryhtyy perimään etätyöprojektilta 360 :n (+ ALV) suuruista kuukausivuokraa. Tietokantasäätiön sijoittuminen maakunta-arkistoon on ollut luontevaa, koska arkistossa säilytetään luovutetun Karjalan kirkonkirjoja. Tosin kirkonkirjojen alkuperäiskappaleita ei enää käytetä kuin tarkastustyössä. Tallennustyössä siirryttiin vuonna 2002 käyttämään yksinomaan mikrofilmejä. Mikrofilmien laadussa on kuitenkin ajoittain ollut parantamisen varaa. 8

109 TOIMINTAKERTOMUS TOIMINTA-AJATUS Mikkelissä toimiva Karjala-tietokanta on tutkimuslaitos, joka tuottaa ja tarjoaa atk-pohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa tieteelliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen. Tutkimusyksikön luomaan ja ylläpitämään Karjala-tietokanta -nimiseen tutkimusrekisteriin on tallennettu ja tallennetaan parhaillaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Se siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukee ja kehittää arkistohallintoa. Varsinainen toiminta käynnistyi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on noin 70. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Karjala-tietokanta on toiminut Mikkelin maakunta-arkistossa joulukuusta 1997 lähtien oltuaan kuusi vuotta tilapäisesti muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä- Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi-Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike -Säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto-Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2003 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: 1

110 TOIMINTAKERTOMUS Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Mikko Tähkänen Kuopion yliopisto Riitta Huuhtanen Mikkelin kaupunki Kimmo Airas ja Kalevi Niemi Mikkelin maakunta-arkisto Anja Jääskeläinen Suomen Sukututkimusseura Leif Mether Väestörekisterikeskus Markku Häkkänen Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen Kokouksessa hallituksen puheenjohtajaksi valittiin dosentti Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi arkistonjohtaja Anja Jääskeläinen. Etätyöprojekti Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti aloitti toimintansa elokuussa 1998 työvoimaviranomaisten myöntämän tuen turvin. Sen tarkoituksena on nopeuttaa kirkonkirjojen tallennustyötä palkkaamalla pitkäaikaistyöttömiä tallentajiksi. Hyvien tulosten johdosta Etelä- Savon TE-keskus päätti jatkaa projektia vielä kolme vuotta alkaen. Vuoden 2003 aikana projekti jatkui vähintäänkin tyydyttävästi; se täytti työllistämisvelvoitteensa ja saavutti tallennustavoitteensa. Projektin vetäjänä toimi edelleen FM Jari Ropponen. Etätyöprojektia varten on oma ohjausryhmä. Siihen kuuluivat vuonna 2003 Anja Jääskeläinen ja Kimmo Airas tietokantasäätiöstä sekä työvoimahallinnon edustajina erikoissuunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TE-keskus) ja apulaisjohtaja Seppo Hietamies (Mikkelin työvoimatoimisto). Tilintarkastajat Toimintavuoden 2003 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Osmo Aalto (JHTT) sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta ei ole kokoontunut toimintavuoden aikana. Se kutsuttiin viimeksi koolle kesällä 2001 Mikkelissä olleiden Karjalaisten kesäpäivien yhteydessä, mutta vain yksi neuvottelukunnan jäsenistä saapui paikalle. Karjala-tietokannan henkilökunta Vuonna 2003 Karjala-tietokantasäätiön toimihenkilöinä olivat atk-suunnittelija Satu Soivanen, tutkijat Jari Ropponen, Matti Järveläinen (30.4. saakka) ja Kati Hynönen (4.6. lähtien) sekä toimistosihteeri Kirsti Uski. Lisäksi Suomen Kulttuurirahaston apurahan turvin määräaikaiseksi ohjelmoijaksi palkattiin tradenomi Niko Kainulainen. 2

111 TOIMINTAKERTOMUS Satu Soivanen vastasi tietokannan ja tallennusohjelmien kehittelystä sekä ylläpidosta ja tiedonhakujärjestelmän suunnittelusta. Niko Kainulainen hoiti ohjelmointi- ja mikrotukihenkilön tehtävät. Tutkijoista Matti Järveläinen ja Kati Hynönen tarkastivat sekä normalisoivat tallennustietoja ja ohjasivat tarvittaessa Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa työskenteleviä tallentajia. Etätyöprojektin vetäjä Jari Ropponen vastasi tallentajien rekrytoinnista, alkuopetuksesta, ohjauksesta, valvonnasta ja henkilöstöhallinnosta. Toimistosihteeri Kirsti Uskin tehtäviin kuuluivat etupäässä toimisto- ja talousasiat kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja tilitykset työvoimahallinnolle. Toimihenkilöistä Satu Soivanen on ainoa vakituinen työntekijä ja hänen palkkansa maksaa Karjala-tietokantasäätiö. Tutkijoiden palkkaus kokonaan ja toimistosihteerin palkasta puolet maksetaan Etelä-Savon TE-keskuksen etätyöprojektille myöntämästä projektituesta. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 2003 tilapäinen henkilökunta keskittyi etätyöprojektin puitteissa tallennustyöhön. Tilapäiseen tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 2003 aikana seuraavat henkilöt: 3

112 TOIMINTAKERTOMUS Tummennetut =työsopimus tehty 2003 (vuodelta 2002 jatkanut 21 tallentajaa; vuodelle 2004 jatkaa 27 tallentajaa) Vuonna 2003 töissä oli 50 tallentajaa, kaikki etätyöprojektin kautta palkattuja. Heistä 28 aloitti uusina tallentajina (TE-keskuksen työllistämisvelvoite on 23 henkilöä). Keskimäärin tallentajia oli yhtä aikaa töissä 27 henkilöä. Projektin luonteen mukaisesti suurin osa työskenteli kotonaan tai erityisissä etätyöpisteissä. Uusista tallentajista vain kolme tallensi säätiön toimitiloissa. Mikkelin ohella tallennustyötä tehtiin Mäntyharjussa, Pertunmaalla, Puumalassa, Ristiinassa ja Pieksämäellä. Tallennustyöntekijät saatiin Mikkelin ja eräiden muiden lähiseudun työvoimatoimistojen kautta yhdistelmätuella, jolloin siitä ei aiheutunut palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Työsopimukset tehtiin vuodeksi (kolmen kuukauden koeaika). Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä ja muilla 7 ¼ tuntia. Lainsäädäntö asettaa työnantajalle useita työntekijöihin liittyviä velvollisuuksia. Eräs on työterveyshuolto. Mikkelin työsuojelupiiri velvoitti keväällä 2003 Karjala-tietokantasäätiön järjestämään henkilöstölleen asianmukaisen työterveyshuollon. Sopimus työterveyshuollosta solmittiinkin kesällä Mikkelin terveyskeskuksen kanssa. Vähimmäisvaatimukset täyttävä sopimus koskee ainoastaan säätiön toimihenkilöitä. Terveyskeskuksen johtavan työterveyslääkärin tulkinnan mukaan tallentajat voitiin tässä tapauksessa jättää huomioimatta. 3. TALOUS Karjala-tietokantasäätiön toiminta rahoitettiin eri rahastoilta, säätiöiltä ja julkiselta sektorilta saaduilla apu- ja määrärahoilla sekä talletusten korkotuotoilla. Vuoden 2003 valtion tulo- ja menoarviossa Karjala-tietokantasäätiölle osoitettiin eli valtio leikkasi tukeaan neljänneksellä. Mikkelin kaupunki tuki säätiötä :lla. Suomen kulttuurirahasto myönsi ohjelmoijan palkkaukseen , josta vuonna 2003 käytettiin Tärkeä osuus säätiön toiminnan jatkumiselle oli eräiden karjalaissäätiöiden tuki, yhteensä Se koostui: - Karjalan Säätiö (siirr. v. 2004) - Rauta-Säätiö Hiitola-Säätiö Antti Paasosen rahasto

113 TOIMINTAKERTOMUS Salmi-Säätiö Karjalaisen kulttuurin edistämissäätiö Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin vuodelle 2003 projektitukea yhteensä Sillä katettiin projektin vetäjän ja uuden tutkijan palkka kokonaisuudessaan, 50 % toimistosihteerin palkasta sekä 75 % muista, hyväksytyistä etätyöprojektin kuluista. Jälkimmäisiin kuului mm. projektin toimitilojen vuokra (439 /kk), jota arkistolaitos alkoi vuoden 2003 alusta periä. Tallentajien palkkaukseen saatiin yhdistelmätukea Mikkelin ja muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto vuonna 2003 oli Se koostui hakemistojen ja sukututkimus-cd:n myynnistä. Korkotuottoja säätiölle kertyi Tietokannan toiminnan ja ylläpidon kulut vuonna 2003 olivat , sisältäen käyttöomaisuudesta tehdyt poistot eli 586. Tilikauden tulos oli täten ylijäämäinen. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin kulut vuonna 2003 olivat yhteensä ja tuotot Ylijäämäksi muodostui VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus - tarkistus - normalisointi Vuoden 2003 aikana kirkonkirjojen tallentaminen oli edelleenkin monimuotoista. Tosin rippikirjojen tallentaminen väheni, koska helppolukuisemmat rippikirjat alkavat olla jo tietokannassa. Rippikirjojen paikan ovat ottaneet lastenkirjat; lähes jokaisesta tuonnempana lueteltavasta seurakunnasta on tallennettu ainakin yksi lastenkirjasidos. Historiakirjoista suurin osa on aiemmin tallennettu vuoteen 1899 saakka. Siksi - tietosuojalautakunnan myöntämällä luvalla - em. lähteiden tallennus painottui 1900-luvulle. Uutena lähderyhmänä mukaan otettiin muuttaneiden luettelot. Mainittakoon, että niiden tallennusta varten ohjelmoitiin Karjala-tietokannan ensimmäinen Windows-pohjainen tallennusohjelma. Sen sijaan 1900-luvun rippikirjojen työstämistä ei vielä aloitettu. Koska nimenomaan rippikirjoihin voi sisältyä tietosuolautakunnan tarkoittamia arkaluontoisia tietoja, on kärsivällisesti odotettu Kuopion hallinto-oikeuden päätöstä säätiön tekemään valitukseen. Jos päätös kumoaa tallennusrajoitukset, voidaan uudemmat rippikirjat tallentaa alusta alkaen mahdollisimman täydellisinä. Tallennustulosten kehitys selviää oheisesta asetelmasta. Vuosi Henkilötiedot Tallennuskuukaudet

114 TOIMINTAKERTOMUS Yhteensä Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis yli henkilötietuetta. Määrä on lähes yhtä suuri kuin ennätysvuonna 2002, joten tulosta voitaneen pitää tyydyttävänä. Tietokannan kokonaistietuemäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa, sillä Karjalatietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan oli tallennettu henkilötietuetta, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: erotus ANTREA HEINJOKI HIITOLA ILMEE IMPILAHTI JAAKKIMA JOHANNES JÄÄSKI KAUKOLA KIRVU KIVENNAPA KOIVISTO KUOLEMAJÄRVI KURKIJOKI KÄKISALMI KÄKISALMI MSRK LAVANSAARI LEPPÄLAHTI MANTSINSAARI (ORT.)

115 TOIMINTAKERTOMUS METSÄPIRTTI MUOLAA PYHÄJÄRVI PÄLKJÄRVI RAUTU RUSKEALA RÄISÄLÄ SAKKOLA SALMI (EVL.) SALMI (ORT.) SEISKARI SOANLAHTI SORTAVALA (KSRK) SORTAVALA (MSRK) SORTAVALA (ORT) SUURSAARI SÄKKIJÄRVI TERIJOKI UUSIKIRKKO VALKJÄRVI VIBORGS SV. F VIIPURI (MSRK) VIIPURI (TKSRK) YHTEENSÄ Tallennettavia henkilötietueita on arvioitu olevan kaikkiaan 7,5 miljoonaa. Täten vuoden 2003 lopussa tuosta määrästä oli tietokannassa noin 50%. Pelkkä tallentaminen ei kuitenkaan riitä, vaan tallennustiedot on tarkastettava huolellisesti. Tietokoneavusteiset tarkistusohjelmat auttavat ja nopeuttavat tallennusten tarkistamista, mutta ohjelmat eivät tietenkään ole aukottomia ja täysin luotettavia. Täten tallennetut tiedot on käytävä läpi myös manuaalisesti. Tietokannan tutkija Kati Hynönen jatkoi Matti Järveläisen uurastusta tarkastustyön ja normalisoinnin parissa Näin tarkastustyö pääsi jatkumaan lähes keskeytyksettä. Tietojen tarkistamisessa ja normalisoinnissa tarvitaan historian tutkimusmetodien tuntemusta, sillä työtä tehdessä on otettava huomioon tulevan tutkimuksen tarpeet, jotta tietokannan tutkimuksellinen hyväksikäyttö olisi mahdollisimman ongelmatonta ja luotettavaa. Tutkimuksen vaatimukset on pidettävä mielessä myös tallennustyön suunnittelussa ja ohjauksessa. Tietojen hyväksikäyttö Tietokannan tietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää toimivaa hyväksikäyttöjärjestelmää. Karjala-tietokannan hyväksikäyttöjärjestelmästä luotiin jo vuoden 2001 aikana demoversio. Viime vuonna tiedonhakujärjestelmän kehittäminen nytkähti eteenpäin. Suomen kulttuurirahaston myöntämän euroa apurahan turvin palkattiin tradenomi Niko Kainulainen 2.6. alkaen tiedonhakujärjestelmän ohjelmoijaksi. Loppuvuonna Kainulainen sai järjestelmään kuuluvan, päätekäyttöön sopivan sukututkimusosion valmiiksi. Se aiotaan asettaa tutkijoiden käyttöön Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasaliin keväällä Internet-version suunnittelu ja ohjelmointi alkoi joulukuussa. - Aiemmin on jo valmistunut väestöhistoriallista tutkimusta palveleva osio, joskaan siihen ei ole vielä voitu syöttää kuin vain kolmen seurakunnan tietoja. 7

116 TOIMINTAKERTOMUS Sen sijaan sukututkimusosio kattaa kaikki tallennustiedot. Yhteistyö Suomen Sukututkimusseuran kanssa on jatkunut. Karjala-tietokannasta on kuukausittain lähetetty sukututkimusseuran HisKi-tietokantaan sekä uusia tallenteita että korjaustiedostoja. - Sukututkimusseura on edelleenkin myynyt kirjakaupassaan Karjala-tietokannan julkaisemia hakemistoja. Toimintavuoden 2003 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Rautu Syntyneet ja kastetut Vihityt Sakkola Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut Syntyneet ja kastetut Salmi (ort.) Vihityt Kuolleet ja haudatut Kuolleet ja haudatut Hakemistoja myytiin mm. arkistolaitokselle ja yksityisille sukututkijoille yli sata kappaletta (joista suurin osa Suomen sukututkimusseuran kautta). Tarkemmat tiedot puuttuvat, koska Suomen sukututkimusseura ei ole vielä ilmoittanut myyntimääriä väliseltä ajalta. Tietokannan oma myynti oli 47 hakemistoa. Hinnat vaihtelivat euron välillä. Muu toiminta Karjala-tietokannan ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokannan tunnettavuuden ja käytettävyyden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 2003 aikana Karjala-tietokannan toimintaa esiteltiin seuraavissa tilaisuuksissa : - Sukututkimuspäivät (SSS) Heinävedellä Valamon luostarissa Karjalaiset kesäjuhlat Jyväskylässä Sukututkimuspäivä Keuruulla Kuulutko sukuuni -tapahtuma Vantaalla Ajankohtaisten tapahtumien lisäksi tietokanta oli jatkuvasti esillä Internetissä omilla kotisivuillaan. Nettisivujen avulla tiedotettiin mm. Karjala-tietokannan toiminnasta, uusista hakemistoista jne. Julkisuuden kannalta vuonna 1999 julkaistulla sukututkimusmultimedialla ei ollut enää merkitystä. Vuonna 2003 sitä myytiin vain 7 kpl. Multimedian aineistosta on kuitenkin tekeillä myös sukututkijan asiakirjaopas ja sanasto. Atk-suunnittelija Satu Soivanen on muokannut vuonna 2003 teosta julkaisukuntoon. Karjala-tietokantasäätiön hallinnoima etätyöprojekti oli edelleen ollut myönteisesti esillä. Sanomalehti Länsi-Savo julkaisi projektista laajan artikkelin Lisäksi työvoimaviranomaiset ovat kiitelleet projektin työllistävyyttä ja jämäkästi hoidettua taloushallintoa. Viimeksi mainitusta ansio kuului toimistosihteeri Kirsti Uskille. Vuonna 2002 etätyöprojekti liittyi Mikkelin seuduilla toimivien työllistämisprojektien yhteistyöverkostoon. Vuonna 2003 verkoston toiminta passivoitui. Sen sijaan kahdenvälistä yhteistyötä tehtiin eräiden verkostoon 8

117 TOIMINTAKERTOMUS kuuluvien projektien kanssa. Tärkein kumppaneista oli mikkeliläinen työvoiman palvelukeskus Reitti. Monipuolisen aktiivisuuden myötä Karjala-tietokannan tunnettavuus pysyi hyvänä ja tietokantaan tuli usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Viimeksi mainittu johtui suureksi osaksi onnistuneesta etätyöprojektista. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa tietokannan arvostus pysyi korkealla, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. jouduttiin vastaamaan lähes päivittäin. Sen sijaan esimerkiksi opiskelijat eivät etsiessään aiheita opinnäytetöihinsä ottaneet yhteyttä. 5. TOIMITILAT JA KALUSTO Karjala-tietokantasäätiö on toiminut joulukuusta 1997 lähtien Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa. Työtiloiksi on osoitettu yksi arkistomakasiini (osittain) ja pieni tutkijanhuone. Ensin mainittu ei täyttäne kaikkia toimistotiloilta edellytettyjä ominaisuuksia, mutta käytännössä se ei haitannut suuresti työntekoa. Lisäksi syksyllä työterveyshuollon terveydenhoitajat totesivat tilat kelvollisiksi, joskin he esittivät useita ergonomiaan liittyviä parannusehdotuksia. Tietokantasäätiön sijoittuminen maakunta-arkistoon on ollut luontevaa, koska arkistossa säilytetään luovutetun Karjalan kirkonkirjoja. Tosin kirkonkirjojen alkuperäiskappaleita ei enää käytetä kuin tarkastustyössä. Tallennustyössä käytettiin yksinomaan mikrofilmejä. Mikrofilmien luettavuudessa on kuitenkin ajoittain ollut toivomisen varaa. Kun tallennustyössä siirryttiin yksinomaan mikrofilmien käyttöön, Mikkelin maakunta-arkisto järjesti edullisesti tarvittavan määrän käytettyjä lukulaitteita. Vuonna 2003 työvoimahallinto puolestaan lahjoitti 30 kpl vanhoja Pentium-tason mikroja tallennustyöhön. Näiltä osin työskentely on sujunut ongelmitta. Tosin lukulaitteita voisi olla kaksi tai kolme varalla; ikääntyneet laitteet ovat herkkiä vaurioitumaan. Niukkojen rahavarojen vuoksi Karjala-tietokantaan ei ole voitu tehdä suurempia hankintoja. Tarvetta toki olisi ollut, sillä työpöytiä ja tuoleja pitäisi uusia. Samoin osa toimihenkilöiden tietokoneista on jo vanhoja ja hitaita. 9

118

119