TAMPEREEN KAUPUNKI SELVITYS TAMPEREEN KAUPUNGIN MAT- KAILUPALVELUIDEN VAIHTOEHTOISISTA TUOTANTOTAVOISTA JA TOIMINTAMAL- LEISTA

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI SELVITYS TAMPEREEN KAUPUNGIN MAT- KAILUPALVELUIDEN VAIHTOEHTOISISTA TUOTANTOTAVOISTA JA TOIMINTAMAL- LEISTA

2 2 TAMPEREEN KAUPUNKI SELVITYS TAMPEREEN KAUPUNGIN MATKAILUPALVELUIDEN VAIHTOEHTOISISTA TUOTANTOTAVOISTA JA TOIMINTAMAL- LEISTA

3 3 Sisällysluettelo Johdanto Lähtökohdat Sidosryhmähaastattelut Tampereen kaupungin matkailutoimen tärkeimmät tehtävät ja hyvät toimintatavat Toimintatapojen muutospaineet Määrällisten ja laadullisten resurssien arviointi Eri toimintojen nykyisten toimintamallien arviointi ja kehitysehdotukset Matkailumarkkinointi Esitetuotanto ja ilmoittelu Matkailijoiden neuvonta ja tietokantojen ylläpito Opasvälitys Aktiivinen mukanaolo yhteistyöhankkeissa ja sidosryhmäyhteistyö Tutkimukset ja tilastointi Myynti- ja välitystoiminta (ryhmät, incoming) ja tuotekehitys Matkailun kehittäminen Yhteenveto sidosryhmähaastatteluista Yrityskysely Arvio palvelujen ja toimintojen hyödyllisyydestä ja tarpeellisuudesta Arvio nykyisistä toimintatavoista ja tuotantomalleista Arvio yritysten sitoutumisasteesta Yritysten esitykset matkailun ja matkailuelinkeinon kehittämistoimenpiteistä Vertailukohteet Turku TouRing Kuopion Matkailupalvelu Oy Oulun kaupungin Matkailupalvelut Etelä-Pohjanmaan Matkailu Oy Levin Matkailupalvelut Esitykset vaihtoehtoisista tuotantotavoista ja toimintamalleista Suunnittelukeskus Oy:n näkemys Tampereen kaupungin matkailupalveluiden vaihtoehtoisista tuotantotavoista ja toimintamalleista Suositus matkailupalveluiden tuotantotavasta ja toimintamallista Esitetyn toimintamallin arviointi Liite 1: Kunnallisen matkailutoimen tulevaisuuden haasteet Liite 2: Opintomatkaraportti Liite 3: Tampereen matkailun tunnuslukuja Liite 4: Tampereen matkailutoimiston tunnuslukuja... 48

4 4 Johdanto Tampereen kaupungin elinkeinokeskus on teettänyt tämän selvityksen matkailupalveluiden tuotantotavoista, toimintamallista ja organisaatiosta. Selvityksen taustalla on kaupungin toimintamallin uudistus ja linjaus, jonka mukaan jokaisessa muutostilanteessa tarkastellaan vaihtoehtoisia toiminta- ja hankintatapoja. Erityisesti arvioidaan sitä, mikä on kustannustehokkain ja paras tapa tuottaa palvelut: tehdäänkö ne itse, hankitaanko ulkoa vai toteutetaanko ne eri vaihtoehtoja yhdistellen. Matkailu poikkeaa luonteeltaan merkittävästi muista elinkeinoista. Perinteisesti julkisella sektorilla on ollut vahva rooli matkailun kehittämisessä niin kunta- kuin valtakunnantasollakin sekä Suomessa että ulkomailla. Elinkeinoista matkailu osallistuu ehkä eniten alueen imagon luomiseen ja ylläpitämiseen. Imagotyö hyödyttää myös muita elinkeinoja ja kaupunkiorganisaatiota. Matkailuelinkeino odottaa, että matkailutoimintaa pidetään osana normaalia elinkeinotoimintaa, mutta toisaalta julkisen sektorin odotetaan osallistuvan matkailuelinkeinon kehittämiseen ehkä jopa voimakkaammin kuin muiden elinkeinojen. Tässä raportissa esiteltävässä työssä on: 1. Arvioitu nykyisen toimintamallin ja tavan tuloksia sekä pyydetty eri sidosryhmiä arvioimaan vaihtoehtoisia toimintatapoja ja malleja. Työvaiheessa on suoritettu 10 henkilökohtaista haastattelua sekä sähköinen yrityskysely. 2. Vertailtu Tampereen nykyisiä sekä viiden merkittävän suomalaisen matkailukaupungin tai -alueen matkailupalveluiden tuottamistapoja ja toimintamalleja. 3. Arvioitu matkailupalveluiden vaihtoehtoisia tuotantotapoja Tampereen kaupungin hankintalautakunnan valmistelevan tuotantotapojen vertailukehikon pohjalta. 4. Esitetty vaihtoehtoiset mallit parhaiten Tampereen seudun matkailuelinkeinoa ja matkailijoita palvelevasta palvelujen tuotantotavoista ja toimintamalleista. Tällä selvityksellä on pyritty kartoittamaan tehokkaimmat ja toimivimmat vaihtoehtoiset tuotantotavat ja toimintamallit Tampereen kaupungin, matkailuyritysten ja matkailijoiden näkökulmasta. Selvityksessä on pyritty huomioimaan Tampereen kaupunkiseudun ja Pirkanmaan kärkituotteiden matkailustrategia, joka on määritellyt kaupungin kärkituotteiksi perhematkailun, kokous-, kongressi-, messu- ja liikematkailun sekä kulttuurimatkailun. Lisäksi selvityksessä on huomioitu vuonna 1996 valmistunut Pirkanmaan matkailumarkkinoinnin kehittämisohjelma, Elinkeinotoiminnan kehittäminen matkailualalla Tampereen seutukunnassa (1999) sekä matkailun taloudellisia vaikutuksia selvittäneet tutkimukset (1999 ja 2003). Palveluista tarkasteltaviksi tulevat kotimaan- ja ulkomaanmarkkinointi, esitetuotanto, ilmoittelu, tietokantojen ylläpito, henkilökohtainen neuvonta, sähköinen neuvonta, opasvälitys, sidosryhmäyhteistyö, hanketyöskentely sekä tutkimus ja tilastointi. Lisäksi arvioidaan matkailupalveluiden tuotekehityksen ja paketoinnin sekä myynnin ja välityksen järjestäminen.

5 5 Tuotantotapojen ja toimintamallien arvioinnissa on huomioitu soveltuvilta osin Tampereen kaupungin palvelujen hankintaohje sekä kolmivaiheinen vertailukehikko, jossa: 1. Mietitään palvelun luonne 2. Arvioidaan, millaiset vaihtoehdot tulevat kysymykseen 3. Arvioidaan palveluun sopivien vaihtoehtojen osalta miten ne vaikuttavat palvelujen saatavuuteen, laatuun, asiakkaan valinnanmahdollisuuksiin, yritystoiminnan ja työllisyyden kehittymiseen, uusien palvelumallien syntymiseen, palvelurakenteiden uudistumiseen, reagointiherkkyyteen kysynnän muuttuessa, onko vaihtoehdossa erityisiä mahdollisuuksia tai tunnistettavia riskejä sekä mitkä ovat alustavat kustannusarviot (käyttö-, pääoma-, hallinto- ja hankintakustannukset) eri vaihtoehdoissa. Selvityksessä on pyritty huomioimaan kansainvälisiä esimerkkejä siitä miten julkiset matkailu palvelut tuotetaan esim. Englannissa, jossa kaupungit ja kunnat samalla tavalla kuin Suomessa kärsivät budjettivajauksista. Kun matkailua käsitellään ei lakisääteisenä menona, ja säästöjä haetaan, matkailu ja sen markkinointi kärsivät. Selvitykseen liittyen järjestettiin opintomatka Englantiin ja Skotlantiin, jonka aikana hankkeen ohjausryhmä tutustui erilaisiin matkailualan yksityisen ja julkisen sektorin yhteistyömalleihin. Opintomatkaraportti on liitteenä 2. Työn ohjaukseen on osallistunut tilaajan nimeämä kuusihenkinen ohjausryhmä. Suunnittelukeskus Oy haluaa kiittää ohjausryhmää panoksestaan.

6 6 1. Lähtökohdat Tampereen matkailu Tampereen asema suomalaisten matkailukaupunkien joukossa on merkittävä. Yöpymismäärillä mitattuna Tampere on kolmanneksi suurin matkailukaupunki, jonka välitön matkailutulo vuonna 2002 oli 333 miljoonaa euroa. Matkailutuotteittain tarkasteltuna Tampere on Suomen suosituimpia perhe- ja vapaa-ajan matkailukohteita. Tampere on saavuttanut menestystä myös liikematkailusektorilla ja onkin kolmanneksi suosituin kansainvälisten kongressien isäntäkaupunki Suomessa. Kaupunkia ympäröivät järvet, luonto ja maaseutu monipuolistavat kaupunkiseudun matkailutarjontaa. Tampereen ja Pirkanmaan matkailustrategiassa asiakas- ja tuoteryhmiksi on nimetty kokous-, kongressi-, messu- ja muu liikematkailu, perhematkailu sekä kulttuurimatkailu. Tampereella sijaitsevien hotellien yöpymismäärien kehitys on ollut positiivista viime vuosina. Tampereen yöpymismäärien kehitys v yöpymisvuorokaudet 6% % muutos 6% % % % 4% % 3% % 2% 1% % Kongressimarkkinoilla Tampere on säilyttänyt asemansa merkittävimpien kansainvälisten kongressien isäntäkaupunkina. Vuonna 2003 järjestettiin 35 kongressia ja niihin osallistui yhteensä 5510 osallistujaa. Perhematkailijoiden keskuudessa Särkänniemi on Suomen toiseksi suosituin maksullinen matkailukohde heti Linnanmäen jälkeen. Vuonna 2002 Särkänniemessä tilastoitiin yhteensä yli kävijää. Tampereen matkailun tunnuslukuja on esitetty lisää liitteessä 3.

7 7 Tampereen matkailutoimisto Tampereen matkailutoimistossa työskentelee tällä hetkellä väliaikaisen matkailutoimenjohtajan lisäksi kuusi matkailutiedottajaa (joista yksi määräaikainen). Kesällä työskentelee lisäksi kuusi matkailuneuvojaa ja kahdeksan ns. helppiä. Matkailutoimiston budjetti vuonna 2004 on noin miljoona euroa, josta markkinointiin ja hallintoon on osoitettu runsaat 40 % kumpaankin. Loput noin 20 % käytetään matkailun kehittämiseen. Matkailutoimiston käyntiasiakkaiden määrä on kasvanut 2000-luvulla. Vuonna 2003 matkailutoimistossa kävi yli asiakasta, joka on 7 % enemmän kuin vuonna Matkailutoimiston toimintakenttä on muuttunut merkittävästi viime vuosina, erilaisten toimenpiteitä aiheuttavien Internet-yhteydenottojen määrä on kasvanut räjähdysmäisesti. Kumulatiivisesti laskettuna vuodesta 2000 vuoteen 2003 yhteydenottojen määrä on kasvanut 176 %. Internet-yhteyden otot, joista toimenpiteitä internet-yhteydenotot muutos 115 % % 120 % % % % % % 26 % 20 % % Tampereen matkailutoimiston tunnuslukuja on esitetty lisää liitteessä 4.

8 8 2. Sidosryhmähaastattelut Syksyn 2003 aikana tehtiin kymmenen sidosryhmähaastattelua siten, että haastateltavat edustivat matkailustrategian mukaisia tuoteryhmiä. Lisäksi haastateltiin maakunnan liiton ja Tampereen seutukunnan kuntien edustajaa. Haastatellut henkilöt olivat: Eischer Erika Jaatinen Toimi Joenpolvi Olavi Niemi Jussi V. Pajunen Eija Raipia Panu Ruotsila Eero Saloranta Vesa Suonio Kaarina Vähätalo Hannu kokous-, kongressi-, messu- ja liikematkailu kulttuurimatkailu perhematkailu Pirkanmaan liitto kokous-, kongressi-, messu- ja liikematkailu kulttuurimatkailu Tampereen seutukunta perhe-, kokous-, kongressi-, messu- ja liikematkailu kulttuurimatkailu kokous-, kongressi-, messu- ja liikematkailu Haastattelut suoritettiin haastateltaville etukäteen toimitettua haastattelurunkoa hyväksi käyttäen, jolloin kaikkien haastattelujen yhdenmukaisuus voitiin varmistaa ja haastateltavat pystyivät tutustumaan kysymyksiin etukäteen sekä mahdollisesti hankkimaan taustatietoja. Lomakkeessa esitettiin mm. seuraavia kysymyksiä (lomake liitteenä): Mitkä ovat mielestänne Tampereen kaupungin matkailutoimen tärkeimmät tehtävät? Mitä hyviä toimintatapoja mielestänne Tampereen kaupungin matkailutoimella on? Mitä toimintatapoja tulisi mielestänne muuttaa ja miten? Miten matkailupalveluiden tuotekehitys, paketointi ja myynti tulisi järjestää? (paikallisesti, seudullisesti, maakunnallisesti) Miten matkailun ja matkailuelinkeinon kehittäminen tulisi järjestää Tampereella? (esim. yhteistyössä olemassa olevan toimijan kanssa, jonkin uuden organisaation toimesta, paikallisesti, seudullisesti, alueellisesti, kaupunki- tai yritysvetoisesti) Lisäksi haastateltavia pyydettiin arvioimaan eri palvelujen nykyisiä toimintatapoja ja -malleja sekä niiden tarpeellisuutta yleisesti ja oman toiminnan kannalta Tampereen kaupungin matkailutoimen tärkeimmät tehtävät ja hyvät toimintatavat Haastattelujen mukaan matkailutoimiston tärkeimpänä tehtävänä on toimia puolueettomana koordinaattorina ja eri toimijoiden kokoavana voimana, siten että kaupunki yhdessä yritysten kanssa voi harjoittaa yhteisiä myynninedistämistoimenpiteitä. Matkailutoimiston tulee luoda edellytyksiä, jotta asiakkaat löytävät matkailu- ja muut palvelut Matkailutoimiston tulee huolehtia matkailun peruspalveluista ja ns. yleisöpalvelusta. Peruspalveluina voidaan pitää henkilökohtaisesti ja sähköisesti tapahtuvaa matkailijoiden ja paikallisten kuluttajaneuvontaa. Lisäksi kaupungin tulee vastata imagomarkkinoinnista sekä messuesiintymisistä yhdessä elinkeinon kanssa.

9 9. Erityisen hyvänä toimintatapana pidetään säännöllisiä tapaamisia elinkeinon kanssa, jonka edistämiseksi matkailutoimiston tuleekin toimia. Matkailustrategian toteuttaminen yhdessä eri toimijoiden kanssa sekä strategian seurantaryhmän koordinointi ovat haastateltujen mielestä osoittautuneet hyviksi toimintatavoiksi. Matkailutoimisto tiedottaa sidosryhmille omista toimintasuunnitelmistaan. Matkailutoimistoa pidetään palveluhenkisenä ja asiantuntevana toimijana. Tiettyjen matkailun osa-alueiden osalta, kuten esimerkiksi kongressimatkailun edistämisen, on roolit sovittu selkeästi ja niissä pysytään Toimintatapojen muutospaineet Sidosryhmiä pyydettiin nimeämään kehittämistoimenpiteitä eri toimintatapoihin. Yksityinen sektori pitää päätöksentekoa kaupunkiorganisaatiossa vaikeana. Yritysten näkökulmasta päätöksenteko pitäisi saada enemmän yritystyyppiseksi, jolloin toiminta olisi joustavampaa ja se voisi sopeutua nopeammin muutoksiin matkailumarkkinoilla. Eri toimenpiteiden tuotantomalleja mietittäessä tulisi matkailutoimeen tuoda vahvempi businessajattelu, jolloin asetettuja panoksia verrattaisiin niiden tuotto-odotuksiin. Ylipäänsä matkailutoimiston päätöksenteossa tulee huomioida matkailuyritykset. Matkailutoimiston ja sen johtajan toivotaan ottavan vahvan roolin myös julkisuudessa: Tampereen matkailuelinkeinosta tulisi käydä enemmän julkista keskustelua. Johtajalta odotetaan rohkeutta, aktiivisuutta, henkilökohtaista profiilia ja karismaa. Matkailutoimiston toimintaa tulisi saada enemmän tehokkuutta. Arvion mukaan myös kaupungin sisällä eri toimijoiden välistä koordinointi tulisi lisätä ja toimintoja keskittää, koska liian monella taholla pohditaan samoja asioita. Esimerkiksi kaupungin yleinen tiedottaminen ja markkinointi, kulttuuri- ja museotoimen markkinointi sekä Tampere Tunnetuksi ry:n toiminnot ovat jossain määrin päällekkäisiä matkailutoimen toimintojen kanssa Määrällisten ja laadullisten resurssien arviointi Sidosryhmien edustajia pyydettiin arvioimaan matkailutoimiston nykyisiä määrällisiä resursseja eli henkilökuntamäärää ja budjettia sekä laadullisia resursseja eli osaamista. Kilpaileviin matkailukaupunkeihin, esimerkiksi Helsinki ja Turku, verrattuna nykyisiä määrällisiä resursseja pidettiin liian pieninä. Resursseihin nähden toimisto on toiminut erittäin hyvin. Vakituista henkilökuntaa saisi matkailutoimistossa olla enemmän, sillä usein vaihtuvat osa- ja/tai määräaikaiset henkilöt eivät tunne naapurikuntien tarjontaa riittävän hyvin. Lisäksi resursseja tulisi lisätä matkailutoimenjohtajalla, jolla olisi riittävästi mahdollisuuksia edustaa matkailuelinkeinoa myös kaupungin organisaation sisällä. Hallinnon osuus toimenpiteisiin verrattuna on nykyisellä toiminnalla liian suuri. Jokaisen toimijan tulisi pystyä saamaan aikaan myös tulorahoitusta omien kulujensa kattamiseksi.

10 10 Laadullisten resurssien arvioitiin olevan tasapainossa nykyisten toimintojen kanssa. Henkilökuntaa luonnehdittiin ammattitaitoiseksi ja joustavaksi, joka osaa tehdä töitä projektiluontoisesti. Yleisesti ottaen todettiin, että kaupunkiorganisaatioissa on tehostamisen tarvetta. Oikein käytettynä resursseista voisi saada enemmän irti Eri toimintojen nykyisten toimintamallien arviointi ja kehitysehdotukset Matkailumarkkinointi Tilanne nyt: Tampereen kaupungin matkailutarjonnan kotimaanmarkkinointi painottuu perhematkailuun ja kulttuurimatkailuun, joita markkinoidaan osallistumalla messuihin ja vastaaviin myyntitapahtumiin. Kongressimatkailun markkinointi on Tampere Convention Bureaun vastuulla. Käytännön esimerkkejä kotimaanmarkkinoinnin toimenpiteistä ovat Matka-messut, Suoma ry:n tuotetorit, kotimaan ryhmämatkailun myyntipäivät, ilmoittelu esim. LomaSuomessa ja Aplodi-lehdessä sekä esitetuotanto. Useaan näistä myydään yhteisosallistumista ja kustannukset jakaantuvat: matkailutoimisto noin 90 % ja elinkeino 10 %. Tampereen kaupungin panostus ulkomaan markkinointiin (mm. MEKin kampanjat) luo mahdollisuudet yksityiselle sektorille osallistua ulkomaille suuntautuvaan yhteismarkkinointiin. Esim. matkailutoimisto ostaa toimituksellista tilaa Suomi-esitteistä ja MEKin kampanjaesitteistä, osallistuu MEKin kampanjoihin kuten Yrityskokous Suomessa, Perhematkailukampanja, Etelä-Euroopan kampanja, Kesämatkailukampanja sekä markkinointikampanjat Japanissa ja Kiinassa. Matkailutoimisto maksaa The Thousand Lakes-hankkeessa kuntarahaa, jolla mahdollistetaan yritysten maksullinen osallistuminen markkinointipartneruuteen. Kehitysehdotukset: Haastateltavien mukaan kaupunki voisi olla selektiivisempi sen suhteen, missä yhteisissä markkinointiponnistuksissa ollaan mukana. Markkinoinnissa tulisi pyrkiä kaupan syntymiseen. Tällöin myös elinkeinon edustajien tulisi osallistua yhteisiin markkinointiponnistuksiin, koska kaupunkihan ei myy mitään. Kaupunki voisi antaa markkinoinnillisesti tukea ja osallistua yritysten myynti-iskuihin eri alueille ja eri segmenteille. Ulkomaanmarkkinointi tulee hoitaa yhteistyössä, joko seudullisesti, maakunnallisesti tai teemoittain valtakunnallisesti. Ulkomaanmarkkinointia, sen painotuksia ja tehtäväjakoa, tulisi arvioida suhteessa kärkituotestrategiaan. Tampere Convention Bureau hoitaa jo nykyisellään kongressien kansainvälisen markkinoinnin. Markkinoinnin kustannustehokkuuden arviointia voi lähestyä kahdesta eri näkökulmasta. Toisaalta tulee arvioida onko yritysrahoituksen keräämiseen käytetty aika hyödyllistä. Toisaalta muualla Suomessa on olemassa myös toimintamalleja, joissa kunkin toimenpiteen edellytyksenä on, että 50 % rahoituksesta tulee yrityksiltä tai muilta ulkopuolisilta toimijoilta.

11 11 Markkinoinnin koordinoinnissa kaupungilla on tärkeä rooli, myös sisäisesti. Kaupungin viestintä-, kulttuuri- ja matkailutoimen välillä tulee olla selkeä työnjako päällekkäisyyksien välttämiseksi. Markkinointiin tulisi saada uusia partnereita esimerkiksi liikenneyhtiöiden keskuudesta (VR & lentoyhtiöt) Esitetuotanto ja ilmoittelu Tilanne nyt: Yrityksille myydään toimituksellista ilmoitustilaa vuosittaisesta pääesitteestä. Noin 10 % esitteiden kustannusten rahoituksesta tulee yrityksiltä. Matkailutoimisto tuottaa keskustakarttaa, mutta laajemman alueen kartan toteuttamisen hoitaa yksityinen yritys myymällä ilmoitustilaa kartasta. Kaupungin matkailutoimiston ilmoittelu on pienempää kuin toimiston tekemä muu markkinointi. Ilmoittelu on yleismarkkinointia vaikkakin perhe- ja kulttuurimatkailupainotuksin ja niiden tuottein toteutettua. Kulttuurikohteet ja tapahtumat, perhematkailukohteet, majoitusliikkeet yms. palvelujen tuottajat hoitavat itsenäisesti omien palvelujensa ilmoittelun. Joidenkin tapahtumien yhdessä on myös kaupungin ilmoittelua. Kehitysehdotukset Periaatteessa pääesitteeseen ja sen tuottamisen toimintamalliin ollaan tyytyväisiä, mutta sen tarkoituksenmukaisuutta tulee arvioida kriittisesti. Ostokäyttäytymisen muuttuessa kuluttajat hakevat entistä enemmän tietoa Internetistä. Perinteiset esitteet ovat työläitä valmistaa ja päivittää. Esitteessäkin voisi olla tuotteet esillä, jolloin niiden tuottajien sitoutumisaste myös kasvaisi. Tämä ei saisi kuitenkaan tapahtua laadun kustannuksella. Kun esitteessä on myös tuotteita, päivittämistarve on tiheämpi kuin imagoesitteiden. Ilmoittelun osalta tulee kriittisesti arvioida mihin sillä pyritään ja löytyykö oikea kohderyhmä. Kaupunki ei myy mitään, joten ilmoittelulla pyritään lähinnä imagon parantamiseen. Ilmoittelu sopii paremmin yksityiselle sektorille, jotka mainostavat omia tuotteitaan ja tapahtumiaan Matkailijoiden neuvonta ja tietokantojen ylläpito Tilanne nyt: Kaupungin palveluksessa on kuusi matkailutiedottajaa kokoaikaisesti ja yksi tiedottaja on osa-aikaeläkkeellä. Kesällä on lisäksi kuusi henkilöä ja kahdeksan ns. helppiä. Eri tapahtumat ja kongressit (jos kansainvälisiä ja yli 500 osanottajaa) voivat tilata maksuttoman matkailuneuvojan tilaisuuden pitopaikalle.

12 12 Kaupunki ylläpitää matkailutarjonnan tietokantoja omilla nettisivuillaan, vastaa päivittämisestä sekä kieliversioista. Toimenpiteitä aiheuttavia Internet-yhteydenottoja vuositasolla on yli Kaupunki on myös virallinen MEKin ylläpitämän valtakunnallisen Promistietokannan tiedontuottaja. Kehittämisehdotukset Matkailijoiden neuvontapaikan sijaintia kommentoitiin muutamissa haastatteluissa. Pirkanhovi-taukopaikkaan voisi käyttää matkailuinfopisteenä omalla autollaan Tampereelle saapuville. Infopisteitä tulisi sijoittaa sinne, minne ihmiset menevät automaattisesti, esim. hotelleihin ja kohteisiin. Infopisteiden toimintamallien valinnassa on huomioitava myös tietotekniikan hyödyntäminen, joten kaikkien infopisteiden ei tarvitse olla miehitettyjä. Neuvontapalvelut koetaan ensisijaisesti kaupungin tuottamana perustoimintana. Neuvontapalvelut toimivat nykyisellään hyvin ja niitä on vaikea ulkoistaa, koska ne eivät välittömästi tuota tuloja. Neuvontapalveluiden ulkoistamista erilaisiin call centereihin ei suositella, koska neuvontapalveluiden tuottaminen edellyttää aina myös paikallistuntemusta. Kaupungin matkailutoimiston lisäksi Tampere Convention Bureaulla ja joillakin hotelliyrityksillä on omia tietokantojaan matkailupalveluista, joita ne hyödyntävät omassa toiminnassaan. Kaupungin rooli yhteisten tietokantojen ylläpidossa on tärkeä, koska se takaa tiedon luotettavuuden ja puolueettomuuden Opasvälitys Tilanne nyt: Matkailutoimisto on ainoa opaspalveluiden välittäjä Tampereella. Se hoitaa samalla myös freelance-oppaiden palkanmaksun, laskutuksen yms. toimenpiteet sekä osallistuu matkailuoppaiden peruskoulutukseen. Kehittämisehdotukset Periaatteessa opasvälityksestä voisivat vastata ensisijaisesti oppaat itse tai jokin muu organisaatio. Vaikka kaupungin mukanaolo ja oppaiden kouluttaminen takaa hinta/laatusuhteen, on suomalainen opastoiminta laadukasta ja oppaat hyvin koulutettuja. Samaan opasvälitykseen voisivat kuulua myös seutukunnan oppaat, jolloin saataisiin lisää volyymiä. Asiakkaiden, suomalaisten ja ulkomaisten ryhmien, näkökulmasta tulisi kuitenkin pyrkiä niin sanottuun yhden luukun periaatteeseen. Se organisaatio, joka suunnittelee, kehittää markkinoi ja myy opastettuja kierroksia, hoitaa myös asianmukaiset opaspalvelut.

13 Aktiivinen mukanaolo yhteistyöhankkeissa ja sidosryhmäyhteistyö Tilanne nyt: Matkailutoimisto osallistuu matkailuhankkeiden ohjausryhmätyöskentelyyn sekä on erilaisissa sidosryhmäyhteisöissä jäsenenä. Kehittämisehdotukset Matkailutoimistolla on vahva ja keskeinen rooli kehittämishankkeissa. Matkailutoimiston tulee kuitenkin valita vain merkittävimmät hankkeet, joissa se on mukana. Hankkeidenkin tulisi pyrkiä elinkeinon kehittämiseen siten, että niiden toimenpiteitä voidaan mitata. Esimerkkinä on The Thousands Lakes -hanke, jolla markkinoidaan Suomea ulkomailla. Erilaisia matkailun sidosryhmiä on runsaasti ja kaupunki on aktiivisesti osallistunut niiden toimintaan. Voidaan kuitenkin kysyä onko kaikilla sidosryhmillä merkittävä rooli Tutkimukset ja tilastointi Tilanne nyt: Tutkimukset ja tilastointi suoritetaan ostopalveluina Tilastokeskukselta, tapauskohtaisesti tutkimuslaitoksilta sekä oppilaitosyhteistyön muodossa. Matkailutoimisto ylläpitää tilastoja Tampereen käyntikohteiden kävijämääristä sekä matkailutoimiston palvelukerroista. Kehittämisehdotukset Kaikkien kehittämis- ja markkinoinnin toimenpiteiden vaikutuksia tulee mitata, esim. kehityssuunnan seuraamista varten. Toiminta palvelee yrityskenttää ja jonkun puolueettoman toimijanon pidettävä yllä tilastointijärjestelmää ja tehtävä tutkimuksia Myynti- ja välitystoiminta (ryhmät, incoming) ja tuotekehitys Tilanne nyt: Kaupunki ei harjoita myyntitoimintaa, mutta se on mukana myyntitilaisuuksissa. Matkailutoimisto avustaa paketoinnissa ohjelmaehdotustasolla asti. Myyntitoiminnalla tarkoitetaan matkailutuotteiden myyntiä esim. suomalaisille tai ulkomaisille matkailijaryhmille. Tuotteilla tarkoitetaan vähintään kahden eri tuottajan yksittäisten palvelujen yhdistelmää. Kehittämisehdotukset: Julkinen matkailutoimi ei voi kilpailla yksityisen sektorin kanssa, joten matkailupalveluiden myynti ei kuulu kaupungille. Matkailutoimistossa voisi tosin olla lippupiste tai vastaava, josta voisi keskitetysti ostaa pääsylippuja Tampereen kohteisiin. Asiakaslähtöisesti myynti tulisi järjestää keskitetysti siten, että yhdestä paikasta voi ostaa tuotekokonaisuuden. Myyjällä tulisi olla myös ns. omaa tuotantoa, koska komissioperusteinen kaupankäynti ei kannata. Riittävän tuotemäärän ja sen mukanaan tuoman taloudellisen volyymin vuoksi myyntitoiminnan tulisi kattaa laajempi alue kuin kaupunki. Myyntitoiminta kulkee käsikädessä tuotekehitys- ja markkinointitoiminnan kanssa.

14 14 Myyntitoimintaa voi harjoittaa periaatteessa mikä tahansa matkatoimisto-oikeudet omaava yritys. Se voisi olla jo nyt Tampereella toimiva ja asemansa vakiinnuttanut yritys tai uusi ulkopuolinen toimija. Koska kaupungista ja koko maakunnasta puuttuu kuvattu toimija ja sen tarve on todettu pikaiseksi ja suureksi, tulee asia ratkaista. Myyntitoiminnan toimintamalleja mietittäessä tulee huomioida mm., että hotelleilla on omat valtakunnalliset ja kansainväliset myyntikanavansa. Hotelli voi toimia myyjänä esimerkiksi yksinkertaisissa perhe-, kokous- tai kulttuurimatkailupaketeissa. Tampereella sijaitsevat PCO:t (Professional Congress Organiser) vastaavat kongressimatkailuun liittyvistä myyntitoiminnoista. Yksityisillä incoming-toimistolla on osaamista ja verkostoja, joita voitaisiin hyödyntää esimerkiksi ostopalvelusopimuksilla. Jos kilpailutilannetta ei haluta muuttaa, tulisi myyntitoiminta organisoida palvelemaan kotimaista ja ulkomaista ryhmämyyntiä. Tuotekehityksen lähtökohtana tulee olla kysyntälähtöisyys. Aluetasolla tuotekehitystä voidaan hoitaa hankkeiden kautta, mutta silloinkin on varmistettava, että tuotteille löytyy ostajat. Tuotekehittäjän valinnassa tulee huomioida kärkituotestrategia. Tampere Convention Bureau voisi hoitaa kaiken kokous-, kongressi-, liike- ja messumatkoihin liittyvän tuotekehityksen. Yksittäisille matkailijoille suunnatut kulttuuri- ja perhematkailupalvelut syntyvät puolestaan majoittajien ja kohteiden yhteistyönä. Koti- ja ulkomaalaisille ryhmille suunnattujen tuotteiden kehittäjän rooli tulee määritellä. Luontevimmin rooli sopii samalla organisaatiolle, joka vastaa kyseessä olevan tuotteen myymisestäkin. Ennusteiden mukaan myös matkailupalveluiden verkkokauppa yleistyy. Markkinoilla on useita sovelluksia matkailupalveluiden sähköisistä myyntikanavista. Myös elinkeino odottaa suurta tuottoa investoinneistaan sähköiseen liiketoimintaan. Matkailutoimiston toimintamallia ajatellen kaupungin matkailusivuilla tulisi olla linkki yritysten omille varaussivuille tai tuotekokonaisuuksien osalta ison valtakunnallisen toimijan varauskanavaan Matkailun kehittäminen Tilanne nyt Matkailun kehittämiseen erikoistunut osakeyhtiömuotoinen yritys on lopettanut toimintansa vuonna Kehittämistoiminta Viimeksi kokeiltu malli ei toiminut käytännössä, koska taloudellinen ja toiminnallinen tulos eivät vastanneet odotuksia. Kehittämistoimintaa kuitenkin tarvitaan, koska saavutettu tila ei koskaan ole pysyvä. Kaikkien eri palvelusektorien tulee olla samassa, hyvässä kunnossa ja niitä tulee kehittää tasavertaisesti. Kehittämiseen tulee varata riittävästi resursseja, ja tietotaito ja taloudelliset resurssit tulee saattaa yhteen. Tampereen kaupungin elinkeinotoimen rooli on oltava vahva kehittämisessä, mutta kuitenkin niin, että se on linjassa muuhun elinkeinotoimintaan. Kehittämistyössä tulee hyödyntää olemassa olevia resursseja. Substanssipuolen kehittäjän rooli voi olla matkailutoimistolla ja yleisen tason yritys- tai yrittäjyysneuvonta siitä vastaavalla julkisella organisaatiolla, toiminnassa tulee kuitenkin välttää päällekkäisyyksiä.

15 15 Kokous- ja kongressimatkailun osaamiskeskusohjelmasta voisi syntyä malleja myös muillekin matkailun sektoreille. Osaamiskeskusohjemassa yritykset ovat aktiivisesti mukana kehitystyössä ja sen suunnittelussa Yhteenveto sidosryhmähaastatteluista Tiivistettynä sidosryhmä haastattelujen tulokset voidaan esittää seuraavasti. Matkailutoimistolle vahvempi rooli, lisää näkyvyyttä ja joustavuutta päätöksentekoon Puolueetonta koordinaattoria, joka luo edellytyksiä sille, että matkailijat ja yritykset kohtaavat, tarvitaan Strategian toteuttaminen on yksi tärkeimmistä tehtävistä Business- ajattelua päätöksentekoon Toimintojen alueellinen laajuus pitää ratkaista tapauskohtaisesti Myynti ja tuotekehitys maakuntatasolla tai vielä suurempana Mitä laajempi toiminta-alue sitä haastavampaa on päätöksenteko

16 16 3. Yrityskysely Selvityksen yhteydessä suoritettiin yrityskysely, jotta myös yrityskentän mielipide vaihtoehtoisista tuotantotavoista ja toimintamalleista saatiin kerättyä sekä sen sitoutumisaste mahdolliseen yhteistyöhön mitattua. Yrityksiä pyydettiin arvioimaan myös Tampereen kaupungin matkailutoimen nykyisen toiminnan tarpeellisuutta ja hyödyllisyyttä. Kysely suoritettiin sähköpostikyselynä, joka sisälsi sekä asteikolla mitattavia kysymyksiä että avoimia kysymyksiä. Kyselyn otoksen muodostivat Tampereen kaupungin matkailutoimen yhteistyötahot Arvio palvelujen ja toimintojen hyödyllisyydestä ja tarpeellisuudesta Vastaajia pyydettiin arvioimaan matkailutoimiston nykyisten palvelujen ja toimintojen tarpeellisuutta ja hyödyllisyyttä asteikolla yhdestä neljään, jossa arvosana 4 merkitsi erittäin tarpeellista/hyödyllistä ja 1 ei ollenkaan tarpeellista/hyödyllistä palvelua. Matkailutoimiston tarpeellisimpina/ hyödyllisimpinä palveluina pidettiin kotimaan markkinointia ja matkailijoiden henkilökohtaista neuvontaa, jotka olivat saaneet eniten erittäin tarpeellinen - mainintoja. Vain vähän tai ei ollenkaan tarpeellisena toimintona oli eniten kannatusta saanut ilmoittelu, ohjelmien suunnittelu eri ryhmille sekä opastoiminnan kehittäminen ja välitys. Ulkomaan matkailumarkkinointi oli saanut opastoiminnan kehittämisen ja välittämisen ohella eniten ei ollenkaan tarpeellinen/hyödyllinen mainintoja. erittäin tarpeellinen tarpeellinen vain vähän tarpeellinen ei ollenkaan tarpeellinen Matkailumarkkinointi kotimaassa (ka: 3,7) 78 % 17 % 0 % 4% Matkailijoiden henkilökohtainen neuvonta (ka: 3,7) 70% 30% 0% 0% Tietokantojen ylläpito (esim. nettisivut) (ka: 3,6) 65 % 26 % 9 % 0% Matkailumarkkinointi ulkomailla (ka: 3,3) 61 % 17 % 9 % 13 % Matkailijoiden sähköinen neuvonta (ka: 3,5) 61 % 30 % 9 % 0% Matkailun kehittäminen (ka: 3,5) 61% 30% 9% 0% Esitetuotanto (ka: 3,3) 44 % 48 % 9 % 0% Tutkimukset ja tilastointi (ka: 3,1) 35 % 48 % 13 % 4 % Opastoiminannan kehittäminen ja välitys (ka: 2,9) 26 % 44 % 26 % 4% Ilmoittelu (ka: 2,8) 23 % 41 % 32 % 5 % Ohjelmien suunnittelu eri ryhmille (ka: 2,7) 17 % 44 % 26 % 13 %

17 17 Vastaajilla oli mahdollisuus nimetä myös muita palveluita ja toimintoja, jotka he kokivat oman toimintansa kannalta tärkeinä. Näitä olivat: Matkailuyritysten yhteistyön koordinointi Ulkomaisten ja kotimaisten matkanjärjestäjien kontaktien aktiivinen hoitaminen Seutuyhteistyön johtaminen Kaupunkiseudun matkailupalveluiden koordinointi Profiloidun ryhmämatkanjärjestäjäverkoston rakentaminen ja ylläpito yritysten käyttöön Vastaajien pyydettiin arvioimaan samalla asteikolla myös sellaisia toimintoja ja palveluja, joita kaupunki ei tällä hetkellä toteuta. Vastaajien mielestä matkailupalveluiden tuotekehitystä sekä myynti- ja välitystoimintaa pidettiin tarpeellisimpina. Ei ollenkaan tarpeellinen arvioita tuli selvästi enemmän verrattuna nykyisiin toimintoihin ja palveluihin. erittäin tarpeellinen tarpeellinen vain vähän tarpeellinen ei ollenkaan tarpeellinen Matkailupalveluiden tuotekehitys (ka: 3,1) 50% 27% 9% 14% Myynti- ja välitystoiminta (ryhmät, incoming) (ka: 3,1) 48% 30% 9% 13 % Matkailupalveluiden paketointi (ka: 3,0) 35% 44% 4% 17% Sähköinen matkailupalveluiden myynti ja välitys (ka: 2,8) 30 % 39 % 13 % 17 % 3.2. Arvio nykyisistä toimintatavoista ja tuotantomalleista Vastaajat arvioivat erikseen nykyisten toimintojen ja tuotantotapojen tarkoituksenmukaisuutta. Kotimaan matkailumarkkinoinnin ja esitetuotannon nykyiset toimintamallit koettiin kaikkein toimivimmiksi. Vähiten tarkoituksen mukaisena pidettiin ohjelmien suunnittelua eri ryhmille sekä ilmoittelua. Eniten huomiota sen sijaan kaipaisi opastoiminnan kehittäminen ja välittäminen kyllä ei EOS Matkailumarkkinointi kotimaassa Esitetuotanto Tietokantojen ylläpito (esim. nettisivut) Matkailijoiden henkilökohtainen neuvonta 91 % 9 % 87 % 13 % 87 % 9 % 83 % 9 % 0% 0% 4% 9% Tutkimukset ja tilastointi Matkailijoiden sähköinen neuvonta Matkailumarkkinointi ulkomailla Opastoiminannan kehittäminen ja välitys Matkailun kehittäminen Ohjelmien suunnittelu eri ryhmille Ilmoittelu 74 % 4 % 22 % 70 % 4 % 26 % 61 % 17 % 22 % 61 % 22 % 17 % 61 % 17 % 22 % 48 % 17 % 35 % 39 % 17 % 44 %

18 18 Vastaajia pyydettiin ottamaan kantaa väittämiin, joilla pyrittiin kuvaamaan matkailutoimiston nykyistä toimintaa yleisellä tasolla. Kaikki kysymykseen vastanneet pitivät matkailutoimiston henkilökuntaa osaavana ja 90 % vastaajista oli myös sitä mieltä, että toimistossa tehdään oikeita asioita. Matkailutoimiston rahallisia resursseja ei pidetä tarpeellisina ja henkilökunnan määrän riittävyyden suhteen mielipiteet jakaantuivat, siten että 60 % vastaajista piti henkilökuntamäärää nykyisiin tehtäviin verrattuna riittävänä. Suurin osa vastanneista yrityksistä sijaitsi Tampereella tai kaupunkiseudulla. Tästä syystä matkailutoimiston roolia maakunnallisena toimijana ei nähty tärkeänä. Matkailutoimiston rooli kehittäjänä nähtiin voimakkaampana kuin myyjänä tai paketoijana. Matkailutoimiston henkilökunta on osaavaa Matkailutoimistossa tehdään oikeita asioita Matkailutoimiston tulisi olla kaupungin matkailupalveluiden kehittäjä Matkailutoimisto palvelee myös matkailuyrityksiä Matkailutoimiston tulisi olla kaupungin matkailupalveluiden paketoija Matkailutoimiston tulisi olla kaupungin matkailupalveluiden myyjä Matkailutoimiston tulisi olla kaupunkiseudun matkailupalveluiden kehittäjä Matkailutoimiston tulisi olla kaupunkiseudun matkailupalveluiden paketoija Matkailutoimistossa on riittävästi henkilökuntaa Matkailutoimiston tulisi olla kaupunkiseudun matkailupalveluiden myyjä Matkailutoimiston tulisi olla maakunnallinen matkailupalveluiden kehittäjä Matkailutoimiston tulisi olla maakunnallinen matkailupalveluiden paketoija Matkailutoimiston tulisi olla maakunnallinen matkailupalveluiden myyjä Matkailutoimiston rahalliset resurssit ovat riittävät kyllä ei 100 % 0% 90 % 10 % 87 % 13 % 85 % 15 % 82 % 18 % 73 % 27 % 73 % 27 % 67 % 33 % 59 % 41 % 52 % 48 % 48 % 52 % 41 % 59 % 36 % 64 % 21 % 79 % 3.3. Arvio yritysten sitoutumisasteesta Yrityksiä pyydettiin arvioimaan, olisivatko he itse valmiita osallistumaan rahallisesti palveluiden tuottamiseen. Kysymys oli asetettu lähtökohtaisesti siten, että vaihtoehtomahdollisuutena oli pelkästään rahallinen yhteistyö eri aluetasolla tai pelkästään yrityksen omin voimin. Vastanneiden oli pakko priorisoida toiminnan alueellinen laajuus. Keskimäärin noin puolet vastanneista olisi valmiita osallistumaan rahallisesti toimenpiteisiin kaupungin kanssa. Seudulliseen yhteistyöhön osallistuisi 27 % ja maakunnalliseen yhteistyöhön keskimäärin 20 % vastanneista. Opastoiminnan kehittämisen ja välityksen osalta tuli eniten mainintoja, että se ei kuulu kaupungille ollenkaan. Sama kysymys esitettiin myös kaupungille nyt kuulumattomien tehtävien (myynti/välitys, paketointi ja tuotekehitys) osalta. Vastausten jakauma oli samanlainen.

19 19 Toisessa vaiheessa yrityksiltä kysyttiin mahdollisen rahallisen panostuksen määrää vuosittain viiden vuoden ajan, mikäli he olisivat valmiita osallistumaan. Keskimäärin joka viides vastannut yritys olisi valmis osallistumaan rahallisesti toimenpiteiden rahoitukseen. Eniten ja useimmiten oltaisiin valmiita panostamaan kotimaan matkailumarkkinointiin sekä esitetuotantoon. Vähiten ja harvimmin oltaisiin valmiita panostamaan matkailijoiden henkilökohtaiseen ja sähköiseen neuvontaan sekä opastoiminnan kehittämiseen ja välitykseen. Useat vastaajat ilmoittivat, että nykyisin käytetty summa (moodi 1 = 5000,-) on lähes maksimisumma, jonka voisivat panostaa tulevaisuudessakin. - UROJA %:IA VASTAAJISTA Matkailumarkkinointi kotimaassa Esitetuotanto Ohjelmien suunnittelu eri ryhmille Matkailumarkkinointi ulkomailla Ilmoittelu % 35 % 22 % 30 % 17 % Matkailun kehittäminen Tietokantojen ylläpito (esim. nettisivut) % % Tutkimukset ja tilastointi % Matkailijoiden henkilökohtainen neuvonta Matkailijoiden sähköinen neuvonta % % Opastoiminannan kehittäminen ja välitys % YHTEENSÄ KESKIMÄÄRIN % 1 Useimmiten esiintynyt arvo

20 Yritysten esitykset matkailun ja matkailuelinkeinon kehittämistoimenpiteistä Vastaajia pyydettiin kommentoimaan avoimella kysymyksellä sitä miten matkailun ja matkailuelinkeinon kehittäminen tulisi järjestää. Vastanneista yrityksistä 16 kappaletta oli kommentoinut kysymystä, mutta vastaukset edustavat yksittäisten yritysten mielipiteitä eikä niistä voida tehdä yhtenäisiä johtopäätöksiä. Tähän raporttiin on koottu joitain keskeisiä kommentteja. Kaikki uskottava kehittäminen edellyttää varauksetonta omaa (taloudellista) intressiä. Sama pätee myös erilaisiin yhteistyö kuvioihin. Oman edun selkeä tunnistaminen on riittävän taloudellisten resurssien ja ponnistelun panostamisen ehto. Hyvä toimintamalli olisi sellainen, jossa Tampereen kaupungin matkailutoimi keskittyy lähinnä omaan kenttäänsä: kaupungin matkailutoimen hoitamiseen, mutta osassa toimenpiteistä otettaisiin maakunnallinen aspekti huomioon. Muutamille maakunnan laadukkaille toimijoille tarjottaisiin mahdollisuutta tulla mukaan entistä useampiin Tampere vetoisiin kampanjoihin, sen laatimiin markkinointivälineisiin, ja kaupunki toimisi myös pääneuvottelijana myyntikanavien järjestämisessä. Pirkanmaalla ei ole keskitettyä myyntiorganisaatiota ja uskon, ettei sellaiselle löydy maksajia. Tampereen kaupunkiseudun oma organisaatio, joka toimii vain kärkihankkeiden kanssa. Alkuun yhteisvetoisesti jatkossa yrittäjävetoisesti. Kehittää nykyistä mallia. Lisävaltuuksia nykyiselle matkailutoimelle ja lisää varoja. Se tuottaa kaikille pitkällä tähtäimellä parhaan, mahdollisen lopputuloksen. Mallia, jossa matkailun asiakaspalvelun takaa löytyisi ammattimainen organisaatio, joka tarjoaa palveluitaan, ammattimainen markkinointikoneisto kokous- ja konferenssimatkailun, tapahtumamarkkinoinnin ja matkailupakettien kokoamisen alalta. Ihan sama kunhan on toimiva rajapinta kaupungin ja yritysten väliselle toiminnalle. Tampereen kaupungin matkailutoimiston peruspalvelutehtävät kuten nykyisinkin sekä seudullinen toimintaosio erikseen täsmentyvällä tavalla. Kehittämistoiminta tulisi tehdä yhteistyössä olemassa olevan toimijan kanssa. Monessa tapauksessa usean maakunnan yhteisenä. Tarvitaan sekä kaupunki- että yritysvetoista toimintaa Tampereen kaupungin matkailutoimiston tulisi keskittyä Tampereen asioihin. Jokin muu organisaatio voisi ottaa maakunnallisen yhteensovittajan roolin. Opasvälittämiseen voitaisiin hankkia olemassa oleva yritys asiaa hoitamaan tai aktivoida joku muuten jo olemassa oleva aktiivinen henkilö perustamaan sitä varten oman pienen toimiston. Tampereen matkailutoimen rooli olisi koko maakunnan matkailun suunnannäyttäjänä ja kehittäjänä yhteistyössä olemassa olevien toimijoiden kanssa. Uutta organisaatiota ei kannata perustaa. Myynti- & paketointitoiminta kuuluu varsinaisille yrityksille ja matkailuorganisaatioille. Myynti pitää järjestää yritysvetoisesti, erilaiset yhteismarkkinoinnit ja yleisinfot osittain tuettuna palveluna. 1) kaupungin markkinointia hoitava yksikkö, 2) koko maakunnan paketointi- ja myyntityön hoitavan kaupallinen yksikkö ja 3) maakunnan matkailun kehittämistyötä hoitava yksikkö. Nämä kaikki voivat olla saman julkisesti tuetun yrityksen sisällä, mutta eriteltyinä eri osastoille. Osa toiminnasta on puhtaasti kaupallista ja myyntiin tähtäävää ja osa yleishyödyllistä markkinointi- ja kehitystyötä.

21 21 4. Vertailukohteet Vertailukohteiksi on valittu Turku TouRing, Kuopion Matkailupalvelu Oy, Oulun kaupungin matkailupalvelut, Etelä-Pohjanmaan Matkailu Oy ja Levin Matkailupalvelut Turku TouRing Turku TouRing on koko maakunnan kattava alueellinen matkailun markkinointi- ja myyntiorganisaatio. Myyntiä ja yhteismarkkinoinnin projekteja hoitamaan on perustettu yhdessä matkailualan yritysten kanssa osakeyhtiö, jonka nimeksi on otettu Turku TouRing Oy. Osakeyhtiö toimii juridisesti erillään Turku TouRing -alueorganisaatiosta, mutta käytännössä kiinteässä yhteistyössä, ollen sen kaupallisia toimintoja hoitava osa. Turku TouRingin johdossa toimii matkailujohtaja, joka vastaa matkailutoimen johdosta ja kehittämisestä alueellisena organisaationa. Matkailujohtajan tehtävänä ovat budjetointi ja talousseuranta, liiketoiminnan kehittäminen, sidosryhmäyhteistyö, kunta-, alue- ja kansainvälinen yhteistyö, yhteydenpito tiedotusvälineisiin sekä markkinointi. Matkailujohtaja toimii myös Oy:n toimitusjohtajana oman toimensa ohella. Keskeinen toiminta alueorganisaation sisällä jakautuu tuotevastaaville, jotka kukin vastaavat oman vastuualueensa tuotehausta ja tuotteistamisesta, yrittäjäyhteistyöstä ja verkostoyhteistyöstä yrittäjien, kuntien ja mm. MEKin välillä. Lisäksi tuotevastaavat huolehtivat oman vastuualueensa markkinoinnista, tietokannoista, myynnin seurannasta, analysoinnista ja raportoinnista, osallistuvat oman vastuualueensa koulutukseen, kouluttavat alueen yrittäjiä ja vastaavat kielialueittain ulkomaanmarkkinoinnista ja matkailun kansainvälisistä yhteistyöprojekteista. Tuotevastaavien tehtäviä ei ole tarkoitus määritellä yksityiskohtaisesti johto- tai toimintasäännöissä, vaan suorittaa tehtäväjako organisaation sisällä. Tuotevastaavien vastuualuejako on suunniteltu seuraavaksi: kokous- ja kongressimatkailun tuotevastaava kaupunki-, kulttuuri- ja perhematkailun tuotevastaava saaristomatkailun tuotevastaava leirintä-, nuoriso ja venematkailun tuotevastaava luontomatkailun tuotevastaava maaseutumatkailun tuotevastaava Matkailun tietojärjestelmien ja ohjelmasovellusten kehittämisestä ja alan alueellisesta ja kansainvälisestä yhteistyöstä sekä Turku TouRingin verkkosivuista vastaa tietokantavastaava. Matkailuneuvonta- ja palvelutoimiston toimintojen esimiehenä toimii asiakaspalvelupäällikkö ja neuvonta- ja myyntityössä on kausivaihteluihin sopeutettu tarpeellinen määrä henkilöstöä matkailuneuvojan tehtäviin. Muuta henkilöstöä ovat matkailutiedottajat, toimistonhoitaja, toimistosihteeri ja varastonhoitaja. Organisaatiossa on noin 23 henkilöä töissä ja he jakaantuvat tehtävittäin seuraavasti. Turku Convention Bureau: 2 henkilöä Matkailuneuvonta: 4 henkilöä Tuotepäälliköt: 2 henkilöä Projekteissa: 3 henkilöä Toimistohenkilöitä: 3 henkilöä Ryhmämyynti ja opasvaraukset: 4 henkilöä Muut: 5 henkilöä (johtaja, markkinointipäällikkö, tiedostohallintapäällikkö, matkailutiedottaja, matkailusuunnittelija

22 22 Turku TouRingin vuosibudjetti on noin 3 miljoonaa euroa. Kokonaisbudjetista noin 1,5 miljoonaa euroa katetaan oman myynnin ja välitystoiminnan tuotoilla, 1,5 miljoonaa. rahoittaa Turku, ja noin euroa Varsinais-Suomen muut kunnat. Organisaation päätehtävät ovat: Matkailuelinkeinon yhteismarkkinoinnin toteuttajana ja incoming-toimistona toimiminen.. Lähtökohtaisesti tehdään vain sitä mitä elinkeino haluaa (jonka lisäksi hoidetaan Turun kunnallinen matkailuneuvonta). Konkreettisesti Turku TouRingin tehtäviä ovat myynti ja välitys, markkinoinnin koordinointi (tuotekehitys ja markkinointi), maakunnallinen matkailun kehitys ja perinteinen matkailuinfon jakaminen. Yhtiö myy koko Turun tarjonnan (myös hotellit & Lomarenkaan mökit myydään yhtiön kautta, Turku Card, saaristoristeilyliput, paketoituja matkatuotteita, auton & polkupyörän vuokraukset jne). Turku TouRing on valittu antamaan Varsinais-Suomen liitolle asiantuntijalausunto kaikista matkailualaan liittyvistä tukihakemuksista joilla haetaan maakunnan kehittämisrahaa tai EUrahoitteista tukea (Maakunnallinen matkailun substanssiosaaja). Toiminnan tavoitteena on Matkailun yritystoiminnan tukeminen! Julkisen ja yksityisen sektorin saumaton yhteistyö matkailun edistämisessä. Turku TouRing koordinoi sitä, mitä elinkeino katsoo tarpeelliseksi. Turku TouRing ei myy itseään eikä paranna Turun/Varsinais-Suomen mainetta sinänsä vaan yrittää myydä oikeiden yritysten oikeita tuotteita. Organisaatio välttää kilpailutilanteen syntymistä elinkeinon kanssa, mutta on nimenomaan sitä tukeva organisaatio. Mitä erityisen hyvää Turku TouRingin toimintamallissa on: 1) Erittäin tiivis yhteistyö elinkeinon kanssa 2) TT on nettotulosyksikkö (vuoden lopussa käyttämättä jääneitä varoja ei palauteta kaupungin kassaan) 3) Päätäntävalta hankinnoista on suuri. Ilmoitusvelvollisuus yli hankinnoista. (=yksikön päälliköllä on kaupunginkanslian osastopäällikön tehtävät ja ratkaisuvalta)

23 Kuopion Matkailupalvelu Oy Kuopion matkailupalvelu on Kuopion kaupungin kokonaan omistama matkailun kehittämisyhtiö. Yhtiön päätoimialana on Kuopion alueen matkailuelinkeinon strateginen kehittäminen verkottuneena sidosryhmien kanssa. Strategisen kehittämistyön lisäksi Kuopion Matkailupalvelu Oy voi myös itsenäisenä yhtiönä harjoittaa ja tuotekehittää osittain rajoitettua liiketoimintaa, mutta se pyrkii liiketoimissaan välttämään niitä kaupallisia toimintamuotoja, joita yksityisten elinkeinonharjoittajien katsotaan jo voivan menestyksellisesti harjoittaa. Kuopion Matkailupalvelu Oy:n tehtävänä on myöskin edunvalvonta, tilastointi, seurannan ja tutkimuksen järjestäminen sekä asiantuntija-avun antaminen eri hanke-, selvitys- tms. työryhmissä. Lisäksi yhtiö antaa lausuntoja matkailua koskevista asioista. Se tekee ja toimeenpanee niitä matkailuun ja matkailuelinkeinoon liittyviä toimenpiteitä puolueettomana organisaationa, joita mikään muu taho ei tee. Toimintaa ohjaa matkailustrategia. Tutkimukset ja laatujärjestelmä ohjaavat myös toimintaa. Kuopion Matkailupalvelun vuosibudjetti on noin 1,882 miljoonaa euroa. Ostopalvelusopimuksen kautta saadaan noin 1 miljoonaa euroa, liiketoiminnan muista tuotoista euroa ja liiketoiminnasta euroa. Kuluista suurimpia ovat henkilöstökuluja n euroa, vuokrat ja markkinointikulut euroa. Kuopion Matkailupalvelussa organisaatio on jaettu hallintoon ja markkinointiin. Lisäksi organisaatioon kuuluvat Congress Kuopio, Savon Matkailu, Kuopio-info sekä Matkailukeskus Rauhalahti. Hallintoyksikkö laatii vuosittain Kuopion kaupungin ja Kuopion Matkailupalvelu Oy:n välisen matkailutoimeksiantojen ostopalvelusopimuksen sekä valvoo ostopalvelusopimuksen toteuttamista ja sitä kautta matkailun kehittämiseen osoitettujen varojen käyttöä. Hallintoyksikkö voi ottaa joskus tapauskohtaisesti hallinnointivastuun lyhytaikaisista projekteista, hankkeista tai toimenpiteistä, jotka ovat lähellä yhtiön omaa toimintaa, mutta ei varsinaisesti kuulu pysyvästi oman toiminnan piiriin. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön yleisestä (taloudellinen, hallinnollinen, toiminnallinen) johtamisesta, yhteydenpidosta pääsidosryhmiin ja omistajaan, strategian (sisäinen ja ulkoinen) ohjauksesta ja käytännön linjauksesta, uusien matkailupalvelujen tuotekehityksestä ja muista (erityis-)tehtävistä. Hallintoyksikössä työskentelevät myös talouspäällikkö ja taloussihteeri. Kuopion Matkailupalvelu Oy:n markkinointiyksikön tehtävänä on Kuopion kaupungin matkailullisesta imago- ja kehysmarkkinoinnista huolehtiminen Suomessa ja ulkomailla. Se toteuttaa yhdessä Kuopion kaupungin, matkailuelinkeinon ja muiden sidosryhmiensä kanssa yhteismarkkinointitoimenpiteitä markkinointisuunnitelmiensa puitteissa ja pääsääntöisesti kustannusjakoperiaatteella. Markkinointiyksikön erityistehtäviä ovat mm: yhteydenpito ammattimaiseen matkanjärjestäjä- ja mediakenttään sekä matkailualan muihin yhteistyöja sidosryhmiin. Markkinointisuunnitelmat sekä niiden työstäminen tehdään tiimityönä yhdessä elinkeinon kanssa. Toimihenkilöitä on kaksi; markkinointipäällikkö ja markkinointisihteeri.

24 24 Kongressiyksikkö Congress Kuopion tehtävänä on kannustaa ensisijaisesti kuopiolaisia ja seudullisia tahoja hakemaan ja järjestämään oman alansa kokouksia, koulutustilaisuuksia, kongresseja ja muita tapahtumia. Se tarjoaa järjestäjille kongressitoimiston ja muiden kokous- ja kongressitoimijoiden palveluja kustannusvastaavuusperiaatteella. Congress Kuopio team on yhteistyö-/koordinointielin, johon kuuluvat kokous-/kongressi-hotellit, Musiikkikeskus, matkailupalvelujen myyntiyhtiökanavat, ohjelmapalveluyritykset, Kuopio-halli, Kanresta Oy sekä Kuopion Matkailupalvelu Oy. Congress Kuopio team mm. suunnittelee ja toteuttaa yhteisiä markkinointi- ja myynninedistämistoimenpiteitä sekä kehittää sähköistä markkinointia. Kansainvälistä kongressimarkkinointia hoidetaan pääsääntöisesti Finland Convention Bureaun kanssa. Toimihenkilöitä on kolme; myyntipäällikkö, toimistopäällikkö, kokous- ja kongressisihteeri. Kuopio-Infon tärkeimpänä tehtävänä on matkailuneuvonnan ja asiakaspalvelun lisäksi vastata matkailun Internetsivustojen tekemisestä, kehittämisestä ja niiden reaaliaikaisuudesta useampina kieliversioina. Samalla yksikkö vastaa Kuopion alueen tärkeimpien matkailutietojen ylläpitämisestä ja linkityksistä muiden matkailutoimijoiden vastaavilla sivuilla ja tiedostoissa. Edelleen Kuopio-Infon vastuualueeseen kuuluu tärkeimpien matkailutilastojen kerääminen, koostaminen ja jakelu sekä alueen matkailutapahtumakalenterin ylläpito ja sen linkitys sidosryhmäketjuun. Asiakaspalvelu käsittää myös ns. pienmatkailuvälityksen harjoittamisen tiskiasiakkaille sekä opasvälityksen. Kuopio-Info hoitaa keskitetysti ryhmämyynnin yhteistyössä elinkeinon ja matkanjärjestäjien kanssa, sitä aikaisemmin hoitaneen osakeyhtiön supistaessa toimintojaan. Kuopio-Infossa työskentelee neljä virkailijaa: asiakkuuspäällikkö, kaksi matkailutiedottajaa ja yksi toimistoapulainen. Kesäaikana toimipistettä vahvistetaan 1-2 matkailuneuvojalla ja kahdeksan kaupunkia ja matkailullisesti tärkeimpiä kohteita kiertävällä kesäturistineuvojalla. Kuopion alueen matkailun alueorganisaatio Savon Matkailu huolehtii ja vastaa alueen 14 kunnan ja kuntien alueella olevien matkailuyritysten keskitetystä kehysmarkkinoinnista sekä jälleenmyyntiporrasta tukevasta tuotekehitystoiminnasta yhteistyössä Kuopion Matkailupalvelu Oy:n kanssa. Toiminnan perusta ja yhteistyön juridinen muoto perustuu keskinäiseen ostopalvelusopimukseen. Peruslähtökohtana on ajatusmalli toiminnallisesta kustannusvastaavuudesta, missä elinkeinon ja Kuopion Matkailupalvelu Oy:n sekä Savon Matkailun sijoitukset tarpeellisiksi katsottuihin markkinoinnillisiin yhteistoimenpiteisiin ovat selkeästi määritellyt ja sopimusosapuolet ovat sitoutuneet vastaamaan omilla osuuksillaan aiheutuvista kuluista. Savon Matkailun talousarvio vuodelle 2004 on euroa, josta kuntien markkinointimaksuosuus on euroa ja Kuopion Matkailupalvelu Oy:n toimintaosuusmaksu euroa. Savon Matkailun käytännön työskentelyä ja toimintaa ohjaa kuntien ohjaustyöryhmä. Toimihenkilöitä ovat aluepäällikkö ja tuotekehityspäällikkö. Kuopion mallissa on hyvää mm. vapaus, itsenäisyys, nykyaikaisuus, sen kaupallinen ja ammattimainen ulospäin suuntautuvuus, luotettava omistuspohja, mutta ei liian laaja. Asiakkaille se on puolueeton kehittäjä, kumppani ja edunvalvoja, jonka kaikki hyväksyvät. Mallia pitäisi vielä kehittää siten, että alayksiköiden yhteistyö olisi saumatonta ja yhteistoiminta kyvykästä. Hallituksen jäsenten tulisi osallistua yhtiön kehittämiseen ja se vaatii ammattimaista otetta ja oikeanlaista taustaa. Elinkeino pitäisi saada vielä paremmin sitoutumaan kehitysyhteistyöhön ja yhteismarkkinointipanostuksiin.