Näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvät asiakirjat ja niiden säilyttäminen. Markku Kokkonen Aikuiskoulutuksen asiakirjat Helsinki 28.4.

Transkriptio

1 Näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvät asiakirjat ja niiden säilyttäminen Markku Kokkonen Aikuiskoulutuksen asiakirjat Helsinki

2 Sisältö Tietolähteet Asiakirjat Säilytys Asiakirjojen julkisuus Henkilötunnuksen käyttö Uudet ammatillisten perustutkintojen perusteet alkaen

3 Tietolähteet sihteerin työssä Tutkintotoimikuntien kotisivut (mm. ohjeistus. lomakkeet ja kokousaikataulu) osoitteessa Näyttötutkinto-opas 2012, myös englanninkielisenä Arvioinnin opas 2015 SORA-opas 2013 Optima-kokousalusta, Näyttötutkinnon perusteet opintopolku.fi, aipal.fi, osaan.fi ja nayttotutkintohaku.fi Määräykset, ohjeet ja lomakkeet näyttötutkintojen järjestämiseksi, luettelo osoitteessa Tutkintotoimikuntien arkiston muodostussuunnitelma 2014

4 Lomakkeet näyttötutkinnon järjestäjälle Tutkintomaksujen tilitysilmoitus Kunniakirjan tilauslomake Näyttötutkintojen järjestämissopimus Näyttötutkintojen järjestämissopimuksen yhteyshenkilöt ja tutkintokohtaiset vastuuhenkilöt Näyttötutkinnon järjestämissuunnitelma Arviointiesitysten yhteenveto Arviointiesitysten yhteenvetolomakkeen käyttöohje

5 Mitä asiakirjoja syntyy näyttötutkintojen järjestämisen yhteydessä? Sopimukset 1. Näyttötutkintojen järjestämissopimus ja liitteet (näyttötutkintojen järjestämissopimuksen yhteyshenkilöt ja tutkintokohtaiset vastuuhenkilöt ja näyttötutkinnon järjestämissuunnitelma sekä tarvittaessa arviointilomakkeet, arvioijaluettelo ja arvioijien tiedot) 2. Sopimukset koulutuksen tai tutkinnon hankkijoiden kanssa 3. (Sopimukset työssä oppimisesta, koulutuksen järjestämislupa) 4. Muut sopimukset

6 Mitä asiakirjoja syntyy näyttötutkintojen järjestämisen yhteydessä? Henkilökohtaistaminen (Oph:n määräys 43/011/ saakka) 1. Henkilökohtaistaminen on dokumentoitava näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutuksen hakeutumisessa, tutkinnon suorittamisessa ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisessa 2. Dokumentointi kootaan henkilökohtaistamista koskevaksi asiakirjaksi 3. Allekirjoittajina tutkinnon suorittaja, koulutuksen järjestäjä ja tarvittaessa koulutuksen hankkija Valtioneuvoston asetus henkilökohtaistamisesta alkaen (ei ole annettu)

7 Näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutukseen hakeutuminen, asiakirjat (Hakulomake) Henkilötiedot Osaamisen tunnistamisessa käytetyt välineet Johtopäätökset 1. soveltuva tutkinto (ja koulutuksen järjestämismuoto) 2. ohjaus- ja tukitoimien tarve 3. ohjaus suoraan tutkinnon suorittamiseen 4. ohjaus tarvittavan ammattitaidon hankkimiseen 5. mitä osoitettua osaamista esitetään tunnustettavaksi (kopiot dokumenteista)?

8 Tutkinnon suorittaminen Ilmoitus tutkintotoimikunnalle tutkintotilaisuuden alkamisesta (tarvittaessa) tiedoksi Tutkinnon suorittamisen henkilökohtaistamista koskeva suunnitelma Missä, milloin ja miten ammattitaito osoitetaan? Kuka/ketkä arvioi/arvioivat tutkintosuorituksia? Suunnitelman hyväksyminen ja päivittäminen Suunnitelma valmistuu tutkinnon osittain Henkilökohtaistamista asiakirja voidaan laatia verkkoympäristössä, mutta se on tulostettava, allekirjoitettava ja arkistoitava paperisena.

9 Arviointiprosessissa syntyvät asiakirjat (1) Arviointiaineisto Työtehtävien (=tutkintosuoritusten) arvioinnit Tutkinnon suorittajan tuottamat dokumentit, jotka on nimeltä mainittu tutkinnon perusteissa / joita syntyy tutkintosuorituksen aikana Todistukset erillispätevyyksien suorittamisesta Tutkintosuorituksia täydentävät dokumentit kattavuuden varmistamiseksi Tutkinnon suorittajan itsearviointi

10 Arviointiprosessissa syntyvät asiakirjat (2) Kolmikantainen arviointiesitys tutkinnon osan suorittamisesta Koko tutkinnon suorittamista koskeva asiakirja (tutkinnonsuorittajakohtainen ja/tai yhteenveto useasta tutkinnon suorittajasta taulukkoon Opetushallituksen lomakkeen (arviointiesitysten yhteenveto) käytöstä päättää tutkintotoimikunta Arviointikokouksen pöytäkirja Hylätyn tutkinnon osan arvioinnin perustelut, yleensä tutkinnonsuorittajakohtaiseen arviointien yhteenvetoon tai erillisellä liitteellä Eräillä koulutusaloilla ja tutkinnoissa on sekä hyväksytyt että hylätyt tutkinnot osat on perusteltava tutkinnonsuorittajakohtaiseen arviointien yhteenvetoon

11 Arviointiprosessissa syntyvät asiakirjat (3) Tutkintotoimikunnan laatimia malleja on käytettävä, jotka koskevat tutkinnon osan arviointiesitystä ja koko tutkinnon suorittamista Arvioinnin oikaisuun liittyvät asiakirjat Tutkintotoimikunnan lausuntopyyntö ja lausunto Tutkintotoimikunnan päätös, uusi arviointi Tutkintotoimikunnan päätös Todistukset (Oph:n määräys 56/011/2009, muut. 1/011/2013 voimassa saakka, uutta määräystä ei ole vielä annettu Tutkintotodistusten kansainväliset liitteet

12 Muita näyttötutkintojen järjestämisessä syntyviä asiakirjoja Tutkintomaksujen tilittämiseen liittyvät asiakirjat ja kuitit Opetushallituksen selvitys näyttötutkintojen järjestämisedellytyksistä Osoitetun osaamisen kolmikantainen tunnustamisesitys liitteineen, lähetetään heti hakeutumisvaiheen jälkeen Selvitys ammattitaidon ajantasaisuudesta SORA: mm. lääkärintodistus, rikosrekisteriote, todistus huumausainetestin tuloksesta ja asiantuntijan lausunto sekä opiskeluoikeuden peruuttaminen ja oikaisu

13 SORA-lainsäädännön toimeenpanoon liittyvät asiakirjat (1) Koskee 43:a näyttötutkintoa (OPH:n määräykset 38/011/2011 ja 39/011/2011), opiskeluun soveltumattomuuden ratkaisuja Perustutkintojen uusi SORA-määräys voimaan 91/011/2014 voimaan Ammatti- ja erikoisammattitutkintoja koskeva SORA-määräys on valmisteilla Turvallisuusalan tutkinnot ja ympäristöhuollon ammattitutkinnon kuljetus-osa tulee SORA-tutkintojen pariin Sovelletaan hakeutumisvaiheeseen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen henkilökohtaistamiseen

14 SORA-lainsäädännön toimeenpanoon liittyvät asiakirjat (2) Toimeenpanossa voi syntyä salassa pidettäviä tietoja Opiskelijalta pyydetyt asiakirjat säilytettävä, mikäli se aiheuttaa jatkotoimenpiteitä Opiskelijalla on muutoksenhakuoikeus opiskelu-oikeuden peruuttamispäätöksen Arkistonmuodostussuunnitelman päivittäminen Kuka saa käsitellä salassa pidettäviä asiakirjoja? Lähtökohtaisesti opiskelijan suullinen selvitys terveydentilasta riittää hakeutumisvaiheessa Rikosrekisteriote, jos opiskelija työskentelee alaikäisten parissa Äärimmäisen keino SORA-opas 2013 (SORA-opas 2015 tulossa)

15

16 Asiakirjojen toimittaminen tutkintotoimikunnalle Optima-sähköinen kokousalusta, sähköpostikokous, puhelinkokous vai tavallinen kokous Yhdet asiakirjat vai kaikille jäsenille omat asiakirjat, palautuskirjekuori Tutkintotoimikunnan kokousaikataulu: Optima tai tutkintotoimikunnan sihteeri Aikataulu asiakirjojen toimittamiselle on tutkintotoimikuntakohtainen Kaikki tutkinnon osien arviointiesitykset samanaikaisesti tai eräissä perustutkinnoissa (esim. sosiaali- ja terveysala) tutkinnon osittain arviointiesitykset tutkintotoimikunnalle (ja lopuksi vielä yhteenveto)

17 Tarvittavan ammattitaidon hankkiminen, asiakirjat Riippuu koulutuksen hankkijasta (esim. Okm, Elykeskus, Te-toimisto, oppisopimus, yritys tai yksittäinen henkilö) Koulutuksen järjestäjä päättää näyttötutkintoon valmistavan koulutuksen sisällöstä ja järjestämisestä (631/1998, 8 ) Osallistumistodistukset Opintosuorituksia koskevat tiedot liitteenä Osallistumistodistus muuttuu alkaen

18 Oppisopimus ja henkilökohtainen opiskeluohjelma Henkilökohtaisen opiskeluohjelman sisältö on määritelty ammatillisen koulutuksen asetuksessa (811/1998, 6 ) Oikein laadittuna se kattaa näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutukseen hakeutumisen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen henkilökohtaistamisen Henkilökohtainen tutkintosuunnitelma voidaan liittää kohtaan 6. Muut opintojen järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot Olennaista yhteistyö oppisopimuskoulutuksen järjestäjän ja tietopuolisen koulutuksen järjestäjän kanssa Näyttötutkinto suoritetaan aina samalla tavalla riippumatta näyttötutkintoon valmistavan koulutuksen järjestämismuodosta.

19 Erityisopetus ja henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma Henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevan suunnitelman sisältö on määritelty ammatillisen koulutuksen asetuksessa (811/1998, 8 ) Jos henkilö on erityisopiskeilijana näyttötutkintoon valmistavassa koulutuksessa, erityisen tuen tarve selvitetään näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutukseen hakeutumisen henkilökohtaistamisessa (OPH 43/011/2006, 2 ) ja tämä tarve kirjataan henkilökohtaistamista koskevaan asiakirjaan. Näyttötutkintoon valmistavassa oppisopimuskoulutuksessa erityisopiskelijalle laaditaan henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (L 630/1998, 17 3 mom) Em. asiakirjat ovat salassa pidettäviä (L 621/1999, k).

20 Asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi (1) Näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvien asiakirjojen arkistoinnista vastaa näyttötutkinnon järjestäjä (koulutuksen järjestäjä) Koulutuksen järjestäjän arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Suunnitelmaan kirjataan asiakirjaryhmittäin mm. asiakirjojen säilytysajat, säilytyspaikat arkistossa ja arkistointivastuut Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelman laatimisesta löytyy amsoppaasta Lisätietoja hyvästä tiedonhallintatavasta löytyy mm. Kuntaliitosta Opetushallitus ei ole antanut ohjetta näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvien asiakirjojen säilyttämisestä Tutkintotoimikuntien uusi arkistonmuodostussuunnitelma (OPH 9/011/2014) voimaan

21 Asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi (2) Kansallisarkiston määräykset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista osoitteessa Kansallisarkisto on määrännyt ( KA 321/43/03) antamallaan päätöksellä tutkintotodistukset ja todistukset tutkinnon osan/osien suorittamisesta, mikäli tietoja ei ole tallennettu opintorekisteriin, pysyvästi säilytettäviksi Muita näyttötutkintojen järjestämisessä syntyviä asiakirjoja arkistoidaan niin kauan kuin tutkinnon suorittaminen on kesken.

22 Asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi (3) Asiakirjat voidaan tuhota tai esim. arviointiaineisto palauttaa tutkinnon suorittajalle sen jälkeen kun tutkintotodistus tai todistus tutkinnon osan/osien suorittamisesta on annettu, mahdollisuus arvioinnin oikaisuun on kulunut umpeen ja arvioinnin oikaisupyyntö on käsitelty loppuun tutkintotoimikunnassa. Laki (1705/2009) ja asetus (1766/2009) opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta sisältää säädöksiä, jotka vaikuttavat oppisopimuskoulutuksen järjestämisessä syntyvien asiakirjojen säilytysaikoihin 54 tarkastusoikeus (5 v + 2 v + muutoksenhaku) > suositus 10 v ESR-hankkeisiin liittyvät ohjeet

23 Asiakirjojen julkisuus (1) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) Viranomainen? Asiakirja? Asianosainen? Yleisö? (L 621/1999, 24, 32-kohtainen luettelo) salassapidon perusteita ovat koulutuksen järjestämisen näkökulmasta ainakin seuraavat: 17 ja 20) Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja julkisyhteisön/yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta 22) Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja pääsy- tai muusta kokeesta tai testistä

24 Asiakirjojen julkisuus (2) 25) asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta tai työhallinnon henkilöasiakkaasta sekä tämän saamasta etuudesta tai tukitoimesta taikka sosiaalihuollon palvelusta tai työhallinnon henkilöasiakkaan palvelusta taikka tietoja henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta taikka hänen saamastaan terveydenhuollon ja kuntoutuksen palvelusta taikka tietoja henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta 29) Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilöille suoritetusta psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta ja sen tuloksesta

25 Asiakirjojen julkisuus (3) 30) Oppilashuoltoa ja oppilaan opetuksen vapauttamista koskevat asiakirjat, oppilaan ja kokelaan koesuoritukset sekä sellaiset oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevat tiedot 31) Asiakirjat, jotka sisältävät tiedon henkilön ilmoittamasta salaisesta puhelinnumerosta Näyttötutkintojen järjestämisen näkökulmasta salassapidon perusteita voivat ovat mm.: henkilökohtaistamista koskevat asiakirjat, tutkinnon suorittajan sanallista arviointia sisältävät arviointilomakkeet, arvioijien muistiinpanot ja mahdolliset arviointipöytäkirjat, SORA-säädösten ja -määräysten toimeenpano

26 Henkilötietolaki 523/1999 Henkilötietolaki sisältää säännöksiä mm. henkilötunnuksen käytöstä ja henkilörekistereihin Henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi (13 ), esim. Koulutuksen järjestäminen (rahoitus, arviointi ja henkilökohtaistaminen) Oppisopimus ja erityisopetus Tutkintotodistukset, osallistumistodistukset ja vastaavat Opintosuorituksia koskevat tiedot Terveydenhuolto, sosiaalihuolto, virka- ja työsuhteet

27 Ammatillisten perustutkintojen perusteet uudistuvat Ei siirtymäsäännöstä, kaikki näyttötutkintoa suorittavat ja valmistavassa koulutuksessa olevat siirtyvät alkaen käyttämään voimaan tulevia perustutkintojen perusteita Mahdollisia vaikutuksia näyttötutkintojen järjestämissopimuksiin, näyttötutkinnon järjestämissuunnitelmaan ja henkilökohtaistamista koskeviin asiakirjoihin jälkeen jatkuvat ammatillisten perustutkintojen oppisopimukset päivitetään Muutokset tutkintokohtaisia, katso tarkemmin

28 Näyttötutkintojen järjestämissopimusten ja näyttötutkinnon järjestämissuunnitelmien päivittäminen (1) Näyttötutkinnon järjestämissopimukset ja niiden liitteinä olevat näyttötutkinnon järjestämissuunnitelmat pitää tarvittaessa päivittää normaaliin tapaan muuttuneiden tutkinnon perusteiden mukaisiksi lähtien järjestettäviä tutkintotilaisuuksia varten. Myös muuttuvat SORA säädökset ja -määräykset tulee ottaa huomioon. Opetushallitus suosittaa päivityksissä käytettävän järjestämissopimusohjeen mukaista järjestämissuunnitelman lomakepohjaa. Tarvittaessa tutkintotoimikunnat ohjeistavat asian tutkintojensa osalta tarkemmin.

29 Näyttötutkintojen järjestämissopimusten ja näyttötutkinnon järjestämissuunnitelmien päivittäminen (2) Mikäli edellä kuvattua päivitystä ei ole tarpeen tehdä, tulee kuitenkin ammatillisen perustutkinnon perusteiden diaarinumero muuttaa järjestämissopimuksen liitteenä olevaan näyttötutkinnon järjestämissuunnitelmaan. Tutkintotoimikunta voi tehdä tämän muutoksen päättämällä kokouksessaan, että järjestämissuunnitelmissa mainitut diaarinumerot vaihtuvat yhdellä kertaa lukien kaikkien näyttötutkinnon järjestäjien osalta voimaan tulevien perustutkintojen perusteiden diaarinumeroiksi (mahdollisine muutosnumeroineen). Pöytäkirjanote päätöksestä lähetetään näyttötutkinnon järjestäjille.

30 Osaamisen tunnustaminen jatkavilla tutkinnon suorittajilla (2009/2010 > 2014) Tunnustamispäätökset tehdään tutkintotoimikunnassa tutkinnon järjestäjittäin yhdellä kertaa koskien kaikkia kyseeseen tulevia tutkinnon suorittajia. Kustakin koontipäätöksestä tulee käydä ilmi tunnustettavat tutkinnon osat tutkinnon suorittajakohtaisesti. Näyttötutkinnon järjestäjä toimittaa tätä varten tutkintotoimikunnalle yksilöidyt tiedot suorittajista ja heidän suorituksistaan koonnin, jossa on huomioitu myös mahdolliset tutkintokohtaiset muutokset (esim. tutkinnon nimen muutos, osaamisalaa koskevat muutokset, tutkinnon osan nimen muutos). Koontipäätöksestä tiedottamisessa tulee muistaa ottaa huomioon tietosuojavaatimukset. Muita tutkintosuorituksia koskevat tunnustamisesitykset toimitetaan tutkintotoimikunnille näyttötutkintojen järjestämissopimuksen mukaisesti.