Avustustoiminta SELVITYS- JA KIRJAUSOHJE

Transkriptio

1 Avustustoiminta SELVITYS- JA KIRJAUSOHJE

2 1 SELVITYS AVUSTUKSEN KÄYTÖSTÄ 1 YLEISTÄ SELVITETTÄVÄT AVUSTUKSET TILINPÄÄTÖSASIAKIRJAT Avustuksen saaja Rinnakkaisorganisaatiot Tilinpäätös toimitettava, vaikkei sitä vielä olisi vahvistettukaan LOMAKKEET Yleislomake (3751; yksi sivu) Toiminta- ja tilinpäätöstiedot (3752; kaksi sivua) Kohta 2: Toiminnan tuotot ja kulut Kohta 3: Tasetietoja Kohta 3 B: Noteeratut sijoitus- ja rahoitusarvopaperit Kohta 3: Erittely organisaation veloista Kohta 5: järjestön/rinnakkaisorganisaation henkilöstön määrä Kohta 5: Toimintaan osallistuneiden vapaaehtoisten määrä kohta 7: erittely järjestön/rinnakkaisorganisaation toimintayksiköiden tuotoista Selvitys yleisavustuksesta (Ay) (3755; kaksi sivua) Selvitys B-avustuksesta (3757; yksi sivu) Selvitys Ak-kohdennetusta toiminta-avustuksesta ja C-projektiavustuksesta (3758; kaksi sivua) Selvitys kotipalvelutoiminnasta (3765; kolme sivua) Selvitys lomatoiminnasta (3779; kolme sivua) AVUSTUKSEN KÄYTTÖEHDOT Säädökset Palautusvelvollisuuden määräajat Hallintokulujen ositukset eivät ole avustettavia kuluja AVUSTUSTEN KIRJAAMINEN SELVITYSLOMAKKEIDEN KÄSITTELY JA JÄRJESTYS...11 LIITE RAY:N AVUSTUSTEN KIRJAAMINEN KIRJAUSOHJE Poikkeuksellisissa avustuksissa noudatettavat kirjaukset Avustusprosentin korottaminen Avustus investoinneista aiheutuneisiin lainoihin ja korkoihin Avustus toiminnan alijäämään Kirjausajankohta Avustus on maksettu saman tilikauden aikana kun avustuksia vastaavat menot ovat aiheutuneet Avustuksia vastaavat menot ovat aiheutuneet päättyneen tilikau den aikana, mutta avustus tai osa siitä maksetaan vasta seuraa van tilikauden aikana Avustus on maksettu päättyneen tilikauden aikana, mutta avus- tuksia vastaavat menot aiheutuvat vasta seuraavan tilikauden aikana Avustus ja niitä vastaavat menot maksetaan avustuspäätöstä seuraavana tilikautena

3 2 1 YLEISTÄ Selvityksen toimittamisesta on säädetty Lain raha-automaattiavustuksista (1056/2001) 19 :ssä. Selvitys liitteineen tulee toimittaa RAY:lle mennessä osoitteella: RAHA-AUTOMAATTIYHDISTYS Avustusosasto PL ESPOO Selvityksen ja siihen liitettävien tilinpäätösasiakirjojen avulla RAY:n avustusosasto haluaa varmistua, että toiminta / hanke vastaa avustuspäätöstä ja hakemusta toiminnasta / hankkeesta on toteutunut riittävästi hyväksyttäviä menoja avustusehtoja on noudatettu (Laki raha-automaattiavustuksista 1056/2001 sekä mahdolliset erityisehdot) avustusten ja niitä vastaavien menojen kirjaukset on tehty säännösten ja suositusten mukaisesti. Selvityksen perusteella arvioidaan myös järjestön toiminnallista ja taloudellista asemaa. Selvityksen tietoja verrataan myös hakemuksessa esitettyihin tietoihin: miten asetetut tavoitteet saavutettiin. Avustuksen saajan on annettava RAY:lle avustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi oikeat ja riittävät tiedot. (Laki rahaautomaattiavustuksista 1056/2001; 10 )

4 3 2 SELVITETTÄVÄT AVUSTUKSET Järjestölle toimitetaan postitse yhteenveto edelliselle vuodelle myönnetyistä avustuksista, nostetuista avustuksista sekä nostamattomista avustuksista (maksatustilanne ) Yhteenvedossa on myös tieto siirtyvistä avustuksista. Selvitys tehdään niistä avustuksista, joita on nostettu ja käytetty edellisen vuoden aikana. 3 TILINPÄÄTÖSASIAKIRJAT 3.1 Avustuksen saaja Selvitykseen liitetään toimintakertomus, tuloslaskelma ja tase liitetietoineen, tilinpäätöserittelyt sekä tilintarkastuskertomus. Tuloslaskelma tulee esittää myös toiminnanaloittain eriteltynä sekä vertailuna edellisen vuoden talousarvioon. Mahdolliset tilintarkastajien tarkastusmuistiot on myös liitettävä selvitykseen. 3.2 Rinnakkaisorganisaatiot Rinnakkaisorganisaatioista tulee liittää selvitykseen samat tilinpäätöstiedot kuin itse avustuksensaajastakin. Rinnakkaisorganisaatioina pidetään järjestön tueksi perustettuja tukiyhdistyksiä ja -säätiöitä sekä sellaisia yhdistyksiä, säätiöitä ja osakeyhtiöitä, joissa järjestöllä on määräävä asema (ts. järjestö omistaa osakeyhtiön enemmistön tai järjestö nimeää yhdistyksen tai säätiön päättävien hallintoelinten enemmistön). Myös rinnakkaisorganisaatioiden osalta on toimitettava mahdolliset tilintarkastajien tarkastusmuistiot. Avustuksen saajan on liitettävä selvitykseen avustuksen saajasta ja sen määräysvallassa olevista yhteisöistä laadittu konsernitilinpäätös tai vastaavat tiedot sisältävä laskelma. Laskelmassa konsernin sisäiset velat ja saatavat on eliminoitu. (Avustuslain 19 ) Tutkimussäätiöistä tulee täyttää omat lomakkeensa ja niihin tulee liittää samat asiapaperit kuin rinnakkaisorganisaatioillekin. 3.3 Tilinpäätös toimitettava, vaikkei sitä vielä olisi vahvistettukaan Tilinpäätösasiakirjat voidaan toimittaa, kun järjestön hallitus on ne allekirjoittanut ja tilintarkastajat ovat niistä antaneet oman tilintarkastusker-

5 4 tomuksensa. Jos tilinpäätöstä vahvistava kokous ei tilinpäätöstä jostain syystä hyväksy, niin tällöin tulee siitä tiedottaa RAY:lle. 4 LOMAKKEET Selvityslomakkeiden määrä ja lomakkeiden tunnistenumerot eivät ole muuttuneet edellisvuodesta, eikä kokonaan uusia lomakkeita ole. Lomakkeen tunnistenumero on alaviitteessä, se on nelinumeroinen 37- alkuinen ja se sisältyy myös sähköisten lomakepohjien tiedostonimeen. Selvityslomakkeet on lueteltu alla; Selvitys Raha-automaattiavustuksen käytöstä (3751) Selvitys toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista (3752) Selvitys yleisavustuksesta (3755) Selvitys B-avustuksesta (3757) Selvitys kohdennetusta toiminta-avustuksesta (AK) ja C-avustuksesta (3758) Selvitys kotipalvelutoiminnasta (3765) Selvitys sopeutumisvalmennus- ja kuntoutuskurssitoiminnasta (3768) Selvitys lomatoiminnasta (3779) Lomakkeita ei ole esitäytetty. Kaikki avustuksen saajat täyttävät selvityksen päälomakkeen (3751) sekä selvityksen toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista (3752). Muita lomakkeita täytetään sen mukaan minkälaisia avustuksia on käytetty. 4.1 Yleislomake (3751; yksi sivu) Yleislomakkeella on joitakin järjestöä kokonaisuutena koskevia kysymyksiä. Täytetyllä lomakkeella on oltava järjestön virallisten nimenkirjoittajien allekirjoitukset. Lomakkeen alaosassa järjestö ilmoittaa, mitä eri asiakirjoja selvitys sisältää. 4.2 Toiminta- ja tilinpäätöstiedot (3752; kaksi sivua) Lomakkeen rahamäärät ilmoitetaan täysinä euroina, ei esimerkiksi tuhansina euroina. Järjestön mahdollisista rinnakkaisorganisaatioista täytetään kustakin erikseen oma toiminta- ja tilinpäätöstietolomakkeensa. Lomakkeen tiedoista ylläpidettävällä tietokannalla voidaan mm. arvioida suomalaisten sosiaali- ja terveysjärjestöjen toiminnan laajuutta. Ohjeita joihinkin lomakkeen kohtiin:

6 Kohta 2: Toiminnan tuotot ja kulut Luvut ilmoitetaan tuloslaskelmaan perustuen, myös RAY:n avustukset. Avustettujen toimintojen bruttokuluilla tarkoitetaan niiden toimintojen kokonaiskuluja, joita RAY:n avustuksilla on katettu. Muita julkisia avustuksia ovat valtion (eri ministeriöt, TE-keskukset jne.), Kelan, kuntien yms. julkisten tahojen sekä EU:n avustukset. Ostopalvelusopimuksiin perustuvat korvaukset kirjataan kohtaan asiakas-/palvelumaksut ja vuokrat. Mikäli kohtaan muut (satunnaiset erät) kirjattava erä on merkittävä, on tuottoerän luonne ilmoitettava lomakkeella tai sen liitteellä. Mikäli järjestöllä on arvonlisäveron alaista toimintaa, arvonlisäveron alaisen toiminnan liikevaihto ilmoitetaan tässä Kohta 3: Tasetietoja Eri omaisuuslajien muodostuminen: Käyttöomaisuuden määrittely: KPL 4:4 mukaan käyttöomaisuutta ovat pysyviin vastaaviin kuuluvat esineet, erikseen luovutettavissa olevat oikeudet ja muut hyödykkeet. Huomioikaa, että myös aineettomat oikeudet kuuluvat käyttöomaisuuteen. Järjestöissä käyttöomaisuudella tarkoitetaan järjestön omassa käytössä olevaa omaisuutta, joka palvelee sääntöjen tarkoituspykälän mukaista toimintaa. Sijoitusomaisuuden määrittely: Sijoitusomaisuutta ovat arvopaperisijoitukset, muut pitkäaikaiset sijoitukset sekä sellainen käyttöomaisuus, joka ei ole järjestön omassa käytössä, vaan vuokrattu ulkopuoliselle tuloa tuottavassa mielessä. Vaihto-omaisuuden määrittely: KPL 4:4 mukaan vaihto-omaisuutta ovat sellaisenaan tai jalostettuina luovutettaviksi tai kulutettaviksi tarkoitetut hyödykkeet. Järjestöillä vaihto-omaisuutta voivat olla esim. tarvikkeiden myynnin ja välitystoiminnan varasto sekä suojatyötoiminnan valmistevarasto. Rahoitusomaisuuden määrittely: KPL 4:4 mukaan rahoitusomaisuutta ovat rahat, saamiset sekä tilapäisesti muussa muodossa olevat rahoitusvarat. Huomioikaa, että myös siirtosaamiset kuuluvat rahoitusomaisuuteen.

7 Kohta 3 B: Noteeratut sijoitus- ja rahoitusarvopaperit Mikäli järjestöllä on noteerattuja arvopapereita, niiden vuoden viimeisen päivän noteeratun hankintahinnan ja kirjanpitoarvon erotus on ilmoitettava lomakkeella. Tiedot löytyvät taseen liitetiedoista ja pankin arvoosuustilin vuosi-ilmoituksesta. Vastaavat tiedot tulee ilmoittaa myös mahdollisten omakatteisten rahastojen varoista Kohta 3: Erittely organisaation veloista Velat eritellään asuntoihin liittyviin velkoihin (yleensä valtion asuntolainaa), muihin toimintaan liittyviin velkoihin ja eläkevastuuvelkoihin Kohta 5: järjestön/rinnakkaisorganisaation henkilöstön määrä Ilmoittakaa osa-aikaisen henkilöstön määrä kokonaisuudessaan, eli toiminnassa mukana olleiden kokonaisluku. Muuttakaa tämä kokopäiväiseksi seuraavalla laskentamallilla: työtuntia = 1 työkuukausi 12 työkuukautta = 1 työvuosi = 1 kokopäiväinen työntekijä selvitysvuotena Huom! on tärkeää että kaikki RAY-avusteiset organisaatiot soveltavat yllä esitettyä laskentamallia, jotta kaikkien järjestöjen henkilöstömäärät ovat jatkossa vertailukelpoiset. 1 Ohje (h=tunti ja d=päivä): Mikäli yksittäinen osa-aikainen työntekijä tekee yli 6 h päivässä koko toimintavuoden ajan lasketaan hänet suoraan kokopäiväiseksi henkilöksi. Mikäli yksittäinen osa-aikainen työntekijä tekee alle 6 h päivässä, lasketaan tehdyt työtunnit yhteen ja sovelletaan edellä esitettyä laskentaohjetta. Jos työntekijämäärä kerrottuna työtuntimäärällä on yli 6 tuntia/päivä tulkitaan heidät yhdeksi kokopäiväiseksi mikäli he työskentelevät koko selvitysvuoden (esim. 4 hlöä*2 h/d = 8 h/d). Jos työntekijämäärä kerrottuna työtuntimäärällä on yhtä kuin tai alle 6 tuntia/päivä sovelletaan työtuntilaskentaa (esim. 6 hlöä*1h/d = 6 h/d). Laskentaa sovelletaan myös aina työntekijöillä jotka eivät työskentele koko selvitysvuotta vaan esim. 11 kuukautta. Mikäli ei ole kuin yksi osa-aikainen työntekijä pyöristetään yli 6 kuukauden työssäoloaika yhdeksi kokopäiväiseksi. Muutoin laskentamallilla saadut kokopäiväiset työntekijät pyöristetään lähimpään tasalukuun yleisten pyöristyssääntöjen mukaisesti, eli ei ilmoiteta esim. 1,4 kokopäiväistä työntekijää vaan 1 kokopäiväinen työntekijä.

8 Kohta 5: Toimintaan osallistuneiden vapaaehtoisten määrä Esittäkää realistiset arviot tai järjestön aktiiviseen seurantaan perustuvat luvut vapaaehtoisten henkilömäärästä kohta 7: erittely järjestön/rinnakkaisorganisaation toimintayksiköiden tuotoista Esittäkää eritellyt tuotot eri toimintayksiköittäin jaettuna. Pääsääntöisesti järjestöjen toimintayksiköiden tuottoja ovat tuotot kunnilta sekä KE- LA:lta, mahdolliset muut tuotot voidaan yhdistää sarakkeeseen muut tuotot. Mikäli muut tuotot sisältävät joitakin poikkeuksellisen suuria eriä joltakin taholta, esittäkää kyseinen taho eritellysti liitetietona. 4.3 Selvitys yleisavustuksesta (Ay) (3755; kaksi sivua) Yleisavustukselle (Ay) on oma lomakkeensa (3755). Kohdennetut toiminta-avustukset selvitetään lomakkeella Vuodesta 2000 lähtien yleisavustusten kohdetunnuksessa on merkintä Ay ja kohdennettujen toiminta-avustusten vastaavasti Ak. Toiminnan tavoitteet, tulokset, käytetyt arviointitavat, arvioinnin toteuttaja, käytetyt voimavarat sekä tulosten vertailu asetettuihin tavoitteisiin esitetään tiivistettynä lomakkeella. Toimintakertomuksessa esitetään tarvittaessa perusteellisempi selvitys. Lomakkeella ei riitä viittaus toimintakertomukseen. Toiminnan tuotot ja kulut esitetään niiltä toiminnanaloilta, joihin yleisavustus on käytetty. Avustukset tulee esittää tuloslaskelmassa tai sitä selvittävässä erillisessä liitteessä näkyvästi avustuskohteittain. Kohdassa 4 tulee esittää järjestön näkemys käytettävissä olleista avustusvaroista ja laskelma mahdollisesta seuraavalle vuodelle siirtyvästä avustuksesta. 4.4 Selvitys B-avustuksesta (3757; yksi sivu) Jokaisesta B-avustuksesta täytetään oma lomakkeensa. Lomakkeella esitetään hankkeen nimi, käyttötarkoitus, aikataulu, laajuustiedot sekä käyttötaloustiedot. Toteutuneet menot esitetään lomakkeella hankkeen etenemisen mukaisesti vuosittain tuloslaskelma- ja tase-erittäin. Vastaavat euromääräiset tiedot on voitava vaivatta selvittää myös tilinpäätöksestä. Avustukset

9 8 tulee esittää tuloslaskelmassa ja taseessa tai niitä selvittävässä erillisessä liitteessä näkyvästi avustuskohteittain. 4.5 Selvitys Ak-kohdennetusta toiminta-avustuksesta ja C-projektiavustuksesta (3758; kaksi sivua) Jokaisesta Ak- ja C-avustuksesta täytetään oma lomakkeensa. Toiminnan tavoitteet, tulokset, selvitys mahdollisesta erosta tavoitteiden ja tulosten välillä, arviointimenetelmät sekä käytetyt voimavarat esitetään tiivistettynä lomakkeella. Lomakkeella ei riitä viittaus toimintakertomukseen tai projektiraporttiin. Toimintakertomuksessa tai projektiraportissa esitetään tarvittaessa perusteellisempi selvitys. Ak-avustusten selvitykseen ei käytetä Ay-lomaketta! Selvitettäessä C-avustusta, projektin osa- ja loppuraportit liitetään selvitykseen. Projektin loppuraportin on sisällettävä myös projektin arviointi, vähintään itsearviointi. Projektin tuloksia on verrattava sille asetettuihin tavoitteisiin. Projektin ja/tai kohdennetun toiminta-avustuksen tuotot ja kulut esitetään projektin tai toiminnan etenemisen mukaisesti eri vuosilta siten, että ne ovat selvitysvuoden osalta verrattavissa selvitysvuoden tuloslaskelmaan. Avustukset tulee esittää tuloslaskelmassa tai sitä selvittävässä erillisessä liitteessä näkyvästi avustuskohteittain. Helpointa se on kun kirjanpidossa on jokaisella avustuskohteella oma kustannuspaikkansa. Kohdassa 6 tulee esittää järjestön näkemys käytettävissä olleista avustusvaroista ja laskelma mahdollisesta siirtyvästä avustuksesta, joka tulee ilmetä taseen liitetiedoista. (siirtyvä avustus = nostettu, mutta ei käytetty avustus) Avustukset tuloutetaan kirjanpitoon järjestölle maksettujen avustusmäärien mukaan. Koko myönnettyä määräähän ei välttämättä ole maksettu tilikauden aikana. Jos avustettavia kuluja (erilliskulut erillistuotoilla vähennettynä) on toteutunut nostettua avustusta enemmän, voidaan erotus tulouttaa kirjaamalla se saatavaksi RAY:ltä. Kohdassa 6 selvitysvuonna nostetuilla avustuksilla tarkoitetaan avustuseriä, jotka on kirjanpidon mukaan tuloutettu projektille selvitysvuonna. Edelliseltä vuodelta siirtynyt avustus tarkoittaa edellisenä vuonna nostettua, mutta tilinpäätöshetkellä käyttämättä ollutta avustusta. Akavustuksessa siirtyvä on aina positiivinen, sillä alijäämä ei Akavustuksessa avustuslain mukaan siirry käytettäväksi seuraavalle vuodelle: Ak-avustusta voidaan käyttää myöntämisvuoden ja sitä seuraavan vuoden aikana muodostuviin kuluihin. Sen sijaan C-projektilla siirtyvä avustus voi olla myös negatiivinen eli projektin alijäämä voidaan kattaa seuraavan vuoden avustuksesta, mutta ei kohdennetulla Ak-avustuksella.

10 9 Ak- ja C-avustusten mahdollista alijäämää ei voida kattaa myöskään yleisavustuksella. Esimerkki siirtyvästä avustuksesta; 1. Avustusvuosi Ak-avustus C-projektiavustus Nostettu avustus :- Nostettu avustus :- Muut tuotot :- Muut tuotot :- Kulut :- Kulut :- = = Ylijäämää :- Ylijäämää :- Seuraavalle vuodelle siirtyvä :- Seuraavalle vuodelle siirtyvä :- 2. Avustusvuosi Edelliseltä vuodelta siirtynyt :- Edelliseltä vuodelta siirtynyt :- Nostettu avustus 2.vuonna :- Nostettu avustus 2. vuonna :- Muut tuotot :- Muut tuotot :- Kulut :- Kulut :- = = Alijäämää :- Alijäämää :- 3. Avustusvuosi Alijäämä ei siirry - Edelliseltä vuodelta siirtynyt :- Nostettu avustus :- Nostettu avustus :- Muut tuotot :- Muut tuotot :- Kulut :- Kulut :- = = Ylijäämä :- Yli-/alijäämä 0:- Palautus :- Myös projektille projektin loppuessa mahdollisesti kertynyt ylijäämä eli käyttämättä jäänyt avustus on palautettava. Projektin mahdollinen alijäämä jää yhdistyksen katettavaksi. Tilinpäätöksessä Ak-avusteisen kohteen mahdollinen alijäämä jää siis yhdistyksen vuosittain vastattavaksi eikä sitä aktivoida taseeseen. Sen sijaan Ak-avustuskohteelle mahdollisesti kertynyt ylijäämä eli siirtyvä avustus tulee kirjata taseeseen siirtovelaksi RAY:lle. Vastaavasti projektin alijäämä aktivoidaan taseeseen saatavaksi RAY:ltä tai ylijäämä siirtovelaksi RAY:lle. Avustussaatavaksi kirjaaminen edellyttää, että järjestöllä on tilinpäätöshetkellä (31.12.) jo myönnettyä avustusta nostamattomana vähintään saatavaksi kirjattava määrä. Projektiavustuksen tai Ak-avustuksen loppuessa tulee tase-erät purkaa ja tulouttaa tilinpäätökseen. Siirtovelka RAY:lle tulee puretuksi palauttamalla käyttämättä jäänyt avustus avustusehtojen mukaisesti.

11 Selvitys kotipalvelutoiminnasta (3765; kolme sivua). Kotipalvelutoimintaan avustusta saaneet järjestöt täyttävät Ak/Clomakkeen (3758) lisäksi tämän lomakkeen. Lomakkeen kohdat 1-10 täytetään vain RAY-avusteisen kotipalvelutoiminnan osalta. Lisäksi kohdassa 11 pyydämme lyhyttä selvitystä siitä, onko järjestöllänne muuta kuin RAY-rahoitteista kotipalvelutoimintaa. Kohdassa 3 selvitetään tapa, jolla kunta osallistuu toiminnan rahoitukseen. Jos toiminta-alueenne käsittää useita kuntia kirjatkaa lomakkeelle numeroin, monenko kunnan osalta se on yleisavustus, monenko ostopalvelusopimus jne. Kohdassa 4 ilmoitetaan tuotetut palvelut eriteltynä palvelumuodoittain ja kohderyhmittäin. Ilmoittakaa sekä tunnit että käyntimäärät tai ainakin jompikumpi (jos vain toinen, ilmoittakaa, kumpaa tarkoitatte). Kohdassa 5 kerrotte kunnat, joiden alueella toimitte. Tämän lisäksi pyrimme selvittämään pääasiallisen toiminta-alueenne nelijaottelulla. Syrjäisellä maaseudulla tarkoitamme harvaan asuttua aluetta, jolla ei ole mainittavaa maaseutuyrittäjyyttä. Ydinmaaseudulla tarkoitamme alueita, joilla on aktiivista maaseutuyrittäjyyttä. Kaupunkien läheisellä maaseudulla tarkoitamme läheisessä vuorovaikutuksessa kaupungin kanssa toimivaa aluetta. Kaupungilla tai kaupunkimaisella keskuksella tarkoitamme myös niitä merkittäviä taajaan asuttuja paikkakuntia, jotka eivät ole varsinaisia kaupunkeja. 4.7 Selvitys lomatoiminnasta (3779; kolme sivua) Lomatoimintaan (myös lasten lomatoiminta ja muut) avustusta saaneet täyttävät lomatoiminnastaan tämän lomakkeen. Ak-avustuksen selvityslomaketta (3758) ei lomatoiminnasta tarvitse täyttää. Käytössä on vain yksi lomatoimintalomake. Sitä käyttävät kaikki lomatoimintaan avustusta saaneet järjestöt (ns. varsinaiset lomajärjestöt, lasten lomatoimintajärjestöt sekä muut lomatoimintaansa avustusta saaneet järjestöt). Lomake täytetään siltä osin kuin se soveltuu järjestön lomatoimintaan. 5 AVUSTUKSEN KÄYTTÖEHDOT 5.1 Säädökset Avustuksen käytöstä on säädetty Laissa raha-automaattiavustuksista (1056/2001). Lisäksi avustukseen on avustuspäätöksessä saatettu liittää erityisehtoja. Raha-automaattiyhdistys on lisäksi päätöksen liitekirjeellä voinut ohjata avustuksen käyttöä.

12 Palautusvelvollisuuden määräajat Investointiavustuksia koskeva palautusvelvollisuus on voimassa 30 vuotta, muiden avustusten 10 vuotta. Päätöstä sovelletaan vuonna 1999 ja sen jälkeen myönnettäviin avustuksiin. Ennen vuotta 1999 myönnettyihin sovelletaan VNP 177/1993:a, jonka mukaan palautusvelvollisuus on voimassa 20 vuotta. Ennen vuotta 1993 myönnettyihin toimitilojen tai asuntojen hankintoihin sovelletaan VNP 60/1986:tta jonka mukaan näiden avustusten palautusvelvollisuus on voimassa 10 vuotta. 5.3 Hallintokulujen ositukset eivät ole avustettavia kuluja Hallintokulujen osituksesta: Kohdennettua toiminta-avustusta (Ak) ja erityisavustuksia (B ja C) saa käyttää vain avustettavasta toiminnasta aiheutuviin erilliskuluihin vähennettynä vastaavilla erillistuotoilla (Laki raha-automaattiavustuksista 1056/2001; 13 ja 14 ). Erilliskuluillahan avustuskäytännössä tarkoitetaan niitä kuluja, joita ei syntyisi, jollei kyseistä toimintoa toteutettaisi. Erilaiset hallinnollisten kulujen ositukset eivät siten ole hyväksyttäviä kuluja kohdennettuun toiminta-avustukseen tai projekti-avustuksiin. Monet järjestöt haluavat kuitenkin kohdistaa myös keskushallinnon ja toimiston kuluja eri toiminnoille. Näin voidaan kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä menetellä. Edellytyksenä on, että siirrot (ositukset) tehdään näkyvästi. Tuloslaskelmasta on selkeästi käytävä ilmi, mitkä kuluerät ovat ositettuja. Näitä kulueriä ei hyväksytä kohdennetun toiminta-avustuksen tai projektin avustettaviksi kuluiksi, mutta ne voidaan hyväksyä mahdollisen yleisavustuksen (Ay) avustettavaksi kuluksi, vaikka ne tuloslaskelmassa esitetäänkin toiminnolle ositettuna. 6 AVUSTUSTEN KIRJAAMINEN Avustusten kirjaamisesta ja esittämisestä on erilliset ohjeet (liitteenä). 7 SELVITYSLOMAKKEIDEN KÄSITTELY JA JÄRJESTYS Kaikki toimittamanne selvitysasiapaperit skannataan sähköiseen muotoon. Selvityslomakkeita, tilinpäätösasiapapereita sekä mahdollisia lisäselvityksiä, projektien loppu- ja väliraportteja yms. ei tule nitoa tai muuten liittää yhteen. Tilinpäätöksistä, toimintakertomuksista ja muista dokumenteista, joita on nidottu tai sidottu ja painettu, toivotaan selvitykseen liitettävän A4- arkeille tulostettu tai kopioitu versio. Skannauksen vuoksi tällainen pape-

13 12 ritulosteversio toivotaan niissäkin tapauksissa, joissa painettu versio halutaan liittää mukaan. Kaikki kirjanpidon tulosteet toivomme tulostettavan A4 arkeille pystyyn, jos se vain on mahdollista. Asiapapereiden skannausta nopeuttaa merkittävästi, jos selvitysasiapaperit asetellaan valmiiksi seuraavaan järjestykseen: (kaikilla järjestöillä ei ole läheskään kaikkia näistä selvitysasiapapereista, mutta papereiden toivottu järjestys on seuraava): 1. Selvitys ray-avustuksen käytöstä (lomake 3751) 2. Selvitys toiminnasta ja tilinpäätöstiedoista (3752) mahdollisine liitteineen 3. Selvitys kotipalvelutoiminnasta (3765) mahdollisine liitteineen 4. Selvitys sopeutumisvalmennustoiminnasta (3768) mahdollisine liitteineen 5. Selvitys lomatoiminnasta (3779) mahdollisine liitteineen 6. Toimintakertomus 7. Tilinpäätös (tuloslaskelma, tase, liitetiedot, tase-erittelyt) 8. Tilintarkastuskertomus 9. Mahdolliset tilintarkastusmuistiot 10. Selvitys yleisavustuksesta (Ay) (3755) mahdollisine liitteineen 11. Selvitykset B-avustuksista (3757) mahdollisine liitteineen 12. Selvitykset kohdennetuista toiminta-avustuksista (Ak) ja C- avustuksista (3758) mahdollisine liitteineen 13. muut selvitykseen liitettävät asiapaperit Mikäli selvitettäviä Ay-, Ak- B- tai C- avustuksia on useampia, niiden selvityslomakkeet ja mahdolliset liitteet järjestetään vastaavan avustuskohdenumeron mukaiseen järjestykseen (ks. yllä kohdat 11-12) avustustyypeittäin (alin numero esim. B1 ensimmäisenä jatkaen ylimpään esim. b10 ja sen jälkeen seuraavan avustuslajin (kohdennetut Ak-avustukset ja C-avustukset) lomakkeet. Rinnakkaisorganisaatioiden toiminta- ja tilinpäätöstiedoista täytetyt lomakkeet (3752) ja tilinpäätösasiapaperit vastaavassa järjestyksessä varsinaisen järjestön lomakkeiden jälkeen. Mikäli esim. konsernitilinpäätös ja mahdolliset rinnakkaisorganisaatioiden tilinpäätökset eivät ole vaivattomasti eroteltavissa järjestön varsinaisesta tilinpäätöksestä, liittäkää ne mahdollisuuksien mukaan oikeassa järjestyksessä. Järjestön kaikki selvityspaperit toimitetaan yhtenä nippuna määräaikaan (30.4.) mennessä. Kiitos että otatte huomioon ohjeemme!

14 13 LIITE 8 RAY:N AVUSTUSTEN KIRJAAMINEN KIRJAUSOHJE Raha-automaattiavustukset esitetään tilinpäätöksessä käyttötarkoituksen mukaan seuraavasti: 1 Yleisesti toimintaa varten saadut avustukset(ay) kirjataan tuloslaskelmassa ennen tilikauden tulosta omana eränään. Jos osa avustuksesta on käytetty toimintaa palvelevan irtaimen käyttöomaisuuden hankintaan ja ao hankintameno on aktivoitu, hankintamenoa vastaava osuus avustuksesta kirjataan näkyvänä avustuksen siirtona ao hankintamenon vähennykseksi. (katso kohta 3, investointiavustus) 2 Määrättyä toiminnanalaa varten saadut avustukset (Ak tai C) kirjataan tuloslaskelmassa kyseisen toiminnanalan tuotoksi. 3 Investointimenoihin ja yleensäkin käyttöomaisuuden hankintoihin saatujen avustusten(b) katsotaan olevan luonteeltaan avustuksen myöntäjän osuutta omaisuuden hankinta-menosta. Tuloslaskelmaan tällainen avustus merkitään tuotoksi kohtaan "Investointi-avustukset", jonka paikka tuloslaskelmassa on yleisavustusten jälkeen. Avustustuoton jälkeen tuloslaskelmaan merkitään näkyvästi avustuksen siirto hankintamenon vähennykseksi hankintamenon jäännöksestä. Seuraavassa esimerkki, miten investointiavustus ja sen vähentäminen hankintamenosta esitetään tuloslaskelmassa ja taseessa: TULOSLASKELMA Tuotto-/kulujäämä YLEISAVUSTUKSET RAY:n toiminta-avustus Siirretty kaluston hankintamenon vähennykseksi Investointiavustukset Avustus rakentamiskustannuksiin Siirretty hankintamenon vähennykseksi

15 14 LIITE KIRJAUSOHJE TASE Vastaavaa Pysyvät vastaavat (=Käyttöomaisuus ja muut pitkäaikaiset sijoitukset) Rakennukset ja rakennelmat Lisäys Katettu RAY:n investointiavustuksella Poisto( 4 % mk:sta) Koneet ja kalusto Lisäys 700 Katettu RAY:n avustuksella Poisto( 25 % 300 mk:sta) Poikkeuksellisissa avustuksissa noudatettavat kirjaukset 1 Avustusprosentin korottaminen Jos avustettavan kohteen avustusprosenttia myöhemmin nostetaan avustus kirjataan kuten kohdassa 3 on ohjattu, eli hankintamenon vähennykseksi. Avustuksen vaikutus poistoihin tulee oikaista takautuvasti. Selvitys poistoista ja niihin tehdyistä korjauksista on annettava taseen liitetiedoissa. 2 Avustus investoinneista aiheutuneisiin lainoihin ja korkoihin Lainanlyhennyksiin käytetty avustusosuus kirjataan ao investoinnin hankintamenon vähennykseksi (kts kohta 3) ja korkoihin käytetty avustusosuus kirjataan korkomenoja vähentäväksi eräksi tuloslaskelmaan. 3 Avustus toiminnan alijäämään Avustus kirjataan tuloslaskelmaan näkyvästi ao toiminnanalalle, jos kyseessä on kohdeavustus tai yleisavustuksiin, jos kyseessä on yleisavustus toiminnan alijäämään. Avustustuoton jälkeen tuloslaskelmaan merkitään näkyvästi avustuksen siirto omaan pääomaan edellisen tilikauden alijäämän vähennykseksi. Täten avustus ei vaikuta tilikauden tulokseen.

16 15 LIITE KIRJAUSOHJE 10 Kirjausajankohta Pääsääntö: Avustustuotto ja sitä vastaavat menot kirjataan samalle tilikaudelle Avustus kirjataan sen tilikauden tuotoksi, jonka aikana avustusta vastaavan menon aiheuttanut suorite on luovutettu (ns. suoriteperiaate) tai jonka aikana avustuksen saamisen ehdot muutoin on täytetty. Jos kirjanpito on tilikauden aikana hoidettu maksuperusteisesti, tulee se tilinpäätöstä tehtäessä myös avustusten osalta muuttaa suoriteperusteiseksi. Avustuksen maksaminen ja sen käyttö saattavat ajoittua eri tilikausille seuraavasti: 1 Avustus on maksettu saman tilikauden aikana kun avustuksia vastaavat menot ovat aiheutuneet. Avustus kirjataan tilikauden tuotoksi ja vastaavat menot kirjataan kuluiksi tuloslaskelmaan tai aktivoituina menoina taseeseen, mikäli kyseessä on ollut käyttöomaisuuden hankintaan saadusta avustuksesta. 2 Avustuksia vastaavat menot ovat aiheutuneet päättyneen tilikau den aikana, mutta avustus tai osa siitä maksetaan vasta seuraa van tilikauden aikana Menoja vastaava nostamaton avustus kirjataan tuloslaskelmaan tuotoksi ja taseeseen siirtosaatavaksi rahoitusomaisuuden ryhmään. 3 Avustus on maksettu päättyneen tilikauden aikana, mutta avustuksia vastaavat menot aiheutuvat vasta seuraavan tilikauden aikana Maksettu avustus on seuraavan tilikauden tuloa, joka tulee kirjata taseessa vastattaviin siirtovelaksi (tai avustusennakoksi) lyhytaikaisen vieraan pääoman ryhmään. Seuravana tilikautena, jolloin avustus käytetään me nojien maksamiseen, avustus tuloutetaan siirtämällä avustusennakko avustustuottojen tilille viennillä: Avustusennakot an Avustustuotot 4 Avustus on maksettu päättyneen tilikauden aikana ja avustuksia vastaavia menoja aiheutuu päättyvällä tilikaudella ja seuraavalla tilikaudella. Lisäksi asiakkaille on ilmoitettu sitovasti lomatukipäätöksellä seuraavalle tilikaudelle kohdentuvasta lomatuesta (me nosta)

17 16 LIITE KIRJAUSOHJE Avustus kirjataan tilikauden tuotoksi ja tilikaudelle kohdistuvat vastaavat menot kirjataan tilikauden kuluiksi. Seuraavalle tilikaudelle myönnetyt ja asiakkaille sitovasti ilmoitetut lomatuet kirjataan taseeseen pakolliseksi varaukseksi. Käyttämätön ja sitomaton avustus kirjataan taseessa vastattaviin kohdan 3 mukaisesti. Tilikausi 2001 TULOSLASKELMA Lomatoiminta Tuotot Asiakkailta perityt maksut 200 Kuntien avustukset 500 RAY-avustus vuodelle Myönnetyt lomatuet vuodelle (siirto pakolliseksi varaukseksi taseeseen) Käyttämätön avustus (siirto siirtovelaksi taseeseen) Käyttämätön avustus vuodelta 2000 Siirtovelat/avustusennakot 150 Varaukset/myönnetyt lomatuet Kulut Täysihoitomaksut Muut erilliskulut 400 Lomatoiminnan järjestämiskulut TASE Vastattavaa Pakolliset varaukset Loma-avustusvaraus 100 Vieras pääoma Lyhytaikainen Avustusennakot Avustus ja niitä vastaavat menot maksetaan avustuspäätöstä seuraavana tilikautena Jos järjestölle on myönnetty avustus, mutta tilikauden aikana ei avustusta vastaavia menoja ole aiheutunut ja avustusta ei myöskään ole nostettu niin sitä ei kirjata lainkaan tilikauden kirjanpitoon. Myönnetty avustus on syytä todeta tilinpäätöksen liitetiedoissa ja toimintakertomuksen avustuksia käsittelevässä kohdassa. Seuraavalla tilikaudella avustuksen kirjaamisen osalta menetellään kohtien 1-3 mukaisesti. Raha-automaattiyhdistyksen avustusosasto antaa tarvittaessa lisäneuvon taa avustusten käyttöön ja niiden kirjanpitoon kirjaamisessa liittyvissä asioissa

18