TARJOUSKYSELY/KOKEMÄEN KAUPUNGIN KOTIHOIDON TURVAPUHELINHÄLYTYSTEN TURVA-AUTTAJAPALVELUN HANKINTA

Transkriptio

1 Sivu 1 / 9 TARJOUSKYSELY/KOKEMÄEN KAUPUNGIN KOTIHOIDON TURVAPUHELINHÄLYTYSTEN TURVA-AUTTAJAPALVELUN HANKINTA 1. Hankinnan kohde ja hankintamenettely Pyydämme tarjoustanne Kokemäen kaupungin kotihoidon turvapuhelinhälytysten turvaauttajapalvelusta. Kotihoidon palveluiden tavoitteena on tukea ikääntyneiden ja toimintakyvyltään alentuneiden henkilöiden itsenäistä arkea omassa elämänympäristössään ja tarjota kuntalaisten tarpeista lähtevää oikea-aikaista palvelua. Hankinta toteutetaan avoimena menettelynä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Hankinta on julkisista hankinnoista annetun lain mukaisen kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta. Tarjouskysely on julkaistu kaupungin verkkosivuilla os. Hankintamenettelyssä noudatamme julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut) sekä hankintalakia soveltuvin osin. Tässä tarjouskyselyssä asiakkaalla / loppukäyttäjällä tarkoitetaan turvapuhelinlaitteen tai hälyttimen käyttäjää. Kotihoidon turvapalvelulla tarkoitetaan palvelukokonaisuutta, joka sisältää turvaauttajapalvelun, turvapuhelinlaitteiston sekä hälytysten vastaanottokeskustoiminnan. 2. Hankittavien palveluiden määrä ja nykytila Kotihoidon turvapuhelinpalvelun piirissä on tällä hetkellä noin 110 asiakasta. Asiakasmäärä on kasvava ja kasvuvauhdin arvio vuositasolla on asiakasta. Tarjouskysely koskee nykyisiä ja uusia kotihoidon turvapalvelun pirissä olevia asiakkaita, jolloin turva-auttajapalvelun tulee olla laajennettavissa. Kilpailuttamishetkellä kotihoidon turva-auttajapalvelusta vastaa Kokemäen kaupungin kotihoidon henkilöstö maanantaista perjantaihin klo välisenä aikana. Muina aikoina turva-auttajapalvelusta on vastannut Kokemäen Ambulanssipalvelu Oy. Hälytysten vastaanottokeskustoiminnasta sekä kotihoidon turvapuhelinlaitteistosta vastaa Esperi Care Oy.

2 Sivu 2 / 9 Tarjouskysely Turvapuhelinhälytysten turva-auttajapalvelu Dnro 200/212/2013 Viime vuosina auttajakäyntejä on ollut keskimäärin 10 kpl/kuukausi. Tässä tarjouskyselyssä esitetyt määrätiedot eivät sido tilaajaa. 3. Sopimusaika Sopimuskausi on määräaikainen ajalle Palveluntuottajan tulee tarjota palvelua heti sopimuskauden alusta alkaen. Palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan niitä palveluita, joita tarjouksessaan tarjoaa. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi yksi (1) optiovuosi Tilaaja päättää option käytöstä erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan viimeistään 3kk ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimuksen muutoksiin liittyvissä asioissa menetellään tarjouskyselyn kohdan 12 mukaisesti. 4. Vaatimukset turvapuhelinhälytysten turva-auttajapalvelulta Turva-auttajapalvelu tulee olla tavoitettavissa ja lähtövalmiina 24 tuntia vuorokaudessa, vuoden jokaisena päivänä. Turva-auttajapalvelun tulee vastata hälytyskeskuksen soittoon ensimmäisellä soittoyrityksellä. Auttajalla tulee olla valmius arvioida asiakkaan tilannetta ja soittaa tarvittaessa ambulanssi. Turva-auttajapalvelun viive hälytyskeskuksen soitosta asiakkaan luokse saapumiseen on korkeintaan 40 minuuttia. Kaupunki luovuttaa palvelun käyttäjiä koskevasta henkilörekisteristään sopimuksen toteutumisen kannalta tarpeelliset tiedot palveluntuottajalle ja vastaa tietojen ajantasaisuudesta koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottaja vastaa saamiensa henkilötietojen käsittelyn virheettömyydestä, salassapidosta ja lainmukaisuudesta sekä säilyttää tiedot rekisterissään palvelun tuottamisen ajan. Palveluntuottaja luovuttaa tilaajalle ajantasaisen rekisterin sopimuksen päättyessä.. Palveluntuottaja organisoi toiminnan ja hankkii mahdolliset alihankkijat. Palveluntarjoajan henkilökunnalta edellytetään sujuvaa suomen kielen suullista ja kirjallista taitoa. Tarjoajan tulee noudattaa toiminnassaan seuraavia lakeja ja viranomaismääräysten asettamia vaatimuksia: Sosiaalihuoltolaki (710/1982) ja -asetus (607/1983) Kansanterveyslaki (6/1972) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista ( /785) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Pelastustoimilaki 561/1999 ja valtioneuvoston asetus pelastustoimesta 787/2003 Henkilötietolaki (523/1999) Laki yksityisyydensuojasta Laki ja asetus viranomaistoiminnan julkisuudesta

3 Sivu 3 / 9 Turva-auttajapalvelu sisältää hälytysten vaatiman auttamiskäynnin ja tarvittavat hoito- ja jatkotoimenpiteet asiakkaan kotona. Avustustoimet kirjataan ja tilastoidaan. Turva-auttajapalvelun henkilöstöllä tulee olla vähintään ensiapukoulutuksen (EA1) sisältävä hoitoalan tai vartiointialan koulutus. Palveluntuottaja huolehtii palvelun piirissä olevien asiakkaiden avainten saatavuudesta ja turvallisesta säilytyksestä sekä asiakkaan palvelun päättyessä avainten palautuksesta. Asiakas vastaa avaimien teettämisestä aiheutuvista kustannuksista siirtyessään kotihoidon turvapalvelun piiriin. Avaimista saa ottaa kopioita ainoastaan asiakkaan toimesta. Palveluntuottaja vastaa turva-auttajakäynnin aikana kadonneista avaimista ja katoamiseen liittyvistä seurauksista, kuten uusien avainten teettämisestä ja mahdollisista lukkojen uudelleen sarjoituksista. Palveluntuottajan hälytyskohtainen toimintavastuu alkaa, kun asiakkaan hälytys on siirretty turva-auttajalle ja päättyy, kun turva-auttaja kuittaa turvahälytyspäivystykseen suorittamansa auttamiskäynnin päättyneeksi. Palveluntuottajan turva-auttajavastuu asiakkaasta päättyy, kun kaupunki on ilmoittanut asiakkuuden päättyneen. Palveluntuottaja on velvollinen ottamaan yhteyttä kotihoitoon, mikäli asiakkaan turvaauttaja käyntien tarve nousee yli 4 kertaan kuukaudessa. 5. Palveluprosessin kuvaus ja raportointi Turvapuhelimen käyttäjät ovat pääasiassa vanhuksia tai vammaisia henkilöitä, jotka asuvat yksin omissa kodeissaan. Palvelutarpeen arvioinnin ja asiakasvalinnat tekee sosiaaliohjaaja. Kotihoidon turvapalvelu toimii yhteistoiminnassa kaupungin kotihoidon henkilöstön kanssa. Turva-auttamiskäynnit ovat yleensä tarkistuskäyntejä tai asiakkaan ylösnostamisia tms. Turvapuhelinhälytysten vastaanottaja soittaa hälytysjärjestyksessä ensimmäiselle auttajataholle (joka voi olla esim. omainen tai yksityinen turva-auttaja. Pääsääntöisesti auttajatahona toimivat turva-auttajat, lisäksi myös kotihoidon asiakkaan omaiset toimivat auttajatahona, tosin harvoin. Tällöin turva-auttaja hakee hälytyksen saatuaan turvapuhelinasiakkaan avaimen palvelun tilaajan osoittamasta paikasta. Jos asiakkaan tilanne niin vaatii, soittaa hälytysten vastaanottokeskus asiakkaan luokse suoraan sairaankuljetuksen. Turva-auttajapalvelun hälytyspäivystyksen tulee toimia ympäri vuorokauden vuoden jokaisena päivänä.

4 Sivu 4 / 9 Jokainen laskutuskuukautta koskeva asiakasraportti toimitetaan laskun yhteydessä palvelun ostajalle ja vuoden lopussa palvelun tuottaja toimittaa yhteenvedon koko kaupungin vuoden käynneistä, niiden syistä ja aiheutuneista toimenpiteistä. Hälytysten vastaanottokeskuksella on asiakkaasta seuraavat tiedot: 1. Tieto siitä, kuka soittaa ja mistä 2. Asiakkaan nimi ja osoite 3. Tieto, koska asiakas on hälyttänyt 4. Tiedot, mikä asiakkaalla on hätänä 5. Tieto avaimesta Mahdollisena lisätietona annetaan asiakkaasta myös seuraavat informaatiot: 1. Muita oleellisia tietoja asiakkaasta 2. Taustatiedot, jotka voivat vaikuttaa asiakkaan tilaan 3. Puhelinnumero 4. Omaistiedot, mikäli epäilee kuljetuksen tarvetta Näitä tietoja hälytysten vastaanottokeskus välittää turva-auttajalle puhelimitse Turva-auttajapalvelun tuottajan tulee laatia jokaisesta auttamiskäynnistä raportin, josta ilmenee: 1. turva-auttajan tiedot 2. asiakkaan henkilötiedot 3. saapumis- ja lähtöajankohta auttamiskohteeseen 4. tilanneselvitys ja tehdyt toimenpiteet 5. selvitys mahdollisesta jatkohoitoon lähettämisestä 6. Asiakasrekisterinpito ja asiakirjahallinta Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta. Tilaaja vastaa rekisteriselosteen laatimisesta ja palveluntuottaja sen saatavilla pidosta toimintayksikössään. Tilaaja rekisterinpitäjänä päättää tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat tilaaja ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että sopimuksen piiriin kuuluvat asiakastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palvelutoiminnassa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä.

5 Sivu 5 / 9 Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa arkistoitavat asiakastiedot siirretään veloituksetta kunnan käyttöön ja palveluntuottaja huolehtii omien tiedostojensa ja saamiensa kopiokappaleiden tuhoamisesta. Kuolleitten asiakkaitten asiakirjat tulee siirtää kuitenkin kunnan käyttöön viimeistään kuolinvuoden lopussa. Asiakirjahallinnossa noudatetaan kunnallisia säännöksiä ja määräyksiä. 7. Tarjouksen antaminen Tarjous tehdään tarjouslomakkeella ( liite 1 ). Muulla tavoin tehtyä tarjousta ei käsitellä Hinnoittelu ja hinnan tarkistukset Tarjoushinnat on esitettävä tarjouksessa arvonlisäverottomina nettohintoina. - Turva-auttajapalvelun päivystyshinta /kk - Turva-auttajakäyntimaksu, /käynti viikonpäivästä ja kellonajasta riippumatta. Auttamiskäynnin pituus on keskimäärin 40 minuuttia Matka-ajalta ei makseta korvausta, eikä se kerrytä auttamiskäynnin pituutta. Lisäksi erillisiä laskutus-, yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjouksessa ilmoitettujen sopimushintojen tulee olla kiinteät saakka. Tämän jälkeen sopimushintoja voidaan tarkistaa kalenterivuosittain. Sopimushinnan tarkistuksen perusteena on palveluntuottajan tai tilaajan osoittama kustannustekijöiden muutos, jonka vaikutus palvelun kokonaishintaan on enemmän kuin kaksi prosenttia (+/- 2 %). Esitys sopimushintojen muutoksista on ilmoitettava kirjallisesti vähintään kolme kalenterikuukautta ennen aiottua sopimushinnanmuutosta tilaajalle. Kokemäen kaupunki pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä hinnankorotusesitys sopimuskauden aikana, mikäli se ei perustu todellisiin hyväksyttäviin kustannuksiin Tarjoajan kelpoisuus Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknistä, taloudellista tai muita edellytyksiä palvelun toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai muiden lakisääteisten maksujen suorittamisen. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset määrittelevät keskeiset vaatimukset, jotka palveluntuottajan on täytettävä. Vaatimusten täyttämättömyys on tarjouksen hylkäysperuste.

6 Sivu 6 / 9 Tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseensa seuraavat selvitykset: 1. Tarjoajan yleisesittely ja kokemukset vastaavasta toiminnasta 2. Kuvaus palvelun sisällöstä ja järjestämistavasta (mm. palveluprosessit, toiminnalliset periaatteet ja yhteistyö) 3. Suunnitelma mahdollisten alihankkijoiden käytöstä ja alihankkijoiden esittely 4. Selvitys turva-auttajapalvelusta vastaavan henkilöstön koulutuksesta 5. Kuvaus asiakasrekisterijärjestelmästä sekä asiakirjahallinnon ja asiakkaiden avainten säilyttämisen periaatteista 6. Kuvaus raportointi- ja tilastointijärjestelmästä Tarjoajan tulee toimittaa tilaajavastuulain (1233/2006) 5 :n mukaiset selvitykset ennen kuin hankintasopimus on allekirjoitettu. Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset; 1. selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, 2. kaupparekisteriote, 3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty, 4. todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty, 5. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Kohdat 1 4: selvitykset ja todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Todistusten 1-4 ikä lasketaan hankintasopimuksen allekirjoituspäivästä lähtien. Myös palveluntarjoajan mahdollisesti käyttämiltä alihankkijoilta edellytetään soveltuvuusvaatimusten täyttämistä ja edellä mainittuja tilaajavastuulain mukaisia selvityksiä 8. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta Tarjoukset, jotka täyttävät palveluntarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset vertaillaan alla esitetyillä kriteereillä ja valintaperusteilla. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan tarjoushinnan ja laadun perusteella. Hinnan vertailussa vertaillaan turva-auttajapalvelun päivystyshintaa sekä turvaauttajakäynnin hintaa ja laadunvertailussa turva-auttajien koulutusta. Tarjouskilpailun voittaja on se tarjoaja, jonka laadun ja hinnan vertailupisteet ovat suurimmat.

7 Sivu 7 / 9 1. Hinta, enintään 90 pistettä Turva-auttajapalvelun päivystyshinta, enintään 50 pistettä. Edullisin tarjous turva-auttajapalvelun päivystyshinnasta saa 50 pistettä. Muiden pistemäärä saadaan kaavalla (edullisin hinta/vertailuhinta) X 50 Turva-auttajakäyntimaksu /käynti, enintään 40 pistettä Edullisin tarjous turva-auttajapalvelun käynnin hinnasta saa 40 pistettä. Muiden pistemäärä saadaan kaavalla (edullisin hinta/vertailuhinta) X Laatu, enintään 10 pistettä Palvelun tuottajan turva-auttajapalvelusta vastaavan henkilöstön koulutus, enintään pistettä. 9. Laskutus ja maksuehdot Palvelun tuottamiseen osoitetuista työntekijöistä on vähintään hoitoalan tai tätä vastaavan (ei kuitenkaan vartiointiala jne.) perustutkinnon suorittaneita; % = 10 pistettä 60-79% = 7 pistettä 40-59% = 0 pistettä Laskutus palvelusta tapahtuu kuukausittain jälkikäteen. Laskun liitteenä toimitetaan tiedot laskun kohteena olevista kotihoidon asiakkaista. Tilaajan tulee pystyä tarkastamaan lasku liitteen tietojen perusteella. Maksuehto on 21 päivää netto. Myöhästyneelle maksusuoritukselle maksetaan korkolain mukainen viivästyskorko. 10. Tarjousten käsittely 1. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu tarjouspyynnössä esitetyin perustein 4. Hankintapäätös 5. Hankintasopimuksen tekeminen Myöhästyneitä tai muutoin tarjouskyselyn vastaisia tarjouksia ei oteta lainkaan huomioon. Lisäksi kilpailusta voidaan sulkea pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti,

8 Sivu 8 / 9 taloudellisesti, teknisesti tai toiminnallisesti katsota selviytyvän tarjouskyselyn velvoitteista. Tällaisille tarjoajille ilmoitetaan ratkaisusta perusteluineen. 11. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista, päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Mahdolliset liikesalaisuudet on esitettävä erillisellä liitteellä, jonka jokainen sivu sisältää maininnan LUOTTAMUKSELLINEN. Ellei näin menetellä, tulkitaan, ettei tarjous sisällä salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuuksia. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 12. Hankintapäätös Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tehdään tilaajan ja valitun palveluntuottajan kanssa hankintasopimus. Tilaaja varaa mahdollisuuden neuvotella valitun palveluntuottajan kanssa tarjouspyynnön mukaisista yksityiskohdista ennen sopimuksen tekemistä. Sopimus tulee voimaan hankintasopimuksen allekirjoitushetkellä ja on voimassa sopimuskauden ajan. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen purkamista tai irtisanomista. 13. Sanktiot ja sopimuksen purkaminen Turva-auttajapalveluiden tuottajan tulee huolehtia koko sopimuksen voimassaoloajan henkilöstönsä asiakaspalvelukykyisyydestä ja vastuullisuudesta. Vasteajan tulee toteutua ilmoitetusti ja turva-auttajapalvelun asiakkaita tulee kohdella hyvin. Tilaaja seuraa vasteaikoja hälytysten vastaanottokeskuksen sekä turva-auttajapalvelun tuottajan raportoinnin perusteella. Tilaaja seuraa asiakaspalvelun tasoa säännöllisillä kotihoidon asiakaskyselyillään. Mikäli palvelu ei vastaa sopimusta tai laatuvaatimuksia tai sopimus ei muusta perustellusta syystä täyty, voidaan palveluntuottajalle antaa huomautus. Kolmannen huomautuksen

9 Sivu 9 / 9 jälkeen tilaaja voi määrätä palveluntuottajalle 500 euron sakkomaksun turva-auttajakäyntiä kohden. Sakkomaksun suuruus kasvaa 20% kutakin turva-auttajakäyntiä kohden, mikäli palvelua koskevia puutteita ei korjata. Maksimisakko on enintään 2500 euroa. Sopimuksen purkamisen perusteluksi riittää tilaajan toimesta reklamoitu toistuva sovitun palvelutason alitus ja sakkomaksumenettely. Tilaajalla on oikeus yksipuolisesti purkaa sopimus ilman irtisanomisaikaa kolmannen sakkomaksun jälkeen. Palveluntuottajalla ei ole yksipuolista oikeutta irtisanoa sopimusta. 14. Tarjousten jättäminen Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa klo mennessä osoitteella; Kokemäen kaupunki / Perusturvaosaston osastopäällikkö Tulkkilantie 2, Kokemäki Kirjekuoreen tulee näkyvästi merkitä TURVAPUHELINHÄLYTYSTEN TURVA- AUTTAJAPALVELU. Tarjouskuoressa tulee näkyä tarjoajan nimi- ja osoitetiedot. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon ja ne palautetaan avaamattomina. Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Kokemäellä Jarno Moisala Vs. Perusturvaosaston osastopäällikkö Liitteet 1. Tarjouslomake