Kokemuksia pilotoinnista osana julkisen sektorin tietojärjestelmäkehitystä. case: Oma riista -palvelu Suomen riistakeskus

Transkriptio

1 Kokemuksia pilotoinnista osana julkisen sektorin tietojärjestelmäkehitystä case: Oma riista -palvelu Ari Kontiainen Suomen riistakeskus Suomen riistakeskus Suomen riistakeskus Maa- ja metsätalousministeriön alainen Itsenäinen, julkisoikeudellinen laitos ~70 henkilöä, 15 aluetta, 16 toimipistettä Rahoitus riistanhoitomaksuista Tehtävät Vastaa sille säädetyistä julkisista hallintotehtävistä Tukee riistanhoitoyhdistysten toimintaa Huolehtii riistapolitiikan toimeenpanosta Edistää kestävää riistataloutta Asiakkaat Metsästäjät ~ Metsästysseurat ja seurueet ~7.000 Riistanhoitoyhdistykset ~300 Kansalaiset, media 1

2 Vuosikellomme Riistakantaarviot Metsästysrajoitukset ja -kiintiöt Metsästys, riistatiedon keruu Lupien myöntäminen Oma riista -palvelu Joukkoistetun riistatiedon keruuseen kehitetty maksuton palvelu. Kehitys alkoi 1/2014, ensimmäinen julkaisu 5/2014 Yksityinen riistapäiväkirja vs. kerätyn datan hyödyntäminen Myös sähköinen mets.kortti, lupatiedot, jne Riistatietoa kerätty tähän mennessä eläinyksilöstä Luotettavasti tunnistettuja käyttäjiä henkilöä Mobiilisovelluksia ladattu kertaa Metsästysseuroja ja -seurueita kpl Palvelua voi käyttää sekä verkko- että mobiilisovelluksilla Verkkopalvelun tuki tablettikoosta ylöspäin Mobiilisovellukset Android, ios, Windows Phone Yksityishenkilöiden lisäksi palvelussa useita muita rooleja RHY toiminnanohjaaja, Luvansaaja, Seuran yhteyshenkilö, jne Osa riistatiedosta validoidaan toisen roolin toimesta Yhteistyö kaupallisten yritysten kanssa. Lähdekoodi avointa. 2

3 Pilottien käyttö aktiivinen osa palvelun kehitystä Osoittautuneet erittäin hyödyllisiksi palvelun kehittämisessä Täydellinen ennalta määrittely ei ole mahdollista Käyttäjien ymmärrys syvenee pilotissa; teknologian mahdollisuudet, työnkulut Ymmärryksemme erilaisista käyttäjistä ja laitteistoista paranee Myös erinomainen viidakkorumpu Käytetty tähän mennessä mm. Mobiilisovellusten beta-versioiden osalta erillinen jakelu + ryhmätyötila Ennen avointen rajapintojen laajempaa käyttöönottoa kirjautuminen, aluegeometriat Suurempien toimintokokonaisuuksien kehityksessä Suurriistavirka-aputapahtumien keruutoiminnot Metsästysseuratoiminnot Hirvitietojen keruutoiminnot Hirvitiedon keruun pilotti, syksy 2015 Hirvenmetsästys vuosittain seuraa/seuruetta ja henkilöä saalis- ja havaintotietoa Pilotoimme tiedonkeruun sähköistämistä Kolme aluetta, kuusi yhteislupaa, ~100 seuraa Erilaiset lainsäädännöt ja metsästystavat Päivän olosuhteet, havainto- ja saalistiedot Näkyvyys seuran ja luvan sisällä tilanteeseen Automaattiset raportit à lähes reaaliaikaisuus Useita uusia rooleja palvelussa Huom: pilotissa rinnalla vanha paperitapa Tavoite: Laskea Suomen laajuisen käyttöönoton kokonaisriskiä syksyllä 2016 Kuva: Petri Var.ainen 3

4 Kommentteja hirvitietopilottiin osallistuneilta "Homma toimii näin maallikon mielestä kohtalaisen mukavasti." -Metsästyksenjohtaja "Odotan innostuneena, että palvelu saataisiin käyttöön. Se on suuri edistysaskel ja helpottaa merkittävästi 'kirjanpitoa'." -Luvansaaja "Eilen oli Oma riistalle hyötykäyttöä kun 33 seuran yhteisluvan johtoryhmä pohti lisälupien kohdistamista." -RHY toiminnanohjaaja "Optinen paperilomake on raskas täyttää." -Metsästyksenjohtaja Kuva: YLE "Ei ymmärretty keväällä velvoittaa seuroille säännöllistä päivitystä, joten luvut laahavat jäljessä." -RHY toiminnanohjaaja Mitä olemme oppineet?

5 Oppi 1: Ymmärrä pilotti rajoitettuna, tuotantotasoisena palveluna Toiminnot pilottiympäristöön vasta kun laatu on tuotantotasoista Vaillinainen toiminnallisuus testaamaton toiminnallisuus Vaikutus pilottiporukan motivaatioon aivan olennainen Erillisten pilottiympäristöjen pitäminen vaatii paljon vaivaa Käyttäjätietojen, testidatan, jne ylläpitäminen on Lean-termein: puhdasta hukkaa Suoraviivaisempaa on käyttää tuotantoympäristöä, jos mahdollista Avataan toimintojen ja tietojen näkyvyys pilottiryhmälle Oppi 2: Mieti mitä pilotilta haluat, jotta saat mitä tarvitset Ymmärsimmekö kehitystarpeen (teknisesti) oikein? Onko tiedonkeruu- ja raportointiprosessin kulku ymmärrettävä? Onko toteutus sopiva kompromissi erilaisiin tapoihin organisoida metsästys? Sähköisen ja paperisen keruuprosessin yhteistoiminta? Mitä rajoitteita voi asettaa? Meneekö prosessi tällä toteutuksella maaliin asti? Lisäämmekö arvoa asiakkaille? Vähentääkö tai helpottaako tiedonkerääjän työtä? Parantaako näkyvyyttä kerättyyn tietoon ja metsästykseen? Tuoko riittävästi informaatiota saataville? Vai liikaa? Bonus: Tunteeko asiakas, että pääsee vaikuttamaan kehitykseen? Tulemmeko saamaan kaiken tarpeellisen palautteen? Innokkailta ja hieman vastentahtoisilta? Osaavilta ja aloittelevilta? Eritasoisia laitteita käyttäviltä? Tärkein: Onko valmius laajaan käyttöönottoon olemassa pilotin jälkeen? 5

6 Oppi 3: Pidä pilotissa (kaikki) syklit lyhyinä Asiakaspalautteen käsittely, analysointi, päätöksenteko ja tiedottaminen Kaikesta palautteesta kannattaa aina kiittää! Kaikkiin palautteisiin vastattiin 24h sisällä à osallistujien motivaation ylläpitäminen Kaikki ideat analysoidaan ja kirjataan kehitysjonoon à voidaan kertoa toteutuksesta HUOM: Kannattaa kertoa myös, jos heti tiedetään, että jotain ei tulla toteuttamaan. Julkaisu- ja korjaussyklin pitää myös olla nopea Vaatii softakoneelta ketteryyttä (Continuous Integration & Delivery) Uusia toimintoja käyttöön sitä mukaa kun valmistuvat Fiksit tuotantoon jopa alle tunnissa vian löytämisestä Oppi 4: Kaikki vastaukset eivät tule vapaaehtoisesti Tarjottuja palautemahdollisuuksia ei aina käytetä Käyttöohjedokumentaatio Koulutustilaisuudet Videokoulutukset Ryhmätyötilat Sähköpostilistat Uutiskirjeet Henkilökohtainen kontakti tuo piilossa olevan tiedon esille Vakiokysymyslista Henkilökohtainen soitto Vaikka saisit paljon palautetta varmista, että saat myös negatiivisen tai passiivisen. Saatko kyselyillä tai mittaroinneilla koetut tai saavutut hyödyt / tyytyväisyyden? 6

7 Oppi 5: Pilotti ei ole vastaus kaikkiin kysymyksiin Osa käyttäjäryhmistä jää aina kattamatta Suurimmat yhteisluvat testattiin vasta tuotannossa, syksyllä 2016 Erilaisia käyttötapoja jää tulematta esille Todellinen kapasiteettitestaus selviää vasta laajassa käyttöönotossa Varautuminen ja arviointi silti mahdollista! Asiakkaan kuuntelua herkällä korvalla on syytä jatkaa myös laajassa tuotantovaiheessa Palvelukehitys on jatkuva prosessi Tervehdi muutospyyntöjä ilolla myös pilotin jälkeen Pidä edelleen syklit lyhyinä, reagoi tarpeen mukaan nopeasti Yhteenveto Oppi 1: Ymmärrä pilotti rajoitettuna, tuotantotasoisena palveluna Oppi 2: Mieti mitä pilotilta haluat, jotta saat mitä tarvitset Oppi 3: Pidä pilotissa (kaikki) syklit lyhyinä Oppi 4: Kaikki vastaukset eivät tule vapaaehtoisesti Oppi 5: Pilotti ei ole vastaus kaikkiin kysymyksiin 7

8 Kysymyksiä? Kiitos! Ari Kon.ainen Suomen riistakeskus 8