Leader-hallituskoulutus 2017 Ajankohtaista toimintarahassa

Transkriptio

1 Leader-hallituskoulutus 2017 Ajankohtaista toimintarahassa Marjo Yli-Kiikka Maaseutuvirasto Sivu 1

2 Maaseutuviraston rooli vastaa ohjelman toimeenpanon suunnittelusta, kehittämisestä ja seurannasta vastaa varojen maksamisesta ja varojen käytön riittävästä valvonnasta ohjaa ja valvoo välittäviä toimielimiä vastaa EU:n lainsäädännössä osoitettujen tehtävien hoitamisesta moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen ohjaa ja valvoo välittäviä toimielimiä niiden hoitaessa maksajaviraston vastuulle kuuluvia tehtäviä Sivu 2

3 Maaseutuviraston rooli Mavin rooli toimeenpaneva ja tuen myöntämistä ja maksamista valvovana viranomaisena: Maaseutuviraston ohjausvälineitä: määräykset (laissa annettu valtuus) ohjeet koulutukset ja neuvonta ELY-keskusten ja Leader-ryhmien hallinnon ohjaus- ja tarkastuskäynnit Sivu 3

4 Maaseutuviraston rooli Mavin rooli ohjaavana ja tukevana viranomaisena: Toimintarahan osalta tuen myöntämisestä ja maksamisesta päättäminen siirtyi ELY-keskuksilta Maviin ohjelmakaudelle Myös Leader-ryhmien tukeminen ja ohjaus siirtyi toimintarahaan liittyvissä asioissa Maviin Tasapainottelua kahden roolin välillä Sivu 4

5 Maaseutuvirasto ja Leader-työ Myöntö: Yksikönpäällikkö Esko Leinonen, Ylitarkastajat Tiina Rinta-Rahko ja Marjo Yli-Kiikka Maksu: Yksikönpäällikkö Tuomas Rouhunkoski, Ylitarkastajat Emmi Mäkinen, Kirsi Murtomäki Toimintarahatiimi - Käsittelee toimintarahaan ja Leader-toimintaan liittyviä kysymyksiä - Asiantuntijajäseniä myönnöstä ja maksusta sekä yksikönjohtajat

6 Maaseutuvirasto ja Leader-työ Muita Mavin työryhmiä, joissa voidaan Leader-asioita käsitellä Hanke- ja yritystukien viikkopalaveri Hanke-, yritys- ja rakennetukien ydinprosessiryhmä Yhteistyöryhmät: Leader-asiantuntijaryhmä Yhteistyöryhmä, jossa edustettuina MMM, Mavi, ELY-keskukset ja Leader-ryhmät Leader-vastaavat Hallinnon sisäinen työryhmä, jossa jäsenet MMM ja Mavista

7 Toimintaraha Asioita, joihin toimintarahahakemusten käsittelyssä kiinnitetään huomiota: Kulurakenne, toiminta ja aktivointi Rahojen riittävyys kauden loppuun Kustannusten kohtuullisuus Toiminnan järjestäminen, hallituksen rooli ja työtekijöiden tehtävänkuvat Hakemuksissa havaittua: Pääosin hyviä hakemuksia Hankkeen julkinen kuvaus suppea (alueen kunnat, EUosarahoitteisuus..) Ostopalveluiden kilpailutukset ja asiakirjat Palkat ja niiden muodostuminen Numeerinen tieto ylipäänsä

8 Muutoshakemukset toimintarahaan Muutosta haetaan, mikäli kululajeissa havaitaan merkittävää eroa Muutoshakemuksen tarve toimitetaan aina Maaseutuviraston arvioitavaksi Muutosta haettava ennen muutoksen syntymistä (liitteenä ote kokouspöytäkirjasta, jossa muutosta käsitelty) Ei pysty vielä hakemaan sähköisesti Hyrrässä Sivu 8

9 Toimeenpano ja Leader-työ Ohjeistaa, neuvoo ja kouluttaa ELY-keskusten Leader- vastaavia ja Leader-ryhmiä toimintaan koskevissa kysymyksissä (mm. hankkeiden käsittely, hallitustyöskentely, henkilöstöasiat) -toimintaryhmien toiminnan kehittämiseen liittyvät tehtävät (mm. Leader -asiantuntija ryhmä, Leader -brändin kehittäminen, laatutyö) -hallinnon ohjauskäynnit toimintaryhmiin Kehystarkistuksen kriteerien tulosten koostaminen ja kehystarkistuksen läpivientiin osallistuminen Hyrrän kehittäminen toimintarahaan liittyen Toimintarahan viikkopalaverin koordinointi Myöntövaltuuksien puoltaminen Leader -ryhmiin Sivu

10 Toimeenpano ja Leader-työ Ohjeiden ja määräysten laatiminen ja päivittäminen - toimintarahaohje, teemahankeohje, määräykset hakemusten vastaanottamisesta ja käsittelystä, määräys toimintarahan hakemisesta jne. Lomakkeiden laatiminen Hyrrän kehittäminen Tiivistä yhteistyötä hanke- ja yritystukien myönnön ja maksun toimeenpanon kanssa! Sivu

11 Keskeisiä säädöksiä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 1303/2013 (yleisasetus) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 1305/2013 (maaseutuasetus) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 1306/2013 (horisontaaliasetus) Komission delegoitu asetus (EU) N:o 807/2014 Mm. liiketoimintasuunnitelman vähimmäisvaatimukset (5 art.) Komission täytäntöönpanoasetus (EU) N:o 808/2014 Sisältää säätelyä mm. ohjelman seurannasta ja arvioinnista sekä tiedotus- ja julkistamistoimenpiteistä Sivu 11

12 Keskeisiä säädöksiä Komission täytäntöönpanoasetus (EU) N:o 809/2014 (valvontaasetus) Sisältää mm. sääntelyä hallinnollisista sekä paikalla tehtävistä tarkastuksista sekä hallinnollisista seuraamuksista Komission delegoitu asetus (EU) N:o 640/2014 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 Komission asetus (EU) N:o 651/2014 (Yleinen ryhmäpoikkeusasetus) Komission asetus (EU) N:o 702/2014 (Maa- ja metsätalouden ja maaseutualueiden ryhmäpoikkeusasetus) Komission asetus (EU) N:o 1407/2013 (de minimisasetus) Komission asetus (EU) N:o 1408/2013 (de minimisasetus) Sivu 12

13 Keskeisiä säädöksiä Laki maaseudun kehittämisen tukemisesta (28/2014) Valtioneuvoston asetus maaseudun hanketoiminnan tukemisesta (1174/2014) Valtioneuvoston asetus maaseudun yritystuesta (80/2015) Sivu 13

14 KIITOS! Yhteydenotot: Sivu 14

15 LEADER hallituskoulutus Toimintarahan maksukäsittelystä Maaseutuvirasto Maksu- ja jatkotoimenpideyksikkö Emmi Mäkinen, ylitarkastaja

16 Sisältö Hallituksen ja puheenjohtajan rooli Maksuhakemusten käsittelyn tilanne Maksukäsittelyn nopeuttamisen mahdollisuudet Maksukäsittelyn yhteydessä esiin tullutta - Kohtuullisuus - Tarkoituksenmukaisuus - Yleishyödyllisyys Yhteystiedot Sivu Mäkinen

17 1.1. Maksuhakemusten käsittelystä Toimintarahan maksuhakemukset esitellään ja ratkaistaan Tukien maksu- ja jatkotoimenpideyksikössä Maksuhakemukset otetaan käsittelyyn saapumisjärjestyksessä - Käsittelyn etenemiseen vaikuttaa tästä eteenpäin moni seikka Käsittelyn tilanne hyvä. Tällä hetkellä otetaan käsittelyyn joulukuun lopussa / tammikuussa saapuneita hakemuksia Hakemuksia voi ja on hyvä jättää Hyrrään jatkuvasti - Huomioitava tuotantokatkos jolloin hakemuksia ei voi käsitellä Sivu Mäkinen

18 1.2. Maksuhakemusten käsittelystä Ennakon kuittaavia päätöksiä on nyt mahdollista tehdä ja ensimmäiset on tehtykin. - Ennakon kuittaavan osion rakentaminen ja testaaminen Hyrrässä on vaikuttanut hakemuskäsittelyyn maalishuhtikuussa. Käsittelijöinä Emmi Mäkinen, Tiia Turtiainen ja väliaikaisesti Kirsi Murtomäki Hakemuksia käsitellään jatkuvasti Ratkaistuja hakemuksia 43 kpl, maksettu 4,1 milj. Sivu Mäkinen

19 2. Hallituksen ja puheenjohtajan rooli toimintarahassa Leader-ryhmä on yleishyödyllinen yhdistys, jonka toimeenpanevana elimenä on hallitus - Hallituksen ja puheenjohtajan vastuu merkittävä - Toimintaraha maksetaan julkisista varoista ja sen käyttämisessä omat säännöt ja mahdollisuudet Velvollisuus noudattaa moitteettoman varainhoidon periaatetta Roolit yhdistyksessä - Hallitus, puheenjohtaja, toiminnanjohtaja, muut työntekijät Sivu Mäkinen

20 2.1. Käsittelyn sujuvuuteen vaikuttaminen Kirjanpidon oikeellisuus ja selkeys - Audit trail eli aukoton kirjausketju - Tositteiden olemassaolo - Oikeille kustannuspaikoille kirjaaminen Tarvittavien liitteiden löytyminen - A) tarvittavien liitteiden lisääminen maksumääräyksen mukaisesti - B) liitteiden sijainti Hyrrässä (Vain) Tukikelpoisten kustannusten esittäminen - Tarkastetaan hakemusta laadittaessa ettei mukaan eksy tukikelvottomia kustannuksia Sivu Mäkinen

21 2.2. Maksuhakemuksen liitteistä Maksuhakemusta laadittaessa hyvä tarkastaa, että tarvittavat liitteet löytyvät Hyrrästä - Jo tallennettuja liitteitä ei tarvitse toimittaa uudelleen ellei ole tapahtunut muutoksia esim. palkattu uusia henkilöitä, kirjanpito siirtynyt toiseen paikkaan, hallitus muuttunut ym. Jatkuvissa sopimuksissa huomioitava, mille aikavälille kustannus ulottuu ja miten se on kannattavaa ajoittaa maksuhakemuksella Yleisimmin lisäselvityspyynnöillä kysytään puuttuvia liitteitä, kustannuksen kytköstä toimintarahaan tai kirjanpitoon liittyviä asioita Sivu Mäkinen

22 2.3. Tukikelpoisten kustannusten esittäminen Kustannusten pitää olla kohtuullisia - Kohtuullisuus on todennettava dokumentein, esimerkiksi hintavertailu - Myös silloin kun kilpailuttamisen edellytykset eivät täyty Kustannusten tarkoituksenmukaisuus - miten käytettävissä olevat varat käytetään tarkoituksenmukaisesti ja - niin että ne riittävät koko ohjelmakaudelle Ohjelmakauden ajanjakso - Leader-ryhmät valitaan ohjelmakaudeksi kerrallaan ja sopimuksella vahvistetaan sitoumus toimia ohjelmakauden ajan. Sivu Mäkinen

23 KONKREETTISEMPIA HAVAINTOJA MAKSUPÄÄTÖSESITTELYSSÄ Sivu Mäkinen

24 Kirjanpito Kirjanpidon laatuun ja sisältöön on kiinnitettävä huomiota Toiminnalla ja aktivoinnilla oltava omat kustannuspaikat Flat rate kustannusmallissa kiinnitettävä huomiota välillisten ja välittömien kustannusten jakoon ja esittämiseen maksuhakemuksella Kirjausketjun on oltava aukoton! Myös tilintarkastuksen merkitys: havainnot tilintarkastuksessa kertovat terveestä toiminnasta. Sivu Mäkinen

25 Matkakulut Matkalaskut tositteineen liitettävä maksuhakemuksen yhteyteen - Matkakulujen korvaamisessa sovelletaan Valtion matkustussääntöä jossa määritellään matkalaskun sisältämistä asioista - Myös hallituksen jäsenet täyttävät matkalaskun tarvittavine liitteineen - Matkan alku- ja päättymisajankohta mainittava - Matkakustannukset korvataan edullisimman julkisen vaihtoehdon mukaan - Matka-aika ei ole työaikaa - Työaikakirjanpidon ja matkalaskujen täsmättävä Oman auton käyttö poikkeus ja perusteltava aina! Sivu Mäkinen

26 Kustannusten kohtuullisuus ja tarkoituksenmukaisuus Joukossa on myös ylisuuria kustannuksia - Riittävä hintatason selvitys, vaihtoehtoisten toimintatapojen etsiminen - Esimerkki: talouspäällikön tehtävän jakaminen useamman ryhmän kesken tai kirjanpidon tekeminen Leader-ryhmässä jos käytettävissä omasta takaa vahvan taloudellisen osaamisen taitaja Tarkoituksemukaisuusharkinta, esimerkiksi kalliit ulkomaanmatkat ja rahan riittäminen kauden loppuun asti Kustannukset painottuvat vahvasti toimintaan/hallintoon. Aktivointia on lisättävä merkittävästi. Sivu Mäkinen

27 Muuta: Ansionmenetykset eivät ole tukikelpoisia - Lainsäädännöstä johtuva seikka - Toiminta perustuu yleishyödyllisenä yhteisönä toimimiseen Työsuhdesasiat 1. Toimiminen villinä työnantajana 2. Liittyminen sopivaan työnantajayhdistykseen KV-tesin soveltaminen ei juridisesti ole mahdollista Tilanteessa jossa työpaikka laitettava julkiseen hakumenettelyyn, toimitettava hakuilmoitukset maksuhakemuksen liitteenä Sivu Mäkinen

28 Käteisostojen määrää vähennettävä - Mahdollisuuksien mukaan käytettävä yhdistyksen luottokorttia. - Käteiskuiteissa oltava selvä tosite ja selite, mitä ostettu ja miten liittyy toimintarahaan. Allekirjoittajaroolin ajantasaisuudesta huolehtiminen Hyrrä-järjestelmässä - Allekirjoittaja määräytyy yhdistyksen sääntöjen mukaisesti - Erityisesti toimijoiden vaihtuessa Sivu Mäkinen

29 Mitä selkeämpi hakemus, sen joutuisampi käsittely ja raha nopeammin yhdistyksen tilillä Tähän asti kaikki epäselvyydet selvitetty yhdessä, virheitä ei tarvitse pelätä. Tarvittaessa selvitetään ja katsotaan miten edetään. Sivu Mäkinen

30 YHTEYSTIEDOT Yksittäistä maksuhakemusta koskevissa asioissa voitte ottaa yhteyttä Puh Kiitos huomiostanne ja mukavaa kesän odotusta! Sivu Mäkinen