Kansa-koulu, Kansa-hanke ja Kantapalveluun siirtyminen sosiaalihuollossa

Transkriptio

1 Kansa-koulu, Kansa-hanke ja Kantapalveluun siirtyminen sosiaalihuollossa Mitä, miksi ja milloin? -infosarja Syksy 2016 Aluekoordinaattori Nina Peronius Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus PERUSTUU Kansa-koulu -hankkeen esittely- ja kirjaamisvalmennuksen dioihin sekä THL:n materiaaliin. Kooste tekijän. Huomioi, että kyseessä on edelleen kehittyvä kokonaisuus, joten varmista ennen päätösten tekoa viimeisin tilanne.

2 SISÄLTÖ Nykytilasta tavoitteeseen Kansa-koulu hanke Määrämuotoinen kirjaaminen Kirjaamislain vaikutukset kuntien asiakastiedon kirjaamiseen, Rakenteinen kirjaaminen ja asiakastietojärjestelmien muutos Kanta asiakastiedonarkistoon siirtyminen ja valmistautuminen tiedonhallinnan muutokseen Täydentyvä to do listaluonnos

3 Dia: Maarit Rötsä/THL

4 Dia: Maarit Rötsä/THL

5 Kansa-koulu -hanke Nina Peronius Aluekoordinaattori, Lappi ja Pohjois-Pohjanmaa

6 Kansa-koulu-hanke Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain valtakunnallinen toimeenpanohanke Toteuttajana sosiaalialan osaamiskeskukset Hallinnoijana Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus oy Socom Hanke on saanut valtionavustusta Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta, kokonaisbudjetti 2,2M Poske (Lappi + Pohjois-Pohjanmaa) 0,11 % Omarahoitusosuus 10 % Poske /Lapin toimintayksikkö n Poskessa 1. toimeenpanojakso:

7 Hankkeen tavoitteet Sosiaalialan työn edellytyksenä on hyödynnettävä asiakastieto siellä, missä asiakasta palvellaan Sosiaalialan tiedonhallinnan kansallinen kehittämistyö tähtää sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin Kanta-palvelut myös sosiaalihuoltoon => asiakastiedot ammattihenkilöiden käyttöön Omakanta laajenee vastaamaan sosiaalihuollon tarpeita => asiakastiedot myös asiakkaan käyttöön Kansallisesta kehittämistyöstä vastaa THL/Oper Kansa-koulu-hanke tukee sosiaalihuollon Kanta-palveluihin valmistautumista Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen käyttöönotolla ja kansallisten luokitusten sekä asiakasasiakirjarakenteiden käytöllä vahvistetaan rakenteisuutta asiakastietojärjestelmissä ->toiminta- ja tietomääritykset Kirjaamisvalmennuksella yhdenmukaistetaan sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjä ja parannetaan asiakastiedon hyödynnettävyyttä -> kirjaamisvalmentajien valmennus

8 1. Toiminta- ja tietomääritykset Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitus otetaan käyttöön julkisen sosiaalihuollon palvelun järjestäjänä toimivissa organisaatioissa Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvaukset yhtenäistetään kansallisten prosessikuvausten mukaisesti Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiset asiakasasiakirjojen (erikseen sovittu rajattu joukko) sisällöt otetaan käyttöön asiakastietojärjestelmissä Oulunkaaren ky pilotti Pilotoinnin kohteena lapsiperheiden palvelut, lastensuojelu, perheoikeudelliset palvelut, päihdehuolto, työikäisten palvelut ja vammaispalvelut. Asiakirjoista pilotoidaan palvelutarpeen arvio ja asiakassuunnitelma (Pro Cinsona) Lisäksi vanhuspalvelut pilotoi kansallisia määrityksiä kothoidossa ja omaishoidon tuessa yhdessä Ylä-Savon Soten kanssa (Effica-kotihoito)

9 2. Kirjaamisosaamisen kehittäminen Kuntiin valmennetaan määrämuotoiseen kirjaamiseen ja kansallisen asiakastietomallin käyttöönottoon perehdytettyjä ammattihenkilöitä, jotka vastaavat henkilöstön kirjaamisvalmennuksesta omissa organisaatioissaan Oulussa 36 ja Rovaniemellä 25 kirjaamisvalmentajavalmennuksessa Kesto 4 lähiopetuspäivää + 2 päivää tehtäville 1. vaiheessa (syksy 2016) sosiaalityö ja lasten ja perheiden palvelut, 2. vaiheessa (kevät 2017) muu sosiaalitoimi (hoivapalvelut ja päihdetyö) Sosiaalihuollon henkilöstölle tuotetaan valmennus- ja perehdytysmateriaali Diasarjat, oheiskirjallisuuslistat, videot, harjoitustehtävät Sosiaalihuollon henkilöstölle järjestetään kirjaamisvalmennusta hankkeessa mukana olleissa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa ja henkilöstön kirjaamisosaamista vahvistetaan 2 x 1 päivän tai 2 x ½ päivän kirjaamisvalmennuspaketit + materiaalit Tuki järjestämiseen aluekoordinaattorilta

10 Kirjaamisvalmennuksen sisältö sosiaalihuollon kirjaamisen lainsäädäntö, lähtökohdat japeriaatteet kirjaamisen etiikka jaasiakaslähtöisyys kirjaamisen käytännöt asiakkaan osallistuminen kirjaamiseen tietosuoja jatietoturva määrämuotoinen kirjaaminen sosiaalihuollon palvelutehtävät, sosiaalipalvelut ja palveluprosessit palvelutehtäväkohtaiset asiakasasiakirjat, tietokomponentit ja sosiaalihuollon koodistot Ymmärrys rakenteisesta kirjaamisesta sekä Kanta-arkistosiirtymästä

11 Määrämuotoinen kirjaaminen Kirjaamislain vaikutukset kuntien asiakastiedon kirjaamiseen Nina Peronius Aluekoordinaattori, Lappi ja Pohjois-Pohjanmaa

12 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista tuli voimaan yhtä aikaa uuden sosiaalihuoltolain kanssa Lain pykäläkohtainen voimaantulo on vaiheistettu vuosille Sosiaalihuoltolaki on toimintaa käsittelevä laki Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki on tietoa ja tietojen käsittelyä koskeva laki Lain tarkoituksena on toteuttaa yhdenmukaisia menettelytapoja sosiaalihuollon asiakasta koskevia tietoja käsiteltäessä sekä edistää sosiaalihuollon tehtävien asianmukaista hoitamista (1 ) Laissa annetaan THL:lle oikeus antaa määräyksiä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista ja niiden tietosisällöistä sekä sosiaalihuollon palvelutehtävistä

13 Kirjaamisvelvoite sosiaalihuollossa Asiakasasiakirjalain 4 tuo yleisen kirjaamisvelvoitteen sosiaalihuoltoon Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina ja tallettamaan ne 5 :n mukaisesti. Velvollisuus kirjata asiakastiedot alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua. Tieto asiakkuuden päättymisestä on kirjattava asiakasasiakirjaan. Kirjaukset on tehtävä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty. Asiakasasiakirjalain 9 määrittää kaikkiin asiakasasiakirjoihin kirjattavat perustiedot Voimaan mikäli sähköinen asiakastietojärjestelmä Voimaan mikäli kirjataan ruutuvihkoon

14 Asiakasasiakirjoihin kirjattavat perustiedot ( 9) 1) asiakirjan nimi; 2) asiakkaan nimi, äidinkieli ja asiointikieli, yhteystiedot ja kotikunta sekä henkilötunnus tai, ellei se ole tiedossa, hänet väliaikaisesti yksilöivä tunnus tai syntymäaika; 3) jos asiakirja koskee alaikäistä asiakasta, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa nimi, yhteystiedot ja toimivalta sekä huoltajuudesta erotetun vanhemman mahdollinen tiedonsaantioikeus; 4) täysi-ikäiselle asiakkaalle määrätyn laillisen edustajan tai asiakkaan valtuuttaman henkilön nimi, yhteystiedot ja toimivalta; 5) tarvittaessa asiakkaan omaisen, läheisen tai muun asiakkaan hoitoon tai huolenpitoon osallistuvan henkilön nimi, yhteystiedot ja rooli asiassa; 6) palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja tarvittaessa palveluntoteuttajan nimi ja yksilöintitunnus; 7) asiakirjan laatijan tai kirjauksen tehneen henkilön nimi sekä virka-asema tai tehtävä toimintayksikössä; 8) asiakirjan laatimisen tai kirjaamisen ajankohta; sekä 9) mahdollinen tieto asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa yhteystietoja koskevasta turvakiellosta.

15 Kirjaamisen käsitteet Dokumentointi: asiakirjojen laatiminen ja kirjoittaminen, asiakassuhteessa ja palvelutapahtumassa syntyvien tietojen, kuvien ja äänitteiden tallentaminen ja on aina osa asiakastyötä Kirjaaminen: merkintöjen tekeminen asiakirjaan Määrämuotoinen kirjaaminen: asiakastietojen kirjaaminen yhtenäisesti sovitulla tavalla Rakenteinen tieto: etukäteen sovitun rakenteen mukaan kirjattu ja tallennettu => Kanta (Laaksonen, Kääriäinen, Penttilä, Tapola-Haapala, Sahala, Kärki & Jäppinen 2011; ShAkl 254/2015; THL 2014)

16 Tietojärjestelmät sosiaalihuollossa Sosiaalihuoltoa dokumentoidaan sekä asiakas- että potilastietojärjestelmiin Käytössä on myös esimerkiksi asianhallintajärjestelmiä (Dynasty), työajanseurantajärjestelmiä, ajanvarausjärjestelmiä, sähköisen asioinnin mahdollistavia järjestelmiä jne. Useimmissa organisaatioissa on käytössä useampi kuin yksi tietojärjestelmä Asiakastietoa dokumentoidaan edelleen myös tietojärjestelmien ulkopuolelle Tieto ei pääsääntöisesti siirry automaattisesti tietojärjestelmästä toiseen ja suurimmalla osalla työntekijöistä on käyttöoikeudet vain yhteen tietojärjestelmään tai sen osaan Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista koskee asiakasasiakirjoja riippumatta siitä mihin järjestelmään ne on tallennettu

17 Määrämuotoinen kirjaaminen yhtenäistää asiakasasiakirjojen nimiä ja tietosisältöjä näkyy sekä asiakirjan rakenteessa että tiedon tallennusmuodossa Vapaata kirjaamista annettujen, tarkentuvien otsikoiden alle (mm. asiakaskertomus) Rakenteistuu vaiheittain: enemmän valikkoja ja valintaruutuja sekä numeromuotoisia kenttiä voi erityisesti käyttöönoton alkuvaiheessa lisätä dokumentointiin kuluvaa aikaa parantaa tiedon laatua ja löydettävyyttä tuoden siten ajansäästöä myöhemmin tukee ja helpottaa vaikeiden asioiden puheeksiottoa yhdenmukaistaa kirjaamista koko sosiaalihuollossa Suomessa ja tukee tiedon tuotantoa lisää kirjaamisen asiakaslähtöisyyttä ei poista valinnanvapautta Vain osa asiakasasiakirjarakenteiden tietosisällöistä on määritelty valtakunnallisesti pakollisiksi Näiden lisäksi myös organisaatiot voivat määritellä pakollisia kirjattavia tietoja Lopullisen valinnan kirjattavista asioista tekee aina työntekijä

18 Määrämuotoisen kirjaamisen portaat 4. Kaikki asiakastiedot kirjataan hyödyntäen asiakasasiakirjarakenteita ja luokituksia 2. Vapaata tekstiä annettujen otsikoiden alle 3. Keskeisimmissä asiakasasiakirjoissa käytetään määriteltyjä otsikoita ja luokituksia 1. Vain vapaata tekstiä (Mukaillen Lehtovirta & Vuokko 2014; Ailio 2014)

19 Määrämuotoinen kirjaaminen käytäntöön Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto ei välttämättä vaadi tietojärjestelmämuutoksia Vähimmillään määrämuotoisuus tarkoittaa asiakasasiakirjojen käsitteistön yhdenmukaistamista ja valtakunnallisesti määriteltyjen otsikoiden käyttöönottoa. Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto: 88e9-80d7c93ded3c Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto on osa sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanoa Määrämuotoisen kirjaamisen tavoitetilassa tiedot tallentuvat rakenteisesti aluksi käytettävään asiakastietojärjestelmään, myöhemmin sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Kanta-palveluihin

20 Sosiaalihuollon henkilörekisteri Asiakastietojärjestelmät sisältävät tällä hetkellä useita henkilörekistereitä Asiakasasiakirjalain 22 :ssä säädetään asiakastietojen tallentamisesta sosiaalihuollon henkilörekistereihin Henkilörekisteriä koskeva säädös tulee voimaan organisaation liittyessä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tai viimeistään Sosiaalihuollon yhtenäinen henkilörekisteri muodostuu kahdesta osasta Ilmoitusrekisteri Asiakasrekisteri Asiakasasiakirjat viedään tulevaisuudessa henkilörekistereihin 7 palvelutehtävän mukaisesti

21 Asiakastietojärjestelmän muutos -mahdollistaa rakenteisen kirjaamisen Nina Peronius Aluekoordinaattori, Lappi ja Pohjois-Pohjanmaa

22 I Sosiaalipalvelujen luokituskokonaisuus I Sosiaalipalvelujen luokitus 1) Palvelutehtävät 2) Sosiaalipalvelut 3) Palveluprosessit ja prosessivaiheet II Sosiaalihuollon asiakastietomalli 1) Asiakasasiakirjarakenteet 2) Tietokomponentit 3) Luokitukset

23 1 Palvelutehtävät 1.1 Palvelutehtävät 2 Sosiaalipalvelut 3 Palveluprosessit ja prosessivaiheet Sosiaalihuollon palveluiden kokonaisuus Palvelutehtävä on laissa tai asetuksessa kunnalle annettu tehtävä sosiaalipalveluiden ja niihin liittyvän taloudellisen tuen järjestämiseksi Palvelutehtäväluokitus on tarkoitettu käytettäväksi asiakastietojärjestelmissä kuvaamaan sitä palvelutehtävää, jonka järjestämisen yhteydessä asiakirja on syntynyt Tiedot tallennetaan sosiaalihuollon henkilörekisteriin palvelutehtävittäin (22 ) Käyttöoikeudet tietojärjestelmiin määritellään palvelutehtävittäin (23 ) Kaikki sosiaalihuollossa laadittavat asiakasasiakirjat liittyvät yhteen tai useampaan palvelutehtävään Palvelutehtäväluokitus muodostaa pohjan asiakastietojärjestelmien kehittämiselle

24 1 Palvelutehtävät Palvelutehtävät 2011 ja Sosiaalipalvelut 3 Palveluprosessit ja prosessivaiheet Lapsiperheiden palvelut Työikäisten palvelut Iäkkäiden palvelut Perheoikeudelliset palvelut Lastensuojelu Päihdehuolto Vammaispalvelut

25 1 Palvelutehtävät 2 Sosiaalipalvelut 1.2 Sosiaalipalvelut 3 Palveluprosessit ja prosessivaiheet Sosiaalipalvelut -luokitus on tarkoitettu käytettäväksi asiakastietojärjestelmissä kuvaamaan sitä sosiaalipalvelua, jonka antamisen yhteydessä asiakirja on syntynyt Sosiaalipalvelujen tarkoituksena on edistää asiakkaan sosiaalista hyvinvointia ja toimintakykyä sekä ehkäistä, vähentää ja poistaa sosiaalisia ongelmia Sosiaalipalvelujen toteuttamista voidaan kuvata sosiaalihuollon palveluprosesseina, ja yhteen sosiaalipalveluun voi kuulua yksi tai useampia sosiaalihuollon palveluprosesseja Luokitusta voidaan hyödyntää henkilörekisterien muodostamisessa ja käyttää lisätietona käyttövaltuuksien ja pääsynvalvonnan määrittelyissä

26 1 Palvelutehtävät Sosiaalipalvelut luokitus (44) Ammatillinen perhehoito Asiakkaan raha-asioiden hoitaminen Asunnon muutostyö 2 Sosiaalipalvelut 3 Palveluprosessit ja prosessivaiheet Adoptioneuvonta Ensikotipalvelu Henkilökohtainen apu Isyyden selvittäminen Kasvatus- ja perheneuvonta Kotipalvelu Kotoutumisen edistäminen Kuntouttava työtoiminta Kuntoutusohjaus Laitospalvelu Lapsen elatusavun turvaaminen Lapsen huollon ja tapaamisoik turvaaminen Lapsen yksityisen sijoituksen valvonta Liikkumista tukeva palvelu Omaishoidon tuki Perhe-asioiden sovittelu Perhehoito Lomanviettopalvelu Palveluasuminen Perhekuntoutus Perhetyö Puolison elatusavun turvaaminen Päivätoiminta Sosiaalinen kuntoutus Sosiaalinen luototus Sosiaali-ohjaus Sopeutumisvalmennus Sosiaalipäivystys Sosiaalityö Tapaamisten valvonta Tehostettu perhetyö Tilapäinen asuminen Tehostettu palveluasuminen Toimeentulotuki palvelu Tuettu asuminen Tukisuhdetoiminta Turvakotipalvelu Työllistymistä tukeva toiminta Työtoiminta Työhönvalmennus Vertaistukitoiminta

27 Esimerkki: Sosiaalipalvelujen luokitus palvelutehtävittäin 1 Palvelutehtävät 2 Sosiaalipalvelut 3 Palveluprosessit ja prosessivaiheet (THL/OPER 8/2016)

28 1.3 Palveluprosessit ja prosessivaiheet 1 Palvelutehtävät Sosiaalihuollossa annettavaan sosiaalipalveluun liittyvä suunnitelmallinen toimintosarja Esimerkiksi hallintoasian käsittely, sosiaalipalvelun järjestäminen asiakkaalle tai sosiaalipalvelun tuottaminen asiakkaalle Palveluprosessi jakautuu sosiaalihuollon palveluprosessin vaiheisiin Asiakasasiakirjoja laaditaan palveluprosessien eri vaiheissa Palveluprosessikuvaus määrittää milloin asiakasasiakirja laaditaan 2 Sosiaalipalvelut 3 Palveluprosessit ja prosessivaiheet

29 Esimerkkejä palveluprosessin vaiheista 1 Palvelutehtävät 2 Sosiaalipalvelut 3 Palveluprosessit ja prosessivaiheet

30 II Sosiaalihuollon asiakastietomalli Joukko yhtenäisiä tietosisältö- ja tietorakennemäärityksiä, joita ylläpidetään ja kehitetään, luotu alun perin Tikesos -hankkeessa Kuvaa määritysten kokonaisuutta helpottaen asiakastietojen, asiakirjarakenteiden ja luokitusten välisten suhteiden esittämistä Luo pohjan rakenteiselle kirjaamiselle, löytyy: Koostuu 1. asiakasasiakirjarakenteista, 2. tietokomponenteista ja 3. luokituksista.

31 2.1 Asiakasasiakirjarakenteet ja asiakirjatyypit Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja varten on mallinnettu erilaisia yleisiä ja tarkennettuja asiakirjatyyppejä Sosiaalihuollossa asiakirjatyyppi ilmoitetaan metatiedolla, mikä mahdollistaa tietyntyyppisten asiakirjojen hakemisen arkistosta tai asiakirjatyyppikohtaisten säilytysaikojen määrittelyn Asiakasasiakirjojen pysyväissäilytys Kanta-palveluissa

32 Yleiset asiakirjatyypit Tiettyyn käyttötarkoitukseen tarkoitetuilla asiakirjoilla on yhteisiä rakenteita, joita hyödynnetään asiakirjojen luokittelussa Sovelletaan yleisesti sosiaalihuollon asiakirjojen mallinnuksessa Usea taho saattaa laatia (Hakemus, Sopimus, Ilmoitus) Vain sosiaalihuollon asiakas, hänen edunvalvojansa tai muu asianosainen laatii (Selvitys, Suostumus) Vain sosiaalihuollon palvelunantaja laatii (Arvio, Asiakaskertomus, Kuulemisasiakirja, Laskelma, Lausunto, Lähete, Maksusitoumus, Pyyntö, Päätös, Suunnitelma, Yhteenveto) Liite (selventää tai täydentää toisen asiakirjan sisältämää tietoa)

33 Esimerkki:

34 Esimerkki: Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta

35 2.2 Tietokomponentit (TK) Määrämuotoon kirjattujen rakenteisten asiakirjojen tavoitteena on mahdollistaa tiedon automaattinen siirtyminen Tietojen siirtyminen asiakirjojen välillä Asiakirjojen siirtyminen tietojärjestelmien välillä Yhdenmukainen esitystapa on tietojen siirtymisen edellytyksenä Suuri osa asiakasasiakirjoihin kirjattavista tiedoista on mallinnettu tietokomponenttimuotoon jolloin syntyy tietokokonaisuuksia ja sisällöllinen rakenteisuus mahdollistuu Tietokomponentit ovat asiakastietomallissa yhteentoimivuuden perusta

36 Esimerkki: TK asuminen THL: Sosiaalihuollon tietokomponentit versio 2016

37 Esimerkki tietokomponentin käytöstä: lastensuojeluilmoitus LUONNOS Lastensuojelun yhteiset asiakasasiakirjat. THL 2014.

38 2.3 Luokitukset Yhtenäiset tietorakenteet sekä tilasto- ja rekisteritiedonkeruun keskeiset koodistot ja luokitukset julkaistaan koodistopalvelimella Koodistopalvelu on osa kansallista sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallintoa Koodistot ovat vapaasti haettavissa koodistopalvelimelta Koodistopalvelimella olevien koodistojen sisältövastuu kuuluu lakisääteisenä toimintana THL:lle Koodistopalvelimen teknisestä ylläpidosta vastaa Kansaneläkelaitos Tietorakenteiden valtakunnallisessa kehittämistyössä THL tekee tiivistä yhteistyötä Kansaneläkelaitoksen, Sosiaali- ja terveysministeriön, Kuntaliiton ja Valviran kanssa

39 Koodistopalvelunäkymä 39

40 Esimerkki: työn tai koulutuksen vastaanottamisen rajoite 40

41 Kanta -palvelu ja valmistautuminen sosiaalihuollon tiedonhallinnan muutokseen Nina Peronius Aluekoordinaattori, Lappi ja Pohjois-Pohjanmaa

42 Sosiaalihuollon Kanta-palvelut Kansa-hankkeen myötä Kanta-palveluja laajennetaan sisältämään myös sosiaalihuollon Kanta-palvelut, mutta erillisinä arkistoina Lisäksi: Omakanta laajenee vastaamaan sosiaalihuollon tarpeita Arkistonhoitajan käyttöliittymä laajenee sosiaalihuoltoon Turvattu puolesta-asioiminen mahdollistuu sosiaalihuollossa Sosiaalihuollon liittyminen Kanta-palveluihin tapahtuu vaiheittain Kanta-palveluiden käyttöönottoon ja organisaatioiden liittymiseen kuuluva ohjaus on THL:n tehtävä Arkkitehtuurikuvaus df/b778f6ed-c647-4a45-afff-d10df2f6a9aa

43 Sosiaalihuollon asiakirjojen arkistointi Sosiaalihuollon sähköiset asiakastiedot tullaan arkistoimaan asiakasasiakirjoina Kanta-palveluihin pysyvästi Kela vastaa asiakastiedon arkiston teknisestä toteutuksesta Arkistolaitos antoi tiedotteen, jonka mukaan Kantapalveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut säilyttää sosiaali- tai terveydenhuollon asiakastyössä syntyneitä ja syntyviä pysyvästi säilytettäviä sähköisiä asiakas- ja potilastietoja Paperiarkistot jäävät siihen arkistoon, missä ne ovat tällä hetkellä

44

45 ents/tiedonhallinta/meta edot.pdf Kanta-palvelujen käyttöönotto sosiaalihuollossa Dia: Maarit Rötsä/THL

46 Maarit Rötsä, Sontikka 2016

47 Mitä sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittäminen/ THL:n kehitystyö ei kata Mm: Asiakastietojärjestelmiin laitettava kunnallinen/alueellinen muu tilastoitava tietojenkeruu Asiakastietojärjestelmien ja talousohjelmien linkittäminen Asiakastietojärjestelmien ja ajanvaraus/työajanseurantajärjestelmien linkittäminen Tilastointi- ja palveluprosessitiedonkeruun paketit (Sitra: )

48 Mitä tehdä nyt - vaihe 1 (mukaillen THL/Rötsä) TIETO KAIKILLA JA SUUNTA MUUTOKSELLE Tiedon riittävä määrä ja laajuus varmistettava: Onko kaikilla oleellisilla henkilöillä on kunnassa /alueilla tieto sosiaalihuollon tietohallinnon muutoksesta ja Kantasiirtymästä? Onko maakuntavalmistelutyössä ja sen tietohallinto/ict kehittämistyössä huomioitu sosiaalihuollon tuleva muutos Onko alueelta yhteys THL/Oper sosiaalihuollon tiedonhallinnan valmistelevaan työryhmään (Tellervo Alanärä) ja tieto sieltä siirtyy riittävästi kuntiin/alueelle Tiedostaa, milloin organisaatio haluaa siirtyä Kanta-palveluihin Aktiivisesti ennakoiden vai viimetipassa? Vapaaehtoisesti vai pakolla? Osana maakuntauudistuksen valmisteluprosessia? Kukin kunta silloin kun haluaa? Jos kunta siirtää asiakasasiakirjat Kantaan I-vaiheessa, siirtyy käyttöoikeus maakunnalle ja kuntien materiaali näin käytössä heti maakunnan ottaessa palveluvastuun itselleen

49 Mitä tehdä nyt - vaihe 2 (mukaillen THL/Rötsä) KÄYTÄNNÖN TOIMENPITEET 2017 Ammattihenkilöiden rekisteröityminen Valviran Suosikkirekisteriin (mahdollistaa varmennekorttien hankkimisen jatkossa) Rekisteröityminen Suosikki rekisteriin oikeuttaa tekemään sosiaalialan työtä alkaen, nimikkeen osalta myös mm. lähihoitajien, kodinhoitajien jne. tehtävä Ammattihenkilöiden valmentaminen määrämuotoiseen kirjaamiseen ja asiakastietojärjestelmän muutoksiin (KANSA-KOULU + valmentajat) Asiakasrekisterien tiedot ovat ajan tasalla ja rekisteriseloste(et) asiakkaiden saatavilla Nykytilan prosessien ja asiakirjojen kartoittamisen käynnistäminen/täydentäminen ja organisaation toiminnan jäsentäminen suhteessa uusiin palvelutehtäviin sekä tietojärjestelmän muutosten arvioiminen (pilotointi: KANSA-KOULU) Kantasiirron metatietovaatimukset:

50 Merja Hauhtonen, Sontikka 2016

51 Mitä tehdä nyt - vaihe 2 jatkuu (mukaillen THL/Rötsä) LIITTYMISVALMISTELUT Sote-organisaatiorekisteriin liittyminen tai tietojen päivitys Tietohallinnon omavalvontasuunnitelma tehty/päivitetty (THL määräys 2/2015) Arkistosuunnitelma päivitetty. Paperiarkisto järjestetty ja sen turvallisuusasiat varmistettu Päätös siitä miten ja milloin sähköisesti tallennetut asiakastiedot viedään Kantaarkiston vanhojen asiakastietojen arkistoon (esim. Pdf/A muoto) tehty ja niihin liitetty metatiedot sekä palvelutehtäväluokitus Päätetään mistä lähtien kaikki uudet asiakirjat viedään sähköisenä käytössä oleviin asiakastietojärjestelmiin (pdf)

52 Mitä tehdä nyt - vaihe 3 (mukaillen THL/Rötsä) LIITTYMISVALMISTELUT Työntekijöillä sähköinen varmennekortti käytössä Sertifioinnin suunnittelu ja toteutus tehty ot.pdf Liittymisen mahdollistava järjestelmänsuunnittelu tehty ja toteuttaminen tehdään yhteistyössä IT-organisaation ja järjestelmätuottajan kanssa Asiakirjojen tarvitsemat metatiedot määritetty ja liitetty arkistoitavaan tai rekisterinpitäjän käyttöön tuleviin asiakasasiakirjoihin (eri metatiedot arkistoon ja käyttöasiakirjapalvelimeen tallennettaville)

53

54 Lapissa ja Pohjois-Pohjanmaalla auttaa eteenpäin Määrämuotoinen kirjaaminen/kirjaamisvalmennus, sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien ja prosessien kartoitus Nina Peronius, aluekoordinaattori, Kansa-koulu hanke Pohjois-Pohjanmaa ja Lappi Puhelin , sähköposti Lisätietoja alueellisesta kehittämistyössä kotisivuilta (keskeneräiset) Kanta-palvelujen Pohjois-Suomen koordinaatio, mm. ilmoitettava KAIKKI ORGANISAATIOMUUTOKSET (ulkoistamiset, palveluyhteistyö yms.) Tellervo Alanärä, erikoissuunnittelija, Operatiivisen toiminnan ohjaus, Pohjois- Suomi, THL Puhelin , sähköposti