Prosessien mallintaminen

Transkriptio

1 Prosessien mallintaminen Kari Kataja

2 Päivän ohjelma Prosessien mallintamisen yleiset periaatteet Prosessien mallintaminen Jyväskylän yliopiston laadunvarmistustyössä ja prosessien rooli laatukäsikirjoissa Yliopistotason laatukäsikirjan yliopiston läpäisevät prosessit Prosessien mallintaminen CSC:n palvelimella Notaation yleisperiaatteet (tätä ei voida yksityiskohtaisesti käydä läpi) Mallipohjat / mallin omistajuus? QPR Portaalin käyttäminen CSC:n palvelimella ProcessGuide 7.6 -versio QPR-työpaja

3 Yliopistojen yhteystyö prosesseissa: tärkeät www-linkit Ohjeistusta ja muuta materiaalia löytyy osoitteesta: Sivustojen demoaminen

4 Prosessi (Laamanen, 2002) Toimittaja Syöte Input Prosessi Palvelu Tuote Output Asiakas / käyttäjä Sivutuote Prosessin käsite koostuu toiminnasta, resurssista ja tuotoksesta, joihin liittyy suorituskyky. (Laamanen, 2002)

5 Jatkuva kehittäminen: prosessin parantamisen malli Mihin haluamme päästä? Mikä on nykytilamme? Kuinka saavutamme tavoitteen? Visio ja tavoitteet Arvioinnit Prosessien parantaminen ja uusiminen Mistä tiedämme saavuttaneemme tavoitteen Mittarit ja mittaukset (ITIL Managing IT services, Service Delivery: Office of Government Commerce)

6 Miksi mittareista puhutaan? Kuuluisia sanontoja ja totuuksia mittareista: Jos et mittaa sitä, et voi johtaa sitä Jos et mittaa sitä, et voi parantaa sitä Jos et mittaa sitä, et todennäköisesti välitä siitä Jos et voi vaikuttaa siihen, niin älä mittaa sitä. ITIL, Managing IT services: Service Delivery, Office of Gevernment Commerce (2001) s

7 Prosessien mukaisen toiminnan kehittämisen vaiheet (Laamanen, 2002) 1. Avainprosessien tunnistaminen 2. Prosessien kuvaaminen 3. Toiminnan organisointi prosessien mukaiseksi 4. Prosessien jatkuva parantaminen

8 Mallinnettavien prosessien valinta Kaikkea mahdollista ei kannata mallintaa Kriteereinä voi käyttää esimerkiksi: Tärkeät prosessit Ongelmallisiksi koetut prosessit Prosessit, joille suunnitteilla kehitystä

9 Prosessit ja laadunvarmistusjärjestelmä Innostutaan prosesseista ja : Mallinnetaan prosessit mahdollisimman kattavasti Laitetaan kaikki tehdyt kuvaukset laadunvarmistusjärjestelmään Saadaanko näin aikaan hyvin toimiva laadunvarmistusjärjestelmä? Luultavasti ei

10 Prosessit ja laadunvarmistusjärjestemä Itse pohdin, että on prosessikuvauksia, joita tarvitaan esimerkiksi toiminnan kehittämisessä prosessikuvauksia, jotka soveltuvat laadunvarmistusjärjestelmään Vrt. Laamanen (2002): Liiat detaljit tuhoavat ymmärryksen. Toimintalogiikka kuitenkin selvittävä. Kehittämisessä tarvitaan kuitenkin tarkempia kuvauksia

11 Notaatio qprdokumentit/index.html Jyväskylän yliopistossa mallinnus tehdään vaakasuuntaisesti Mallipohjan (template) käyttäminen muodostaa hyvän pohjan Soile perustaa uudet mallit palvelimelle Yksityiskohtaista notaatiota ei käydä tässä läpi

12 Yhteenveto haasteista Sitoutuminen on aina tärkeää kehittämisessä! Prosessien hyödyntäminen osana normaalia toimintaa Erityisesti toiminnan kehittäminen Ei käytetä prosessimalleja vain dokumentaatiovälineenä Tehtyjen kuvausten hyödyntäminen soveltuvin osin laadunvarmistusjärjestelmässä Miten prosessit osana laadunvarmistusjärjestelmää? Havaittujen kehityskohteiden hyödyntäminen

13 QPR ProcessGuide palvelin Kari Kataja

14 CSC:n palvelimen osa-alueet Tällä hetkellä käytössä: QPR ProcessGuide, jolla tehdään mallinnus QPR Portaali, jonka kautta kuvauksia voidaan jakaa Tämän lisäksi QPR ScoreCard on asennettuna palvelimella

15 Miksi yliopistoilla on yhteinen prosessikuvauksien varasto? Moninkertaisen työn välttäminen: vain yksi ylläpidettävä järjestelmä Joustava lisenssien käyttäminen Yliopistoilla eri etenemisnopeus Kuvauksen jakaminen muille yliopistoille Yhteistyö Benchmarking Best practices Suosittelen antamaan oikeuksia myös muiden yliopistojen käyttäjille Myös Valtiokonttorin kuvaukset palvelimella

16 ProcessGuiden käyttäminen yhteisellä palvelimella Suora osoite: Ohje: kset/qprdokumentit/index.html löytyvä QPR_palvelimen_peruskayttajan_ohje_02. doc Vaatii joko Citrix clientin (suositeltava) tai riittävän uuden javan (ei niin suositeltava) Citrix client toimii vain Internet Explorer selaimella ATK-tuki tarvittaessa asentaa clientit

17 ProcessGuiden käyttäminen yhteisellä palvelimella 2 Kun Citrix-client on käytössä, niin Tulostus onnistuu suoraa Paikalliset koneen levyasemat näkyvät Mallinnus muutenkin onnistuu Pelkällä Javalla käytettävyydessä ongelmia Em. asiat eivät välttämättä toimi Erityisen hankala ikkunoiden väärä järjestys (F1 auttaa)

18 Citrix-clientin käytössäolon tunnistaminen & asetukset

19 Olemassa olevien mallien siirtäminen palvelimelle Soile perustaa uudet mallit palvelimelle. Tämä käytäntö johtuu siitä, että tässä vaiheessa ei kaikille kouluteta esimerkiksi palvelimen käyttöoikeuksien hallintaa Soile siis siirtää esimerkiksi kokonaiset tiedostomallit palvelimelle

20 Palvelin ja tiedostomallit Tietokoneen paikalliset levyasemat näkyvät Citrixin kautta [esim. C$ on client (C:)] My documents on kuitenkin PALVELIMEN my documents => tallennus ei sinne onnistu

21 Olemassa olevan tiedostomallin kopioiminen palvelimella olevaan malliin (kopioi liitä) ProcessGuidessa voi olla vain yksi tiedosto kerralla avoinna Useita ProcessGuideja voi kuitenkin olla käytössä yhtä aikaa Eli palvelimella käynnistetään kaksi ProcessGuidea ja tiedostomalli kopioidaan normaalilla kopioi liitä toiminnolla

22 Olemassa olevan tiedostomallin kopioiminen palvelimella olevaan malliin (kopioi liitä) Mallin osien kopioinnissa järjestelmä kysyy: Valinta sisältää varastoja / organisaatioyksiköitä. Napsauta Kyllä luodaksesi kopiot näistä elementeistä. Napsauta Ei luodaksesi uudet ilmentymät olemassaolevista elementeistä. Kyllä vai Ei? Tärkeää vastata (käytännössä aina) EI

23 ProcessGuiden kuvauksien jakeluvaihtoehtoja Dynaaminen www-sivusto QPR-Portaali ratkaisun kautta Kommentointimahdollisuus Staattiset www-sivut (=export html ProcessGuidesta) PDF-tallennus esimerkiksi Acrobatilla Linkitys ei toimi PDF-tiedostoissa Paperitulosteet Kannattaa ottaa huomioon portaalin rajoitukset Upottaminen esim. Word-dokumentteihin

24 Palvelimeen liittyviä pelisääntöjä Jos et tiedä, mitä olet tekemässä, älä tee sitä Niin kuin jo todettu, on suositeltavaa, että vain ProcessGuide yhteyshenkilö (siis Soile) luo uusia malleja Jos et tee mitään palvelimella, katkaise yhteys Mallin sulkeminen suositeltua, mikäli et tee mitään Mikäli palvelimella ei tee mitään, niin yhteys katkeaa automaattisesti 2 tunnin kuluttua

25 Palvelimeen liittyviä pelisääntöjä 2 ProcessGuiden asetuksien muokkaaminen ei suotavaa Ylä- ja alaviitteet, ohjelman käyttökieli, tulostusasetukset yms. Seuraava ohjelmistoversio korjaa nämä tilanteet Mallin varaaminen Lähtökohtaisesti en suosittele: vain perustelluissa tilanteissa

26 QPR prosessipankki Kari Kataja

27 QPR Portaali Suora osoite: Käyttää Haka-infrastruktuuria (Shibboleth), eli käyttäjät kirjautuvat oppilaitoksessaan käytössään olevalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla Soile hoitaa mallien oikeudet ja julkaisun

28 QPR Portaalin rajoituksia Kirjanmerkkejä (Bookmarks) ja oletusarvoisia näkymiä ei tule muuttaa, koska nämä vaikuttavat kaikkiin ko. yliopiston käyttäjiä Toimenpiteitä (kommentteja) lisättäessä otsikkoon kirjoitetaan tekijän nimi, esimerkiksi Kari Kataja: Tulostus portaalista toimii huonosti

29 QPR ProcessGuide versio Kari Kataja

30 ProcessGuide 7.6 versio Yhteisellä palvelimella versiopäivitys tehdään joko tai Muutoksen tarkka ajankohta tiedotetaan myöhemmin. Uusi ohjelma avaa vanhalla tehdyt tiedostot, mutta ei päinvastoin Sama tilanne myös 7.5 ja 7.4 versioiden kohdalla

31 ProcessGuide 7.6 muutokset Lisätty näkymät Ei ole pakko käyttää, oletusarvo palvelee hyvin Kelluvat muokattavat työkalut Asetukset tallentuvat käyttäjäkohtaisesti